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Système de Gestion Electronique de Documents

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(1)

Système de Gestion Electronique de Documents

Version 1.0

(2)

§ Avant Propos ... 1

§ Le Concept OneDoc... 3

§ L'Environnement OneDoc... 4

§ L’Architecture de OneDoc... 6

§ Description Fonctionnelle de OneDoc ... 8

§ Spécificati ons Techniques de OneDoc... 2 2

Sommaire

(3)

Ce document constitue une présentation des spécifications techniques et fonctionnelles d u Système d’Information Documentaire ( D o c u m e n t M a n a g e m e n t S y s t e m ) OneDoc, d é v e l o p p é p a r OneCor Software.

L e l o g i c i e l O n e D o c e s t a r c h i t e c t u r é a u t o u r d ’ u n e e n t i t é m a î t r e s s e : le document. Dans O n e D o c , l a n o t i o n d e d o c u m e n t e s t p r i s e a u s e n s l a r g e d u t e r m e e t d é s i g n e t o u t objet d e c o n n a i s s a n c e o u s u p p o r t d ’ i n f o r m a t i o n q u e l l e q u e c e s o i t s a n a t u r e :

§ S u p p o r t p h y s i q u e ( t o u t d o c u m e n t i m p r i m é o u s u p p o r t d ’ i n f o r m a t i o n t a n g i b l e )

§ S u p p o r t v i r t u e l ( f i c h i e r s o u e n s e m b l e d e f i c h i e r s )

§ R é f é r e n c e à u n d o c u m e n t e x t e r n e .

L ’ o b j e c t i f d u l o g i c i e l O n e D o c e s t d e c o n s t i t u e r , d ’ e n r i c h i r , d e g é r e r e t d e m a i n t e n i r l e p a t r i m o i n e d e c o n n a i s s a n c e s d e l ’ e n t r e p r i s e .

L a modularité et la richesse fonctionnelle du logiciel OneDoc lui permettent de s’adapter à t o u s l e s b e s o i n s d e l ’ e n t r e p r i s e :

§ G e s t i o n d o c u m e n t a i r e : gestion d'un centre de documentation, bibliothéconomie, etc.

§ G e s t i o n é l e c t r o n i q u e d e s d o c u m e n t s ( G E D ) o u e n s emble d’outils et de techniques a s s u r a n t l a d é m a t é r i a l i s a t i o n , l e c l a s s e m e n t , l e s t o c k a g e e t l ’ a c c è s a u x d o c u m e n t s :

§ G E D A d m i n i s t r a t i v e ( D o s s i e r s c l i e n t s , f o u r n i s s e u r s , … ) .

§ G E D B u r e a u t i q u e ( C o u r r i e r s , n o t e s i n t e r n e s , c i r c u l a i r e s , … ) .

§ GED Financière (Factures , B L , b o n s d e c o m m a n d e , … ) .

§ G E D T e c h n i q u e ( P l a n s , n o t e s t e c h n i q u e s , … ) .

§ G e s t i o n d e b a n q u e s d ' i m a g e s f i x e s : P h o t o t h è q u e s .

§ A p p l i c a t i o n s d e e -business (Internet, Intranet, Extranet, Web et Wap)

§ M o t e u r d e r e c h e r c h e e t A n n u a i r e d e p a g e s W e b .

§ J o u r n a l e n l i g n e .

§ S i t e d e c o m m e r c e é l e c t r o n i q u e d o t é d ' u n c a t a l o g u e e n l i g n e .

Avant-Propos

(4)

L e s e n t i t é s o u o b j e t s d o c u m e n t a i r e s e t l e s s u p p o r t s d ’ i n f o r m a t i o n s g é r é s p a r O n e D o c sont de deux types :

§ L’entité documentaire primaire de type document, qui se compose de données de form e e t d e n a t u r e t r è s v a r i a b l e s :

§ Forme : Texte, tableau, image, graphique, dessin, son, image vidéo, multimédia

§ Nature ou Type : n o t i c e d o c u m e n t a i r e , f i c h i e r , i m a g e n u m é r i s é e , f a x , d o n n é e I n t e r n e t , m e s s a g e é l e c t r o n i q u e , d é p ê c h e d ’ a g e n c e , d o n n é e p e r s o n n a l i s é e o b t e n u e p a r t e c h n o l o g i e d e d i f f u s i o n d y n a m i q u e d ’ i n f o r m a t i o n s a c t u a l i s é e s ( « p u s h » )

§ L’entité documentaire virtuelle de type dossier, qui peut contenir d’autres dossiers o u d e s d o c u m e n t s .

L e s e n t i t é s d o c u m e n t a i r e s g é r é e s p a r O n e D o c p e u v e n t p r o v e n i r d e sources multiples :

§ C o m m u n i c a t i o n T é l e x ,

§ R é c e p t i o n s a t e l l i t e ,

§ P a s s e r e l l e f a x ,

§ P a s s e r e l l e m e s s a g e r i e ,

§ V o l u m e d e d i s q u e d u r ,

§ Scanner,

§ C a m é r a ,

§ Internet,

§ T é l é p h o n e , e t c .

L e s d o c u m e n t s p e u v e n t ê t r e i n t é g r é s d a n s l e s y s t è m e d e f a ç o n a u t o m a t i q u e , s e m i - a u t o m a t i q u e o u m a n u e l l e .

L e s f o n c t i o n s d e t r a i t e m e n t e n a m o n t (p r e -p r o c e s s i n g) réalisées par OneDoc sont les s u i v a n t e s :

§ Acquisition par capture papier ou capture électronique (numérisation, réception, lecture, etc.)

§ A n a l y s e

§ Indexation

§ D i s t r i b u t i o n

§ Stocka g e d a n s l a b a s e d e d o n n é e s e t / o u s u r d i s q u e .

L e s f o n c t i o n s d e t r a i t e m e n t e n a v a l (post-p r o c e s s i n g) s o n t l e s s u i v a n t e s :

§ Archivage

§ Modification

§ S u p p r e s s i o n

L ’ e n t i t é d o c u m e n t a i r e e s t c o n s t i t u é e d e t r o i s c o m p o s a n t e s f o n d a m e n t a l e s :

Le Concept OneDoc

E n t i t é s

D o c u m e n t a i r e s

S o u r c e s

A c q u i s i t i o n

(5)

D a n s s a v e r s i o n d e b a s e , O n e D o c e s t constitué d'une partie Serveur, OneDoc Server, e t d ' u n e p a r t i e C l i e n t e , OneDoc Client.

La partie serveur du logiciel OneDoc se compose essentiellement du serveur de base de d o n n é e s r e l a t i o n n e l l e s e t d u m o t e u r d ' i n d e x a t i o n e t d e r e c h e r c h e e n t e x t e i n t é g r a l . OneDoc Server contient les modules fonctionnels qui constituent le cœur du Système de gestion documentaire et de gestion électronique de documents en architecture Web Serveur :

§ OneDoc Document Server : S e r v e u r d o c u m e n t a i r e

§ OneDoc WebDAV Server : Serve u r d e f i c h i e r s

§ OneDoc Image Server : S e r v e u r d ' i m a g e s

§ OneDoc Search Server : Serveur d’indexation et de recherche en texte intégral.

L a p a r t i e c l i e n t e d u l o g i c i e l O n e D o c , OneDoc Client, e s t c o n ç u e e n a r c h i t e c t u r e t o t a l e m e n t W e b . E l l e s e c o m p o s e d e c i n q m od u l e s d e b a s e :

§ OneDoc Explorer

C ’ e s t l e m o d u l e d e c o n s u l t a t i o n e t d ' e x p l o i t a t i o n d e l a b a s e d e d o n n é e s documentaire. Il permet l’utilisation des différentes applications de production de l ' i n f o r m a t i o n d o c u m e n t a i r e : S a i s i e d e s n o t i c e s , T h é s a u r u s , L o g i c i e l s Office, etc.

§ OneDoc Imaging

C e m o d u l e p e r m e t l a n u m é r i s a t i o n , l e t r a i t e m e n t e t l ’ a r c h i v a g e d e d o c u m e n t s i m a g e s .

§ OneDoc Manager

C ’ e s t l e m o d u l e d ' a d m i n i s t r a t i o n d e l ' e n v i r o n n e m e n t O n e D o c .

§ OneDoc Designer

C e m o d u l e p e r m e t à l ’ a d m i n i s t r a t e u r d u s y s t è m e d e r é a l i s e r l a c r é a t i o n e t l a modification des écrans OneDoc, ainsi que l’ajout et la modification des tables ou c h a m p s d e l a b a s e d e d o n n é e s d o c u m e n t a i r e .

§ OneDoc Builder

Ce module permet le développement d'applications autour de OneDoc à l'aide de l a b i b l i o th è q u e d ’ i n t e r f a c e s p r o g r a m m a t i q u e O n e D o c A P I .

En fonction des spécificités professionnelles de l’entreprise ou de l’organisation où il est implanté, le Système de Gestion Documentaire OneDoc peut être enrichi par toute une g a m m e d e m o d u l e s a p p l i c a t i f s d é d i é s :

§ OneDoc Worflow (Fujitsu i-Flow)

C e m o d u l e p e r m e t l ’ i m p l é m e n t a t i o n d ’ u n o u t i l d é c i s i o n n e l c o o p é r a t i f d e t y p e W o r k f l o w , g é r a n t l a c i r c u l a t i o n o r d o n n a n c é e d ’ u n d o s s i e r n u m é r i q u e a u p r è s d e p e r s o n n e s a y a n t u n e t â c h e s p é c i f i q u e à a c c o m p l i r .

§ OneDoc Webfeed

C e m o d u l e g è r e l ’ i n t é g r a t i o n d e d o c u m e n t s à p a r t i r d e c e n t a i n e s d e s o u r c e s d ’ i n f o r m a t i o n s u r I n t e r n e t .

§ OneDoc Exchange

Ce module permet la publication et la communication par Echange Electronique d e D o c u m e n t s ( E D I ) .

OneDoc C l i e n t

L'Environnement OneDoc

OneDoc S e r v e r

OneDoc A d d - o n s

(6)

§ OneDoc Notes

C e m o d u l e d e p u b l i c a tion et de communication est interfacé avec Lotus Notes®.

§ OneDoc Library

C e m o d u l e c o n t i e n t l e s o u t i l s d e b i b l i o t h é c o n o m i e d e s t i n é s à l a g e s t i o n d ’ u n e b i b l i o t h è q u e o u d ’ u n c e n t r e d e d o c u m e n t a t i o n ( t r a i t e m e n t d e s c o m m a n d e s , a b o n n e m e n t s , e m p r u n t s , e t c . ) .

§ One Doc Publisher

C e m o d u l e p e r m e t l a p u b l i c a t i o n s u r C D -R O M , s u r u n s e r v e u r W e b o u p a r m e s s a g e r i e é l e c t r o n i q u e d ’ u n e p a r t i e d e l a b a s e d e d o n n é e s d o c u m e n t a i r e s e n v u e d e s a d i f f u s i o n a u p r è s d ’ u n r é s e a u d ’ a b o n n é s .

§ OneDoc COLD

C e t o u t i l p e r m e t l ’ i m p l é m e n t a t i o n d e l a t e c h n o l o g i e COLD d’archivage sur disque compact (C o m p u t e r O u t p u t t o L a s e r D i s k) : les documents sous forme de fichiers d ’ i m p r e s s i o n s o n t a u t o m a t i q u e m e n t e n v o y é s a u s y s t è m e , i n d e x é s , p u i s c o m p r e s s é s e t s t o c k é s a f i n d e l e s r e n d r e a c c e s s i b l e s l o r s d e s o p é r a t i o n s d e r e c h e r c h e ( c f u n e d e s c r i p t i o n p r é c i s e d e c e m o d u l e e n p a g e 1 9 d u p r é s e n t d o c u m e n t ) .

§ OneDoc FCR

C e t o u t i l p e r m e t d ’ i m p l é m e n t e r l a t e c h n o l o g i e FCR (F o r m s C h a r a c t e r R e c o g n i t i o n) , d e s t i n é e à l ’ a c q u i s i t i o n e t à l a r e c o n n a i s s a n c e a u t o m a t i q u e d e form u l a i r e s r e m p l i s d e f a ç o n m a n u s c r i t e .

§ OneDoc ICR

C e t o u t i l p e r m e t d ’ i m p l é m e n t e r l a t e c h n o l o g i e ICR (I n t e l l i g e n t C h a r a c t e r R e c o g n i t i o n) , p e r m e t t a n t l ’ a c q u i s i t i o n e t l a r e c o n n a i s s a n c e a u t o m a t i q u e d e l ’ é c r i t u r e m a n u s c r i t e .

§ OneDoc Bar Code

C e t o u t i l p e r m e t l ’ a c q u i t i s i t i o n e t l a r e c o n n a i s s a n c e a u t o m a t i q u e d e c a r a c t è r e s s o u s f o r m e d e c o d e s b a r r e s .

P o u r r é p o n d r e à d e s b e s o i n s s p é c i f i q u e s d u m a r c h é , p l u s i e u r s s o l u t i o n s s e c t o r i e l l e s v e r t i c a l e s s o n t e n c o u r s d e d é v e l o p p e m e n t a u t o u r d u l o g i c i e l O n e D o c :

§ OneDoc Country/Personality Profile

§ OneDoc Juridical

§ OneDoc Technical

§ OneDoc Photography

§ OneDoc Audio/Video

L'Environnement OneDoc

S o l u t i o n s V e r t i c a l e s

(7)

Lors de l'élaboration de OneDoc, l’équipe de concepteurs logiciels de OneCor Software s ' e s t f i x é p l u s i e u r s o b j e c t i f s d e b a s e :

§ Une Architecture de type W eb Serveur :

Cette architecture est construite exclusivement autour des technologies qui ont fait et continuent de faire le succès d'Internet. OneDoc peut en effet être être déployé très r a p i d e m e n t e t f a c i l e m e n t , p u i s q u e s o n i n s t a l l a t i o n s e f a i t u n i q u e m e n t au niveau serveur.

S e u l u n n a v i g a t e u r W e b ( d e t y p e Netscape Navigator® o u Microsoft Internet Explorer® ) e s t r e q u i s a u n i v e a u c l i e n t . O n e D o c p e u t ê t r e u t i l i s é a u s s i b i e n e n Intranet qu'à travers Internet ou un Extranet.

§ La Technologie Java 2 Entreprise Edition :

Java® est aujourd'hui bien plus qu'un language de dernière génération orienté objet :

c ' e s t u n e v é r i t a b l e p l a t e f o r m e d e d é v e l o p p e m e n t p u i s s a n t e , m o d e r n e , p o r t a b l e e t surtout ouverte.

Sun Microsystems® a s u c r é e r u n e p l a t e f o r m e n o n -p r o p r i é t a i r e u n i v e r s e l l e , aujourd'hui adoptée par les plus grands acteurs du monde informatique. OneDoc est c o n s t r u i t s e l o n u n e a r c h i t e c t u r e m u l t i -n i v e a u x é v o l u t i v e e t t r è s s é c u r i s é e .

§ Une Plateforme Multi-systèmes:

L a p a r t i e s e r v e u r d e O n e D o c e s t d é v e l o p p é e e n t i è r e m en t e n Java : le logiciel peut donc s'exécuter sur n’importe quelle plateforme de système d'exploitation disposant d ' u n e Machine Virtuelle Java® (Java Virtual Machine) c o m p a t i b l e J a v a 2®.

L a p a r t i e c l i e n t e d e O n e D o c s e p r é s e n t e s o u s l a f o r m e d ’ u n l o g i c i e l c l i e n t l é g e r d é v e l o p p é e n HTML, XML, DHTML, Javascript®.

§ Une Plate-forme Indépendante du Serveur Web ou du Serveur d'Application:

O n e D o c S e r v e r p e u t s ' e x é c u t e r s o u s n ' i m p o r t e q u e l s e r v e u r W e b o u s e r v e u r d ' a p p l i c a t i o n d u m a r c h é : Apache®, Microsoft IIS®, Netscape Application Server®, IBM WebSphere®, BEA WebLogic® etc.

O n e D o c e s t f o u r n i t e n s t a n d a r d a v e c l e s e r v e u r W e b e t s e r v e u r d ' a p p l i c a t i o n 1 0 0 % Java J e t t y®.

§ Un Accès Multi Base de données:

O n e D o c s ' a p p u i e l e s t a n d a r d d ' a c c è s a u x b a s e s d e d o n n é e s Java Da taBase Connectivity, et peut donc s’interfacer avec tous les systèmes de gestion de bases d e d o n n é e s d i s p o s a n t d ' u n e i n t e r f a c e p r o g r a m m a t i q u e J D B C .

O n e D o c e s t l i v r é e n s t a n d a r d a v e c l e S y s t è m e d e G e s t i o n d e B a s e s d e D o n n é e s MySQL® , r é p u t é p o u r s a r a p i d i t é , s a c a p a c i t é à g é r e r e f f i c a c e m e n t d e s b a s e s d e d o n n é e s v o l u m i n e u s e s e t s u r t o u t s a p o p u l a r i t é s u r I n t e r n e t - MySQL est d'ailleurs d e v e n u l i b r e m e n t d i s p o n i b l e ( o p e n s o u r c e ) .

§ Une Gestion Multilingue et Multi-script:

O n e D o c s u p p o r t e v i r t u e l l e m e n t t o u t e s l e s l a n g u e s , t a n t a u n i v e a u d u c o n t e n u d e s d o c u m e n t s q u ' a u n i v e a u d e l ' i n t e r f a c e u t i l i s a t e u r .

L e m o t e u r d ' i n d e x a t i o n e t d e r e c h e r c h e OneDoc Search Server e s t d o t é d ’ u n e f o n c t i o n n a l i t é u n i c o d e p e r m e t t a n t l a d é t e c t i o n a u t o m a t i q u e d e l a l a n g u e d u t e x t e à i n d e xer.

L'Architecture de OneDoc

C h o i x

T e c h n o l o g i q u e s

(8)

L e s c h é m a r e p r é s e n t é c i -dessous récapitule l’Architecture Technologique du Système de G e s t i o n D o c u m e n t a i r e O n e D o c .

I N F R A S T R U C T U R E W E B e t / o u W A P : I N T E R N E T , I N T R A N E T e t E X T R A N E T OneDoc Server

PARTIE SERVEUR

PARTIE CLIENT I n d e x

d e s F i c h i e r s

Volumes de Stockage

des Fichiers Base de Données

Documents Thesaurus Utilisateurs

Auteurs Tables OneDoc

Archives, etc.

L'Architecture de OneDoc

Outils Systèmes Outils de Backup Outils de Contrôle et

d’Administration

Consultation Saisie, Modification

Outils Office Outils Métiers

Numérisation Retouche d'Images

Optical Character Recognition

Paramétrage de la Base de Données

Création de Formulaires personnalisés Serveur Web : Resin, Jetty, WebSphere, IIS, Apache …

Serveur d'application :

Resin, Jetty, WebSphere ou BEA WebLogic

Moteur de Base de données:

MYSQL, MS SQL Server, Oracle, Informix

M o t e u r d e R e c h e r c h e :

O n e D o c SearchServer

S e r v e u r d e F i c h i e r s : W e b D A V T e c h n o l o g y Modules Applicatifs :

OneDoc Manager, Explorer, Designer…

M o t e u r d e W o r k f l o w P a s s e r e l l e M e s s a g e r i e

A g e n t s i n t e l l i g e n t s A u t o m a t e C O L D Java Technology : OneDoc API

OneDoc Manager OneDoc Explorer OneDoc Imaging OneDoc Designer

(9)

B i e n p l u s q u ' u n l o g i c i e l d e g e s t i o n d o c u m e n t a i r e , O n e D o c e s t u n e v é r i t a b le plate-forme d e g e s t i o n d e l ' i n f o r m a t i o n e t d e s c o n n a i s s a n c e s a u s e i n d ' u n e o r g a n i s a t i o n . L’objet documentaire tel qu’il est géré par OneDoc est constitué de trois composantes e s s e n t i e l l e s :

§ Les Propriétés du Document :

L e s p r o p r i é t é s d u d o c u m e n t s o n t les multiples indications concernant ce document, q u i s e r v i r o n t à r e n s e i g n e r l ’ u t i l i s a t e u r d a n s s e s o p é r a t i o n s d e r e c h e r c h e :

§ R é f é r e n c e ,

§ Titre,

§ Sujet,

§ Objet,

§ M o t s c l é s ,

§ R é s u m é ,

§ N u m é r o d e v e r s i o n ,

§ D a t e d e c r é a t i o n d u d o c u m e n t ,

§ D u r é e d e v i e ,

§ C h e m i n d ’ a c c è s e t n o m d u f i c h i e r p r i n c i p a l ,

§ Auteur(s),

§ Service émetteur,

§ Type de document,

§ N a t u r e d u d o c u m e n t ,

§ D a t e d e p u b l i c a t i o n ,

§ T y p e e t / o u s u p p o r t d e p u b l i c a t i o n ,

§ P u b l i c c i b l e ,

§ N i v e a u d ' a c c e s s i b i l i t é , e t c .

L e s p r o p r i é t é s d u d o c u m e n t s o n t s t r u c t u r é e s d a n s une base de données. Il est donc p o s s i b l e d ’ e n v i s a g e r t o u s l e s q u e s t i o n n e m e n t s d e l ' u t i l i s a t e u r à p r o p o s d ’ u n d o c u m e n t l o r s d e s e s r e c h e r c h e s .

O n e D o c p e r m e t p a r e x e m p l e u n e r e c h e r c h e p o r t a n t s u r l e s d o c u m e n t s :

§ T r a i t a n t d ’ u n s u j e t s p é c i f i q u e ,

§ P u b l i é s à u n e d a t e d o n n é e ,

§ E m i s p a r u n s e r v i c e o u u n a u t e u r d o n n é ,

§ S ' a d r e s s a n t s p é c i f i q u e m e n t a u p r o f i l d e l ’ u t i l i s a t e u r r e q u é r a n t ,

§ C o n t e n a n t u n m o t-clé particulier, etc.

O n e D o c g è r e u n n o m b r e i l l i m i t é d ' e n r e g i s t r e m e n t p a r b a s e d e d o n n é e s e t p e u t s e d é p l o y e r s u r p l u s i e u r s b a s e s d e d o n n é e s s o u s f o r m e d e B i b l i o t h è q u e s D o c u m e n t a i r e s .

O n e D o c d i s p o s e e n s t a n d a r d d ' u n n o m b r e t r è s é l e v é d e c h a m p s q u i p e r m e t t e n t d e r e n s e i g n e r l a q u a s i-t o t a l i t é d e s t y p e s , f o r m a t s o u n a t u r e s d e d o c u m e n t s . U n m é c a n i s m e d e c r é a t i o n d e c h a m p s p e r s o n n a l i s é s p e r m e t d ' a d a p t e r O n e D o c à tous les genres et à toutes les configurations d'applications de gestion documentaire.

Description Fonctionnelle de OneDoc

G é n é r a l i t é s

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§ La Structure du Document :

L a s t r u c t u r e d ’ u n d o c u m e n t e s t c o n s t i t u é e p a r s e s l i e n s h i é r a r c h i q u e s o u l i e n s d e r a t t a c h e m e n t a u s e i n d ’ u n e a r b o r e s c e n c e d e d o c u m e n t s .

L a d é f i n i t i o n d e r e l a t i o n s v e r t i c a l e s o u h o r i z o n t a l e s e n t r e p l u s i e u r s d o c u m e n t s p e r m e t d e v i s u a l i s e r c h a c u n d ’ e n t r e e u x d a n s u n c o n t e x t e r e l a t i o n n e l p a r t i c u l i e r .

§ Le Contenu du Document :

L e c o n t e n u d ’ u n d o c u m e n t p e ut être localisé soit dans la base de donnée, soit dans u n f i c h i e r e x t e r n e , s o i t d a n s u n d o c u m e n t p h y s i q u e o u e n c o r e d a n s u n e p a g e o u u n site Internet.

L ’ i n d e x a t i o n e n t e x t e i n t é g r a l d u c o n t e n u d ' u n d o c u m e n t r é s i d a n t d a n s l a b a s e d e d o n n é e s o u d a n s u n f i c h ier externe permet d’effectuer une recherche sur le contenu d e c e d o c u m e n t , à l ' a i d e d u m o t e u r d e r e c h e r c h e e n t e x t e i n t é g r a l .

L a f o n c t i o n d e r e c h e r c h e e n t e x t e i n t é g r a l p e u t ê t r e c o m b i n é e à l a r e c h e r c h e m u l t i c r i t è r e s , q u i o p è r e s u r l e s c h a m p s d e l a b a s e d e d o n n é e s d o c u m e n t a i r e s .

L e s c h é m a r e p r é s e n t é c i -d e s s o u s i l l u s t r e l ’ A r c h i t e c t u r e F o n c t i o n n e l l e d e O n e D o c .

ARCHITECTURE FONCTIONNELLE DE ONEDOC

Description Fonctionnelle de OneDoc

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O n e D o c p e r m e t p l u s i e u r s f o r m e s d ’ i n t é g r a t i o n d e s d o c u m e n t s d a n s l e s y s t è m e d e g e s t i o n d o c u m e n t a i r e : l ’ a c q u i s i t i o n m a n u e l l e , a u t o m a t i q u e o u s e m i a u t o m a t i q u e .

§ L’Acquisition Manuelle :

OneDoc gère trois modes d’acquisition manuelle des documents qui varient selon le t y p e , l e f o r m a t e t l a s o u r c e d u d o c u m e n t :

§ Numérisation de Documents Papier a u m o y e n d ’ u n s c a n n e r s u p p o r t a n t l e s i n t e r f a c e s TWAIN, e n u t i l i s a n t l e s f o n c t i o n n a l i t é s d u m o d u l e OneDoc Imaging de O n e D o c . T o u s l e s f o r m a t s d e p a p i e r , d u f o r m a t A 5 à A 0 , s o n t a c c e p t é s . OneDoc Imaging p e r m e t l a r e t o u c h e d e s p a g e s n u m é r i s é e s e t l e u r i n t é g r a t i o n a u n i v e a u d u s e r v e u r d o c u m e n t a i r e O n e D o c S e r ver.

§ Saisie Manuelle des Notices Documentaires d a n s l ’ e s p a c e d e t r a v a i l OneDoc Explorer, a v e c o u s a n s f i c h i e r s j o i n t s .

§ Intégration des Fichiers Documents p a r "e n r e g i s t r e r s o u s" o u p a r "g l i s s e r - d é p o s e r" v e r s l ’ e s p a c e d e t r a v a i l OneDoc Space, p r é s e n t s u r l e b u r e a u d e l a s t a t i o n d e t r a v a i l d e l ’ u t i l i s a t e u r , q u e l q u e s o i t l e s y s t è m e d ’ e x p l o i t a t i o n u t i l i s é (Windows® , Linux ® , Solaris ® o u MacOS®).

Les fonctionnalités de Gestion Electronique de Documents de OneDoc permettent l ' a s s o c i a t i o n a u t o m a t i q u e à d e s n o t i c e s documentaires de fichiers externes de toute nature et de tout format (fichiers images, bureautiques, PDF...), sans avoir à s é l e c t i o n n e r u n à u n c e s f i c h i e r s à p a r t i r d e l a f i c h e d o c u m e n t .

I l s u f f i t d e f a i r e g l i s s e r l e s f i c h i e r s à a r c h i v e r s u r l e s d o c u m e n ts c o n c e r n é s : O n e D o c S p a c e d é t e c t e l e u r p r é s e n c e , e f f e c t u e l e u r a r c h i v a g e p u i s l e u r s u p p r e s s i o n . L e s é v e n t u e l s t r a i t e m e n t s c o m p l é m e n t a i r e s s o n t é g a l e m e n t effectués : compression de fichiers, extraction d'imagettes (suivant la technologie i m p l é m e n t é e ) , e t c .

A c q u i s i t i o n

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§ L’Acquisition Automatique :

Ce mode d’acquisition permet l’intégration dans la base de données documentaires d e d o c u m e n t s e x t e r n e s o u i m p o r t é s :

§ R é c e p t i o n d e f l u x p e r m a n e n t s d e d o c u m e n t s , t e l s q u e l e s f i l s d e d i f f u s i o n d e d é p ê c h e s d ' a g e n c e s d e p r e s s e , l e s w e b f e e d s (sources d’informations générées p a r l ’ i n d e x a t i o n d y n a m i q u e d u c o n t e n u d e m i l l i e r s d e p a g e s W e b ), l e s p a s s e r e l l e s d e m e s s a g e r i e é l e c t r o n i q u e , l e s p a s s e r e l l e s f a x o u t é l e x , e t c .

§ I m p o r t a u t o m a t i s é d e n o t i c e s s a n s u t i l i s e r la fonction de téléchargement. Cette f o n c t i o n n a l i t é e s t a c t i v é e p a r l a c r é a t i o n d ’ u n d o s s i e r Boîte aux lettres dans lequel il suffit de glisser le format de téléchargement à utiliser et le fichier à importer (au format texte ".txt").

L e c o m p o s a n t OneDocSp a c e détecte la présence d'un nouveau fichier à traiter et procède à son importation, en respectant les critères de détection de doublons et l e s r è g l e s d ' i n t é g r a t i o n c h o i s i e s .

I l e s t a i n s i p o s s i b l e d e f a i r e r é g u l i è r e m e n t d e s i n t e r r o g a t i o n s d e b a s e s d e d o n nées externes et de télécharger automatiquement les notices intéressantes.

§ Extraction automatique de documents archivés à partir de fichiers d’impression s t o c k é s s u r C D -R o m r é i n s c r i p t i b l e o u s u r d i s q u e o p t i q u e n u m é r i q u e a u m o y e n d ’ u n a u t o m a t e d ’ a r c h i v a g e COLD ( C o m p u t e r O u t p u t t o L a s e r D i s c ) .

§ L’Acquisition Semi-Automatique :

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L e l o g i c i e l O n e D o c g è r e p l u s i e u r s t y p e s d ' i n d e x a t i o n : l’Indexation Documentaire, l ’Indexation par Mots-c l é s e t l ’Indexation en Texte Intégral.

§ L’Indexation Documentaire:

L ’ i n d e x a t i o n d o c u m e n t a i r e s ’ e f f e c t u e e n r é a l i s a n t l e s o p é r a t i o n s s u i v a n t e s :

§ A l i m e n t a t i o n d e s c h a m p s r e p r é s e n t a n t l e s p r o p r i é t é s q u i r e n s e i g n e n t s u r l e d o c u m e n t ,

§ A f f e c t a t i o n d e s m o t s c l é s l i é s h i é r a r c h i q u e m e n t d a n s u n e r e l a t i o n h o r i z o n t a l e i n d é p e n d a n t e d e l e u r s p o s i t i o n s e t d e l e u r s r e l a t i o n s a u s e i n d u t h é s a u r u s ,

§ C r é a t i o n d e s l i e n s h y p e r t e x t e s s i m p l e s ( p o i n t à p o i n t ) o u m u l t i p l e s e n t r e l e s d i f f é r e n t s d o c u m e n t s d e l a b a s e d e d o n n é e s .

§ L’Indexation par Mots-Clés:

L ' i n d e x a t i o n p a r m o t s c l é s s ' a p p u i e s u r d e s t e r m e s s p é c i f i q u e s a p p e l é s Descripteurs, r e g r o u p é s d a n s u n Thésaurus. L e l o g i c i e l O n e D o c g è r e p l u s i e u r s t h é s a u r u s d e f a ç o n m u l t i l i n g u e , c ’ e s t à d i r e q u ’ i l p e r m e t d ’ e f f e c t u e r l a c o r r e s p o n d a n c e e n t r e d e s d e s c r i p t e u r s d e l a n g u e s d i f f é r e n t e s .

L’efficacité de toute recherche documentaire dépend complètement de la pertinence du thésaurus utilisé et de son adéquation avec le domaine couvert. La construction d u t h é s a u r u s p r o p r e à u n e o r g a n i s a t i o n c o n s t i t u e d o n c u n e é t a p e i m p o r t a n t e e t d é l i c a te q u ’ i l c o n v i e n t d e t r a i t e r a v e c l a p l u s g r a n d e a t t e n t i o n .

Dans cette optique, le système OneDoc permet la conception normalisée (ISO 2709)

d’un thésaurus multilingue et propose différentes manières de procéder à la création d u t h é s a u r u s :

§ S i l e t h é s a u r u s e x i s t e d é j à s u r p a p i e r , i l e s t p o s s i b l e d e p r o c é d e r à s a s a i s i e d i r e c t e d a n s O n e D o c ;

§ S i l e t h é s a u r u s e s t p a r t i e l l e m e n t o u t o t a l e m e n t s a i s i a v e c u n l o g i c i e l d e t r a i t e m e n t d e t e x t e ( p a r e x e m p l e W o r d ® ) , u n u t i l i t a i r e d e c o n v e r s i o n p e r m e t s o n i m p o r t a t i o n d i r e c t e d a n s O n e D o c ;

I n d e x a t i o n

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§ S i l e t h é s a u r u s e s t p a r t i e l l e m e n t c r é é : i l e s t p o s s i b l e d ’ e f f e c t u e r l a s a i s i e d e s premiers niveaux hiérarchiques puis de créer au fur et à mesure l’arborescence d e s c a n d i d a t s d e s c r i p t e u r s ;

§ S i l e t h é s a u r u s n ’ e s t p a s c o n s t i t u é : i l e s t p o s s i b l e d e r é a l i s e r l a c r é a t i o n d e d e s c r i p t e u r s c a n d i d a t s p u i s l a s t r u c t u r a t i o n a p o s t e r i o r i d e c e s d e s c r i p t e u r s c a n d i d a t s ;

O n e D o c p e r m e t é g a l e m e n t l ’ i m p o r t a t i o n d ’ u n t h é s a u r u s i n f o r m a t i q u e e x t e r n e . D e p l u s , u n e p a n o p l i e d ’ o u t i l s r e n d p o s s i b l e s l e suivi du thésaurus et la réalisation des m i s e s à j o u r s i n é c e s s a i r e :

§ E d i t i o n d e l i s t e s d e d e s c r i p t e u r s a v e c c o m p t e u r ( f r é q u e n c e d ’ u t i l i s a t i o n à l ’ i n d e x a t i o n ) ;

§ S u p p r e s s i o n d ’ u n t e r m e d u t h é s a u r u s s u r l e s f i c h e s i n d e x é e s ;

§ R e m p l a c e m e n t d ’ u n t e r m e d u t h é s a u r u s p a r u n a u t r e ;

§ Comptage du nombre des utilisations de chaque descripteur lors des procédures d e r e c h e r c h e .

O n e D o c g è r e é g a l e m e n t p l u s i e u r s t y p e s d e r e l a t i o n s e n t r e d e s c r i p t e u r s :

§ Relations Hiérarchiques e n t r e u n d e s c r i p t e u r e t s o n t e r m e s p é c i f i q u e : par e x e m p l e , « c l a v i e r » e s t u n t e r m e s p é c i f i q u e d u d e s c r i p t e u r « m a t é r i e l

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§ L’ Indexation en Texte Intégral :

L’indexation en texte intégral consiste à analyser l’ensemble des contenus rattachés à u n d o c u m e n t e t à l e s i n d e x e r à l ' a i d e d u m o t e u r d ' i n d e x a t i o n d e O n e D o c , q u i permet une indexation multilingue du texte et une recherche sur le contenu du texte.

L e m o t e u r d ' i n d e x a t i o n d e O n e D o c , OneDoc Index Server, c o n s t i t u e l ’ u n e d e s c o m p o s a n t e s d u p a c k a g e OneDoc Search Server, l e s e r v e u r d ' i n d e x a t i o n e t d e r e c h e r c h e e n t e x t e i n t é g r a l d e O n e D o c q u i a é t é d é v e l o p p é à l ’ a i d e d u t o o l k i t Lucene® .

L e m o t e u r d ' i n d e x a t i o n d e O n e D o c e s t d i t multiprocess, car il est capable d’exécuter s i m u l t a n é m e n t p l u s i e u r s i n s tances du processus d'indexation. Chaque processus r é a l i s e l ’ i n d e x a t i o n d ’ u n e c o l l e c t i o n d e d o c u m e n t s e t g é n è r e l e s i n d e x c o r r e s p o n d a n t s s u r l e v o l u m e d e s t o c k a g e .

C e t t e t e c h n i q u e p e r m e t d e f a i r e f o n c t i o n n e r p l u s i e u r s d i s q u e s e n m ê m e t e m p s , à l a f o i s p o u r l a l e c t u r e d e s d o c u m e n t s à i n d e x e r e t p o u r l ' é c r i t u r e d e s i n d e x g é n é r é s . C e s c a p a c i t é s d e multithreading (exécution simultanée de séquences d’instructions m u l t i p l e s par le noyau dans une application multiprocess) permettent à l'indexation d e s ’ e f f e c t u e r s u r d e g r o s v o l u m e s d e d o n n é e s .

OneDoc Index Server p e u t é g a l e m e n t s e d é p l o y e r s u r p l u s i e u r s s e r v e u r s , a u g m e n t a n t d e c e f a i t l a v i t e s s e d ' i n d e x a t i o n d e s c o l l e c t i o n s d e d o c u m e n t s .

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C h a q u e d o c u m e n t e s t c o n s t i t u é d ' u n e c o m p o s a n t e "p r o p r i é t é s" : ces propriétés sont s t o c k é e s d a n s l e s c h a m p s d e s t a b l e s d e l a b a s e d e d o n n é e s . O n e D o c p e r m e t d e s'interfacer avec tous les Systèmes de Gestion de Bases de Données disposant d'une i n t e r f a c e p r o g r a m m a t i q u e a u s t a n d a r d Java DataBase Connectivity (JDBC). L a c o m p o s a n t e "c o n t e n u e x t e r n e" , q u i r é s i d e d a n s u n o u p l u s i e u r s f i c h i e r s e x t e r n e s r a t t a c h é s a u x d o c u m e n t s , e s t s t o c k é e d a n s d e s v o l u m e s d e s t o c k a g e d e s t i n é s à c e t e f f e t , q u i p e u v e n t ê t r e d e s v o l u m e s d e d i s q u e s d u r s , d e s Jukebox de disques WORM, d e s C D -ROM via un graveur, des DVD, etc.

L e s f i c h i e r s s o n t m a i n t e n u s d a n s l e u r f o r m a t n a t i f e t p e u v e n t ê t r e c o m p r e s s é s à l ’ a i d e d e l a t e c h n o l o g i e Zip. Certains fichiers, tels que les images, peuvent être compressés a u f o r m a t J P EG o u TIFF.

L e m o d u l e d e r e c h e r c h e d e O n e D o c p e r m e t d e f a i r e p o r t e r l a r e c h e r c h e s o i t s u r l e s données structurées présentes dans la base de données, soit sur le contenu des textes a s s o c i é s à u n d o c u m e n t .

I l e s t é g a l e m e n t p o s s i b l e d e c o m b i n e r c e s d e u x t y p e s de recherches. OneDoc propose p l u s i e u r s m o d e s d e r e c h e r c h e : chacun de ces modes de recherche est disponible au m o y e n d ’ u n f o r m u l a i r e p r é v u à c e t e f f e t :

§ Recherche rapide :

C e m o d e d e r e c h e r c h e e s t p a r t i c u l i è r e m e n t a d a p t é a u x c o n s u l t a t i o n s r a p i d e s . L’uti l i s a t e u r d i s p o s e d ' u n e z o n e d e t e x t e l i b r e o ù i l p e u t s a i s i r s e s c r i t è r e s d e r e c h e r c h e . U n e n s e m b l e d e b o î t e s à c o c h e r l u i p e r m e t t e n t d e s é l e c t i o n n e r l e s c h a m p s s u r l e s q u e l s v a p o r t e r l a r e c h e r c h e .

§ Recherche étendue :

C e m o d e d e r e c h e r c h e p e r m e t d e q u e s t i o nner la base documentaire de manière p l u s e x h a u s t i v e , e n c o m b i n a n t e n s e m b l e p l u s i e u r s c r i t è r e s d e r e c h e r c h e a u m o y e n d e s o p é r a t e u r s b o o l é e n s E t , O u , S a u f .

§ Recherche avancée :

C e m o d e d e r e c h e r c h e c o n v i e n t p l u s p r é c i s é m e n t à u n e u t i l i s a t i o n p r o f e s s i o n n e l l e : les recherches peuvent être composées élément par élément, c’est à dire qu’elles peuvent porter sur chacun des champs de la base de données e t c e d e f a ç o n s é p a r é e .

C h a q u e r e c h e r c h e u n i t a i r e d o n n e l i e u à l a p r o d u c t i o n d ’ u n e l i s t e d e r é s u l t a t s , i n d i q u a n t l e n o m b r e d e d o c u m e n t s i d e n t i f i é s . U n s i m p l e c l i c s u r l e b o u t o n

"Afficher" p e r m e t d e v i s u a l i s e r l e s d o c u m e n t s d e l a l i s t e .

Il existe également un mode de recherche combinatoire qui permet de combiner à v o l o n t é l e s c r i t è r e s d e r e c h e r c h e s u n i t a i r e s d é j à e f f e c t u é e s p a r l e s o p é r a t e u r s b o o l é e n s ( E t , O u , S a u f ) . C e m o d e d e r e c h e r c h e p e r m e t d e r é a l i s e r d e m a n i è r e t r è s s o u p l e d e s r e c h e r c h e s d ' u n e g r a n d e c o m p l e x i t é .

Il est également possible à l’utilisateur d'enregistrer les stratégies de recherches d é j à e f f e c t u é e s , d e m a n i è r e à l e s r é -exploiter ultérieurement au niveau de l'arbre S t o c k a g e

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R e c h e r c h e

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§ Recherche personnalisée :

La recherche personnalisée est une forme de Recherche par l'exemple (Query By

E x a m p l e) , o ù c h a q u e u t i l isateur peut personnaliser et exploiter les formulaires de r e c h e r c h e s p é c i f i q u e s q u ' i l a c r é é s e n f o n c t i o n d e s e s b e s o i n s .

Un ensemble de formulaire QBE, livrés en standard avec OneDoc, est accessible à t o u s l e s u t i l i s a t e u r s .

Description Fonctionnelle de OneDoc

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O n e D o c d i s p o s e d 'un mode de navigation à travers une zone de liste hiérarchique, qui p e r m e t d e c o n s t i t u e r d e s s é l e c t i o n s d e d o c u m e n t s p a r u n s i m p l e c l i c s u r l ’ u n d e s e s é l é m e n t s . C e m o d e d e n a v i g a t i o n e s t t r è s p u i s s a n t : il permet d'avoir une vision globale e t m u l t i f o r m e s u r l e p a t r i m o i n e d e c o n n a i s s a n c e s g é r é p a r l ’ e n t r e p r i s e .

O u t r e l e s é l é m e n t s d e n a v i g a t i o n p a r t a g é s o u p u b l i c s , c h a q u e u t i l i s a t e u r p o s s è d e l a f a c u l t é d e c r é e r s e s p r o p r e s o b j e t s d e n a v i g a t i o n s o r g a n i s é s e t c l a s s é s d a n s d e s d o s s i e r s . L ’ u t i l i s a t e u r p e u t p a r e x e m p l e d i s p o s e r d e s é l é m e n t s s u i v a n t s :

§ Objet "Thesaurus"

L ’ o b j e t T h é s a u r u s e s t c o n s t i t u é d e t o u t e u n e l i s t e h i é r a r c h i q u e c o n t e n a n t l e s descripteurs qui le composent. En cliquant sur chacun des descripteurs, l’utilisateur d é c l e n c h e a u t o m a t i q u e m e n t u n e r echerche dans la base de données documentaires p o u r a f f i c h e r d a n s l a z o n e d e r é s u l t a t l a s é l e c t i o n d e s d o c u m e n t s t r o u v é s .

§ Objet "Catégories"

L’objet Catégories permet également de naviguer à travers la base documentaire par c a t é g o r i e .

§ Objets Recherches

L es Objets Recherches sont constitués des recherches préalablement enregistrées à p a r t i r d ' u n f o r m u l a i r e d e r e c h e r c h e .

§ Objets Casiers

L e s O b j e t s C a s i e r s c o n t i e n n e n t d e s d o c u m e n t s d é p o s é s m a n u e l l e m e n t p a r l’utilisateur.

L a z o n e d e n a v i g a t i o n e s t a i n s i c o n s ti t u é e d e t r o i s e s p a c e s d e t r a v a i l p r i n c i p a u x :

§ Portal Space:

Cette zone contient les liens vers l’ensemble des portails Web fréquemment accédés p a r l ’ u t i l i s a t e u r ( s i g n e t s ) , p a r e x e m p l e MyYahoo®, MyLycos® ou encore OnePortal, l e p o r t a i l d ’ i n f o r m a t i o n s d ' e n treprise édité par OneCor.

§ Knowledge Space:

C e t t e z o n e e s t é g a l e m e n t c o n s t i t u é e d e t r o i s d o s s i e r s . A i n s i , l ’ o r g a n i s a t i o n particulière des objets de navigation permet de tracer une véritable cartographie de t o u s l e s g i s e m e n t s d e c o n n a i s s a n c e s e x i s t a n t a u s ein de l'entreprise (connaissances p e r s o n n e l l e s , p a r t a g é e s o u p u b l i q u e s ) e t d e t r a d u i r e d e f a ç o n c l a i r e l ' o r g a n i s a t i o n i n t e r n e d e l ' e n t r e p r i s e .

§ Personnal Folder: Ce dossier contient l’ensemble des objets de navigation personnels de l’utilisateur.

§ Public Fo lder: C e d o s s i e r c o n t i e n t l e s o b j e t s d e n a v i g a t i o n a c c e s s i b l e s à t o u s l e s u t i l i s a t e u r s .

§ Shared Folder: C e d o s s i e r c o n t i e n t l ’ e n s e m b l e d e s o b j e t s d e n a v i g a t i o n p a r t a g é s , c ’ e s t à d i r e s p é c i f i q u e s à u n g r o u p e d ' u t i l i s a t e u r s d o n n é .

§ Application Space:

Navigation

Description Fonctionnelle de OneDoc

(19)

L a c o n s u l t a t i o n d e s d o c u m e n t s s ’ e f f e c t u e à p a r t i r d e l a l i s t e d e d o c u m e n t s r é s u l t a n t d ' u n e o p é r a t i o n d e r e c h e r c h e o u d e l a s é l e c t i o n d ' u n é l é m e n t d e n a v i g a t i o n . L a l i s t e d e s d o c u m e n t s p e r m e t à l ’ u t i l i s a t e u r d e r é a l i s e r d i v e r s e s m a n i p u l a t i o n s :

§ Tri, Marquage et Déploiement des documents liés

Il est également possible de réaliser des actions spécifiques pour chaque docum ent.

§ Modification, Suppression, Impression, Envoi vers…

Un simple clic sur le nom d’un document affiche à la fois ses propriétés, ses liens et s e s c o n t e n u s . L e c o n t e n u d u d o c u m e n t p e u t ê t r e v i s u a l i s é à l ' a i d e d e l ' o u t i l OneDoc V i e w e r o u s i n é c e s s a i r e à l ’ a i d e d ’ a u t r e s o u t i l s (p l u g -i n s , A c t i v e X o u a p p l e t s).

Le document est visualisé soit directement depuis l'explorateur, soit dans une fenêtre externe.

Description Fonctionnelle de OneDoc

C o n s u l t a t i o n

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La Technologie COLD : Conversion de Fichiers d'Impression en Archives A c c e s s ibles par des Opérations de Recherche

L e m o d u l e OneDoc COLD ajoute une nouvelle fonctionnalité à la plate -forme de gestion d o c u m e n t a i r e e t d e g e s t i o n d e c o n n a i s s a n c e O n e D o c .

A v e c O n e D o c C O L D , l e s f i c h i e r s d ’ i m p r e s s i o n ( f i c h i e r s s p o o l ) s o n t a u t o m a t i q u e m e n t t r a i t é s e t r e n d u s a c c e s s i b l e s a u x o p é r a t i o n s d e r e c h e r c h e .

Rappel

Les ordinateurs centraux et départementaux produisent en général de gros volumes de données diverses : statistiques, balances, factures, etc. Dans les entreprises de grande taille, ce volum e p e u t a t t e i n d r e p l u s i e u r s c e n t a i n e s d e m i l l i e r s d e p a g e s p a r j o u r . Ces données sont habituellement envoyées vers une imprimante départementale pour y ê t r e i m p r i m é e s : si le volume quotidien de fichiers d’impression est élevé, la quantité de p a p i e r p r o d u i t e p e u t ê t r e é n o r m e .

L’étape suivante a consisté à envoyer le résultat de ces impressions sur des microfiches p l u t ô t q u e v e r s u n e i m p r i m a n t e . C e f u t l ’ a v è n e m e n t d e l a t e c h n o l o g i e COM (Computer Output on Microfilm) , q u i p r é s e n t a i t p l u s i e u r s a v a n t a g e s : r é d uction des dépenses de transport, simplification de la distribution plus facile, réduction de l’espace de rangement n é c e s s a i r e ( p l u s d e p a p i e r ) .

L’utilisation généralisée du disque optique l’a progressivement imposé comme support d e s t o c k a g e ( d i s q u e l a s e r WORM par exemple). Le processus de stockage lié à ce type d e s u p p o r t e s t a p p e l é COLD (Computer Output on Laser Disc), e t l e t y p e d e d i s q u e l a s e r l e p l u s f r é q u e m m e n t u t i l i s é e s t l e C D -ROM.

L e s f i c h i e r s p r o d u i t s p a r l e s o r d i n a t e u r s c e n t r a u x e t d é p a r t e m e n t a ux sont des fichiers d’impression o u f i c h i e r s s p o o l . C e s o n t e n g é n é r a l d e s f i c h i e r s t r è s v o l u m i n e u x - p l u s i e u r s c e n t a i n e s d e m é g a -o c t e t s p a r f i c h i e r -.

L e s t o c k a g e s u r d i s q u e d e c e s é n o r m e s f i c h i e r s l e s r e n d t r è s d i f f i c i l e s à m a n i p u l e r . C h a q u e f i c h i e r s po o l c o n t i e n t u n e n -t ê t e d é c r i v a n t l e c o n t e n u d u f i c h i e r : c ’ e s t c e c h a m p s q u i e s t u t i l i s é p o u r r e t r o u v e r l ’ i n f o r m a t i o n , u n n u m é r o d e c l i e n t p a r e x e m p l e . Description

L e m o d u l e OneDoc COLD a été développé pour assurer l’automatisation du processus d e s t o c k a g e d e s f i c h i e r s d ’ i m p r e s s i o n s u r d i s q u e s d u r s o u d i s q u e s c o m p a c t s o u p o u r p e r m e t t r e l e u r p u b l i c a t i o n s u r I n t e r n e t .

Ce module permet également de structurer l’information et d’effectuer des recherches e n t e x t e i n t é g r a l . P o u r l ’ u t i l i s a t e u r , l ' a v a n t a g e e s t i m m é d i a t : l e s g r o s f i c h i e r s s o n t s c i n d é s e n f i c h i e r s d e p e t i t e t a i l l e b e a u c o u p p l u s f a c i l e s à m a n i p u l e r e t c o n t e n a n t c h a c u n u n c h a m p s o u e n -tête descriptive.

C e s p e t i t s f i c h i e r s s o n t i n d e x é s e n t e x t e i n t é g r a l e t d e v i e n n e n t d o n c a c c e s s i b l e s a u x p r o c é d u r e s d e recherche. L’utilisateur peut ainsi effectuer des recherches sur chacun d e s m o t s c o n t e n u s d a n s c e s f i c h i e r s a i n s i q u e s u r l e s c h a m p s d ’ e n -tête des fichiers.

OneDoc COLD

Description Fonctionnelle de OneDoc

(21)

OneDoc COLD détecte automatiquement la présence de nouveaux fichiers d’impression dans u n r é p e r t o i r e , r é p a r t i t c e s f i c h i e r s e n p l u s i e u r s f i c h i e r s s é p a r é s , l e u r a j o u t e d e s champs structurés et indexe rapidement la totalité de l'information qu’ils contiennent.

U n e f o i s e f f e c t u é s l e s c o n t r ô l e s d ’ i n t é g r i t é e t d e q u a l i t é , l ’ i n d e x p e u t ê t r e p u b l i é s u r d i s q u e c o m p a c t o u s u r I n t e r n e t .

L e m o d u l e O n e D o c C O L D p e u t é g a l e m e n t ê t r e u t i l i s é p o u r d i v i s e r e n f i c h i e r s s é p a r é s des fichiers texte, des archives de messagerie électronique, des informations provenant d ' I n t e r n e t o u t o u t e a u t r e i n f o r m a t i o n s t o c k é e d a ns un fichier texte.

A v e c l e m o d u l e d e p u b l i c a t i o n s u r d i s q u e c o m p a c t OneDoc CD Publisher i n t é g r é a u l o g i c i e l O n e D o c , O n e D o c C O L D s u p p o r t e l a d i f f u s i o n d ’ i n d e x e t d e g r o s v o l u m e s d e d o n n é e s s u r d i s q u e s m u l t i p l e s , q u i p e u v e n t e n s u i t e ê t r e a c c e s s i b l e s à t r a vers un juke- b o x o u u n e t o u r d e d i s q u e s c o m p a c t s .

I l e s t é g a l e m e n t p o s s i b l e d e p u b l i e r l e m o t e u r d e r e c h e r c h e d e O n e D o c s u r l e d i s q u e c o m p a c t p o u r c r é e r u n d i s q u e a u t o n o m e .

L e l o g i c i e l O n e D o c p e r m e t d e p a r t a g e r d e s d o n n é e s i d e n t i q u e s à t r a v e r s l e r é s e a u Internet et dans un Intranet d'entreprise. La flexibilité de OneDoc permet à l’utilisateur d e p e r s o n n a l i s e r e n t i è r e m e n t l ’ i n t e r f a c e d e r e c h e r c h e d u l o g i c i e l ( p a r e x e m p l e e n l i m i t a n t l e s p r o c é d u r e s d e r e c h e r c h e à c e r t a i n s c h a m p s ) e t d e c o n c e v o i r u n m a s q u e p e r s o n n a l i s é q u i c o r r e s p o n d e a u m o d è l e o r i g i n a l d u d o c u m e n t .

Fonctionnement

L e p r o c e s s u s d ’ a r c h i v a g e p a r O n e D o c C O L D d e s f i c h i e r s d ’ i m p r e s s i o n s u r d i s q u e c o m p a c t s e c o m p o s e d e s s e p t é t a p e s s u i v a n t e s :

§ Identification du Fichier d’Impression :

l e s f i c h i e r s prêts à être traité sont envoyés dans un répertoire spécifique, où OneDoc COLD vérifie l'arrivée de nouveaux fichiers. Dès qu’un nouveau fichier est détecté, le p r o g r a m m e c o m m e n c e à l e t r a i t e r .

§ Division du Fichier d’Impression :

L e s f i c h i e r s d ’ i m p r e s s i o n é t a n t e n g é n é r a l t r è s v o l u m i n e u x , i l e s t p l u s a i s é d e l e s scinder avant de poursuivre le déroulement du processus. la méthode de division des f i c h i e r s p e u t ê t r e c o n t r ô l é e a v e c u n s c r i p t .

P e n d a n t l e d é r o u l e m e n t d u p r o c e s s u s d e d i v i s i o n d e s f i c h i e r s , O n e D oc COLD crée a u t o m a t i q u e m e n t u n e a r b o r e s c e n c e d e s o u s -r é p e r t o i r e s e n a f f e c t a n t u n c e r t a i n nombre de fichiers par répertoire, afin d’optimiser la vitesse d'accès aux fichiers. La v a l e u r d ’ a f f e c t a t i o n p a r d é f a u t e s t d e 2 5 6 f i c h i e r s p a r r é p e r t o i r e .

§ Conversion des Jeux de Caractères :

Pendant le déroulement du processus de division des fichiers, certaines chaînes de c a r a c t è r e s p r é s e n t e s d a n s l e s f i c h i e r s t e x t e p e u v e n t ê t r e a u t o m a t i q u e m e n t r e m p l a c é e s p a r d ’ a u t r e s c h a î n e s d e c a r a c t è r e s c h o i s i e s p a r l ’ u t i l i s a t e u r.

Description Fonctionnelle de OneDoc

(22)

§ Ajout de la Structure :

L ’ a d m i n i s t r a t e u r d u s y s t è m e d o i t é c r i r e u n f i c h i e r s c r i p t p e r m e t t a n t l e c o n t r ô l e d u p r o c e s s u s d e d i v i s i o n ( O n e D o c C O L D p r o p o s e u n f i c h i e r s c r i p t p a r d é f a u t ) . I l e s t p o s s i b l e d e s p é c i f i e r d a n s l e s c é n a r i o l e n o m d e l ' i n d e x à produire et également les c r i t è r e s d e d i v i s i o n d e s f i c h i e r s d ’ i m p r e s s i o n : division en fonction d’une longueur f i x e o u l o r s d e c h a q u e o c c u r r e n c e d ' u n e c e r t a i n e c h a î n e d e c a r a c t è r e s .

L ’ a j o u t d e c h a m p s e t d e c o n c e p t s d a n s l ' i n d e x p e u t é g a l e m e n t ê t r e s p é cifié dans le s c é n a r i o : l ’ e n -tête de chaque fichier d’impression contient en général ces données.

Les champs supplémentaires utilisent le format XML, à l’instar des autres produits de la plate -f o r m e l o g i c i e l l e O n e D o c .

§ Création de l'Index :

Après la divi s i o n d e s f i c h i e r s e t l e u r r é p a r t i t i o n d a n s l e s s o u s -répertoires et après l ’ a j o u t d e l a s t r u c t u r e , O n e D o c C O L D p r o c è d e à l a c o n s t r u c t i o n d e l ' i n d e x , e n fonction des spécifications contenues dans le fichier script. Le programme affecte un n o m u n i q u e à c h a q u e i n d e x d ’ a p r è s u n e c o n v e n t i o n d e n o m m a g e a u t o m a t i q u e .

§ Additif :

E n p r o c é d a n t à l a n u m é r i s a t i o n d e s é t a t s p a p i e r s i m p r i m é s p a r l e s f i c h i e r s d ’ i m p r e s s i o n , i l e s t p o s s i b l e d ’ u t i l i s e r l e s i m a g e s a i n s i o b t e n u e s c o m m e u n a d d i t i f p e r m e t t a n t d e v i s u a l i s e r l e s f i c h i e r s s é p a r é s d a n s l e u r f o r m a t o r i g i n a l à l ’ a i d e d u navigateur Internet.

§ Gravure du CD ou publication sur le web :

L e m o d u l e d e p u b l i c a t i o n s u r d i s q u e c o m p a c t d e O n e D o c , OneDoc CD Publisher, p e r m e t à l ’ u t i l i s a t e u r d e c r é e r s o n p r o p r e d i s q u e c o m p a c t i n d e xé c o m p l é t é p a r l e moteur de recherche de OneDoc, ou de publier avec OneDoc Server ces informations s u r I n t e r n e t o u s u r l ’ I n t r a n e t d e l ’ e n t r e p r i s e .

L e s d i s q u e s c o m p a c t s c r é é s p a r l e m o d u l e OneDoc CD Publisher sont compatibles a v e c l a p l u p a r t d e s j u k e -box e xistants.

En plus des opérations de recherche portant sur les champs, les utilisateurs peuvent a i n s i e f f e c t u e r d e s r e c h e r c h e s d a n s l e t e x t e i n t é g r a l d u d o c u m e n t , p a r e x e m p l e r e c h e r c h e r u n n o m d e c l i e n t o u u n e v i l l e e t e x p l o i t e r a u m a x i m u m l ’ e n s e m b l e d e s f o n c t i o n n a l i t é s d e r e c h e r c h e d e O n e D o c .

S i l e s d o n n é e s s o n t p u b l i é e s s u r I n t e r n e t a v e c O n e D o c S e r v e r , i l e s t p o s s i b l e d e n u m é r i s e r l e d o c u m e n t o r i g i n a l e t d e l ’ e m p l o y e r c o m m e f o n d d ’ é c r a n p o u r l a v i s u a l i s a t i o n d e s f i c h i e r s d i v i s é s , c e q u i d o n n e à l ' u t i l i s a t e u r l ’ i m p r e s s i o n d ’ a v o i r s o u s l e s y e u x l ’ o r i g i n a l d u d o c u m e n t .

Description Fonctionnelle de OneDoc

(23)

L ’ a r c h i t e c t u r e d e d é v e l o p p e m e n t d e O n e D o c e s t u n e a r c h i t e c t u r e m u l t i -niveaux :

§ Partie Serveur :

L a P a r t i e S e r v e u r e s t d é v e l o p p é e s e l o n l e s p r i n c i p e s d e l ’ A r c h i t e c t u r e MVC (Model-V i e w -Controller) b a s é e s u r l a t e c h n o l o g i e Java2 Entreprise Edition® : Servlets, JSP, JavaBeans e t Entreprise JavaBeans.

§ Partie Client

La Partie Client est un programme léger accessible via un navigateur du marché c o m m e Netscape® o u Internet Explorer®, et développé à l'aide des langages et m é t a l a n g a g e s Javascript,HTML, DHTML, XML, XHTML .

L e l a n g a g e d e d é v e l o p p e m e n t r e t e n u p o u r l e d é v e l o p p e m e n t d e O n e D o c e s t Java® . L e s s t a n d a r d s d e S y s t è m e s d e G e s t i o n d e B a s e s d e D o n n é e s r e t e n u s s o n t SQL (Structured Query Language), JDBC (Java DataBase Connectivity).

L e s t a n d a r d d e c o n n e c t i v i t é r é s e a u c h o i s i e s t TCP/IP.

L e s s y s t è m e s d ' e x p l o i t a t i o n s u p p o r t é s p a r O n e D o c s o n t l e s s u i v a n t s :

§ Microsoft Windows 95, 98, ME, NT, 2000®

§ Linux®

§ Sun Solaris®

§ IBM AIX®

§ MacOS®.

L e s Sy s t è m e s d e G e s t i o n d e B a s e s d e D o n n é e s s u p p o r t é s p a r O n e D o c s o n t l e s s u i v a n t s :

§ MYSQL®

§ MS SQL Server®

§ Sybase®

§ Oracle®

§ Informix®

Les standards technologiques supportés par OneDoc en matière de télécommunications e t d e l a n g a g e s d e d é v e l o p p e m e n t s o n t l e s s u i vants :

§ TCP

§ HTTP, HTTPS, SSL, WEBDAV

§ HTML, CSS

§ JAVA2EE®

§ WAP, WML

§ XML, XSL

§ SOAP, JXTA

§ LDAP, MIME

§ JavaScript, DHTML

§ Unicode

L e s p r i n c i p a u x s t a n d a r d s d o c u m e n t a i r e s s u p p o r t é s p a r O n e D o c s o n t l e s s u i v a n t s :

§ ISO (p o u r l e t h é s a u r u s , l e s a u t e u r s , l e s c a t é g o r i e s )

§ ODMA etc.

Spécifications Techniques de OneDoc

A r c h i t e c t u r e

S y s t è m e s d ’ E x p l o i t a t i o n

SGBD

S t a n d a r d s T e c h n o l o g i q u e s

S t a n d a r d s D o c u m e n t a i r e s

Références

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