Guide sur les allocations des députés 4 - 15 demander le remboursement des frais de repas et de logement que vous avez engagés jusqu’à concurrence de huit nuits.
Calcul des montants
Montants calculés le 1er avril
Les montants applicables de l’allocation de subsistance de remplacement sont établis le 1er avril de chaque nouvel exercice financier. Ces montants ne font pas l’objet d’un nouveau calcul pendant un exercice financier, même si les taux en vigueur dans la fonction publique changent.
Rajustement en fonction du coût de la vie
Les taux en vigueur dans la fonction publique sont rajustés le 1er avril de chaque exercice financier.
Calcul au prorata
Dans le mois au cours duquel les nouveaux députés sont élus à une élection partielle ou générale, ils ont droit aux montants maximaux mensuels
s’appliquant aux frais de séjour. Les députés réélus sont considérés comme des députés continuant d’occuper leur poste et n’ont droit qu’au montant de leurs frais de séjour qu’il leur reste pour le mois de leur réélection.
Frais de séjour autorisés
Vous trouverez ci-dessous la liste des frais de séjour autorisés :
Le coût réel des frais de séjour peut être réclamé jusqu’à concurrence du montant maximal mensuel. Frais autorisés :
• Frais de logement commercial engagés pour un séjour maximal de huit nuitées par mois à l’hôtel ou au motel en occupation simple.
Vous devez réserver au « tarif gouvernemental ».
• Frais de repas aux taux en vigueur dans la fonction publique pour un repas individuel ou au taux de l’indemnité quotidienne.
• Frais connexes aux taux en vigueur dans la fonction publique pour chaque nuitée dans un logement commercial.
Frais de séjour
4 - 16 Guide sur les allocations des députés
Demande de remboursement
Demande de remboursement visant l’allocation de subsistance de remplacement
Pour faire une demande de remboursement des frais de séjour, vous devez remplir la demande de remboursement visant l’allocation de
subsistance de remplacement (feuille rose). Les instructions sont indiquées au verso de la demande. Vous devez signer la demande de
remboursement. Conservez la dernière copie pour vos dossiers. Remettez la copie originale avec les reçus au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Les demandes de remboursement sont approuvées par le représentant du président de l’Assemblée.
Vous trouverez à la fin de ce chapitre un exemple de demande de remboursement visant l’allocation de subsistance de remplacement.
Factures et reçus originaux
Pour effectuer une demande de remboursement, un député doit joindre à sa demande dûment remplie et signée les documents suivants :
a) un reçu justifiant les frais; ou
b) une déclaration solennelle du député ou d’une personne au courant des dépenses, attestant que des frais ont été engagés et expliquant l’absence de reçu. La déclaration solennelle doit être signée en présence d’un commissaire à l’assermentation.
Vous trouverez un exemple de « Déclaration solennelle d’attestation des frais liés à la demande de remboursement » à l’annexe 1 de la liste des annexes.
Exceptions - Des reçus ne sont pas exigés pour les frais de subsistance de remplacement suivants seulement :
• les frais de repas réclamés aux taux en vigueur dans la fonction publique;
• les frais des services de laverie automatique.
Frais remboursés par d’autres sources
Les frais remboursés par d’autres sources, y compris par une autre
allocation, ne sont pas remboursables au titre de l’allocation de subsistance
Frais de séjour
Guide sur les allocations des députés 4 - 17 de remplacement. Il est recommandé de tenir un carnet de frais précisant s’ils étaient engagés relativement à la conduite des affaires de votre
circonscription ou dans l’exercice de vos fonctions à titre de ministre, chef de l’opposition, adjoint législatif, etc. Ce carnet vous aidera à déterminer quelle partie des frais est remboursable ou payable par d’autres sources.
Pour de plus amples renseignements concernant les demandes de
remboursement, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B.
Appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative
Les députés ont droit d’interjeter appel à la Commission de régie de l’Assemblée législative (CRAL) pour toute décision relative au paiement de frais de séjour en particulier. La décision de la CRAL est définitive.
Déclaration et communication
L’introduction du présent document fournit des renseignements au sujet des rapports mensuels, du dépôt des rapports annuels des députés, des exigences relatives à la communication des renseignements à la population et des exemptions s’y rapportant.
Les documents afférents aux allocations de subsistance de
remplacement communiqués à la population comprennent ceux que vous avez déposés pour établir l’admissibilité à l’allocation et demander un remboursement, y compris les déclarations concernant l’admissibilité de votre résidence principale, le document indiquant le montant de l’allocation de subsistance de remplacement, la date où il a été versé, la façon dont il a été consenti ou rajusté et le total des montants réclamés jusque-là.
Définitions
Veuillez consulter la partie portant sur les définitions pour connaître la définition de :
« Logement commercial »
Frais de séjour
4 - 18 Guide sur les allocations des députés
Annexes
Veuillez consulter la liste des annexes qui énumère et reproduit toutes les annexes mentionnées dans le chapitre portant sur l’allocation de
subsistance de remplacement.
Vous trouverez un exemple de demande de remboursement visant l’allocation de subsistance de remplacement à la page suivante.
Frais de séjour
Guide sur les allocations des députés 4 - 19
Page laissée en blanc à dessein
Frais de séjour
4 - 20 Guide sur les allocations des députés
Demande de remboursement visant l’allocation de subsistance de remplacement – Recto
DEMANDE DE REMBOURSEMENT DU DÉPUTÉ ALLOCATION DE SUBSISTANCE DE REMPLACEMENT
ASSEMBLÉE LÉGISLATIVE
NOM_______________________________________ DATE DE RÉDACTION__________________________
ADRESSE____________________________________
FRAIS DE SÉJOUR AUTORISÉS
JECERTIFIE,PARLAPRÉSENTE,QUECEQUIPRÉCÈDEESTUN ÉNONCÉEXACTETVÉRIDIQUEDESFRAISDESÉJOURAUTORISÉS ENGAGÉSPARMOI,ETQUE,ENAUTANTQUEJESACHE,CESFRAIS SONTDÛMENTREMBOURSABLESENVERTUDESDISPOSITIONSDU RÈGLEMENTSURLESALLOCATIONSDESDÉPUTÉS.
SIGNATURE DU
DÉPUTÉ _________________________________
_____________________________________________
RÉSERVÉ AU BUREAU DES ALLOCATIONS DES DÉPUTÉS
CERTIFIÉ EXACT
Repas Hôtel ou logement
(Maximum de huit nuits par mois)
Frais
Frais de séjour
Guide sur les allocations des députés 4 - 21 Demande de remboursement visant l’allocation de subsistance de remplacement – Verso
Demande de remboursement du député – Allocation de subsistance de remplacement - Instructions
1. Veuillez fournir les renseignements suivants de la façon indiquée.
Champ Renseignements
Nom Écrire le nom du député (en caractères d’imprimerie).
Adresse Écrire l’adresse d’envoi du chèque.
Date de rédaction Écrire la date à laquelle la demande a été rédigée.
Date Écrire la date où les frais ont été engagés.
Repas Écrire les montants des reçus de repas ou les taux des indemnités de repas dans les champs appropriés. Le montant des reçus ne doit pas dépasser les taux des indemnités de repas.
Hôtel ou logement Écrire le montant du reçu d’hôtel ou de motel par nuitée. Un maximum de huit nuits par mois est autorisé.
Frais connexes Écrire le montant des frais connexes par nuitée.
Totaux Écrire le total de chaque colonne.
Total des frais Additionner les montants des cases A à F et inscrire le total.
Signature du député Signer.
2. Vous devez conserver la dernière copie.
3. Veuillez transmettre la copie originale et les reçus s’y rapportant au Bureau des allocations des députés, Palais législatif.
Guide sur les allocations des députés 5 - 1