• Aucun résultat trouvé

Gestion de documents

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Partager "Gestion de documents"

Copied!
66
0
0

Texte intégral

(1)

Axe Ingénierie des Systèmes d’Informations

Gestion de documents électroniques

(et le travail collaboratif assisté par ordinateur)

Philippe BEAUNE

Philippe.Beaune@emse.fr

(2)

Objectifs

Découvrir différents aspects du document numérique en entreprise :

les outils, les formats, les usages, ...

Et permettre une réflexion sur :

les impacts sociaux, organisationnels, ...

Aquérir, au passage, une autre vision de l’informatique

(3)

Moyens pédagogiques

Suppression des conférences (industrielles) et des visites en entreprises :

EDI, ERP, EAI, sécurité, co-revue de projets, perspectives, ...

(cf. http://www.emse.fr/~beaune/supports)

Découverte de CVS et XML (cours et TP)

Utilisation obligatoire dans votre projet d'axe de CVS (programmation, documentation, ...) et présence d'une partie XML dans chaque projet

Une conférence obligatoire sur les aspects juridiques

Notation de l'U.P. sur les T.P. (à rendre par mél) ; la note du projet d'axe incluera l'utilisation de CVS et la

(4)

Emploi du temps

Jeudi 21 septembre 2006 matin

Cours : généralités et CVS

Vendredi 22 septembre 2006 matin

TP : CVS (sans, puis avec, Eclipse)

Jeudi 28 septembre 2006 matin

Cours : XML

Lundi 23 octobre 2006 matin

TP : XML 1

Jeudi 26 octobre 2006 matin

TP : XML 2

Jeudi 14 décembre 2006 matin

Conférence : aspects juridiques du document numérique (présence active requise)

(5)

Quelques généralités sur le document numérique (1)

Document : contenant, contenu, médium

Contenant : effacement du support, structure (logique/restitution), formats

Contenu : «contrat de lecture», traitement

automatique du sens (cf. Web Sémantique par ex.),inscription -> texte informé, sens ->

connaissances

Médium : phénomène social, légitimité d'une info

cf. RTP DOC : http://rtp-doc.enssib.fr/

(6)

Le document numérique (2)

Document papier : édité, lu ou traité, diffusé, archivé, (perdu ?)

Document numérique : édité, retouché, traité, retouché, diffusé, traité autrement, archivé, traité encore autrement, retouché encore une fois, …

(7)

Le document numérique (3)

Des formats …

Des outils …

… pour produire, traiter, archiver, retraiter, diffuser, … une information

(8)

Nouvelles conceptions de l’organisation

(J-Y PRAX, Manager la connaissance dans l’entreprise)

<< Pour rester réactive face à un environnement de plus en plus instable, incertain et complexe, l’organisation est

davantage perçue comme un processus de transformation permanente que comme un état fini, elle est pilotée par ses finalités plutôt que par ses structures, elle favorise la

coopération et la transversalité, en autorisant la construction collective de l’intelligence, elle produit du sens. Les

nouveaux modes d’organisation : par projets, par processus, le fonctionnement en réseau, l’ingénierie simultanée, la

dynamique qualité sont fondés sur l’intelligence collective.>>

(9)

Inadaptation des S.I.

Bases de données structurées = 5% des informations d’une entreprise

Trop rigides : principes de fonctionnement d’une entreprise évoluent plus vite que l’analyse du S.I., décalage permanent, …

Algorithmique : résolution de problèmes compliqués, solutions multiples mais déductibles par l’analyse

(10)

Les NTIC (J-Y PRAX)

« La limite principale des systèmes

d’informations traditionnels est qu’il ne

prennent pas en compte la majeure partie de l’information que l’entreprise produit et gère ; celle qui n’est pas structurée, celle qui n’obéit ni à une rationalité prédéterminée ni à des

traitements standards. »

(11)

Contenu du cours

Passer en revue quelques outils informatiques favorisant le travail collaboratif

Voir leurs avantages, leurs inconvénients, les

précautions à prendre, l’applicabilité dans un contexte intra-entreprise, inter-entreprise, ...

Qu’est-ce qui change lorsqu’on numérise l’information ?

En tirer des généralités ?

(12)

Plan

1. Coopération / Groupware : généralités 2. Des outils

mél, forum, chat, agenda, édition, stockage, vidéoconférence, EDI, Workflow, …

3. Mise en place d'un projet de Groupware

4. Versionnage, CVS

(13)

Groupware / collecticiel

Groupware is intentional GROUP processes and

procedures to achieve specific purposes plus softWARE tools designed to support and facilitate the group’s work.

Collecticiel (AFCET) : un ensemble de techniques et de méthodes qui contribue à la réalisation d’un objectif

commun à plusieurs acteurs, séparés ou réunis par le temps et l’espace, à l’aide de tout dispositif interactif faisant appel à l’informatique, aux télécommunications et aux méthodes de conduite de groupe.

(14)

Groupware

Groupware technique : communications ou conférences à distance et asynchrone, capitalisation, traçabilité, accès

immédiat et pertinent aux infos, gestion automatique des flux d’infos, gestion plannings

Groupware organisation : réduction déplacements, réduction des coûts de manip papier, faciliter décisions (accès infos), diminuer les erreurs par monitoring des processus

Groupware stratégie : apprendre à «apprendre ensemble»,

esprit d’équipe, démarche de changement permanent, partager vision commune, améliorer l’image technologique

(15)

Coopération / Groupware (1)

Les collecticiels (groupware) étendent les possibilités du travail coopératif (CSCW)

Efficacité centrée processus

=> évolution des entreprises :

décentralisation, autonomie des groupes

rapidité d’adaptation / environnement instable

qualité des processus administratifs

conception plus rapide

distributions organisationnelle & géographique

(16)

Le groupe dans le temps & l’espace

même instant instants différents

même lieu réunion planning

réu él. agenda partagé

à distance téléphone courrier

vidéoconf mél

Coopération / Groupware (2)

(17)

Coopération / Groupware (3)

La taille et la durée du groupe

petit grand

temporaire mél, forum sondage par formulaire électronique électronique

permanent base de doc. agenda partagé,

partagée annuaire électronique

(18)

Un groupe est constitué d’humains

l’outil change les rapports sociaux

≠ activités (exécution, assistance, demande, décision, exploration)

dynamique de groupe (confiance, …)

changement des organisations

management : des 3S (stratégie, structure,

système) aux 3P (projet, processus, personne)

Coopération / Groupware (4)

(19)

Coopération / Groupware (5)

« La confiance est un facteur déterminant de la performance collective et en particulier dans le cas des communautés virtuelles ou/et d’équipes dont la production est à forte intensité immatérielle. Même si, d’expérience ou d’intuition, nous partageons tous cette conviction, les mécanismes de création de la confiance restent énigmatiques et peu maîtrisables : la confiance, qu’est-ce que c’est ? Comment la créer ? À quelle rationalité obéit-elle ? »

« Nous sommes capables de confier notre santé et notre vie à un médecin parfaitement inconnu au seul prétexte qu’il a obtenu un diplôme national que nous ne vérifions même pas, alors que nous hésiterons à confier les clefs de notre véhicule à un laveur de vitre »

(20)

Les fonctionnalités du groupware :

communication interpersonnelle

coordination

collaboration

mémoire de groupe

Repenser le système d’information …

… et d’autres choses

Coopération / Groupware (6)

(21)

Objectif du groupware : améliorer (… ?) d’où une adaptation à l’entreprise et quelques

précautions de base :

administration à moindre coût

disponibilité, et réactivité aux pannes

adaptabilité aux évolutions de l’entreprise

pérennité

ouverture (standards, extensibilité, composabilité)

Coopération / Groupware (7)

(22)

Une architecture adaptée; exemple d’une architecture distribuée :

connexion simple entre 2 PC par RTC

providing (centralisation, réplication)

interconnexions de réseaux locaux

… et ne pas oublier les contraintes de sécurité

Coopération / Groupware (8)

(23)

Un collecticiel est un système multi-utilisateur :

espace de production (modèle conceptuel)

ex. : édition partagée

espace de coordination (aspect dynamique)

ex. : workflow

espace de communication (échanges)

ex. : vidéoconférence

Coopération / Groupware (9)

(24)

Le trèfle fonctionnel

espace de production

espace de communication

espace de coordination

édition partagée

mél

chat forum

agenda

workflow

Visio-conf

(25)

Les enjeux du Groupware

Faciliter la coordination de participants

Faciliter la communication entre les membres

Faciliter la cohésion du groupe

Favoriser l’implication individuelle des membres

Faciliter le partage des ressources entre les participants

Faciliter l’organisation du groupe

(26)

Des outils : définition

Définition :

Le groupware est l’ensemble des

technologies et des méthodes de travail associées qui, par l’intermédiaire de la

communication électronique, permettent le partage de l’information sur un support

numérique par un groupe engagé dans un travail collaboratif (Courbon & Tajan)

(27)

Un peu d’histoire

En 1968 : NLS (oNLineSystem), Standford Research Institute, co-rédaction à 17

personnes réparties sur tout le territoire des USA

En 1968 : démo de vidéo conférence par Doug Engelbart

(28)

Des outils : mél & forums

repose sur un système de messagerie

possibilité d’attachement

comm. asynchrone et archivage

facilite l'information d'un plus grand nombre

nombreux effets pervers (parapluie, langage, pub/spam, rédaction, inondation, …)

liste de diff. vs forum

gestion des méls par agents (cf. Maes)

(29)

Des outils : chat

Communication synchrone

Conférence à plusieurs

Echange de messages écrits

Facilité de mise en œuvre

(30)

Des outils : agenda électronique partagé

màj de son agenda et publication

recherche de rendez-vous (et déplacements)

problème de standard

pb de la maj : PDA, …

atteinte à la vie privée ?

… pb d’appropriation incontournable et d’engagement collectif

(31)

Des outils : édition conjointe

Circulation de fichiers => pb des versions, suivi de l’historique, …

édition conjointe synchrone : tableau blanc, partage d’applications, écran distant,

projection, …

édition conjointe asynchrone : cf. workflow

(32)

Des outils : stockage de données

Ftp, disques partagés, …

BdD réparties/distribuées

Distribution des données / traitement

Gestion des problèmes de concurrence, de fiabilité, de cohérence, d’optimisation de requêtes ou de transaction, … (verrous, réplications, …)

cf. SGDT, ERP, …

(33)

Des outils : vidéoconférence

Visioconférence + partage d’applications :

tableau blanc (bloc-notes)

bureautique

Application à la télémaintenance, télédiagnostic, coédition, …

Attention au comportement des acteurs

(34)

Des outils : réunion électronique

Salle aménagée (écrans claviers) mais discussions «face-à-face»

Projection d’un résultat (selon les méthodes)

Vote électronique

Analyse en direct

Rationalisation trop grande ?

(35)

Des outils : l’EDI

Echanges clients/fournisseurs/sous-traitants

Normalisations dès 1982 (ANSI)

EDIFACT (ISO) : adm., comm., transp.

Eviter les re-saisies (erreurs), accélérer les transmissions, …

Confidentialité, signature, … => réseaux

(36)

Des outils : Workflow (1)

Automatisation de tout ou partie d’une procédure administrative, durant laquelle des documents, des informations, ou des tâches sont passées d’un

participant à un autre pour une action, selon un ensemble de règles

Workflow : ad hoc (notes d’infos), administratif (ordres de missions), documentaire (production de documents), production (pilotage, cœur du métier de l’ent.)

(37)

Des outils : Workflow (2)

opération : élément exécutable par un acteur

acteur : personne en charge d’une op.

règles : gestion automatique des passages

circulation : séquentielle, parallèle, conditionnelle

mise en œuvre par formulaire él., et/ou par par BdD partagée (pour stockage)

(38)

Des outils : Workflow (3)

Amélioration des délais, de la qualité, de la fiabilité, de la confidentialité, … : permet de meilleures décisions

Suivi possible des procédures en cours

Meilleure vision de son travail mais … pression accrue

(Ré)organisation des procédures

Problèmes d’ouverture (standards ?)

(39)

Des outils : Workflow (4)

Besoin de flexibilité (utilisation de rôles vs.

acteurs)

Ne doit pas tuer la créativité

Doit être accepté par tous

Langages graphiques

Recherches sur flexibilité (avec agents), sur formalisations, …

(40)

GED

Objectifs : diminuer stockage et transactions, améliorer recherche, meilleure diffusion,

sécuriser, décentraliser le traitement

GED administrative, bureautique, documentaire, technique

Indexation et recherche

Enregistrement des documents définitifs, ou dès leur naissance ?

Aspects juridiques

(41)

Des outils : divers

Localisation/interruption (beep-beep-…)

Post-It électroniques

Ateliers de génie logiciel

Vidéo-projection d’un compte rendu live

Environnements de TCAO (génériques ou dédiés) : organisation de lieux communs de stockage (espaces virtuels) et fonctionnalités diverses

A tout ça, il faut ajouter maintenant la mobilité

(42)

Le trèfle fonctionnel

espace de production

espace de communication

espace de coordination

édition partagée versionnage

mél

chat

forum Visio-conf agenda

workflow

(43)

Mise en place d’un projet groupware

Diagnostic (problèmes, besoins)

Conception (pragmatique ; étudier/reconfigurer les processus, les structures, les compétences, ...)

Réalisation (coûts, délais, migration des systèmes organisationnels et applicatifs, prototypages

successifs)

Mise en place (maîtrise du changement et gestion de la surcharge de travail)

Pilotage (amélioration permanente, évaluation de la

(44)

Des pièges

mise en place lente

avantages difficiles à quantifier

les seniors rechignent

besoin de nouveaux rôles

résistance au partage d’informations

compétitions inter-personnelles

overdose d’informations

croire qu’il ne s’agit que de communications

problèmes de comptabilités techniques

restructurations ...

(45)

Du travail de groupe à la gestion des connaissances ?

Carré de Nonaka & Takeuchi

connaissance tacite

connaissance explicite connaissance tacite

connaissance explicite

socialisation

internalisation combinaison externalisation

(46)

Plan

1. Coopération / Groupware : généralités 2. Des outils

mél, forum, chat, agenda, édition, stockage, vidéoconférence, EDI, Workflow, …

3. Mise en place d'un projet de Groupware

4. Versionnage, CVS

(47)

versionnage : qu’est-ce ?

Un système de gestion de l'évolution (et

éventuellement de la co-production) d'un document ; et gestion des versions (concurrentes, parallèles)

Un système de gestion de versions : pour la programmation, les sites Web, les livres, …

Permet de garder des traces

Répond au problème des copies multiples dans une arborescence de versions différentes

Données centralisées sur un serveur

En extraire une partie pour travailler localement sur sa machine : travail en parallèle possible, aide à la

(48)

Versionnage : pourquoi ?

En Génie Logiciel :

Développement multi-plateforme, multi-license

Gestion de produits spécifiques qui évoluent, issus d'un tronc commun qui évolue également

Traçabilité de l'évolution d'un logiciel

Notion de release stable (versions majeures, mineures, alpha/beta)

Possibilité de travail collaboratif

Incitation à documenter les changements mêmes mineurs

Utilisable pour la production de n'importe quel document numérique, sous conditions ...

(49)

Versionnage : problématique

Cohérence : si plusieurs documents sont nécessaires à un projet et évoluent

Dépendances : si un document est modifié, quelques autres documents doivent l'être

Coordinations : si travail d'équipe

Consistance : si plusieurs version en parallèle

Archivage/historisation : permettre des retours en arrière

(50)

Versionnage : numérotation

M.m.p :

M = Major level ; modif fonctionnelle du produit, compatibilité non garantie

m = Minor level ; modif fonctionnelle d'une caractéristique

p = Patch level ; correction de bugs

Éventuellement ajout de d (développement), a (alpha), b (beta), puis RC (release candidate), numérotés :

4.0.8.b2 2.7.1.RC1

Éventuellement si M=O : en développement

Éventuellement si m impair : en développement, sinon stable

CVS fait autrement, mais offre la possibilité de «tags»

(51)

CVS : comment ça marche ?

On peut travailler avec un CVS en local (seul, ou partage de disque) ou sur un serveur (à

plusieurs, en client/serveur)

L’accès au serveur peut être non sécurisé (pserver) ou sécurisé (kerberos, ssh, …)

Travail local puis synchronisation avec la base

Pas sur modèle lock-modify-unlock

... mais sur modèle copy-modify-merge

(52)

L'outil standard diff

Standard sous Unix pour fichiers «texte» ; existe

sous d'autres OS, pour d'autres formats de fichiers

Diff fichier1 fichier2

Sortie de la forme :

n1 a n3,n4 n1,n2 d n3 n1,n2 c n3,n4

Exemple :

2c2,4

< voici la ligne 2 --

> voici la ligne 2 modifiée

> et la suivante ajoutée

(53)

L'outil historique rcs

Revision Control System

Fonctionne sur modèle lock-modify-unlock

Fichiers texte uniquement

ci <filename> : check in (crée <filename,v> et

demande un commentaire), voir les options

co -l <filename> : check out a working copy

rcsdiff -r1.2 [-r2.3] <filename>

rlog -r1.2 <filename>

(54)

rcs : versions et autres sélections

Par défaut : 1.1 puis 1.2 puis 1.3 ... à chaque ci

Option -r2.3 crée une version 2.3

Option -sToto : spécifie un état (Exp, Stab, Rel)

Option -wToto : spécifie l'auteur (sinon login)

Option -dDate : seulement pour co

Option -n : spécifie un nom symbolique pour ci

utilisable ensuite avec -r pour co

(55)

rcs : création de branches

Développement linéaire par défaut :

(1.1) -> (1.2) -> (1.3) -> (2.1) -> (2.2)

Pour créer une branche utiliser l'option -r avec par exemple -r1.3.1.1

(1.1) -> (1.2) -> (1.3) -> (2.1) -> (2.2) \----> (1.3.1.1)

Puis possibilité de recoller avec rcsmerge

(56)

rcs : substitution de mots-clés

rcs substitue ces chaines lors du co

$Author$

$Date$

$Id$ ou $Header$

$Revision$

$Log$

$Locker$

$Name$

$State$

(57)

rcs : limitations

Ne permet de travailler que sur un seul fichier à la fois (fichiers non liés, pas d'ensembles)

Ne travaille que localement, pas de réseau

(à plusieurs => partage nécessaire du disque)

Bloque l'accès au fichier «chargés»

(58)

CVS : principes

Concurrent Version System

Repository = référentiel (local ou client/serveur)

Modèle copy-modify-merge

Fichiers texte uniquement

Convient mêmes aux gros projets

Reprend les idées de base de rcs

Beaucoup d'implantations (inclus dans Linux, dans eclipse, existe aussi sous MSWindows)

(59)

CVS : fonctionnalités

CVS gère les numéros de versions et aide à gérer les conflits

CVS permet aussi de comparer les fichiers locaux avec ceux du référentiel (marche sur du texte ligne à ligne : ne pas

hésiter à aller à la ligne, ne pas tout mettre dans la base)

CVS permet d’avoir des historiques

CVS permet d’attacher des commentaires aux versions

CVS permet d’attacher des noms symboliques aux versions (tags)

CVS permet de créer des branches puis de fusionner

Attachement de scripts sur événements (avertissement par

(60)

CVS : quelques commandes

init : création d'un référentiel vide

import : mise en place initiale des fichiers

checkout : extrait une copie de travail des modules désirés

update : met à jour les fichiers d’une copie de travail par rapport aux versions de la base

commit : archive une version dans la base mais il faut synchroniser avant (avec update)

add puis commit : ajout d'un fichier

(61)
(62)

Puisque l'utilisateur Y veut apporter des modifs faites sur une version antérieure (à cause des modifs faites par X), cvs refusera le commit.

Y devra faire un update pour «merger» les modifs de X et les siennes. S'il n'y a pas de conflits, cvs le fait, sinon il avertit et Y doit faire les modifs.

(63)

CVS : accès au référentiel

5 méthodes d'accès :

accès direct (en local) : local

serveur simple (port 2401 par déf.) : pserver

serveur avec kerberos : kserver

serveur avec GSSAPI : gserver

serveur avec rsh/ssh : ext

cf. variable d'environnement CVSROOT

(64)

CVS : versions, sélections, branches

sélection par dates

sélection par tag

création de branches

(65)

La gestion de versions

Il n’y a pas que CVS … mais il est assez simple

Il est ouvert et gratuit

Il existe comme outils en ligne sur Linux

Il existe des versions GUI pour Windows et autres, et des interfaces Web

Il existe même une version serveur pour Windows NT

Il est intégré dans eclipse

Très utilisé dans l’Open Source

(66)

CVS : quelques conseils

Se limiter aux fichiers texte

Ne pas tout mettre dans CVS

Ne déposer dans la base CVS un fichier modifié qu’après être vraiment sûr qu’il

fonctionne bien avec le reste(compil, tests, …) à vos claviers …

Références

Documents relatifs

vous pouvez aussi supprimer des fichiers ou dossiers de l’archive : s´ electionner le fichier ou le dossier puis Delete dans l’option de menu Actions.. fermer l’archive : menu

Unité de recherche INRIA Rocquencourt, Domaine de Voluceau, Rocquencourt, BP 105, 78153 LE CHESNAY Cedex Unité de recherche INRIA Sophia-Antipolis, 2004 route des Lucioles, BP 93,

Pour ajouter un document, il faut utiliser le bouton [+] disponible en haut à droite, une fenêtre intitulée « Document » s’ouvre afin de renseigner le document

● Transformer GitTravail en dépôt Git, inclure dans le dépôt hello.c, créer un commit, puis un clone sur GitHub, contrôler systématiquement l’état du dépot. ●

 Pompe volumétrique : Transmission de l'énergie cinétique du moteur en mouvement de va-et-vient..  Pompe

sur son site internet plus de 1000 documents, a réalisé des retours d’expériences de gestion et dispose d’une liste d’espèces introduites dans les milieux aquatiques.. Les

Een besturingselement in een formulier bestaat uit twee delen: label en veld. Deze stap in het maken ven een formulier bepaald waar het label en het veld van een besturingselement ten

Choisir comme surface de référence le plan extrémité du plot en haut à gauche et le mode coaxial dans le menu [Placement] du panneau de commande et sélectionnez comme