Le présent document, qui a fait l’objet d’une contradiction avec les destinataires concernés, a été délibéré par la chambre le 3 avril 2017.
RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
COMITE D’ENTREPRISE DE LA SOCIETE ANONYME D’ECONOMIE MIXTE LOCALE DES CHEMINS DE FER DE LA CORSE
EXERCICES 2012 A 2016
Exercices 2012 à 2016
PROCEDURE
La chambre régionale des comptes de Corse a procédé à l’examen de la gestion du comité d’entreprise (CE) de la société d’économie mixte locale (Seml) des chemins de fer de la Corse (CFC) pour les exercices 2012 à 2016.
En application des dispositions de l’article L. 211-8 du code des juridictions financières, les lettres annonçant l’ouverture du contrôle ont été adressées le 25 novembre 2016 au président du CE, M. Jean-Baptiste Bartoli, à son prédécesseur, M. Michel Stefani, président du 1er janvier 2012 au 3 avril 2012, ainsi qu’à M. Hyacinthe Vanni, en sa qualité de président de la Seml CFC.
Les entretiens préalables prévus aux articles R. 241-8 et R. 241-14 du code des juridicions financières ont eu lieu le 9 décembre 2016 avec M. Michel Stefani et le 12 décembre 2016 avec M. Jean-Baptiste Bartoli.
La chambre, lors de sa séance du 14 décembre 2016, a arrêté ses observations provisoires qui ont été transmises le 18 janvier 2017 au président du CE et à son secrétaire, qui en ont accusé réception le 24 janvier 2017. Le président du CE, directeur de la Seml CFC, a adressé une réponse le 14 mars 2017, enregistrée au greffe de la chambre le 15 mars 2017. Le secrétaire du comité a transmis sa réponse le 24 mars 2017, enregistrée le même jour au greffe de la chambre.
Des extraits ont également été adréssés le 18 janvier 2017 à M. Jean-Baptiste Bartoli, directeur de la Seml, MM. Alexandre Zagnoli, Joseph Tomasi anciens secrétaires, MM. Charles Rocca et Alain Costa, membres du comité, M. Joseph Lorenzini, expert-comptable, M. Ridha Ben Hamza, consultant qui en ont tous accusé réception le 24 janvier 2017. M. Jean-Marc Tarabelli, ancien trésorier a accusé réception des extraits communiqués le 25 janvier 2017. Mme Sandra Andrei, membre du comité et Mme Sylvia Rozelier, gérante de la société RBH, destinataires d’extraits, ont été avisées les 24 janvier et 1er février 2017. M. Jean-Marc Tarabelli a adressé une réponse le 14 février enregistrée le 15 février 2017 au greffe de la chambre. M. Joseph Lorenzini a adressé une réponse le 7 mars, enregistrée le 8 mars 2017. M. Alexandre Zagnoli a adressé une réponse le 8 mars 2017, enregistrée le 13 mars 2017. M. Ridha Ben Hamza a adressé une réponse le 21 mars, enregistrée le 22 mars 2017 et M. Charles Rocca a adressé une réponse le 22 mars 2017, enregistrée le 23 mars 2017.
Après avoir examiné ces réponses, la chambre, lors de sa séance du 3 avril 2017, a arrêté ses observations définitives, objet du présent rapport.
Elles ont été adressées le 18 avril 2017, a M. Jean-Baptiste Bartoli, ordonnateur, à Mme Christine Chiarasini, secrétaire du CE, qui en ont accusé réception le 20 avril 2017.
Des extraits ont également été adressées le 18 avril 2017, à M. Jean-Marc Simone, M. Alexandre Zagnoli, M. Jean-Baptiste Bartoli, et à M. Joseph Tomasi, qui en ont accusé réception, le 20 avril 2017. Aucune réponse n’est parvenue à la chambre.
TABLE DES MATIÈRES
SYNTHESE ... 4
LES RECOMMANDATIONS ET RAPPELS A LA REGLEMENTATION DE LA CHAMBRE ... 5
Les recommandations ... 5
Les rappels à la règlementation ... 5
1.La gouvernance du CE et l’exercice de ses missions ... 6
1.1.Une gouvernance à clarifier ... 6
1.1.1. Une organisation des réunions et de leur rendu compte à parfaire ... 7
1.1.2. Un bureau et des commissions sans existence ... 8
1.2.Des missions insuffisamment ou irrégulièrement exercées ... 10
1.2.1. Une mission d’information et de consultation à parfaire ... 10
1.2.2. Une commission des œuvres sociales agissant au-delà de ses prérogatives ... 11
1.3.Une activité maintenue malgré une période trouble ... 13
1.3.1. Une gouvernance ayant souffert de dysfonctionnements ... 13
1.3.2. Une activité maintenue à hauteur des dotations croissantes ... 14
2.Des irrégularités comptables et financières répétées ... 17
2.1.Le non-respect des règles de transparence financière et de reddition de comptes ... 17
2.1.1. L’absence de reddition des comptes intermédiaires et les insuffisances des présentations annuelles ... 17
2.1.2. La non approbation des comptes 2014 et 2015 ... 18
2.2.Des irrégularités comptables sur la période 2012-2013 portant préjudice au CE ... 20
2.2.1. L’audit des comptes 2012 – juillet 2013 et l’absence de contrôle des comptes sur le second semestre 2013 ... 20
2.2.2. Plus de 36 000 € de dépenses irrégulières ... 21
2.3.Des errements comptables qui se poursuivent ... 23
2.3.1. Le non-respect des règles de signature pour les engagements de dépense et leur paiement ... 23
2.3.2. Un suivi comptable et analytique à améliorer ... 24
2.3.3. Des indemnisations irrégulières ... 26
Glossaire ... 28
SYNTHESE
Le CE de la Seml CFC est une instance représentative du personnel exerçant les missions qui lui sont dévolues par la loi. En premier lieu, il a un rôle d’information et de consultation des salariés. En second lieu, il gère diverses activités à destination des salariés de la Seml CFC.
Pour l’exercice de ses missions, il bénéficie de subventions de la Seml CFC pour un montant de 156 790 € en 2016 ainsi que des participations versées par les bénéficiaires de ses activités sociales et culturelles (46 030 € en 2015).
Entre 2012 et 2015, le niveau des activités à destination des salariés a suivi l’augmentation des dotations affectées aux œuvres sociales. Ainsi, les dépenses retraitées des participations salariées ont progressé de 58 % pour atteindre 127 375 € en 2015 contre 80 847 € trois ans plus tôt.
Pour autant, la gouvernance du CE présente des fragilités dans le respect des rôles, attributions et règles qui lui sont fixées. Elle souffre également d’un insuffisant formalisme tant au niveau des consultations obligatoires, que des avis que le CE doit formuler. De surcroît, ce dernier n’a pas encore pris la mesure des évolutions réglementaires intervenues depuis 2014. Il doit s’engager dans une démarche de mise en cohérence de ses pratiques avec les textes internes et les dispositions règlementaires qui le concernent.
Ces mesures seront de nature à éviter de nouveaux errements tels que ceux observés au niveau de l’organisation du secrétariat et de la gestion comptable.
En effet, au cours de la période 2012-2013, outre des désordres organisationnels, de graves dysfonctionnements comptables ont pu être relevés, au préjudice financier du comité, pour un montant évalué à plus de 36 000 €. Malgré la connaissance de ces faits et les décisions répétées du CE, force est de constater qu’à fin 2016 aucune action en réparation n’a encore été engagée.
Aujourd’hui, la transparence financière et les conditions de régularité d’engagement et de paiement des dépenses ne sont toujours pas remplies. L’organisation actuelle du CE ne lui permet pas de présenter des comptes fiables, tant en termes bilanciels qu’au niveau de la comptabilité de caisse, ni de se conformer aux exigences de forme et de délais pour les arrêtés de comptes et leur approbation. En outre, certains membres demandent à être indemnisés de dépenses qu’ils n’ont pas supportées.
Le CE doit dès lors modifier son organisation pour se mettre en capacité à respecter les règles qui lui sont applicables et produire dans les délais des comptes fiables. Partageant ce constat, le président du CE a indiqué en réponse travailler avec le secrétaire du CE sur un plan d’actions pour une mise en ordre concertée au sein du comité.
Ces constats conduisent la chambre à faire quatre rappels à la réglementation et à formuler une recommandation unique.
LES RECOMMANDATIONS ET RAPPELS A LA REGLEMENTATION DE LA CHAMBRE
Les recommandations
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Recommandation unique : Le CE doit clarifier sa gouvernance et régulariser ses pratiques d’intervention sans vote du comité, plus particulièrement en matière d’actions sociales.
Les rappels à la règlementation
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Rappel n° 1 : Le CE doit respecter les délais de production de ses comptes rendus, particulièrement depuis l’entrée en vigueur des dispositions du décret n° 2016-453 du 12 avril 2016.
Page 19
Rappel n° 2 : Le CE doit produire ses comptes dans les six mois après la clôture de l’exercice et selon les formes prévues par les dispositions du code du travail.
Page 24
Rappel n° 3 : Le CE doit respecter les dispositions du règlement intérieur en matière de responsabilité civile ainsi que celles relatives à l’engagement et au paiement des dépenses supérieures à 1 500 €.
Page 27
Rappel n° 4 : Les demandes d’indemnisation et de remboursement de frais effectuées par les membres du CE doivent être justifiées et ne peuvent conduire en aucun cas à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée par les intéressés.
1. LA GOUVERNANCE DU CE ET L’EXERCICE DE SES MISSIONS
Les CE sont des instances représentatives du personnel, dotées de la personnalité civile, présentes dans les entreprises de plus de 50 salariés, qui exercent deux missions : celle d’information générale et de consultation des salariés et celle de gestion des activités sociales et culturelles.
Conformément aux règles applicables en matière de tranche d’effectifs de l’entreprise (273 salariés au 1er semestre 2016), le CE de la Seml CFC comprend 10 membres élus, cinq titulaires et cinq suppléants, qui sont désignés lors des élections professionnelles, soit tous les quatre ans, par les salariés des CFC. Seuls les titulaires ou leurs suppléants en cas d’absence, ont droit de vote. Les délégués syndicaux des deux syndicats présents dans l’entreprise participent également au CE avec voix consultative.
En 2012, lors de la reprise d’activité des chemins de fer de Corse par la Seml CFC, le CE était installé depuis les élections de 2010. L’employeur ayant changé, seul son représentant a alors été modifié. C’est ainsi le directeur de la Seml CFC qui préside le CE depuis le 1er janvier 2012. Le renouvellement des membres est intervenu en mars 2014 à la suite des élections professionnelles.
Les règles d’organisation du CE et modalités d’exercice sont déterminées par le code du travail et les textes internes. Leur mise en œuvre révèle la nécessité de clarifier la gouvernance et de régulariser des missions insuffisamment ou irrégulièrement exercées. Les failles existantes ont favorisé les dysfonctionnements sans avoir eu d’incidence sur le maintien de l’activité.
1.1. Une gouvernance à clarifier
Le comité dispose d’un règlement intérieur qui précise ses modalités d’organisation et de fonctionnement. Le réglement est un document approuvé en 2010, modifié succintement en septembre 2014, afin de tenir compte d’un changement voté 10 mois plus tôt, concernant les modalités d’action en justice. Il comprend des dispositions concernant la constitution du bureau, la désignation des membres, leur rôle, le fonctionnement du CE, ses délibérations, ses procès verbaux et ses commissions. L’accord d’entreprise du 27 mars 2013, non modifié depuis, comprend également des dispositions concernant le fonctionnement et l’organisation du CE.
Or, il apparaît que l’organisation mise en place et les pratiques ne sont pas en adéquation ni avec les règles internes, ni avec les évolutions réglementaires intervenues depuis 20141,tant au niveau des réunions et de leurs procès verbaux, que du bureau et des commissions.
1 Les lois n° 2014-288 du 5 mars 2014 et n° 2015-994 du 17 août 2015.
1.1.1. Une organisation des réunions et de leur rendu compte à parfaire
Le président du CE fixe l’ordre du jour avec le secrétaire et convoque les membres du comité aux réunions. Il peut se faire assister de deux collaborateurs et déléguer sa fonction, faculté à laquelle il recourt ponctuellement, en désignant le responsable des ressources humaines.
Le comité peut se réunir quel que soit le nombre de représentants, et sans règle de représentation. Ainsi, si en moyenne sur la période courant de janvier 2012 à juin 2016, les réunions s’effectuent en présence de sept membres, certains comités ont pu comprendre un nombre bien moins élevé de participants. C’est notamment le cas des réunions d’octobre et novembre 2015 tenues en présence de deux élus seulement.
Selon le règlement intérieur, en application de l’accord d’entreprise, le comité doit se réunir une fois par mois. Or, si les réunions du CE font bien l’objet d’une programmation, celle du mois d’août n’est pas systématiquement programmée et n’aurait lieu qu’en cas de besoin, comme en 2013 et 2015. Des évènements exceptionnels et des faits de grève ont également pu conduire au report des comités. Ainsi, en 2013 les réunions de janvier, septembre et décembre ont été annulées.
Bien que le non-respect du rythme des réunions ne soit pas conforme aux règles prévues par l’accord collectif, le comité fait valoir qu’il résulte d’un accord entre les membres du comité.
Les réunions font l’objet de procès-verbaux dont la responsabilité rédactionnelle est confiée au secrétaire général. Jusqu’à la loi de 2015 relative au dialogue social et à l’emploi2, il n’y avait pas de délai pour rédiger ces comptes rendus.
En pratique, le procès-verbal était rédigé pour la réunion suivante, qui débutait dès lors par l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente. Toutefois, ce principe n’a pas été systématiquement respecté, et à maintes reprises, il a fallu plusieurs mois avant que le document soit soumis à l’approbation, retardant ainsi sa diffusion3.
Depuis avril 2016, un accord entre l’employeur et les syndicats doit permettre de fixer les délais, à défaut ceux-ci devront respecter ceux prévus par le décret n° 2016-453 du 12 avril 20164, à savoir dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte sauf cas particulier d’une autre réunion de CE intervenant dans ce délai.
Or, le CE, qui n’a pas mis en application cette disposition, est toujours confronté au retard d’approbation et de diffusion des comptes. En effet, en décembre 2016, les comptes rendus des quatre réunions intervenues depuis juillet étaient toujours en attente de diffusion.
2 Loi n°2015-994 du 17 aout 2015 relative au dialogue social et à l’emploi.
3 C’est notamment le cas des procès-verbaux des réunions de décembre 2012, août 2013, novembre 2013, juillet 2014, octobre 2014, décembre 2014, octobre 2015 et mai 2016 approuvés deux comités plus tard, celui de septembre 2015 approuvé au comité de décembre 2015, celui d’avril 2013 approuvé au comité d’octobre 2013. A noter que la version approuvée de mai 2013 n’a pas été retrouvée par le comité.
4 Art. D. 2325-3-1 du code du travail.
Ceci est particulièrement néfaste au fonctionnement du CE, la Seml ne pouvant prouver qu’elle a bien consulté le CE sur les dossiers où son avis consultatif est requis, et les salariés ne sont informés des sujets abordés qu’avec décalage, parfois bien après que les projets ou décisions actés en réunion de CE n’aient été mis en œuvre. Le secrétaire du comité a indiqué en réponse qu’il transmettra dorénavant le compte rendu dans les délais impartis.
Outre ce frein à l’exercice des missions d’information, les procès-verbaux produits, que cela soit sous format informatique ou sous format papier, ne contiennent pas tous les documents évoqués dans les procès-verbaux, même si les comptes rendus approuvés au 1er semestre 2016 sont plus étayés.
Dans certains cas, le comité est même dans l’incapacité de produire les pièces évoquées, comme dans le cas de l’audit des comptes 2011, voire de présenter le procès-verbal approuvé, tel que celui de mai 2013. Dans d’autres cas, il n’est pas fait état de la transmission des rapports ou documents qui sont obligatoirement présentés, et les documents ne sont pas annexés5, et le président ne peut attester du respect de la consultation du CE sur les thèmes imposés par la loi ou par l’accord d’entreprise.
Rappel de la réglementation n° 1 : Le CE doit respecter les délais de production de ses comptes rendus, particulièrement depuis l’entrée en vigueur des dispositions du décret n° 2016-453 du 12 avril 2016.
1.1.2. Un bureau et des commissions sans existence
Le CE comprend un secrétaire et un secrétaire adjoint qui sont élus par le comité. Le secrétaire est l’interlocuteur principal de l’employeur. Outre sa participation à l’élaboration des ordres du jour, il rédige les procès-verbaux et partage avec le trésorier l’exercice de la personnalité civile. La signature du secrétaire, ou celle du trésorier, doit donc être apposée sur tous les actes exerçant la personnalité du comité, ce qui comme on le verra ci-après, n’est pas systématiquement le cas.
Un secrétaire adjoint a également été désigné. Censé le remplacer et assurer les fonctions de secrétaire en cas d’absence, il s’avère que cette continuité n’est pas toujours effective, seul le secrétaire étant réellement en mesure de répondre aux interrogations relatives aux activités sociales et à l’historique du fonctionnement.
Le trésorier, également élu par le comité, est selon les stipulations du règlement intérieur, responsable de la tenue de la comptabilité du comité. Il dispose également d’un adjoint, qui dans les faits assure la gestion comptable, y compris dans les relations avec l’expert-comptable.
5 Ainsi, le bilan social est uniquement présenté en 2012 ; le rapport annuel égalité homme femme est seulement mentionné en 2014 et 2016.
Selon le règlement intérieur, un bureau comprenant le président, le secrétaire et le trésorier, ainsi que leurs adjoints est constitué. Ses missions ne sont pas définies dans le règlement, puisque seules les missions de ses membres sont précisées et qu’il n’existe pas de délibération du comité concernant une éventuelle délégation de pouvoir ou indiquant l’étendue du mandat du bureau. De facto, le bureau ne se réunit pas pour préparer les réunions plénières du comité, ni pour organiser la mise en œuvre des décisions prises par ce dernier.
Historiquement trois commissions sont désignées, dont deux sont obligatoires en application du règlement intérieur : la commission de la formation professionnelle et de l’emploi, et la commission de l’égalité professionnelle. Leurs membres sont désignés lors du renouvellement du bureau, à la suite des élections professionnelles.
Seul le temps passé par les élus aux séances des commissions obligatoires ouvre droit à rémunération. En dehors des élus, les membres ne bénéficient d’aucun crédit d’heure ni d’aucune rémunération de la part du CE ou de la Seml CFC. Or, si ces commissions sont présidées par un membre titulaire du CE, elles comprennent principalement des agents non membres du CE. Ainsi, la commission formation comprend huit membres (président inclus), celle des œuvres sociales 10 et celle d’égalité professionnelle, six.
Selon le règlement intérieur, les commissions remettent au comité des propositions contenues dans un rapport soumis à délibération en séance plénière. Les modalités de fonctionnement de ces commissions n’ont cependant pas été arrêtées.
La commission « égalité homme-femme » a ainsi pour objet de préparer la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, la situation comparée des conditions générales d’emplois et de formation des femmes et des hommes dans l’entreprise. Dans les faits, cette commission ne se réunit pas et n’a pas d’existence. Le sujet est abordé par le CE lors de la présentation du rapport égalité homme femme, qui est annexé au procès-verbal. Ce rapport n’a été présenté que deux fois sur la période 2012-2016, si l’on se réfère aux ordres du jour et aux pièces jointes, et dans le bilan social en 2012. Le thème est également abordé dans le rapport annuel unique présenté en 2015.
Ce thème ne donne pas lieu à avis ou délibération par le CE. Pour autant, interrogé sur le sujet, le secrétaire a indiqué que le comité ne jugeait pas utile de réunir cette commission, étant considéré que la transmission du document, et les avis donnés lors des réunions du CE, dont il n’a pas été trouvé trace dans les procès-verbaux, suffisent au traitement du sujet.
Comme la précédente, la commission formation, qui a pour objet de préparer les délibérations sur la formation professionnelle, ne se réunit pas. Selon le CE, la tenue d’une réunion spécifique formation professionnelle serait suffisante, étant observé que la communication des documents de bilan n-1 et plan n+1 est effective, et que les deux réunions annuelles programmées sont bien organisées. Pour autant, là encore hormis en 2012, le comité ne rend pas d’avis et n’est pas force de proposition sur un sujet qui est pourtant perfectible au regard du faible taux de réalisation du plan de formation. En effet, malgré la diminution de 37 % du nombre d’heures de formation programmées entre 2012 et 2015, le taux de réalisation des formations programmées qui était de 12 % en 2012, atteint seulement 35 % en 2015.
Les commissions formation et égalité professionnelle étaient avant la loi du 17 août 2015 obligatoires pour les entreprises ayant plus de 200 salariés. Depuis, ce seuil a été relevé à 300. Bien que le règlement intérieur ne prévoit pas les modalités de suppression des commissions, en l’absence d’effectivité, le CE pourrait se saisir de la question de l’utilité de leur maintien, tout en s’interrogeant sur les modalités de consultation du comité sur ces deux thématiques, ainsi que sur la forme et le contenu des avis qu’il doit formuler.
En réponse, le secrétaire du comité a indiqué que la question du maintien des commissions non obligatoires serait soumise au vote des élus du CE.
1.2. Des missions insuffisamment ou irrégulièrement exercées
L’exercice de la mission d’information et de consultation du CE souffre d’insuffisances tant au niveau de sa saisine que dans les avis devant être rendus. L’organisation mise en place pour la gestion des activités sociales et culturelles à destination des salariés comporte, quant à elle, plusieurs irrégularités.
1.2.1. Une mission d’information et de consultation à parfaire
Le CE exerce une mission d’information des salariés sur les évolutions de l’entreprise et il dispose d’un rôle de consultation sur des sujets définis par le code du travail, soit annuellement6, soit ponctuellement7 dès lors qu’une décision de l’entreprise peut avoir une incidence sur la situation des salariés (introduction de nouvelles technologies, restructuration, modification dans l’organisation…). Selon les termes de l’accord d’entreprise, deux représentants du CE sont élus pour siéger au conseil d’administration aux fins notamment de relayer les avis du CE.
La lecture des procès-verbaux de réunion montre que le président répond à l’ensemble des questions inscrites à l’ordre du jour, lesquelles sont reportées, le cas échéant, jusqu’à leur réponse.
Toutefois, la communication des informations prévues à l’accord d’entreprise ne respecte pas la périodicité prévue et son contenu. Ni la Seml, ni le CE ne tiennent un tableau de bord de manière à s’assurer du respect de la transmission des informations périodiques devant être données au CE selon les dispositions de l’accord d’entreprise8. De même, nul n’est en mesure de démontrer que les délais de communication des rapports et autres documents sont conformes au délai d’un mois prévu dans l’accord d’entreprise, aucune trace de la transmission des éléments n’étant faite, quand ils ne sont tout simplement pas remis en séance.
6 Articles L. 2323-6, L. 2323-10 et L. 2323-12 et suivants du code du travail.
7 Article L. 2323-8 et suivants du code du travail.
8 Titre I, chapitre 2, section 2, article 4 de l’accord collectif d’entreprise du 27 mars 2013.
Ainsi, si le président diffuse des informations et communique régulièrement sur la situation de l’entreprise et son organisation, il ne joue pas pleinement son rôle de saisine du CE.
C’est plus particulièrement la formalisation des consultations aux fins de recueil des avis du CE, telles que prévues par les dispositions du code du travail, qui n’est pas mise en œuvre. Or, en l’absence de saisine officielle, il ne peut être considéré que le comité a été consulté.
Pour sa part, le CE ne formalise que très peu d’avis, principalement sur les roulements9 des agents, et il n’a pas pris la mesure des sujets sur lesquels il doit se prononcer ni ne propose d’avis motivé ou relayant les intérêts des salariés au regard des décisions de gestion de l’entreprise, ce qui ne facilite pas par ailleurs le rôle des représentants du CE au conseil d’administration.
Or, les obligations de consultation ont été renforcées par la loi du 17 août 2015, et regroupées sous trois thématiques : les orientations stratégiques de l’entreprise, la situation économique et financière de l’entreprise, et la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi. Afin de lui permettre de rendre un avis sur ces trois thématiques, le CE doit être destinataire d’informations qui lui sont communiquées dans un délai d’un mois. Afin de les centraliser, une base de données économiques et sociales doit être mise en place et rendue accessible aux membres du CE10, ce qui n’a pas encore été réalisé par la Seml CFC, mais serait en cours d’élaboration selon la réponse de son directeur général.
1.2.2. Une commission des œuvres sociales agissant au-delà de ses prérogatives La commission des œuvres sociales est une instance chargée de l’organisation des activités sociales, et plus particulièrement de la préparation de l’arbre de Noël et des cadeaux de fin d’année, activités qui représentent en moyenne 60 % de la subvention reçue au titre des œuvres sociales sur la période 2012-2015.
Interrogée sur son activité, la présidente de la commission a indiqué que cette dernière se réunissait la plupart du temps informellement et que ces réunions ne donneraient pas systématiquement lieu à compte rendu. Seuls trois relevés de décisions de la commission ont pu être communiqués par le CE et concernent l’organisation de l’arbre de Noël, soit un compte rendu par an depuis 2014.
Or, si cette commission est censée préparer les décisions relatives à l’ensemble des activités sociales, elle ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel et aucun document ne précise l’étendue des missions confiées à la commission et à ses membres. Pourtant, celle-ci décide et agit sans l’aval du CE.
9 On appelle roulement le processus d’ordonnancement en séquences des services ou planification des périodes de travail et de repos pendant un cycle de plusieurs semaines.
10 Article L.2328-8 du code du travail et circulaire du ministère du travail de l’emploi de la formation professionnelle et du dialogue social, DGT 2014/1 du 18 mars 2014 pour les modalités de mise en place de cette base de données.
C’est notamment le cas pour l’organisation de l’arbre de Noël et la commande des paniers gourmands qui n’ont donné lieu à aucune décision du CE sur toute la période contrôlée.
En effet, le sujet n’a été évoqué qu’une seule fois depuis la création de la Seml CFC, non pas pour aborder les choix d’organisation, mais pour évoquer la question de l’octroi de jours supplémentaires de congés aux agents (cinq jours accordés à cinq agents11). Ainsi, la commission gère un budget de plusieurs dizaines de milliers d’euros sans disposer d’aucun aval du comité sur les choix effectués et décisions prises.
Pour les chèques cadeaux de fin d’année, le choix de la forme, de leurs bénéficiaires et des montants n’ont été évoqués que lors du comité d’octobre 201312 pour vote au CE. Le renouvellement de l’opération s’est effectuée sans vote du CE pour les autres années.
Concernant les autres animations sociales, l’ensemble des activités ou modalités de participation du CE ne sont pas délibérées annuellement. Selon le secrétaire, seules les nouvelles activités donneraient lieu à décision et c’est la fiche d’information récapitulative préparée par certains membres du CE et diffusée à l’ensemble des salariés qui fait office de communication. Pour autant, les activités sociales sont très rarement évoquées en comité. Ainsi, l’activité chèques vacances, deuxième enjeu financier du CE, n’a été évoquée que trois fois en cinq ans. En janvier 2012, les modalités de participation des chèques vacances, ont été arrêtées, sans que le compte rendu ne comprenne le document annexe récapitulatif. En 2014, une mention est faite pour indiquer que la politique de participation serait identique à celle mise en œuvre en 2013. En 2015, le sujet est évoqué pour indiquer la période d’acquisition des chèques et préciser que le formulaire serait joint avec la feuille de paye de novembre 2015.
L’activité billetterie, en forte croissance, n’a été évoquée que deux fois, pour mettre au vote l’acquisition d’un accès à une plateforme de vente de billets de spectacle. Enfin, hormis l’évolution du montant des participations aux activités sportives et culturelles évoquée en janvier 2016, les modifications intervenues quant aux modalités d’attribution n’ont, ni fait l’objet d’un vote, ni été relatées dans les procès-verbaux.
Au final, il apparaît que les activités sociales sont peu débattues au sein du CE et ne sont pas toujours mises au vote, ce qui est irrégulier. En réponse, le secrétaire du comité a indiqué que l’ensemble des avantages et partenariats serait désormais soumis au vote du comité et formalisé par écrit au procès-verbal.
Recommandation unique : Le CE doit clarifier sa gouvernance et régulariser ses pratiques d’intervention sans vote du comité, plus particulièrement en matière d’actions sociales.
Selon le plan d’actions évoqué en réponse par le président du comité, les modalités de mise en ordre du règlement intérieur et de formalisation des procédures et bonnes pratiques seront discutées par le CE.
11 CE du 26 novembre 2012.
12 Les chèques cadeaux sont de 100 € par enfant et de 80 € par agent. Les enfants sont âgés de moins de 13 ans et les agents sont soit en contrat à durée indéterminé soit en contrat à durée déterminée au 1er novembre de l’année.
1.3. Une activité maintenue malgré une période trouble
A la faveur des dysfonctionnements dans la gouvernance du comité, plusieurs errements ont conduit à une période trouble au cours de laquelle, celui-ci a dû faire face à de nombreux désordres organisationnels. Nonobstant ces défaillances, l’activité du comité en faveur des salariés a été maintenue à hauteur des dotations « œuvres sociales » perçues.
1.3.1. Une gouvernance ayant souffert de dysfonctionnements
Plusieurs évènements sont venus perturber le fonctionnement du CE ; ils concernent la démission du trésorier et son remplacement, les agissements du secrétaire et les interventions du comité pour obtenir sa révocation.
Sur le premier cas, en février 2013 le trésorier démissionne de son mandat d’élu au CE.
Il en informe le directeur par courrier du 13 février 2013, et est remplacé lors de la réunion suivante, soit le 25 février 2013. Malgré cette investiture, le nouveau trésorier devra attendre le 11 juillet 2013 pour disposer de la signature des comptes. Ainsi, pendant près de six mois, seul le secrétaire du CE disposait de la signature et de l’accès aux comptes, étant observé qu’il n’y avait plus de trésorier adjoint.
Dès qu’il a eu accès aux relevés des comptes, le nouveau trésorier a pu identifier plusieurs mouvements non autorisés par le comité sur la période courant du 1er janvier 2012 à début juillet 2013.
Sur le second cas, une motion est déposée en séance le 26 juin 2013 pour mettre en place un CE extraordinaire et proposer de mettre à l’ordre du jour la question de « la destitution éventuelle du secrétaire du CE et la désignation d’un nouveau secrétaire par le biais du vote des élus du CE ». La motion et le sujet ont été votés à l’unanimité des membres présents.
Consécutivement, une réunion extraordinaire est intervenue le 15 juillet 2013 au cours de laquelle le secrétaire a été destitué et remplacé.
Ce dernier, conseillé par un cabinet qu’il mandate au nom du CE sans son autorisation, introduit un référé devant le tribunal de grande instance (TGI) de Bastia pour contester cette délibération dont les formes sont viciées. Par jugement du 11 septembre 2013, le TGI invalide la décision.
Le secrétaire réintégré procède le 23 septembre à la clôture des deux comptes du CE et obtient le versement de deux chèques de banque pour un montant total de 138 400 €, sans en avertir le trésorier qui sera finalement informé de la clôture des comptes par le rejet des chèques qu’il émettra sur cette période. Les comptes seront rouverts le 2 octobre après le rejet de la proposition de clôture lors du CE le 30 octobre.
Le CE fait appel de la décision du TGI, le 1er octobre. Encore une fois, cette décision est prise sans délibération du CE, ni mandatement de l’avocat conseil. Il sera mis fin de cet appel par le désistement du CE, confirmé par arrêt d’appel du 12 février 2014.
Au final, il faudra attendre le comité extraordinaire du 27 novembre 2013, convoqué dans les formes, pour que le secrétaire réintégré ne soit pas réélu, et laisse sa place à un nouveau secrétaire. Lors de ce même CE, mandat est donné à une avocate pour défendre les intérêts du comité et pour engager toutes actions utiles au regard de certains fonds (sur leur destination, leur justification et leur récupération).
Ce sujet a été évoqué a de multiples reprises, mais le dossier avance très lentement. En effet, il faudra attendre février 2014 pour qu’une partie des documents liés au fonctionnement du CE soit remise et permette au cabinet en charge de l’audit des comptes de pouvoir engager sa mission. Il s’avèrera cependant que les documents transmis sont lacunaires, en méconnaissance des dispositions des règles du code du travail13 et au détriment du bon déroulement de l’audit.
En février 2015, soit plus de 18 mois après la découverte des premiers faits, un nouveau vote intervient pour mandater cette fois le président du CE, assisté d’un nouvel avocat, aux fins de poursuivre les actions concernant la convention d’assistance non autorisée par le CE. En 2016, un troisième avocat prend le relais aux fins d’assigner l’ancien secrétaire. Début décembre 2016, l’action n’avait toujours pas été introduite. Dans sa réponse, le président du CE a indiqué que sur les conseils de l’avocat mandaté à cet effet en 2016, il veillerait à ce que « la meilleure position soit adoptée et activée, voire réactivée, dans l’intérêt premier du CE et subsidiaire de l’entreprise. »
Ainsi, malgré les décisions prises et répétées en CE, la réalisation d’un audit et l’intervention de trois avocats, aucune action n’a encore été introduite auprès des instances compétentes.
1.3.2. Une activité maintenue à hauteur des dotations croissantes
Les textes imposent la séparation entre le compte de fonctionnement et le compte retraçant les activités sociales. Dès lors, les subventions annuelles attribuées par la Seml CFC se décomposent en deux dotations.
La première concerne la subvention de fonctionnement. Fixée par la loi, elle s’élève à 0,2 % de la masse salariale, ce qui représente une subvention de 20 905 € en 2016, contre 17 091 € en 2012. La seconde dotation de la Seml CFC concerne le financement des activités sociales. Elle représentait 0,8 % de la masse salariale en 2012, soit 85 457 €. Elle a été majorée en 2013 lors de la négociation des accords d’entreprise et fixée à 1,3 % de la masse salariale.
Son montant a depuis presque doublé pour atteindre 135 885 € en 2016. Ainsi, la dotation globale de la Seml CFC a augmenté de 82 % entre 2012 et 2016, pour atteindre 156 790 € en 2016.
13Article R. 2323-38 du code du travail.
Tableau n° 1 : Evolution des dotations annuelles de la Seml CFC au CE au cours de la période 2012-2016
(En €) 2012 2013 2014 2015 2016 Evolution
2016/2012 Subvention annuelle du
CE 85 457 136 651 147 576 155 650 156 790 70 193 82 %
dont fonctionnement 17 091 18 220 19 676 20 753 20 905 3 662 21 % dont œuvres sociales 68 366 118 431 127 900 134 896 135 885 66 530 97 % Source : Comptes sociaux Seml CFC (2012-2015) et relevés de comptes du CE (2016)
Le compte de fonctionnement retrace les charges générales du CE. Cela concerne principalement les dépenses de petit équipement, d’assurance, de formation, d’assistance juridique et les frais de réception. En moyenne, sur la période 2012-2015, les dépenses de fonctionnement se sont élevées à 20 701 €. Plusieurs irrégularités dans l’utilisation des fonds de ce compte ont pu être relevées et sont décrites dans le chapitre suivant. Des soucis d’imputation affectent également la fiabilité du compte.
Après affectation du résultat 2014, le compte de fonctionnement présentait des réserves qui s’établissaient à 25 954,80 €. Compte tenu du résultat prévisionnel 2015 établi à 9 836,67 €, les réserves sont évaluées au 1er janvier 2016 à 35 791,47 €, compte non tenu des retraitements et régularisation des comptes d’attente qui pourraient intervenir.
Tableau n° 2 : Evolution du résultat annuel du compte de fonctionnement CE au cours de la période 2012-2015
(En €) 2012 2013 2014 2015 Moyenne
2012-2015
Recettes 17 271 28 582 19 745 21 118 21 679
Dépenses 25 683 33 223 12 633 11 282 20 705
Résultat de l'exercice - 8 412 - 4 641 7 112 9 837 974
Source : Relevés de compte pour 2012 et 2013, grands livres provisoires pour 2014 et 2015
Pour le compte des œuvres sociales, la subvention de la Seml représente 75 % des recettes du compte. La deuxième recette est celle des participations des salariés au financement des chèques vacances (50 %), dont la gestion est réalisée par le CE. Cette activité représente un poids croissant dans les comptes du comité, pour atteindre 23 % des recettes 2015. Elle s’est ainsi traduite par un décaissement de 85 058 € en 2015, pour 42 426 € encaissés14. Les autres recettes comprennent les participations pour l’achat de billets d’activités culturelles et sportives (3 684 € en 2015) et plus marginalement quelques intérêts liés au placement des excédents de trésorerie.
14 Selon les informations portées au grand livre provisoire.
Tableau n° 3 : Evolution des recettes annuelles du comptes œuvres sociales du CE au cours de la période 2012-2015
(En €) 2012 2013 2014 2015 Répartition
2015 en % Dotation de la Seml CFC et
exceptionnel 68 366 118 431 127 900 134 896 75 %
Chèques vacances 9 200 34 500 36 391 42 426 23 %
Participations activités
sportives et diverses 17 525 0 0 0 0 %
Billetteries et frais
bancaires…) 0 0 692 3 634 2 %
Recettes annuelles
« œuvres sociales » du CE 95 091 152 931 164 983 180 957 100 %
Source : Grands livres 2014 et 2015, procès-verbaux du CE pour 2012 et 2013
Les dépenses diminuées des participations des salariés, identifiées à partir des documents de synthèse produits en réunion de comité en 2012 et 2013 et à partir des grands livres pour 2013 et 2014, confortent la place importante de l’arbre de Noël dans l’activité du CE, et le maintien de l’activité de contribution aux activités sportives. Les activités chèques vacances et billetteries voient leur poids croître.
Tableau n° 4 : Evolution des dépenses hors participations des salariés au cours de la période 2012-2015
(En €) 2012 2013 2014 2015 Répartition
2015
Arbre de Noël 59 574 67 112 78 297 66 497 52 %
Chèques vacances hors participations salariés 9 200 35 205 33 314 42 632 33 % Participations activités sportives et diverses 12 067 7 260 16 785 14 116 11 % Billetteries et frais bancaires hors participations salariés 6 37 1 803 4 130 3 % Dépenses hors participations des salariés 80 847 109 613 130 199 127 375 100 % Source : Grands livres 2014 et 2015, arrêté des comptes annexés aux procès-verbaux du CE pour 2012 et 2013
Au final, malgré les dysfonctionnements rencontrés et les insuffisances organisationnelles, le CE a poursuivi son action sur toute la période, les dépenses retraitées des recettes de participation des salariées ayant progressé de 58 %.
Selon les informations communiquées et annexées aux procès-verbaux pour 2012 et 2013 et d’après les grands livres des comptes 2014 et 2015 produits par l’expert-comptable, l’ensemble de ces éléments n’ayant pas été approuvé, le résultat annuel moyen s’établit à 517 € sur la période 2012-2015. A fin 2014, les réserves du compte des œuvres sociales étaient de 64 457 €. Après affectation du résultat 2015, elles devraient s’établir à 71 978 €, selon les comptes provisoires élaborés par l’expert-comptable et compte non tenu des retraitements et régularisations des comptes d’attente qui pourraient intervenir du fait d’une fiabilisation comptable (cf. chapitre suivant).
Ainsi, le niveau des réserves agrégées des deux comptes du CE, ou fonds de roulement du bilan, s’établit à 107 769,49 € à fin 2015. Ces réserves diminuées du passif circulant, qui se chiffre pour ces deux comptes à 12 782,71 € (principalement des rattachements entre exercices, et des comptes à régulariser), conduisent à calculer une situation de trésorerie confortable de 94 986,35 € à fin 2015.
Tableau n° 5 : Situation de trésorerie entre 2011 et 2016 (en €)
Compte 31/12/2011 31/12/2012 31/12/2013 31/12/2014 31/12/2015 01/11/2016
13681201 55 490,87 50 844,92 66 756,70 37 999,40 59 188,55 25 172,72 13681241 44 385,69 35 973,83 18 842,61 5 000,37 15 241,60 11 872,10
13681202 40 692,42 122,78 100 122,78
13681203 20 068,37 20 433,42 20 433,42
13681260 13,50 13,80
Total 99 876,56 86 818,75 85 599,31 103 760,56 94 986,35 157 601,02
Source : Relevés des différents comptes bancaires
2. DES IRREGULARITES COMPTABLES ET FINANCIERES REPETEES
Pour la période sous-contrôle, la gestion comptable et financière présente de nombreuses insuffisances et irrégularités en matière de transparence et de reddition de comptes qui ont porté préjudice au CE en 2012-2013. Depuis, le non-respect des règles comptables et d’engagement et de paiement des dépenses a toujours cours.
2.1. Le non-respect des règles de transparence financière et de reddition de comptes
Les règles en matière de transparence financière ne sont pas appliquées. Ainsi, la reddition des comptes prévue par les textes n’est pas mise en œuvre et l’approbation des comptes 2014 et 2015 n’était toujours pas intervenue à fin 2016.
2.1.1. L’absence de reddition des comptes intermédiaires et les insuffisances des présentations annuelles
En matière de communication sur les comptes, selon son règlement intérieur, le CE doit un compte rendu trimestriel chaque premier mois de trimestre civil, ainsi qu’un arrêté semestriel des comptes.
Sur toute la période, les points de situation trimestriels et les arrêtés semestriels n’ont pas été présentés, ce qui est non conforme au règlement intérieur, mais également ne favorise pas la transparence financière et la qualité comptable. Depuis 2015, l’expert-comptable est, selon sa lettre de mission, chargé d’un arrêté semestriel, mission qu’il n’a pas assurée, ce qu’il justifie en réponse par le désordre administratif et la remise tardive des pièces comptables par le CE.
Or, en ne s’astreignant pas à la reddition intermédiaire des comptes, le CE se prive d’un moyen d’effectuer régulièrement le contrôle de la bonne imputation des dépenses et recettes, et de s’assurer du respect de la traçabilité des pièces justificatives. Dès lors, il se trouve en difficulté lors de l’arrêté des comptes annuels.
En matière d’arrêté des comptes, le règlement intérieur prévoit que le trésorier ou son adjoint produit un compte rendu détaillé de la gestion financière du comité. Ce compte rendu est porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage. Il établit en fin d’exercice et pour la réunion précédant l’affichage des candidatures au CE, un quitus financier, également porté à la connaissance des membres de l’entreprise. Ces dispositions sont conformes à celles en vigueur à l’article R. 2323-37 du code du travail jusqu’à la loi de 2014.
Or, aucun arrêté de compte n’a été approuvé depuis 2011, soit parce qu’ils n’ont pas été présentés comme en 2011, soit parce que le CE a refusé de donner son quitus, comme c’est le cas pour les arrêtés de comptes 2012 et 2013. Ce refus d’approbation, répété entre juin 2012 et mars 2013, est intervenu à raison de dépenses non autorisées par le CE ou sans pièces justificatives, et de leur non production par le secrétaire qui s’y était pourtant engagé.
2.1.2. La non approbation des comptes 2014 et 2015
Alors qu’un expert-comptable a été nommé en janvier 2015, à fin 2016 les comptes 2014 n’avaient toujours pas été approuvés. Le seul document de synthèse présenté en CE porte sur la période courant du 1er mars 2014 au 1er mars 2015, laquelle est distincte de l’exercice comptable, plusieurs approximations pouvant également être relevées. Or, les comptes 2014 auraient été arrêtés par la trésorière adjointe et l’expert-comptable, sans formalisme particulier et sans rendu compte au comité, l’expert-comptable faisant valoir en réponse au rapport d’observations provisoires l’absence de convocation à cet effet.
Depuis le 1er janvier 2015, le règlement intérieur doit préciser les modalités selon lesquelles les comptes annuels du CE sont arrêtés, étant précisé que depuis ces nouvelles dispositions15, des membres élus du CE désignés par lui devraient être chargés de l’arrêté des comptes. Ces documents sont alors mis à disposition et approuvés par les membres élus du CE en séance plénière au cours d’une réunion portant sur ce seul sujet, et qui fait l’objet d’un compte rendu spécifique.
15 Article L. 2325-49 du code du travail.
Or, aujourd’hui, le règlement mentionne l’obligation de présentation des comptes en fin d’année et de demande de quitus par le trésorier. Ainsi, non seulement il n’est pas prévu d’arrêté des comptes dans les formes réglementaires, mais de surcroît, la date de présentation des comptes n’est pas compatible avec la réalisation d’un arrêté de comptes dont la fin d’exercice se superpose à l’exercice civil.
Par ailleurs, à compter de l’exercice 2015, le CE est astreint à des règles de présentation de ses comptes, qui sont celles16 prévues pour les CE ayant une subvention annuelle dépassant le seuil de 153 000 €17.
Aujourd’hui, le CE ne respecte pas le formalisme prévu par les textes. Il a par ailleurs des difficultés à arrêter ses comptes. Lors de l’ouverture du présent contrôle, soit en novembre 2016, l’expert-comptable était toujours en attente de justificatifs réclamés en mai 2016 concernant deux paiements relatifs à l’exercice 2015. Des justificatifs étaient toujours en attente de transmission par l’expert-comptable début mars 2017. A fortiori, les comptes ne peuvent pas être arrêtés et approuvés.
Enfin, selon les nouvelles dispositions du code du travail18, le comité doit établir selon des modalités à prévoir dans son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l'entreprise. Ce rapport doit être présenté lors de l’approbation des comptes par la CE, et il fait aujourd’hui défaut.
Au final, le CE ne respecte ni les règles qu’il s’est fixées dans son règlement intérieur ni aucune des nouvelles dispositions prévues par le code du travail en matière de transparence et de reddition de comptes.
Parmi les axes du plan d’actions évoqué par le président du comité dans sa réponse au rapport d’observatoires provisoires est indiqué « le rapprochement avec l’expert-comptable dans le but que les comptes, y compris ceux des années 2014 et 2015, avec leurs régularisations possibles, puisent être produits rapidement conformément à sa lettre de mission et soumis à l’approbation du comité ».
Rappel à la réglementation n° 2 : Le CE doit produire ses comptes dans les six mois après la clôture de l’exercice, et dans le respect des dispositions du code du travail.
16 Ces règles de présentation des comptes sont codifiées dans le règlement n°2015-01 du 2 avril 2015.
17 Article L. 2325-45 du code du travail. Le CE est soumis aux obligations comptables définies à l'article L. 123-12 du code de commerce.
18 Article L. 2325-50.
2.2. Des irrégularités comptables sur la période 2012-2013 portant préjudice au CE
Au cours des exercices 2012 et 2013, des errements ont conduit le CE à engager un audit des comptes sur une partie des exercices 2012-2013. Les faits identifiés permettent d’évaluer le préjudice du CE à plus de 36 000 €.
2.2.1. L’audit des comptes 2012 – juillet 2013 et l’absence de contrôle des comptes sur le second semestre 2013
A la suite des premières interrogations concernant les comptes du CE et du report du vote des comptes 2012 acté en juin 2013, le CE approuve la réalisation d’un audit des comptes lors de sa réunion du 31 juillet 2013. Une mission d’audit des comptes auprès d’un cabinet pour la période courant du 1er janvier 2012 au 31 juillet 2013 a été consécutivement commandée sans mise en concurrence.
Le pré-rapport du cabinet, portant sur la période du 1er janvier 2012 au 31 juillet 2013, est établi en avril 2015. Plus d’une centaine de pièces justificatives sont alors manquantes. Le total des montants des dépenses injustifiées pour les deux comptes (fonctionnement et œuvres sociales) s’élève alors à 169 395 € en dépenses et de 46 241 € de recettes en instance d’affectation.
Un courrier auprès de l’ensemble des fournisseurs identifiés, soit au niveau de la souche des chéquiers, soit par obtention des copies des chèques ou des mouvements des cartes bancaires, est adressé afin d’obtenir copies des factures. Ce travail a permis de justifier de nombreux paiements et réduire ainsi le montant des dépenses injustifiées.
La chambre constate qu’il est dommageable que l’ensemble des pièces n’ait pas été remis au cabinet comptable par le CE, l’instruction ayant permis d’observer que certains originaux de dépense étaient conservés, certes de manière éparse, dans les dossiers communiqués.
Le rapport final remis en cours d’instruction fait état de 32 960 € de dépenses sans justification. Ces observations comprennent certaines dépenses qui, bien que non justifiées par des pièces, ne portent pas préjudice au CE, dans le sens où elles ne lui sont pas étrangères (ex : versement de participation, frais bancaires ou dépenses à des entreprises de nettoyage).
Pour autant, cet audit ne comprend pas les dépenses effectuées entre le 1er août et le 31 décembre 2013. En effet, alors que par délibération du 27 novembre 2013, le CE approuve l’extension de la mission d’audit pour qu’il réalise une veille des comptes du CE jusqu’au 31 mars 2014 (soit jusqu’au vote des élections professionnelles), cette extension de mission ne sera jamais commandée.
En janvier 2015, le CE décide de confier la mission d’analyse des comptes du second semestre 2013 au nouveau cabinet comptable chargé de l’expertise des comptes du CE à compter de l’exercice 2014. Or, il s’avère que la mission signée le 25 janvier 2015 par la trésorière adjointe n’intègre pas le second semestre 2013 contrairement au vote du CE.
L’expert-comptable a confirmé en réponse n’avoir jamais été missionné à cette fin.
Au final, le contrôle comptable et les rapprochements bancaires du second semestre 2013 n’ont jamais été réalisés. Le grand livre 2013 s’arrête à fin juillet 2013. La reprise des soldes du cabinet comptable commence à partir des relevés de comptes de janvier 2014, ce dernier ayant précisé en réponse ne pas avoir eu le bilan d’ouverture au 1er janvier 2014.
Plusieurs écritures ont ainsi échappé à tout contrôle, à commencer par les mouvements du compte de caisse. Il est également observé qu’une trentaine de chèques de participation (œuvres sociales) n’ont pas été déposés sur les comptes bancaires (selon les souches des chéquiers utilisés par les anciens trésoriers/secrétaires), sans que ces éléments aient pu être vérifiés par un des deux cabinets. Enfin, les éventuels retraitements rendus nécessaires pour des erreurs d’imputation et d’encaissement/décaissement entre les comptes de fonctionnement et des œuvres sociales, et la reprise des comptes d’attente de la période précédente, ne seront, dans ces conditions, jamais réalisés.
2.2.2. Plus de 36 000 € de dépenses irrégulières
L’analyse des pièces comptables concernant la période 2012-2013 conduit à observer que des membres du CE ont réalisé plusieurs dépenses irrégulières. Nombre de ces dépenses avaient déjà été relevées par le CE et retracées dans les procès-verbaux, d’autres semblent devoir être rajoutées, notamment lorsque le paiement concerne des dépenses facturées à d’autres personnes morales ou des particuliers.
Quatre catégories de dépenses sont considérées.
La première a trait à des dépenses étrangères à l’objet du CE et non autorisées par ce dernier.
C’est tout d’abord le cas de deux dons de 3 000 € effectués à une association de défense des prisonniers, non reconnue d’utilité publique, par chèque comprenant la double signature du secrétaire et du trésorier, enregistrés dans les comptes 2012, pour un total de 6 000 €. Ces dépenses sont étrangères à l’objet du CE, et n’ont pas été autorisées par une délibération, comme l’a constaté le CE lors de sa réunion du 29 juillet 2013. L’ancien trésorier indique en réponse que « lors de la signature de ces chèques, les montants figuraient mais pas le nom des bénéficiaires ».
C’est également le cas d’une convention d’assistance juridique signée en juin 2013 par le secrétaire au moment où il est remis en cause. Il a signé cette convention de plus de 35 000 € avec un cabinet de conseil, sans mise en concurrence et sans délibération du CE. Le montant de cette convention est supérieur au budget de fonctionnement annuel du CE. Les pièces produites à l’appui pour justifier la prestation sont très succinctes, et concernent principalement la défense du secrétaire. Une première facture est envoyée le lendemain de la signature de la convention, pour un montant de 17 940 €, avec un système d’identification du répertoire des établissements (Siret) correspondant à une dénomination sociale différente, radiée du Registre du commerce et des sociétés (RCS). Le secrétaire de l’époque a procédé au virement du montant, sans double signature.
La deuxième catégorie de dépenses irrégulières concerne des achats d’immobilisations (tablettes informatiques et cafetière à dosette), pour lesquels des pièces justificatives ont été produites, mais les immobilisations ont été détruites19 ou disparues comme indiqué dans le procès-verbal du comité du 29 juillet 2015. Le montant total de ces dépenses s’élève à 3 933,69 €.
La troisième catégorie comprend des factures adressées à d’autres personnalités pour un montant total de 4 601,40 €. Ainsi, le CE a procédé au paiement d’une facture adressée à un restaurant de Vizzavone, seul le montant sur l’exercice 2012 d’un montant de 3 169,37 € est dans le décompte considéré. Cela concerne également des abonnements téléphoniques de lignes mobiles dont les titulaires ne sont pas membres du CE, pour un montant de 1 432 €.
La quatrième catégorie concerne des paiements et retraits sans pièces justificatives. Les achats concernés sont principalement des frais de restauration et des achats divers sur Bastia et Paris, voire un remboursement effectué à un particulier justifié par quelques tickets de magasin et le versement de 150 € en espèce à des serveurs. Il s’avère qu’une des dépenses réglées par le CE ne dispose pas de justificatif car ce dernier a été utilisé pour obtenir le remboursement des frais de restauration auprès de la Seml. Le total de ces différents achats s’élève à 3 800,79 €.
S’y ajoutent 720 € de retraits d’espèces effectués sur Bastia et Paris, qui auraient été remboursés par l’ancien secrétaire par chèque remis par le président lors de la séance du 15 mars 2016.
Au global, ces dépenses irrégulières représentent 36 995,98 €.
En réponse, le trésorier indique « que durant toute la durée de mon mandat de trésorier, jusqu’à ma démission 13 février 2013, je n’ai jamais eu en ma possession le chéquier du Comité d’Entreprise ou de la Carte Bleu concernant le même compte ». Concernant les dépenses irrégulières, il précise « qu’aucune facture ne m’a été transmise ou présentée ». Il mentionne également que « c’est pour cette raison que j’ai été amené à démissionner de cette fonction, car malgré mes demandes répétées, je n’ai jamais été en mesure d'exercer le moindre contrôle sur la comptabilité ».
19 Selon le courrier de l’ancien secrétaire
Pour sa part, le secrétaire général en fonctions à cette période répond qu’« en ce qui concerne les paiements et retraits sans pièces justificatives, ceux-ci relèvent certainement d’un manque de rigueur et correspondent aussi à cette période de forte activité de nombreux contacts et de réunions de travail », et qu’ils « ne correspondaient pas à une volonté délibérée d’enfreindre les règles de droit se rapportant aux règles de fonctionnement d’un Comité d’Entreprise ».
2.3. Des errements comptables qui se poursuivent
L’analyse des dépenses et leur mode d’engagement met en exergue des irrégularités qui comportent des risques significatifs. Ainsi, les règles de signature ne sont pas respectées. Le suivi comptable souffre d’insuffisances de nature à remettre en cause la fiabilité des comptes présentés. Enfin, l’organisation des demandes de remboursements de frais conduit certains membres à se faire indemniser des frais qui ne leur sont pas dus.
2.3.1. Le non-respect des règles de signature pour les engagements de dépense et leur paiement
Le règlement intérieur prévoit que pour tout engagement de dépense ou tout paiement (chèque ou virement) supérieur à 1 500 € une double signature doit intervenir par le secrétaire, le trésorier ou le trésorier adjoint. Il s’avère que cette règle n’est pas observée systématiquement. Ainsi, des engagements de commande supérieurs à 1 500 € et des paiements par chèque ou virement supérieurs à 1 500 € ont été réalisés avec une seule signature. Cela concerne tant la période du précédent mandat que la nouvelle mandature.
Si, fin 2013, début 2014, de nombreuses précautions ont pu être prises par le trésorier (des traces de demandes d’autorisation d’engager les dépenses à l’ensemble du bureau du comité ont été trouvées), depuis le renouvellement du comité et le changement de trésorier, ces précautions ne sont plus de mise.
Ainsi, des virements supérieurs à 1 500 € sont signés du seul secrétaire, l’absence de double signature étant justifiée par la difficulté de faire venir le trésorier ou son adjoint de Ponte Leccia. Cette difficulté géographique ne peut être un argument valable pour justifier cette irrégularité.
Cela peut aussi concerner des virements très largement supérieurs à 1 500 €. En 2015, un virement erroné de 100 000 € de compte à compte est aussi intervenu. La double signature aurait permis d’éviter cette erreur.
La plupart des chèques sont signés de la seule trésorière adjointe, et ce quel que soit le montant. Des engagements de commandes, même s’ils ont été validés par délibération du CE, comme la prestation de service de conseil juridique ou l’expertise comptable (2 700 €), ne comprennent également qu’une seule signature. Au cas particulier de la mission d’expertise comptable, l’engagement est réalisé par la seule trésorière adjointe, qui ne dispose pas de la responsabilité civile.
Les mêmes défaillances sont observées au niveau des dépenses réalisées par la commission des œuvres sociales pour la préparation de Noël. La commission qui se réunit une à deux fois par an, ne rend que rarement compte des décisions prises, et n’obtient pas les votes préalables qui s’imposent quant aux choix effectués. Ainsi, alors même qu’il n’est pas établi de budget prévisionnel, les membres de la commission engagent les dépenses du CE sans y être habilités.
Même si ces actions ne sont pas contraires aux champs d’intervention du CE, elles doivent survenir après un vote du comité.
Par ailleurs, il n’est pas fait trace de mise en concurrence des différents fournisseurs retenus, que cela soit pour le fonctionnement (ex : missions d’audit, d’expertise comptable, de conseil juridique, d’assurance) ou pour les dépenses d’actions sociales (panier gourmand, repas de Noël). Le CE se doit de formaliser les consultations réalisées, dès lors que les montants engagés apparaissent significatifs, au regard du budget du CE, et qu’ils s’inscrivent dans la durée.
En réponse, le président du CE a indiqué que parmi les axes du plan d’actions devrait figurer « une formation ciblée du trésorier du CE, et éventuellement du secrétaire, portant notamment sur les obligations de gestion comptable, les règles d’engagement et les responsabilités attachées aux fonctions internes au CE, » ainsi que « l’inventaire de l’ensemble des engagements du CE en cours aux fins de mis en concurrence des renouvellements nécessaires ».
Rappel à la réglementation n° 3 : Le CE doit respecter les dispositions du règlement intérieur en matière de responsabilité civile ainsi que celles relatives à l’engagement et au paiement des dépenses supérieures à 1 500 €.
2.3.2. Un suivi comptable et analytique à améliorer
Comme mentionné précédemment, la transmission des documents auprès de l’expert- comptable est irrégulière et de nombreux documents se perdent ou ne sont pas transmis. Ainsi, les souches de chéquiers, mais aussi les factures ne sont pas systématiquement transmises à l’expert. Ces dernières, ainsi que les chèques émis, ne font d’ailleurs pas l’objet de copie systématique, ce qui ne facilite pas le suivi interne comptable. En outre, les rapprochements bancaires ne sont pas réalisés par le trésorier ou son adjoint, et la cotation des pièces n’est pas effectuée par l’expert-comptable.
Malgré les dysfonctionnements passés, le CE a décidé d’utiliser de nouveau une carte bancaire. Les rapprochements entre les paiements et les factures ne sont pas toujours réalisés au fil de l’eau et le nom des personnes invitées n’est pas mentionné au dos des justificatifs des dépenses de restauration. Le CE aurait intérêt à préciser le cadre d’utilisation de la carte bancaire et à le faire signer par les utilisateurs, afin d’éviter la reproduction des errements passés.
