Une gestion optimisée par l utilisation des logiciels libres

Une gestion optimisée par l’utilisation des

logiciels libres Cas pratique avec Alfresco

Salon du logiciel libre – Québec 17 Septembre 2014

Présenté par:

Mélanie St-Martin , Coordonnatrice

 Gestion documentaire en place, mais pour le papier seulement

 Efficacité de ces pratiques toute relative:

- Documents perdus: contrats, baux, correspondances - Recherches constantes: énormément de temps perdu - Travail en silos, multiples copies

 Politiques et procédures obsolètes

 Outils documentaires (plan, calendrier et logiciel) désuets et inadaptés

 Aucune gestion des documents numériques

Le contexte initial du projet

La gestion de tous les documents administratifs de l’Agence, qu’ils soient en formats imprimés ou numériques

La gestion de ces documents durant l’ensemble de leur cycle de vie : de leur création à leur destruction ou à leur archivage définitif

L’adoption de principes directeurs, de politiques et de procédures de travail communes à toutes les unités administratives pour une approche cohérente et unifiée

Notre point de départ – Vers une GID 101

Le besoin le plus criant n’était pas forcément en lien avec la gestion des dossiers papier

d’archives, mais bel et bien la gestion des

documents courants numériques dans un outil convivial et adapté aux utilisateurs tout en

répondant adéquatement aux exigences archivistiques.

U ^{N DÉFI DE TAILLE} …

« La philosophie de BAnQ en matière de gestion des

documents et des archives trouve ses fondements autant dans la tradition archivistique européenne, française en particulier,

que dans l'approche américaine du Records Management

puisqu'elle inscrit son action dans la globalité en intervenant à tous les stades de vie des documents, ce qui accentue son approche intégrée. »

Suivre la philosophie de Bibliothèque et Archives nationale du Québec (BAnQ)

Allocution de Normand Charbonneau, conservateur et directeur général des archives de BAnQ, à l'occasion du Sommet sur les archives au Canada (2014).

BAnQ cherche d'ailleurs à montrer l'exemple en se dotant d'un système intégré de gestion des documents et en modifiant son approche de la gestion de ses documents administratifs en ayant pour objectif

• de simplifier,

• de responsabiliser les créateurs ,

• de privilégier les dossiers partagés entre collaborateurs.

(Charbonneau, 2014)

Au niveau des utilisateurs

Intervenir en amont de la création des documents pour encadrer, soutenir et responsabiliser les utilisateurs:

 À travailler les documents courants ensemble dans une plate- forme collaborative

 À identifier les documents ayant de la valeur afin de les verser aux archives

Faire la gestion intégrée des documents, de l’information et des connaissances à l’Agence des Laurentides, et ce

dans un seul outil

Démocratiser l’accès à l’information dans l’Agence

Favoriser la mobilité en permettant l’accès peu importe le lieux!

Nos objectifs

Une ambition de taille dans un contexte difficile …

Un gain d’efficacité et d’efficience par la modernisation de nos pratiques !

En trame de fond : L’INNOVATION !

Ce que nos utilisateurs souhaitent

« Tout ce que je veux, c’est être

capable de retrouver mes documents! »

Nous croyons que les employés devraient être libres de concentrer leur temps et leur énergie à travailler, pas à

réfléchir sur l’endroit où ranger leurs documents!

En allégeant le plan de classification

 Nombre de sous-niveaux

 Arborescences collaboratives avec des mots que les utilisateurs comprennent

En qualifiant l’information

En construisant des workflows autour des processus d’affaires les plus importants pour l’organisation

En créant une valeur ajoutée

Comment?

En assurant l’accessibilité aux informations

Identification des sources de résistance le plus en amont

Leadership positif et actif des promoteurs du projet

Mise en place de « Quick Win » permettant un retour rapide sur investissement



La gestion du changement… quelques pistes!

A

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!

L’application du cycle de vie dans Alfresco

Adaptation du lifecycle d’Alfresco (http://docs.alfresco.com/rm2.2/concepts/rm-record-lifecycle.html)

Gestion des profils d’accès

Travail collaboratif

Share

Archives

Record

management

Notre utilisation d’Alfresco

Gestion conforme des archives

Architecture Alfresco

Alfresco SHARE

Noyau d’Alfresco

JAVA

TOMCAT

LINUX MYSQL

Interface Web ou de type explorateur

Dépôt de documents

Adaptations spécifiques

Alfresco RM Utilisateur

Optimisation des processus: Comité de direction sans papier

L’espace collaboratif du comité de direction

Ordre du jour et compte- rendu dynamique

Accès en mode mobile (iPad)

Mes sites favoris Mes tâches

Mes documents synchronisés

Mes fichiers locaux

Visualisation des documents

Flux documentaire pour la dotation de postes

Aucun contrat/document officiel perdu depuis 2012 Bureau de la direction générale 100% sans papier Comité de direction: 100% sans papier

Conseil d’administration: 100 % sans papier

Comités de gestion régional et national: 100% sans papier Accessible en tout temps et tout lieu avec un jeton de téléaccès Gains de temps et de productivité :

 Unification des documents permettant une économie de temps

 Accessibilité aux informations au besoin

 Gestion automatisée des versions et changements

Les résultats quantifiables

Diminution du budget de papier

Baisse significative des boites à entreposer

À titre d’exemple…

2010 2013

15 000,00 $

8 500,00 $ Des économies de 7500$ par année

Donc, baisse des coûts de:

• Papier

• Chemises

• Boites

• Manutention

• Entreposage

Le système est implanté auprès des 220 employés de l’Agence des Laurentides pour le mode collaboratif (Alfresco SHARE) Plusieurs personnes externes travaillent aussi dans notre système: provenant de l’Agence de Laval, Lanaudière, Montérégie et MSSS.

Collaboration suprarégionale en démarrage (Regroupement des ressources informationnelles des régions de Lanaudière, Laval et Laurentides)

En cours :

 Soutien et accompagnement des utilisateurs dans l’appropriation de la solution: Alfresco version 4.2

 Mise en opération et formation au module des archives

 Mise en place des workflows personnalisés pour l’Agence

Où en sommes-nous rendus?

Intensification de la révision des processus et méthodes de travail collaboratives

Partenariats dans le réseau de la santé et ailleurs en vue de développer une communauté de pratique pour le collaboratif et pour l’archivistique

Retour à la communauté des adaptations réalisées (Dépôt sur la forge gouvernementale)

Développement d’une expertise en Gestion intégrée des documents dans le réseau de la santé

Perspectives d’avenir

Souhaitent recevoir nos recommandations sur:

 Gestion des entrepôts physiques (boîtes)

 Déclaration aux archives en lot (déjà en cours)

 Étapes du cycle de vie

 Étapes dans les délais de conservation

 Impression du plan de classement et calendrier intégré (déjà en cours)

 Impression des rapports (déjà en cours)

 Traduction française à compléter (déjà livré dans la version RM 2.2)

Les recommandations acceptées deviendront disponibles dans les prochaines versions du module RM

Mot de la fin : Ouverture de Alfresco

Références: Alfresco c’est 1,300 clients dans 180 pays

Informations sur le site d’Alfresco (www.alfresco.com)

Des questions?

L’Agence s’assure de répondre au cadre légal des archives des organisations publiques:

 Doivent adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs.

 Doivent établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de leurs documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et

lesquels sont éliminés.

http://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/loi/organismes_assujettis/index.html

Allocution de Normand Charbonneau, conservateur et directeur général des archives de BAnQ, à l'occasion du Sommet sur les archives au Canada (2014). Repéré à

http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/salle_de_presse/discours_allocutions/allocution.html?c_id

=5bf2fba1-e827-47b8-afdc-c38f2c328d77&an=2014&language_id=3

La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsable de gestion documentaire / Yannick Richard de Savoir Faire Linux et Jeanne Darche de l’Agence des Laurentides

http://fr.slideshare.net/savoirfairelinux/20140528-presentation-aaq

Life cycle of a record / Alfresco Documentation

http://docs.alfresco.com/rm2.2/concepts/rm-record-lifecycle.html

Références