La comptabilité du micro-entrepreneur : outils et réglementation
SOMMAIRE Par UPSME - 24 SEPTEMBRE 2017
L’actualité récente a mis en exergue la comp ta bi lité du micro- entre pre neur. Il y a été notam ment ques tion de l’obligation d’utiliser un logi ciel de comp ta bi lité ou d’un sys tème de caisse sécu risé et cer ti fié. Cette obli ga tion dont l’entrée en vigueur est au 1 jan vier 2018, appli cable à tous les tra vailleurs indé pen ‐ dants assu jet tis à la TVA, devait s’appliquer à l’ensemble des micro-entre pre neurs … qui exercent en fran chise de base de TVA. Les pro tes ta tions qui se sont éle vés de toute part ont obligé les pou voirs publics à reve nir sur les dis po si tions de la mesure ini ‐ tiale. Désormais seuls les micro-entre pre neurs exer çant une acti ‐ vité qui requière un logi ciel de caisse seront dans l’obligation d’en uti li ser un, à comp ter du 1 jan vier 2018, qui soit sécu risé et cer ti fié.
C’est l’occasion de réa li ser ce dos sier qui aura pour but de vous rap pe ler vos obli ga tions en termes de tenue de comp ta bi lité mais éga le ment de mettre à dis po si tion des adhé rents de l’UPSME des outils de ges tion simples, tel que fac ture et livre des recettes.
La comp ta bi lité du micro-entre pre neur est d’une grande sim pli ‐ cité. Au titre de ses obli ga tions comp tables, dont le cadre est fixé par l’article L. 123–8 du code du com merce, le micro-entre pre ‐ neur doit sim ple ment tenir un livre des recettes et un registre des achats. Le docu ment qui va ser vir à ren sei gner ce livre des recettes est la fac ture. Réalisé par l’UPSME, ce dos sier va faire une syn thèse com plète sur ce docu ment dont l’importance est par fois igno rée ou sous-éva luée par le micro-entre pre neur qui débute ou en acti vité.
Modèle de fac ture
Modèle de livre des recettes Modèle de registre des achats
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I. Des outils de ges tion à la dis po si tion du micro-entre pre neur 1.1 Un modèle de fac ture
1.2 Un modèle de livre des recettes 1.3 Un modèle de registre des achats
II. Les règles de la fac tu ra tion 2.1 Définition d’une fac ture
2.2 Les obli ga tions liées à la fac tu ra tion 2.3 Le compte ban caire dédié
2.4 La fac ture et ses men tions géné rales 2.5 La fac ture et ses men tions par ti cu lières 2.6 Les peines encou rues
I. Des Outils D’une Comptabilité Facilitée Pour Les Micro-Entrepreneurs
Un modèle de facture complet pour le micro-entrepreneur
Vous avez la pos si bi lité d’accéder à un modèle de fac ture tota le ment per son na ‐ li sable. Elle com por tera toutes les men tions obli ga toires dès lors que vous res ‐ pec tez les ins truc tions pour com plé ter les champs concer nant votre acti vité.
L’utilisation de ce docu ment se fait sous excel ou ope nof fice. Vous pour rez éga le ment le télé char ger en ver sion pdf.
Un modèle de livre des recettes, spécifique au micro- entrepreneur
La sim pli cité vou lue par le légis la teur n’exonère pas pour autant le micro- entre pre neur de tenir une comp ta bi lité sus cep tible d’être contrô lée par l’administration fis cale.
À ce titre, les micro-entre pre neurs «doivent tou te fois tenir et, sur demande du ser vice des impôts, pré sen ter un registre réca pi tulé par année, pré sen ‐ tant le détail de leurs achats, ainsi qu’un livre-jour nal servi au jour le jour et pré sen tant le détail de leurs recettes pro fes sion nelles affé rentes à ces opé ra tions, appuyés des fac tures et de toutes autres pièces jus ti fi ca ‐ tives » — Article 286 du Code géné ral des impôts.
Le micro-entre pre neur est donc dans l’obligation de tenir un livre des recettes, clas sées chro no lo gi que ment, et qui devra en outre com por ter :
le mon tant et l’origine des recettes (nom du client), le mode de règle ment (chèque, espèces, carte ban caire, etc., la réfé rence de la pièce jus ti fi ca tive : numéro de la fac ture édi tée.
Vous avez la pos si bi lité d’accéder à un livre des recettes sur douze mois qui com por tera tous les ren sei gne ments impo sés par la loi.
L’utilisation de ce docu ment se fait sous excel ou ope nof fice.
Un modèle de registre des achats “micro-entrepreneur”, pour des activités spécifiques
Le registre des achats est obli ga toire pour les micro-entre pre neurs qui exercent :
une acti vité de vente de mar chan dises, de four ni tures, de den rées à empor ‐ ter ou à consom mer sur place,
une acti vité d’hébergement (loca tion de gites, de chambres d’hôtes ou de meu blés de vacances).
Il doit com por ter, pour chaque année, le détail des achats réa li sés pour l’exercice de l’activité, le mode de règle ment uti lisé (chèque, espèces, etc.) ainsi que les réfé rences des pièces jus ti fi ca tives conser vées (fac tures, notes de frais, etc.).
Vous avez la pos si bi lité d’accéder à un registre des achats sur 12 mois qui com por tera tous les ren sei gne ments impo sés par la loi.
Son uti li sa tion se fait sous excel ou ope nof fice
Modèle de fac ture
Modèle de livre de recettes Modèle de registre des achats
II
. La Facturation Par Le Micro-Entrepreneur : Des Obligations À Respecter
Définition et caractéristiques d’une facture
La fac ture est un docu ment qui détaille un acte de vente ou de pres ta tions de ser vices réa lisé par un pro fes sion nel (micro-entre pre neur) en direc tion d’un par ti cu lier ou d’un autre pro fes sion nel. A ce titre elle assure plu sieurs fonc ‐ tions :
Commerciale : elle décrit par fai te ment le détail de l’opération, et en par ti ‐ cu lier le prix à payer.
Juridique : elle est un élé ment de preuve de l’opération fina li sée,
Comptable : elle est un jus ti fi ca tif indis pen sable à l’établissement du livre des recettes,
Fiscale : elle per met de jus ti fier le chiffre d’affaires ou les recettes encais ‐ sées en cas de contrôle de l’administration, et notam ment la bonne affec ta ‐ tion dans les caté go ries fis cales (BIC ou BNC)
Au titre de docu ment comp table, le micro-entre pre neur devra :
tenir un livre qui men tion nera « chro no lo gi que ment le mon tant et l’origine des recettes » qu’il per çoit – Article L.123–28 du Code du com merce.
éta blir la fac ture obli ga toi re ment en deux exem plaires dont l’original est des tiné au client – Article L.441–3 du Code du com merce.
conser ver l’exemplaire comp table pen dant 10 ans – Article L. 123–22 du Code du com merce.
Au titre de preuve d’une opé ra tion com mer ciale, la fac ture va devoir être éta ‐
Les obligations liées à la facturation
L’établissement d’une fac ture est obli ga toire au-delà de 25 € dans le cadre d’une pres ta tion de ser vice. Elle est facul ta tive pour un mon tant infé rieur mais devra impé ra ti ve ment être éta blie si le client le demande – Arrêté du 15 juillet 2010 modi fiant l’arrêté n° 83–50/A du 3 octobre 1983.
Il ne doit pas y avoir de délai d’émission de fac ture entre la date de réa li sa tion de l’acte de com merce ou de pres ta tions de ser vices. Il est tou te fois toléré un dif féré de quelques jours. De même, dans le cadre d’actes de com merce ou de pres ta tions de ser vices régu lières et pério diques, il est auto risé que la fac tu ra ‐ tion soit regrou pée et éta blie au plus tard à la fin du mois cor res pon dant
— Article 289 du Code géné ral des Impôts.
La fac ture sera éta blie avec un ordre chro no lo gique : il s’agit d’une numé ro ta ‐ tion conti nue et sans rup ture. On ne peut pas émettre une fac ture « a pos té ‐ riori » et deux fac tures ne doivent pas avoir le même numéro. Dans le res pect de ce cadre, Il est tout à fait pos sible de créer une numé ro ta tion qui per mette un clas se ment men suel, annuel ou les deux (2016-XX ou 2016–07-XX) –
Article 242 nonies A du Code géné ral des impôts.
La fac ture sera éta blie en double exem plaires dont l’original sera remis au client – Article L.441–3 du Code du com merce.
Conservation pen dant 10 ans en s’assurant de «l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisi bi lité de la fac ture » durant cette période – V de l’article 289 du Code géné ral des impôts.
Pour un acte de com merce ou de pres ta tion de ser vices réa lisé sur le ter ri toire fran çais, la fac ture sera rédi gée en langue fran çaise – Article L.123–22 du Code du com merce.
L’encaissement du règlement d’un facture — le compte bancaire dédié
En étant domi ci lié léga le ment en France, il est inter dit de payer en espèces (et donc pour un pro fes sion nel d’accepter le règle ment) une dette (et donc une fac ture) supé rieure à 1000 € — Article D.112–3 du Code moné taire et finan ‐ cier.
Le micro-entre pre neur est désor mais dans l’obligation de déte nir un compte ban caire dédié des tiné à enre gis trer les opé ra tions en lien avec son acti vité indé pen dante. Ce compte ne doit pas être le compte pro fes sion nel habi tuel le ‐ ment pro posé aux entre prises car son coût est pro hi bi tif par rap port à la réa lité éco no mique de la micro-entre prise. Il s’agit sim ple ment d’un compte cou rant séparé du compte per son nel du micro-entre pre neur et qui va enre gis trer les opé ra tions en lien avec l’activité pro fes sion nelle :
encais ser les recettes,
régler par carte ban caire, chèque ou pré lè ve ment les achats en lien avec l’activité indé pen dante
effec tuer des vire ments de rému né ra tion du micro-entre pre neur vers son compte per son nel.
Le micro-entre pre neur dis pose d’un délai de un an à comp ter de la date de décla ra tion de la créa tion de l’entreprise pour pro cé der à l’ouverture de ce compte cou rant dédié à l’activité pro fes sion nelle indé pen dante — Article L.
613–10 du Code de la sécu rité sociale.
Les mentions générales d’une facture
L’identité du micro-entre pre neur : il s’agit ni plus ni moins que de l’entête de la fac ture dans lequel le micro entre pre neur fera appa raître son nom et son pré ‐ nom ; il pourra y ajou ter le nom com mer cial ainsi que le logo. Il fau dra ensuite faire figu rer :
le numéro SIRENE ou SIRET,
le numéro RCS et le nom de la ville où se situe le greffe d’immatriculation pour un com mer çant,
le numéro RM et le nom de la ville où se situe la chambre de métiers et de l’artisanat pour un arti san (pres ta taire de ser vices),
si la micro-entre prise est en cours d’immatriculation, on fera appa raître la men tion « SIRET en cours d’attribution ».
L’identité du client (ou de l’acheteur) : il fau dra men tion ner son nom et son pré nom. Il s’agira de la déno mi na tion com mer ciale pour un client pro fes sion ‐ nel. A com plé ter de l’adresse com plète sauf en cas de refus caté go rique de la part du par ti cu lier.
Dates et numéro de fac ture : deux dates doivent être men tion nées : celle cor ‐ res pon dant à la date d’émission de la fac ture et celle cor res pon dant à la date où s’est conclu la vente ou la pres ta tion de ser vice. Le numéro de la fac ture, indis pen sable, devra être unique et res pec ter la séquence chro no lo gique conti ‐ nue et sans rup ture dont nous avons déjà par lée.
Détails de la pres ta tion et prix : la des crip tion du pro duit vendu ou de la pres ta ‐ tion de ser vice réa li sée devra être pré cise avec :
la men tion de la nature, la marque et la réfé rence des pro duits ven dus, la ven ti la tion de la main d’œuvre et des maté riaux four nis.
On ne man quera de men tion ner éven tuel le ment l’adresse de livrai son qui pourra être dif fé rente de celle de l’acheteur (ou du client).
On fera ensuite appa raître :
le décompte détaillé de chaque pres ta tion ou pro duit fourni,
le prix uni taire des pro duits ven dus ou le taux horaire des pres ta tions four ‐ nies,
les quan ti tés ven dues ou le total des heures réa li sées,
la majo ra tion éven tuelle de prix avec les frais de trans port, d’emballage, etc.
la réduc tion de prix accor dée : rabais, ris tourne ou remise accor dée lors de la fac tu ra tion,
la somme totale à payer.
Les condi tions de règle ment : il s’agira ici de rap pe ler les condi tions de règle ‐ ment qui ont été défi nies par exemple lors de la signa ture du devis :
Comptant, sous hui taine, etc.
Par chèque, par vire ment, par carte ban caire, pay pal, etc.
Les mentions particulières d’une facture
Pour les micro-entre pre neurs : la men tion « TVA non appli cable, art. 293B du CGI » est obli ga toire.
Les micro-entre pre neurs exer çant des métiers du bâti ment, et donc imma tri cu ‐ lés au réper toire des métiers (RM), devront faire appa raitre les réfé rences com ‐ plètes de l’assurance sous crite au titre de l’activité avec les coor don nées de l’assureur, le numéro de police et la cou ver ture géo gra phique du contrat. – Article 22–2 de la loi n° 2014–626 du 18 juin 2014.
Si le micro-entre pre neur est membre d’un centre de ges tion agréé (CGA), on rajou tera la men tion : Membre d’une asso cia tion agréée, le règle ment par chèque est accepté ».
Pour les fac tures adres sées aux pro fes sion nels : il fau dra faire appa raitre les men tions sui vantes :
Date ou délai de paie ment avec indi ca tion pré cise de la date à laquelle le règle ment doit inter ve nir,
Conditions d’escompte en cas de règle ment anti cipé. En cas d’absence de tout escompte, il fau dra le dire pré ci sé ment : « escompte pour paie ment anti cipé : néant »,
Taux de péna li tés de retard,
Mention de l’indemnité for fai taire de 40€ pour frais de recou vre ment, en cas de retard de paie ment.
Les peines encourues en cas de non-respect de ces obligations et de ces règles
Le micro-entre pre neur peut être condamné pour : ne pas avoir res pecté l’obligation de fac tu ra tion
ne pas avoir res pecté les men tions légales obli ga toires d’une fac ture.
Pour défaut de fac tu ra tion, l’amende s’élève à 50% du mon tant non fac turé – Article 1737 du Code géné ral des impôts.
Pour non-res pect des men tions obli ga toires d’une fac ture, l’amende s’élève à 75000 €. Comme pour le défaut de fac tu ra tion, l’amende peut s’élever à 50%
du mon tant fac turé — Article L.441–4 du Code du com merce.
