Les règles en matière de transparence financière ne sont pas appliquées. Ainsi, la reddition des comptes prévue par les textes n’est pas mise en œuvre et l’approbation des comptes 2014 et 2015 n’était toujours pas intervenue à fin 2016.
2.1.1. L’absence de reddition des comptes intermédiaires et les insuffisances des présentations annuelles
En matière de communication sur les comptes, selon son règlement intérieur, le CE doit un compte rendu trimestriel chaque premier mois de trimestre civil, ainsi qu’un arrêté semestriel des comptes.
Sur toute la période, les points de situation trimestriels et les arrêtés semestriels n’ont pas été présentés, ce qui est non conforme au règlement intérieur, mais également ne favorise pas la transparence financière et la qualité comptable. Depuis 2015, l’expert-comptable est, selon sa lettre de mission, chargé d’un arrêté semestriel, mission qu’il n’a pas assurée, ce qu’il justifie en réponse par le désordre administratif et la remise tardive des pièces comptables par le CE.
Or, en ne s’astreignant pas à la reddition intermédiaire des comptes, le CE se prive d’un moyen d’effectuer régulièrement le contrôle de la bonne imputation des dépenses et recettes, et de s’assurer du respect de la traçabilité des pièces justificatives. Dès lors, il se trouve en difficulté lors de l’arrêté des comptes annuels.
En matière d’arrêté des comptes, le règlement intérieur prévoit que le trésorier ou son adjoint produit un compte rendu détaillé de la gestion financière du comité. Ce compte rendu est porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage. Il établit en fin d’exercice et pour la réunion précédant l’affichage des candidatures au CE, un quitus financier, également porté à la connaissance des membres de l’entreprise. Ces dispositions sont conformes à celles en vigueur à l’article R. 2323-37 du code du travail jusqu’à la loi de 2014.
Or, aucun arrêté de compte n’a été approuvé depuis 2011, soit parce qu’ils n’ont pas été présentés comme en 2011, soit parce que le CE a refusé de donner son quitus, comme c’est le cas pour les arrêtés de comptes 2012 et 2013. Ce refus d’approbation, répété entre juin 2012 et mars 2013, est intervenu à raison de dépenses non autorisées par le CE ou sans pièces justificatives, et de leur non production par le secrétaire qui s’y était pourtant engagé.
2.1.2. La non approbation des comptes 2014 et 2015
Alors qu’un expert-comptable a été nommé en janvier 2015, à fin 2016 les comptes 2014 n’avaient toujours pas été approuvés. Le seul document de synthèse présenté en CE porte sur la période courant du 1er mars 2014 au 1er mars 2015, laquelle est distincte de l’exercice comptable, plusieurs approximations pouvant également être relevées. Or, les comptes 2014 auraient été arrêtés par la trésorière adjointe et l’expert-comptable, sans formalisme particulier et sans rendu compte au comité, l’expert-comptable faisant valoir en réponse au rapport d’observations provisoires l’absence de convocation à cet effet.
Depuis le 1er janvier 2015, le règlement intérieur doit préciser les modalités selon lesquelles les comptes annuels du CE sont arrêtés, étant précisé que depuis ces nouvelles dispositions15, des membres élus du CE désignés par lui devraient être chargés de l’arrêté des comptes. Ces documents sont alors mis à disposition et approuvés par les membres élus du CE en séance plénière au cours d’une réunion portant sur ce seul sujet, et qui fait l’objet d’un compte rendu spécifique.
15 Article L. 2325-49 du code du travail.
Or, aujourd’hui, le règlement mentionne l’obligation de présentation des comptes en fin d’année et de demande de quitus par le trésorier. Ainsi, non seulement il n’est pas prévu d’arrêté des comptes dans les formes réglementaires, mais de surcroît, la date de présentation des comptes n’est pas compatible avec la réalisation d’un arrêté de comptes dont la fin d’exercice se superpose à l’exercice civil.
Par ailleurs, à compter de l’exercice 2015, le CE est astreint à des règles de présentation de ses comptes, qui sont celles16 prévues pour les CE ayant une subvention annuelle dépassant le seuil de 153 000 €17.
Aujourd’hui, le CE ne respecte pas le formalisme prévu par les textes. Il a par ailleurs des difficultés à arrêter ses comptes. Lors de l’ouverture du présent contrôle, soit en novembre 2016, l’expert-comptable était toujours en attente de justificatifs réclamés en mai 2016 concernant deux paiements relatifs à l’exercice 2015. Des justificatifs étaient toujours en attente de transmission par l’expert-comptable début mars 2017. A fortiori, les comptes ne peuvent pas être arrêtés et approuvés.
Enfin, selon les nouvelles dispositions du code du travail18, le comité doit établir selon des modalités à prévoir dans son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l'entreprise. Ce rapport doit être présenté lors de l’approbation des comptes par la CE, et il fait aujourd’hui défaut.
Au final, le CE ne respecte ni les règles qu’il s’est fixées dans son règlement intérieur ni aucune des nouvelles dispositions prévues par le code du travail en matière de transparence et de reddition de comptes.
Parmi les axes du plan d’actions évoqué par le président du comité dans sa réponse au rapport d’observatoires provisoires est indiqué « le rapprochement avec l’expert-comptable dans le but que les comptes, y compris ceux des années 2014 et 2015, avec leurs régularisations possibles, puisent être produits rapidement conformément à sa lettre de mission et soumis à l’approbation du comité ».
Rappel à la réglementation n° 2 : Le CE doit produire ses comptes dans les six mois après la clôture de l’exercice, et dans le respect des dispositions du code du travail.
16 Ces règles de présentation des comptes sont codifiées dans le règlement n°2015-01 du 2 avril 2015.
17 Article L. 2325-45 du code du travail. Le CE est soumis aux obligations comptables définies à l'article L. 123-12 du code de commerce.
18 Article L. 2325-50.