Bienvenue. Formation à l utilisation de l outil web d orientation des personnes en situation de handicap

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Bienvenue

Formation à l’utilisation de l’outil web d’orientation

des personnes en situation de handicap

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Rappel

ViaTrajectoire Handicap - Généralités

Handicap est l’outil de suivi des

orientations en ESMS des personnes en situation de handicap

• Le module Handicap concerne la totalité des orientations en ESMS dont l’entrée est soumise à décision CDAPH :

– orientation en lieu de vie (FAM, MAS…) – orientation professionnelle (ESAT…)

– orientation en milieu éducatif (IME, ITEP, SESSAD…)

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Via Trajectoire à vocation à :

améliorer la connaissance de l’offre d’hébergement et d’accompagnement

disponible sur le territoire et ainsi faciliter le parcours des personnes en situation de handicap,

•permettre aux ESMS d’accéder aux décisions d’orientation,

•informer la MDPH des suites données aux orientations prononcées,

•fournir une aide aux usagers et à leurs proches dans la recherche d’une structure adaptée aux besoins

ViaTrajectoire Handicap

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Présentation de l’outil

https://www.youtube.com/watch?v=sABeHkcR12g

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Déploiement en régions au 31/12/2019

ViaTrajectoire Handicap - déploiement

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Objectifs

Pourquoi cet outil ?

• Suivre la mise en œuvre des orientations de manière partagée entre les MDPH et les ESMS (via un outil

interfaçable entre les SI de chacun)

• Mettre en lien l'offre et la demande au regard des besoins des personnes

• Instantanéité dans la transmission d’information sur les dossiers usagers (MDPHESMS)

• Permettre à l’usager de suivre l'avancée de ses demandes

« Plus qu’un outil administratif,

c’est un outil du quotidien pour les professionnels »

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Enjeux

• Piloter l’adéquation entre l’offre et les besoins

meilleure visibilité de l’offre disponible pour les MDPH, meilleure planification pour réguler l’offre médico-sociale pour les CD et les ARS

• Faciliter les parcours des personnes en situation de handicap

Permettre un parcours de vie sans rupture

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Démarche

C’est une démarche d’engagement réciproque, de co-

construction au service d’objectifs cohérents et partagés qui visent à améliorer la réponse aux besoins (les plus

complexes) des personnes

Dispositif :

« Réponse accompagnée pour tous »

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Orientation PH

Fonctionnement général

Décisions, Orientations, Notifications…

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L’orientation dans le SI

Orientation PH

Paul sollicite la MDPH et lui transmet son formulaire de demande (CERFA

N°13788*01), accompagné du certificat médical (CERFA N°13878*01) rempli par son

médecin.

La MDPH instruit sa demande d’orientation, en analysant sa situation et son projet de vie.

Paul est en situation de h andicap

ESMS 3 ESMS 2 ESMS 1

Paul fait des demandes d’inscription dans les ESMS de son choix, dans le respect de sa

notification.

SI suivi des orientations PH

Suivi + Actions

Suivi + Actions Suivi + Actions

Décisions Enregistrement La CDAPH émet une décision

d’orientation vers une catégorie d’établissement ou de service et la notifie à Paul (ainsi qu’à la CPAM et

au CD).

Les ESMS contactés examinent la demande et répondent à Paul (mise en liste d’attente, refus, proposition d’admission).

notification

formulaire

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Documents clés de l’orientation

Orientation PH

Le dossierd’un usager contient toutes les décisions qui le concernent au sein d’une MDPH

Pour chacune des décisions de la CDAPH, on retrouve une ou plusieurs orientations

Chaque orientationconcerne une catégorie d’établissement ou service, et donne lieu à l’envoi d’une ou plusieurs notifications

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Statut « liste d’attente »

Orientation PH

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les Fonctionnalités

Via Trajectoire Handicap, un outil professionnel

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Les Fonctionnalités

Un outil professionnel

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Les Apports

Un outil professionnel

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En pratique

En pratique

Site de production :

https://trajectoire.sante-ra.fr/

Identifiant :reçu par mail

Mot de passe :reçu par mail

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Les fonctionnalités

Gérer son compte

utilisateur

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Modifier les informations personnelles/

mot de passe

Habilitationsassociées au compte utilisateur

Possibilité de cocher/décocher la réception des alertes

email Historique des modifications réalisées sur le compte utilisateur Cliquer sur

« Mon compte »

Réception d’email :

-A la réception d’une notification envoyée par la MDPH (orientation ciblée de votre ESMS) -Lors d’une admission impossible est entérinée ou refusée par la MDPH

Sélectionner le menu

« Administration »

1

2

3

Gérer son compte utilisateur

Administrer son compte

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L’annuaire Etablissements

Consultation

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L’annuaire établissements

Cliquer sur « Etablissements médico-sociaux pour PH » Sélectionner le

menu

« Annuaires »

Possibilité d’accès à l’annuaire par les usagers connectés ou non à

ViaTrajectoire

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Annuaire des ESMS

• Basé sur le référentiel FINESS

• Consultable en accès libre

• Possibilité de recherche multicritères des ESMS

• Accès à une fiche descriptive tenue à jour directement par chacun des ESMS :

– Informations générales, administratives, plan d’accès, ressources et soins médico- techniques, unités

• Affichage en temps réel du nombre de personnes en liste d’attente et du nombre de places disponibles par unité pour chaque ESMS hors

Hébergement temporaire (fonction accessible aux professionnels habilités à ViaTrajectoire)

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Recherche multi-critères

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Exemple defiche d’établissement

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• Consultable par les

professionnels connectés

 Capacité d’accueil

 Affichage en temps réel du :

Nb de places disponibles par unité

Nb de demandes en liste d’attente

• Consultable par le grand public

 Capacité d’accueil

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Gestion des orientations

Tableau de bord

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Gestion des orientations

Gérer les notifications reçues

Le tableau de bord permet :

- D’accéder aux notifications reçues

- De rechercher une notification dans mon tableau de bord - De déclarer une notification dans mon tableau de bord - D’avoir une visibilité sur les différents ESMS sollicités - De consulter les notifications et d’agir sur celles-ci

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: Scénario classique

GESTION DES NOTIFICATIONS

Modification du statut de la demande adressée à un ESMS

Workflow de la demande

L’ESMS a reçu une demande

L’ESMS consulte le contenu de la demande

L’ESMS déclare qu’un contact a été établi avec l’usager

L’ESMS propose une admission impossible

A tout moment, La MDPH refuse

la proposition

d’admission impossible, la demande reprend son statut précédent

L’ESMS place l’usager en liste d’attente

L’ESMS déclare que l’usager commence une période d’essai (ESAT uniquement)

L’ESMS déclare l’admission effective de l’usager

L’ESMS déclare qu’il est nécessaire de réorienter l’usager (facultatif)

L’ESMS déclare la sortie de l’usager

: Admission impossible : ESAT

L’ESMS déclare que

la période d’essai n’est pas concluante (ESAT uniquement)

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Liste des statuts des notifications par onglet

Décision renouvelée

Annulation

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Suppression automatique

Traitements automatiques

• Lorsqu’un ESMS met un usager au statut « usager entré », le système peut demander à maintenir (ou non) les statuts liste d’attente de cet usager dans d’autres ESMS du même type.

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Suppression automatique

Traitements automatiques

• Sur le TdB de l’ESMS où l’usager était en liste d’attente, la demande passe au statut annulation en cours (croix rouge avec chronomètre).

• En passant le curseur dessus, le message suivant apparait

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Suppression automatique

• En cliquant sur le dossier, le message suivant apparait

• Suite à une suppression automatique, la réactivation est possible à tout moment :

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Statut Quand

En cours d’analyse,demande d’admissionreçue

A partir du moment où l’ESMS a validé la réception d’une demande d’admission dans sa structure.

Admissible Quand l’ESMS formule un accord d’admission sans date d’entrée prévisionnelle, le statut de la personne passe à « admissible »

Admis Quand l’ESMS formule un accord d’admission avec date d’entrée prévisionnelle, le statut de la personne passe à « admis ».

La liste d’attente

A noter: si, suite à l’analyse de la demande, l’ESMS ou la personne expriment un refus, le statut de la personne retourne à l’étape « orienté ».

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Placement en liste d’attente

L’ESMS déclare qu’un contact a été établi avec l’usager

L’ESMS place l’usager en liste d’attente

Un dossier est en possession de l’ESMS, Mais aucune commission n’a statué la demande

Une commission a statué favorablement, mais aucune place n’est encore disponible et il n’y a aucune visibilité de date

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Statut dela notification

Type

d’orientation: Cible ou Alternative

Priorité de la décision d’orientation

Précision relative au statut actuel

Numéro individu interne à la

MDPH Date de la décision

Durée de validité de la décision

Récapitulatif des notifications

Date de dernière modification

Détail d’une ligne du Tableau de bord

Durée de validité de la décision en orange = Fin de validité des droits (- de 6 mois) Durée de validité de la décision en rouge = Droits déjà expirés

Identité de

l’usager Etablissement

receveur

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Informations sur la notification de

l’ESMS Statut de la notification

Navigation des notifications

Notes internes à l’ESMS

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Les actions sur la notification

L’ESMS peut changer le statut de la notification, ce qui modifie son classement dans les onglets du tableau de bord.

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1. A partir du tableau de bord

OU

2. Dans une notification

Consulter le récapitulatif des notifications d’une

décision d’orientation

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Gestions de orientations

1

2

Affichage des orientations / du parcours de l’usager

Cliquer sur le numéro individu de l’usager

Accéder au parcours de la personne en situation

de handicap

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Les renouvellements de droits

• Lorsqu’une notification arrive à échéance, la CDAPH notifie le renouvellement

1-Le renouvellement apparait sous la forme d’une nouvelle notification : dans le 1^er onglet

« notifications », (il faut sinon rechercher le dossier usager dans le système global ) 2-cliquer dessus pour placer l’usager au statut

« entré »…Une fenêtre apparaitra pour vous demander si elle remplace la précédente…

3- Valider avec le bouton.

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Mises en situations

Mises en situations

Cas pratiques

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Cas pratique :

Cas d’une personne en situation de handicap se présentant dans mon ESMS

=> Comment placer cette personne sur liste d’attente ?

=> Comment déclarer l’entrée d’un usager ?

Objectifs :

• Constituer vos listes - d’usagers entrés

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Menu HANDICAP > Gérer les notifications reçues

Ajouter une notification sur son Tableau de bord

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1 Ajouter une notification sur son Tableau de bord

Si vous êtes habilités sur plusieurs ESMS, sélectionner celui pour lequel l’action doit être réalisée.

Attention un et un seul ESMS ne doit être coché afin que le bouton « rechercher une notification » s’active

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Cas d’une personne en situation de handicap se présentant dans mon ESMS

1

2

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4 scénarios possibles :

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Scénario n°1 :

Le dossier ViaTrajectoire existe déjà et la

catégorie de votre ESMS correspond à la Vous allez pouvoir créer la

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Redirection automatique dans la décision d’orientation

concernée

➔Ce dossier apparaitra désormais dans votre TDB

Ne pas oublier de finaliser en donn ant le bon statut à l’usager au sein de l’ESMS (liste d’attente, usager e

ntré…etc…)

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Scénario n°2 :

Le dossier ViaTrajectoire existe déjà mais la catégorie de votre ESMS ne

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Scénario n°3 :

Le dossier ViaTrajectoire n’existe pas et la MDPH n’est pas connectée à VT

Remplissez seulement les informations obligatoires encadrées en rouge

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Validez la création du dossier simplifié

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Scénario n°3 :

Le dossier ViaTrajectoire n’existe pas et la MDPH n’est pas connectée à VT

Le dossier est bien créé dans votre ta bleau de bord, finalisez en donnant un

statut à l’usager au sein de votre ESM S (en liste d’attente, usager entré…et

c…)

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(55)

En cas de dossier non trouvé, vous pouvez utiliser la

Recherche étendue

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(57)

Vérifier l’identité de la personne et Cliquer sur « Créer la notification »

(58)

Déclarer le contact de l’usager

1- Accéder à la notification souhaitée 2- Sélectionne une action

Le champ « Précision » est visible par tous les autres ESMS qui ont cette demande dans leur listes ainsi que par la MDPH

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Placer en liste d’attente : attester de la réception d’une demande

1- Accéder à la notification souhaitée 2- Sélectionner une action

Le placement en liste d’attente se fait dans une unité (unité de l’établissement FINESS)

La MDPH reçoit un mail pour attester de la réception de la demande

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Placer en liste d’attente : accepter une demande d’orientation

formule un accord d’admission, mais avec date d’entréeprévisionnelle formule un accord d’admission, mais sans date d’entréeprévisionnelle

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Déclarer l’entrée d’un usager

3- L’ESMS doit saisir le choix de l’usager

concernant les autres envois de notifications liés à la décision d’orientation (maintenir

sinon suppression automatique sous 48h) ₆₁

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Déclarer la sortie d’un usager

1- Accéder à la notification souhaitée 2- Sélectionner l’action « mettre au statut usager sorti »

3- L’ESMS doit saisir le motif

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Déclarer une réorientation

• La « réorientation » concerne les usagers qui sont admis dans votre ESMS

Ce « signalement » ne se substitue pas à la démarche de la famille pour le dépôt du dossier à la MDPH

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Placer en période d’essai (uniquement pour ESAT)

• Les usagers placés en période d’essai apparaissent dans l’onglet

« usager entré »

• Si la période d’essai est concluante, l’usager pourra être admis

• Si la période d’essai n’est pas concluante, une action dédié

permet de le signaler et ainsi de sortir des effectifs

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Cas des admissions impossibles

1- Sélectionner une action dans la notification

2- Sélectionner un motif et préciser 3- Passage au statut « Admission impossible proposée »

4- La MDPH choisira de l’entériner ou non

NB: un mail est automatiquement envoyé lorsque l’admission impossible est

entérinée ou refusée par la MDPH

1 2

3

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Cas des admissions impossibles

1- La MDPH peut entériner l’admission impossible :

2- La MDPH peut refuser l’admission impossible :

La notification peut être réactivée par la MDPH après avoir été entérinée

En refusant l’amission impossible

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L’annulation d’une notification

La MDPH peut annuler la notification :

• Seule la MDPH peut annuler une notification

• Tant que la notification n’est pas archivée, elle peut être réactivée.

L’ESMS a la possibilité de réactiver la notification annulée par la MDPH

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Assistance technique

Travaux pratiques

Après la pause !

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Constituer vos listes d’attentes/vos listes d’usagers entrés

1- Se connecter sur votre Tableau de bord

Astuce : dans l’onglet « Notifications », classer la liste par ordre alphabétique (colonne identité)

2- Rechercher la notification

Si vous avez plusieurs notifications pour une même personne

- Traiter la demande la plus récente, en cours de validité pour le type d’accueil correspondant

- Si 2 notifications ont le même « type d’accueil », la plus ancienne s’annulera automatiquement 2 jours après

3- Mettre au statut « usager Entrée » ou « Liste d’attente »

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Assistance technique et

circuit des remontées

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Equipe de déploiement ESMS VT HANDICAP (locale)

Référent désigné au niveau régional (GT PH)

MANTIS

Atelier(s) retour de terrain

Circuit des demandes d’évolution

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Module Handicap/Prévisions 2021

• Evolution du logiciel

=> Observatoire statistique en coursd’amélioration

 Mise en production début mars des nouvelles fonctionnalités permettant la gestion de l’accueil temporaire et séquentiel

• Interopérabilité

=> En lien avec ASIP Santé : interface avec ROR MSPH

=> En lien avec CNSA : interface avec les SI MDPH à industrialiser et consolider

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Des questions ? Besoin d’information ?

Page dédiée à Via Trajectoire Handicap sur le site du GCS e-santé Bretagne https://www.esante-bretagne.fr/projets/services-aux-professionnels/si- orientation-ph/

– Assistance => manuels, présentations, Foire aux questions – Déploiement de région

Formateur : Loïc CHARPENTIER

Contact GCS e-santé : Gwénaëlle LE GARREC

@: Support_ViaTrajectoire_PH@esante-bretagne.fr Référent MDPH pour toute question concernant les décisions d’orientation GUERNEVE Benoît

benoit.guerneve@mda56.fr

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Merci