La gestion de la base documentaire
Historique des révisions
Version Date Auteur Commentaires
V1 24/03/2021 Jean-Philippe
V2 08/02/2022 Hélène LE BORGNE Nouvelle charte
SOMMAIRE
Introduction _______________________________________________________________________ 4 . Ajouter un document à la base documentaire ________________________________________ 5 . Modifier un document de la base documentaire ______________________________________ 9 Conclusion _______________________________________________________________________ 17
Introduction
La base documentaire regroupe l’ensemble des fichiers utilisés dans l’application pour générer des documents avec des informations renseignées dans sa base de données. Les devis, les factures, les attestations fiscales, les fiches clients ou intervenants, sont générés au moyen des documents disponibles dans cette base. Vous allez apprendre comment s’utilise cette base documentaire.
Celle-ci est disponible dans le menu [Paramètres] avec l’outil [Base documentaire]:
Cet outil n’est disponible que pour les personnes habilitées à consulter/modifier la base documentaire ; il est souvent réservé aux responsables des structures qui disposent d’une habilitation « Administrateur Tête de réseau ».
Ajouter un document à la base documentaire
Pour ajouter un document, il faut utiliser le bouton [+] disponible en haut à droite, une fenêtre intitulée « Document » s’ouvre afin de renseigner le document que vous souhaitez ajouter à la base documentaire : ce document est en général un fichier au format Word (.doc) ou Excel (.xls). Cela peut aussi être des documents d’autres types (des fichiers PDF par exemple), mais ceux-ci ne seront pas exploités pour générer des documents en fonction des informations renseignées dans l’application.
Voici un exemple d’ajout d’un document « Fiche contact.doc » qui permet d’éditer quelques renseignements sur un client à partir de sa fiche client :
Il faut ensuite renseigner la fenêtre « Préference de diffusion de ce document sur le réseau ».
Il faut d’abord choisir une option de diffusion du document :
- ... sur une agence : pour que ce document ne soit disponible que pour l’agence sélectionnée à la suite de ce choix, - ... sur plusieurs agences : pour qu’il soit disponible sur plusieurs agences sélectionnées dans le champ “Nbre services” à l’aide du bouton [Loupe],
- ... sur le réseau national : pour qu’il soit disponible pour tout le monde (pour toutes les agences).
L’option « Type » sera toujours « Modèles » ; dans le cas contraire c’est que vous savez que vous avez affaire à un cas très particulier qui n’est pratiquement jamais utilisé.
Le champ « Contexte » doit être choisi en fonction de l’outil que vous utilisez pour afficher ou imprimer votre modèle : si vous souhaitez utiliser ce modèle à partir d’une fiche client, alors le contexte à choisir est « Client ».
Le choix des mots clefs dépend du contexte du document. Si vous enregistrez un document dans le contexte « Facture client », vous ne pourrez l’utiliser que lors de l’édition de factures clients, vous ne pourrez pas l’utiliser lors de l’édition à partir d’une fiche client ou d’une facture organisme…
Dans le champ « Services Possibles », vous cochez le ou les services pour lesquels vous souhaitez utiliser le document.
Et vous terminez par ajouter une description dans le champ correspondant, c’est elle qui vous permettra de mieux identifier le document dans la base ; il peut être identique au nom du fichier.
Votre nouveau document est maintenant disponible dans la base documentaire, il a été chargé sur votre serveur applicatif.
Ouvrez maintenant une fiche client et cliquez sur le bouton [IMPRIMER / ENVOYER] pour utiliser ce nouveau document ; si vous avez plusieurs documents dans le contexte « Client », il faudra le sélectionner dans la fenêtre qui s’affichera, si vous n’avez qu’un seul document dans ce contexte, il s’ouvrira alors directement :
Vous obtenez le résultat suivant :
Modifier un document de la base documentaire
• Récupérer un document de la base documentaire
Pour modifier un document de la base documentaire, il faut d’abord le récupérer sur votre poste de travail. Pour cela, sélectionnez le document désiré dans la liste de la base documentaire et cliquez sur le bouton [OUVRIR], puis [Importer le fichier en local]. Une fenêtre « Attention – Vous devez renseigner le répertoire temporaire » peut s’afficher, cliquez alors sur [OK] pour continuer, et sélectionnez le répertoire de destination du document que vous validerez par [Ouvrir] :
Exemple de facture
Le document que vous venez de récupérer peut s’afficher directement dans votre traitement de texte après son téléchargement. Pour le moment, fermez le document car il est conseillé d’en faire une sauvegarde avant de le modifier.
Ainsi, rendez-vous dans le répertoire où vous avez enregistré le document à l’aide de l’explorateur de fichiers, faites-en une copie de sauvegarde, puis ouvrez le fichier l’original :
Voici une partie du contenu du fichier modèle de document que vous venez de récupérer :
C’est un simple document Word, avec des mots clefs qui sont remplacés par les informations renseignées dans La Solution Web Apologic auxquels ils font référence. Par exemple, le mot clef
@CLT_NOM est remplacé par le nom du client auquel il fait référence dans l’appplication.
@CLT_PRENOM affiche le prénom du client, et @CLT_DATE_NAISS affiche la date de naissance de la personne dont il est question.
La liste des mots clefs possibles dans La Solution Web Apologic est disponible dans le menu [ ?] >
[Accès au Guide des mots-clés] :
Pour insérer un mot clef, avec l’application Microsoft Word, il faut se rendre dans le menu [Insertion]
pour utiliser l’outil [QuickPart] et insérer un [Champ…] :
Il faut terminer par la sélection d’un [ChampFusion] en renseignant le mot clef que vous souhaitez utiliser dans le champ « Nom du champ ». ATTENTION, le mot clef doit être renseigné sans les guillemets, celles-ci s’ajouteront automatiquement après la validation de la fenêtre par le bouton [OK] :
• Exemple concret d’ajout du logo dans le modèle
Pour ajouter votre logo dans l’entête d’un modèle, vous pouvez ajouter une simple image dans le document, mais si jamais vous changez de logo, il faudra alors modifier manuellement votre modèle, et très surement tous vos autres modèles...
Pour éviter ces manipulations longues et fastidieuses, il faut simplement utiliser le mot clef
@LOGO, qui remplacera celui-ci par le logo que vous avez renseigné dans l’application dans l’emplacement suivant : [Accueil] > [MODIFIER] > [Administratif] > Champ « Logo » à renseigner avec la loupe qui lui correspond.
IMPORTANT : Le fichier image du logo doit être au format JPG, et ses dimensions doivent être de 200x136 pixels maximum. Une fois votre logo ajouté dans l’application, ouvrez votre modèle de document dans Word, et insérez le mot clef @LOGO dans son entête au moyen de l’insertion d’un « ChampFusion » :
Notez que pour cet exemple, le document a été enregistré sous un nouveau nom : « Fiche contact avec logo.doc ».
• Actualisation du document dans la base documentaire
Pour actualiser le modèle de la base documentaire et le remplacer par le nouveau modèle qui a été modifié, il faut sélectionner le document en question dans la base documentaire, puis cliquer sur le bouton de modification avec un crayon sur la gauche. Il est aussi possible de double- cliquer sur le document :
• Vérification de la modification du document
Vérifiez maintenant ce travail de modification en ouvrant à nouveau une fiche client, et cliquez sur le bouton [IMPRIMER / ENVOYER] pour utiliser ce nouveau modèle :
Le logo renseigné dans les paramètres d’Agence de l’application est bien présent à la place du mot clef.
Information complémentaire à connaître
Dans certains contextes, comme celui de la facturation, les documents ne peuvent pas excéder la taille de 500 Ko.
Conclusion
Vous savez maintenant comment utiliser la base documentaire et créer ou modifier les documents.
Vous pouvez modifier à votre convenance la présentation de vos modèles, et vous pouvez utiliser les mots clefs que vous souhaitez à condition de respecter leur contexte. En revanche, vous le verrez dans le guide des mots clés, il est beaucoup moins aisé d’utiliser certains mots clefs qui dépendent du résultat des précédents : c’est souvent le cas dans les tableaux qui ont une procédure d’utilisation particulière. En règle générale, vous disposez de tableaux prédéfinis qui répondent aux besoins de votre travail, et un simple copier/coller de ces tableaux (avec éventuellement quelques suppressions de colonnes inutiles) suffit pour des modèles productifs.
