Les 3 chapitres précédents (Pratiques et Enjeux – Aspects Juridiques – Solutions du Marché) démontrent l’opportunité d’une approche fonctionnelle et organisationnelle globale et intégrée de la gestion et de l’archivage des Emails :
Globale : pour relative à une Politique de Gestion des Documents et des Archives commune à l’ensemble des sources d’informations et relevant du Records Management
Intégrée : pour justifier la mise en œuvre d’une infrastructure d’archivage, selon le modèle OAIS qui sera intégrée aux différentes infrastructures sources de Messagerie, de Stockage, de Base de Données, de Gestion Documentaire du Système d'Informations.
Les enjeux d’une telle approche portent sur la capacité de mutualiser et simplifier les processus, les moyens techniques et ainsi d’obtenir une plus grande efficacité opérationnelle par la réduction des volumétries (déduplication9 large) et la mise en place de pratiques courantes communes et collectives, non sujettes aux aléas des contextes propres aux utilisateurs.
Une Démarche de type « Records Management »
« En amont des questions techniques, du choix des solutions, et comme pour tout projet de dématérialisation, la mise en œuvre doit être précédée d’une définition et d’une évaluation du dispositif cible d’archivage des Emails, avec un descriptif des enjeux et des exigences, prise en compte, des pratiques d’utilisation, des règles de gestion.
Si l’Entreprise dispose déjà d’une « Politique de Gestion de Documents et des Archives10 », d’une organisation pilotée par un « Records Manager », et d’une infrastructure de Gestion Documentaire et d’Archivage, il restera à définir les Bonnes Pratiques et le plan de déploiement de ces pratiques.
Faire un état des lieux papiers, courriels, fichiers…, mais aussi des responsabilités !
Pour ce qui est du papier la question est en général connue et maîtrisée par les règles en usage dans les secrétariats centraux des entreprises. Il en va de même pour tous les documents se situant dans l’environnement des services de comptabilité, gestion de stocks, commandes, expéditions, facturations qui sont eux liés à l’informatique de gestion.
En revanche s’agissant de la bureautique trois problèmes se posent : la nature personnelle ou professionnelle des documents électroniques, leur localisation et leur volume.
Le premier problème trouve sa solution dans les règles juridiques et administratives à fixer au personnel en matière d’usage à des fins personnelles des matériels de bureautique de l’entreprise.
Le deuxième et le troisième supposent généralement l’emploi d’outil d’analyse des postes de travail pour y détecter en nature, nombre et volume les fichiers de sauvegarde de messages (PST) et les autres fichiers générés par les différents outils de la bureautique (traitements de texte, tableurs, gestionnaires d’images ou de sons…).
Pour ce qui est des responsabilités, il convient de déterminer quels sont les « possesseurs » des documents de l’entreprise et quels sont ceux qui ont des droits d’accès sur ces documents et également de mettre en place des procédures permettant de prendre en compte la mobilité des personnes.
9 Déduplication d’un même document entre les différentes sources Messagerie, Fichiers, GED par exemple.
10 GDA transcription des recommandations de la norme de Records Management ISO 15489
Les Spécificités des Emails
L’archivage des Emails se prête particulièrement bien à la mise en œuvre de processus automatisés de versement et d’archivage électronique : source électronique, formalisme standardisé et structuré, capacité d’identification via les champs et métadonnées des Emails, …
En revanche, d’autres caractéristiques justifient une réflexion et une adaptation des pratiques actuelles et des organisations.
Parmi les problématiques spécifiques des messageries électroniques d’entreprise, la première réside dans l’usage individuel qui en est fait et dans le fait qu’un Courriel pourra être une propriété commune à plusieurs entités :
un émetteur vers une adresse interne à l’entreprise, qui est soit un employé, soit une BAL de
“service“, soit une autre entreprise.
un ou plusieurs récipiendaires (to : et cc), qui sont, si le courrier n’est pas destiné à une autre entreprise, des employés en intranet
la société (en particulier si elle est externe) qui fournit le service de messagerie
Il en résulte une très grande variété de situation et de nature/contenu d’Email, comme d’interlocuteurs impliqués internes, externes.
Formaliser les Processus Métiers afin d’automatiser les mécanismes d’archivage
Cette situation conduit à devoir identifier et définir précisément Quels Emails sont éligibles pour Quelles Pratiques (automatisées ou non), Quelles Règles/Exigences applicables et restreint le champ d’application aux seuls échanges :
qui pourront être formalisés avec l’usage de BAL Fonctionnelles (usage et contenu définis),
adressés ou émanant d’Interlocuteurs identifiés, Internes ou Externes, soit selon des processus identifiés.
Ces cibles pourront faire l’objet de processus d’archivage dits « automatisés », attachées aux BAL Fonctionnelles avec filtres et critères portant sur les clés d’indexation des Emails.
Comme pour la gestion des espaces de stockage partagés, mis à la disposition des utilisateurs, pour lesquels de simples règles de nommages et de classement restent le plus souvent inefficaces, les règles et bonnes pratiques pour la gestion des Emails relèvent d’une réflexion sur les procédures métiers, les rôles des utilisateurs et le formalisme des échanges.
À titre d’exemple, les besoins de collaboration interne, ne relèvent pas nécessairement des échanges par Email mais d’une approche documentaire de type Groupware permettant de supprimer la redondance des fichiers dans les BAL, et dans les Répertoires Partagés, et sur les Sites WEB (accès externes).
Réduire le champ d’application des Pratiques Individuelles
Adresser et formaliser les processus métiers permet de restreindre les pratiques individuelles des utilisateurs sources de diversités, et ainsi de couvrir l’essentiel des exigences d’archivage légales, réglementaires et patrimoniales par des mécanismes automatisés ou bien en ayant recours aux infrastructures documentaires GED, Workflow, GroupWare, qui partagent le même Dispositif d'Archivage Électronique.
Seules les exigences d’archivage dites Patrimoniales11 peuvent rester sous la responsabilité directe des Utilisateurs (archivage « À la Demande »), en complément toutefois des mécanismes justifiés par les exigences Légales et Réglementaires, pour lesquelles l’automatisation doit être recherchée.
Réduire les poids des Emails
Les volumétries des Emails augmentent mécaniquement à cause du poids des pièces jointes, de l’accroissement des échanges dématérialisés informels et du faible développement des échanges formalisés.
La réduction du poids des Emails est cependant un objectif majeur pour réduire significativement les espaces de stockage et les temps de sauvegarde.
Les Entreprises tardent à développer des mécanismes d’échanges formels (par exemple pour la dématérialisation fiscale des factures, ou la collaboration en ligne), non basés sur l’échange des pièces par Emails, mais selon une approche dite « Documentaire », ou l’accès et le partage des informations ne sollicitent pas les messageries, ou seulement pour les notifications.
Les télé-procédures de l’administration et les plateformes d’échanges des factures n’ont pas recourt aux messageries.
Ramener les traitements des archives nées de la bureautique à une juste dimension.
L’état des lieux, comme indiqué précédemment aura déjà permis d’éliminer les documents personnels.
Pour ce qui est des documents professionnels la première préoccupation est d’éliminer les doublons des messageries en distinguant entre en-tête et contenu des messages de telle sorte que plusieurs en-têtes puissent pointer vers un contenu unique.
Ce qui revient à distinguer entre une base de données contenant des métadonnées propres à chaque message archivé et des fichiers contenant les données des messages. Cette constitution de métadonnées peut être enrichie de clés de recherche plus ou moins sophistiquées.
Enfin les techniques informatiques permettent de faire une compression.
Chercher une solution unifiée pour toutes les archives.
Ce travail de constitution de métadonnées pour archiver des messages, quoique parfois plus complexe, est de même nature que celui qui est nécessaire pour n’importe quel archivage. Il doit normalement conduire à chercher une solution unifiée pour la constitution, la conservation, la consultation et la gestion des archives des documents électroniques quelle qu’en soit la provenance, y compris de celle des documents papier saisis numériquement.
Les bases d’une bonne solution d’archivage sont en effet les mêmes quelles que soient les archives on a toujours des fiches pour rechercher (les métadonnées) et des boites de documents (les fichiers de données).
11 Exigences LÉGALES, qui s’appliquent à toutes les Entreprises quelle que soit leur activité – Exigences REGLEMENTAIRES, qui s’appliquent de manière spécifique selon l’activité de l’Entreprise – Exigences PATRIMONIALES, qui relèvent des besoins propres de l’Entreprise.