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Direction générale des patrimoines
Service des musées de France
INTERFACE DE PRODUCTION POP JOCONDE : PREMIER VERSEMENT
Mise en ligne : juillet 2019
Pour le premier versement dans la base Joconde, les administratrices de la base Joconde peuvent proposer une analyse préalable des notices et images, assortie de conseils éventuels. Organisation des étapes
1. Vérification de l'organisation des informations à partir de quelques notices
Pour expertiser, il est nécessaire de recevoir de la part du musée un envoi d'une dizaine de notices complètes (sous format .pdf), à partir de l’outil de gestion de collections, correspondant à un échantillon de notices à diffuser dans Joconde.
2. Expertise sur le contenu des notices
L’organisation des informations est ensuite analysée, en particulier les champs de la fiche minimum Joconde :
http://www2.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/fiche-minimum.htm
Si besoin, des conseils d'harmonisation sont donnés sur les champs à vocabulaire contrôlé : Auteurs, Dénomination, Matériaux-techniques, Datation ...
3. Export du premier lot de notices expertisé
Après l'expertise, le musée peut corriger le lot de notices revues, puis exporte la dizaine de notices à partir de son outil de gestion des collections
Si besoin la correspondante Joconde peut aider à la mise en oeuvre du programme d’export (en particulier avec l’application Micromusée V6 ou Mobydoc Express)
Le résultat de l'export peut prendre la forme d'un dossier zippé (suivant les éditeurs de logiciel de gestion documentaire)
4. Dossier de stockage des exports Joconde en local avant l'import Joconde
Sur l’explorateur de fichiers Windows, créer un dossier avec un nom signifiant (ex : Export_Joconde) qui contiendra les fichiers d’exports Joconde réalisés. Pour chaque export Joconde, la création d'un sous-dossier daté est conseillée.
Exemple d'organisation :
Export_Joconde (dossier)
Export_Joconde_20190715_archeologie1 (sous-dossier)
tous les fichiers de l'export
Export_Joconde_20190810_ archeologie2 (sous-dossier)
2 Le résultat de l'export-Joconde contient plusieurs types de fichiers :
1 - le fichier texte des notices exportées (format : ajout piloté .txt)
2 - les fichiers images en .jpg correspondant aux notices (parfois les fichiers images sont regroupées dans un sous-dossier media)
3 - des fichiers de rapport d'export.
Programme d'export de l'outil de gestion du musée
En plus des champs saisis par le musée, filtrés par le programme d'export, ce dernier génère automatiquement certaines informations :
- le lien image,
- la référence unique de la notice Joconde,
- le contenu des champs lieu de conservation et copyright.
- la concaténation de certains champs (par exemple : statut juridique, lieu de découverte) - les images exportées sont converties selon les normes préconisées.
