GUIDE SUR LES ALLOCATIONS DES DÉPUTÉS
Janvier 2008
Guide sur les allocations des députés Table des matières - 2
Table des matières
Objet du Guide ... Introduction-1 Structure du Guide ... Introduction-1 Contenu du Guide ... Introduction-1 Déclaration et communication ... Introduction-2 Façon d’obtenir d’autres exemplaires ... Introduction-4
Dispositions générales ... Définitions-1 Logement ... Définitions-2 Assemblée législative ... Définitions-2 Repas ... Définitions-2 Député ... Définitions-3 Liens de parenté ... Définitions-3 Déplacements ... Définitions-4
Admissibilité ... 1-1 Allocation ... 1-1 Calcul des montants ... 1-2 Montants calculés le 1er avril... 1-2 Rajustement en fonction du coût de la vie ... 1-2 Calcul au prorata ... 1-2 Supplément au loyer ... 1-2 Frais autorisés liés à la circonscription ... 1-3 Définition du mot apolitique ... 1-3 Frais liés aux locaux du bureau ... 1-3 Frais de fonctionnement du bureau ... 1-5 Biens en immobilisation et équipement ... 1-7 Frais de représentation ... 1-8 Rémunération du personnel ... 1-9 Demande de remboursement ... 1-9 Demande de remboursement visant l’allocation de circonscription ... 1-9 Factures et reçus originaux ... 1-10 Paiement aux tiers ... 1-10 Paiement anticipé des frais ... 1-10 Frais remboursés par d’autres sources ... 1-11
Table des matières
Guide sur les allocations des députés Table des matières - 3
Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative ... 1-11 Situation de conflit d’intérêts ... 1-11 Déclaration et communication ... 1-11 Demande de remboursement visant l’allocation de circonscription ... 1-13
Admissibilité ... Rémunération du personnel-1 Avant d’embaucher un adjoint de circonscription ... Rémunération du personnel-1 Frais autorisés liés à la rémunération du personnel ... Rémunération du personnel-2 Frais liés aux avantages sociaux ... Rémunération du personnel-3 Demande de remboursement ... Rémunération du personnel-5 Avis d’embauche ... Rémunération du personnel-5 Avis de changement ... Rémunération du personnel-5 Inscription de l’employé ... Rémunération du personnel-6 Feuille de présence ... Rémunération du personnel-6 Avis de mise à pied ... Rémunération du personnel-6 Avis de renvoi ... Rémunération du personnel-7 Situation de conflit d’intérêts ... Rémunération du personnel-7 Déclaration et communication ... Rémunération du personnel-8 Liste des annexes ... Rémunération du personnel-10 Annexe 1 Congés de la fonction publique ... Rémunération du personnel-12 Annexe 2 Diagramme des liens de parenté ... Rémunération du personnel-14 Annexe 3 Avis d’embauche ... Rémunération du personnel-16 Annexe 4 Avis de changement ... Rémunération du personnel-18 Annexe 5 Feuille de présence de l’adjoint
de circonscription ... Rémunération du personnel-19 Annexe 6 Calendrier de rémunération ... Rémunération du personnel-21 Annexe 7 Avis de mise à pied ... Rémunération du personnel-23 Annexe 8 Avis de renvoi ... Rémunération du personnel-25 Annexe 9 Pour en savoir plus long ... Rémunération du personnel-27
Admissibilité ... 2-1 Allocation ... 2-1 Députés de Winnipeg ... 2-2 Députés du Sud ... 2-2 Députés du Nord ... 2-4 Calcul des montants ... 2-4 Montants calculés le 1er avril... 2-4 Rajustement en fonction du coût de la vie ... 2-4 Calcul au prorata ... 2-5
Guide sur les allocations des députés Table des matières - 4 Députés du Sud ... 2-5 Députés du Nord ... 2-5 Plus de 25 000 kilomètres ... 2-5 Frais de déplacement autorisés ... 2-5 Kilométrage ... 2-6 Transport ...2-7 Logement ...2-8 Repas ...2-8 Déplacements à l’extérieur de la province ...2-9 Demande de remboursement ...2-10
Demande de remboursement visant l’allocation de déplacement ...2-10 Factures et reçus originaux ...2-11 Paiement aux tiers ...2-11 Frais remboursés par d’autres sources ...2-11 Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative ...2-12 Situation de conflit d’intérêts ...2-12 Déclaration et communication ...2-13 Demande de remboursement visant l’allocation de déplacement ...2-15
Admissibilité ...3-1 Allocation ...3-2 Trajets quotidiens ...3-2 Séjours imprévus ...3-2 Calcul des montants ...3-2 Montants calculés le 1er avril ...3-2 Rajustement en fonction du coût de la vie ...3-3 Trajets quotidiens ...3-3 Calcul au prorata ...3-3 Session ...3-3 Semaine ...3-4 Frais de trajets quotidiens autorisés ...3-4 Kilométrage (trajets quotidiens ...3-4 Logement (séjours imprévus ...3-4 Repas (séjours imprévus ...3-4 Demande de remboursement ...3-5
Demande de remboursement visant l’allocation de trajets
Quotidiens ...3-5 Factures et reçus originaux ...3-5 Paiement aux tiers ...3-6 Frais remboursés par d’autres sources ...3-6
Table des matières
Guide sur les allocations des députés Table des matières - 5 Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative ...3-7 Situation de conflit d’intérêts ...3-7 Déclaration et communication ...3-7 Demande de remboursement visant l’allocation de trajets
Quotidiens ...3-9
subsistance
Admissibilité ...4-1 Allocation ...4-2 Frais de résidence temporaire ...4-2 Frais de subsistance ...4-2 Calcul des montants ...4-3 Montants calculés le 1er avril ...4-3 Rajustement en fonction du coût de la vie ...4-3 Calcul au prorata ...4-3 Mois avec session ...4-4 Mois sans session ...4-4 Frais de résidence temporaire et de subsistance autorisés (A ou B) ...4-4 (A) Frais de résidence temporaire – Logement locatif ...4-4 (A) Frais de subsistance – Logement locatif ...4-5 (B) Frais de résidence temporaire – Résidence désignée comme
seconde propriété ...4-6 (B) Frais de subsistance – Résidence désignée comme seconde
Propriété ...4-7 Demande de remboursement ...4-8 Demande de remboursement visant l’allocation de subsistance ...4-8 Factures et reçus originaux ...4-8 Paiement aux tiers ...4-9 Paiement anticipé de frais ...4-9 Frais remboursés par d’autres sources ...4-10 Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative ...4-10 Situation de conflit d’intérêts ...4-10 Déclaration et communication ...4-11 Demande de remboursement visant l’allocation de subsistance ...4-12
Partie 2 : Frais de séjour
Admissibilité ...4-14 Allocation ...4-14 Calcul des montants ...4-15 Montants calculés le 1er avril ...4-15
Guide sur les allocations des députés Table des matières - 6 Rajustement en fonction du coût de la vie ...4-15 Calcul au prorata ...4-15 Frais de séjour autorisés ...4-15 Demande de remboursement ...4-16
Demande de remboursement visant l’allocation de
subsistance de remplacement ...4-16 Factures et reçus originaux ...4-16 Frais remboursés par d’autres sources ...4-16 Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative ...4-17 Déclaration et communication ...4-17 Demande de remboursement visant l’allocation de
subsistance de remplacement ...4-20
Admissibilité ...5-1 Allocation ...5-1 Calcul des montants ...5-1 Montants remboursés ...5-1 Intersession...5-1 Frais intersessions autorisés ...5-2 Demande de remboursement ...5-2
Demande de remboursement visant l’allocation de frais
Intersessions ...5-2 Factures et reçus originaux ...5-3 Frais remboursés par d’autres sources ...5-3 Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative ...5-4 Situation de conflit d’intérêts ...5-4 Déclaration et communication ...5-4 Demande de remboursement visant l’allocation de frais
Intersessions ...5-7
Admissibilité ...6-1 Allocation ...6-1 Calcul des montants ...6-2 Montants calculés le 1er avril ...6-2 Calcul au prorata ...6-2 Frais d’impression autorisés ...6-2 Demande de remboursement ...6-3 Demande de remboursement visant l’allocation d’impression ...6-3 Factures et reçus originaux ...6-3 Paiement aux tiers ...6-4
Table des matières
Guide sur les allocations des députés Table des matières - 7
Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative ...6-4 Déclaration et communication ...6-4 Demande de remboursement visant l’allocation d’impression ...6-6
Annexe 1 Déclaration solennelle d’attestation des frais liés à la demande de remboursement
Annexe 2 Taux par kilomètre, taux des indemnités de repas et taux des frais connexes
Annexe 3 Demande d’accès à l’information
Annexe 4 Demande d’exemption
Annexe 5 Diagramme des liens de parenté définis par le terme
« parent »
Annexe 6 Déclaration d’admissibilité à une allocation de trajet quotidien
Annexe 7 Déclaration d’admissibilité à une allocation de
subsistance (résidence principale à l’extérieur de la région désignée)
Annexe 8 Déclaration d’admissibilité à une allocation de
subsistance (résidence principale à Winnipeg)
Annexe 9 Déclaration d’admissibilité à une allocation de
subsistance de remplacement Annexe 10 Désignation de mois additionnels Annexe 11 Carte (rayon de 50 km)
Annexe 12 Déclaration d’admissibilité à une allocation de
déplacement pour un député du Sud
Annexe 13 Déclaration d’admissibilité à une allocation de
déplacement pour un député du Nord
Annexe 14 Superficie des circonscriptions en kilomètres carrés (excluant la Ville de Winnipeg)
Guide sur les allocations des députés Introduction - 1
Introduction
Objet du Guide
Le Guide sur les allocations des députés fournit tous les renseignements qu’il vous faut pour déterminer si vous avez droit à une allocation, pour connaître la façon dont les montants sont calculés et pour comprendre les critères de remboursement.
Le Guide contient également des renseignements pratiques concernant les frais remboursables, les pièces justificatives à une demande de
remboursement et les conditions s’appliquant aux conflits d’intérêts. Des renseignements importants au sujet des exigences de déclar ation et de communication sont fournis à la page 2 de la présente partie.
Structure du Guide
Le Guide sur les allocations des députés est structuré de manière à ce que chaque chapitre porte sur une allocation seulement ou encore sur des renseignements ou des formules en particulier.
Chaque chapitre est autonome en soi avec tous les détails qu’il vous faut au sujet de l’allocation concernée, avec un exemple de demande de
remboursement. Les titres des rubriques sont clairement indiqués pour vous aider à trouver rapidement ce que vous cherchez. L’ordre dans lequel apparaissent les rubriques est le même dans tous les chapitres afin de faciliter votre recherche. Les pages sont numérotées et donnent le titre du chapitre concerné. Il y a plus d’espace à gauche pour y écrire des notes.
Contenu du Guide
Un tableau intitulé « Allocations admissibles pour l’exercice financier » se trouve au début du Guide et indique les montants maximaux annuels et les limites par catégorie de chaque allocation. Ce tableau est mis à jour et envoyé aux détenteurs du Guide le 1er avril de chaque année. Il est suivi d’une partie consacrée aux définitions, puis de tous les chapitres sur les allocations. La liste des annexes contient toutes les formules mentionnées dans le Guide. À la fin du Guide, se trouve une partie sur la réglementation avec des copies annotées du Règlement sur les allocations des députés et du Règlement sur la communication de renseignements concernant les
traitements, les allocations et les régimes de retraite des députés que vous pourrez consulter. La table des matières décrit le contenu du Guide plus en détail.
Introduction - 2 Guide sur les allocations des députés
Déclaration et communication
Rapports mensuels
Le Bureau des allocations des députés vous enverra tous les mois un sommaire de vos demandes de remboursement de frais et de ce qu’il vous reste des montants de vos allocations non dépensés. Vous pouvez aussi demander en tout temps un rapport à jour sur vos demandes de remboursement de frais et sur ce qu’il vous reste du montant d’une ou l’autre des allocations.
Rapports annuels
Le Règlement sur la communication de renseignements concernant les traitements, les allocations et les régimes de retraite des députés exige de chaque député qu’il dépose un rapport annuel faisant état du total des demandes de remboursement des frais faites pendant l’exercice financier précédent pour chaque allocation, par catégorie. Le Bureau des allocations des députés prépare ce rapport au début de juin, que vous devez examiner et signer. Vous devez retourner le rapport dûment signé au Bureau. Ce dernier transmet les rapports annuels au président au plus tard le 30 juin, comme l’exige le Règlement, pour qu’il le dépose devant l’Assemblée législative.
Une copie de votre rapport annuel dûment signée vous sera retournée pour qu’elle soit mise à la disposition de la population à votre bureau de circonscription ou sur demande. Le Règlement précise que ces rapports doivent pouvoir être consultés par la population pendant cinq ans.
Le ministère des Finances est également tenu d’insérer chaque année dans les Comptes publics du Manitoba un « rapport sur les montants payés aux députés de l’Assemblée législative ». Les montants versés à chaque député à titre de rémunération (indemnités, autres formes de rémunération et contribution de la Couronne aux prestations de retraite) et de remboursement des dépenses (allocations et autres dépenses remboursées) sont indiqués dans ce rapport.
Rapport annuel sur le stock de biens d’équipement
En avril de chaque année, le Bureau des allocations des députés vous fournit une liste des biens en immobilisation et de l’équipement de l’Assemblée législative en votre possession, pour que vous
l’examiniez et la conserviez dans vos dossiers. Toute question ou tout commentaire concernant votre stock de biens d’équipement doit être adressé au Bureau des allocations des députés.
Guide sur les allocations des députés Introduction - 3 Communication des renseignements à la population
La population a le droit de consulter les documents liés aux demandes de remboursement des frais visant une ou l’autre des allocations et en obtenir copie.
Il est possible d’obtenir ces documents auprès du Bureau des allocations des députés pendant les heures de travail habituelles. Pour ce faire, il faut
remplir une « demande d’accès » au Bureau. Le demandeur sera informé des frais de recherche et de préparation qui pourraient s’appliquer ainsi que du moment où il pourra consulter les renseignements.
Vous trouverez un exemple de formule de « Demande d’accès à l’information et à des copies de documents » en consultant la liste des annexes.
Les frais imposés sont similaires à ceux imposés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Par exemple, si le temps consacré à la recherche et à la préparation dépasse deux heures, un montant de 10 $ est imposé par demi-heure. Si le nombre de
photocopies ou de copies imprimées dépasse 20 pages, des frais de 15 cents par page sont exigés.
Les documents afférents aux allocations pouvant être communiqués à la population comprennent ceux que vous avez déposés pour établir votre admissibilité à une allocation et demander un remboursement ainsi que les documents d’accompagnement, le document indiquant le
montant de l’allocation, la date où il a été versé, la façon dont il a été consenti ou rajusté et le total des montants réclamés jusque-là. Les documents communiqués à la population se rapportant à une allocation en particulier sont mentionnés à la fin du chapitre concerné sous le titre
« Déclaration et communication ».
Un député peut demander une exemption de communication publique.
Cette exemption est accordée lorsqu’un député convainc le président que la communication des renseignements concernés constituerait une
menace pour sa sécurité personnelle ou celle de sa famille. Le fait qu’une demande d’exemption a été présentée et accordée doit toutefois être rendu public.
Pour faire une demande d’exemption, vous devez remplir la formule de déclaration relative à la demande d’exemption en vertu du
paragraphe 3(6) du Règlement sur la communication de renseignements concernant les traitements, les allocations et les régimes de retraite des députés et l’envoyer au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Vous trouverez un exemple de cette formule de
Introduction - 4 Guide sur les allocations des députés déclaration dans la liste des annexes.
Façon d’obtenir d’autres exemplaires
Des exemplaires du Guide sont fournis sur demande par le Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Les Guides publiés à l’intention des députés, de leur personnel et du personnel de caucus sont numérotés à des fins de gestion et de révision. Une liste de distribution est établie à partir des Guides qui ont été assignés afin de permettre la distribution de nouveaux renseignements ou de
renseignements revus et corrigés au besoin.
Guide sur les allocations des députés Introduction - 5
Page laissée en blanc à dessein
Guide sur les allocations des députés Définitions - 1
Définitions
Dispositions générales
« Allocation annuelle » Le montant maximal payable à un député pour une période d'allocation au titre d'un type donné d'allocation.
« Apolitique » s’entend des activités :
a) dans le cadre desquelles n’apparaît aucun nom de parti, logo ou toute autre chose permettant d’identifier un parti politique, même un autre parti, et aucune couleur utilisée en conjonction avec le nom, le logo ou toute autre chose permettant d’identifier un parti (la seule exception concerne le nom, la couleur et le logo apparaissant sur les cartes de visite, le papier à en-tête, les
enveloppes et les communications par Internet);
b) qui ne visent pas à persuader des électeurs de voter pour un parti ou de lui verser une contribution, et qui ne visent pas à dissuader des électeurs de voter pour un parti ou de lui verser une
contribution;
c) qui ne visent pas à persuader ou à dissuader quiconque de devenir ou de demeurer membre d’un parti politique.
« Biens en immobilisation et équipement » S’entend de tout frais remboursé à un député au titre de l’allocation de circonscription pour un accessoire ou de l’équipement de bureau :
a) qui est un article durable ayant une durée de vie utile de plus d’un an;
b) qui est un article acquis à un prix supérieur à 169 $ l’unité ou
l’ensemble (sous réserve du rajustement en fonction du coût de la vie);
reconnu comme un frais d’immobilisation qui relève de l’Assemblée législative.
« Frais autorisés » Frais qui peuvent être payés sur une allocation en vertu du Règlement.
« Loi » La Loi sur l’Assemblée législative.
« Période d’allocation » La période allant du 1er avril au 31 mars de l’année suivante; un exercice financier.
Définitions - 2 Guide sur les allocations des députés Logement
« Logement commercial » Chambre individuelle qu'un hôtel, motel ou autre établissement semblable fournit pour une nuit moyennant paiement.
« Logement non commercial » Chambre individuelle fournie gratuitement pour une nuit. Courant dans les régions du Nord où il n’y a pas d’hôte et où il est possible de loger chez le maire, un chef, etc.
Assemblée législative
« Mois avec session » Tout mois au cours duquel l’Assemblée siège pendant au moins une journée.
« Session » S’entend d’une période commençant le premier jour d’une session et se terminant le jour précédant le premier jour de la session suivante.
S’il y a une élection générale, il s’agit de la période commençant le jour du scrutin et se terminant le jour précédant le premier jour de la session suivante.
Afin de déterminer le montant maximal admissible de l’allocation de subsistance d’un député, il s’agit de tout mois au cours duquel un comité spécial ou permanent siège pendant tout jour considéré comme un jour de séance conformément aux règles de l’Assemblée législative.
« Mois sans session » Tout mois au cours duquel l’Assemblée ne siège pas.
« Intersession » S’entend de toute période pendant laquelle l’Assemblée législative ne siège pas et n’a pas siégé depuis au moins 10 jours.
Repas
« Dans les régions où il y a des primes d’éloignement », les repas consommés pendant les déplacements dans les circonscriptions du Nord (Thompson, The Pas, Flin Flon et Rupertsland) ainsi que dans les
collectivités de Crane River, Dauphin River (Anama Bay), Matheson Island et Waterhen peuvent être remboursés aux taux du Nord en vigueur dans la fonction publique.
« Dans toutes les autres régions », les repas consommés peuvent être remboursés aux taux du Sud en vigueur dans la fonction publique.
Guide sur les allocations des députés Définitions - 3 Député
« Député de Winnipeg » Député dont la circonscription se trouve dans la Ville de Winnipeg.
« Député du Sud » Député dont la circonscription se trouve dans une région rurale, à l’exception des collectivités du Nord.
« Député du Nord » Député dont la circonscription est Thompson, The Pas, Flin Flon ou Rupertsland.
Liens de parenté
« Conjoint de fait » Personne qui vit dans une relation maritale d'une certaine permanence avec une autre personne sans être mariée avec elle.
« Parent » d’un député :
a) enfant, petit-enfant, frère, sœur, parent ou grand-parent du député ou de son conjoint ou conjoint de fait;
b) conjoint ou conjoint de fait d’un enfant, d’un petit-enfant, d’un frère, d’une sœur, d’un parent ou d’un grand-parent du député ou de son conjoint ou conjoint de fait.
Vous trouverez à l’annexe 5 un diagramme des liens de parenté.
« Frais engagés avec lien de dépendance » Frais non admissibles à un remboursement si une des personnes suivantes a un intérêt financier direct dans un contrat ou un autre arrangement :
a) le député ou son conjoint ou conjoint de fait ou une personne morale avec laquelle l’un d’eux a un intérêt financier direct;
b) un des parents du député ou de son conjoint ou conjoint de fait ou d’une personne morale avec laquelle l’un d’eux a un intérêt financier direct;
c) un autre député ou son enfant, son conjoint ou conjoint de fait.
Nota - b) et c) s’appliquent si le député savait ou aurait normalement dû savoir que l’intérêt financier existait.
Vous trouverez à l’annexe 5 un diagramme des liens de parenté.
« Intérêt financier direct » S’entend d’un député, de son conjoint ou conjoint de fait, ou d’un parent du député ou de son conjoint ou conjoint de
Définitions - 4 Guide sur les allocations des députés fait qui possède ou qui a un intérêt dans l’entreprise assurant les biens ou
services.
Vous trouverez à l’annexe 5 un diagramme des liens de parenté.
Déplacements
« Taux par kilomètre en vigueur dans la fonction publique pour les déplacements en voiture privée » S’entend du taux par kilomètre d’un aller simple pour les déplacements en voiture qui s’applique :
a) au nord du 53e parallèle, aux députés du Nord représentant les circonscriptions de Thompson, The Pas, Flin Flon et Rupertsland;
b) au sud du 53e parallèle, à tous les autres députés.
Lorsque les demandes d’un député dépassent 25 000 kilomètres par an, ce taux est majoré de 5 cents par kilomètre pour chaque kilomètre additionnel que le député parcourt.
Guide sur les allocations des députés 1- 1
Allocation de circonscription Frais liés à la circonscription
Admissibilité
Tous les députés ont droit à un remboursement des frais autorisés liés à la circonscription afin d’assurer la représentation apolitique de leur circonscription.
Un député a droit à une allocation de circonscription à partir de son élection jusqu’à sa démission ou la dissolution de l’Assemblée.
Allocation
Chaque député a droit à un remboursement des frais liés à la circonscription jusqu’à concurrence du montant maximal annuel établi pour les députés de Winnipeg, du sud ou du nord du Manitoba. Ce montant annuel est alloué pour les frais engagés pendant l’exercice financier allant du 1er avril au 31 mars.
Les frais liés à la circonscription admissibles qui sont remboursés aux députés se divisent en quatre catégories : frais liés aux locaux du bureau, frais de fonctionnement du bureau, frais de représentation et frais liés à la rémunération du personnel. Cette distinction est requise aux fins de
déclaration des frais liés à la circonscription dans les Comptes publics du Manitoba et les rapports annuels des députés. Veuillez consulter le tableau montants maximaux annuels établis et les limites par catégorie de chaque allocation.
Les frais liés aux locaux du bureau comprennent les frais
d’immobilisation et d’équipement. Tous les biens en immobilisation appartiennent à l’Assemblée législative. Tous les nouveaux députés ont droit à un montant additionnel pour les biens en immobilisation requis pendant le premier exercice financier pour l’établissement initial de leur bureau. La limite maximale annuelle des frais de représentation
correspond à 15 % de votre allocation de circonscription. Cette limite est comprise dans le montant annuel de l’allocation de circonscription.
Vous trouverez la liste des frais autorisés pour les locaux du bureau, le fonctionnement du bureau, la représentation et la rémunération du personnel dans la partie traitant des frais autorisés liés à la circonscription
commençant à la page 3 de ce chapitre.
1 - 2 Guide sur les allocations des députés Consultez la partie portant sur la rémunération du personnel à la fin de ce chapitre pour connaître les frais liés à la rémunération du personnel, les définitions s’y rapportant et le calendrier de rémunération.
Calcul des montants
Montants calculés le 1er avril
Le montant de l’allocation de circonscription des députés est établi le 1er avril de chaque nouvel exercice financier.
Rajustement en fonction du coût de la vie
Un rajustement en fonction du coût de la vie s’applique au montant maximal annuel de l’allocation de circonscription, au prix d’achat qui détermine si un élément est un bien en immobilisation et au montant additionnel pour les biens en immobilisation consenti aux nouveaux députés le 1er avril de chaque exercice financier.
Le rajustement se fait en fonction de l'augmentation ou de la diminution en pourcentage de l'indice des prix à la consommation au Manitoba au cours de l'année civile précédente. Le montant rajusté est arrondi au dollar près.
Calcul au prorata
Lorsque des nouveaux députés sont élus à une élection partielle ou générale, le montant de leur allocation de circonscription est calculé au prorata à partir du jour de l’élection jusqu’à la fin de l’exercice
financier. Les députés réélus sont considérés comme des députés continuant d’occuper leur poste et n’ont droit qu’au montant de leur allocation de circonscription qu’il leur reste jusqu’à la fin de l’exercice financier.
Supplément au loyer
Un député peut demander un supplément pour son bureau de
circonscription dont le loyer s’élève à plus de 20 % du loyer moyen des bureaux de circonscription situés dans la même région (Winnipeg, sud ou nord du Manitoba). La Commission de régie de l'Assemblée législative (CRAL) a déterminé que le montant du loyer à considérer doit être celui obtenu après déduction des services publics inclus dans le prix du loyer.
La CRAL a délégué à son personnel l’étude des demandes de supplément au loyer. Les députés dont le montant du loyer s’élève à plus de 20 % du
Guide sur les allocations des députés 1- 3
loyer moyen dans leur région recevront une demande de supplément au loyer à remplir et à retourner au Bureau des allocations des députés. Le supplément approuvé peut aller d’un minimum de 25 $ par mois à un maximum de 500 $ par mois. Les députés seront avisés de tout montant de supplément au loyer approuvé, qui s’ajoutera à leur allocation de
circonscription tous les trimestres. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B.
Frais autorisés liés à la circonscription Définition du mot apolitique
Apolitique s’entend des activités :
• dans le cadre desquelles n’apparaît aucun nom de parti, logo ou toute autre chose permettant d’identifier un parti politique, même un autre parti, et aucune couleur utilisée en conjonction avec le nom, le logo ou toute autre chose permettant d’identifier un parti (la seule exception concerne le nom, la couleur et le logo apparaissant sur les cartes de visite, le papier à en-tête, les enveloppes avec l’adresse de l’expéditeur et les communications par Internet, en tenant pour acquis qu’une enveloppe peut-être une enveloppe utilisée pour l’expédition ou une enveloppe-réponse incluse dans des documents imprimés, comme un sondage);
• qui ne visent pas à persuader des électeurs de voter pour un parti ou de lui verser une contribution, et qui ne visent pas à dissuader des
électeurs de voter pour un parti ou de lui verser une contribution;
• qui ne visent pas à persuader ou à dissuader quiconque de devenir ou de demeurer membre d’un parti politique.
Catégories de frais
Les frais autorisés entrent dans les catégories suivantes : frais liés aux locaux du bureau, frais de fonctionnement du bureau, frais de
représentation et frais liés à la rémunération du personnel.
1) Frais liés aux locaux du bureau
Coût réel des frais liés aux locaux du bureau afin d’assurer la
représentation apolitique de votre circonscription jusqu’à concurrence du montant maximal annuel de l’allocation. Frais autorisés :
1 - 4 Guide sur les allocations des députés
• Le loyer des locaux du bureau de circonscription. Le bail du bureau de circonscription doit être déposé au Bureau des allocations des députés. Assurez-vous d’avoir une clause de résiliation avec préavis d’au plus deux mois. Si vous démissionnez ou n’êtes pas réélu, vous devenez responsable du paiement du loyer au bout des deux mois suivant celui au cours duquel vous avez cessé d’être député. Les députés doivent payer les dépôts de garantie, car ils ne sont pas admissibles à un remboursement.
• L’obtention d’un permis d’occupation pour des rénovations à l’intérieur ou une nouvelle occupation des locaux de votre bureau de circonscription. Normalement, c’est le propriétaire du bâtiment qui s’en charge, mais si le permis n’est pas compris dans le bail, vous pouvez être tenu responsable de ces frais supplémentaires.
• Les affiches apolitiques pour le bureau de circonscription, notamment les frais d'installation, d'enlèvement, d'entretien et de déplacement des affiches en question. Le libellé de l’affiche doit être indiqué sur le reçu au moment de la demande de remboursement pour la production d’affiches apolitiques.
• Le stationnement, l’entretien ménager, les services d’entretien de tapis, l’enlèvement de la neige, l’entretien des lieux et les services publics, y compris le chauffage, l’électricité, l’eau, le gaz et la câblodistribution, et les autres services liés aux locaux du bureau.
• La rénovation, la réparation et le réaménagement des locaux du bureau de circonscription.
• Le système de sécurité, son installation et la surveillance des locaux du bureau de circonscription. Il est à noter que certains services de sécurité sont gratuits pour les députés, s’ils en font la demande auprès de la Direction de la sécurité du ministère de l’Infrastructure et des Transports. Voici ce que la Direction de la sécurité peut faire pour votre bureau de circonscription :
- mener une vérification de la sécurité du bureau, notamment des entrevues avec le personnel, afin de recenser tout problème de sécurité particulier;
- préparer une spécification technique de l’équipement et du système de sécurité requis;
- faire un appel d’offres public pour l’achat et l’installation du système de sécurité;
- faire exécuter et superviser l’installation du système;
- faire surveiller le système par la centrale d’alarme du gouvernement. Pour les bureaux de circonscription situés à Winnipeg, Brandon, Portage-la-Prairie et Thompson, les
Guide sur les allocations des députés 1- 5
patrouilles mobiles de sécurité du gouvernement seront les premières à intervenir en cas d’alarme pour évaluer la situation avant d’appeler la police.
Pour de plus amples renseignements ou pour procéder à une
vérification de sécurité, veuillez communiquer avec le directeur de la sécurité d’Infrastructure et Transports Manitoba au 945-1706.
2) Frais de fonctionnement du bureau
Coût réel des frais de fonctionnement du bureau afin d’assurer la représentation apolitique de votre circonscription jusqu’à concurrence du montant maximal annuel de l’allocation. Frais autorisés :
• Les fournitures de bureau, telles que stylos, papier, agrafes,
brocheuses, feuillets autocollants, logiciels et manuels de traitement de texte et de tableur, règles, ciseaux, chemises de classement, étiquettes et toute autre fourniture du genre. Seuls les livres servant au
fonctionnement du bureau, comme un dictionnaire ou un thésaurus, sont autorisés.
• Les accessoires et le matériel de bureau courants durables valant plus de 169 $ l’unité ou l’ensemble (limite en cours en 2009-2010, sous réserve du rajustement en fonction du coût de la vie), tels que bureaux, bureaux pour ordinateur, chaises de bureau, fauteuil de réception, table et chaises de conférence, classeurs, armoires de
rangement, appareils photo, ordinateurs et imprimantes. Les téléphones cellulaires ne sont pas considérés comme des accessoires ou du
matériel de bureau durables, mais peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement dans la catégorie « frais de fonctionnement du bureau », comme article non durable. Il est à noter que les meubles construits sur demande sont exclus et que les frais s’y rapportant ne sont pas admissibles. Pour de plus amples renseignements, consultez la partie sur les biens en immobilisation et l’équipement à la page 7.
• Le soutien et l'entretien liés au matériel de bureau et aux logiciels.
• Les frais de téléphone pour la location et les services téléphoniques et les frais de téléphone cellulaire.
• Les services de poste, d'expédition et de messagerie ainsi que d'autres services semblables, y compris les timbres et la location de boîte postale. Il est à noter que les frais postaux admissibles
comprennent les frais d’envoi connexes, dont les envois en petite quantité et les envois particuliers adressés à une personne. Ils ne comprennent pas les envois en nombre sans adresse particulière aux électeurs.
1 - 6 Guide sur les allocations des députés
• Les services professionnels, comme la tenue des livres, la
comptabilité, la mise à jour de base de données et autres services spécialisés.
• Les frais bancaires relatifs au compte du bureau de circonscription, tels que les frais de découvert, les frais d’émission de chèques, les frais d’administration annuels ou mensuels.
• Les cartes de visite, le papier à en-tête, les enveloppes et autres fournitures semblables. Il est à noter que toute fourniture de bureau ne peut avoir de déclaration partisane, mais peut porter le nom, la couleur et le logo du parti. Un exemplaire de chacune de ces fournitures de bureau doit être joint à la demande de remboursement s’y rapportant.
• Les frais liés à Internet, y compris les frais d’établissement et de maintien d’une page d’accueil. Il est à noter que le contenu de la page Web doit être apolitique, mais l’appartenance politique peut apparaître dans une adresse courriel ou un lien.
• La publicité apolitique visant à renseigner la population au sujet : - de l'emplacement, de l'adresse, du numéro
de téléphone et des heures d'ouverture du bureau de circonscription;
- de la date, de l'heure et de l'endroit des réunions publiques.
Un exemplaire de la publicité doit être joint à la demande de remboursement.
• La publication de messages apolitiques dans des journaux ou d'autres périodiques. Un exemplaire du message imprimé doit être joint à la demande de remboursement.
• L’impression de documents connexes apolitiques à des fins de distribution aux électeurs, tels que des cartes soulignant la remise de diplôme ou d’autres messages marquant des occasions spéciales.
L’impression de documents connexes doit être faite de manière individuelle ou en petites quantités, sauf pour les cartes de Noël ou en cas de dépassement des frais au titre de l’allocation d’impression à des fins apolitiques. Un exemplaire des documents imprimés doit être joint à la demande de remboursement.
• Les frais de radiodiffusion et de télédiffusion apolitiques. Un exemplaire du message diffusé doit être joint à la demande de remboursement.
• Les services de traduction des documents apolitiques.
Guide sur les allocations des députés 1- 7
• La location de salles pour la tenue de réunions apolitiques.
• Les fournitures pour l’organisation d’activités dans la
circonscription, telles qu’une journée portes ouvertes ou un barbecue de circonscription, ce qui comprend notamment les couverts et verres de plastique, les assiettes en carton, les nappes en papier, la location de tables et de barbecue, les ballons et l’hélium.
• L’assurance du bureau de circonscription.
• L’abonnement annuel aux journaux et aux magazines.
• Les frais de déménagement du contenu du bureau de circonscription.
• Les frais d’encadrement du serment d’entrée en fonction (certificat d’élection du député), de la photographie des députés à l’Assemblée législative, du portrait de la Reine et des cartes de circonscription.
Les frais d’encadrement d’œuvres d’art ou autres ne sont pas
considérés comme des frais admissibles et ne peuvent être remboursés.
• Les frais d’inscription à des conférences et à des cours. Il est à noter que le remboursement des frais d’inscription à des conférences ou à des cours donnés à l’extérieur de la province se limite au montant
maximal annuel admissible pour les déplacements à l’extérieur de la province. Veuillez consulter le tableau intitulé Allocations admissibles pour l’exercice financier se trouvant au début de ce guide pour
connaître le montant maximal actuel pour les frais de déplacement à l’extérieur de la province.
• Les frais de déplacement lorsque l’allocation de déplacement du député est épuisée. Les frais de déplacement autorisés sont énumérés au chapitre 2, Frais de déplacement.
Biens en immobilisation et équipement
Les biens en immobilisation et l’équipement appartiennent à l’Assemblée législative. Les frais d’immobilisation autorisés sont les frais qui vous ont été remboursés au titre de l’allocation de circonscription pour des biens en immobilisation ou de l’équipement définis comme suit :
a) article durable ayant une durée de vie utile de plus d’un an;
b) article acquis à un prix supérieur à 169 $ l’unité ou l’ensemble (limite en cours en 2009-2010, sous réserve du rajustement en fonction du coût de la vie).
Documents requis – Un reçu de frais d’immobilisation ou d’équipement doit présenter de façon détaillée le numéro de série et tout autre
1 - 8 Guide sur les allocations des députés renseignement descriptif pertinent concernant la marque, le modèle et les dimensions de l’article acquis. Ces renseignements sont essentiels pour les registres de stock de biens d’équipement de l’Assemblée législative. Un numéro d’étiquette est attribué à chaque bien en immobilisation et vous est envoyé afin que vous le fixiez à l’article.
Report des frais d’immobilisation – Les députés peuvent demander un remboursement des frais d’immobilisation réparti sur deux exercices financiers. Ce qui signifie qu’une partie des frais non remboursés pendant l’exercice financier au cours duquel vous avez acheté le bien en
immobilisation peut être remboursée pendant l’exercice financier suivant, jusqu’à concurrence du montant maximal des frais d’immobilisation ou de l’allocation pour cet exercice. Des frais d’immobilisation déjà reportés ne peuvent être reportés de nouveau. Toute demande de report des frais d’immobilisation doit être présentée au Bureau des allocations des députés avant le 1er juin, de façon à ce que les frais au titre de l’allocation de circonscription soient dûment inscrits dans le rapport annuel du député déposé le 30 juin.
Contrat de location avec option d’achat – Si à la fin d’un contrat de location d’un bien d’équipement un député décide d’acheter ce bien, il devient la propriété de l’Assemblée législative.
Programme d’assurance des biens en immobilisation de l’Assemblée législative – Les biens en immobilisation de l’Assemblée législative sont assurés par le programme d’assurance des biens en immobilisation de l’Assemblée législative. En cas de perte ou de vol, signalez l’incident au Bureau des allocations des députés.
3) Frais de représentation
Coût réel des frais de représentation jusqu’à la limite maximale annuelle de cette catégorie établie à 15 % de votre allocation de circonscription, afin d’assurer la représentation de votre circonscription.
Frais autorisés :
• Les cartes de souhaits apolitiques, les cartes de
remerciements, les fleurs, des cadeaux non monétaires pour souligner une occasion spéciale et les autres achats de même nature envoyés aux électeurs, tels des diplômes encadrés et des cartes d’anniversaire. Les cadeaux en argent comptant ne sont pas admissibles.
• Les épingles de revers et les drapeaux en vue d'en faire cadeau aux électeurs.
Guide sur les allocations des députés 1- 9
• Les repas d'au moins deux personnes que l'on accueille pour la conduite des affaires de la circonscription ou l'achat en grande quantité de nourriture ou de boissons non alcoolisées destinées aux personnes que l'on accueille à cette fin. Pour recevoir le
remboursement de ces frais, vous devez indiquer le nombre de personnes qui ont été accueillies et les raisons pour lesquelles les frais ont été engagés dans votre demande.
• Les bourses d’études. Un reçu doit accompagner la demande de remboursement.
• Les dons de bienfaisance ou les dons faits à des organismes à but non lucratif. Le reçu officiel du don doit être remis s’il est fourni par l’organisme. Personne ne peut demander un crédit d'impôt ou une déduction à l'égard du don en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada).
• Les billets de tombola à la condition que les billets soient remis lorsque la demande de remboursement est effectuée. Tout prix que vous gagnez doit être remis à des organismes de charité enregistrés.
4) Rémunération du personnel
Veuillez consulter la partie portant sur la rémunération du personnel à la fin du présent chapitre pour en savoir plus sur le calendrier de
rémunération et sur le remboursement des frais liés à la rémunération du personnel de circonscription au titre de l’allocation pour adjoints de circonscription.
Demande de remboursement
Demande de remboursement visant l’allocation de circonscription
Pour faire une demande de remboursement des frais liés à la
circonscription autres que les frais liés à la rémunération du personnel, vous devez remplir la demande de remboursement visant l’allocation de circonscription (feuille blanche). Les instructions sont indiquées au verso de la demande. Vous devez signer la demande de remboursement.
Conservez la dernière copie pour vos dossiers. Remettez la copie originale avec les reçus au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B.
Le bail du bureau de circonscription doit être déposé au Bureau des
allocations des députés. Pour assurer un paiement direct du loyer du bureau de circonscription au propriétaire, douze demandes de remboursement
1 - 10 Guide sur les allocations des députés visant l’allocation de circonscription seront envoyées aux députés sur une base annuelle, qu’ils devront signer et retourner au Bureau des allocations des députés. Les demandes de remboursement sont
approuvées par le représentant du président de l’Assemblée.
Vous trouverez à la fin de ce chapitre un exemple de demande de remboursement visant l’allocation de circonscription.
Factures et reçus originaux
Pour effectuer une demande de remboursement, un député doit joindre à sa demande dûment remplie et signée les documents suivants :
a) un reçu justifiant les frais; ou
b) une déclaration solennelle du député ou d’une personne au courant des dépenses, attestant que des frais ont été engagés et expliquant l’absence de reçu. La déclaration solennelle doit être signée en présence d’un commissaire à l’assermentation.
Vous trouverez un exemple de Déclaration solennelle d’attestation des frais liés à la demande de remboursement à l’annexe 1 de la liste des annexes.
Paiement aux tiers
Les frais liés à la circonscription supérieurs à 100 $ peuvent être payés directement à la personne ou au fournisseur à qui ils sont dus. Vous devez présenter une demande de remboursement visant l’allocation de
circonscription (feuille blanche) dûment signée sur laquelle vous demandez par écrit un paiement direct, et y joindre la facture originale.
Chaque demande de paiement à un tiers doit être présentée sur une demande de remboursement distincte.
Paiement anticipé des frais
Des frais normalement payés à l’avance, comme le montant du premier et dernier loyer mensuel, ne peuvent faire l’objet que d’une seule demande de remboursement. Si, pour quelque raison que ce soit, des frais payés à l’avance deviennent inadmissibles (p. ex., parce que vous cessez d’être député), tout solde des frais payés d’avance devient une créance envers la Province.
Guide sur les allocations des députés 1- 11
Frais remboursés par d’autres sources
Les frais remboursés par d’autres sources ne sont pas remboursables au titre de l’allocation de circonscription. Il est recommandé de tenir un carnet des frais précisant s’ils étaient engagés relativement à la conduite des affaires dans votre circonscription ou dans l’exercice de vos fonctions à titre de ministre, chef de l’opposition, adjoint législatif, etc. Ce carnet vous aidera à déterminer quelle partie des frais est remboursable ou payable par d’autres sources.
Pour de plus amples renseignements concernant les demandes de
remboursement, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés, Palais législatif, Bureau 9B.
Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative
Les députés ont droit d’interjeter appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative (CRAL) pour toute décision relative au paiement de frais liés à la circonscription en particulier. La décision de la CRAL est définitive.
Situation de conflit d’intérêts
Les frais liés à la circonscription ne sont pas considérés comme des frais admissibles à un remboursement si vous, votre conjoint ou conjoint de fait, ou un de vos parents ou parents de votre conjoint ou conjoint de fait, un autre député, conjoint ou conjoint de fait d’un autre député, ou tout autre parent des personnes susmentionnées a un intérêt financier direct ou un lien d’appartenance avec l’entreprise qui fournit un service, et que vous connaissez ou devriez connaître l’existence de cet intérêt
financier ou de ce lien d’appartenance.
Vous trouverez dans la partie consacrée aux définitions une description détaillée des situations de conflits d’intérêts, les définitions de conjoint de fait et de parent ainsi qu’un diagramme des liens de parenté précités.
Déclaration et communication
L’introduction du présent document fournit des renseignements au sujet des rapports mensuels, du dépôt des rapports annuels des députés, du rapport annuel sur le stock de biens d’équipement, des exigences relatives à la communication des renseignements à la population et des exemptions s’y rapportant.
1 - 12 Guide sur les allocations des députés Les documents afférents à l’allocation de circonscription communiqués à la population comprennent ceux que vous avez déposés pour demander un remboursement ainsi que les déclarations solennelles en cas de perte de reçus, tout achat de bien en immobilisation et d’équipement, le document indiquant le montant de l’allocation de circonscription, la date où il a été versé, la façon dont il a été consenti ou rajusté, et le total des montants réclamés jusque-là. En ce qui a trait à la rémunération du personnel versée au titre de l’allocation pour adjoints de circonscription et de l’allocation de circonscription, les documents pouvant être communiqués à la population comprennent le nom du député, le nom de l’adjoint de circonscription et les montants payés à ce jour.
Définitions
Veuillez consulter la partie portant sur les définitions pour connaître les définitions de :
« Apolitique »
« Bien en immobilisation et équipement »
« Conjoint de fait »
« Frais engagés avec lien de dépendance »
« Intérêt financier direct »
« Parent »
Liste des annexes
Veuillez consulter la liste des annexes qui énumère et reproduit toutes les annexes mentionnées dans le chapitre portant sur l’allocation de
circonscription. Vous trouverez un exemple de demande de remboursement visant l’allocation de circonscription à la page suivante.
Guide sur les allocations des députés 1- 13
Demande de remboursement visant l’allocation de circonscription - Recto
DEMANDE DE REMBOURSEMENT DU DÉPUTÉ
ALLOCATION DE CIRCONSCRIPTION
ASSEMBLÉE LÉGISLATIVE
NOM _____________________________________ DATE DE RÉDACTION ___________________
ADRESSE ___________________________________
FRAIS AUTORISÉS LIÉS À LA CIRCONSCRIPTION
Date
(J/M) DESCRIPTION Locaux du bureau
(loyer, etc.)
Fonctionnement du bureau (fournitures, etc.)
Représentation (cartes de souhaits,
accueil, etc.)
TOTAUX A B C
Total des frais (A, B et C) $
JE CERTIFIE, PAR LA PRÉSENTE, QUE CE QUI PRÉCÈDE EST UN ÉNONCÉ EXACT ET VÉRIDIQUE DES FRAIS AUTORISÉ LIÉS À LA CIRCONSCRIPTION ENGAGÉS PAR MOI, ET QUE, EN AUTANT QUE JE SACHE, CES FRAIS SONT DÛMENT REMBOURSABLES EN VERTU DES DISPOSITIONS DU RÈGLEMENT SUR LES ALLOCATIONS DES DÉPUTÉS.
SIGNATURE DU DÉPUTÉ
____________________________________________
_______________________________________________________
RÉSERVÉ AU BUREAU DES ALLOCATIONS DES DÉPUTÉS
NUMÉRO DE DOCUMENT __________________________
CERTIFIÉ EXACT
COMPTABLE _____________________________________
APPROUVÉ
FONCTIONNAIRE AUTORISÉ________________________
1 - 14 Guide sur les allocations des députés Demande de remboursement visant l’allocation de circonscription – Verso
Demande de remboursement du député - Allocation de circonscription - Instructions
1. Veuillez fournir les renseignements suivants de la façon indiquée.
Champ Renseignements
Nom Écrire le nom du député (en caractères d’imprimerie).
Adresse Écrire l’adresse d’envoi du chèque.
Date de rédaction Écrire la date à laquelle la demande a été rédigée.
Date Écrire la date où les frais ont été engagés.
Description Décrire brièvement les frais réclamés. Indiquer si le paiement doit être fait directement au fournisseur.
Frais liés aux locaux Écrire le montant. Ces frais comprennent le loyer et les frais liés aux du bureau locaux du bureau de circonscription, tels que les services publics,
l’entretien et les affiches apolitiques.
Frais de fonctionnement Écrire le montant. Ces frais comprennent les fournitures de bureau, du bureau les frais de téléphone et tout autre frais lié au fonctionnement du
bureau. Tout bien durable acheté à un prix supérieur à 169 $ appartient à l’Assemblée. Inscrire la marque, le modèle et le numéro de série de l’article sur le reçu.
Frais de représentation Écrire le montant. Ces frais comprennent les dons, les épingles de revers, les drapeaux, les cartes de souhaits et les frais d’accueil.
Totaux Écrire le total de chaque colonne.
Total des frais Additionner les montants des cases A, B et C et inscrire le total.
Signature du député Signer.
2. Veuillez transmettre la copie originale et les reçus s’y rapportant au Bureau des allocations des députés, Palais législatif.
3. Vous devez conserver la dernière copie.
Guide sur les allocations des députés Rémunération du personnel - 1
Allocation pour adjoints de circonscription Allocation de circonscription Rémunération du personnel
Admissibilité
Un député à l’Assemblée législative peut embaucher un ou des adjoints de circonscription pour que soit assurée la représentation apolitique de sa circonscription. Les adjoints de circonscription fournissent en général des services de secrétariat, d’affaires, de réception ainsi que d’autres services afférents.
La rémunération des adjoints de circonscription fait partie des frais admissibles à une allocation pour adjoints de circonscription et à une allocation de circonscription. La rémunération de l’adjoint ou des adjoints de circonscription est d’abord imputée à l’allocation pour adjoints de circonscription, jusqu’à concurrence d’un montant maximal aux deux semaines, puis à l’allocation de circonscription. Les frais liés aux avantages sociaux des adjoints de circonscription sont pris en compte dans l’allocation pour adjoints de circonscription.
Les adjoints de circonscription ne peuvent travailler à des élections fédérales, provinciales, locales, municipales ou scolaires tout en étant rémunérés à même l’allocation pour adjoints de circonscription ou l’allocation de circonscription. Les adjoints de circonscription ne peuvent travailler à des élections que pendant leur temps libre.
Cette partie ne s’applique pas aux services professionnels comme la tenue des livres et la comptabilité. Les frais liés à ces services doivent être remboursés directement à même l’allocation de circonscription par
l’entremise du Bureau des allocations des députés. Il est important de faire la différence entre les services professionnels et l’emploi. Si l’Agence du revenu du Canada considère la personne qui assure un service comme votre employé, vous devez alors payer cette personne par l’entremise des services en
ressources humaines. Vous pourriez avoir à embaucher un employé à titre occasionnel si le travail l’exige.
Avant d’embaucher un adjoint de circonscription
Veuillez consulter le guide sur la rémunération et les avantages sociaux des députés. La partie II, qui porte sur la rémunération et les avantages sociaux du personnel de circonscription, fournit des
Guide sur les allocations des députés - 2 Rémunération du personnel renseignements sur votre responsabilité en tant qu’employeur et sur les décisions que vous devez prendre avant d’embaucher un adjoint de circonscription. La partie III du guide énumère les politiques d’emploi concernant les adjoints de circonscription. Vous devez être au courant de ces politiques qui établissent les responsabilités de l’employé et de l’employeur.
Avant d’embaucher un adjoint de circonscription, vous devez établir si vous dépasserez le montant de l’allocation pour adjoints de circonscription et, si c’est le cas, établir le montant de votre allocation de circonscription affecté à la rémunération du personnel. D’autres éléments doivent être pris en compte, comme le loyer du bureau de circonscription, les services publics et les biens loués (p. ex., télécopieur et affichage) ainsi que les dépenses courantes pour assurer le fonctionnement et la représentation du bureau. Veuillez consulter la partie qui suit pour en savoir plus long.
Frais autorisés liés à la rémunération du personnel au titre de l’allocation pour adjoints de circonscription et de l’allocation de circonscription
Vous devez comptabiliser au budget les frais liés à la rémunération
ci-dessous qui s’appliquent à votre montant maximal admissible aux deux semaines. Ces frais s’appliqueront d’abord à votre allocation pour
adjoints de circonscription, puis à votre allocation de circonscription.
Il s’agit du taux horaire que vous avez établi, multiplié par le nombre d’heures de travail rapportées. Comme les pauses-repas ne sont pas rémunérées, elles ne sont pas comptabilisées dans le nombre d’heures de travail rapportées.
Taux horaire de rémunération
Votre adjoint de circonscription sera rémunéré pendant tous les congés de la fonction publique. Consultez l’annexe 1 à la fin du présent chapitre.
Jours fériés
Votre adjoint de circonscription a droit à une indemnité de vacances conformément aux politiques d’emploi des adjoints de circonscription.
L’indemnité de vacances correspond à 4 % de la rémunération accordée aux deux semaines pendant les quatre premières années, puis à 6 % par la suite.
Une période électorale n’est pas considérée comme une interruption de service en ce qui a trait aux années de service.
Indemnité de vacances
Votre adjoint de circonscription est admissible à un congé de maladie à un taux correspondant à 4 heures pour chaque 72 heures et demie de service Congé de maladie
Guide sur les allocations des députés Rémunération du personnel - 3 accumulé, ce qui équivaut, pour un travail à temps plein, à 1 journée de congé de maladie par mois. Après 4 ans de service, le taux augmente à 8 heures pour chaque 72 heures et demie de service accumulé, ce qui équivaut, pour un travail à temps plein, à 2 journée de congé de maladie par mois. Une période électorale n’est pas considérée comme une interruption de service en ce qui a trait au calcul des années de service.
Un congé de maladie prolongé fait partie des frais liés aux avantages sociaux et entre dans cette catégorie dans l’allocation pour adjoints de circonscription.
Si un adjoint de circonscription est malade pendant plus de cinq jours de travail consécutifs, le congé de maladie supplémentaire sera considéré à titre de frais liés aux avantages sociaux jusqu’à ce que l’employé reprenne le travail. Par exemple, si votre adjoint de circonscription travaille tous les lundis, mercredis et vendredis, le deuxième vendredi qu’il manquera n’entrera plus dans la catégorie des frais liés à la rémunération de l’allocation pour adjoints de circonscription ou de l’allocation de circonscription.
Votre adjoint de circonscription sera rémunéré pour ses heures
supplémentaires conformément aux politiques d’emploi des adjoints de circonscription. Les heures supplémentaires sont payées à temps et demi pour chaque heure supplémentaire travaillée après 7 heures et demi de travail par jour. Un adjoint de circonscription qui est tenu de travailler pendant sa première ou sa deuxième journée de repos sera payé à temps double pour toutes les heures travaillées. Les heures supplémentaires sont payées en fonction du nombre d’heures de travail que vous rapportez.
Heures supplémentaires
Votre adjoint de circonscription est admissible à un congé de décès, à un congé de paternité, à un congé d’adoption et à un congé pour raisons familiales conformément aux politiques d’emploi des adjoints de circonscription. Ces congés sont rémunérés.
Congé de décès, congé de paternité, congé d’adoption et congé pour obligations familiales
Congé de maternité, congé parental et congé de soignant
Votre adjoint de circonscription est admissible à un congé de maternité, à un congé parental et à un congé de soignant conformément aux politiques
d’emploi des adjoints de circonscription. Ces congés ne sont pas rémunérés.
(aucun coût)
Frais liés aux avantages sociaux au titre de l’allocation pour adjoints de circonscription
Les frais liés aux avantages sociaux des adjoints de circonscription sont pris en compte dans l’allocation pour adjoints de circonscription. Vous n’avez toutefois pas à les comptabiliser dans votre budget.
Guide sur les allocations des députés - 4 Rémunération du personnel Services de santé
Votre adjoint de circonscription est admissible au régime de soins dentaires, au régime de soins ophtalmologiques, au programme de remboursement des médicaments délivrés sur ordonnance, au compte gestion-santé (sauf s’il est nommé pour une période déterminée) et au régime prévoyant des soins ambulanciers et des soins hospitaliers dans une chambre semi privée conformément aux politiques d’emploi des adjoints de circonscription.
Si un adjoint de circonscription est malade pendant plus de cinq jours ouvrables consécutifs, le congé de maladie sera considéré à titre de frais liés aux avantages sociaux plutôt qu’à titre de frais liés à la rémunération jusqu’à ce que l’employé reprenne le travail.
Congé de maladie
Votre adjoint de circonscription est admissible au régime de rente d’invalidité de longue durée conformément aux politiques d’emploi des adjoints de circonscription.
Invalidité de longue durée
Votre adjoint de circonscription est admissible au régime d’indemnisation des accidentés du travail.
Indemnisation des accidentés du travail
Votre adjoint de circonscription est admissible au régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi.
Régime de pensions du Canada et assurance-emploi
Les adjoints de circonscription peuvent joindre ces régimes en tout temps.
Votre adjoint de circonscription doit le faire après deux ans de service tout dépendant de son revenu.
Régime de retraite et d’assurance
Votre adjoint de circonscription a droit à un avis de mise à pied ou de licenciement, comme le précise le guide sur la rémunération et les avantages sociaux des députés. En l’absence d’avis, une indemnité de préavis peut être versée. Lorsqu’une élection générale est déclenchée, la mise à pied prend effet le jour suivant l’émission du bref électoral et votre adjoint de circonscription reçoit une indemnité de préavis. Comme l’indemnité est considérée à titre de frais liés aux avantages sociaux, vous n’avez pas à la comptabiliser dans votre allocation pour adjoints de circonscription ou allocation de circonscription.
Avis de mise à pied ou de licenciement
Votre adjoint de circonscription peut être admissible à une indemnité de départ, comme le précise le guide sur la rémunération et les avantages Indemnité de départ
Guide sur les allocations des députés Rémunération du personnel - 5 sociaux des députés. Comme cette indemnité est considérée à titre de frais liés aux avantages sociaux, vous n’avez pas à la comptabiliser dans votre allocation pour adjoints de circonscription ou allocation de circonscription.
Demande de remboursement
La rémunération de l’adjoint de circonscription doit lui être versée directement par le Service des ressources humaines de l’Assemblée législative.
Avis d’embauche
Pour que votre adjoint de circonscription puisse être rémunéré, vous devez remplir un avis d’embauche. Consultez l’annexe 3 à la fin de ce chapitre.
L’avis d’embauche doit contenir ce qui suit :
- le nom de votre adjoint de circonscription et ses coordonnées;
- le taux horaire de rémunération;
- la situation professionnelle;
- la fréquence de travail;
- la date d’entrée en fonctions;
- votre signature.
Vous devez transmettre le document original dûment signé au Service des ressources humaines ainsi qu’une copie à votre adjoint de circonscription.
Pour accélérer les choses, vous pouvez aussi envoyer la formule par télécopieur au 948-3115.
Avis de changement
Avant qu’un changement de prenne effet, comme un changement touchant le taux horaire de rémunération, vous devez remplir un avis de changement.
Consultez l’annexe 4 à la fin de ce chapitre.
L’avis de changement concerne un ou plusieurs des aspects suivants : - le taux horaire de rémunération;
- la situation professionnelle;
- la fréquence de travail.
Vous devez transmettre le document original dûment signé au Service des ressources humaines ainsi qu’une copie à votre adjoint de circonscription.
Pour accélérer les choses, vous pouvez aussi envoyer la formule par télécopieur au 948-3115.
