Les frais autorisés afin d’assister à une séance d’un comité sont remboursables.
- Frais de transport
• Billets d’avion à bord d’un vol régulier aux tarifs de la classe économique dans la mesure du possible, à bord d’un vol nolisé ou à bord d’un appareil du gouvernement du Manitoba.
• Billets de train.
• Billets d’autobus.
• Location de voiture, y compris le coût de l’assurance
supplémentaire s’y rapportant. Une copie du contrat de location doit accompagner la demande de remboursement.
• Tarif de taxi.
• Stationnement à court terme, stationnement de nuit lorsqu’il n’est pas compris dans le logement et stationnement à un aéroport ou à un autre terminal lorsque son coût est inférieur à celui du billet d’autobus ou du tarif du taxi pour s’y rendre. Le stationnement du Palais législatif et les tickets de stationnement sont exclus de ces frais admissibles.
- Logement commercial à l’hôtel ou au motel en occupation simple.
Vous devez réserver au « tarif gouvernemental ».
- Frais connexes aux taux en vigueur dans la fonction publique pour chaque nuitée dans un logement commercial.
- Kilométrage effectué en voiture privée pour assister à une séance du comité pendant l’intersession au taux par kilomètre en vigueur dans la fonction publique.
- Frais de repas aux taux en vigueur dans la fonction publique pour un repas individuel ou au taux de l’indemnité quotidienne ou encore au montant du reçu s’il est moins élevé.
Demande de remboursement
Demande de remboursement visant l’allocation de frais intersessions
Pour faire une demande de remboursement des frais relatifs aux comités, vous devez remplir la demande de remboursement visant l’allocation de
Guide sur les allocations des députés 5 - 3 frais intersessions (feuille mordorée). Les instructions sont indiquées au verso de la demande. Vous devez signer la demande de remboursement.
Conservez la dernière copie pour vos dossiers. Remettez la copie originale avec les reçus au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Les demandes de remboursement sont approuvées par le président ou le vice-président de l’Assemblée.
Vous trouverez à la fin de ce chapitre un exemple de demande de remboursement visant l’allocation de frais intersessions.
Factures et reçus originaux
Pour effectuer une demande de remboursement, un député doit joindre à sa demande dûment remplie et signée les documents suivants :
o un reçu justifiant les frais; ou
o une déclaration solennelle du député ou d’une personne au courant des dépenses, attestant que des frais ont été engagés et expliquant l’absence de reçu. La déclaration solennelle doit être signée en présence d’un commissaire à l’assermentation.
Vous trouverez un exemple de « Déclaration solennelle d’attestation des frais liés à la demande de remboursement » à l’annexe 1 de la liste des annexes.
Exceptions - Des reçus ne sont pas exigés pour les frais relatifs aux comités suivants :
• les repas réclamés aux taux en vigueur dans la fonction publique;
• les frais connexes par nuitée; ou
• les tarifs de taxi ou les frais de stationnement s’il n’est pas possible d’obtenir un reçu.
Frais remboursés par d’autres sources
Les frais remboursés par d’autres sources, y compris par une autre allocation, ne sont pas remboursables au titre de l’allocation de frais intersessions. Il est recommandé de tenir un carnet des frais précisant s’ils étaient engagés relativement à la conduite des affaires de votre
circonscription ou de l’Assemblée législative, ou dans l’exercice de vos fonctions à titre de ministre, chef de l’opposition, adjoint législatif, etc. Ce carnet vous aidera à déterminer quelle partie des frais relatifs aux comités est remboursable ou payable par d’autres sources.
Comme certains frais, notamment les frais de transport, de logement provisoire, de kilométrage ou de repas, peuvent viser plus d’une allocation,
Guide sur les allocations des députés 5 - 4 vous devez indiquer si ces frais visent l’allocation de frais intersessions, l’allocation de déplacement ou une autre allocation.
Pour de plus amples renseignements concernant les demandes de
remboursement, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B.
Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative
Les députés ont droit d’interjeter appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative (CRAL) pour toute décision relative au paiement de frais relatifs aux comités en particulier. La décision de la CRAL est définitive.
Situation de conflit d’intérêts
Les frais de transport, de logement provisoire et de repas ne sont pas considérés comme des frais admissibles à un remboursement si vous, votre conjoint ou conjoint de fait, ou un de vos parents ou parents de votre conjoint ou conjoint de fait, un autre député, conjoint ou conjoint de fait d’un autre député ou tout autre parent des personnes
susmentionnées a un intérêt financier direct ou un lien d’appartenance avec l’entreprise qui fournit le service, et que vous connaissez ou devriez connaître l’existence de cet intérêt financier ou de ce lien d’appartenance.
Vous trouverez dans la partie consacrée aux définitions une description détaillée des situations de conflit d’intérêts, les définitions de conjoint de fait et de parent ainsi qu’un diagramme des liens de parenté précités.
Déclaration et communication
L’introduction du présent document fournit des renseignements au sujet des rapports mensuels, du dépôt des rapports annuels des députés, des exigences relatives à la communication des renseignements à la population et des exemptions s’y rapportant.
Les documents afférents à l’allocation de frais intersessions
communiqués à la population comprennent ceux que vous avez déposés pour demander un remboursement, le montant de l’allocation, la façon dont il a été consenti ou rajusté et le total des montants réclamés jusque-là.
Guide sur les allocations des députés 5 - 5
Définitions
Veuillez consulter la partie portant sur les définitions pour connaître les définitions de :
« Conjoint de fait »
« Dans les régions où il y a des primes d’éloignement »
« Dans toutes les autres régions »
« Député du Nord »
« Frais engagés avec lien de dépendance »
« Intérêt financier direct »
« Intersessions »
« Logement commercial » « Parent »
« Taux par kilomètre en vigueur dans la fonction publique pour les déplacements en voiture privée »
Annexes
Veuillez consulter la liste des annexes qui énumère et reproduit toutes les annexes.
Vous trouverez un exemple de demande de remboursement visant l’allocation de frais intersessions à la page suivante.
Guide sur les allocations des députés 5 - 6
Page laissée en blanc à dessein
Guide sur les allocations des députés 5 - 7 Demande de remboursement visant l’allocation de frais intersessions – Recto
Demande de remboursement du député Allocation de frais intersessions
ASSEMBLÉE LÉGISLATIVE
NOM __________________________________ DATE DE RÉDACTION________________________
ADRESSE _______________________________
FRAIS AUTORISÉS RELATIFS AUX COMITÉS
NOM DU COMITÉ _____________________ DATE DE LA OU DES SÉANCES_______________
JECERTIFIE,PARLAPRÉSENTE,QUECEQUIPRÉCÈDEESTUNÉNONCÉ EXACTETVÉRIDIQUEDESFRAISAUTORISÉSRELATIFSAUXCOMITÉS ENGAGÉSPARMOI,ETQUE,ENAUTANTQUEJESACHE,CESFRAISSONT DÛMENTREMBOURSABLESENVERTUDESDISPOSITIONSDURÈGLEMENT SURLESALLOCATIONSDESDÉPUTÉS.
SIGNATURE
DU DÉPUTÉ ___________________________
______________________________________
JE CERTIFIE QUE _______________________________
A ASSISTÉ À LA OU AUX SÉANCES SUSMENTIONNÉE(S)
____________________ _________
SECRÉTAIRE DU COMITÉ DATE APPROUVÉ
_____________________ _________
PRÉSIDENT DATE
quotidienne Déjeuner Dîner
Total de km
Guide sur les allocations des députés 5 - 8 Demande de remboursement visant l’allocation de frais intersessions -Verso
Demande de remboursement du député – Allocation de frais intersessions - Instructions
1. Veuillez fournir les renseignements suivants de la façon indiquée.
Champ Renseignements
Nom Écrire le nom du député (en caractères d’imprimerie).
Adresse Écrire l’adresse d’envoi du chèque.
Date de rédaction Écrire la date à laquelle la demande a été rédigée.
Nom du comité Écrire le nom du comité.
Date de la ou des séances Écrire la ou les dates où le comité a siégé.
Date Écrire la date où les frais ont été engagés.
Lieu Écrire le ou les lieux où les frais ont été engagés.
Repas Écrire les montants des reçus de repas ou les taux des indemnités de repas dans les champs appropriés.
Hôtel ou logement Écrire le montant du reçu d’hôtel ou de motel ou d’un établissement non commercial par nuitée.
Frais connexes Écrire le montant des frais connexes par nuitée.
Kilométrage en voiture Écrire le nombre de kilomètres effectués par jour. Écrire le nombre privée total de km et le taux au km établi pour le député dans l’espace prévu
à cet effet en bas de la colonne.
Autres frais
(a) Montant Écrire le montant des frais réclamés.
(b) Description Décrire brièvement les frais réclamés qui ne sont pas précisés dans une des colonnes (p. ex., stationnement, billet d’avion, location d’auto, etc.). Indiquer si le paiement doit être fait directement au fournisseur.
Totaux Écrire le total de chaque colonne. Pour faire le total de la colonne G, multiplier le total de kilomètres par le taux au kilomètre établi pour le député.
Total des frais Additionner les montants des cases A à H et inscrire le total.
Signature du député Signer.
2. Vous devez conserver la dernière copie.
3. Veuillez transmettre la copie originale et les reçus s’y rapportant au Bureau des allocations des députés, Palais législatif.
Guide sur les allocations des députés 6 - 1