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Qu'en est-il de l'archivage des s?

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OPUS Conseils — le 20 Janvier 2014

Qu'en est-il de l'Archivage des Emails ?

Bonnes Pratiques et Recommandations

P

OUR UNE

A

PPROCHE

« I

NTÉGRÉE

»

DE L

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RCHIVAGE DES

E

MAILS

L’archivage des Emails continue de soulever les mêmes questions et interrogations de la part des dirigeants des Entreprises. Pourtant, dans le même temps, les DSI sont quotidiennement accaparées par les problématiques de gestion opérationnelle des Boites aux Lettres et celle de l’augmentation exponentielle des volumétries.

Ce document propose et argumente une démarche globale et intégrée pour aborder les différents aspects, organisationnels, juridiques et opérationnels de cette question, afin de mettre en place une solution efficace de gestion et d’archivage des Emails.

Les chapitres 1 à 3 font le point des besoins, contraintes et exigences juridiques qui s’imposent et justifient la mise en œuvre d’une démarche d’archivage des Emails.

Les Chapitres 4 et 5 décrivent les recommandations et bonnes pratiques pour organiser et conduire un tel projet.

OPUS Conseils, du groupe OPUS Technologies Int., est depuis 1991 une société de conseil dont les missions portent sur l’accompagnement et la conduite des projets de Dématérialisation des Documents, des Archives, des Données, des Processus et des Emails.

Vous pouvez nous retrouver sur www.opusconseils.com

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1. I NTRODUCTION

Les messageries électroniques prennent en charge l’essentiel sinon la totalité des échanges d’informations sous forme dématérialisée entre l’Entreprise et l’ensemble de ses différents interlocuteurs : Clients, Fournisseurs, Partenaires, Administration, … et souvent l’unique moyen de communication interne.

Situation paradoxale et fragile dans la mesure où le moindre dysfonctionnement de la messagerie aura des impacts très importants et où une variation des temps de réponse sera ressentie comme une contrainte insupportable par l’ensemble des utilisateurs.

Dans un contexte de dématérialisation1 croissante, la messagerie est donc la première application à ressentir les effets de cette augmentation incessante et exponentielle des informations et données générées, échangées, partagées (+60% par an). L’objet de ce document est d’analyser les différents arguments, justifications et approches possibles pour aborder cette question.

Les pratiques actuelles utilisent essentiellement des solutions de Gestion et de Sauvegarde qui ne traitent la question que sous l’aspect de l’efficacité opérationnelle des messageries, mais évitent la question de la conservation des Emails, en particulier en raison des aspects juridiques qui restent mal maitrisés et peu clairs pour la plupart.

Cette situation n’est ni satisfaisante ni acceptable compte tenu des quantités d’informations échangées et véhiculées par les messageries et de l’accroissement des exigences qui portent sur toutes les entreprises, en matière de traçabilité et de transparence de l’information.

Les messageries sont mécaniquement de plus en plus utilisées pour véhiculer des informations2, des documents. Le corps des Emails contient en définitive peu d’informations à caractère professionnel (acter une décision, fournir des précisions, quelques données). L’essentiel des informations sont formalisées dans des contrats, des bons de commandes, des rapports, des factures, … qui renvoient donc à la nécessité d’une Politique Documentaire et d’Archivage, et donc à celle de recourir aux outils de Gestion et d’Archivage des Documents3.

La démarche et les bonnes pratiques recommandées dans notre document partent de ce constat : l’information à caractère professionnel est portée dans des documents typés, identifiés, contractuels, pour lesquels une gestion et un archivage sont nécessaires et totalement justifiés. La messagerie doit être considérée comme un moyen de transport et ne peut constituer un moyen de gestion et de conservation de l’information.

De ce fait, seule une approche globale et intégrée de la gestion et de la conservation des informations, quelle que soit leur origine, est possible pour consolider et adresser les besoins et enjeux, mutualiser les moyens. Compte tenu des technologies et des solutions existantes, cette démarche ne pose pas de problème technique particulier. Les solutions existent. En revanche, en termes d’organisation, de mise en œuvre et de bonnes pratiques, la démarche justifie une attention particulière.

Restent les Emails à caractère personnel, pour lesquelles les exigences juridiques et les enjeux peuvent être clairement affichés selon les recommandations de la CNIL : identifier les messages à caractères personnels, informer les acteurs, supprimer les messages au-delà des durées réglementaires ou légales

1 Dématérialisation au sens large, c’est-à-dire ensemble des pratiques d’utilisation de l’information sous une forme nativement électronique.

2 Fichiers en pièces jointes des Emails, que seul le contenu permet d’identifier en complément

3 Et aux outils de type Workflow (ou parapheur électronique) qui sont particulièrement destinés à tracer les choix et décisions ou à la circulation formalisée des documents

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2. L E CONTEXTE ACTUEL EN MATIÈRE DE GESTION DE L INFORMATION ET DES E MAILS

Les sources d’informations dans les Entreprises peuvent schématiquement être présentées comme réparties entre les différents environnements et outils que sont : la messagerie, les espaces partagés en réseau, les applications métiers et leurs bases de données, les sites Web internes, les bases documentaires (quand elles existent).

Pour chacun de ces environnements, les conditions de mise en œuvre, de gestion et d’administration, d’alimentation, sont différentes, comme les entités Métiers, MOA ou MOE qui en ont directement la responsabilité. En revanche, toutes ces informations se retrouvent, d’une manière ou d’une autre sur des infrastructures de stockage communes, sous la responsabilité des DSI.

Pour chacun de ces environnements, les règles et pratiques d’utilisation courantes seront très variables :

 soit totalement individuelles et personnelles, avec très peu de contraintes (messagerie, espaces partagés),

 soit totalement formalisées et respectueuses des procédures métiers et des exigences opérationnelles (Applications Métiers, Bases Documentaires).

Laisser un peu d’espace de liberté aux utilisateurs peut être une bonne manière pour solliciter leur sens de l’initiative et leur réactivité (cela renvoie au développement de la micro-informatique dans les années 80-90).

Cependant la contrepartie de cette « liberté » est la multiplicité et la redondance des sources et copies qui dans un contexte de forte augmentation des informations numériques conduit à des situations difficiles pour les DSI. Cela est particulièrement vrai et dramatique entre Messagerie et Espaces Partagés qui relèvent tous deux de pratiques individuelles et où la redondance des sources est la plus forte4.

Pour chacun de ces environnements les approches pour réduire la multiplicité des sources et améliorer l’efficacité opérationnelle restent très cloisonnées :

 les outils complémentaires des messageries selon des approches de type Sauvegarde et Restauration, voire avec déduplication des sources

 les outils de migration de type HSM (ou réplication CLOUD) pour les espaces de stockage partagés, également avec potentiellement déduplication des copies

 les outils de sauvegarde traditionnelle pour les applications métiers et leurs bases de données, les espaces partagés et personnels, là encore avec déduplication à postériori.

Dans ce paysage, seules les approches relevant de la Gestion et de l’Archivage des Documents introduisent une véritable démarche transversale et commune en faveur d’une source unique d’information et d’une déduplication à la source des copies, capable de lutter efficacement contre l’accroissement des volumétries de stockage nécessaires.

Ce constat conduit naturellement à recommander une approche intégrée de la gestion des Emails, c'est à dire commune avec les autres sources d’informations, et conduisant à l’application de règles et pratiques efficaces à tous points de vue : organisationnel, juridique, opérationnel et technique.

4 Les études montrent que plus de 80% des Pièces Jointes des Emails sont également présentes dans les Espaces Partagés. Une gestion efficace des objets et des sources peut donc faire gagner 50% des espaces disques correspondants.

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Les systèmes de messagerie ne sont pas adaptés aux règles usuelles en matière d’archivage.

Les messageries sont avant tout des moyens de transport.

Elles ne sont pas conçues pour la gestion et la conservation collective de l’information, même si leurs modes actuels de fonctionnement en font au moins temporairement au niveau du poste de travail un mode informel, décentralisé et non administré, ni sécurisé de conservation de l’information.

Pour y remédier les pratiques actuelles utilisent essentiellement des solutions de Gestion et de Sauvegarde qui ne traitent la question que sous l’aspect de l’efficacité opérationnelle des messageries, mais évitent la question de la conservation des Emails, en particulier en raison des aspects juridiques qui restent mal maitrisés et peu clairs pour la plupart.

Les pouvoirs de destruction et les délais de conservation sont généralement laissés à la fantaisie des utilisateurs. Les mesures à prendre en cas de changement de responsabilités entre les agents ou services d’une même entreprise ne sont ni explicitées, ni contrôlables. La garantie qu’un document considéré comme définitif ne sera pas modifié par la suite n’est pas assurée. Rien d’autre que des analyses presque exhaustives des enregistrements informatiques retrouvés n’est prévu pour faire des recherches ultérieures. Rien non plus en ce qui concerne l’obsolescence et l’évolution des supports informatiques utilisés.

Cette situation n’est ni satisfaisante ni acceptable compte tenu des quantités d’informations échangées et véhiculées par les messageries et de l’accroissement des exigences qui portent sur toutes les entreprises, en matière de traçabilité et de conservation de leurs données.

La Sécurisation des Données, des Emails et des Documents.

La définition et l'exploitation des infrastructures de stockage des données sont de plus en plus complexes et riches de solutions techniques : depuis les disques rapides SSD jusqu'aux Services WEB Amazon S3 !

Les principes et mécanismes de Sauvegardes traditionnellement utilisés pour sécuriser les données opérationnelles "sur bandes", ont été reconduits avec des pratiques de Sauvegardes de Disques à Disques ou de Disques à Cloud. Mais en définitives, elles peinent à répondre aux enjeux de la sécurisation : déduplication à la source, déduplication des blocs, compression, … et elles s'avèrent moins efficaces que les principes et les pratiques d'archivage qui distinguent définitivement les contraintes opérationnelles de la pérennisation des données.

Appliquées aux Emails, le constat est similaire, seule les pratiques d'archivage seront efficaces pour organiser durablement la conservation des données.

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3. L ES E XIGENCES L ÉGALES ET R ÈGLEMENTAIRES

Aux termes de l’article L. 211-1 du Code du patrimoine, les « archives » sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.

Selon les juristes, il n’existe aucune disposition légale qui imposerait des durées de conservation pour les correspondances individualisées, les EMAILS, professionnels ou personnels.

Comme pour toutes les autres sources d’informations sous forme électronique, la conservation des courriers peut s’avérer nécessaire à des fins de preuve ou commencement de preuve, voire à titre patrimonial, dans le cadre des contrôles externes ou internes qui s’imposent aux Entreprises, aux établissements financiers en particulier, ou bien au titre de l’administration électronique.

La durée de conservation des courriers ne peut être déterminée qu’en fonction du contenu du message, de l’objet du courrier, mais également des pièces jointes (fichiers) attachées au courrier.

De ce fait la « mécanique » d’archivage va être plus difficile à mettre en œuvre dans la mesure où les messageries ne fournissent pas de métadonnées permettant d’identifier cela, contrairement aux outils documentaires (GED, ECM, SAE), dont c’est la principale fonctionnalité.

Ce constat conduit à devoir mettre en place des pratiques d’archivage des Emails qui seront :

 soit « A la Demande » – sur initiative personnelle des utilisateurs,

 soit « Automatique » – sélectivement et avec filtres sur des BAL particulières, fonctionnelles,

 Soit « En Continu » – globale et automatique pour archiver tout contenu d’une ou plusieurs BAL.

Cette dernière pratique est qualifiée aux US d’archivage « LEGAL » en rapport avec la loi Sarbanes-Oxley (SOX5) qui impose une traçabilité et une transparence aux Entreprises Américaines ou Internationales ayant une filiale américaine.

Cette qualification « LEGAL » est très différente des exigences légales ou réglementaires exprimées en France ou en Europe par « Archivage à Valeur Probante » et qui relèvent des modifications du Code Civil en Mars 2000 et de l’application des principes traditionnels de l’Archivistique.

« La conservation de documents à des fins probatoires nécessite le respect de certaines exigences légales, qui se traduisent notamment par des exigences techniques. Ces exigences s’appliquent aussi bien en droit privé qu’en droit administratif car, si en droit administratif la preuve est libre, il faut néanmoins emporter l’intime conviction du juge. »6

Pour ce qui est des messages à caractères personnels produits et échangés dans l’environnement professionnel, la LCEN (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique) ne distingue pas entre courrier électronique professionnel et privé. L’utilisation de la messagerie électronique professionnelle pour envoyer ou recevoir un message à caractère personnel est un usage généralement et socialement admis.

Afin que le courrier électronique soit identifié comme personnel, il doit comprendre dans son objet la mention « privé » ou « personnel ».

5 Avec les équivalents LSF en France et BALE II en Europe

6 Bensoussan – FEDISA – 2008

(6)

Concernant l’archivage des documents ou Emails contenant des données personnelles, la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978 s’applique :

 « L'informatique doit être au service de chaque citoyen. Son développement doit s'opérer dans le cadre de la coopération internationale. Elle ne doit porter atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques. »

Les directives de la CNIL imposent aux entreprises différentes exigences :

 informer les personnes concernées par le traitement de leur identité des finalités poursuivies par le traitement, des destinataires des données, sous peine de sanctions pénales,

 fournir un droit d’accès et de rectification des données archivées

 s’assurer que les moyens d’archivage employés sont de nature à exclure manifestement tout risque d’atteinte à la vie privée des personnes concernées

 conserver les données à caractère personnel archivées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées (article 6-5° de la loi de 1978) sous peine de sanctions pénales (droit à l’oubli).

Au final, si rien en termes juridiques n’est strictement exigible et applicable aux Emails, en revanche, les exigences légales, réglementaires et patrimoniales s’appliquent aux documents (au sens large de l’article L. 211-1 du Code du patrimoine) échangés qui transitent par la messagerie, voire aux corps des Emails eux-mêmes.

Ce constat renforce la démarche présentée au chapitre précédent, de consolider et mutualiser les mécanismes d’archivage selon une approche dite « documentaire » dans la mesure où les profils d’archivage (typologie, durée, sort final) s’appliquent à des documents typés parfaitement identifiés, signés ou non et pour lesquels les exigences traditionnelles peuvent être facilement identifiées et donc appliquées.

4. L ES S OLUTIONS DU M ARCHÉ

Le tableau suivant compare 3 solutions pour le traitement ou l’archivage des Emails : 2 solutions US et une solution Française, particulièrement représentatives.

Nom de la société ARKHEOS SYMANTEC EMC

Nom du produit Solution SAARK (Système d'Archivage ARKHEOS)

Solution ENTERPRISE

VAULT (EV) Solution SOURCE 1

Fonctionnalités Fonctionnalités

Environnement Solution sous Windows Solution sous Windows Solution sous Windows

Annuaires supportés AD, OPEN LDAP AD AD

Archivages supportés

Messagerie (ARKMAIL), Fichiers (ARKFILE), Base de Données

(ARKSQL), Web/GED (ARKWEB)

Messagerie, Fichiers,

SharePoint Messagerie

Messageries supportées en

archivage Exchange (2003, 2007, 2010,

2013) - CYRUS IMAP Exchange (2003, 2007, 2010,

2013), LOTUS Exchange (2003, 2007, 2010, 2013), LOTUS Serveurs de fichiers supportés en

archivage CIFS CIFS

Systèmes de Gestion de Bases de

Données supportées en archivage Oracle, SQLServer, PostgreSQL

Architecture logiciel et matériel Architecture logiciel et matériel

Bases de Données de l'archiviste PostgreSQL (Open Source), SQLServer. 3 bases minimum SQLServer. 3 bases

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du SAE SQLServer. Une Base unique. + 2 par VaultSore.

Scallabilité

Archiveurs multiples répartis avec mode Parent-Enfant, en multithreads réglables,support

des IIS multiples et répartis, ARKSTORE multiples

Archiveurs multiples. Archiveurs multiples.

Sauvegarde Sauvegarde BDR intégrée. La

sauvegarde d'entreprise ne voit que des fichiers plats.

Sauvegarde BDR et

sauvegarde VaultStore Sauvegarde BDR et sauvegarde Archives Possibilité Haute Disponibilité

Oui, serveurs archiveurs multiples Parent-Enfant, cluster

SQL, ferme NLB (portail IIS) Avec VERITAS

ROLL BACK (restauration) Intégral et granulométrique Partiel Oui

Archivage de messagerie

Exchange Archivage de messagerie Exchange

Import des fichiers PST (recherche

via l’AD, automatisation) Partiel en standard ou

automatisé avec APM Oui NON

Support complet d’OWA Oui Oui Oui

Dédoublonnement Oui totale avec compression.

Gain 70%. Partiel par VaultStore Oui

Stubbing Oui NON Oui

Support archive poste nomade

(synchro Offline) Oui (Outlook 2007, 2010, 2013),

Windows8 Oui NON

Archivage sur demande Oui NON NON

Archivage ordonnancé Oui Oui Oui

Archivage continu des BAL journal Oui Oui Oui

Archivage des contacts et

calendriers Oui Oui Oui

Consultation des archives Consultation des archives

Par le navigateur Outlook Oui Oui Oui

Par le navigateur Explorer Oui Oui Oui

Par un navigateur indépendant Oui (SWA) indépendamment de la messagerie ou des serveurs

de fichiers NON NON

Détermination de sa politique

d'archivage par l'utilisateur Détermination de sa politique d'archivage par l'utilisateur

Périodicité Oui avec AUE NON NON

Dossiers Oui avec AUE NON NON

Age du courriel ou du fichier Oui avec AUE NON NON

Enrolement automatique dans l'archivage à partir d'un ajout AD

Oui en standard ou avec AUE pour politique d'archivage

individuelle NON NON

Archivage des Bases de

Données Archivage des Bases de Données

Format d'archivage SQL SIARD (XML compressé) NON NON

Archivage des journaux

transactionnels de BDR Oui. NON NON

Archivage des fichiers Archivage des fichiers

Archivage sur demande Oui NON NON

Archivage ordonnancé Oui Oui Oui

Versionning d'archivage Oui NON NON

Indexation de contenu et

recherche FULL TEXT Indexation de contenu et recherche FULL TEXT Indexation de contenu des

archives Oui, séparée de l'archivage

(ARKINDEX) Oui en même temps que

l'archivage Oui, séparée de l'archivage

(8)

Moteur d'indexation LUCENE (Open Source) VIVISSIMO (Propriétaire) Propriétaire

Nombre d'extensions reconnues voir LUCENE ? ?

Ordonnancement possible Oui NON Oui

Génération de logs d'erreur Taux d'erreur disponible avec

ARKMAN NON NON

Portail pour navigateur d'archive mutualisé pour les archiveurs

SWA SAARK WEB ACCESS : recherche FULL TEXT transverse pour les archiveurs

(mails, files, pages web)

NON NON

Gestion des archives Gestion des archives

Gestion des archives

Oui avec ARKMAN (Analyses avec rapports, migrations média et format, scellement, vérification

cohérence et intégrité des archives, purges taxonomiques,

gsetion des archives OFFLINE, Gestion des catalogues d'externalisation des médias,

eDiscovery)

Partielle: purge uniquement

sur date Partielle: purge uniquement sur date

Administration de la solution Console d'archivage, console de gestion des archives Gestion des rapports

Oui avec ARKMAN (rapports d'états, rapports d'évolution, rapports statistiques, rapports de

facturation)

NON NON

Scellement des archives Oui (NF Z42013) Optique et ISO

avec recherche sur le média NON NON

Support des matériels d’archivage Partages réseaux, Nearline, VTL, OFFLINE, Cloud.

Support des archives offline Oui NON NON

Vérification de l'intégrité et de la

cohérence des archives Oui NON NON

Formats d'archives supportés HSM, ODA HSM HSM

Possibilité de recherche FULL TEXT globale sur la messagerie

(eDiscovery) Oui Oui Oui

Possibilité de tris taxonomiques Oui NON NON

Possibilité de migration de formats Oui NON NON

Possibilité de déplacements totaux

ou partiels des archives Oui NON NON

Gestion des catalogues de média

externalisés Oui NON NON

Ce comparatif met en évidence les distinctions entre les différentes approches :

 Les solutions SYMANTEC et EMC sont principalement orientées sur le marché de l’Archivage

« LEGAL » au sens de la loi américaine US « SOX » avec des mécanismes complets, mais dédiées aux messageries, et parfaitement adaptées pour une approche verticale restreinte aux Emails, aux BAL, aux Journaux.

 La Solution Française SAARK d’ARKEOS, ainsi que quelques autres solutions ECM du marché7, proposent une approche transversale capable d’appliquer des Profils d’Archivage sur des Sources variées : Emails, Fichiers, WEB/GED, Base de Données, selon le modèle de la norme OAIS ISO 147218.

7 ECM Entreprise Content Management – disposant de « Connecteurs » vers Exchange ou Notes, tel EVER TEAM, OPEN TEXT, …

8 Le modèle OAIS préconise une indépendance du Dispositif d’Archivage afin de garantir la Pérennité et l’Autonomie des Archives

(9)

Dans le schéma ci-dessous :

 Les « Archiveurs » sont les différents mécanismes ou Connecteurs pour collecter les Archives depuis les environnements « Producteurs ».

 L’« Archiviste » est le composant du Dispositif d'Archivage Électronique qui prend en charge les différentes sources, gère les cycles de vie et les durées de conservation, délivre les restitutions.

Une telle approche permet de réconcilier les différentes exigences et contraintes :

 Organisationnelles : mise en place de règles et de pratiques effectivement applicables relevant d’une Politique de Gestion des Documents et des Archives unique et large sur le modèle, d’un seul Référentiel Documentaires et d’un jeu unique de Profils d’Archivage.

 Fonctionnelles et Techniques : capacité d’identifier avec des métadonnées les sources versées, de mise en place d’une gestion des cycles de vie des Archives des lors qu’elles ont été versées et qu’elles sont prises en charge.

 Opérationnelles : la véritable efficacité de la déduplication ne peut être atteinte que si l’ensemble des sources sont prises en compte et en particulier entre Messagerie et Espaces Partagés., ce que seule une approche globale et intégrée permet.

 Règlementaires et Normatives : avec l’application des recommandations des 3 normes essentielles qui sont :

o la Norme ISO 15789 sur le Records Management et la mise en œuvre d’un SAE o la Norme NF Z42-013 pour les processus de versement et de traitement

o la Norme ISO 14721 OAIS pour l’architecture du Système d'Archivage Électronique

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5. L ES B ONNES P RATIQUES ET R ECOMMANDATIONS

Les 3 chapitres précédents (Pratiques et Enjeux – Aspects Juridiques – Solutions du Marché) démontrent l’opportunité d’une approche fonctionnelle et organisationnelle globale et intégrée de la gestion et de l’archivage des Emails :

 Globale : pour relative à une Politique de Gestion des Documents et des Archives commune à l’ensemble des sources d’informations et relevant du Records Management

 Intégrée : pour justifier la mise en œuvre d’une infrastructure d’archivage, selon le modèle OAIS qui sera intégrée aux différentes infrastructures sources de Messagerie, de Stockage, de Base de Données, de Gestion Documentaire du Système d'Informations.

Les enjeux d’une telle approche portent sur la capacité de mutualiser et simplifier les processus, les moyens techniques et ainsi d’obtenir une plus grande efficacité opérationnelle par la réduction des volumétries (déduplication9 large) et la mise en place de pratiques courantes communes et collectives, non sujettes aux aléas des contextes propres aux utilisateurs.

Une Démarche de type « Records Management »

« En amont des questions techniques, du choix des solutions, et comme pour tout projet de dématérialisation, la mise en œuvre doit être précédée d’une définition et d’une évaluation du dispositif cible d’archivage des Emails, avec un descriptif des enjeux et des exigences, prise en compte, des pratiques d’utilisation, des règles de gestion.

Si l’Entreprise dispose déjà d’une « Politique de Gestion de Documents et des Archives10 », d’une organisation pilotée par un « Records Manager », et d’une infrastructure de Gestion Documentaire et d’Archivage, il restera à définir les Bonnes Pratiques et le plan de déploiement de ces pratiques.

Faire un état des lieux papiers, courriels, fichiers…, mais aussi des responsabilités !

Pour ce qui est du papier la question est en général connue et maîtrisée par les règles en usage dans les secrétariats centraux des entreprises. Il en va de même pour tous les documents se situant dans l’environnement des services de comptabilité, gestion de stocks, commandes, expéditions, facturations qui sont eux liés à l’informatique de gestion.

En revanche s’agissant de la bureautique trois problèmes se posent : la nature personnelle ou professionnelle des documents électroniques, leur localisation et leur volume.

 Le premier problème trouve sa solution dans les règles juridiques et administratives à fixer au personnel en matière d’usage à des fins personnelles des matériels de bureautique de l’entreprise.

 Le deuxième et le troisième supposent généralement l’emploi d’outil d’analyse des postes de travail pour y détecter en nature, nombre et volume les fichiers de sauvegarde de messages (PST) et les autres fichiers générés par les différents outils de la bureautique (traitements de texte, tableurs, gestionnaires d’images ou de sons…).

 Pour ce qui est des responsabilités, il convient de déterminer quels sont les « possesseurs » des documents de l’entreprise et quels sont ceux qui ont des droits d’accès sur ces documents et également de mettre en place des procédures permettant de prendre en compte la mobilité des personnes.

9 Déduplication d’un même document entre les différentes sources Messagerie, Fichiers, GED par exemple.

10 GDA transcription des recommandations de la norme de Records Management ISO 15489

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Les Spécificités des Emails

L’archivage des Emails se prête particulièrement bien à la mise en œuvre de processus automatisés de versement et d’archivage électronique : source électronique, formalisme standardisé et structuré, capacité d’identification via les champs et métadonnées des Emails, …

En revanche, d’autres caractéristiques justifient une réflexion et une adaptation des pratiques actuelles et des organisations.

Parmi les problématiques spécifiques des messageries électroniques d’entreprise, la première réside dans l’usage individuel qui en est fait et dans le fait qu’un Courriel pourra être une propriété commune à plusieurs entités :

 un émetteur vers une adresse interne à l’entreprise, qui est soit un employé, soit une BAL de

“service“, soit une autre entreprise.

 un ou plusieurs récipiendaires (to : et cc), qui sont, si le courrier n’est pas destiné à une autre entreprise, des employés en intranet

 la société (en particulier si elle est externe) qui fournit le service de messagerie

Il en résulte une très grande variété de situation et de nature/contenu d’Email, comme d’interlocuteurs impliqués internes, externes.

Formaliser les Processus Métiers afin d’automatiser les mécanismes d’archivage

Cette situation conduit à devoir identifier et définir précisément Quels Emails sont éligibles pour Quelles Pratiques (automatisées ou non), Quelles Règles/Exigences applicables et restreint le champ d’application aux seuls échanges :

 qui pourront être formalisés avec l’usage de BAL Fonctionnelles (usage et contenu définis),

 adressés ou émanant d’Interlocuteurs identifiés, Internes ou Externes, soit selon des processus identifiés.

Ces cibles pourront faire l’objet de processus d’archivage dits « automatisés », attachées aux BAL Fonctionnelles avec filtres et critères portant sur les clés d’indexation des Emails.

Comme pour la gestion des espaces de stockage partagés, mis à la disposition des utilisateurs, pour lesquels de simples règles de nommages et de classement restent le plus souvent inefficaces, les règles et bonnes pratiques pour la gestion des Emails relèvent d’une réflexion sur les procédures métiers, les rôles des utilisateurs et le formalisme des échanges.

À titre d’exemple, les besoins de collaboration interne, ne relèvent pas nécessairement des échanges par Email mais d’une approche documentaire de type Groupware permettant de supprimer la redondance des fichiers dans les BAL, et dans les Répertoires Partagés, et sur les Sites WEB (accès externes).

Réduire le champ d’application des Pratiques Individuelles

Adresser et formaliser les processus métiers permet de restreindre les pratiques individuelles des utilisateurs sources de diversités, et ainsi de couvrir l’essentiel des exigences d’archivage légales, réglementaires et patrimoniales par des mécanismes automatisés ou bien en ayant recours aux infrastructures documentaires GED, Workflow, GroupWare, qui partagent le même Dispositif d'Archivage Électronique.

(12)

Seules les exigences d’archivage dites Patrimoniales11 peuvent rester sous la responsabilité directe des Utilisateurs (archivage « À la Demande »), en complément toutefois des mécanismes justifiés par les exigences Légales et Réglementaires, pour lesquelles l’automatisation doit être recherchée.

Réduire les poids des Emails

Les volumétries des Emails augmentent mécaniquement à cause du poids des pièces jointes, de l’accroissement des échanges dématérialisés informels et du faible développement des échanges formalisés.

La réduction du poids des Emails est cependant un objectif majeur pour réduire significativement les espaces de stockage et les temps de sauvegarde.

Les Entreprises tardent à développer des mécanismes d’échanges formels (par exemple pour la dématérialisation fiscale des factures, ou la collaboration en ligne), non basés sur l’échange des pièces par Emails, mais selon une approche dite « Documentaire », ou l’accès et le partage des informations ne sollicitent pas les messageries, ou seulement pour les notifications.

Les télé-procédures de l’administration et les plateformes d’échanges des factures n’ont pas recourt aux messageries.

Ramener les traitements des archives nées de la bureautique à une juste dimension.

L’état des lieux, comme indiqué précédemment aura déjà permis d’éliminer les documents personnels.

Pour ce qui est des documents professionnels la première préoccupation est d’éliminer les doublons des messageries en distinguant entre en-tête et contenu des messages de telle sorte que plusieurs en-têtes puissent pointer vers un contenu unique.

Ce qui revient à distinguer entre une base de données contenant des métadonnées propres à chaque message archivé et des fichiers contenant les données des messages. Cette constitution de métadonnées peut être enrichie de clés de recherche plus ou moins sophistiquées.

Enfin les techniques informatiques permettent de faire une compression.

Chercher une solution unifiée pour toutes les archives.

Ce travail de constitution de métadonnées pour archiver des messages, quoique parfois plus complexe, est de même nature que celui qui est nécessaire pour n’importe quel archivage. Il doit normalement conduire à chercher une solution unifiée pour la constitution, la conservation, la consultation et la gestion des archives des documents électroniques quelle qu’en soit la provenance, y compris de celle des documents papier saisis numériquement.

Les bases d’une bonne solution d’archivage sont en effet les mêmes quelles que soient les archives on a toujours des fiches pour rechercher (les métadonnées) et des boites de documents (les fichiers de données).

11 Exigences LÉGALES, qui s’appliquent à toutes les Entreprises quelle que soit leur activité – Exigences REGLEMENTAIRES, qui s’appliquent de manière spécifique selon l’activité de l’Entreprise – Exigences PATRIMONIALES, qui relèvent des besoins propres de l’Entreprise.

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6. E N C ONCLUSION

La question de l’archivage des Emails ne peut plus être considérée comme une démarche isolée et/ou sujette à trop de contingences pour être repoussée.

Convergence des Solutions et des Intervenants

Les outils et solutions de Sauvegarde et d’Archivage du marché, que ce soit pour les Fichiers ou pour les Emails, évoluent vers une gestion de plus en plus granulométrique des objets. A la sauvegarde incrémentale se substitue une déduplication à la source et donc à la prise en compte de chacun des objets/fichiers/données individuellement, avec davantage de métadonnées, davantage de filtres et de règles traitées.

Cette évolution des solutions conduit vers une approche qui peut être qualifiée de

« Documentaire » dans la mesure où l’objet géré est le Document avec ses métadonnées d’identification, ses règles et droits d’accès, ses exigences de conservation.

Cette évolution conduit également à rapprocher les MOE-DSI précédemment attachées aux aspects purement opérationnels des solutions et à la gestion des espaces de stockage nécessaires, des MOA-Métiers attachées à la formalisation des Processus Métiers via en particulier la gestion des Documents.

Convergence des Exigences

Ne pas archiver les sources électroniques, c’est prendre le risque de manquer des éléments de traçabilité et de preuve qui peuvent s’avérer être très utiles, en définitive, à posteriori.

Les règles traditionnelles de l’archivistique (tableau de gestion, cycle des archives, processus de versement, …), doivent s’appliquer de manière similaire aux sources électroniques et donc au Emails, comme aux Fichiers ou aux Données. L’application de règles et exigences communes ne peut se faire qu’au prix d’une réduction notable des pratiques individuelles en faveur de processus formalisés.

La nécessité de dater les échanges entre les administrations et les administrés et entre les administrations elles-mêmes a été rappelée par la loi de Mars 2000 et dans les décisions du juge administratif. Il convient en particulier de conserver, pendant une certaine durée, les opérations de datation des échanges concernés.

Sachant qu’un courriel imprimé n’a aucune valeur juridique, seul. Seul le document électronique natif prime devant les juridictions.

Davantage de Formalisme, Convergence de la Gouvernance

Davantage de formalisme des procédures et des pratiques afin de réduire la trop grande variété des situations, des contenus et afin de pouvoir automatiser l’identification des objets à archiver, les tris et les processus de versement.

Ce travail vers davantage de formalisme pour décrire des pratiques et des processus communs sollicite une participation collégiale des MOA Métiers, des Juristes, des MOE Informatiques, et des Archivistes, sous une responsabilité et un pilotage unique et communs tel que le recommande le Records Management.

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Table des matières

1. Introduction ... 2

2. Le contexte actuel en matière de gestion de l’information et des Emails ... 3

Les systèmes de messagerie ne sont pas adaptés aux règles usuelles en matière d’archivage. ... 4

La Sécurisation des Données, des Emails et des Documents. ... 4

3. Les Exigences Légales et Règlementaires... 5

4. Les Solutions du Marché ... 6

5. Les Bonnes Pratiques et Recommandations ... 10

Une Démarche de type « Records Management » ... 10

Faire un état des lieux papiers, courriels, fichiers…, mais aussi des responsabilités ! ... 10

Les Spécificités des Emails ... 11

Formaliser les Processus Métiers afin d’automatiser les mécanismes d’archivage... 11

Réduire le champ d’application des Pratiques Individuelles ... 11

Réduire les poids des Emails ... 12

Ramener les traitements des archives nées de la bureautique à une juste dimension. ... 12

Chercher une solution unifiée pour toutes les archives. ... 12

6. En Conclusion ... 13

Convergence des Solutions et des Intervenants ... 13

Convergence des Exigences ... 13

Davantage de Formalisme, Convergence de la Gouvernance ... 13

Par Jacques LERET, DG d'OPUS Technologies Int.

jacques.leret@opusconseils.com Tel : 01 30 70 19 85

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