L’analyse des dépenses et leur mode d’engagement met en exergue des irrégularités qui comportent des risques significatifs. Ainsi, les règles de signature ne sont pas respectées. Le suivi comptable souffre d’insuffisances de nature à remettre en cause la fiabilité des comptes présentés. Enfin, l’organisation des demandes de remboursements de frais conduit certains membres à se faire indemniser des frais qui ne leur sont pas dus.
2.3.1. Le non-respect des règles de signature pour les engagements de dépense et leur paiement
Le règlement intérieur prévoit que pour tout engagement de dépense ou tout paiement (chèque ou virement) supérieur à 1 500 € une double signature doit intervenir par le secrétaire, le trésorier ou le trésorier adjoint. Il s’avère que cette règle n’est pas observée systématiquement. Ainsi, des engagements de commande supérieurs à 1 500 € et des paiements par chèque ou virement supérieurs à 1 500 € ont été réalisés avec une seule signature. Cela concerne tant la période du précédent mandat que la nouvelle mandature.
Si, fin 2013, début 2014, de nombreuses précautions ont pu être prises par le trésorier (des traces de demandes d’autorisation d’engager les dépenses à l’ensemble du bureau du comité ont été trouvées), depuis le renouvellement du comité et le changement de trésorier, ces précautions ne sont plus de mise.
Ainsi, des virements supérieurs à 1 500 € sont signés du seul secrétaire, l’absence de double signature étant justifiée par la difficulté de faire venir le trésorier ou son adjoint de Ponte Leccia. Cette difficulté géographique ne peut être un argument valable pour justifier cette irrégularité.
Cela peut aussi concerner des virements très largement supérieurs à 1 500 €. En 2015, un virement erroné de 100 000 € de compte à compte est aussi intervenu. La double signature aurait permis d’éviter cette erreur.
La plupart des chèques sont signés de la seule trésorière adjointe, et ce quel que soit le montant. Des engagements de commandes, même s’ils ont été validés par délibération du CE, comme la prestation de service de conseil juridique ou l’expertise comptable (2 700 €), ne comprennent également qu’une seule signature. Au cas particulier de la mission d’expertise comptable, l’engagement est réalisé par la seule trésorière adjointe, qui ne dispose pas de la responsabilité civile.
Les mêmes défaillances sont observées au niveau des dépenses réalisées par la commission des œuvres sociales pour la préparation de Noël. La commission qui se réunit une à deux fois par an, ne rend que rarement compte des décisions prises, et n’obtient pas les votes préalables qui s’imposent quant aux choix effectués. Ainsi, alors même qu’il n’est pas établi de budget prévisionnel, les membres de la commission engagent les dépenses du CE sans y être habilités.
Même si ces actions ne sont pas contraires aux champs d’intervention du CE, elles doivent survenir après un vote du comité.
Par ailleurs, il n’est pas fait trace de mise en concurrence des différents fournisseurs retenus, que cela soit pour le fonctionnement (ex : missions d’audit, d’expertise comptable, de conseil juridique, d’assurance) ou pour les dépenses d’actions sociales (panier gourmand, repas de Noël). Le CE se doit de formaliser les consultations réalisées, dès lors que les montants engagés apparaissent significatifs, au regard du budget du CE, et qu’ils s’inscrivent dans la durée.
En réponse, le président du CE a indiqué que parmi les axes du plan d’actions devrait figurer « une formation ciblée du trésorier du CE, et éventuellement du secrétaire, portant notamment sur les obligations de gestion comptable, les règles d’engagement et les responsabilités attachées aux fonctions internes au CE, » ainsi que « l’inventaire de l’ensemble des engagements du CE en cours aux fins de mis en concurrence des renouvellements nécessaires ».
Rappel à la réglementation n° 3 : Le CE doit respecter les dispositions du règlement intérieur en matière de responsabilité civile ainsi que celles relatives à l’engagement et au paiement des dépenses supérieures à 1 500 €.
2.3.2. Un suivi comptable et analytique à améliorer
Comme mentionné précédemment, la transmission des documents auprès de l’expert-comptable est irrégulière et de nombreux documents se perdent ou ne sont pas transmis. Ainsi, les souches de chéquiers, mais aussi les factures ne sont pas systématiquement transmises à l’expert. Ces dernières, ainsi que les chèques émis, ne font d’ailleurs pas l’objet de copie systématique, ce qui ne facilite pas le suivi interne comptable. En outre, les rapprochements bancaires ne sont pas réalisés par le trésorier ou son adjoint, et la cotation des pièces n’est pas effectuée par l’expert-comptable.
Malgré les dysfonctionnements passés, le CE a décidé d’utiliser de nouveau une carte bancaire. Les rapprochements entre les paiements et les factures ne sont pas toujours réalisés au fil de l’eau et le nom des personnes invitées n’est pas mentionné au dos des justificatifs des dépenses de restauration. Le CE aurait intérêt à préciser le cadre d’utilisation de la carte bancaire et à le faire signer par les utilisateurs, afin d’éviter la reproduction des errements passés.
La séparation entre les deux comptes (fonctionnement et œuvres sociales) et l’annualité comptable (le rattachement des charges et produits à l’exercice concerné) ne sont pas strictement respectées. Des erreurs d’imputation sont régulièrement observées. Des réimputations de 2014 sont toujours en attente de régularisation (3 428,74 € en produits à recevoir du compte de fonctionnement et en charges à payer au compte des œuvres sociales), en dépit, selon l’expert-comptable, de ses relances en vue de la régularisation des erreurs et de l’envoi des justificatifs correspondants. La lecture des imputations en 2015 laisse observer les mêmes dysfonctionnements. Cela concerne plus particulièrement les dépenses de restauration ou d’achats lors de l’organisation des arbres de Noël.
Outre ces insuffisances, le comité rencontre des difficultés à assurer la traçabilité des dépenses et recettes par activité.
En effet, au niveau de la revente des billets, la mise en correspondance entre les achats et l’encaissement des paiements n’est pas possible en raison de l’absence d’identification des encaissements perçus et des versements effectués en banque, qui sont mélangés avec d’autres catégories de recettes.
Pour les billets avec participation du CE, un premier tableur a été mis en place au second semestre 2016, qui recense les numéros des billets de cinéma et les encaissements réalisés. Cette démarche, qui est une première étape vers la fiabilité comptable, doit être poursuivie en introduisant les traces des remises de chèques et d’espèces, et étendue à l’ensemble des activités de billetterie. Sur ce point, il est regrettable que l’expert-comptable n’ait pas encore accompagné son client dans la fiabilisation de ce poste de dépenses/recettes significatives pour le CE, alors même que les dispositifs de contrôle interne ne lui permettent pas d’avoir traçabilité des recettes et dépenses par activité, nous tenons à préciser toute la complexité dans la mise en place d’un tel système. En effet, il faut noter les nombreuses difficultés à recevoir l’information quant à la nature même de la dépense ou de l’encaissement concerné, et ce, malgré plusieurs demandes effectuées auprès du comité ».
La remise des chèques cadeaux ne s’effectue pas contre signature des feuillets numérotés. Même constat pour les chèques vacances, dont la remise n’est pas non plus réalisée en contrepartie de la signature. A noter cependant l’amélioration avec la mise en place d’un cahier de suivi des chèques émis pour le compte du comité des œuvres sociales. En réponse, le secrétaire du comité a également indiqué que depuis le début de l’année 2017, un nouveau système de distribution des chèques vacances avait été mis en place pour assurer la traçabilité de leur remise.
La stricte séparation des exercices est aussi à améliorer, avec la mise en place d’un suivi des commandes et des factures à recevoir, afin d’assurer l’annualité des dépenses et recettes et ne pas omettre une dépense engagée.
L’inventaire n’est pas tenu, bien que le contrôle des comptes 2012/2013 ait pu révéler la disparation de certaines immobilisations. Le CE doit procéder à la mise en place d’un inventaire physique et comptable et à sa mise à jour.
Les comptes de provisions pour contentieux ne sont pas suivis. Or les dossiers mentionnent un contentieux avec une relance du 25 mai 2014 pour un montant de 3 917,85 € qui ne figure pas dans les comptes.
Il résulte de ces écarts aux règles de comptabilité, que les comptes produits ne sont pas fiables et que le CE est en incapacité de produire des éléments stabilisés de ses différentes activités.
Le CE doit en conséquence améliorer son suivi comptable et exiger de son expert-comptable un réel accompagnement, conformément à sa lettre de mission, de nature à fiabiliser son bilan et son compte de résultat.
2.3.3. Des indemnisations irrégulières
Le contrôle entre les dépenses de réception prises en charge par le CE ou la Seml CFC pour les réunions du comité ou des formations ou déplacements de certains membres du CE, dans le cadre de leur délégation, et les demandes de remboursement ou d’indemnisation conduisent à observer que :
- des indemnités de repas sont attribuées alors que le CE ou la Seml leur a offert le repas,
- des indemnités de repos non logé sont attribuées alors que la nuitée est réglée par le CE,
- des heures supplémentaires sont rémunérées par la Seml au-delà des heures de formation ou réunions indiquées, et ce, alors même que parfois le temps de travail du roulement n’atteint pas les 37 heures et 10 minutes hebdomadaires.
Pour certains membres, cette pratique est systématique et cumulative.
A titre d’exemple, dans le cadre d’une formation réalisée en juin 2015, alors que les repas ont été offerts par le CE sur la journée de formation annulée et transformée en journée de délégation, que certains membres ont été hébergés à l’hôtel, avec prise en charge du petit déjeuner, et que le jour suivant un plateau repas a été offert lors de la formation, des demandes de remboursement de frais ont été établies. C’est notamment le cas d’un agent ayant demandé et obtenu le paiement de deux casse-croûtes, trois indemnités de repas, une indemnité de repos non logé, et des heures supplémentaires, soit un total de 375 € pour deux jours rémunérés et tous frais payés, alors que si l’on s’en tient à la réalité des heures supplémentaires réellement dues20, l’agent n’aurait dû percevoir que 169 € d’heures supplémentaires.
20 Les heures supplémentaires ne sont pas entièrement justifiées dans la mesure où le temps de travail hebdomadaire applicable cette semaine est 29 h 14, auquel il convient d’ajouter sept heures de délégation déclarées) et une journée de formation (sept heures selon le relevé de formation), et trois heures de déplacement soit un total 45 h 30 et 8 h 20 supplémentaires arrondies à 8 h 30, contre 12 heures réclamées.
Pour cette même formation, deux autres agents ont également effectué des demandes de remboursement, l’un a réclamé huit heures supplémentaires injustifiées, une indemnité de repos non logé et un casse-croûte pour un total de 216 €. Le troisième membre a réclamé trois heures supplémentaires et une indemnité de repos non logé soit une indemnisation de 99 €.
Pour cette seule formation, trois membres du comité ont ainsi perçu plus de 484 € d’heures supplémentaires et d’indemnités indues, à raison de leur déclaratif erroné et d’une procédure de demande de remboursement de frais non coordonnée entre le CE et la Seml CFC.
Rappel à la règlementation n° 4 : Les demandes d’indemnisation et de remboursement de frais effectuées par les membres du CE doivent être justifiées et ne peuvent conduire en aucun cas à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée par les intéressés.
GLOSSAIRE
CE : Comité d’entreprise
CFC : Chemins de fer de la Corse
SEML : Société anonyme d’économie mixte locale RCS : Registre du commerce et des sociétés
SIRET : Système d’identification du répertoire des établissements TGI : Tribunal de grande instance