Par Dr. Vitalicy CHIFWEPA
African Virtual university Université Virtuelle Africaine Universidade Virtual Africana
technologie de l'information et des communications
Module 3
Graphiques et systèmes de
gestion de l'information
NOTE
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http://en.wikipedia.org/wiki/Creative_Commons Attribution
http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/
License (abréviation « cc-by »), Version 2.5.
Introduction __________________________________________3 I. Compétences de base en technologies de l'information
et des communication _______________________________________ 4 II. Pérequis/ connaissances préalables nécessaires. __________________ 4 III. Durée ___________________________________________________ 4 IV. Matériel didactique _________________________________________ 4 V. Importance du module ______________________________________ 5 VI. Contenu__________________________________________________ 5 6.1 Grandes lignes _________________________________________ 5 6.2 Représentation graphique ________________________________ 6 VII. Objectifs généraux _________________________________________ 6 VIII. Objectifs spécifiques d'apprentissage ___________________________ 7 IX. Évaluation préliminaire ______________________________________ 9 9.2 Justification – Objectif de l'évaluation ________________________ 9 9.2 Clé de correction _______________________________________ 12 9.3 Commentaire pédagogique destiné aux étudiants ______________ 13 X. Concepts clé (Glossaire) ____________________________________ 14 VII. Lectures obligatoires _______________________________________ 15 XII. Ressources obligatoires ____________________________________ 16 XIII. Hyperliens utiles __________________________________________ 17 XIV. Activités d'apprentissage ___________________________________ 20 XVI. Synthèse du module _______________________________________ 55 XVI. Évaluation sommative ______________________________________ 56 XVII. Références ______________________________________________ 57 XVIII. Auteur du module ________________________________________ 58
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Les technologies de l'information et des communications ne constituent ni une panacée ni une formule magique, mais elles peuvent certainement contribuer à améliorer les conditions de vie des tout un chacun sur cette planète. Nous devons cependant nous rappeler qui tire les ficelles lorsque nous parlons du pouvoir de la technologie. Cette dernière bâtit l'avenir bien sûr, mais ce sont les gens qui créent les outils technologiques, qui déterminent ainsi comment ils doivent et devraient être utilisés. Nous devons donc saluer ces nouvelles technologie qui s'offrent à nous, mais reconnaissons que nous sommes embarqués dans un effort qui dépasse la technologie.. Construire une société de l'information ouverte et redonnant le pouvoir à ses citoyens est un défi à la fois social, économique et politique. Aucune comparaison n'est possible entre les technologies de l’époque atomique et celles de l’époque de la communication. Toutefois, un texte écrit par J. Robert Oppenheimer au milieu du siècle précédent, semble toujours aussi pertinent pour notre époque. Je cite : « Notre société ouverte d'esprit, le libre accès à la connaissance, le regroupement imprévu mais stimulant d'hommes en vue de poursuivre cette conquête, voici ce qui pourrait engendrer un monde technologique toujours plus vaste, plus complexe, en changement perpétuel et davantage spécialisé, néanmoins une communauté humaine à l'échelle mondiale ».
Kofi Annan, Sommet mondial sur la société de l'information, Tunis, novembre 2005
Introduction
Les technologies de l'information et de la communication (TIC) sont devenues au cours des dernières années, d'indispensables outils de gestion et de communication. Aujourd'hui, l'alphabétisation ne se résume plus à la connaissance de l'écriture ou de la lecture; elle inclut aussi, et dans presque tous les champs d'activités, les compétences nécessaires à l'utilisation des TIC.
Ce module permet d'acquérir des connaissances de base dans les trois domaines suivants :
1. Les feuilles de calcul
2. les logiciels de gestion de base de données 3. Les présentations
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Par Dr. Vitalicy Chifwepa, Université duZambia
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Avant de débuter ce module assurez vous d'avoir complété les modules suivants :
• Module 1 : Introduction aux TIC -- compétences reliées à l'utilisation du clavier, et au démarrage d'un programme.
• Module 2 : Outils de production de texte – traitement de texte.
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Au minimum, 120 heures seront nécessaires pour compléter ce module.
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Pour faire ce module vous aurez besoin du matériel suivant:
Unité 1:
Travailler avec un tableur
Unité 2 : Utiliser un logi- ciel de gestion de base de données Unité 3 : Utiliser un logiciel de présentation
Un ordinateur
Un ordinateur
Un ordinateur
Un tableur (Mi- crosoft Excel par exemple)
Logiciel de gestion de base de données (par exemple Mi- crosoft Access) Un logiciel de création de présen- tation (par exemple Microsoft Power-
• Tutoriels et matériels éducatifs traitant des fonctions que l'on retrouve dans les tableurs (par exemple Microsoft Excel).
• Exemples d'utilisation des feuilles de calcul, comme les listes de classe, les rapports financiers des activités d'une école et le diagramme repré- sentant des stocks.
• Exemples d'utilisation de système de gestion de base de données (Microsoft Access) dans le cadre d'un établissement scolaire, pour gérer des listes de classe, des rapports financiers et de diagramme représentant les stocks.
• Ressources expliquant les fonctions de base d'un logiciel de présentation (Microsoft PowerPoint) permettant de faire la représentation de textes formatés et numériques, ainsi que la représenta- tion de données sous forme de graphiques.
• Plan de cours, notes de cours ou de séminaire utilisés lors de cours magistraux ou de séminaires.
Unité Matériel Logiciel Autres
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Les professeurs en formation doivent posséder des connaissances de base en TIC. Les feuilles de calcul et les systèmes de gestion de base de données, sont de précieux outils qui permettent de gérer aussi bien le matériel de soutien à l'enseignement que les autres éléments de la classe comme des listes d'élèves ou de matériel de classe. À l'échelle de l'école, ces outils sont utiles pour gérer les ressources de l'école.
Les logiciels de présentation offrent une grande flexibilité dans la façon d'il- lustrer un cours dans une classe ou un séminaire. C'est pourquoi vous trouverez certainement avantageux d'intégrer la connaissance de ces outils de gestion à votre usage des TIC.
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Ce cours est le troisième module dans la série portant sur les TIC. Il est direc- tement relié à votre capacité à utiliser des données numériques, des bases de données et des outils de présentation et les intégrer dans votre enseignement.
L'objectif principal de ce module est de vous permettre d'acquérir les compé- tences informatiques nécessaires relatives aux données numériques, aux bases de données et aux présentations.
6.1 Grandes lignes
Ce module est divisé en trois unités :
• Unité 1 : Travailler avec un logiciel de feuilles de calcul;
• Unité 2 : Travailler avec un logiciel de gestion de base de données;
• Unité 3 : Travailler avec un logiciel de présentation.
Vous devriez allouez suffisamment de temps à chaque unité. Suivez les recom- mandations suivantes :
Unités Activités Durée en heure
Unité 1
Unité 2
Unité 3
Travailler avec un logiciel de feuilles de calcul.
• Initiation aux feuilles de calcul
• Utiliser Microsoft Excel
Travailler avec un logiciel de gestion de base de données.
• Initiation aux systèmes de gestion de base de données.
• Utiliser Microsoft Access
Travailler avec un logiciel de présentation.
• Initiation à Microsoft PowerPoint
50
40
30
6.2 représentation graphique
Une représentation graphique est un outil d'apprentissage utilisé pour il- lustrer l'ordre dans lequel les connaissances doivent être acquises afin de progresser adéquatement d'un niveau à l'autre. Le graphique ci-dessous indique l'ordre dans lequel les chapitres doivent être abordés.
Figure 1: Graphic organizer showing module progression
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Après avoir complété ce module vous devriez pouvoir utiliser :
• un tableur (par exemple Microsoft Excel) et l'intégrer efficacement à votre enseignement ainsi que dans l'élaboration de matériel pédago- gique;
• un logiciel de gestion de base de données (par exemple Microsoft Access) et l'intégrer à votre système de gestion des ressources de l'école;
• un programme de présentation (par exemple Microsoft PowerPoint) et l'intégrer efficacement à votre enseignement ainsi que dans l'éla- boration de matériel pédagogique.
Unit 1:
Working with Spreadsheet software
Unit 2:
Working with Database mana- gement software
Unit 3:
Working with Presentation software
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Unité 1
Travailler avec un logiciel de gestion de feuille de calcul. À la fin du chapitre, vous devriez pouvoir :
• Créer et modifier une feuille de calcul contenant des données;
• entrer et modifier des données et des formules;
• couper, copier et coller des données et utiliser des fichiers;
• expliquer et utiliser les références absolues et relatives entre les cellu- les;
• créer et modifier un diagramme;
• faire la mise en page d'une feuille de calcul et d'un diagramme et les imprimer;
• utiliser les listes, les bases de données et la fonction correction auto- matique (AutoCorrect);
• formater les cellules pour qu'elles affichent des données logiques, financières ou des dates;
• lier les feuilles de calcul entre elles;
• sauvegarder un fichier et le transformer en page Web;
• travailler avec des données géographiques.
Unité 2
Utiliser un logiciel de base de données. À la fin du chapitre, vous devriez pouvoir :
• Créer une base de donnée vide et y ajouter des tableaux à l'aide du guide intelligent (Wizard);
• travailler avec les tableaux;
• entrer, importer, trier et effacer des données;
• créer des relations entre les données;
• utiliser des formulaires et en trier les données;
• faire des requêtes et utiliser les rapports;
• utiliser le Wizard pour effectuer une consultation (Lookup wizard) et une entrée de donnée comportant un masque;
• ajouter un calcul de vérification à un formulaire;
• créer et utiliser les requêtes;
• personnaliser un rapport.
Unité 3
Utiliser un logiciel de présentation. À la fin du chapitre, vous devriez pouvoir :
• Créer et modifier des diapositives;
• employer un programme informatique de présentation dans le cadre d'un cours;
• importer des informations d'un traitement de texte, d'une feuille de calcul ou de toute autre application et les insérer dans les diapositi- ves;
• mettre en pratique l'automatisation de diapositive et leur mise en forme;
• créer une présentation traitant de l'enseignement et de l'apprentissage des mathématiques ou des sciences.
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Titre de l'évaluation : Votre connaissance actuelle des graphiques et des systèmes de gestion de l'information.
9.1 Justification – Objectif de l'évaluation
Cette évaluation préliminaire a pour objectif de vous situer en termes d'ex- périence en gestion des ressources de la classe ou de l'école. Les questions ci-dessous vous permettront d'établir votre niveau de connaissance des logiciels informatiques que l'on verra dans le présent module. À la fin de ce module, vous utiliserez vos réponses à ces questions pour évaluer votre niveau d'apprentissage. Marquez votre réponse d'un X.
Questions
1. Qu'est-ce qu'une donnée ?
a. Seulement les informations récoltées lors d'une recherche;
b. n'importe quel type d'information consignée;
c. ce qu'on lit dans un livre;
d. je ne sais pas.
2. Qu'est-ce qu'une feuille de travail ? a. Une ébauche d'un travail;
b. une page blanche d'un document;
c. une feuille de calcul qui présente des cellules alignées en rangées et en colonnes;
d. je ne sais pas.
3. Qu'est-ce qu'une formule ? a. Un calcul;
b. une expression contenant plusieurs actions qui seront effectuées par l'ordinateur;
c. quelque chose uniquement utilisé en chimie pour fabriquer des pro- duits chimiques;
d. je ne sais pas.
4. Qu'est-ce qu'un diagramme ?
a. C'est comme une tarte dont les portions représenteraient différent phénomènes ou réalités;
b. c'est comme un tableau à feuilles amovibles qui présente des thèmes pour une discussion;
c. c'est un trajet vers un lieu;
d. je ne sais pas.
5. Qu'est-ce qu'une base de données ?
a. Une collection exclusive de données numériques;
b. c'est un lieu géographique où les chercheurs travaillent;
c. un ensemble d'informations de même nature organisées de façon systématique;
d. je ne sais pas.
6. J'ai déjà vu un ordinateur relié à un rétroprojecteur qui envoyait des images sur un mur ou un écran, mais je ne comprends pas comment tout cela fonctionne.
a. Cette affirmation est fausse car je me suis déjà trouvé dans cette si- tuation et je sais comment cela fonctionne;
b. cette affirmation est entièrement vraie;
c. sans l'avoir vu, je comprends certains aspects de ce système, mais pas suffisamment pour l'activer moi-même;
d. sans l'avoir vu, je reconnais certaines choses, mais je ne comprends pas comment faire bouger les choses sur l'écran;
7. Avez-vous déjà utilisé un ordinateur pour créer des listes (pour des articles de bureau par exemple) ?
a. Oui;
b. non;
c. il y a trop longtemps pour m'en souvenir;
d. j'ai déjà vu des gens qui l'utilisaient, mais pas moi.
8. Une liste des élèves d'une classe est un bon exemple de base de données.
Cette affirmation est : a. vraie;
b. fausse;
c. partiellement vraie;
d. je ne sais pas.
9. Avez-vous déjà utilisé un tableur ? a. Oui;
b. non;
c. il y a trop longtemps pour m'en souvenir;
d. j'ai déjà vu des gens qui l'utilisaient, mais pas moi.
10. Avez-vous déjà utilisé une base de données auparavant ? a. Oui;
b. non;
c. il y a trop longtemps pour m'en souvenir;
d. j'ai déjà vu des gens qui l'utilisaient, mais pas moi.
11. Avez-vous déjà utilisé le logiciel Microsoft PowerPoint ? a. Oui;
b. non;
c. il y a trop longtemps pour m'en souvenir;
d. j'ai déjà vu des gens qui l'utilisaient, mais pas moi.
12. Un ordinateur ne peut pas être utilisé comme un tableau à feuilles amovibles. Cette affirmation est :
a. vraie;
b. fausse;
c. partiellement vraie;
d. je ne sais pas.
9.2 Clef de correction
1. Une donnée est la plus petite unité d'information pouvant être traitée.
Par exemple, le nombre d'élèves, le nombre de filles et le nombre de garçons. Une fois analysées, les données deviennent des informa- tions.
2. Une feuille de calcul est une grille composée de rangées et de colonnes qui, lorsqu'elles s'entrecoupent, forment les cellules.
3. Une formule est une expression comportant des opérateurs qui per- mettent de calculer des données. Ces opérateurs peuvent être soit une addition, une division, une multiplication ou une soustraction.
La formule peut aussi être une combinaison d'un ou plusieurs de ces opérateurs.
4. Un diagramme présente des données sous forme de graphique. Par exemple, le diagramme circulaire qui présente la proportion de gar- çons et de filles dans une classe. Un diagramme à barres serait un bon moyen de représenter les résultats des élèves d'une classe selon leur sexe.
5. Une base de données est un ensemble de données reliées, se situant dans différents fichiers ou tableaux. Les données que l'on retrouve dans ces fichiers et tableaux, sont définies avec des attributs de façon systématique et uniforme.
6. Réponse utilisée pour indiquer le niveau de connaissance (notée de 1 à 4, où 4 représente une connaissance parfaite).
7. Une liste des élèves d'une classe est un exemple de base de donnée dans laquelle on retrouverait des informations semblable pour chaque élève telles quel le nom, le sexe, l'âge et la présence en classe.
8. Réponse utilisée pour indiquer le niveau de connaissance (notée de 1 à 4, où 4 représente une connaissance parfaite.
9. Réponse utilisée pour indiquer le niveau de connaissance (notée de 1 à 4, où 4 représente une connaissance parfaite).
10. Réponse utilisée pour indiquer le niveau de connaissance (notée de 1 à 4, où 4 représente une connaissance parfaite).
11. Réponse utilisée pour indiquer le niveau de connaissance (notée de 1 à 4, où 4 représente une connaissance parfaite).
12. Certaines applications, telle que Microsoft PowerPoint, peuvent être utilisées pour faire des présentations de la même manière que certaines personnes utilisent des tableaux à feuilles amovibles ou des tableaux noirs.
9.3 Commentaire pédagogique destiné aux étudiants
Vous venez d'établir votre niveau de compréhension actuel des feuilles de calcul, des systèmes de gestion de base de données et des logiciels de présentation. Situer son niveau d’expérience et de ses connaissances est un point de départ essentiel pour aborder l'enseignement et l'apprentissage.
Cela vous indique les thèmes sur lesquels vous devrez porter davantage votre attention pour améliorer votre connaissance des TIC et votre façon de les intégrer à votre enseignement. En tant que professeur, vous devez connaître les difficultés que rencontreront vos étudiants afin d'y apporter les éclaircissements nécessaires. La section suivante abordera les concepts clé et leurs applications. Vous serez aussi initié à travers des exemples concrets, aux usages spécifiques des feuilles de calcul, des bases de données et des présentations.
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1. Base de données : Une base de données est un regroupement de données de même nature, organisées dans des fichiers ou des tableaux. L'information contenue dans un fichier ou un tableau est décrite et catégorisée à l'aide d'un ou plusieurs attributs de façon systématique et cohérente. La liste des étu- diants d'une classe est un bon exemple de base se données. On retrouverait alors toutes les mêmes informations pour chaque étudiant. Ces informations seraient par exemple : le sexe, l'âge et la présence en classe.
2. Système de gestion de base de données : Renvoie à tout logiciel utilisé pour gérer des bases de données, c'est-à-dire créer, modifier et manipuler les don- nées.
3. Champ : Un champ est un espace dans une document où l'on entre une don- née. Les valeurs qui y sont entrées sont limitées à des types d'informations spécifiques, comme âge, sexe, nom, etc.
4. Fichier : Un fichier est une entité créée à l'aide d'une application informatique et sauvegardée par la suite. Par exemple, la base de données de la classe A, ou une feuille de calcul sauvegardée sous forme de fichier.
5. Formule : Une expression donnant les instructions d'un calcul. Celle-ci peut comporter une addition, une division, une multiplication ou une soustraction.
Le calcul peut aussi comprendre une combinaison de plusieurs opérateurs mathématiques.
6. Fonction : Une fonction est une formule déjà élaborée, prête à effectuer un calcul de données
7. Présentation : Ressemble à des notes écrites sur un tableau noir ou à feuilles amovibles, dans le cadre d'un cours magistral ou d'un séminaire.
8. Enregistrement ou fiche : Un enregistrement est la représentation abstraite d'un sujet, d'un individu ou d'une activité dans une base de données. Par exemple, dans la liste des élèves d'une classe, chaque élève inscrit représente un enregistrement caractérisé par des attributs comme l'âge, le nom, le sexe, etc.
9. Tableau : Un tableau est formé de rangées et de colonnes de données, où les rangées sont des lignes horizontales de cellules et les colonnes sont des lignes verticales de cellules. Une cellule est en fait l'intersection d'une rangée et d'une colonne.
10. Feuille de travail : Un espace de travail utilisé pour créer des tableaux de données. Elle peut stocker une ou plusieurs unités d'information, par exemple un seul tableau, ou deux tableaux qui seraient reliés parce qu'ils contiennent des données de même nature.
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Lecture #1
Référence complète : Excel online, http://www.excel-online.net/index.
html, visité le 27 janvier 2010.
Résumé : Ce site dédié au tableur Excel est composé d'une multitudes de tutoriels animés, de fiches explicatives et de cas pratiques, qui permet- tent un apprentissage personnalisé et progressif d'Excel. .
Intérêt : Les compétences acquises vous permettront de suivre les tuto- riels et les étapes des activités proposées dans le présent module.
Lecture #2
Référence complète : Initiation à Access http://pagesperso-orange.
fr/jeanmarc.stoeffler/access/IndexAccess.htm.
Résumé : Une introduction à Microsoft Access étape par étape.
Intérêt : Un site sur Microsoft Access qui vous apprendra à créer une base de données et à effectuer les tâches courantes sur les bases de don- nées.
Lecture #3
Formation Microsoft Power Point de base, http://www.formation-inter- net-powerpoint.com/ .
Résumé : Cours en ligne sur Microsoft Power Point.
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Ressource #1
Référence complète : Guide pour l’introduction des TIC dans un pro- gramme (Diaporama, Diaporama_Guide_Integration_des_TIC_dans_
un_Programme_v2003.pps)
Résumé : Ce diaporama est une œuvre collective conçue pour répondre aux besoins de divers acteurs à l’égard des démarches relatives au Profil TIC dans les collèges et favoriser l’utilisation du diaporama dans leur milieu dans des situations variées.
Intérêt : Cette leçon donne un exemple pratique d'usage de PowerPoint en enseignement.
Ressource #2
Référence complète : Créer une base de données Access (http://office.
microsoft.com/fr-fr/access/HP051874421036.aspx, Ressource en ligne consultée le 31 janvier 2010)
Résumé : Rubriques d’aide et de liens vers les différentes versions de Mi- crosoft Office Access disponible sur le site officiel de Microsoft.
Intérêt : Un centre d’aide complet pour Microsoft Access.
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Lien #1
Titre : Formation Excel en ligne
URL : http://www.excel-online.net/index.html (lien visité le 31 janvier 2010)
Copie d'écran :
Description: Ce site dédié au tableur Excel est composé d'une multitudes de tutoriels animés, de fiches explicatives et de cas pratiques, qui permettent un apprentissage personnalisé et progressif d'Excel.
Intérêt : Vous y trouverez de nombreux exemples de mise en pratique de Microsoft Excel à travers des animations.
Lien #2
Titre : Formation Microsoft Power Point de Base URL : http://www.formation-internet-powerpoint.com/
Copie d'écran :
Description: Ce tutoriel vous guidera pas à pas dans l'apprentissage des différentes fonctions de PowerPoint. Plusieurs leçons sont destinées aux différents aspects de ce programme.
Intérêt : Les ressources de ce site vous offrent des exercices pratiques dans l'élaboration de présentations.
Lien # 3
Titre: Initiation à Access
URL : http://pagesperso-orange.fr/jeanmarc.stoeffler/access/IndexAccess.
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Copie d'écran :
Description: Une introduction à Miscrosoft Access étape par étape.
Intérêt : Un site sur Microsoft Access qui vous apprendra à créer une base de données et à effectuer les tâches courantes sur les bases de données.
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Titre : Initiation aux feuilles de calcul.
Objectifs spécifiques d’apprentissage et d’enseignement Une fois ce module terminé, vous devriez pouvoir :
- expliquer ce qu'est une feuille de calcul;
- créer et entrer des données dans une feuille de calcul;
- copier, coller et couper les cellules d'une feuilles de calcul contenant des données et des formules;
- expliquer et utiliser les références absolues ou relatives entre cellules;
- utiliser les listes et la correction automatique;
- lier des feuilles calcul entre elles;
- travailler avec des données géographiques.
Résumé de l’activité d’apprentissage
Au cours de cette activité, vous apprendrez les principes de base et la marche à suivre, qui vous permettront de créer un classeur contenant des informations numériques. On vous enseignera aussi à utiliser les données d'un classeur.
Concepts clé
- cellules : correspond à l'intersection d'une colonne et d'une ligne dans une feuille de calcul. C'est cette espace qui contient la valeur d'une donnée;
- formule : une expression donnant les instructions d'un calcul;
- feuille de calcul : un espace de travail dans une application informa- tique constitué de rangées et de colonnes dans lesquelles on insère des données et des formules;
- classeur : réfère à l'ensemble des feuilles de calcul contenues dans un même document;
- feuille de travail : même sens que la feuille de calcul mentionnée ci-haut.
Activité 1
Liste de lectures pertinentes Microsoft Excel Modules
http://www.excel-online.net/index.html Description détaillée de l'activité
En tant que professeur vous devrez conserver des informations concernant vos étudiants et les ressources que vous utilisez. Ces éléments sont des indicateurs de l'enseignement, de l'apprentissage et de la gestion qui ont lieu en classe et dans l'école. Ces données seront utilisées ultérieurement afin d’assurer le suivi des progrès des élèves et s'assurer de la bonne gestion des ressources.
Supposons que vous avez une classe de 54 élèves que l'on peut diviser en 27 filles et 27 garçons. Vous devez créer un tableau contenant des informations sur votre classe. Votre tableau devrait afficher les informations suivantes pour chaque élève : nom, sexe et notes obtenues lors des quatre évaluations.
Vous voulez avoir, pour chaque élève, les résultats individuels, le total des résultats et la note moyenne. Vous devrez aussi être en mesure d'établir s'il y a des différences entre les résultats des garçons et de filles, afin de recourir aux mesures nécessaires à la réduction de ces différences.
Imaginez que chaque élève est un cas qui possède une nom, un sexe et a obtenu une note à chacune des quatre évaluations. L'ensemble de la classe peut donc être représenté par un tableau.
Le tableau peut être dessiné et rempli à l'aide d'un traitement de texte ou encore écrit à la main. Dans les deux cas, la note globale et la moyenne devront être calculées manuellement. Avec un traitement de texte, vous devrez vous rappeler de trier la liste par ordre alphabétique, alors que la liste manuscrite prendra beaucoup plus de temps à préparer.
Dans la leçon suivante vous apprendrez à utiliser une feuille de calcul qui vous permettra de réunir ces informations dans un même espace de travail et d'effectuer des calculs de base.
Utiliser les feuilles de calcul
Si vous utilisez un ordinateur afin de rassembler et manipuler les résultats de la classe, vous emploierez un tableur électronique ou un système de gestion de base de données. Cette unité vous permettra d'apprendre à utiliser les feuilles de calcul du tableur.
Qu'est-ce qu'une feuille de calcul ?
Une feuille de calcul est une table (ou grille) d'informations la plupart du temps financières. En termes mathématiques, une feuille de calcul est une matrice. Les feuilles de calcul sont traditionnellement utilisées en compta- bilité, les données étant présentées en colonnes (débit/crédit, par exemple).
Certaines données sont issues de calculs (soustractions, additions, multipli- cations) entre différentes colonnes. L'automatisation de ces calculs, rendue possible par l'informatique dans le dernier quart du XXe siècle, apporte un gain de productivité appréciable.. (Source : Webopedia, http://fr.wikipedia.
org/wiki/Feuille_de_calcul Consulté le 31 janvier 2010)
Le logiciel d'application utilisé pour créer et traiter les données des feuilles de calculs sont appelés des tableurs électroniques ou gestionnaires de tableaux.
Toujours selon Wikipedia, les tableurs électroniques (parfois simplement appelés tableurs) Un tableur est un programme informatique capable de manipuler des feuilles de calcul. À l'origine destinés au traitement automa- tisé des données financières, les logiciels tableurs sont maintenant utilisés pour effectuer des tâches variées, de la gestion de bases de données simples à la production de graphiques (on peut alors parler de tableur-grapheur), en passant par diverses analyses statistiques. (source : http://fr.wikipedia.
org/wiki/Feuille_de_calcul, Consulté le 31 janvier 2010).
Le Tableau 1 montre un aperçu de la liste « résultats de la classe » telle que décrite.
Tableau 1: Cours de sciences
NOM SEXE Évaluation Évaluation Évaluation Évaluation Total Moyenne
N° 1 N° 2 N° 3 N° 4
Akabondo, Janice Féminin 65 70 56 70
Bhebhe, John Masculin 60 68 50 73 251 62.75
Chirwa, Banda Masculin 66 70 60 69 Kakuba, Harriet Féminin 66 73 64 70
La liste de résultats de la classe de science peut donc être convertie en feuille de calcul à l'aide d'un tableur.
En résumé, le tableur, ou gestionnaire de tableaux, est le logiciel informa- tique qui permet de créer une ou des feuilles de calcul et manipuler les données introduites.
L'usage d'une feuille de calcul vous permettra de faire tous les calculs né- cessaires à l'obtention d'un résultat précis. Dans le cas de notre tableau, vous n'aurez pas à sortir votre calculatrice ou effectuer une addition mentale pour obtenir le total des quatre notes; le gestionnaire de tableaux le fera pour vous. Il vous faudra toutefois placer une formule dans la cellule où vous désirez que le résultat ou l'information apparaisse. L'emploi d'une formule vous permettra de communiquer au tableur les opérations à ef- fectuer et d'obtenir un résultat. Le dictionnaire en ligne Webopedia décrit la formule ainsi :
(1) Une équation ou une expression.
(2) Dans un tableur, une formule est une expression régissant les relations entre les cellules.
Une formule utilise les opérateurs suivants :
- Signe d'égalité : = (doit obligatoirement commencer par ce signe) - Additions : +
- Soustraction : - - Multiplication : * - Division : /
- Parenthèse : ( ) elles sont utilisée pour emboîter des opérations, surtout lorsque vous utilisez plus d'un opérateur dans la même ex- pression.
Pour multiplier une valeur dans une cellule par celle contenue dans une autre cellule, vous devez identifier les cellules par leurs coordonnées. Par exemple : A2*C2 signifie de multiplier la valeur de la cellule A2 par celle de la cellule C2. Le résultat sera affiché dans la cellule D2, cellule où se trouve la formule.
A B C D
1 10 12 14
2 13 14 15 =A2*C2
3 4 5
Schéma 2 : Un exemple partiel d'une feuille de calcul
Utiliser Microsoft Excel
Maintenant utilisons le tableur Microsoft Excel afin de créer une feuille de calcul qui affichera les résultats de la classe
Activité d'apprentissage Tâche
À l'aide du programme Microsoft Excel, créez une feuille de calcul dont les étiquettes sur la première rangée des colonnes A1 à H1 indiqueront le nom, le sexe, évaluation 1, évaluation 2, évaluation 3, évaluation 4, total et moyenne individuelle. Dans les cellules qui se trouvent sur la seconde ligne, inscrivez les formules qui vous permettront d'obtenir le total des notes et la moyenne individuelle.
Matériel requis
- Une liste, fictive ou non, de résultats des élèves d'une classe.
Méthode
1. Démarrez Microsoft Excel. La feuille decalcul initiale ressemble à celle ci-dessous
Sur la feuille de calcul on remarque que l'étiquette « nom » se retrouve dans la cellule A1 et l'étiquette « sexe » dans la cellule B1.
2. Étiquetez les colonnes jusqu'à H1.
3. Entrez les informations de chaque étudiant conformément à l'éti- quette qui se trouve sommet de chaque colonne, de la cellule A2 à F2 pour le premier de la lsite et de A3 à F3 pour le second, etc.
Schéma 4 : Exemple d'une feuille de calcul remplie.
4. Déplacez-vous d'une cellule à l'autre grâce aux touches Tabulation (Tab) et Entrée (Enter) pour entrer vos données.
Très bien, vous avez réussi à entrer des données dans les cellules.
Maintenant nous pouvons passer à l'emploi des formules.
Utiliser les formules
Sur votre feuille de calcul, vous allez maintenant compléter les informations des colonnes nommées « total » et « moyenne ».
1. Mettez une formule dans la cellule G2. Celle-ci devrait essentiellement additionner les résultats aux quatre évaluations, en d'autres mots, elle donnera la somme des quatre notes obtenues par chaque élève.
Il est possible d'obtenir ce résultat de deux façons; l'une est d'additionner chaque cellule individuellement de cette façon =C2+D2+E2+F2.
L'autre technique est d'additionner une série de cellule en utilisant la fonction SOMME (somme). Vous souvenez-vous, dans vos notions d'arith- métique ce que somme signifie ? Cela veut dire l'addition de valeur. Vous désirez en fait obtenir la somme des valeurs inscrites dans les cellules C2, D2, E2 et F2. La formule est :
=SOMME(C2:F2)
Cette fonction additionne les valeurs contenues dans les cellules allant de C2 à F2. Vous pouvez faire appel à cette fonction lorsqu'il n'y a pas de cellule entre vos cellules de début et d'arrivée (ici C2 et F2) qui ne font pas partie de la somme désirée. Avez-vous remarqué l'utilisation des parenthèses ? Vous en apprendrez davantage sur les parenthèses sous peu.
2. Répétez les étapes ci-haut en utilisant l'une ou l'autre des fonctions (cellule n + cellule n, etc. ou SOMME(cellule n:cellule n) ) dans les G (G3, G4, G5, etc.).
Trouver la moyenne
Comment détermineriez-vous la note moyenne dans la colonne G ? Rap- pelons-nous d'abord la définition de moyenne. Il s'agit de la somme d'un certain nombre de valeurs divisée par le nombre de valeurs. Dans notre cas, cela signifie : la somme des résultats aux quatre évaluations, divisée par quatre. Cela veux dire concrètement d'additionner les valeurs des colonnes C, D, E et F et diviser la somme obtenue par quatre.
Combien d'opérations y a t-il selon vous dans cette fonction ?
Exactement, il y a deux opérations : une addition et une division. Vous devrez donc utiliser des parenthèses. Trois possibilités s'offrent à vous :
1. =(C2+D2+E2+F2)/4 2. =SOMME(C2:F2)/4
Est-ce que la partie de l'expression montrant l'addition des cellules C2 à F2 vous dit quelque chose ?
C'est exact ! C'est la même opération que vous avez effectuée dans la colonne G.
La troisième méthode permettant de trouver la valeur de la colonne H (moyenne) est : = contenu cellule G/4, =G2/4 ferait l'affaire dans notre cas.
Activité
Remplir la colonne H de la rangée H2 à H5.
Maintenant que vous savez faire usage de l'addition, la division et les parenthèses, vous devriez être en mesure d'utiliser la soustraction et la multiplication.
Modifier et copier les cellules ou les formules
Toujours sur la même feuille de calcul, sélectionnez la cellule G2. Remar- quez maintenant la section au-dessus de la cellule A, vous constaterez que le nom de la cellule où se trouve votre curseur (G2) est indiqué; cette partie de la feuille de travail se nomme case-nom. À côté, vous verrez l'information ou la formule qui se trouve dans la cellule G2. Cette partie de la feuille de travail se nomme barre de formule.
Schéma 5: Case-nom et barre de formule
Vous pouvez copier la valeur d'une cellule et la coller dans une autre cellule.
Toutefois, souvenez-vous que si vous placez votre curseur dans une cellule et que vous y inscrivez quelque chose, le contenu de la cellule est remplacé.
Essayez dans une case vide, disons J2. Afin d'éviter d'écraser le contenu d'une cellule, cliquez dans la barre de formule et modifiez l'information à partir de celle-ci.
Copier des cellules
1. Placez votre curseur dans la cellule J2 et tapez =C2. Cela signifie que la valeur de J2 devrait être égale à celle de C2. Appuyer sur la touche Entrer et procédez de la même façon pour J3 (=C3) jusqu'à J5.
Voici une façon de copier de l'information d'une cellule à l'autre.
Copier des formules
On copie les formules différemment des valeurs.
2. Placez votre curseur dans G2 et cliquez sur Édition (Edit) dans le panneau de configuration, et ensuite Copier (Copy). La cellule, par- courue d'une ligne pointillée, semblera active. Ou bien, positionner la souris au dessus de la cellule G2, activer le bouton du menu contextuel (bouton droit) et copier
V V
3. Sélectionnez maintenant la case G6 et cliquez Édition suivi de Coller et appuyez sur la touche Entrer. La formule, et non la valeur, y sera ajoutée. La valeur sera différente. Ou bien, positionner la souris au dessus de la cellule G6, activer le menu contextuel (bouton droit) et coller, puis taper Enter.
Activité
Maintenant que vous savez copier des cellules contenant des valeurs ou des formules, terminez de remplir le tableau des résultats de vos étudiants.
Employez la technique de copier-coller pour effectuer cette tâche.
Utiliser la référence de cellule
Jusqu'à présent, ce module vous a permis d'apprendre, entre autres choses, comment consulter le contenu d'une cellule. Vous savez nommez leur po- sition en terme de colonnes et de rangées. Par exemple, la première cellule d'une feuille de calcul est A1 car elle se trouve à l'intersection de la colonne A et de la rangée 1. Vous avez aussi appris comment faire référence à une série de cellules. Vous souvenez-vous de l'opération permettant de faire la somme de cellules ? Vous faisiez référence à la série de cellules C2:F2 afin d'obtenir les valeurs des cellules C2, D2, E2 et F2 et donc en obtenir la somme. Il s'agissait d'une série de cellules de la rangée 2.
Il existe d'autres façons pour identifier les cellules. Des exemples en sont donnés dans le manuel de Microsoft Excel (consulter l’Aide dans la barre de menu ou taper F1. Tapez ensuite le mot références). Vous y trouverez un tableau ressemblant à ceci :
Tableau 2 : Références (Source : Aide Microsoft Excel)
Pour faire référence à Utilisez
La cellule de colonne A et la ligne 10 A10
Les cellules de la colonne A comprises
entre la ligne 10 et la ligne 20 A10:A20
La série de cellule de la ligne 15 allant
des colonnes B à E B15:E15
Toutes les cellules de la rangée 5 5:5
Toutes les cellules comprises entre les lignes 5 et 10 5:10
Toutes les cellules de la colonne H H:H
Toutes les cellules se trouvant de la colonne H à J H:J
Les cellules qui se trouvent dans les colonnes A à E,
comprises entre les lignes 10 et 20. A10:E20
A B C D E F G
1 Nom Sexe Éval. 1 Éval. 2 Éval. 3
2 Jane F 10 20 30 =SOMME(C2:E2)
3 Joan F 40 50 60
4 John M 5
Schéma 6: Exemple d'une formule
Il existe deux types de références de cellules : les références relatives et absolues.
Si vous copiez la formule de la cellule G3 et la collez dans la cellule G4, les valeurs C3 et F3 seront automatiquement remplacées dans la formule de la cellule G4 par des valeurs qui garderont la même relation aux cellules représentées dans la formule, c'est-à-dire qui des valeurs qui se retrouvent sur la même ligne que la cellule G4.
La formule G4 deviendrait alors =SOMME(C4:E4). C'est ce qu'on appelle une référence relative.
Si vous ne voulez pas que la formule ajuste ses cellules de référence automa- tiquement, vous devez alors remplacer les références relatives de l'expression par des références absolues. Par exemple :
A B C D E F
1
2 10 20 =C2*D2
3 30 40
4 5
Schéma 7 : Illustration d'une référence
Si vous voulez copier la formule (=C2*D2) et souhaitez que la valeur de C2 soit conservée (plutôt que remplacée par une valeur relative qui serait différente), alors vous devrez modifier la formule qui se trouve dans E2 en ajoutant simplement le symbole dollar avant et après la valeur que vous désirez garder telle qu'elle. La formule ressemblera à =$C$2*D2. Lorsque que vous collerez cette formule dans la cellule E3, elle se transformera par- tiellement pour devenir =$C$2*D3. Alors que D2 sera automatiquement remplacée par D3, $C$2 ne sera pas modifiée.
Vous avez présentement une feuille de calcul dans votre classeur. Vous allez maintenant créer une autre feuille de calcul dans le même classeur.
Sauvegardez votre fichier en lui donnant un nom. Souvenez-vous que le nom d'un fichier devrait représenter le genre de travail que vous avez créé.
Tout au bas de votre feuille de calcul, au bas de l'écran, vous remarquerez des étiquettes portant les noms Feuille 1, Feuille 2 et Feuille 3. Cliquez avec le bouton à droite sur l'étiquette de la feuille 1 pour la renommer : cours de science.
Activités
Dans le cas de votre cours de science il est important de distinguer les données indiquant les résultats des garçons de celles indiquant les résultats des filles, afin de prendre les mesures nécessaires pour remédiez à toutes situations fâcheuses découlant d'une différence de performance entre ces deux groupes.
Cliquez sur la feuille 2 et créez une feuille de calcul qui indique le nombre de garçons et le nombre de filles ayant reçus les notes A, B, C, D dans leur cours de science.
Convertissez la moyenne de chaque élève en note alphabétique selon le tableau de conversion de votre école. Classez cette information dans deux colonnes; l'une pour les garçons, l'autre pour les filles. 1. Employez les for- mules pour trouver le total. 2. Créez un diagramme à barres horizontales affichant la distribution des résultats des élèves de la classe. Le tableau ci- dessous montre le nombre d'élèves (garçons et filles) ayant reçu une note entre A et D.
Tableau 3 : Tableau montrant les statistiques des résultats
Note Garçons Filles Total
A 8 10 18
B 10 8 18
C 4 5 9
D 5 4 9
Total 27 27 54
Méthode
1. Surlignez toutes les cellules qui contiennent des valeurs sauf la ligne des totaux
2. Cliquez sur Insértion et sélectionnez Graphique.
3. Sélectionnez colonnes.
4. Choisissez un des modèles de diagrammes à barres horizontales proposés par l'assistant intelligent et cliquez Suivant.
5. Cliquer dans le menu déroulant Séries pour nommer le groupe des garçons en tapant Garçons dans l'espace marquée Nom.
Schéma 8 : Étape pour nommer les séries
Series Category X
V V
6. Pour créer les étiquettes de la catégorie X (l'axe horizontal), cliquez sur l'icône du champ Catégorie X (pointée par la flèche dans le tableau ci-dessus), et sélectionnez ensuite les cellules qui contiennent les notes de A à D, soit la colonne « Notes » de votre tableau. Vous verrez alors s'afficher quelque chose comme : =’Cours de scoence’!$B$10:$B$13 . Dans notre cas, il s'agit de la série des valeurs se trouvant dans les cel- lules B10 à B13 définies comme des valeurs absolues. Dans l'exemple ci-haut, c'est là que se trouve les notes A à D.
7. De la même façon, nommez la série 2 Filles et la série 3 Total.
8. 9. Donnez aux axes du diagramme des noms significatifs. L'axe des x peut s'appeler Notes et l'axe de y Nombre d'étudiants ou Fréquence.
10. Sauvegardez le diagramme. Cliquez sur Terminer. Votre diagramme devrait ressembler à ceci :
Schéma 9 : Diagramme final représentant les résultats de la classe de science
Félicitation ! Vous avez créé une impressionnante feuille de calcul et un diagramme présentant tous deux des données comparatives entre les ré- sultats obtenus par les garçons et ceux obtenus par les filles.
Combien de feuilles de calcul avez-vous dans votre classeur ? Combien de diagrammes ? Vous trouverez cette information au bas de votre classeur.
Renommez vos feuilles et vos diagrammes pour bien identifier les infor- mations qu'ils contiennent. Sauvegardez votre travail.
Formater et imprimer Formater
Formater une feuille de calcul ou un diagramme signifie changer les ca- ractéristiques de la feuille de calcul afin de lui donner l'aspect désiré. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes de la façon suivante :
1. Cliquez sur la lettre située au haut de la colonne que vous voulez modifier; celle-ci devient grisée.
2. Vous pouvez double-cliquer sur cette partie supérieure de la colonne ou encore utiliser votre curseur transformé en petite croix. L'une ou l'autre des méthodes vous permettra d'élargir ou réduire la colonne en déplaçant votre curseur comme si vous tireriez sur les bords de la colonne.
Pour d'autres types de format, cliquez sur Format dans le menu des tâches, et sélectionnez celui qui vous convient.
Formater des nombres
Formater les cellules de nombre est particulièrement utile. Vous pouvez mettre en forme les chiffres afin qu'ils 'affichent avec des décimales, avec un symbole de dollar, sous forme de date, etc. Sélectionnez une colonne dans votre feuille de calcul et cliquez sur Format puis Cellules. Ou bien, après avoir sélectionné la colonne, positionner la souris au dessus de la colonne sélectionnée, activer le bouton du menu contextuel puis cliquer sur Format de cellule.
L'affichage de la date se fait d'une certaine façon, à moins que celle-ci ne soit modifiée. À l'aide de la fonction Format de cellule essayez de changer l'affichage de la date dans une colonne.
Activité
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans votre classeur en cliquant au bas de l'écran sur la feuille 3, 4 ou 5. Renommez la feuille choisie Formater.
Entrez n'importe quel type de données groupées en catégorie, et formatez- les en date, monnaie et décimales.
Élaborez une liste fictive d'abonnés. On devrait y trouver les noms des abonnés, les dates de paiement et les montants payés par ceux-ci et finale- ment le montant total de leur abonnement.
Impression
Il est possible d'imprimer vos feuilles de calcul et vos diagrammes en utili- sant la fonction Imprimer, exactement comme vous procédiez avec le logiciel Microsoft Word. Vous avez toutefois la possibilité de choisir d'imprimer certaines parties de votre feuille seulement. Voici la procédure :
1. Sélectionnez la section de votre feuille que vous désirez imprimer en utilisant votre curseur.
2. Choisissez Fichier, Imprimer (Avec Excel 2007, cliquez sur le bouton Office, puis sur Imprimer)
3. Choisissez toutes les options qui vous conviennent et cliquez sur OK.
Vous avez presque terminé cette unité. Celle-ci vous a permis jusqu'ici d'apprendre les bases de Microsoft Excel. Les autres thèmes, la correction automatique, la liaison de feuilles de calcul, et l'usage de données géogra- phiques devraient être faciles.
La correction automatique est une propriété du logiciel qui lui permet de corriger des mots ou données qui pourraient être mal épelés. Vous pouvez régler Excel pour qu'il puisse corriger les mots en cours de frappe.
Cliquez sur Outils et sélectionnez Correction automatique et examinez comment vous pourriez en modifier certains aspects. Cette fonction est particulièrement utile pour éviter les erreurs de frappe et se dispenser d'avoir à vérifier l'orthographe fréquemment. La fonction de correction automatique vous corrige automatiquement selon les paramètres que vous lui attribuez. Sur Excel 2007 les outils de corrections sont visibles sous l’onglet « Révision ».
Liaison des feuilles de calcul
Cette fonction permet de relier entre elles les diverses feuilles de calcul et classeurs que vous créerez. Elle vous aide à passer d'un espace de travail à un autre en cliquant sur un ou des mots particuliers. Pour lier la feuille A à la feuille B par exemple, il suffit de taper du texte qui servira à faire la liaison. Cliquez dans cette cellule, puis choisissez Insérer (Insertion > Lien hypertexte avec Excel 2007) et Hypertexte (Lien hypertexte avec Excel 2007). Selon le genre de lien que vous tentez de créer, cliquez sur :
• Fichier ou page Web existante,
• Emplacement dans un document,
• Adresse de messagerie,
• etc.
A B C D E
1 Nom Éval. 1 Éval. 2 Total CA
2 George 57 61 118
3 Mary 60 58 118
Prenons un autre exemple. Pour lier le classeur résultats de la classe à un autre classeur, disons celui de matériel scolaire, vous devez avoir déjà créé un fichier nommé matériel scolaire. Essayez d'en faire un. Dans une cellule de votre feuille de calcul tapez le mot matériel de la classe. Activez votre curseur dans la cellule contenant le mot et cliquez sur Insérer (ou onglet Insertion), puis Hypertexte, et sélectionnez le mot fichier. Cela vous permettra de sélectionner le classeur matériel scolaire auquel vous désirez relier votre classeur. Cliquez sur OK. Le texte deviendra bleu, ce qui signifie qu'il sera relié à l'autre fichier. Dans l’image ci-dessus par exemple, le texte Diagramme dans la case B8 nous renvoie au graphique de la feuille Diagramme.
Procédure de création d'une carte avec Microsoft Data Map
Dans Microsoft Excel, vous pouvez utiliser Microsoft Map (Microsoft Data Map dans Microsoft Excel 7.0) pour représenter graphiquement les données associées à des régions géographiques. Cet article explique comment créer une carte sur une feuille de calcul dans Microsoft Excel.
Voir aide et support en ligne de Microsoft : http://support.microsoft.com/
kb/147637/fr (consulté le 5 février 2010)
Lorsque vous voulez chercher de l'aide sur une fonction particulière d'Excel, cliquez sur le bouton Aide (ou taper la touche F1), situé sur la barre d'outils de Miscrosoft Excel. Tapez le mot ou les premièrs mot qui décrivent cette fonction.
Évaluation formative :
Votre établissement scolaire vous a demandé de procéder à une analyse des résultats aux évaluations finales des matières principales des deux dernières années. L'analyse doit comporter un élément de distinction des genres.
C'est-à-dire qu'on devrait pouvoir identifier, si elle existe, une différence entre les résultats scolaires des garçons et des filles. Utilisez des informations déjà existantes dans votre école pour répondre à cette question.
1. À l'aide des feuilles de calcul et des diagrammes, calculez et illustrez les résultats aux évaluations des deux dernières années. Examinez ce problème avec au moins un de vos camarades de classe.
2. (Optionnel) En découvrant comment utiliser Excel peut-être avez vous relevé des défis ou rencontré des difficultés. Quels étaient-ils ? Quels sont les défis que posés par l'enseignement de ce logiciel aux élèves de niveau secondaire ? Exposez votre réflexion sur ce sujet dans un essai de moins de 600 mots.
Titre de l'activité : Introduction aux systèmes de gestion de base de données
Objectifs spécifiques d’apprentissage et d’enseignement Une fois ce module terminé, vous devriez pouvoir :
- créer une base de données simple;
- travailler avec des tableaux;
- entrer, importer, trier et effacer des données;
- créer des relations;
- utiliser des formulaires et filtrer des données;
- utiliser les requêtes;
- faire des rapports personnalisés.
Résumé de l’activité d’apprentissage
Cette activité vous permettra d'apprendre à utiliser un système de gestion de base de données afin d'organiser les informations de façon logique et systématique. En tant que professeur il vous sera possible de gérer certaines informations comme les dossiers d'élèves ou le répertoire du matériel de classe. De plus, vous pourrez extraire les informations amassées de façon beaucoup plus efficace et vous créerez rapidement des rapports basés sur les informations contenues dans votre base de données.
Concepts clé
- Base de données : un ensemble composé de plusieurs informations combinées dans un but précis. Les données sont décrites et rangées de façon rigoureuse et systématique, afin de les faire correspondre à d'autres données et s'assurer de l'uniformité des informations.
- Champ : un espace dans la base de données où l'on entre des infor- mations spécifiques afin de décrire un élément de la base de données (par exemple, l'ensemble des informations d'un élève sera divisé et représenté par le nom, le sexe, l'âge, etc.).
- Enregistrement ou fiche : l'unité formée par l'ensemble des données récoltées dans les champs. Tous les éléments qui correspondent aux informations d'un élève, sont classés dans une fiche.
Activité 2
Matériel requis
- Un répertoire de classe ou une liste d'élèves, qui contient des infor- mations sur chaque élève.
Lectures pertinentes Initiation à Access
http://pagesperso-orange.fr/jeanmarc.stoeffler/access/IndexAccess.htm, consulté le 5 février 2010.
Liste de ressources pertinentes
Wikipedia, http://fr.wikipedia.org/wiki/Wikip%C3%A9dia:Accueil_prin- cipal
Cette encyclopédie enligne offre des définitions et des informations gé- nérales portant sur le vocabulaire et les concepts. Il s'agit simplement de taper un terme et de cliquer Rechercher.
Description détaillée de l'activité :
Lors de l'activité précédente vous avez appris à utiliser des feuilles de calcul pour traiter et présenter de l'information. Dans cette activité vous classiez des données dans une base de données. Très souvent, vous voulez voir des fiches individuelles plutôt que les voir toutes à la fois. Parfois, vous désirez extraire des informations concernant une seule personne de façon efficace.
Peut-être que vous ne souhaitez pas faire de calculs, mais simplement être capable de garder les données semblables regroupées et de les examiner de façon uniforme.
Utilisez un ordinateur pour créer une liste d'étudiants. Il n'est pas néces- saire que ce soit une liste de présence en classe. On peut plutôt penser à un fichier qui contiendrait des informations comme le nom de famille, l'adresse et le nombre de jours présent en classe au cours de l'année scolaire ou le semestre.
Qu'est-ce qu'une base de donnée ?
L'encyclopédie enligne Wikipedia donne la définition suivante pour une base de données : « En informatique, une base de données (Abr. : « BD » ou « BDD ») est un stock d'informations organisé et structuré de manière à pouvoir être facilement manipulé, destiné à stocker efficacement de très grandes quantités d'informations.» Ce terme trouve ses origines dans l'in- dustrie de l'informatique, mais sa signification s'est élargie avec l'utilisation populaire, à un point tel que la European Database Directive (organisme qui régit la propriété intellectuelle des bases de données) inclut maintenant dans sa définition les bases de données non-électroniques.
Est-ce que cet exercice vous fait penser à la liste de la classe de science ? L'encyclopédie enligne ajoute : « Une des définitions possibles affirme que la base de données est un ensemble d'enregistrements amassés dans un ordinateur de manière systématique. Cela permet à une application infor- matique d'interroger ces enregistrements et de répondre à des demandes.
Pour extraire et trier les enregistrements de façon efficace, on les organise habituellement selon les attributs de leurs données. Les éléments récu- pérés, lorsqu'on effectue une requête à la base de données, deviennent des informations sur lesquelles ont peut fonder une décision.
Le programme informatique utilisé pour gérer et interroger une base de données est connu sous le nom de système de gestion de base de données (SGBD) ». (Source : Wikipedia, ibid.)
À partir de cette définition, vous pouvez faire la relation entre la base de données et la feuille de calcul créée. Nous parlions de cellule contenant une donnée dans le cas de la feuille de calcul, maintenant nous parlerons d'enregistrement. Imaginez que l'enregistrement est un ensemble d'infor- mations, subdivisé en éléments spécifiques tels que le nom, le sexe, l'adresse, le numéro d'identification de l'étudiant, le nom de famille, et tout autre élément pertinent. Ces données sont rangées méthodiquement afin de s'assurer d'avoir toujours toutes les mêmes données pour chaque élèves.
Vous serez capable d'interroger une base de données et d'obtenir les in- formations désirées. Par exemple, vous pourrez répondre aux questions suivantes : Combien d'élèves dans l'école ou la classe ont un parent nommé Chifwepa ? Pour arriver à extraire les enregistrements qui répondent à cette requête, vous devrez toutefois avoir créé un attribut appelé nom de famille.
Avant de commencer la base de données il faut donc planifier ! Il est né- cessaire de prévoir les descriptifs pertinents, représentés par un champ, qui définiront les enregistrements.
La base de données classe donc les enregistrements grâce aux descriptifs aussi appelées champs. Ces zones sont comme les étiquettes de la feuille de calcul. La base de données sera sauvegardée en tant que fichier, avec un nom. Par exemple, on pourrait avoir la base de donnée Classe.
Comment planifier une base de donnée
Avant de concevoir une base de données, vous avez besoin d'un plan. Vous devez savoir quels sont les descriptifs que vous aimeriez rassembler dans votre base de données, celles avec lesquelles vous feriez une recherche. Ces éléments devraient vous permettre de décrire les fiches. Souhaiteriez-vous garder une trace des réalisations ou des punitions récoltées par l'élève au cours de l'année ? Il vous faudra donc créer une zone où vous pourriez entrer systématiquement cette information pour chaque élèves.
La planification suppose certains questionnements. Les grandes questions seraient :
1. Quel est la raison d'être de la base de données ?
2. Existe-t-il des bases de données qui rassemblent ce genre d'informa- tion ?
3. Comment décririez-vous l'information qui sera contenue dans la base de données ? Quelles requêtes ferez-vous dans la base de données
? Quels types d'information aimeriez-vous conserver pour chaque enregistrement ?
4. Quelles zones ou champs utiliserez-vous ?
5. Y aura t-il un champ principal ? L'information entrée sera-t-elle unique, servant à différencier chaque enregistrement des autres en- registrements ?
Chaque base de données doit avoir un champ qui servira à distinguer chaque fiche. Aucun enregistrement ne devrait avoir une donnée identique dans ce champ principal. Celui-ci devrait contenir des informations du genre:
numéro d'identification de l'étudiant, numéro de passeport, ou toute autre valeur unique apte à identifier une personne. Ce concept ce nomme une clé primaire.
Activité
À partir de ce qui a été dit ci dessus, décrivez par vos propres mots les concepts suivants :
1. Définissez ce qu'est une base de données.
2. Expliquez ce qu'est un enregistrement.
3. Expliquer ce qu'est un champ.
4. Identifiez une clé primaire dans un répertoire de classe.
Types de bases de données.
Vous utiliserez essentiellement deux genres de base de données en classe ou à l'école. Il s'agit des bases de données relationnelle ou non-relationnelle.
Ce que nous avons vu jusqu'à présent constitue une base de données re- lationnelle. Il s'agit d'une entité autonome, qui n'est pas reliée à d'autres bases de données. Un registre de classe est un exemple de base de données autonome. Une base de données relationnelle peut stocker des données mais aussi est capable d'échanger ou d'utiliser les données stockées dans d'autres bases de données. On peut par exemple avoir une base de données contenant les livres que les élèves ont la possibilité d'emprunter. Pour cette activité vous aurez besoin de trois bases de données. Une listera les livres, une autre les élèves, ou emprunteurs, et une dernière gardera une trace des transactions de livres. Cette dernière, comme vous l'imaginez sûrement, utilisera principalement les informations contenues dans les deux précé- dentes. Parce que ces bases de données sont relationnelles, vous n'aurez pas à introduire à nouveau les données des fichiers sources (liste d'élèves et liste des livres). La base de données régissant la circulation des livres entre emprunteurs pourra « voir » les données qui se trouvent dans les bases de données sources (élèves et livres).
Types de systèmes de gestion de base de données (SGBD)
Certains systèmes de gestion de base de données ne peuvent ni créer ni gérer des bases de données relationnelles. On les nomme donc des systèmes de gestion de bases de données non-relationnelles. À l'opposé, on retrouve bien sûr les systèmes de gestion de bases de données relationnelles.
Travailler avec Microsoft Access
Microsoft Access, est un des systèmes de gestion de bases de données relationnelles qui existe. Vous l'utiliserez dans ce module pour apprendre les fonctions communes aux autres SGBD.
Activités
Créez un répertoire de classe possédant les champs : numéro d'identification de l'élève, nom, sexe, âge, nom de famille et adresse.
Marche à suivre
Cet exemple se base sur le fonctionnement de Microsoft Access XP. La marche à suivre dans les versions antérieurs ou plus récentes d'Access sera semblable, avec quelques petites variations selon la version.
1. À l'aide des connaissances acquises en gestion de fichiers lors du module 1 et 2, créez un dossier dans lequel vous sauvegarderez tous vos documents Access.
2. Lancez le programme informatique Access. Sélectionnez Créez une nouvelle base de donnée et sauvegardez-là dans le dossier créé à l'étape 1, en lui donnant le nom Élèves.
3. Double-cliquez sur créez un tableau à l'aide de l'option assistant intelligent (Wizard). Vous verrez apparaître un écran semblable à celui-ci-dessous (Access 2007).
Schéma 10 : Débuter Access (Copie d'écran)
4. L'assistant intelligent offre un choix de plusieurs modèles pouvant correspondre aux types de bases de données que vous désirez élaborer.
Il est toutefois important de savoir que les noms des champs qui s'y trouvent peuvent être modifiés afin de correspondre à vos besoins.
5. Déplacez chaque champ du menu Exemple de champs vers Mes champs.
Par exemple Adresse vers la colonne de droite. Cliquez sur le bou- ton permettant de renommer les champs au-dessous de la colonne Mes champs, et changer le nom de Adresse par No d'identification de l'élève.
6. Terminez en déplaçant tous les champs voulus vers la colonne Mes champs, et en les renommant lorsque nécessaire.
7. Cliquez sur Suivant, donnez à la base de données le nom Élèves, as- signez au champ No. d'identification de l'élève la caractéristique de clé primaire, et terminez la base de données en suivant les indications et options proposées.
Vous venez de créer une base de données.
Avec Access 2007
1. Choisir le modèle « Base de données vide », donner un nom à la base de données, sélectionner l’emplacement de la base de données, cliquer sur Créer (voir figure ci-dessus).
2. Par défaut la base de donnée nouvellement crée arrive avec une table vide qu’il faut doter de champs de description,
3. Sous l’onglet « Feuille de données », cliquez sur le bouton « Nouveau champ ». Un panneau contenant des modèles de champ apparait sur la droite.
4. Double cliquez sur un élément de champ pour l’ajouter à votre base de donnée,
5. Il faudra commencez par créer un champ nombre qui contiendra le numéro d’identification de l’élève, créer par la suite les autres champs (prénom, nom, etc.),
6. Renommer la colonne « nombre », « Identifiant » (activer le bouton du menu contextuel et cliquez sur « renommer colonne)
7. Cliquez sur la disquette pour sauvegarder, Access vous demande alors de donner un nom à la table créée, donner un nom explicite.
Remarque : Un nom ou une adresse constituent des exemples de clé pri- maire peu adaptés. En effet, ils contiennent des informations qui peuvent varier dans le temps.
