PUBLIC (PUBLIQUE) 2022-01
Créer et gérer des feuilles de services
SAP Ariba Buying and Invoicing SAP Ariba Buying
SAP Ariba Invoice Management SAP Ariba Contract Invoicing
ociété affiliée SAP. Tous droits réservés.
Contenu
Créer et gérer des feuilles de services. . . . 3
Rubriques portant sur la création et la gestion de feuilles de services. . . .4
Approvisionner des articles de service. . . 4
À propos des feuilles de services. . . 5
Comptabilisation des feuilles de services par rapport aux commandes. . . .6
Rôles utilisateur Feuilles de services. . . 7
Informations comptables sur les feuilles de services. . . .8
Catégorie d'affectation de compte pour des articles de service (applicable pour les sites intégrés à SAP). . . 9
Exclure des feuilles de services du processus de commande pour les articles de service. . . .10
Action de modification et de soumission à nouveau pour les feuilles de services en échec. . . .10
How to create a correction service sheet. . . 11
Présentation du workflow des processus de feuilles de services. . . .12
Workflow : Gérer les feuilles de services soumises par les fournisseurs dans solutions SAP Ariba Procurement. . . 13
Workflow : Créer et gérer des feuilles de services dans votre solution d'achat. . . .15
Workflow : Gérer des feuilles de services dans SAP Ariba Invoice Management. . . .17
Workflow : Gérer des feuilles de services dans SAP Ariba Contract Invoicing. . . 19
Workflow : Création de feuilles de services basées sur des copies de commandes SAP Ariba Buying and Invoicing (fusionnées avec SAP Ariba Invoice Management). . . .21
Comparaison des processus de feuilles de services dans les différentes solutions SAP Ariba. . . .23
Créer une feuille de services. . . 25
Comment rechercher et afficher des feuilles de services. . . .27
Comment modifier les informations comptables d'une feuille de services. . . 28
Comment approuver ou rejeter une feuille de services. . . .29
Comment annuler des feuilles de services. . . .30
Comment rejeter de force des feuilles de services. . . 31
Flux de statuts des feuilles de services. . . .32
Options de configuration de site pour la création et la gestion des feuilles de services. . . . 34
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Créer et gérer des feuilles de services Contenu
Créer et gérer des feuilles de services
Ce guide s'adresse aux utilisateurs Acheteur d'SAP Ariba qui créent et gèrent des feuilles de services dans solutions SAP Ariba Procurement.
Les feuilles de services sont des documents qui décrivent les marchandises et les services fournis dans le cadre d'une commande de service par les fournisseurs.
Ce guide s'applique à :
● SAP Ariba Buying
● SAP Ariba Buying and Invoicing
● SAP Ariba Invoice Management
● SAP Ariba Contract Invoicing
Guides connexes
Guide d'achat Ariba pour les professionnels de l'approvisionnement Créer et gérer des factures
Procurement data import and administration guide
Rubriques portant sur la création et la gestion de feuilles de services
Approvisionner des articles de service [page 4]
À propos des feuilles de services [page 5]
How to create a correction service sheet [page 11]
Présentation du workflow des processus de feuilles de services [page 12]
Comparaison des processus de feuilles de services dans les différentes solutions SAP Ariba [page 23]
Créer une feuille de services [page 25]
Comment rechercher et afficher des feuilles de services [page 27]
Comment modifier les informations comptables d'une feuille de services [page 28]
Comment approuver ou rejeter une feuille de services [page 29]
Comment annuler des feuilles de services [page 30]
Comment rejeter de force des feuilles de services [page 31]
Approvisionner des articles de service
Un article de service désigne un article représentant un service qui doit être effectué par un fournisseur.
L'approvisionnement de services (ou l'approvisionnement d'articles de service) est un ensemble de fonctionnalités permettant aux acheteurs et aux fournisseurs de gérer en collaboration leurs commandes d'articles de service depuis la demande d'achat jusqu'à la facturation, en passant par la commande et le suivi.
Le déroulement type pour l’achat d’un article de service est le suivant :
En matière d'approvisionnement de services, les acheteurs peuvent passer des commandes en fonction de contrats pour des projets s'envergure couvrant de longues périodes. Les commandes de services peuvent décrire des projets volumineux et nécessitent parfois plusieurs feuilles de services pour décrire les services et les marchandises fournis pendant des périodes de service déterminées par les fournisseurs. Ces commandes sont également mises en correspondance avec les contrats associés dans votre site de manière à déterminer si les articles de ligne de commande correspondent ou non aux catalogues existants pour le contrat, afin que tous les articles de ligne soient identifiés comme des articles de catalogue ou hors catalogue.
Les feuilles de services sont associées aux commandes de services et représentent un moyen de surveiller la qualité des services via les éléments suivants :
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Créer et gérer des feuilles de services Rubriques portant sur la création et la gestion de feuilles de services
● Les paramètres de tolérance et la validation automatique pour rejeter automatiquement les feuilles de services ayant des tarifs trop élevés ou autres problèmes.
● Les procédures d'approbation pour garantir que les personnes connaissant les détails du projet et comprenant ce que le fournisseur a livré puissent approuver ou rejeter les feuilles de services.
Une fois facturées, les feuilles de services sont également liées aux factures et aux documents de rapprochement de facture associés.
Références supplémentaires
● Guide d'achat Ariba pour les professionnels de l'approvisionnement pour plus d'informations sur la création et la gestion des demandes d'achat de services et des commandes de services.
● Créer et gérer des factures pour obtenir des informations sur la création des factures en fonction des feuilles de services.
À propos des feuilles de services
Les feuilles de services sont des documents qui décrivent les marchandises et les services fournis dans le cadre d'une commande de service par les fournisseurs.
Les feuilles de services peuvent être créées de l'une des manières suivantes :
● Si vous êtes membre du groupe Utilisateur Feuilles de services, vous pouvez créer des feuilles de services en référence à une commande de service dans SAP Ariba Buying and Invoicing ou SAP Ariba Buying. Lorsque les feuilles de services sont approuvées dans leur intégralité, vous pouvez créer des factures pour ces feuilles de services.
● Les utilisateurs Fournisseur (intérimaires terrain) peuvent créer des feuilles de services sur Ariba Network à l'aide de l'assistant de feuille de services ou mettre à jour des fichiers CSV de feuilles de services pour les acheteurs qui prennent en charge le téléchargement CSV des feuilles de services. Ils peuvent également transmettre des feuilles de services par le biais de systèmes ERP tiers vers Ariba Network en tant que documents cXML. Ces feuilles de services sont ensuite validées et doivent être approuvées sur votre site ou sur un système ERP externe avant qu'un fournisseur puisse créer une facture correspondante. Les
fournisseurs ne peuvent pas mettre à jour ni annuler des feuilles de services qui ont été soumises.
Remarque
(Pour SAP Ariba Invoice Management) Pour que les fournisseurs puissent correctement soumettre des feuilles de services sur Ariba Network, le paramètre
Application.Base.UseServiceProviderIDForCommonCredential (défini par l'assistance SAP Ariba) doit être désactivé pour votre site, afin d'utiliser l'ID Ariba Network de l'acheteur comme référence d'identification commune dans le cXML de la feuille de services. Pour obtenir de l'aide sur ce paramètre, contactez l'assistance SAP Ariba.
En fonction de la configuration de votre site et des règles de transaction par défaut définies dans votre compte acheteur Ariba Network, vous pouvez déterminer si les fournisseurs peuvent effectuer les tâches suivantes lorsqu'ils créent des feuilles de services :
● Ajouter des articles hors catalogue à des feuilles de services au cours d'un PunchIn depuis Ariba Network.
● modifier les informations comptables sur les feuilles de services ;
● modifier les prix unitaires des articles contractuels sur les feuilles de services après le PunchIn depuis Ariba Network.
● Modifiez le prix unitaire dans les feuilles de services pour les articles de ligne provenant des contrats ou des bons de commande de services.
● Augmenter la quantité des articles dans les feuilles de services.
● Changer les unités de mesure dans les feuilles de services.
● Générer automatiquement des feuilles de services.
Pour plus d'informations sur la définition des règles de transaction des feuilles de services pour vos fournisseurs dans votre compte, voir le Guide d'administration pour les acheteurs Ariba Network.
Remarque
Vous ne pouvez pas créer une feuille de services dans votre solution d'achat sans faire référence à une commande de services. Pour les fournisseurs qui soumettent des feuilles de services, Ariba Network rejette automatiquement les feuilles de services qui font référence à des identifiants de bons de commande de services invalides ou inexistants.
Informations associées
Comptabilisation des feuilles de services par rapport aux commandes [page 6]
Rôles utilisateur Feuilles de services [page 7]
Informations comptables sur les feuilles de services [page 8]
Exclure des feuilles de services du processus de commande pour les articles de service [page 10]
Comptabilisation des feuilles de services par rapport aux commandes
Les feuilles de services sont comptabilisées par rapport aux bons de commande de la même façon que les avis d’expédition le sont après leur envoi. Les lignes non planifiées dans les feuilles de services sont uniquement comptabilisées par rapport au bon de commande sur la base des sous-totaux ; il n'existe pas de vérification portant sur les prix unitaires ou sur les quantités pour les lignes non planifiées dans Ariba Network.
Les feuilles de services montrent la comptabilisation suivante par rapport aux commandes d'origine :
● Facturé(e) : portion du montant maximum du bon de commande pour laquelle une feuille de services approuvée a été facturée et le rapprochement de facture approuvé.
● Non facturé : portion du montant maximum du bon de commande pour laquelle des feuilles de services ou des factures ont été soumises, mais pour laquelle aucun rapprochement de facture n'a été approuvé.
● Non fourni : portion du montant maximum du bon de commande pour laquelle aucune feuille de services n'existe et qui peut toujours être fournie.
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Créer et gérer des feuilles de services Rubriques portant sur la création et la gestion de feuilles de services
Une feuille de services est comptabilisée par rapport à une commande une fois qu'elle est soumise. Si la feuille de services est approuvée, la comptabilisation est conservée. Si la feuille de services est rejetée, la comptabilisation est supprimée.
Remarque
(Si votre site n’autorise pas les approbations externes pour les feuilles de services) Pour les commandes de services qui n'incluent pas de montant maximum pour un article de ligne, votre solution SAP Ariba prend en compte le montant de la ligne pour calculer le cumul des feuilles de services.
Rôles utilisateur Feuilles de services
Les feuilles de services et les factures de services contiennent des informations sur les organisations Acheteur et Fournisseur. Cependant, puisque les commandes d'articles de service peuvent nécessiter une collaboration spéciale entre acheteurs et fournisseurs, les feuilles de services contiennent des informations sur les personnes qui endossent les rôles spécifiques aux services.
Rôle du groupe / de l'utilisateur Définition du rôle
Utilisateur Feuilles de services Les membres de ce groupe peuvent créer des feuilles de services dans SAP Ariba Buying and Invoicing et SAP Ariba Buying. Ils peuvent également modifier les feuilles de services qu'ils créent.
Ingénieur terrain L’ingénieur technique est une personne de l’organisation Acheteur qui supervise le travail du fournisseur et connaît les détails des travaux terminés. Les membres de ce groupe peuvent rechercher et consulter les feuilles de services, consulter les mon
tants maximaux des articles de service des commandes, et approuver les feuilles de services qui les comptent dans la procédure d'approbation.
Administrateur de service technique Les membres de ce groupe peuvent gérer les règles d'approbation des feuilles de ser
vices, consulter les feuilles de services pour tous les utilisateurs, annuler et forcer le rejet de feuilles de services et supprimer les nœuds des graphiques d'approbation des feuilles de services pour lesquelles ils sont approbateurs dans la solution SAP Ariba.
Intérimaire technique L’intérimaire technique est une personne de l’organisation Fournisseur qui supervise ou effectue le service sur le lieu de travail. En général, il s'agit de l'utilisateur qui crée et soumet les feuilles de services côté fournisseur. L’intérimaire technique est affiché dans l'en-tête de la feuille de services et peut également figurer dans les rapports de feuilles de services.
Approbateur L'approbateur est un utilisateur de l’organisation Acheteur qui approuve les feuilles de services pour facturation. Notamment dans le cas de commandes non planifiées, l'approbateur en sait plus sur la commande que la personne qui l'a créée (l'émetteur du bon de commande) et il est donc davantage en mesure de répondre aux questions ou de résoudre les problèmes la concernant. Dans Ariba Network, les acheteurs peu
vent définir des règles de transaction par défaut pour obliger les fournisseurs à ajou
ter les informations de contact des approbateurs aux feuilles de services pour réfé
rence future.
Rôle du groupe / de l'utilisateur Définition du rôle
Éditeur de feuilles de services Dans la procédure d'approbation par défaut, la solution SAP Ariba ajoute un éditeur de feuilles de services à la procédure d'approbation pour corriger les erreurs de vali
dation si une feuille de services contient des informations comptables non valides.
Les membres de ce groupe peuvent rechercher et afficher les feuilles de services, ainsi que modifier les informations comptables au niveau ligne.
Informations comptables sur les feuilles de services
Les feuilles de services comportent des informations comptables par défaut en fonction des documents à approuver d'origine et des données chargées pour la comptabilité par défaut sur votre site.
Pour les articles de ligne figurant sur une feuille de services, les informations comptables proviennent des sources suivantes :
● Le bon de commande ou la copie du bon de commande associé à la feuille de services (SAP Ariba Buying and Invoicing, SAP Ariba Buying, et SAP Ariba Invoice Management uniquement).
● Les informations comptables associées au produit, le cas échéant, qui se basent sur le code de famille d'achat.
● Les informations comptables par défaut de l'émetteur de la demande.
Dans certains cas, les informations comptables peuvent être modifiées par différents utilisateurs ou peuvent être ajoutées à l'aide de la configuration de la gestion comptable par défaut de votre site. Le tableau suivant décrit ces différents cas :
Cas Comptabilité par défaut et possibilités de modification
Le fournisseur crée une feuille de services sur Ariba Network. Toutes les informations comptables sont copiées depuis les li
gnes des bons de commande vers les feuilles de services créées à partir de ces documents. Les fournisseurs ne peuvent pas modifier les informations comptables dans les feuilles de services sur Ariba Network.
Le fournisseur ajoute un article ad hoc à une feuille de services sur Ariba Network.
Les fournisseurs ne peuvent pas modifier les informations comptables dans les feuilles de services sur Ariba Network.
Les lignes des feuilles de services ad hoc utilisent toutes les in
formations comptables définies pour le groupe d'articles du bon de commande auquel elles sont ajoutées.
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Créer et gérer des feuilles de services Rubriques portant sur la création et la gestion de feuilles de services
Cas Comptabilité par défaut et possibilités de modification Le fournisseur exécute un PunchIn vers la solution SAP Ariba
pour ajouter des articles de contrat ou de catalogue à une feuille de services.
Par défaut, les informations comptables relatives aux articles contractuels ou de catalogue sont ajoutées à ces articles en fonction des informations comptables par défaut. Si cette op
tion est activée sur votre site, les fournisseurs peuvent modi
fier les informations comptables pour les articles qu'ils ajou
tent aux feuilles de services à partir de catalogues ou de con
trats lors du PunchIn.
Remarque
Aucune information comptable sur une feuille de services n'est validée lorsqu'un fournisseur exécute un PunchIn de
puis Ariba Network vers la solution SAP Ariba pour ajouter des articles de catalogue ou contractuels.
Le fournisseur crée une feuille de services sur Ariba Network et la soumet.
La feuille de services sur Ariba Network affiche les informa
tions comptables par défaut pour les articles ajoutés pendant le PunchIn et les informations comptables du bon de com
mande pour tous les autres articles.
La feuille de services est approuvée dans la solution SAP Ariba. Les utilisateurs du groupe Éditeur de feuilles de services ont l'autorisation de modifier les informations comptables pendant le processus d'approbation. Pour les feuilles de services émi
ses par les fournisseurs, les informations comptables révisées ne sont pas renvoyées aux fournisseurs sur Ariba Network. Ce
pendant, les utilisateurs de l'organisation Acheteur peuvent les consulter dans leur vue de la feuille de services soumise dans leur boîte de réception.
Dans la procédure d'approbation par défaut, les informations comptables non valides dans une feuille de services entraînent l'ajout d'un Éditeur de feuilles de services à la procédure d'approbation pour corriger les erreurs de validation (SAP Ariba Buying and Invoicing, SAP Ariba Buying, et SAP Ariba Invoice Management uniquement).
Catégorie d'affectation de compte pour des articles de service (applicable pour les sites intégrés à SAP)
Dans certains scénarios d'achat, lorsque les utilisateurs ne sont pas sûrs de la catégorie d'affectation de compte appropriée pour des articles de service dans des demandes d'achat, ils peuvent spécifier la valeur U (Inconnu) dans le champ Affectation de compte pour faire en sorte que la solution d'achat les autorise à soumettre leurs demandes d'achat. La solution d'achat déclenche des validations uniquement lorsque vous-même ou des
utilisateurs Fournisseur soumettez des feuilles de services pour garantir que la valeur U (Inconnu) est remplacée par les valeurs de catégorie d'affectation de compte appropriées. Pour plus d'informations sur la spécification de la catégorie d'affectation de compte Inconnue pour des articles de ligne dans les demandes d'achat, voir le Guide d'achat Ariba pour les professionnels de l'approvisionnement.
Votre solution d'achat peut également être configurée pour répercuter par défaut la valeur de la catégorie
d'affectation de compte de la première ligne sur les autres lignes suivantes dans les feuilles de services créées par des utilisateurs Fournisseur. Lorsque cette fonctionnalité est activée, seul le champ Affectation de compte de la première ligne dans la feuille de services est modifiable. Toute modification apportée à cette valeur de champ dans la première ligne est répercutée sur le reste des lignes, et toutes les valeurs de champs comptables associées sont également réinitialisées. Les utilisateurs Fournisseur peuvent toujours modifier les autres champs liés à la
comptabilité. Toutefois, dans certains cas où les informations comptables dans la feuille de services sont héritées du bon de commande associé, vous pouvez vouloir restreindre la modification des informations comptables par les utilisateurs Fournisseur. Une option de configuration de site est disponible pour configurer cette fonctionnalité.
Exclure des feuilles de services du processus de commande pour les articles de service
Dans certaines transactions commerciales, il est indispensable que les factures soient entièrement approuvées pour traiter les paiements destinés aux fournisseurs. Dans ces cas là, il n'est pas toujours nécessaire de créer des feuilles de services pour permettre la création de factures.
Si cela a été configuré pour votre site, vous n'avez pas besoin de créer au préalable des feuilles de services pour pouvoir créer des factures basées sur une commande de service. De plus, vous pouvez également choisir de configurer votre site pour inclure ou exclure le processus de feuilles de services afin de suivre l'un de ces workflows :
● Exclure les feuilles de services du workflow d'approvisionnement et créer des factures directement à partir des bons de commande.
● Soumettre les factures en fonction des bons de commande et laisser la solution SAP Ariba convertir ces factures pour générer automatiquement des feuilles de services. Ces factures ne font pas l'objet d'approbations, mais ne passent à l'étape suivante dans la procédure d'approbation qu'une fois que les approbations pour les feuilles de services générées automatiquement sont entièrement terminées.
En l'absence de feuilles de services, la solution SAP Ariba valide les factures par rapport aux limites de montant maximum spécifiées dans les commandes correspondantes pour que vous puissiez soumettre ces factures.
Remarque
Cette fonctionnalité peut être configurée pour les processus de facturation de services initiés par l'acheteur et pour les processus de facturation gérés par le fournisseur.
Action de modification et de soumission à nouveau pour les feuilles de services en échec
Pour les sites configurés de sorte à inclure des approbations supplémentaires pour les feuilles de services dans les systèmes externes, une fois que le dernier approbateur a approuvé une feuille de services, la solution SAP Ariba affiche le statut En échec dans le système externe si la feuille de services échoue en raison d'erreurs sur le système externe.
Vous pouvez modifier une feuille de services en échec et la soumettre pour approbation. Vous pouvez également choisir de rejeter une feuille de services en échec.
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Créer et gérer des feuilles de services Rubriques portant sur la création et la gestion de feuilles de services
Remarque
Lorsque vous traitez une feuille de services en échec, vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux articles de ligne ou modifier les quantités des articles de ligne sur la feuille de services.
Remarque
Si cette fonctionnalité est activée pour votre site, lorsque la transmission des feuilles de services échoue, la solution SAP Ariba retente la transmission dix fois maximum. Vous pouvez configurer le paramètre de site Application.ServiceSheet.MaxRetryCountforResendingServiceSheettoERP pour modifier le nombre de nouvelles tentatives. Voir Options de configuration de site pour la création et la gestion des feuilles de services [page 34].
How to create a correction service sheet
Correction service sheets (also known as negative service sheets) let you reverse item quantities that were inadvertently over invoiced. You create correction service sheets based on processed service sheets for which invoices were created. Correction service sheets can be created for both ERS and non-ERS items.
Prerequisites
● The invoice corresponding to the service sheet for which you want to create a correction service sheet must be in the Approved or the Reconciling state.
● The self-service parameter Allow correction service sheets
(Application.ServiceSheet.EnableCorrectionServiceSheet) must be set to Yes. Contact your site's customer administrator to turn this feature on in your test or production site.
● A correction service sheet includes line items copied over from the service sheet from which it is created. You cannot add new line items to a correction service sheet. Further, if you delete line items from a correction service sheet, you cannot add them back again. In a scenario where you delete all items on a correction service sheet, you can only delete the correction service sheet and create a new one, if required.
● You can create one or more correction service sheets with reference to a service sheet for which an invoice has been created. The SAP Ariba solution allows you to reverse not more than the entire quantity of a line item on the referenced service sheet. For example, let the quantity for "Item 1" on a service sheet be 10 units. If you create a correction service sheet for this item with quantity as 6 units, you can create one or more service sheets for this item for a maximum quantity of 4 units.
Context
Correction service sheets allow only negative values for item quantities. The negative value corresponds to the quantity you need to reverse. For example, you realize that the invoiced quantity of a line item on a service sheet is incorrectly specified as 20, instead of 12. You can specify -8 as the quantity for that line item on the correction service sheet to make a correction for the over-invoiced quantity.
Remarque
Use correction service sheets, not credit memos, to reverse item quantities. Credit memos aren't supported for invoices based on service orders with service sheets.
When correction service sheets are fully approved, the SAP Ariba solution creates line-level credit memos to reverse over-invoiced amounts and accumulations against purchase order limits.
Procedure
1. Open the service sheet against which you want to create a correction service sheet.
2. Click Create Correction Service Sheet to "flip" the invoiced service sheet into a correction service sheet.
The Create Correction Service Sheet page appears.
3. Enter the appropriate values for the required line items to specify the quantity that must be reversed.
4. Complete other fields required to submit the service sheet and click Submit.
Results
The SAP Ariba solution automatically creates a line-item credit memo for ERS items after the correction service sheet is fully approved.
Présentation du workflow des processus de feuilles de services
Workflow : Gérer les feuilles de services soumises par les fournisseurs dans solutions SAP Ariba Procurement [page 13]
Workflow : Créer et gérer des feuilles de services dans votre solution d'achat [page 15]
Workflow : Gérer des feuilles de services dans SAP Ariba Invoice Management [page 17]
Workflow : Gérer des feuilles de services dans SAP Ariba Contract Invoicing [page 19]
Workflow : Création de feuilles de services basées sur des copies de commandes SAP Ariba Buying and Invoicing (fusionnées avec SAP Ariba Invoice Management) [page 21]
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Créer et gérer des feuilles de services Rubriques portant sur la création et la gestion de feuilles de services
Workflow : Gérer les feuilles de services soumises par les fournisseurs dans solutions SAP Ariba Procurement
La section suivante présente un workflow général d'approvisionnement de services pour décrire comment les feuilles de services soumises par les fournisseurs sont gérées dans solutions SAP Ariba Procurement :
1. Un acheteur crée une demande pour des articles de services et solutions SAP Ariba Procurement crée un bon de commande de services après approbation totale de la demande.
2. Ariba Network reçoit la commande et l'envoie au fournisseur.
Le fournisseur confirme éventuellement le bon de commande et commence les travaux.
3. Sur Ariba Network, le fournisseur crée une feuille de services à partir de la commande. Le fournisseur peut ajouter des articles à la feuille de services dans les conditions suivantes :
○ Si solutions SAP Ariba Procurement est configuré pour autoriser le PunchIn fournisseur, le fournisseur peut effectuer un PunchIn pour ajouter des articles de catalogue ou de contrat. Si l'acheteur le permet, le fournisseur peut également ajouter des articles hors catalogue au panier de la feuille de services lorsqu'il effectue le PunchIn. Les acheteurs peuvent autoriser les fournisseurs à modifier les informations comptables relatives à ces articles.
○ Si le PunchIn fournisseur est autorisé et si l'acheteur autorise les articles ad hoc, le fournisseur peut ajouter des articles ad hoc à la feuille de services sur Ariba Network.
4. Sur Ariba Network, le fournisseur soumet la feuille de services. Ariba Network envoie la feuille de services à solutions SAP Ariba Procurement.
5. solutions SAP Ariba Procurement valide la feuille de services et, si celle-ci passe l'étape de validation, elle intègre la procédure d'approbation.
6. Si nécessaire, un membre du groupe Éditeur de feuilles de services identifié dans la procédure d’approbation de la feuille de services modifie les informations comptables pour les lignes de la feuille de services.
7. Un membre du groupe Ingénieur technique approuve la feuille de services. Les autres approbateurs de la feuille de services donnent leur approbation.
8. L'une des situations suivantes se produit alors :
○ Si l'approbation d'un système ERP externe n'est pas requise, la feuille de services est approuvée. Son statut est alors Traité(e).
○ Si l'approbation d'un système ERP externe est requise, la solution d'achat envoie la feuille de services au système ERP externe, qui l'approuve. Le système ERP envoie une mise à jour de statut à la solution d'achat. Le statut de la feuille de services passe à Traité(e).
9. (Pour SAP Ariba Buying and Invoicing) Le fournisseur crée une facture pour une ou plusieurs feuilles de services approuvées.
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Workflow : Créer et gérer des feuilles de services dans votre solution d'achat
La section suivante présente un workflow général d'approvisionnement de services impliquant le processus de création de feuilles de services dans votre solution d'achat :
1. Un acheteur crée une demande d’achat de services pour des articles de services et la solution d'achat crée un bon de commande de services après approbation totale de la demande.
2. Le fournisseur crée éventuellement une confirmation de commande et confirme les articles de niveau supérieur.
3. Le fournisseur commence les travaux et confirme la réalisation des tâches.
4. Un membre du groupe Utilisateur Feuilles de services crée une feuille de services pour la commande associée dans la solution d'achat et la soumet pour approbation.
5. Si nécessaire, un membre du groupe Éditeur de feuilles de services identifié dans la procédure d’approbation de la feuille de services modifie les informations comptables pour les lignes de la feuille de services.
6. Un membre du groupe Ingénieur technique approuve la feuille de services. Les autres approbateurs de la feuille de services donnent leur approbation.
7. L'une des situations suivantes se produit alors :
○ Si l'approbation d'un système ERP externe n'est pas requise, la feuille de services est approuvée. Son statut est alors Traité(e).
○ Si l'approbation d'un système ERP externe est requise, la solution d'achat envoie la feuille de services au système ERP externe, qui l'approuve. Le système ERP envoie une mise à jour de statut à la solution d'achat. Le statut de la feuille de services passe à Traité(e).
8. (Pour SAP Ariba Buying and Invoicing) Un utilisateur de facturation crée une facture pour une ou plusieurs feuilles de services approuvées.
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Workflow : Gérer des feuilles de services dans SAP Ariba Invoice Management
Le graphique suivant montre un workflow général de la création des feuilles de services basées sur des copies de commandes dans SAP Ariba Invoice Management :
1. Si l'acheteur utilise des contrats avec des commandes de services, il charge les données du contrat dans SAP Ariba Invoice Management à partir de systèmes ERP externes en utilisant manuellement la tâche d'importation de données ou en utilisant automatiquement les outils d'intégration SAP Ariba.
2. L'acheteur envoie, depuis un système ERP intégré, un bon de commande comportant au moins une ligne de service (une ligne qui nécessite une feuille de services) vers Ariba Network.
3. Ariba Network reçoit la commande, la transmet au fournisseur, et envoie une copie de commande à SAP Ariba Invoice Management.
4. Sur Ariba Network, le fournisseur peut éventuellement confirmer le bon de commande et crée ensuite une feuille de services s'y rapportant. Le fournisseur peut ajouter des articles à la feuille de services dans les conditions suivantes :
○ Si le site SAP Ariba Invoice Management est configuré pour autoriser le PunchIn fournisseur, le fournisseur peut effectuer un PunchIn pour ajouter des articles de catalogue ou de contrat. Si l'acheteur le permet, le fournisseur peut également ajouter des articles hors catalogue au panier de la feuille de services lorsqu'il effectue le PunchIn. Les acheteurs peuvent autoriser les fournisseurs à modifier les informations comptables relatives à ces articles.
○ Si le site SAP Ariba Invoice Management n'est pas configuré pour autoriser le PunchIn fournisseur, le fournisseur peut ajouter des articles ad hoc à la feuille de services sur Ariba Network si l'acheteur autorise les articles ad hoc.
5. Sur Ariba Network, le fournisseur soumet la feuille de services. Ariba Network envoie la feuille de services à SAP Ariba Invoice Management.
6. SAP Ariba Invoice Management valide la feuille de services et, si celle-ci passe l'étape de validation, elle intègre la procédure d'approbation.
7. Si nécessaire, les approbateurs de la procédure d'approbation SAP Ariba Invoice Management modifient les informations comptables se rapportant aux lignes de la feuille de services afin d'approuver cette dernière.
8. L'une des situations suivantes se produit alors :
○ Si l'approbation d'un système ERP externe n'est pas requise, la feuille de services est approuvée. Son statut est alors Traité(e). SAP Ariba Invoice Management envoie une mise à jour de statut à Ariba Network.
○ Si l'approbation d'un système ERP externe est requise, SAP Ariba Invoice Management envoie la feuille de services au système ERP externe, qui l'approuve. Le système ERP envoie une mise à jour du statut à Ariba Network, qui renvoie cette mise à jour à SAP Ariba Invoice Management. Le statut de la feuille de services passe alors à Traité(e).
9. Sur Ariba Network, le fournisseur facture une ou plusieurs feuilles de services approuvées. Ariba Network envoie la facture à SAP Ariba Invoice Management.
10. SAP Ariba Invoice Management crée un rapprochement de facture pour cette facture. Les utilisateurs désignés rapprochent les éventuels écarts, modifient les informations comptables et approuvent le rapprochement de facture.
11. SAP Ariba Invoice Management envoie le rapprochement de facture au système ERP externe. Si l'approbation externe du rapprochement de facture n'est pas requise, la facture est rapprochée. Si l'approbation externe du rapprochement de facture est requise, un utilisateur du système ERP rapproche les écarts éventuels et approuve alors le rapprochement de facture.
Si une feuille de services est rejetée pendant l'une des étapes de ce workflow, que ce soit au cours de la validation ou par un approbateur dans SAP Ariba Invoice Management ou par le système ERP externe, le fournisseur peut la modifier et la soumettre à nouveau sur Ariba Network en utilisant un numéro de feuille de services différent. Ariba Network la renvoie alors à SAP Ariba Invoice Management et celle-ci intègre à nouveau le processus de validation et d'approbation.
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Créer et gérer des feuilles de services Rubriques portant sur la création et la gestion de feuilles de services
Workflow : Gérer des feuilles de services dans SAP Ariba Contract Invoicing
Le graphique suivant montre un workflow général de la gestion des feuilles de services dans SAP Ariba Contract Invoicing :
1. Si l'acheteur utilise des contrats avec les commandes de services, il charge les données du contrat dans SAP Ariba Invoice Management à partir de systèmes ERP externes en utilisant manuellement la tâche d'importation de données ou en utilisant automatiquement les outils d'intégration SAP Ariba.
2. L'acheteur envoie, depuis un système ERP intégré, un bon de commande comportant au moins une ligne de service (une ligne qui nécessite une feuille de services) vers Ariba Network.
3. Ariba Network reçoit la commande, la transmet au fournisseur, et envoie une copie de commande à SAP Ariba Contract Invoicing.
4. Sur Ariba Network, le fournisseur confirme éventuellement le bon de commande et crée une feuille de services y afférente, en effectuant un PunchIn vers SAP Ariba Contract Invoicing pour ajouter des articles de contrat ou de catalogue ou, si l'acheteur le permet, des articles hors catalogue au panier de la feuille de services.
5. Sur Ariba Network, le fournisseur soumet la feuille de services. Ariba Network envoie la feuille de services à SAP Ariba Contract Invoicing.
6. SAP Ariba Contract Invoicing valide la feuille de services pour la tarification uniquement par rapport au catalogue ou au contrat, puis renvoie une mise à jour de statut à Ariba Network pour indiquer si la feuille de services a été validée ou non.
7. Si la feuille de services est valide, Ariba Network l'envoie au système ERP intégré.
Après cette étape, toute autre approbation et gestion de la feuille de services et des factures y afférentes est gérée par des systèmes ERP externes. Si la feuille de services échoue à la validation, elle apparaît comme Rejetée dans Ariba Network. Le fournisseur peut modifier et soumettre à nouveau la feuille de services rejetée sur Ariba Network en utilisant un numéro de feuille de services différent, ce qui lui permet d'intégrer à nouveau le processus de validation.
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Workflow : Création de feuilles de services basées sur des copies de commandes SAP Ariba Buying and Invoicing (fusionnées avec SAP Ariba Invoice Management)
Le graphique suivant montre un workflow général de la gestion des feuilles de services basées sur des copies de commandes dans SAP Ariba Buying and Invoicing (fusionnées avec SAP Ariba Invoice Management) :
Voici une description détaillée du workflow impliqué dans la création de feuilles de service basées sur des copies de commandes dans SAP Ariba Invoice Management et SAP Ariba Buying and Invoicing (fusionnées avec SAP Ariba Invoice Management) :
1. Si l'acheteur utilise des contrats avec des commandes de services, il charge les données de l'appel sur contrat dans SAP Ariba Invoice Management à partir de systèmes ERP externes manuellement à l'aide de la tâche d'importation de données ou automatiquement en utilisant les outils d'intégration SAP Ariba.
2. L'acheteur envoie un bon de commande approuvé comportant au moins une ligne de service (une ligne qui nécessite une feuille de services) d'un système ERP intégré vers Ariba Network.
3. Ariba Network reçoit la commande, la transmet au fournisseur et envoie une copie de commande à la solution de facturation.
4. Sur Ariba Network, le fournisseur effectue les actions suivantes :
○ Confirme éventuellement le bon de commande.
○ Effectue les travaux et confirme la réalisation des tâches.
5. Un membre du groupe Utilisateur Feuilles de services crée une feuille de services pour la copie de commande associée dans la solution SAP Ariba et la soumet pour approbation.
6. Si nécessaire, un membre du groupe Éditeur de feuilles de services identifié dans la procédure d’approbation de la feuille de services modifie les informations comptables pour les lignes de la feuille de services.
7. Les autres approbateurs de la procédure d'approbation pour la feuille de services donnent leur approbation.
8. (Pour SAP Ariba Invoice Management) La feuille de service est approuvée et son statut passe à Traité(e).
9. (Pour SAP Ariba Buying and Invoicing) L'une des situations suivantes se produit alors :
○ Si l'approbation d'un système ERP externe n'est pas requise, la feuille de services est approuvée. Son statut est alors Traité(e).
○ Si l'approbation dans un système ERP externe est requise, SAP Ariba Buying and Invoicing envoie la feuille de services approuvée au système ERP externe pour qu'elle y soit approuvée. Le système ERP envoie la mise à jour de statut à SAP Ariba Buying and Invoicing. Le statut de la feuille de services passe alors à Traité(e).
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Comparaison des processus de feuilles de services dans les différentes solutions SAP Ariba
Le processus de feuilles de services passe par les systèmes ERP intégrés, Ariba Network, et les solutions SAP Ariba. Le PunchIn fournisseur et la validation des feuilles de services ont toujours lieu dans les solutions SAP Ariba.
Le tableau suivant décrit brièvement la différence entre les solutions SAP Ariba :
Fonctionnalité SAP Ariba Buying
SAP Ariba Buying and Invoicing
SAP Ariba Invoice Management
SAP Ariba Con
tract Invoicing Remarques Prise en charge des
feuilles de services
X X X X Les règles et tolé
rances relatives aux feuilles de services sont définies dans le compte acheteur Ariba Network Les acheteurs peu
vent créer des feuil
les de services
X X - - Contrôlée selon
l'appartenance à des groupes dans les solutions d'achat.
Les fournisseurs peuvent ajouter des articles hors catalo
gue (non planifiés) aux feuilles de ser
vices grâce au Pun
chIn à partir d'Ariba Network
X X X X Fonctionnalité défi
nie à l'aide des pa
ramètres dans la solution SAP Ariba
Validation des prix de la feuille de ser
vices par rapport aux contrats et aux catalogues corres
pondants
X X X X
Les fournisseurs peuvent modifier les prix unitaires des articles con
tractuels dans les feuilles de services
X X X X Fonctionnalité défi
nie à l'aide des pa
ramètres dans la solution SAP Ariba
Fonctionnalité SAP Ariba Buying
SAP Ariba Buying and Invoicing
SAP Ariba Invoice Management
SAP Ariba Con
tract Invoicing Remarques Tolérances portant
sur les montants et les quantités de la feuille de services pour les articles planifiés
X X X X Fonctionnalité défi
nie à l'aide des rè
gles dans le compte acheteur Ariba Net
work
Tolérances portant sur les prix de la feuille de services pour les articles planifiés sur les bons de commande de services
X X X X Fonctionnalité défi
nie à l'aide des rè
gles dans le compte acheteur Ariba Net
work
Tolérances portant sur les prix de la feuille de services pour les articles non planifiés ajou
tés à partir des con
trats ou des catalo
gues
X X X - Fonctionnalité défi
nie à l'aide des pa
ramètres dans la solution SAP Ariba
Rapports analyti
ques, y compris rapports pré-inté
grés et rapports personnalisés
X X X -
Groupes d'utilisa
teurs Ingénieur technique, Administrateur de service technique, Éditeur de feuilles de services et Gestionnaire de rapports
X X X -
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Créer une feuille de services
Les feuilles de services peuvent être créées par les fournisseurs ou par les utilisateurs dans SAP Ariba Buying and Invoicing ou SAP Ariba Buying.
Prérequis
● Vous devez être membre du groupe Utilisateur Feuilles de services pour pouvoir créer des feuilles de services.
● Pour éviter les erreurs comptables, nous vous recommandons de mettre en place un accord mutuel avec le fournisseur afin de vous assurer que celui-ci ou vous-même créez des feuilles de services pour une commande.
● La commande de service pour laquelle vous voulez créer une feuille de services doit être au statut Commandé(e).
● Vous ne pouvez pas ajouter d'articles Spot Buy, d'articles de kit et d'articles PunchOut à une feuille de services.
● La somme du montant total des articles que vous ajoutez à une feuille de services et du total des
comptabilisations de feuilles de services ne peut pas être supérieure au montant maximal indiqué sur le bon de commande de services associé.
● Vous pouvez choisir de configurer votre site de sorte que la devise d'une ligne parent d'une demande d'achat de services soit la même que celle de ses lignes enfants. Pour obtenir de l'aide sur cette configuration, demandez à votre contact assistance désigné de soumettre une demande de service afin qu'un représentant du service d'assistance client SAP Ariba prenne contact avec vous.
● Si vous avez configuré votre site intégré à SAP pour ajouter des limites dans les demandes d'achat de services pour les articles non planifiés :
○ Si le bon de commande spécifiait la limite du contrat, la somme du montant total des articles contractuels non planifiés que vous ajoutez à une feuille de services et du total des comptabilisations de feuilles de services pour les articles contractuels non planifiés ne peut pas être supérieure à la limite de contrat spécifiée sur le bon de commande de services associé.
○ Si le bon de commande spécifiait la limite Autres pour des articles non contractuels non planifiés, la somme du montant total des articles non contractuels non planifiés que vous ajoutez à une feuille de services et du total des comptabilisations de feuilles de services pour les articles non contractuels non planifiés ne peut pas être supérieure à la limite Autres spécifiée sur le bon de commande de services associé.
Pour plus d'informations, voir Ajouter des limites dans les demandes de services des articles non planifiés pour les sites intégrés à SAP.
● Vous pouvez configurer votre site pour qu'il affiche la quantité non utilisée comme quantité par défaut pour les articles planifiés lors de la création d'une feuille de services. Pour en savoir plus, voir Default unused quantity for planned items on new service sheets.
Procédure
1. Ouvrez le bon de commande de services pour lequel vous souhaitez créer une feuille de services, puis cliquez sur Créer une feuille de services.
2. Saisissez des informations sur les champs de la zone d'en-tête de la feuille de services.
Le tableau suivant décrit les champs de niveau en-tête par défaut d'une feuille de services :
Champ Description
N° de la feuille de services Fait référence au numéro de la feuille de services.
Date de la feuille de services Date de création de la feuille de services.
Date de début du service Date de début du service.
Date de fin du service Date de fin du service.
Ingénieur technique Correspond à un membre du groupe Ingénieur technique.
L’ingénieur technique est une personne faisant partie de l’or
ganisation Acheteur qui supervise le travail du fournisseur et connaît les détails des travaux terminés.
Nom de l'intérimaire technique Nom de l'intérimaire technique.
E-mail de l'intérimaire technique ID d'e-mail de l'intérimaire technique.
Montant de la feuille de services Valeur totale de la feuille de services. Le montant est la somme des montants des articles inclus dans la feuille de services.
Date de référence Applicable uniquement si l'article de ligne sur la feuille de services fait référence à un contrat sans commande sur con
trat. Ce champ indique la date d'après laquelle la solution SAP Ariba applique à l'article une tarification basée sur une condition pour déterminer son prix unitaire.
Par défaut, ce champ affiche la date de création de la feuille de services. Si la date de référence n'est pas précisée, la so
lution SAP Ariba prend en compte la date de début du ser
vice pour déterminer les conditions tarifaires de l'article.
La date de référence doit être comprise entre la date effec
tive et la date d’expiration des contrats.
Approbateur Par défaut, ce champ fait référence à l'utilisateur qui crée la feuille de services. Vous pouvez indiquer un autre utilisateur pour ce champ.
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Champ Description
ID de référence externe Applicable seulement si la solution SAP Ariba est intégrée au système ERP externe pour transmettre les feuilles de servi
ces approuvées au système ERP pour approbation supplé
mentaire.
Ce champ affiche le numéro de référence unique attribué à la feuille de services par le système ERP externe lorsque le système ERP reçoit une copie de la feuille de services entiè
rement approuvée provenant de la solution SAP Ariba.
3. Cliquez sur Ajouter des articles et ajoutez des articles de catalogue ou hors catalogue à partir du panier.
Dans la section Articles de ligne, l'article de service est affiché comme ligne parente et inclut le niveau imbriqué des articles enfants que vous avez ajoutés à partir du panier.
4. Pour apporter un commentaire au niveau du document, ajoutez-le dans la case Commentaires sous la section Commentaires - Intégralité de la feuille de services.
5. Pour ajouter une pièce jointe au niveau du document, cliquez sur Ajouter une pièce jointe et accédez à l'emplacement du fichier pour l'ajouter.
6. Cliquez sur Soumettre pour soumettre la feuille de services pour approbation.
Comment rechercher et afficher des feuilles de services
Vous pouvez afficher des feuilles de services depuis les résultats de recherche, les vignettes Action Tâches à effectuer et l’article de contenu Mes documents sur votre tableau de bord, et depuis les factures associées.
Prérequis
Vous devez être membre du groupe Éditeur de feuilles de services, Ingénieur terrain ou Administrateur de service technique pour afficher les feuilles de services. En outre, vous devez être membre du groupe Ingénieur terrain pour voir les comptabilisations par rapport aux bons de commande sur les feuilles de services. Pour les feuilles de services créées dans la solution SAP Ariba, vous pouvez afficher celles que vous avez créées ou celles pour lesquelles vous êtes approbateur.
Procédure
1. Dans la barre de recherche du tableau de bord, cliquez sur le menu relatif aux types de contenu à gauche du champ de recherche et sélectionnez Feuille de services.
2. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur l’icône de recherche .
La page Filtres de recherche s'ouvre.
3. Saisissez les valeurs de filtre de recherche que vous voulez utiliser pour les filtres de recherche par défaut ou cliquez sur Options de recherche et sélectionnez les filtres de recherche à ajouter à la recherche.
4. Cliquez sur Rechercher.
Les résultats de la recherche affichent les feuilles de services qui répondent aux critères de recherche.
5. Pour afficher une feuille de services, cliquez sur son lien dans les résultats de la recherche.
Comment modifier les informations comptables d'une feuille de services
Les feuilles de services peuvent contenir des informations comptables de niveau ligne.
Prérequis
● Les membres des groupes Éditeur de feuilles de services, Modifier un document à approuver et Approbateur cadre peuvent modifier les informations comptables dans les feuilles de services.
● (Pour les feuilles de services créées dans votre solution d'achat) Si un approbateur rejette une feuille de services, alors le préparateur de la feuille de services ne peut pas y apporter de modifications et la soumettre à nouveau pour approbation. Dans ce cas, le préparateur doit créer une nouvelle feuille de services et la
soumettre pour approbation.
Contexte
Les informations comptables des feuilles de services peuvent reposer sur les sources suivantes :
● le bon de commande à partir duquel la feuille de services a été créée ;
● les articles contractuels ou de catalogue ajoutés par les fournisseurs lors du PunchIn depuis Ariba Network ;
● les modifications fournisseur lors du PunchIn depuis Ariba Network, si votre site est configuré pour autoriser les fournisseurs à modifier les informations comptables lors du PunchIn ;
● les informations comptables par défaut configurées dans votre site ;
● les modifications apportées par d'autres approbateurs.
Procédure
1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer Mes tâches à effectuer .
2. Sélectionnez Feuille de services dans le menu déroulant Type de document à approuver.
3. Dans la liste Mes tâches à effectuer, cliquez sur le lien ID de la feuille de services pour l'ouvrir.
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4. Dans la feuille de services, sélectionnez une ou plusieurs lignes dont vous voulez modifier les informations comptables.
5. Cliquez sur Modifier.
6. Apportez les modifications nécessaires aux détails des articles de ligne.
7. Cliquez sur Terminer.
Comment approuver ou rejeter une feuille de services
Vous approuvez une feuille de services afin de l'envoyer à l'étape suivante de la procédure d'approbation ou vous la rejetez afin de la renvoyer pour correction au fournisseur.
Prérequis
Les membres des groupes Éditeur de feuilles de services, Modifier un document à approuver et Approbateur cadre peuvent modifier les informations comptables dans les feuilles de services.
Contexte
Si vous intervenez dans la procédure d'approbation d'une feuille de services, vous recevez une notification par e- mail et le document apparaît dans l'élément de contenu Mes tâches à effectuer dans le tableau de bord. Si vous êtes le premier approbateur figurant sur la feuille de services, les liens de la notification par e-mail ouvrent un navigateur et vous devez vous connecter à votre solution d'achat avant d'approuver ou de rejeter la feuille de services.
Procédure
1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer Mes tâches à effectuer .
2. Sélectionnez Feuille de services dans le menu déroulant Type de document à approuver.
3. Dans la liste Mes tâches à effectuer, cliquez sur le lien ID de la feuille de services pour l'ouvrir.
4. (Facultatif) Cliquez sur Modifier, modifiez les informations comptables des lignes de la feuille de services, puis cliquez sur Terminer.
5. Cliquez sur Approuver pour approuver la feuille de services ou sur Rejeter pour la rejeter.
6. (Facultatif) Saisissez des commentaires dans le champ Commentaires.
Si vous rejetez une feuille de services, saisissez des commentaires afin d'indiquer au fournisseur comment corriger les erreurs avant de soumettre à nouveau la feuille de services.
7. Cliquez sur Soumettre.
Résultats
Une fois la feuille de services entièrement approuvée, le fournisseur peut afficher le statut mis à jour sur Ariba Network et il peut la facturer. Pour une feuille de services rejetée, le fournisseur peut corriger les erreurs et la soumettre à nouveau avec un ID différent.
Comment annuler des feuilles de services
Vous pouvez annuler une feuille de services au statut Soumis(e), Composition en cours, En attente d'approbation externe ou Envoi au système externe dans votre solution d'achat.
Prérequis
● Votre site doit être configuré pour autoriser l'annulation des feuilles de services. Pour obtenir de l'aide sur ce paramètre, contactez l'assistance client SAP Ariba.
● Vous devez être membre du groupe Administrateur de service technique pour pouvoir annuler des feuilles de services.
Remarque
Les articles de ligne individuels des feuilles de service ne peuvent pas être annulés. De plus, vous ne pouvez pas annuler les feuilles de service dont le statut est Traité(e), Rejeté(e) ou Facturé(e).
Contexte
Lorsque les feuilles de services sont annulées, la solution SAP Ariba met automatiquement à jour les montants et les quantités des articles sur les bons de commande associés sur les valeurs précédentes.
Procédure
1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer Mes tâches à effectuer .
2. Dans le menu déroulant Type de document à approuver, sélectionnez Feuille de services.
3. Dans la liste Mes tâches à effectuer, cliquez sur le lien ID de la feuille de services pour l'ouvrir.
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4. Cliquez sur Annuler.
Le statut de la feuille de services passe à Annulé(e).
Comment rejeter de force des feuilles de services
Vous pouvez forcer le rejet des feuilles de services préalablement approuvées par les approbateurs désignés.
Prérequis
● Le statut de la feuille de services doit être Traité(e).
● Vous devez être membre du groupe Administrateur de service technique pour pouvoir forcer le rejet des feuilles de services.
Contexte
Lorsque le rejet des feuilles de services est forcé, la solution SAP Ariba met automatiquement à jour les montants et les quantités des articles sur les bons de commande associés sur les valeurs précédentes.
Procédure
1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer Mes tâches à effectuer .
2. Dans le menu déroulant Type de document à approuver, sélectionnez Feuille de services.
3. Dans la liste Mes tâches à effectuer, cliquez sur le lien ID de la feuille de services pour l'ouvrir.
4. Cliquez sur Forcer le rejet.
Le statut de la feuille de services passe à Rejeté(e).
Flux de statuts des feuilles de services
Votre solution d'achat met à jour le statut des feuilles de services à différents stades du workflow d'approvisionnement.
Activité Statut de la feuille de services
Statut d'acheminement/Statut de la feuille de services Ariba Network Un acheteur a créé une feuille de service
mais ne l'a pas soumise pour approba
tion.
Composition en cours s.o.
Un acheteur a soumis une feuille de ser
vices pour approbation.
Composition en cours -> Soumis(e) s.o.
Un fournisseur a essayé d'envoyer une feuille de services depuis Ariba Network mais la transmission a échoué.
s.o. Échec/Échec
Un fournisseur a envoyé une feuille de services depuis Ariba Network mais votre solution de facturation n'a pas pu la rece
voir en raison d'une erreur de données.
Composition en cours -> Rejeté(e) Envoyé(e)/Échec
Un fournisseur a envoyé une feuille de services et votre solution SAP Ariba l'a reçue.
Composition en cours -> Soumis(e) Envoyé(e)/Réception confirmée
(Feuilles de services émises par les four
nisseurs) Votre solution SAP Ariba a re
jeté la feuille de services car sa validation a échoué.
Composition en cours -> Rejeté(e) Réception confirmée/Rejeté(e)
Un fournisseur dans Ariba Network a soumis une feuille de services, mais le système ERP n'a pas pu recevoir la feuille de services en raison d'une erreur de données ou d'une erreur de validation.
Composition en cours -> En échec dans le système externe
Envoyé(e)/Réception confirmée
Un fournisseur sur Ariba Network a an
nulé une feuille de services.
Approuvé(e) -> Annulé(e) Envoyé(e)/Obsolète
Un fournisseur sur Ariba Network a an
nulé une feuille de services.
Approuvé(e) -> Annulé(e) Échec/Obsolète
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Créer et gérer des feuilles de services Flux de statuts des feuilles de services
Activité Statut de la feuille de services
Statut d'acheminement/Statut de la feuille de services Ariba Network Dans les sites configurés pour exiger une
approbation externe, tous les approba
teurs ont approuvé la feuille de services qui a été envoyée au système ERP ex
terne pour y être approuvée.
Approuvé(e) -> En attente d'un rapprochement externe
Réception confirmée/Envoyé(e)
Un approbateur a forcé le rejet d'une feuille de services approuvée.
Approuvé(e) -> Refusé(e) Réception confirmée/Rejeté(e)
Dans les sites configurés pour exiger une approbation externe, la feuille de services échoue dans le système externe une fois qu'elle a été intégralement approuvée.
Soumis(e) -> En attente d'approbation externe -> En échec dans le système externe
s.o.
Dans les sites configurés pour exiger une approbation externe, un utilisateur modi
fie une feuille de services en échec et la soumet pour approbation.
En échec dans le système externe ->
Soumis(e)
s.o.
Un utilisateur a rejeté une feuille de servi
ces en échec.
En échec dans le système externe ->
Rejeté(e)
Réception confirmée/Rejeté(e)
Un approbateur a rejeté la feuille de ser
vices au cours du processus d'approba
tion.
Soumis(e) -> Rejeté(e) Réception confirmée/Rejeté(e)
Un approbateur a approuvé la feuille de services et aucune autre approbation n'est requise.
Approuvé(e) -> Traité(e) Réception confirmée/Approuvé(e)
Dans les sites configurés pour exiger une approbation externe, un approbateur dans le système ERP externe a rejeté la feuille de services.
En attente d'un rapprochement externe -> Rejeté(e)
Réception confirmée/Rejeté(e)
Options de configuration de site pour la
création et la gestion des feuilles de services
SAP Ariba définit pour vous certaines options de configuration de site. Vous pouvez configurer celles en self- service.
Fonctionnalité Option de configuration
Ignorer les valeurs par défaut du compte pour les postes non planifiés dans les feuilles de services.
Application.ServiceSheet.SkipTemplateAccount
DefaultingForUnplannedLines (set by SAP Ariba Support)
Détermine si les valeurs par dé
faut du compte doivent être igno
rées pour les articles ajoutés di
rectement dans les feuilles de services (articles non planifiés).
Ce paramètre s'applique aux sites qui utilisent les règles de détermi
nation des détails des documents à approuver pour définir par dé
faut les champs de ligne et comp
tables sur les feuilles de services.
Ces règles sont configurées par SAP Ariba. Définissez ce paramè
tre sur Oui pour vous assurer que la comptabilisation des lignes non planifiées s'appuie sur le fichier d'entrées de mappage d'exporta
tion de famille d'achat (CEME) en fonction du code de famille d'achat de l'article non planifié.
Si le paramètre
Application.ServiceSheet.
DefaultAccountingFromFirs tLine est activé, il prévaut sur Application.ServiceSheet.
SkipTemplateAccountDefaul tingForUnplannedLines.
La catégorie de compte pour les articles de ligne non planifiés est par défaut la catégorie de l'article de ligne parent.
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Créer et gérer des feuilles de services Options de configuration de site pour la création et la gestion des feuilles de services
Fonctionnalité Option de configuration Autoriser les utilisateurs à marquer des postes de demandes
d'achat comme articles de service.
Application.Procure.EnableServiceItemFieldInRe
quisition (enabled for self-service)
Indique si les utilisateurs peuvent marquer des postes de demande d'achat comme articles de ligne de service. Lorsque ce paramètre a la valeur Oui, les utilisateurs peuvent marquer un article de li
gne d'une demande d'achat en tant qu'article de service, indiquer un montant maximal pour l'article de ligne et, éventuellement, ajou
ter des articles de ligne enfants pour cette ligne. Ce paramètre doit être sur Oui pour activer le processus de feuilles de services pour les bons de commande de services. La valeur par défaut de ce paramètre est Non.
Fonctionnalité Option de configuration Autoriser les fournisseurs à ajouter des articles hors catalogue
aux feuilles de services.
Application.ServiceSheet.AllowNonCatalogItem (enabled for self-service)
Indique si les fournisseurs peu
vent ou non ajouter des articles hors catalogue (ad hoc) aux feuil
les de services se trouvant dans des paniers au cours d'un Pun
chIn depuis Ariba Network. La va
leur par défaut est Non.
Remarque
Les comptes acheteurs Ariba Network incluent une règle de transaction par défaut, Autoriser les fournisseurs à ajouter des articles de ligne ad hoc aux feuilles de services, qui indique si les fournisseurs peuvent ou non ajouter des articles ad hoc aux feuilles de services sur Ariba Network (pas au cours d'un PunchIn). Si vous autori
sez les fournisseurs à ajouter des articles ad hoc aux feuil
les de services, SAP Ariba vous recommande de l'autori
ser sur Ariba Network ou de l'autoriser au cours d'un Pun
chIn, mais pas les deux. Les articles ad hoc ajoutés sur Ariba Network utilisent les in
formations comptables par défaut du bon de commande, alors que les articles ad hoc/
hors catalogue ajoutés au cours d'un PunchIn utilisent les règles de détermination de compte de votre site.
Autoriser les fournisseurs à modifier les champs comptables dans les feuilles de services.
Application.ServiceSheet.EditAccountingFields (enabled for self-service)
Indique si les fournisseurs peu
vent ou non modifier les champs comptables lors de l'ajout d'arti
cles aux feuilles de services se trouvant dans des paniers dans votre site au cours d'un PunchIn depuis Ariba Network. La valeur par défaut est Non.
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Créer et gérer des feuilles de services Options de configuration de site pour la création et la gestion des feuilles de services
