1 Contexte
La pandémie de COVID-19 se propage à grande vitesse à travers le monde, n’épargnant jusqu’ici que peu de pays. Depuis la confirmation d’un premier cas le 02 mars 2020, le Sénégal comptabilise à la date du 21 mars 2020, 47 cas testés positifs au COVID-19.
Le Système des Nations Unies au Sénégal se tient aux côtés de l’Etat du Sénégal, sous le leadership du Bureau Pays de l’Organisation Mondiale de la Santé, pour lui fournir toute l’assistance nécessaire, afin d’apporter la meilleure réponse à la propagation du COVID-19 au Sénégal.
Au sein du SNU, des mesures ont été prises. Une structure de coordination du SNU pour le COVID-19 a été mise en place. Un plan de contingence a été élaboré pour fournir des orientations aux personnels des agences du SNU et leurs dépendants, concernant les activités de préparation et de riposte. Ce plan prévoit notamment dans sa phase 2, le déclenchement des Business Continuty Plan (BCP) des agences du SNU, qui impose une présence minimale du personnel au bureau ; le personnel non essentiel travaillant de la maison.
En temps de crise, comme celle que nous vivons, une communication et une information du public efficaces, sont à la fois un outil pratique et une nécessité opérationnelle. Les communications stratégiques et l'information du public peuvent jouer un rôle essentiel pour aider à gérer une situation fragile ou en voie de détérioration. Dans le contexte actuel, la communication du SNU devra comporter deux aspects essentiels : la communication externe (y compris la gestion de la réputation du SNU) avec l’Etat, les populations, les médias, le secteur privé, les donateurs et la société civile au sens large ; et la communication interne avec le personnel et leurs dépendants. Sur le plan interne, le contexte spécial très anxiogène pour la plupart des staffs, impose d’élaborer une stratégie de communication interne pour informer, rassurer et accompagner le personnel.
Les principes directeurs de cette communication interne doivent être la transparence, l’écoute, l’empathie et la compassion à l’endroit des staffs. Il est important d'essayer de comprendre leurs préoccupations, leurs besoins et leurs angoisses, dans ce contexte particulier, pour mieux les accompagner.
Les staffs, à l’instar des populations en période de crise, ont besoin pour se
Stratégie de Communication du Système des Nations Unies
au Sénégal en réponse au COVID-19
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sentir rassurés et en sécurité. Aussi, une communication compatissante du SNU à leur endroit, dans un contexte de stress comme celui que nous vivons, renforce la confiance et contribue à maintenir l'engagement intact. Elle doit par ailleurs matérialiser la coopération et la direction entre les agences, en veillant à ce que les communications au nom du SNU, appliquent l'approche
"One UN" avec des messages cohérents à l'intention du personnel.
Commission communication COVID-19
Dans le cadre des efforts de réponse à l'épidémie de COVID-19, le Système des Nations Unies au Sénégal a mis en place une structure de coordination COVID-19 dans laquelle toutes les agences sont représentée, composée de 7 commissions, parmi lesquelles une commission communication. Cette dernière est composée du UNCG, de l’UNICEF, et du duo RCO, CINU comme leads.
Cette commission a entre autres rôles, d’élaborer une stratégie de communication d'urgence et un kit d'information qui fournira des mises à jour sur la situation, des FAQ et des informations sur la manière de se préparer à l'urgence et d'atténuer les effets de cette situation extraordinaire. En outre, elle se concentre sur la communication des actions clés coordonnées prises par la structure de coordination COVID-19 du SNU, sur la cartographie des informations disponibles et du contenu à produire.
Par ailleurs, il est important de souligner que la structure de coordination a élaboré un plan de contingence du SNU, qui prévoit 3 scenarii, correspondant à 3 phases :
• Phase 1- Impact de niveau faible – (Scénario 1) :
- Le UNCT est « élargi » à toutes les entités des Nations Unies présentes sur le sol Sénégalais et se réunit sur convocation du CR de manière ad hoc.
- Un Coordinateur COVID-19 SNU est nommé et prend fonction
- 7 commissions sont activées (Communication, Plan de contingence, Business Continuity Planning, Gestion de l’Information, Prise en Charge et PCI SNU, Conseil lié au stress et conseil aux Staffs, Logistique)
• Phase 2 - Impact de niveau modéré (Scénario 2) :
- Le Crisis Management Team (CMT) est activé par le CR qui devient Crisis Management Coordinator.
- Le CMT répond aux lignes directrices de la formule du « 2+4 » issue des lignes directrices « Technical adjustment to United Nations Crisis Management Policy ».
- Le UNCT « élargi » devient le CMT et se réunit au minimum hebdomadairement.
- Les autres structures de la phase 1 restent en place
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- L’assistance aux personnels du SNU sera assurée par les ressources mobilisées par toutes les agences du SNU.
- UNDSS est en charge de valider manuellement les voyages (TRIPP)
• Phase 3 - Impact de niveau critique 6 (Scénario 3) :
Le CMT reste actif et les structures de coordination restent opérationnelles.
L’aide externe d’urgence de chaque niveau régional peut être sollicitée.
Objectif de communication
L’objectif de la stratégie de communication est d’informer les cibles externes et internes sur les mesures et les moyens déployés par le SNU pour fournir une réponse efficace à l’épidémie de COVID-19 au Sénégal.
De manière plus spécifique il s’agit :
- D’informer les cibles externes du SNU au Sénégal (l’Etat, les populations, les médias, le secteur privé, les donateurs, la société civile au sens large, …), sur l’appui (financier, technique, humain, logistique, etc.) du SNU au pays, face au COVID-19.
- De rassurer toutes les cibles externes du SNU au Sénégal et de montrer l’engagement de ce dernier à leurs côtés, pour combattre le COVID-19.
- D’accompagner, d’informer, d’assister et de rassurer le personnel du SNU au Sénégal et leurs dépendants durant cette crise.
Stratégie du SNU au Sénégal dans l’élaboration des messages
Le SNU au Sénégal doit relayer des informations et des données cohérentes et homogènes durant ce contexte de crise. La commission communication doit travailler en collaboration avec les autres commissions de la structure de coordination, pour convenir (i) d'un moyen de produire et de diffuser des informations (telles que les données humanitaires ou épidémiologiques) de manière routinière et prévisible pour les cibles externes et internes ; (ii) dans quels cas des informations sensibles peuvent être rendues publiques, et ; (iii) comment archiver la masse de contenu pendant cette crise.
La commission communication élabore un ensemble de messages fondamentaux communs au niveau du pays, reflétant les orientations éventuelles de la structure de coordination COCID-19 du SNU au Sénégal et des bureaux du siège. Les messages doivent être étayés par des données et/ou des faits cohérents.
La commission communication doit partager les messages de base au niveau pays avec tous les membres du Groupe communication, qui doivent les faire circuler à travers leurs plateformes respectives, avec le département de la communication mondiale du secrétariat de l'UNCG
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(UNCGsecretariat@un.org), le bureau du porte-parole du secrétaire général (OSSG) au siège de l'ONU, et les bureaux et départements concernés. Les messages doivent également être partagés à l'équipe pays.
La commission est également chargée d'assurer la liaison avec l'OMS et de l'aider à transmettre des conseils médicaux et des communications sur les risques normalisés et harmonisés au personnel des Nations unies et aux personnes à sa charge.
Les messages doivent être approuvés par la structure de coordination. Les entités individuelles peuvent émettre leurs propres messages de sensibilisation conformément à leurs mandats respectifs ; toutefois, ces messages doivent s'appuyer sur l'ensemble des messages de base communs élaborés au niveau de la commission communication.
Messagerie commune :
• Externe
- L'ONU au Sénégal partage l'inquiétude et la sympathie des nombreuses personnes qui s'inquiètent pour leur propre santé, celle de leurs amis et de leur famille. L'émergence de tout nouvel agent pathogène susceptible de provoquer des maladies graves et la mort est très préoccupante et doit être prise très au sérieux. (Messages phase 1) - Le Système des Nations Unies au Sénégal - par l'intermédiaire de l'OMS
(Sénégal) et d’autres agences - travaille en étroite collaboration avec le gouvernement national, les sociétés civiles, les scientifiques, les cliniciens, les experts de la chaîne d'approvisionnement et les partenaires des secteurs public et privé - afin de mettre en place un système de soutien solide pour faire face à ce problème. (Message phase 1)
- Tous les pays doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir - en respectant naturellement le principe des droits de l'homme et de la non- discrimination, sans stigmatisation - pour contenir la maladie.
- La famille des Nations unies au Sénégal tient à féliciter tous les travailleurs de première ligne des services de santé et d'urgence qui travaillent sans relâche pour répondre à la situation - et nous aimerions faire appel au soutien de chacun dans ces circonstances difficiles. Pour se rassembler dans l'humanité commune ; et pour se tenir ensemble dans la compassion et la solidarité - et sans stigmatisation. (Messages phase 2/3)
• Interne
- Rien n’est plus important pour le Système des Nations Unies au Sénégal que la santé et la sécurité de son personnel et celles de leurs dépendants (Phase 1/2/3).
- Le Système des Nations Unies appelle son personnel à la sérénité et au calme et aux respect scrupuleux des consignes sanitaires (phase 2/ 3).
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- Toutes les informations sur la situation du COVID-19 sont transmises quotidiennement à toutes les Agences à travers le rapport quotidien diffusé par la structure de Coordination COVID-19 du SNU. Pour tout complément d’information, nous vous invitons à vous adresser au point focal COVID-19 de votre Agence (phase 1).
- Lavez-vous régulièrement et soigneusement les mains à l'eau et au savon, ou avec un produit à base d'alcool (Phase 1/2/3).
- Evitez tout rassemblement et maintenez une distance d'au moins 1 mètre entre vous et toute personne qui tousse ou éternue (Phase 2/3).
**Veuillez-vous reporter à l'annexe 1 pour l'ensemble des messages clés.
Porte-parole
En temps de crise, le système des Nations unies, au niveau mondial, régional et national, doit répondre par une approche coordonnée et disciplinée des communications. Dans les situations où plus d'une entité des Nations unies s'exprime, les messages internes et externes doivent être cohérents et complémentaires. Cela renforcera la crédibilité de l'Organisation et de sa réponse auprès des parties prenantes, y compris le public.
Le Coordonnateur Résident (CR) est responsable et comptable de la coordination des efforts de gestion des crises des Nations unies dans le pays. L'OMS coordonne la réponse des Nations Unies aux urgences sanitaires graves, y compris celles qui atteignent le niveau d'une urgence de santé publique de portée internationale (PHEIC). L'OMS Sénégal est la principale source d'information et également l'agence leader en ce qui concerne COVID-19 - y compris le porte-parole officiel des Nations Unies.
Relations avec les médias
Le CINU et le Groupe Communication établiront une liste de contacts et de distribution des médias pertinents (locaux, nationaux, internationaux) qui pourra ensuite être utilisée par la commission communication pour la diffusion de communiqués de presse, d'avis aux médias et d'invitations à des réunions d'information et à des interviews. Cette liste permettra également de mettre en évidence la couverture médiatique de l'épidémie.
La commission communication tient une liste des points focaux et des porte-parole de chaque entité des Nations unies au Sénégal, concernée par la crise, qui peuvent prendre l'initiative dans leur domaine de compétence et donner des interviews et des briefings si nécessaire. La liste indique les langues sur lesquelles chaque point focal peut donner des informations.
La commission communication organise des points de presse, des interviews, des mises à jour et des réunions d'information, avec la participation de porte-parole compétents sur la situation de COVID-19,
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selon les besoins. Il est préférable d'organiser des briefings de routine à l'intention des médias ; toutefois, la fréquence des briefings sera déterminée par la gravité de la situation et la disponibilité des informations.
Les briefings des médias doivent avoir lieu dans un bureau des Nations unies ou dans un lieu public neutre facilement accessible aux médias.
L'image de marque officielle des Nations unies au Sénégal doit être visible, par exemple au moyen de toiles de fond, de bannières, de panneaux de podium et de logos. Avant tout point de presse, la commission communication examinera et partagera ses déclarations respectives, afin de s'assurer qu'elles ont un objectif commun et d'éviter les doubles emplois et les contradictions. Les membres du Groupe communication doivent utiliser les messages clés au niveau national et les lignes de presse "si on le leur demande" lors des briefings des médias. Les chiffres et les faits doivent être vérifiés avant d'être rendus publics. Les porte-parole des Nations unies doivent éviter les opinions, les spéculations et le langage alarmiste ou émotionnel dans tous les documents de communication. Les Nations unies doivent également être ouvertes et prêtes à répondre publiquement aux critiques. La commission communication doit surveiller les reportages des médias locaux pertinents. Elle veillera à ce que les reportages et les analyses des médias soient communiqués quotidiennement au responsable de la structure de coordination. Ce dernier doit être informé lorsqu'une inexactitude est constatée dans un reportage. Toutes les inexactitudes et erreurs factuelles doivent être communiquées à la coordination COVOD-19, le cas échéant, réfutées.
Web
Le site officiel des Nations Unies au Sénégal (www.onusenagal.org), reprendra les principales déclarations/ressources relatives à la situation au Sénégal. Les ressources seront principalement fournies par l'OMS en français.
Médias sociaux
Le contenu des comptes institutionnels de l'ONU doit être conforme aux buts, activités et objectifs des Nations Unies. Tout contenu publié sur les comptes institutionnels est considéré comme une communication officielle des Nations Unies. L'exactitude et la sensibilité du contenu doivent être prises en compte avant la publication, en particulier en cas de crise. La commission communication doit s'assurer que les comptes des médias sociaux de l'ONU au Sénégal, sont conformes aux messages fondamentaux du pays. Aucune entité ne publiera d'information pendant une crise qui n'aura pas été vérifiée par l'entité responsable de cette information. Le cas échéant, la commission décidera d'un hashtag coordonné à utiliser en conjonction avec les hashtags des entités individuelles.
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Au début d'une crise, le responsable de la gestion des crises des Nations unies doit diffuser toute politique et orientation pertinente relative à l'utilisation des médias sociaux à l'ensemble du personnel des Nations unies dans le pays, afin de rappeler aux membres du personnel de veiller à ce que leur contenu personnel ne nuise pas à leurs fonctions officielles ou aux intérêts des Nations unies.
Fonctions de communication
Des communications externes et internes efficaces sont des fonctions clés.
Elle a pour but d'aider le système des Nations unies au Sénégal, à communiquer avec son propre personnel et leurs dépendants, de communiquer au nom des Nations unies concernant le COVID-19 et d'aider le gouvernement à communiquer avec les médias et à communiquer sur les risques dans le cadre de l'effort de réponse.
Pendant les phases 2 et 3, des fonctions de communication spécifiques sont activées comme suit :
- Département de la sûreté et de la sécurité des Nations unies (UNDSS) pour communiquer avec le personnel et les personnes à charge.
- Coordinateur Résident des Nations unies - porte-parole des Nations unies pour les opérations des Nations unies au Sénégal.
- L'OMS sera le porte-parole pour les urgences liées à la santé.
- OMS/UNICEF/PNUD/FAO et autres autorités techniques liées aux dangers pour soutenir les communications du gouvernement sur d'autres types d'urgences (environnementales, chimiques, radiologiques).
- OIM/HCR/UNFPA/ONUSIDA/ONU Femmes et d'autres agences compétentes pour communiquer sur les groupes vulnérables.
Plate-forme de partage
Une plate-forme de partage, telle que Trello, sera créée pour saisir les documents d'information disponibles en français et en langues nationales et les partager avec les collègues du Groupe communication et le UNCT.
Communications internes
• Un intranet accessible depuis la plateforme www.onusenegal.org, réservé uniquement au personnel, qui en détient les accès. Ce site donne accès à toutes les informations sur le COVID-19, les directives, recommandations, consignes, contacts, etc.
• Une note d’information ou SITREP, qui fait le point quotidien de la situation du COVID-19 au Sénégal.
• Une hotline gratuite dédiée au personnel du SNU, à travers laquelle ils pourront joindre un professionnel de la santé en cas d’inquiétude sur leur état, et/ou bénéficier d’un soutien psychologique.
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• L’affichage des consignes et mesures de prévention dans les locaux de toutes les agences du SNU, pour les personnels essentiels.
• Le mailing
• Les points focaux COVID-19 des différentes agences.
• Un groupe WhatsApp, avec un modérateur pour éviter les spams.
Intranet
L’intranet sera accessible via le site www.onusenegal.org, uniquement au personnel du SNU, à travers un login d’accès.
Il permettra :
- D’informer les staffs sur la situation du COVID-19 au Sénégal, avec les chiffres officiels, les dernières actualités, les déclarations et documents officiels du gouvernement, les consignes et déclarations des autorités onusiennes, et toute information susceptible d’être utile.
- D’informer et de sensibiliser le personnel sur les mesures de prévention et les consignes de sécurité, que l’on soit en télétravail ou au bureau.
- D’afficher un numéro vert dédié uniquement au personnel du SNU pour parler à un médecin ou bénéficier d’une assistance psychologique.
- Rassurer le personnel et mettre à sa disposition un forum, dans lequel les membres peuvent dialoguer et échanger, en particulier si l’option du télétravail devait se généraliser.
- Donner au personnel les liens d’accès aux bonnes sources d’information comme celles de l’OMS, de l’Etat du Sénégal, du siège des Nations Unies, etc.
- Déconstruire et faire taire les rumeurs les plus tenaces.
- Démystifier les jargons en expliquant des mots comme « télétravail »,
« auto-solement », « confinement », etc.
La note d’information ou SITREP
Ce document issu d’un travail conjoint entre les agences, au centre duquel l’OMS, fait un état quotidien de la situation du COVID-19 au Sénégal. Il est élaboré en tenant compte des données officielles de l’OMS et du Gouvernement du Sénégal.
La note d’information est envoyée tous les soirs par la structure de coordination du SNU sur le COVID-19, à l’ensemble des chefs d’agences nationales et régionales et de leurs adjoints, ainsi qu’à tous les points focaux COVID-19 des agences ; ces derniers ayant la charge de la partager avec l’ensemble du personnel de leurs agences respectives.
Le SITREP détail notamment les points suivants : - Situation épidémiologique du COVID-19 - Mesures clés du Gouvernement du Sénégal
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- Mesure clés du Système des Nations Unies au Sénégal
- Information sur les vols et voyages internationaux depuis/vers Dakar - Carte de suivi épidémiologique du Sénégal
- Liens utiles (source OMS) Hotline
Un ou plusieurs numéros verts seront mis en place pour permettre d’une part aux staffs qui ont des inquiétudes sur leur état de santé, de parler à un médecin qui pourra faire une première évaluation de leur état et au besoin, de les rediriger vers la structure d’accueil adéquate. D’autre part, la hotline permettra aux staffs qui le souhaitent, de bénéficier de conseils psychologiques ou tout simplement d’une écoute, de la part de professionnels.
L’affichage
Tout le personnel n’étant pas encore en télétravail, il est important d’afficher dans les locaux de chaque agence, les consignes et recommandations d’hygiène et de sécurité, ainsi que les mesures de prévention. Il est stratégique de placer ces affiches au niveau des entrées, des ascenseurs, des toilettes et des couloirs.
Le mailing
Il s’agit d’un outil utilisé au quotidien, qui joue un rôle extrêmement important, en particulier dans un contexte de crise et de télétravail. En effet, il permet de maintenir la continuité du service du SNU, le travail entre les agences et en leur sein.
Les points focaux COVID-19
La coordination du SNU pour le COVID-19 a demandé à toutes les agences de désigner un point focal. Ce dernier a la charge de partager toutes les informations issues de la coordination, à leurs collègues de la même agence.
En outre, des réunions des points focaux sont régulièrement organisées sous l’égide de l’OMS, qui fait le point sur les derniers développements de la maladie au Sénégal. Les points focaux ont la charge de relayer les informations issues de ces réunions, à leurs collègues.
Groupe WhatsApp
Il s’agit d’un outil qui garantit des échanges instantanés, qui peut permettre de maintenir le lien entre le personnel, en particulier dans les phases 2 et surtout 3, durant laquelle le télétravail sera généralisé. Cet outil permet de créer une communauté SNU Sénégal et pourrait s’avérer utile si la situation devait se dégrader.
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Fonctionnement de l'ONU au Sénégal par modes opérationnels Mode
opérationnel Activités principales de l'ONU
Phase 1 Se concentrer sur la résilience et la préparation. Les opérations du SNU au Sénégal se poursuivent comme d'habitude.
Phase 2 L'accent est mis sur la sécurité du personnel, la gestion des crises, l'aide à la prise de décision et la continuité opérationnelle. Le SNU se concentrera sur la gestion de la crise - en plus du maintien des fonctions opérationnelles et programmatiques régulières. En fonction des circonstances, les agences individuelles peuvent décider de fonctionner à des niveaux réduits en déclenchant leurs BCP.
Phase 3 Se concentrer sur la sûreté et la sécurité du personnel. Le SNU au Sénégal réduira dans son ensemble ses opérations aux seuls programmes et opérations critiques. Il soutiendra le gouvernement dans ses activités d'intervention.
Le SNU au Sénégal peut alterner entre ces scenarii tout au long de la crise.
La décision de changer de scenario de fonctionnement sera prise par le Coordinateur Résident (RC) en sa qualité de fonctionnaire désigné (DO). Le représentant de l'Organisation mondiale de la santé appuiera la décision du CR de passer d’un scenario à l’autre. La structure de coordination COVID-19 soutiendra la prise de décision du CR pour passer d’un scenario à l’autre.
Activités de communication de crise
Le plan de communication est calqué sur les 3 phases prévues dans le plan de contingence, correspondant à 3 scenarii.
Phase 1 – Préparation active (scenario 1)
Phase 2 – Réduction active des risques de contamination (scenario 2) Phase 3 – Réponse d’urgence (Scenario 3)
SCÉNARIO 1 (PRÉPARATION ACTIVE)
11 N° Activité de
communication Remarque Résultat
attendu 1 Activation de la
commission communication (élaboration d'un plan de communication de crise)
Le groupe communication doit convoquer une réunion mensuelle spécifiquement consacrée à la communication sur le COVID-19.
Le CINU a rédigé la première version du plan de
communication de crise en consultation avec l'UNCG.
2 Messages
internes au personnel de
l'ONU au
Sénégal
Envoi d'un courriel à tout le personnel des Nations unies au Sénégal - comprenant une foire aux questions, des mesures de prévention et d'autres informations clés telles que le rapport de situation de l'OMS (si nécessaire). Distribué une fois par semaine. - Placement de matériel d'information / d'affiches sur COVID-19 dans les bureaux des Nations unies.
Une FAQ rédigée par le CINU est partagée avec l'OMS.
Message
hebdomadaire du personnel élaboré par
l'OMS et
distribué par le DSS.
3 Déclaration de
l'ONU au
Sénégal
Incorporé dans le site web - amplifié dans les canaux de médias sociaux de l'ONU au Sénégal
RCO/CINU
4 Affichage croisé de documents liés à COVID19
de l'OMS
Sénégal sur la plateforme de médias sociaux de diverses agences.
Retweet, like, ou partager le contenu de l'OMS Sénégalen temps voulu
Toutes les agences
5 Rédaction de messages
spécifiques à l'agence sur COVID-19
Devra être aligné sur les orientations techniques de l'OMS
CINU/Toutes les agences
6 Développer
l'ONU au
Sénégal Dossier
Comprenant : Déclaration de la CR ; rapport de situation ; infographie/méthodes de
CINU / UNCG / OMS
12
de presse
COVID-19 recherche et FAQ. A communiquer aux médias selon les besoins
7 Orientation
interne Un guide interne pour informer le personnel sur les mesures de distanciation sociale qu'il doit prendre sur le lieu de travail et l'encourager à pratiquer ces mesures aussi souvent que possible pour se protéger et protéger la santé des autres lors d'une éventuelle épidémie
UNCG / OMS
8 Veille médiatique /social media monitoring
Veille quotidienne des médias sénégalais et des réseaux sociaux UN
CINU/ OMS / UNCG
SCÉNARIO 2 (RÉDUCTION ACTIVE DES RISQUES DE CONTAMINATION)
N° Activité de
communication Remarque Résultat
attendu 1 Messagerie
interne continue au personnel des Nations
unies au
Sénégal
Renforcer la communication interne : - Envoi d'un courriel à tout le personnel du SNU au Sénégal - comprenant une foire aux questions sur les cas identifiés, un plan d'intervention et d'autres informations clés telles que le rapport de situation de l'OMS.
Le CINU a rédigé le premier Message
hebdomadaire du personnel élaboré par
l'OMS et
distribué par le DSS.
2 Déclaration publique de la CR (vidéo)
Incorporé dans le site web et les médias sociaux de l'ONU au Sénégal ; et affichage croisé par les agences
Incorporé dans le site web et l’intranet - amplifié dans les médias sociaux de l'ONU au Sénégal ; et affichage croisé par les agences
RCO / CINU
3 Déclaration de
l'ONU au
Sénégal
Incorporé dans le site - amplifié dans les canaux de médias sociaux de l'ONU au Sénégal
CINU / RCO / UNCG
13 4 Affichage croisé
de documents liés à COVID19
de l'OMS
Sénégal sur la plateforme de médias sociaux de diverses agences
Retweet ; like ; ou partager le contenu de l'OMS Sénégal en temps voulu
Toutes les agences
5 Rédaction de messages
spécifiques d’une agence sur COVID-19
Devra être aligné sur les orientations techniques de l'OMS
Toutes les agences
6 Développer pour
l'ONU au
Sénégal un dossier de presse COVID- 19
Comprenant : Déclaration de la CR ; rapport de situation ; infographie/méthodes de recherche et FAQ. A communiquer aux médias selon les besoins
CINU / OMS
7 L'ONU au Sénégal : point de presse sur COVID-19 (sensibilisation des médias)
Communication des messages clés de l'ONU au Sénégal ; coordination des efforts pour répondre à COVID-19 ; bref conseil technique de l'OMS pour signaler l'épidémie
UNCG/OMS
8 Développer la campagne
interne de l'ONU sur le travail flexible (le cas échéant)
Renforcer la communication interne en anticipant la possibilité de la phase 3
UNCG/RCO
9 Veille médiatique /surveillance des médias sociaux
Surveillance quotidienne des médias sénégalais et des plateformes de médias sociaux de l'ONU
CINU/ OMS/
UNCG
SCÉNARIO 3 (REPONSE D’URGENCE) N° Activité de
communication Remarque Résultat
attendu 1 Renforcement des
messages internes Renforcement de la
communication interne par Message
bihebdomadaire
14 au personnel des
Nations unies au Sénégal
: - Envoi d'un courriel à tout le personnel des Nations Unies au Sénégal - comprenant un rapport de situation, une FAQ sur le cas identifié, un plan d'intervention et d'autres informations clés telles que le rapport de situation quotidien de l'OMS.
Distribué trois fois par semaine - Service SMS de l'UNDSS à tout le personnel / ASFP sur les nouvelles alertes liées à l'épidémie ou autres informations clés
du personnel élaboré par
l'OMS et
distribué par le DSS
2 Message vidéo de RC sur l'espoir et la solidarité
Incorporé dans le site web et l’intranet - amplifié dans les médias sociaux de l'ONU au Sénégal ; et affichage croisé par les agences
CINU / RCO
3 Affichage croisé
continu de
documents liés à COVID-19 de l'OMS Sénégal sur la plateforme de médias sociaux de diverses agences
Retweet, like, ou partager le contenu de l'OMS Sénégal et ou de l'UNOCHA en temps voulu
Toutes les agences
4 Activer la campagne de la UNCG pour la distanciation sociale
Développé dans le scénario 2, publié dans le scénario 2. Scénario 3 revu et corrigé.
UNCG
5 Mise à jour du dossier de presse COVID-19 des Nations unies au Sénégal
Mise à jour de l’intranet consacré à la réponse de l'ONU à la COVID-19 au Sénégal et remplissage des informations clés en conséquence
CINU
6 Réunion du groupe
de communication Une fois par semaine - ou
sur accord UNCG
7 Répétition de la campagne interne de l'ONU sur le travail flexible (le cas échéant)
Communiquer des messages clés sur l'importance de la sensibilisation du personnel à la santé et à l'atténuation de la maladie
UNCG/RCO
15 8 L'ONU au Sénégal :
point de presse
mensuel sur
COVID19
La communication des messages clés des Nations unies au Sénégal a permis de coordonner les efforts de réponse à COVID-19 sur une base mensuelle
UNCG
9 Briefing pour les partenaires de développement des Nations unies, la communauté
diplomatique et les autres parties prenantes au Sénégal- sur la réponse à COVID-19
La communication des messages clés de l'ONU au Sénégal a permis de coordonner les efforts de réponse à COVID-19 auprès d'un groupe d'audience sélectionné
RCO
10 Veille médiatique médias/surveillance des médias sociaux
Surveillance quotidienne des médias sénégalais et des plateformes de médias sociaux de l'ONU
CINU/ OMS/
UNCG
Calendrier des actions
CALENDRIER -- SCÉNARIO 1 (PRÉPARATION ACTIVE)
N° Action Remarque Rés.
attendu/Date 1 Groupe de
travail sur la préparation et la réaction à COVID-19
Réunion inaugurale de la Task
Force TF / 05 Mars
2020
2 Briefing de la réponse de l'OMS Sénégal à
de la
Coordination COVID-19 - activer la commission communication
L’OMS a informé la structure de coordination sur les derniers développements du virus et sur la réponse de l'OMS au Sénégal
UNCG / Mars 2020
3 Cartographie de
l'information - Rassembler les documents d'information et de communication des Nations unies en Chine, de l'OMS dans le monde et du Sénégal - Rédaction d'une FAQ
UNIC / 17 mars 2020
4 Commission
communication - Activation de la commission
communication et réunion UNCG / 12 mars 2020
16
inaugurale de la task force - Cartographie des informations actuellement disponibles sur COVID-19 - Réponse spécifique des agences à COVID-19 - Messagerie commune
5 Élaborer une déclaration de prise en charge de la CR
En ligne / de même avec le message commun
CINU / 24 Mars 2020
6 Deuxième
réunion de la task force
Partage du projet de paquet de communication de crise / Plan de la deuxième réunion de la task force
TF / 20 février 2020
7 Développer pour l'ONU au Sénégal un dossier de presse COVID-19
Comprenant : Déclaration de la CR
; rapport de situation ; infographie/méthodes de recherche et FAQ. A communiquer aux médias selon les besoins
UNCG/CINU En cours
8 Messages
internes au personnel de
l'ONU au
Sénégal
- Envoi d'un courriel à tout le personnel des Nations unies au Sénégal - comprenant une foire aux questions, des mesures de prévention et d'autres informations clés telles que le rapport de situation de l'OMS (si nécessaire). Distribué une fois par semaine.
Placement de matériel d'information / d'affiches sur COVID-19 dans les bureaux de l'ONU
FAQ rédigée par le CINU et partagée avec l'OMS
Message
hebdomadaire du personnel élaboré par le CINU à partir de documents de l'OMS distribués par le DSS 9 Surveillance
des
médias/écoute des médias sociaux
Surveillance quotidienne des médias sénégalais et des plateformes de médias sociaux de l'ONU
CINU/ En cours
10 Développer une sous-page sur COVID-19
Comprendra un lien direct vers
le site web de l'OMS RCO/En cours 11 Rédaction de
messages
spécifiques à l'agence sur COVID-19
Devra être aligné sur les orientations techniques de l'OMS
UNCG/En cours
17 12 Communication
des points focaux
Informer le personnel des derniers développements et du plan de préparation et d'intervention
RCO/ quotidien
CALENDRIER SCÉNARIO 2 (RÉDUCTION ACTIVE DES RISQUES…)
N° Action Remarque Rés.
attendu/Date 1 Messagerie interne
continue au
personnel des Nations unies au Sénégal
Renforcer la communication interne : - Envoi d'un courriel à tout le personnel des Nations au Sénégal - comprenant une foire aux questions sur les cas identifiés, un plan d'intervention et d'autres informations clés telles que le rapport de situation de l'UNOCHA et le rapport de situation de l'OMS.
Le message hebdomadaire du personnel a permis de développer du matériel de l'OMS,
distribué par le DSS
2 Déclaration
publique de la CR (vidéo)
Incorporé dans le site web - amplifié dans les médias sociaux de l'ONU au Sénégal
; et affichage croisé par les agences
RCO
3 Affichage croisé
continu de
documents d'information
publique liés à COVID-19 de l'OMS Sénégal sur la plateforme des médias sociaux de diverses agences
Retweet ; like ; ou partager le contenu de l'OMS au Sénégal
Toutes les agences / En cours
4 Publication de messages
spécifiques à l'agence sur COVID- 19
Élaboré dans le cadre du scénario 1 et aligné sur les orientations techniques de l'OMS. Diffusé dans chacun
des canaux de
communication des agences, par exemple les médias sociaux et le site web
Toutes les agences
18 5 Développer la
campagne de
l'UNCG sur la distanciation sociale
Un guide interne pour informer le personnel sur les mesures de distanciation sociale qu'il doit prendre sur le lieu de travail et l'encourager à pratiquer ces mesures aussi souvent que possible pour se protéger et protéger la santé des autres lors d'une éventuelle épidémie
UNCG / TBC
6 Réunion de la commission
communication
Menée deux fois par mois UNCG / TBC
7 Développer pour l'ONU au Sénégal un dossier de presse COVID-19
Comprenant : Déclaration de la CR ; rapport de situation ; infographie/méthodes de recherche et FAQ. A communiquer aux médias selon les besoins
UNCG/CINU En cours
8 Mise à jour du dossier de presse COVID-19 des Nations unies au Sénégal
Communiquer dans le site d'ONU Sénégal dans le cadre de la réponse du pays à COVID-19 et le remplir avec des informations clés si nécessaire
UNCG/ CINU TBC
9 Développer la campagne interne de l'ONU sur le travail flexible (le cas échéant)
Renforcer la communication interne en anticipant la possibilité du scénario 3
UNCG/RCO TBC
10 Veille médiatique médias/surveillance des médias sociaux
Surveillance quotidienne des médias sénégalais et des plateformes de médias sociaux de l'ONU
CINU/ OMS/
UNCG TBC
CALENDRIER SCÉNARIO 3 (MODE D'URGENCE)
N° Action Remarque Rés.
attendu/Date 1 Renforcement des
messages internes au Renforcement de la communication interne par : - Envoi d'un courriel
SITREP et SMS
19 personnel des Nations
unies au Sénégal à tout le personnel des Nations Unies au Sénégal - comprenant un rapport de situation, une FAQ sur les cas identifiés, un plan d'intervention et d'autres informations clés telles que le rapport de situation quotidien.
Distribué trois fois par semaine - Service SMS de l'UNDSS à tout le personnel / ASFP sur les nouvelles alertes liées à l'épidémie ou autres informations clés
distribués par le DSS
2 Message vidéo de RC sur
l'espoir et la solidarité Incorporé dans le site web - amplifié dans les médias sociaux de l'ONU au Sénégal ; et affichage croisé par les agences
CINU / À CONFIRMER
3 Affichage croisé continu de documents liés à COVID-19 de l'OMS Sénégal sur la plateforme de médias sociaux de diverses agences.
Retweet, like, ou partager le contenu de l'OMS Sénégal et ou de l'UNOCHA en temps voulu.
Toutes les agences / en cours.
4 Activer la campagne du
UNCG pour la
distanciation sociale.
Développé dans le scénario 2 et publié dans le scénario 3
UNCG / TBC
5 Mise à jour du dossier de presse COVID-19 des Nations unies au Sénégal
Mise à jour sur le site web de l'ONU et l’intranet sur COVID-19 au Sénégal et remplissage des informations clés en conséquence
CINU/À CONFIRMER
6 Réunion de la commission comm
Une fois par semaine - ou
sur accord UNCG / TBC
20 7 Répétition de la campagne
interne de l'ONU sur le travail flexible (le cas échéant)
Communiquer des
messages clés sur l'importance de la sensibilisation du personnel à la santé tout en maintenant un équilibre entre vie professionnelle et vie privée
UNCG/RCO TBC
8 L'ONU Sénégal : point de presse mensuel sur COVID19
La communication des messages clés des Nations unies au Sénégal a permis de coordonner les efforts de réponse à COVID-19 sur une base mensuelle
UNCG/TBC
9 Briefing pour les
partenaires de
développement des Nations unies, la communauté
diplomatique et les autres parties prenantes au Sénégal - sur la réponse à COVID-19
La communication des messages clés de l'ONU au Sénégal a permis de coordonner les efforts de réponse à COVID-19 auprès d'un groupe d'audience sélectionné
RCO / TBC
10 Veille
médiatique/surveillance des médias sociaux
Veille quotidienne des médias sénégalais et des réseaux sociaux UN.
CINU/ OMS/
UNCG en
cours
21 ANNEXE 1
Messagerie (supplémentaire)
Messagerie commune :
- L'ONU au Sénégal partage l'inquiétude et la sympathie des nombreuses personnes qui s'inquiètent pour leur propre santé, celle de leurs amis et de leurs familles. L'émergence de tout nouvel agent pathogène susceptible de provoquer des maladies graves et la mort est très préoccupante et doit être prise très au sérieux.
- Le Système des Nations Unies - par l'intermédiaire de l'OMS (Sénégal) - travaille en étroite collaboration avec le gouvernement national, les sociétés civiles, les scientifiques, les cliniciens, des experts de la chaîne d'approvisionnement et des partenaires des secteurs public et privé - pour fournir un système de soutien solide afin de répondre à la question - La famille des Nations Unies au Sénégal tient à féliciter tous les
travailleurs de la santé et des services d'urgence de première ligne qui travaillent sans relâche pour répondre à la situation - et nous aimerions faire appel au soutien de chacun dans ces circonstances difficiles. Pour se rassembler dans l'humanité commune ; et pour se tenir ensemble dans la compassion et la solidarité - et sans stigmatisation.
Messages clés/narratifs génériques de l'OMS :
- La préparation est la clé pour détecter, combattre, arrêter la propagation de la COVID-19
- La solidarité, et non la stigmatisation, est ce qui est nécessaire pour soutenir les pays et les personnes dans le besoin dans les communautés touchées par l'épidémie de COVID-19
- L'OMS au Sénégal est la principale source d'information et également l'agence leader en ce qui concerne la COVID-19 - y compris le porte- parole officiel des Nations Unies
- Les trois niveaux de l'OMS (bureau de pays, bureau régional et siège) travaillent ensemble pour surveiller et répondre à cette épidémie depuis le 2 janvier
- Le plan stratégique de préparation et d'intervention de l'OMS, récemment publié, décrit le soutien que la communauté internationale peut apporter à tous les pays pour se préparer et réagir au virus
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- L'OMS estime qu'il est encore possible d'interrompre la propagation du virus, à condition que les pays mettent en place des mesures énergiques pour détecter la maladie à un stade précoce, isoler et traiter les cas, retrouver les contacts et promouvoir des mesures de distanciation sociale à la mesure du risque
- L'OMS continue de souligner la nécessité d'une préparation dans la région Asie-Pacifique : nous devons commencer à nous préparer à l'éventualité d'une transmission communautaire dans chaque pays - Les Nations unies ont appelé à lutter contre la propagation de la
désinformation et des rumeurs - les infodémies - dont la circulation a de nombreux effets négatifs, notamment la stigmatisation et la discrimination des personnes originaires des zones touchées par l'épidémie
Messages clés techniques mondiaux de l'OMS (27 février 2020)
Le 31 décembre 2019, le gouvernement chinois a signalé un groupe de cas de pneumonie de cause inconnue à Wuhan, dans la province de Hubei. Un nouveau coronavirus a finalement été identifié.
- L'OMS est encouragée par la baisse continue du nombre de cas en Chine. Des inquiétudes subsistent quant aux signes croissants de transmission en dehors de la Chine et l'OMS appelle tous les pays à investir d'urgence dans la préparation à l'arrivée de cas, à donner la priorité à la protection des travailleurs de la santé et des personnes à risque et à mieux communiquer les risques de transmission à leur population. De nombreux pays prennent des mesures pour se préparer, avec le soutien de l'OMS. L'OMS encourage tous les pays à se préparer à l'arrivée de cas, à traiter les patients avec dignité et compassion, à prévenir la transmission ultérieure et à protéger les travailleurs de la santé. Nous avons encore une chance de prévenir une crise mondiale plus large.
- Un équilibre est nécessaire entre le développement de vaccins en tant que solution à long terme et les mesures de santé publique, qui peuvent être prises aujourd'hui et qui restent notre priorité pour le moment afin de sauver davantage de vies.
- L'équipe internationale d'experts actuellement sur le terrain en Chine travaille avec ses homologues chinois pour mieux comprendre les lacunes qui subsistent dans notre connaissance de la maladie et améliorer notre compréhension de l'épidémie.
- À ce jour, plus de 99 % des cas signalés se trouvent en Chine. La plupart des cas dans d'autres pays ont un lien direct avec Wuhan ou d'autres régions de Chine.
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- L'OMS travaille 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 avec des réseaux de scientifiques, de cliniciens, de traqueurs de maladies, de gouvernements, d'experts de la chaîne d'approvisionnement et de partenaires des secteurs public et privé pour coordonner la réponse à la COVID-19, dans divers domaines techniques, notamment
- Fournitures : envoi de fournitures et d'équipements pour protéger les travailleurs de la santé dans les pays qui diagnostiquent et traitent les patients susceptibles d'être malades avec COVID-19 ; 12 000 kg d'équipements ont été envoyés aux pays prioritaires dans les régions du Pacifique occidental, de l'Asie du Sud-Est et de l'Afrique ; un total de 250 000 kits ont été fournis à 159 laboratoires dans le monde pour leur permettre d'effectuer des tests de diagnostic ; 41 pays d'Afrique et 29 des Amériques devraient être en mesure de détecter COVID-19. L'OMS utilisera également le programme de fonds d'expédition établi par le Système mondial de surveillance et de réponse à la grippe comme mécanisme pour envoyer des échantillons cliniques de patients répondant à la définition de cas d'une infection suspectée par COVID- 19 à des laboratoires de référence internationaux ;
- Vaccins : collaboration avec des réseaux d'experts pour accélérer la recherche sur les traitements et vaccins possibles pour ce virus, y compris les essais cliniques dès que possible ;
- Gestion clinique : organiser régulièrement des réunions d'information avec les experts cliniques qui traitent actuellement des patients atteints de maladies respiratoires aiguës COVID-19 afin de partager les informations sur les cas et de normaliser la collecte des données ; - Formation : développer et publier des connaissances en temps réel par
le biais de cours en ligne sur la manière de détecter, de prévenir, de réagir et de contrôler le nouveau coronavirus COVID-19 sur OpenWHO.
org.
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