Gérer les documents de paiement SAP Ariba Buying SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Contract Invoicing THE BEST RUN PUBLIC (PUBLIQUE)

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PUBLIC (PUBLIQUE) 2022-01

Gérer les documents de paiement

SAP Ariba Buying

SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Contract Invoicing

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Contenu

Gérer les documents de paiement. . . . 4

Utilisation des documents de paiement. . . .5

Documents de la demande de paiement. . . .5

Documents de la transaction de paiement. . . 6

Comment rechercher et afficher des paiements. . . 6

Comment contrôler les demandes de paiement pour bénéficier des possibilités de remises. . . 8

Comment prévoir les paiements. . . 9

Comment afficher des lots de paiements. . . .10

Rubriques sur l'utilisation des paiements anticipés. . . . 12

Paiements anticipés. . . 12

Conditions préalables à la création de paiements anticipés. . . 12

Workflow des paiements anticipés. . . 13

À propos de la création des paiements anticipés. . . 15

Comment créer un paiement anticipé de niveau en-tête. . . .15

Comment créer un paiement anticipé de niveau ligne à partir du tableau de bord. . . .16

Comment créer un paiement anticipé de niveau ligne à partir d'une commande. . . .18

Comment annuler des paiements anticipés. . . .19

Comment rechercher et afficher des paiements anticipés. . . 20

Comment ajuster les paiements anticipés en fonction des factures. . . 21

Rubriques relatives à la résolution des erreurs du processus de paiement. . . .24

Gérer les erreurs de transmission des paiements. . . .24

Forcer les modifications de statut pour les documents de paiement. . . 25

Forcer les paiements. . . .26

Forcer l'annulation de paiement. . . .27

Renvoyer automatiquement les paiements en échec pour des erreurs ERP spécifiques. . . .27

Problèmes liés aux demandes de paiement envoyées à Ariba Network. . . .28

Résoudre les erreurs de paiement anticipé. . . .30

Corriger les erreurs de paiement anticipé. . . .30

Forcer les modifications de statut pour des paiements anticipés. . . .30

Comment forcer le paiement de paiements anticipés. . . .31

Comment forcer l'annulation d'un paiement anticipé. . . 31

Flux de statuts des documents de paiement. . . .33

Flux de statuts des paiements anticipés. . . .37

(3)

Paramètres de configuration de site pour la gestion des documents de paiement. . . .39

Correspondance pour mises à jour de paiements non sensible à la casse. . . 39

Erreurs ERP déclenchant un nouvel envoi automatique des documents. . . .40

Types d'écarts sur facture pour les paiements de taxes provisionnées. . . .40

L'exportation de paiement exclut les documents ayant ce statut. . . 41

Traiter les paiements des provisions de taxes. . . .42

Paramètres contrôlés par SAP Ariba pour la gestion des documents de paiement. . . .43

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Gérer les documents de paiement

Ce guide s'adresse aux utilisateurs Acheteur SAP Ariba responsables de la gestion des paiements des factures.

Vous pouvez visualiser et gérer les documents de demande de paiement et de transaction de paiement, et créer des paiements anticipés par rapport aux bons de commande.

Ce guide s'applique dans :

● SAP Ariba Buying and Invoicing

● SAP Ariba Invoice Management

● SAP Ariba Contract Invoicing

Guides connexes

Rapprocher des factures

Guide des processus de facturation et de paiement Tax and charge configuration

Invoicing data import and administration guide Gérer la conformité au contrat

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Utilisation des documents de paiement

Vous pouvez consulter les documents de paiement pour contrôler l'activité de paiement et identifier les possibilités de remises. Cette section présente deux types de documents de paiement : les documents de demande de paiement, qui décrivent les paiements en attente, et les documents de transaction de paiement qui décrivent les paiements traités.

Documents de la demande de paiement [page 5]

Documents de la transaction de paiement [page 6]

Comment rechercher et afficher des paiements [page 6]

Comment contrôler les demandes de paiement pour bénéficier des possibilités de remises [page 8]

Comment prévoir les paiements [page 9]

Comment afficher des lots de paiements [page 10]

Documents de la demande de paiement

Les documents de demande de paiement décrivent des paiements en attente.

Lorsque votre solution de facturation SAP Ariba crée un document de rapprochement de facture à partir d'une facture approuvée, un document (PAY) de demande de paiement correspondant est automatiquement créé avec le statut Traitement en cours. La demande de paiement inclut un planning de paiement basé sur les conditions de paiement stipulées dans le document de rapprochement.

Les conditions de paiement spécifient le délai consenti pour régler la facture du fournisseur ainsi que les

éventuelles remises accordées pour règlement anticipé. Elles sont stockées avec les informations du fournisseur sur les factures et elles comprennent généralement les données suivantes :

● un ID unique, tel que PT1 ;

● un titre, tel que Net 45, 2%/30, 3%/20 ;

● une description qui peut indiquer le délai (en nombre de jours) dans lequel le paiement doit être effectué, ainsi que des informations liées, telles que les remises accordées pour paiement anticipé ou autres mesures d'incitation.

Les conditions de paiement figurant sur la facture et la configuration des règles de paiement de votre site déterminent la date de paiement et la date d'échéance d'une demande de paiement.

Les paiements sont effectués dans un système externe selon la méthode de paiement configurée pour le fournisseur et selon la méthode de paiement utilisée pour planifier les paiements. Votre solution de facturation reçoit des données de règlement pour les paiements traités soit directement à partir du système externe, soit à partir de Ariba Network, selon la configuration d'intégration de votre site. Lorsque le paramètre

Application.Settlement.LocalPaymentModelSupported, défini par l’Assistance SAP Ariba est défini sur Oui, un modèle de paiement local est pris en charge et envoie la facture à Ariba Network pour la traiter. Elle n'est pas envoyée à l'ERP de l'acheteur.

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Documents de la transaction de paiement

Les documents de transaction de paiement décrivent les paiements traités.

Les solutions de facturation SAP Ariba créent automatiquement des documents de transaction de paiement (PMT) pour des demandes de paiement lorsque l'une des conditions suivantes est respectée :

● Les données de règlements sont reçues.

● La période de liquidation du paiement est passée.

Selon la configuration de votre site et son intégration avec les systèmes ERP, vous disposez de deux méthodes pour déterminer la liquidation. La période de liquidation est déterminée pour une méthode de paiement, auquel cas les paiements avec cette méthode ont la même période. Elle peut également être déterminée par un statut de mise à jour de règlement Liquidé envoyé par Ariba Network. Dans ce cas, le statut de règlement est actualisé individuellement pour chaque demande de paiement.

Comment rechercher et afficher des paiements

Vous pouvez consulter les demandes de paiement en attente ainsi que les transactions de paiement effectuées.

Prérequis

Par défaut, vous devez être un membre du groupe Administrateur de paiements ou Gestionnaire de paiements pour travailler avec les demandes et transactions de paiement.

Lorsque vous configurez votre site, vous déterminez si les préparateurs de demande d'achat ou de facture et si les émetteurs de demandes peuvent également consulter les paiements de leurs commandes ou factures sur l'onglet Paiement de la page Commande ou Facture. Pour plus d'informations, voir :Paramètres contrôlés par SAP Ariba pour la gestion des documents de paiement [page 43].

Contexte

La page Paiements inclut les onglets suivants :

● L'onglet En attente affiche par défaut les demandes de paiement en attente des trois derniers mois.

● L'onglet Terminé affiche les transactions de paiement terminées.

● L'onglet Crédits affiche les notes de crédit liées aux paiements.

● L'onglet Paiements de dépenses affiche les demandes de paiement liées aux cartes d'achat.

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Procédure

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer Paiements .

2. Cliquez sur l'onglet contenant les paiements que vous voulez affichez tel que En attente.

3. Utilisez les filtres de recherche pour consulter un groupe spécifique de demandes de paiement :

○ Pour consulter les paiements d'un fournisseur particulier, sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant Fournisseur ou sélectionnez Rechercher d'avantage pour consulter la liste des fournisseurs disponibles. Cette option n'est pas disponible pour les paiements des dépenses.

○ Pour effectuer une recherche par bon de commande, saisissez l'identifiant (ID) exact de ce dernier.

○ Pour consulter les paiements d'une période relative telle que la semaine dernière ou le mois dernier, sélectionnez la période dans le menu déroulant Planifié pour.

○ Pour consulter les paiements d'une période fixe donnée, sélectionnez Personnaliser dans le menu déroulant Planifié pour puis sélectionnez les dates Du et Au.

○ Pour consulter les paiements de toutes les périodes, sélectionnez Aucun choix dans le menu déroulant Planifié pour. Utilisez prudemment cette option car si votre système effectue le suivi d'un nombre important de paiements, cela peut ralentir les performances du système.

○ Pour consulter les paiements d'un identifiant de paiement, d'un identifiant de rapprochement de facture à payer ou d'un statut, sélectionnez ID, À payer, ou Statut dans le menu déroulant du Champ et saisissez une valeur pour le champ.

○ Pour mettre la liste à jour afin de refléter les modifications de statut les plus récentes (pour par exemple afficher les paiements que vous venez de valider ou de mettre en attente), cliquez sur Mettre à jour.

4. Cliquez sur Rechercher pour afficher les paiements correspondant à vos critères de recherche.

5. Cliquez sur l'ID de paiement en attente ou sur l'ID de transaction de paiement pour consulter les détails de ce paiement ou cliquez sur l'identifiant À payer ou Note de crédit pour consulter le rapprochement de facture lié.

Informations associées

Utilisation des documents de paiement [page 5]

Comment contrôler les demandes de paiement pour bénéficier des possibilités de remises [page 8]

Comment prévoir les paiements [page 9]

Comment afficher des lots de paiements [page 10]

Rubriques relatives à la résolution des erreurs du processus de paiement [page 24]

Flux de statuts des documents de paiement [page 33]

Paramètres contrôlés par SAP Ariba pour la gestion des documents de paiement [page 43]

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Comment contrôler les demandes de paiement pour bénéficier des possibilités de remises

Vous pouvez contrôler les demandes de paiement pour vous assurer que les rapprochements de factures sont approuvés à temps pour bénéficier des remises.

Prérequis

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Contexte

Lorsque vous créez un document de rapprochement de facture, le système génère automatiquement un document de demande de paiement lié. La demande de paiement a le statut Traitement en cours pour indiquer que son document de rapprochement de facture est intégré au processus d'approbation. Vous pouvez contrôler les demandes de paiement et assurer le suivi des approbateurs en retard pour vous assurer que les rapprochements de factures sont approuvés à temps pour bénéficier des remises pour paiement à date fixe.

Procédure

2. Cliquez sur l'en-tête de colonne Statut pour classer la liste et regrouper les paiements dotés du statut Traitement en cours.

3. Contrôlez la colonne Date d'échéance nette des demandes de paiement avec échéances à venir.

4. Cliquez sur le lien dans la colonne À payer pour afficher le document de rapprochement de facture pour une demande de paiement.

5. Cliquez sur l'onglet Procédure d'approbation pour déterminer la personne devant approuver le document.

6. Signalez à l'approbateur actuel que la date de paiement fixe approche et que le document de rapprochement de facture doit être approuvé afin d'obtenir la meilleure remise de paiement possible.

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Paramètres contrôlés par SAP Ariba pour la gestion des documents de paiement [page 43]

Comment prévoir les paiements

Les plannings de paiement pour demandes de paiement fournissent une prévision approximative des flux de trésorerie.

Prérequis

Contexte

La demande de paiement inclut un planning de paiement et des montants basés sur les conditions de paiement stipulées pour le fournisseur. Avant que le document de rapprochement de facture correspondant soit rapproché et approuvé, les plannings de paiement et les montants sont approximatifs. Ils vous permettent donc d'établir une prévision des flux de trésorerie. Après que le document de rapprochement de facture a été approuvé, les plannings de paiement et montants disponibles sont alors plus précis et vous pouvez au besoin ajuster votre prévision.

Procédure

2. Cliquez sur l'en-tête de colonne Statut pour classer la liste et regrouper les paiements dotés du statut Traitement en cours.

3. Si le paiement est effectué via Ariba Network, traitez les demandes de paiement pour modifier les méthodes ou les dates de paiement (vous pouvez cliquer sur Recalculer pour afficher les remises applicables aux nouvelles dates) ou placez les demandes en attente si besoin est.

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Comment afficher des lots de paiements

Avec les lots de paiements, vous pouvez consulter les détails et le statut des règlements envoyés au prestataire de paiements à partir d'un système externe via Ariba Network.

Prérequis

Vous pouvez uniquement consulter les informations de règlement des lots de paiement transmis à votre prestataire de paiement à partir de votre système externe via Ariba Network. Pour ce faire, vous utilisez outils d'intégration des paiements.

Contexte

Les lots de paiement sont des fichiers CSV transmis par outils d'intégration des paiements dans un fichier ZIP au prestataire de paiements. Pour plus d’informations sur la transmission de fichiers de lot de paiements, voir le Guide d'administration pour les acheteurs Ariba Network et Introduction to payment integration using the SAP Ariba integration toolkit.

Procédure

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer Paiements . Par défaut, l'onglet En attente affiche les paiements en attente.

2. Cliquez sur Lot de paiement.

Une nouvelle fenêtre du navigateur ouvre la page Lots de règlements sur Ariba Network.

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3. Pour sélectionner le fichier de lots de paiements que vous voulez consulter, utilisez les filtres de recherche.

4. Cliquez sur le lien dans la colonne ID du lot pour consulter les détails de paiement pour ce fichier de lots.

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Rubriques sur l'utilisation des paiements anticipés

Paiements anticipés [page 12]

Workflow des paiements anticipés [page 13]

À propos de la création des paiements anticipés [page 15]

Comment annuler des paiements anticipés [page 19]

Comment rechercher et afficher des paiements anticipés [page 20]

Comment ajuster les paiements anticipés en fonction des factures [page 21]

Paiements anticipés

Vous pouvez effectuer des paiements anticipés complets ou partiels à l'intention des fournisseurs pour une commande entière ou pour des articles de ligne spécifiques de la commande, puis ajuster les paiements par rapport aux factures de la commande.

Lorsqu'un paiement anticipé est pleinement approuvé, le document de paiement de celui-ci est traité dans le système ERP externe. À partir des informations de règlement reçues du système ERP pour un paiement anticipé, solutions SAP Ariba Buying marque le document de paiement anticipé avec le statut Payé(e).

Après avoir ajusté les paiements anticipés par rapport aux factures reçues pour une commande, la demande de paiement exportée vers le système ERP comprend des informations sur les paiements anticipés ajustés. Les paiements anticipés sont ensuite ajustés dans le système ERP et les paiements des factures sont traités.

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Remarque

Vous ne pouvez pas créer des paiements anticipés pour les articles de service sur les bons de commande.

Conditions préalables à la création de paiements anticipés

Vous devez faire partie des groupes Agent de paiement ou Gestionnaire de paiements pour effectuer les actions suivantes de gestion des documents de paiement anticipé dans le workflow d'approvisionnement :

● Créer des paiements anticipés pour des bons de commande

● Modifier des paiements anticipés

● Annuler des paiements anticipés

● Forcer le paiement ou forcer l’annulation des paiements anticipés

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Remarque

Les membres du groupe Gestionnaire de paiements, Agent de paiement, Approbateur cadre ou Modifier un document à approuver peuvent ajuster les paiements anticipés en fonction des factures lors du

rapprochement de facture.

Pour générer une procédure d'approbation des documents de paiement anticipé, vous devez activer l’option Processus d'approbation des paiements anticipés. Pour ajouter un utilisateur à la procédure d'approbation des rapprochements de facture lorsqu'un paiement anticipé est associé au bon de commande facturé, vous devez ajouter la règle d'approbation Un paiement anticipé existe au Processus d'approbation des rapprochements de facture.

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Remarque

Vous pouvez également créer des paiements anticipés pour les copies de commandes en définissant le paramètre Application.Settlement.EnableAdvancePaymentForCopyOrders sur Oui. Pour obtenir de l'aide avec cette configuration, demandez à votre contact assistance désigné de soumettre une demande de service. Un représentant de l'assistance client SAP Ariba répondra à votre demande.

Comment rechercher et afficher des paiements anticipés [page 20]

Comment créer un paiement anticipé de niveau en-tête [page 15]

Comment ajuster les paiements anticipés en fonction des factures [page 21]

Workflow des paiements anticipés

Les étapes ci-dessous présentent le workflow des paiements anticipés. SAP Ariba Buying and Invoicing peut être configuré pour prendre en charge les paiements anticipés de niveau en-tête et de niveau ligne.

1. Un utilisateur crée une demande d'achat d'articles matériels. Un bon de commande est généré après approbation totale de la demande.

2. Un agent de paiement ou un gestionnaire de paiements crée et soumet un document de paiement anticipé pour le bon de commande. Le statut du document de paiement anticipé passe de Composition en cours à Soumis(e).

3. SAP Ariba Buying and Invoicing génère une procédure d'approbation pour le document de paiement anticipé si le processus d'approbation des paiements anticipés est activé.

4. Les approbateurs approuvent le document de paiement anticipé. Le statut du document passe à Approuvé(e).

5. Le document de paiement anticipé approuvé est exporté vers les systèmes externes de l'une des façons suivantes :

○ SAP Ariba Buying and Invoicing exporte le document vers les systèmes externes via le canal de services Web.

○ Un administrateur client exporte le document vers un fichier CSV servant à l'importer dans les systèmes externes.

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6. La solution SAP Ariba Buying and Invoicing reçoit l'ID de demande de paiement ERP pour le document de paiement anticipé exporté de l'une des façons suivantes :

○ Le système externe envoie l'ID de demande de paiement à SAP Ariba Buying and Invoicing via le canal de services Web.

○ L'administrateur client importe l'ID de paiement anticipé généré par le système externe à l'aide d'un fichier CSV.

Le statut du document de paiement anticipé passe à Paiement.

7. Le système externe traite le paiement et envoie les informations de règlement à la solution SAP Ariba Buying and Invoicing.

8. Une fois que le paiement a été effectué dans son intégralité, SAP Ariba Buying and Invoicing change le statut du document de paiement anticipé en Payé(e). (Pour les paiements anticipés de niveau ligne, le statut devient Payé(e) une fois que le paiement a été traité pour tous les articles de ligne du document de paiement anticipé.) Si le site n'est pas intégré à un système externe, le gestionnaire de paiements marque manuellement le paiement avancé au statut Approuvé(e) ou Paiement comme Payé(e) en cliquant sur le bouton Forcer le paiement de la page des paiements anticipés.

9. Le fournisseur envoie une facture à l'acheteur.

10. SAP Ariba Buying and Invoicing génère un document de rapprochement de facture correspondant.

11. Le gestionnaire de paiements ajuste le montant du paiement anticipé en fonction du montant de la facture dans le document de rapprochement de facture.

12. Le gestionnaire de factures rapproche la facture.

13. SAP Ariba Buying and Invoicing génère une demande de paiement pour la facture rapprochée. Ce fichier de demande de paiement contient des informations sur les paiements anticipés ajustés par rapport à la facture.

Le montant de la demande de paiement correspond au montant total approuvé de la facture et non au montant total de la facture moins le paiement anticipé. Le système ERP traite la déduction lors du traitement du

paiement. En outre, des demandes de paiement sur l'onglet Référence de la facture ne signifient pas que les paiements anticipés sont utilisés.

14. Le système exporte la demande de paiement vers le système externe pour le traitement du paiement.

Notes de crédit d'article de ligne et paiements anticipés

Si le fournisseur envoie une note de crédit d'article de ligne sur une facture ajustée pour un paiement anticipé, SAP Ariba Buying and Invoicing n'annule pas l'ajustement. Il n'existe pas d'ajustement d'accumulateur pour les

paiements anticipés. Les accumulateurs sur les factures, notes de crédit et documents de rapprochement de facture n'ont rien à voir avec les paiements anticipés.

Références supplémentaires

Pour plus d’informations sur les paiements anticipés, voir Rubriques sur l'utilisation des paiements anticipés [page 12].

Pour plus d'informations sur l’ajustement des paiements anticipés lors du rapprochement des factures, voir Comment ajuster les paiements anticipés en fonction des factures [page 21].

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Flux de statuts des paiements anticipés [page 37]

À propos de la création des paiements anticipés

Vous pouvez créer des paiements anticipés pour l'intégralité d'une commande (niveau en-tête) ou pour des articles de ligne spécifiques (niveau ligne) de la commande.

Vous ne pouvez pas créer des paiements anticipés au niveau en-tête et au niveau ligne pour un bon de commande.

En fonction de votre choix (niveau en-tête ou niveau ligne) pour le premier paiement anticipé que vous créez, les paiements anticipés suivants pour cette commande peuvent uniquement être créés au niveau en-tête ou au niveau ligne de la commande.

Comment créer un paiement anticipé de niveau en-tête

Prérequis

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Remarque

Procédure

1. Ouvrez la page Créer un paiement anticipé en procédant de l’une des façons suivantes :

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○ Dans le tableau de bord, cliquez sur Créer Paiement anticipé .

○ Ouvrez le bon de commande pour lequel vous voulez créer un paiement anticipé et cliquez sur Créer un paiement anticipé Niveau en-tête .

2. Dans l'onglet Récapitulatif de la page des paiements anticipés, cliquez sur le lien Sélectionner en regard du champ ID de la commande et sélectionnez la commande pour laquelle vous voulez créer un paiement anticipé.

3. Saisissez la valeur appropriée du montant du paiement anticipé dans le champ Montant.

Les valeurs des champs du montant de la commande, du fournisseur et du montant maximal du paiement anticipé sont mises à jour. Pour les sites intégrés à SAP ERP, le code société est également mis à jour.

4. Indiquez une date d'échéance du paiement dans le champ Date d'échéance.

5. Pour les sites intégrés à SAP ERP, sélectionnez le type de document et le grand livre.

6. Le cas échéant, ajoutez des commentaires et des pièces jointes.

7. Cliquez sur Soumettre.

Résultats

Le paiement anticipé est soumis pour approbation. Vous pouvez afficher la procédure d’approbation dans l’onglet Procédure d'approbation. Le paiement anticipé est envoyé au système ERP pour traiter les paiements une fois qu'il est entièrement approuvé.

Comment créer un paiement anticipé de niveau ligne à partir du tableau de bord

Prérequis

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Remarque

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Procédure

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Créer Paiement anticipé .

2. Sur la page des paiements anticipés, indiquez le titre, le montant, la date d'échéance du paiement et le mode de règlement du paiement anticipé.

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Remarque

Pour les sites intégrés à SAP ERP, vous devez également sélectionner le type de document et le grand livre.

3. Cliquez sur le lien Sélectionner en regard du champ ID de la commande et sélectionnez la commande pour laquelle vous voulez créer un paiement anticipé.

4. Cliquez sur Ajouter des articles.

5. Sur la page Ajouter des articles, sélectionnez les articles de ligne pour lesquels vous voulez créer un paiement anticipé et cliquez sur Ajouter.

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Remarque

Le bouton Ajouter des articles est grisé si vous incluez tous les articles d'une commande pour un paiement anticipé.

Pour annuler des articles que vous ne souhaitez pas inclure dans le paiement anticipé, sélectionnez-les et cliquez sur Supprimer.

6. Pour chaque article de ligne, entrez le montant d'avance approprié dans la colonne Montant d'avance.

L'avance maximale que vous pouvez payer pour un article de ligne dans une commande est égale à la valeur du montant de l'article moins le total de tous les montants d'avance précédemment payés (montant réglé) et le montant total facturé pour les reçus partiels de l'article. La valeur maximale du montant d'avance pour un article est calculée comme suit : Avance autorisée = Montant du bon de commande pour l'article - (Somme des précédents montants réglés + Somme des montants partiellement facturés pour l'article).

7. Si nécessaire, ajoutez des commentaires et des pièces jointes.

Résultats

Le paiement anticipé est soumis pour approbation. Vous pouvez afficher la procédure d’approbation dans l’onglet Procédure d'approbation. Le paiement anticipé est envoyé au système externe une fois qu'il est entièrement approuvé.

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Comment créer un paiement anticipé de niveau ligne à partir d'une commande

Prérequis

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Remarque

Procédure

1. Ouvrez la commande pertinente et sélectionnez Créer un paiement anticipé Niveau ligne .

2. Sélectionnez les articles de ligne pour lesquels vous voulez créer le paiement anticipé et cliquez sur Ajouter.

3. Sur la page des paiements anticipés, indiquez le titre, le montant, la date d'échéance du paiement et le mode de règlement du paiement anticipé.

4. Pour les sites intégrés à SAP ERP, sélectionnez le type de document et le grand livre.

5. Pour chaque article de ligne de la section Articles de ligne, entrez le montant d'avance approprié dans la colonne Montant d'avance.

L'avance maximale que vous pouvez payer pour un article de ligne dans une commande est égale à la valeur du montant de l'article moins le total de tous les montants d'avance précédemment payés (montant réglé) et le montant total facturé pour les reçus partiels de l'article. La valeur maximale du montant d'avance pour un article est calculée comme suit : Avance autorisée = Montant du bon de commande pour l'article - (Somme des précédents montants réglés + Somme des montants partiellement facturés pour l'article).

6. Si nécessaire, ajoutez des commentaires et des pièces jointes.

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Comment annuler des paiements anticipés

Vous devez annuler les paiements anticipés associés à une commande avant de pouvoir annuler cette dernière.

Vous pouvez annuler un paiement anticipé seulement si aucun paiement correspondant n’a été effectué.

Prérequis

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Remarque

● Le paiement anticipé doit afficher le statut Approuvé(e) ou Paiement en cours.

● Aucune information de règlement ne doit être envoyée par le système externe pour le paiement anticipé.

● Vous devez faire partie du groupe Agent de paiement ou Gestionnaire de paiements.

● Dans les documents de paiements anticipés composés de plusieurs articles de ligne, vous ne pouvez pas annuler de façon sélective les paiements anticipés pour des articles de ligne spécifiques. Dans de tels cas, vous ne pouvez annuler que l'intégralité du paiement anticipé.

Procédure

1. Ouvrez le paiement anticipé que vous voulez annuler.

2. Cliquez sur Annuler.

Le paiement anticipé prend le statut Annulation en cours.

3. Un administrateur client exporte les paiements anticipés annulés dans un fichier CSV en utilisant la tâche Exporter les paiements anticipés annulés ou le système exporte les paiements anticipés annulés vers le système externe à l’aide du canal de services Web.

Les paiements anticipés sont annulés dans le système externe.

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4. En cas d’intégration à l’aide du canal de fichiers, l’administrateur client importe les ID des paiements anticipés annulés à partir du système externe en utilisant les fichiers CSV. En cas d’intégration à l’aide du canal de services Web, le système externe renvoie une confirmation après l’annulation des paiements anticipés.

Le paiement anticipé prend le statut Annulé(e).

Comment rechercher et afficher des paiements anticipés

Vous pouvez rechercher et afficher des paiements anticipés effectués pour des bons de commande.

Prérequis

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Remarque

Procédure

1. Dans la barre de recherche du tableau de bord, cliquez sur le menu relatif aux types de contenu à gauche du champ de recherche, sélectionnez Paiement anticipé et cliquez sur l’icône de recherche .

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Remarque

Si l’option Paiement anticipé ne s’affiche pas dans le menu déroulant de recherche, sélectionnez Plus..., puis l’option Paiement anticipé.

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2. Dans la page Filtres de recherche, précisez les critères de recherche, tels que le statut, le fournisseur et la date d'échéance, puis cliquez sur Rechercher.

3. Cliquez sur l’ID du paiement anticipé pour en afficher les détails.

4. Pour afficher les paiements anticipés effectués pour un bon de commande, ouvrez le bon de commande et cliquez sur l'onglet Paiements.

Les paiements anticipés effectués pour le bon de commande sont affichés dans le tableau Paiements anticipés de l’onglet Paiements.

5. Cliquez sur l’ID du paiement anticipé pour en afficher les détails.

Résultats

Les détails du paiement anticipé sélectionné sont affichés.

Comment ajuster les paiements anticipés en fonction des factures

Les paiements anticipés des bons de commande fournisseur peuvent être partiellement ou entièrement ajustés en fonction des factures lors du processus de rapprochement de facture. Cela garantit qu’il n’existe aucun doublon ou paiement supplémentaire pour un bon de commande.

Prérequis

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Remarque

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Remarque

En fonction de la configuration du site, et si la fonctionnalité SINV-9653 est activée, les approbateurs actifs qui ne sont pas membres du groupe Gestionnaire de paiements, Agent de paiement, Approbateur cadre ou Modifier un document à approuver peuvent être en mesure d'ajuster les paiements anticipés.

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● Cette action est disponible uniquement dans SAP Ariba Buying and Invoicing.

● La règle d’approbation Un paiement anticipé existe doit être ajoutée au Processus d'approbation des rapprochements de facture. Votre solution SAP Ariba ajoute alors un gestionnaire de paiements à la procédure d’approbation des rapprochements de facture si une commande facturée présente un paiement anticipé correspondant.

● Vous devez être membre du groupe Gestionnaire de paiements, Agent de paiement, Approbateur cadre ou Modifier un document à approuver.

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Remarque

Lors de l’approbation d'un document de rapprochement de facture sans ajustement de paiements anticipés, la solution SAP Ariba affiche un message d'avertissement concernant les paiements anticipés non ajustés pour que vous ne régliez pas un montant supérieur à celui d'une commande.

● Le paiement anticipé à ajuster doit afficher le statut Payé(e).

Contexte

Si les bons de commande facturés sont associés à des paiements anticipés, des utilisateurs dans le cadre de la procédure d'approbation du document de rapprochement de facture peuvent ajuster les paiements anticipés en fonction des factures. Vous pouvez restreindre les utilisateurs autorisés à ajuster les paiements anticipés. Pour obtenir de l'aide avec cette configuration, demandez à votre contact assistance désigné de soumettre une demande de service. Un représentant de l'assistance client SAP Ariba répondra à votre demande.

La section d 'en-tête du document de rapprochement de facture comprend les champs suivants :

● Paiements anticipés disponibles : montant du paiement anticipé disponible ajustable en fonction de la facture. Vous pouvez cliquer sur le lien Détails pour afficher les détails de tous les paiements anticipés associés.

● Paiements anticipés ajustés : montant du paiement anticipé ajusté en fonction de la facture. Vous pouvez cliquer sur le lien Modifier pour modifier les montants des paiements anticipés ajustés.

Un paiement anticipé associé à un article de ligne d'une commande ne peut pas être ajusté par rapport à un autre article de ligne de cette commande.

Procédure

1. Ouvrez le document de rapprochement de facture pour la facture reçue correspondant au bon de commande.

2. Cliquez sur Modifier pour apporter des modifications au document de rapprochement de facture.

3. Cliquez sur le lien Changer affiché en regard du montant Paiements anticipés ajustés.

La boîte de dialogue contextuelle Paiement anticipé s'ouvre. Elle affiche tous les paiements anticipés avec le statut Payé(e) qui sont créés pour les bons de commande associés à la facture.

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4. Référez-vous à la valeur Montant actuel de la facture pour le bon de commande et à la valeur Montant disponible pour vérifier les paiements anticipés.

5. Pour chaque paiement anticipé, indiquez le montant à ajuster en fonction de la facture en cours dans le champ Montant à ajuster.

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Remarque

Le montant à ajuster en fonction de la facture en cours ne doit pas dépasser le montant de la facture en cours ou le montant du paiement anticipé disponible.

6. Cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.

Résultats

Le montant total des paiements anticipés ajustés est affiché dans le champ Paiements anticipés ajustés. Ce montant ajusté figure dans les détails de la demande de paiement générée pour la facture. Le système ERP externe déduit ce montant du montant de la facture approuvée lors du traitement du paiement.

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Remarque

Le montant total de la demande de paiement envoyée au système ERP correspond au montant total approuvé de la facture et non au montant total de la facture moins le paiement anticipé. Le système ERP traite la déduction lors du traitement du paiement. En outre, des demandes de paiement sur l'onglet Référence de la facture ne signifient pas que les paiements anticipés sont utilisés.

(24)

Rubriques relatives à la résolution des erreurs du processus de paiement

Gérer les erreurs de transmission des paiements [page 24]

Forcer les modifications de statut pour les documents de paiement [page 25]

Forcer les paiements [page 26]

Forcer l'annulation de paiement [page 27]

Renvoyer automatiquement les paiements en échec pour des erreurs ERP spécifiques [page 27]

Problèmes liés aux demandes de paiement envoyées à Ariba Network [page 28]

Gérer les erreurs de transmission des paiements

Si une demande de paiement n'atteint pas la destination prévue, vous pouvez prendre différentes mesures pour corriger les erreurs et envoyer à nouveau le paiement.

La demande de paiement a provisoirement le statut Envoi en cours lors de la transmission de votre solution SAP Ariba vers un système externe. Si la demande de paiement n'atteint pas la destination prévue, elle garde le statut Envoi en cours, mais le rapprochement de facture passe alors au statut Échec du paiement. Les membres du groupe Administrateur de paiements reçoivent un message de notification par e-mail lorsque la transmission du paiement échoue.

Les demandes de paiement contenant une erreur ERP :

● Contiennent les champs Code d'erreur ERP et Message d'erreur ERP sous l'onglet Général. Le champ Message d'erreur ERP affiche les 60 premiers caractères du message d'erreur, le cas échéant.

● Incluent un bouton Réenvoyer un paiement.

● Sont répertoriées sous l'onglet Paiements en échec de la page Paiements (sous Gestion Paiements ).

Une fois la demande de paiement correctement envoyée, le bouton Réenvoyer un paiement et les champs indiquant le code d'erreur et le message d'erreur ne sont plus affichés. L'onglet Historique du paiement et des documents de rapprochement de facture correspondants indique à quel moment une demande de paiement est renvoyée.

Corriger les erreurs de transmission des paiements

Pour corriger une erreur de transmission, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

● Modifier le document de rapprochement de facture et enregistrer les modifications. Lorsque l'approbateur enregistre les modifications sur le document de rapprochement de facture, le paiement est relancé.

(25)

● Modifier manuellement le statut de la demande de paiement en lui attribuant la valeur Envoyé. Pour ce faire, utilisez Forcer l'envoi. Avec cette option, vous modifiez uniquement le statut de la demande de paiement. Vous devez seulement l'utiliser pour indiquer que le paiement a été effectué via une autre voie.

● Si le problème se situe au niveau des données dans la requête (telles que des informations de contact du fournisseur non valides), cliquez sur Modifier sur la demande de paiement, corrigez les erreurs puis sauvegardez les modifications. Vous pouvez cliquer sur Réenvoyer un paiement pour renvoyer le paiement immédiatement. Sinon, lorsque la solution de facturation envoie à nouveau des demandes de paiement ayant échoué, elle envoie une demande de paiement mise à jour.

Renvoyer automatiquement les paiements en échec pour des erreurs ERP spécifiques [page 27]

Forcer les modifications de statut pour les documents de paiement

Lorsque des documents de paiement sont bloqués lors du traitement, vous pouvez gérer la demande de paiement en dehors de votre système puis modifier le statut du document pour refléter l'actualisation.

Pour modifier le statut des documents de paiement, utilisez les boutons suivants :

Bouton Description

Forcer l'envoi Passage des demandes de paiement du statut Envoi en cours au stade fini suivant, générale

ment Planification en cours ou Planifié

Forcer le paiement Passage des transactions de paiement du statut Paiement en cours au statut Payé Forcer l'annulation Passage des transactions de paiement du statut Annulation en cours au statut Annulé

Lorsque vous modifiez le statut d'un document de rapprochement de paiement, cela entraîne la modification du statut de toutes les demandes de paiement liées à ce rapprochement de paiement.

Les actions que les utilisateurs prennent sur les documents de rapprochement de facture peuvent se répercuter sur le statut des documents de paiement. De plus, les administrateurs peuvent utiliser Forcer le paiement ou Forcer le rejet pour modifier le statut d'un document de rapprochement de facture et par conséquent des paiements liés.

(26)

Forcer les paiements [page 26]

Forcer les paiements

Lorsque vous forcez manuellement les paiements, le statut des paiements et des rapprochements de factures bloqués passe à Payé.

Si un paiement adressé au fournisseur échoue, le rapprochement de facture lié ou la demande de paiement elle- même peut être bloqué(e) dans le processus de paiement avec un statut n'évoluant pas au-delà de Échec du paiement (pour les rapprochements de factures) ou Payé (pour les demandes de paiement).

Dans ces cas, les détails des rapprochements de factures et des transactions de paiement affichent le bouton Forcer le paiement. Pour poursuivre le processus de paiement, vous cliquez sur Forcer le paiement. Vous pouvez alors passer manuellement le statut du rapprochement de facture ou de transaction de paiement à la valeur Payé.

Lorsque vous forcez un paiement, seul le statut du document change. Vous devez encore verser le paiement au fournisseur.

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Remarque

● Pour forcer les paiements pour un document de rapprochement de facture, vous devez être rattaché au groupe Administrateur de factures ou Administrateur de paiements. Pour forcer les paiements pour une transaction de paiement, vous devez être rattaché au groupe Administrateur de paiements.

● Lorsque vous utilisez Forcer le paiement pour passer le statut d'un document de rapprochement de facture à la valeur Payé, le statut des demandes de paiement liées passe aussi à Payé.

(27)

Forcer l'annulation de paiement

Lorsque vous forcez manuellement les paiements, le statut des paiements annulés bloqués passe à Annulé.

Si vous utilisez un système externe, que vous annulez les transactions de paiement avec les fournisseurs et que le processus d'annulation est interrompu, l'annulation peut rester bloquée dans le système. Dans ce cas, le statut n'évolue pas au-delà du stade Annulation en cours.

Si cette situation se produit, vous disposez du bouton Forcer l'annulation dans les détails de la transaction de paiement. Pour forcer manuellement le statut du paiement de Annulation en cours à Annulé, cliquez sur le bouton Forcer l'annulation. Le processus d'annulation peut alors se poursuivre. Lorsque vous forcez une annulation de paiement, vous modifiez uniquement le statut de la transaction de paiement. Vous devez encore intervenir pour annuler le paiement en contactant par exemple le fournisseur directement.

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Remarque

Pour forcer une annulation de paiement, vous devez faire partie groupe Administrateur de paiements.

Renvoyer automatiquement les paiements en échec pour des erreurs ERP spécifiques

Vous pouvez configurer SAP Ariba Buying and Invoicing pour renvoyer automatiquement des demandes de paiement contenant des erreurs ERP spécifiques, ce qui évite les retards de paiement.

Vous devez être membre du groupe Administrateur client pour définir quelles erreurs déclencheront le renvoi d'un paiement automatique. Demandez à un administrateur ERP qu'il vous fournisse la liste des codes d'erreur ERP qui se prêtent au renvoi automatique des demandes de paiement. En règle générale, ce sont des erreurs susceptibles d'être résolues rapidement dans le système ERP.

Pour définir les codes d'erreur qui sont utilisés, servez-vous du paramètre de site Erreurs ERP déclenchant un nouvel envoi automatique des documents

(Application.Invoicing.ERPErrorsThatTriggerAutoResend). Pour plus d'informations, voir Erreurs ERP déclenchant un nouvel envoi automatique des documents [page 40].

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Remarque

Cette fonctionnalité utilise les services Web pour transférer des informations vers et depuis le système ERP.

Cette fonctionnalité ne prend pas en charge le fichier « Ok-to-pay ».

(28)

Workflow pour le renvoi des paiements en échec

Les grandes étapes suivantes décrivent le flux de renvoi automatique et manuel des demandes de paiement en échec.

1. SAP Ariba Buying and Invoicing envoie la demande de paiement au système ERP.

2. Le système ERP retourne une erreur.

3. SAP Ariba Buying and Invoicing reçoit le message d'erreur et définit le statut du document de rapprochement de facture associé à Échec du paiement. La demande de paiement conserve le statut Envoi en cours, affiche l'erreur ERP et contient un bouton Réenvoyer un paiement qui est visible par les membres des groupes Administrateur de paiements et Agent de paiement. La demande de paiement est ajoutée à l'onglet Paiements en échec de la page Paiements (sous Gestion Paiements ). Les erreurs sont enregistrées dans l'onglet Historique de la demande de paiement et du document de rapprochement de facture.

4. SAP Ariba Buying and Invoicing envoie une notification au groupe Administrateur de paiements.

5. SAP Ariba Buying and Invoicing détermine si le paiement doit tout de suite être renvoyé automatiquement en comparant l'erreur à une liste configurée par l'acheteur d'erreurs ERP qui déclenchent le renvoi automatique.

○ Si l'erreur figure dans la liste, la demande de paiement est renvoyée au système ERP. Le renvoi automatique se produit toutes les huit minutes, jusqu'à cinq fois.

○ Si l'erreur ne figure pas dans la liste, le paiement n'est pas renvoyé automatiquement et le sera lors de l'exécution d'une tâche quotidienne planifiée.

6. Tant qu'une demande de paiement contient une erreur ERP, un membre du groupe Administrateur de paiements ou Agent de paiement peut renvoyer la demande de paiement manuellement en cliquant sur Réenvoyer un paiement.

7. Lorsque la demande de paiement est envoyée avec succès au système ERP, la solution SAP Ariba définit le statut de la demande à Planifié(e) et celui du document de rapprochement de facture à Paiement. L'erreur ERP et le bouton Réenvoyer un paiement n'apparaissent plus sur la demande de paiement.

Problèmes liés aux demandes de paiement envoyées à Ariba Network

Si les demandes de paiement conservent le statut Traitement en cours ou que les mises à jour de demande de paiement ne sont pas envoyées à Ariba Network, vous pouvez demander à SAP Ariba d'activer une fonctionnalité qui facilite la résolution des problèmes.

Les demandes de paiement conservent parfois le statut Traitement en cours lorsque les règlements sont importés. Le message d'Ariba Network inclut la déclaration No payment proposal found matching

paymentProposalID. En outre, dans certains cas, les mises à jour de demande de paiement ne sont pas envoyées à Ariba Network.

SAP Ariba peut configurer votre site de sorte à ignorer l'envoi des mises à jour de demande de paiement si la demande de proposition de paiement correspondante n'existe pas dans Ariba Network, dans les cas suivants :

● Une erreur d'Ariba Network indique qu'aucune proposition de paiement correspondante n'a été trouvée.

● Votre compte Ariba Network est configuré pour ignorer les demandes de paiement de SAP Ariba Buying and Invoicing. Ce comportement est contrôlé par l'option interne Ignore PPR from P2P, définie par SAP Ariba.

(29)

Demandez à votre contact assistance désigné de soumettre une demande de service. L'assistance SAP Ariba suivra votre demande et en assurera le traitement, en activant la fonctionnalité SINV-10688. Cette fonctionnalité fournit également plus de détails dans l'onglet Historique.

Avec la fonctionnalité SINV-10688, si la solution SAP Ariba envoie une mise à jour de demande de paiement à Ariba Network et qu'Ariba Network envoie l'erreur "No payment proposal found matching paymentProposalID" (Aucune proposition de paiement correspondant à paymentProposalID n'a été trouvée) :

● Si un règlement existe déjà, la solution SAP Ariba n'essaye pas de renvoyer la demande de mise à jour.

● Lorsqu'un règlement est créé, la solution SAP Ariba n'envoie pas non plus la mise à jour. L'envoi de la mise à jour n'est pas nécessaire et peut entraîner le maintien du paiement à l'état Traitement en cours.

L'onglet Historique affiche le message suivant : La demande de proposition de paiement est introuvable sur Ariba Network, nous n'avons donc pas renvoyé la mise à jour.

Si Ariba Network est configuré pour ignorer la demande de paiement, avec la fonctionnalité SINV-10688, l'onglet Historique affiche le message suivant : La demande de proposition de paiement n'a jamais été envoyée, nous avons donc ignoré l'envoi de la mise à jour.

(30)

Résoudre les erreurs de paiement anticipé

Corriger les erreurs de paiement anticipé

Le statut d’un document de paiement anticipé dans solutions SAP Ariba Buying passe de Approuvé(e) à En cours de paiement dès que solutions SAP Ariba Buying reçoit l’ID du paiement anticipé envoyé par le système externe.

Le statut En cours de paiement devient ensuite Payé(e) dès que solutions SAP Ariba Buying reçoit les informations de règlement pour le paiement anticipé envoyées par le système externe.

De même, lorsque le paiement anticipé est annulé dans solutions SAP Ariba Buying, il prend le statut Annulation en cours. Ce statut devient Annulé(e) une fois que solutions SAP Ariba Buying reçoit l’ID du paiement anticipé annulé envoyé par le système externe.

Parfois, suite à une erreur lors de l’opération d’exportation ou de l’intégration, les informations requises ne sont pas échangées entre solutions SAP Ariba Buying et le système externe. Les paiements anticipés conservent alors le statut Paiement en cours ou Annulation en cours. Dans ce cas, une notification par e-mail est envoyée à l’émetteur du document de paiement anticipé.

Lorsque ce problème survient, vous pouvez modifier manuellement le statut du document de paiement anticipé à l’aide des boutons Forcer le paiement ou Force l’annulation : le statut Paiement en cours devient Payé(e) et le statut Annulation en cours devient Annulé(e). (Le changement manuel du statut des documents de paiement anticipé ne résout pas les erreurs lors de l’opération d’exportation ou de l’intégration. Il vous faudra encore gérer le traitement des paiements anticipés en dehors de votre système.)

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Remarque

Si vous rencontrez des problèmes une fois que vous avez importé les informations de règlement des paiements anticipés de niveau ligne, assurez-vous que les fichiers CSV au niveau de l'en-tête et des détails sont

correctement configurés. Le fichier au niveau des détails contient le montant et le fichier au niveau de l'en-tête possède un montant de 0 pour les paiements anticipés de niveau ligne. Pour plus de détails, reportez-vous à la rubrique About importing advance payment remittance.

Forcer les modifications de statut pour des paiements anticipés

Vous pouvez utiliser les boutons suivants pour modifier manuellement le statut des documents de paiement anticipé :

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Bouton Description

Forcer le paiement Remplace le statut Approuvé(e) ou Paiement en cours du do

cument de paiement anticipé par le statut Payé(e).

Forcer l'annulation Remplace le statut Annulation en cours du document de paie

ment anticipé par le statut Annulé(e).

Comment forcer le paiement de paiements anticipés

Les paiements anticipés doivent afficher le statut Payé(e) pour être ajustés en fonction des factures. Si les informations de règlement provenant du système externe ne sont pas reçues ou si le site n’est pas intégré à un système externe, les paiements anticipés ne prennent pas automatiquement le statut Payé(e). Dans ce cas, vous devez forcer le paiement des paiements anticipés pour qu'ils prennent le statut Payé(e).

Prérequis

● Le paiement anticipé doit afficher le statut Approuvé(e) ou Paiement en cours.

● Vous devez faire partie du groupe Gestionnaire de paiements ou Agent de paiement.

Procédure

1. Ouvrez le paiement anticipé auquel vous voulez affecter le statut Payé(e).

2. Cliquez sur Forcer le paiement.

Résultats

Le document de paiement anticipé prend le statut Payé(e). Vous pouvez maintenant ajuster ce paiement anticipé en fonction des factures reçues pour la commande.

Comment forcer l'annulation d'un paiement anticipé

Cette action vous permet de modifier manuellement le statut d’un document de paiement anticipé : le statut Annulation en cours devient Annulé(e). Elle est uniquement requise si le système externe n’a pas envoyé de

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confirmation sur les paiements anticipés annulés ou si solutions SAP Ariba Buying n’est pas intégré à un système externe.

Prérequis

● Vous devez faire partie du groupe Agent de paiement ou Gestionnaire de paiements.

● Le paiement anticipé doit afficher le statut Annulation en cours.

Procédure

1. Ouvrez le document de paiement anticipé.

2. Cliquez sur Forcer l'annulation.

Résultats

Le paiement anticipé prend le statut Annulé(e).

(33)

Flux de statuts des documents de paiement

Votre solution de facturation met à jour le statut des documents de paiement à différents stades du processus de rapprochement et de paiement des factures.

Le flux de statuts décrit dans le tableau suivant ne vaut que pour le modèle de paiement External Pay.

Activité Statut du rapproche

ment de facture

Statut de la demande de paiement

Statut de la transac

tion de paiement

Statut d'achemine

ment/Statut de la fac

ture Ariba Network

Une facture est approu

vée

Rapprochement en cours

Traitement en cours n/a Réception confirmée/

Envoyé(e)

Rapprocher un docu

ment de rapproche

ment de facture

Rapprochement en cours -> Approbation en cours

Envoyé(e)

Un document de rap

prochement de facture est approuvé

Paiement en cours Planifié(e) n/a Réception confirmée/

Approuvé(e)

Approuver un rappro

chement de facture (rapprochement de fac

ture envoyé au système ERP en vue d'un rappro

chement ou d'une ap

probation supplémen

taire. Non applicable dans les sites unique

ment SAP Ariba Buying et SAP Ariba Invoicing.)

Approbation en cours -

> En attente d'un rapprochement externe

Approuvé(e)

L'ERP ne parvient pas à créer de rapproche

ment de facture (non applicable dans les sites uniquement

SAP Ariba Buying et SAP Ariba Invoicing)

En attente d'un rapprochement externe -> Échec du transfert

Approuvé(e)

L'ERP ne parvient pas à créer de facture pour le paiement planifié (SAP Ariba Invoice Ma

nagement)

Paiement en cours ->

Échec du transfert

Approuvé(e)

(34)

Activité

Statut du rapproche

ment de facture

tion de paiement

Statut d'achemine

ture Ariba Network Le système ERP ne par

vient pas à créer de fac

ture pour le paiement planifié (sites unique

ment SAP Ariba Buying et SAP Ariba Invoicing qui utilisent l’option d’envoi de demande de paiement Asynchrone ou Direct Plus)

Échec du paiement

Envoi en cours Réception confirmée/

Approuvé(e)

Le système ERP rappro

che les rapprochements de factures et envoie des demandes de mise à jour du statut des fac

tures (non applicable aux sites uniquement SAP Ariba Buying et SAP Ariba Invoicing)

En attente d'un rapprochement externe -> Paiement en cours

Traitement en cours ->

Planifié(e)

n/a Réception confirmée/

Approuvé(e)

Le système ERP re

donne le statut anté

rieur Traitement en cours à une facture rap

prochée dans le sys

tème ERP (une facture dans SAP Ariba In

voice Management est une copie de facture ERP) (SAP ERP et Ora

cle ERP seulement)

En attente d'un rapprochement externe

Traitement en cours ->

Planifié(e)

n/a n/a

(Facultatif, dépend de la configuration de votre site) Ariba Network re

çoit une mise à jour de la demande de proposi

tion de paiement de la part du système ERP.

Paiement en cours Planifié(e) n/a Réception confirmée/

Approuvé(e)

Les données sur les rè

glements sont reçues

Paiement en cours Planifié(e) -> Paiement en cours

Payé(e) Réception confirmée/

Payé(e)

(35)

Activité

Statut du rapproche

ment de facture

tion de paiement

Statut d'achemine

ture Ariba Network

La période de liquida

tion du paiement est passée (en fonction de la manière dont votre site est configuré, soit la période de liquidation est précisée pour cha

que méthode de paie

ment, soit votre site re

çoit une mise à jour des informations sur les rè

glements avec le statut Liquidé(e) via Ariba Network)

Payé(e)

Payé(e) -> Liquidé(e) Réception confirmée/

Payé(e)

Refuser une annulation de facture

Annulation en cours ->

Rapprochement en cours

Envoyé(e)

La facture est annulée dans le système ERP alors que le document de rapprochement de facture est au statut Paiement en cours ou Échec du paiement

Paiement en cours ou Échec du paiement ->

Rejeté(e)

Les demandes de paie

ment peuvent égale

ment être rejetées lors

qu'elles ont le statut Suspendu(e), Envoi en cours, Planification en cours ou Planifié(e).

n/a Réception confirmée/

Rejeté(e)

L'ERP annule la facture alors que le document de rapprochement de facture est au statut Payé(e).

Payé(e) -> Paiement en cours -> Rejeté(e)

Payé(e) -> Rejeté(e) Paiement en cours

Le système ERP annule la facture (une facture dans SAP Ariba Invoice Management est une copie de facture ERP) (SAP ERP et Oracle ERP seulement)

Rejeté(e)

Rejeté(e) n/a

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Modèle de paiement Système externe