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Plan du support

1 PROPRIETES ... 2

2 FICHIERS D’ENVIRONNEMENT ... 5

2.1 CREATION D’UN FICHIER D’ENVIRONNEMENT... 5

3 ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE... 6

4 GESTION DES FICHIERS... 7

4.1 LA BARRE D’OUTILS DE LA BOITE DE DIALOGUE « OUVRIR » ... 7

4.2 LE BOUTON OUVRIR DE LA BOITE DE DIALOGUE... 7

4.3 LE MENU CONTEXTUEL DES DOCUMENTS... 8

5 RECHERCHE DE DOCUMENTS... 10

5.1 RECHERCHE APPROFONDIE... 10

5.2 ZONE « RECHERCHER LES FICHIERS QUI CORRESPONDENT A CES CRITERES » ... 10

5.3 ZONE « DEFINIR D’AUTRES CRITERES » ... 10

5.4 ZONE « REGARDER DANS » ... 11

5.5 ENREGISTRER UNE RECHERCHE... 11

5.6 UTILISER UNE RECHERCHE ENREGISTREE... 11

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Chapitre 1 – Gestion des documents

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1 Propriétés

La boîte de dialogue des propriétés permet de visualiser et de saisir des informations relatives au document actif. Ces informations peuvent être utilisées lors de la recherche de fichiers.

• - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande PROPRIETES, La boîte de dialogue « Propriétés de suivi du nom du document » s’affiche,

Onglet « Général »,

Cet onglet donne des informations non modifiables sur le document :

• Nom du document,

• Type,

• Emplacement,

• Taille,

• Date de création, dernière modification, dernière ouverture,

• Attributs du fichier.

Onglet « Résumé »

Cet onglet permet d’entrer des informations précises concernant le document.

Ces informations pourront être utilisées comme critères lors de la recherche de documents.

• Cocher la case Enregistrer l’image de l’aperçu pour mémoriser l’image de la première page du document. Cette image pourra être visualisée dans la boîte de dialogue « Ouvrir » en cliquant sur le bouton Aperçu de la barre d’outils.

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Onglet « Statistiques »

Cet onglet reprend certaines informations contenues dans l’onglet « Général » comme la date de création mais ajoute de nouvelles informations comme la date et l’heure de la dernière impression.

La zone inférieure indique le nombre d’ouvertures de ce fichier depuis sa création ainsi que le temps d’ouverture.

Onglet « Contenu »

Cet onglet donne la liste des éléments qui composent le document actif.

Dans l’image ci-contre, le document actif étant un classeur, c’est la liste des feuilles contenues dans le classeur qui apparaît.

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Chapitre 1 – Gestion des documents

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Onglet « Personnalisation »

Cet onglet permet de préciser de nouvelles propriétés et de leur affecter une valeur.

Dans la zone « Nom »,

• Sélectionner le nom d’une propriété dans la liste proposée,

ou

• Saisir le nom de son choix pour la propriété, Dans la zone « Type »,

• Sélectionner le type de données voulu Texte, Nombre, Créé le ou Oui ou Non,

Dans la zone « Valeur »,

• Taper la valeur attribuée à la propriété,

• Cliquer sur le bouton Ajouter pour insérer la nouvelle propriété dans la liste « Propriétés ».

• Le bouton Supprimer permet d’enlever la propriété sélectionnée de la liste.

• La case Lier au contenu permet de lier la valeur de la propriété à un élément du document.

Définir un nom pour la cellule contenant la valeur à utiliser pour une propriété puis sélectionner ce nom dans la liste proposée dans la zone

« Valeur ».

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2 Fichiers d’environnement

Les fichiers d’environnement permettent d’ouvrir et d’afficher simultanément plusieurs classeurs.

2.1 Création d’un fichier d’environnement

• Ouvrir les classeurs à enregistrer dans le fichier d’environnement,

• Organiser leur affichage à l’écran,

• Sélectionner dans le menu FICHIER la commande ENREGISTRER UN

ENVIRONNEMENT,

• Excel propose par défaut le nom Resume.xlw pour ce fichier.

• Sélectionner le dossier de sauvegarde,

• Taper le nom voulu pour le fichier d’environnement,

• Cliquer sur le bouton

Enregistrer.

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- Utilisez la touche « MAJ » pour sélectionner des fichiers contigus, - Utilisez la touche « CTRL » pour sélectionner des fichiers séparés.

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3 Enregistrement automatique

L’enregistrement automatique crée un fichier temporaire qui pourra être récupéré en cas de défaillance logicielle ou matérielle. Si l’enregistrement automatique est actif et si l’application Excel est fermée d’une façon non conforme, la réouverture de l’application entraîne le chargement de ce fichier et Excel propose sa récupération.

• - Sélectionner dans le menu OUTILS la commande ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE,

• Cocher la case Enregistrement toutes les…

• Saisir l’intervalle de temps entre deux sauvegardes automatiques,

• Sélectionner une des options proposées dans la zone « Options d’enregistrement »,

• Cocher la case Alerte avant enregistrement pour que la boîte de dialogue suivante s’affiche au moment de l’enregistrement.

• Cliquer sur le bouton Enregistrer pour lancer l’enregistrement automatique.

• Cliquer sur le bouton Ignorer pour ne pas enregistrer.

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Sélectionner dans le menu OUTILS la commande MACRO COMPLEMENTAIRE.

• Cocher la case Enregistrement automatique,

• Cliquer sur le bouton OK.

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4 Gestion des fichiers

La boîte de dialogue « Ouvrir » permet de gérer les documents qui y sont affichés.

• - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande OUVRIR,

4.1 La barre d’outils de la boîte de dialogue « Ouvrir »

• Utiliser le bouton Affichage pour modifier le mode d’affichage de la fenêtre : Liste (Noms uniquement), Détail (Noms, taille, date de dernière modification), Propriétés et Aperçu pour visualiser les propriétés ou le contenu de la première page du document sélectionné, et pour Réorganiser les icônes.

• Utiliser le bouton Outils en fonction du résultat désiré :

• Rechercher, affiche la boîte de dialogue « Recherche approfondie »,

• Supprimer, envoie le ou les documents sélectionnés vers la corbeille,

• Renommer, permet de renommer un dossier ou un document sélectionné,

• Imprimer, affiche la boîte de dialogue « Imprimer » en vue de l’impression des fichiers sélectionnés,

• Ajouter aux favoris, ajoute le document sélectionné au dossier Favoris,

• Connecter un lecteur réseau, permet d’accéder aux documents d’un dossier partagé sur un autre poste du réseau,

• Propriétés, affiche la boîte de dialogue « Propriétés » pour le document sélectionné.

4.2 Le bouton Ouvrir de la boîte de dialogue

• Ouvrir, ouvre le document sélectionné,

• Ouvrir en lecture seule, ouvre le document sélectionné en lecture seule, aucune modification ne pourra être enregistrée sous le même nom.

• Ouvrir une copie, ouvre le document sélectionné et en fait une copie sur un fichier appelé "copie (suivi du nom du document)".

• Ouvrir dans un navigateur, ouvre le document sélectionné dans un navigateur Web.

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4.3 Le menu contextuel des documents

Le menu contextuel apparaît lorsque l’on clique avec le bouton droit de la souris au niveau d’un document ou d’une sélection. Ce menu contient une série de commandes applicables aux documents sélectionnés.

• Ouvrir, ouvre le ou les documents sélectionnés.

• Ouvrir en lecture seule, ouvre le ou les documents sélectionnés en mode lecture seule. Si ce fichier est modifié, il ne pourra pas être enregistré sous le même nom.

• Ouvrir une copie, ouvre le document sélectionné et en fait une copie sur un fichier appelé "copie (suivi du nom du document)".

• Imprimer, affiche la boîte de dialogue « Imprimer » en vue de l’impression des fichiers sélectionnés.

• Envoyer vers, copie le ou les fichiers sélectionnés dans l’élément choisi dans la liste (raccourcis vers un lecteur, un dossier…).

• Couper, Copier mémorise le ou les fichiers sélectionnés en vue de leur copie ou d’un déplacement.

• Créer un raccourci, crée un raccourci pour le document ou le dossier sélectionné.

• Supprimer, envoie le ou les documents sélectionnés vers la corbeille.

• Renommer, permet de renommer un dossier ou un document sélectionné.

• Propriétés, affiche la boîte de dialogue « Propriétés » du document sélectionné.

4.3.1 Sélectionner des fichiers

• Pour sélectionner des fichiers contigus, cliquer sur le premier fichier souhaité puis, tout en maintenant la touche « MAJ » enfoncée, cliquer sur le dernier fichier.

• Pour sélectionner des fichiers séparés, cliquer sur le premier fichier souhaité puis, tout en maintenant la touche « CTRL » enfoncée, cliquer successivement sur les autres fichiers à sélectionner.

• La touche « CTRL » permet aussi de dé-sélectionner un fichier.

4.3.2 Renommer un fichier

• Sélectionner la commande RENOMMER du menu contextuel du document, ou

• Cliquer sur le nom du document pour activer le curseur puis modifier ou taper un nouveau nom,

• Valider en cliquant sur une zone vide de la boîte de dialogue.

4.3.3 Supprimer un fichier

• Sélectionner le ou les fichiers à supprimer, Puis

• Sélectionner la commande SUPPRIMER du menu contextuel, ou

• Appuyer sur la touche « SUPPR »,

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4.3.4 Copier ou déplacer un fichier

• Sélectionner le ou les fichiers à déplacer, Puis

• Sélectionner une des commandes COPIER ou COUPER du menu contextuel,

• Faire apparaître le dossier de destination s’il n’est pas visible,

• Sélectionner la commande COLLER du menu contextuel de la fenêtre.

ou

• Sélectionner la commande ENVOYER VERS,

• Sélectionner la destination dans la liste proposée.

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« V » pour copier, couper et coller.

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5 Recherche de documents

5.1 Recherche approfondie

La recherche approfondie permet de rechercher des fichiers d’après des critères plus complexes.

• - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande OUVRIR,

• - Cliquer sur le bouton Outils, puis sélectionner Recherche, La boîte de dialogue « Recherche approfondie » s’affiche,

5.2 Zone « Rechercher les fichiers qui correspondent à ces critères »

Cette zone montre sous forme de liste, les critères spécifiés dans la boîte de dialogue « Ouvrir » et cette liste s’enrichit au fur et à mesure que de nouveaux critères sont ajoutés à partir de la zone « Définir d’autres critères ».

• Cocher la case Respecter la casse pour que lors de la recherche, l’emploi des majuscules ou des minuscules soit respecté,

• Cliquer sur le bouton Supprimer pour effacer le critère sélectionné,

• Cliquer sur le bouton Nouvelle recherche pour effacer tous les critères.

5.3 Zone « Définir d’autres critères »

Cette zone permet d’enrichir la liste des critères de recherche.

• Sélectionner l’opérateur de lien avec le critère précédent Et ou Ou,

• Sélectionner la propriété sur laquelle le critère doit porter,

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5.4 Zone « Regarder dans »

Cette zone reprend comme dossier de base pour la recherche, celui spécifié dans la boîte de dialogue

« Ouvrir ».

• Sélectionner au besoin un autre lecteur,

• Cocher la case Rechercher dans les sous-dossiers pour que la recherche s’effectue aussi au niveau de l’arborescence du lecteur ou dossier spécifié,

• Le bouton Rechercher permet de lancer la recherche d’après les critères spécifiés.

• Le bouton Enregistrer permet d’enregistrer la série de critères afin de pouvoir les appliquer à nouveau par la suite.

• Le bouton Ouvrir permet de réutiliser une recherche enregistrée.

5.5 Enregistrer une recherche

• Dans la boîte de dialogue « Recherche approfondie »,

• Définir les différents critères de la recherche,

• Cliquer sur le bouton Enregistrer, La boîte de dialogue suivante s’affiche,

• Taper un nom pour la recherche actuelle,

• Cliquer sur OK.

5.6 Utiliser une recherche enregistrée

• Dans la boîte de dialogue « Recherche approfondie »,

• Cliquer sur le bouton Ouvrir, La boîte de dialogue suivante s’affiche,

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