Les paiements anticipés des bons de commande fournisseur peuvent être partiellement ou entièrement ajustés en fonction des factures lors du processus de rapprochement de facture. Cela garantit qu’il n’existe aucun doublon ou paiement supplémentaire pour un bon de commande.
Prérequis
Vous devez faire partie des groupes Agent de paiement ou Gestionnaire de paiements pour effectuer les actions suivantes de gestion des documents de paiement anticipé dans le workflow d'approvisionnement :
● Créer des paiements anticipés pour des bons de commande
● Modifier des paiements anticipés
● Annuler des paiements anticipés
● Forcer le paiement ou forcer l’annulation des paiements anticipés
Remarque
Les membres du groupe Gestionnaire de paiements, Agent de paiement, Approbateur cadre ou Modifier un document à approuver peuvent ajuster les paiements anticipés en fonction des factures lors du
rapprochement de facture.
Remarque
En fonction de la configuration du site, et si la fonctionnalité SINV-9653 est activée, les approbateurs actifs qui ne sont pas membres du groupe Gestionnaire de paiements, Agent de paiement, Approbateur cadre ou Modifier un document à approuver peuvent être en mesure d'ajuster les paiements anticipés.
Pour générer une procédure d'approbation des documents de paiement anticipé, vous devez activer l’option Processus d'approbation des paiements anticipés. Pour ajouter un utilisateur à la procédure d'approbation des rapprochements de facture lorsqu'un paiement anticipé est associé au bon de commande facturé, vous devez ajouter la règle d'approbation Un paiement anticipé existe au Processus d'approbation des rapprochements de facture.
● Cette action est disponible uniquement dans SAP Ariba Buying and Invoicing.
● La règle d’approbation Un paiement anticipé existe doit être ajoutée au Processus d'approbation des rapprochements de facture. Votre solution SAP Ariba ajoute alors un gestionnaire de paiements à la procédure d’approbation des rapprochements de facture si une commande facturée présente un paiement anticipé correspondant.
● Vous devez être membre du groupe Gestionnaire de paiements, Agent de paiement, Approbateur cadre ou Modifier un document à approuver.
Remarque
Lors de l’approbation d'un document de rapprochement de facture sans ajustement de paiements anticipés, la solution SAP Ariba affiche un message d'avertissement concernant les paiements anticipés non ajustés pour que vous ne régliez pas un montant supérieur à celui d'une commande.
● Le paiement anticipé à ajuster doit afficher le statut Payé(e).
Contexte
Si les bons de commande facturés sont associés à des paiements anticipés, des utilisateurs dans le cadre de la procédure d'approbation du document de rapprochement de facture peuvent ajuster les paiements anticipés en fonction des factures. Vous pouvez restreindre les utilisateurs autorisés à ajuster les paiements anticipés. Pour obtenir de l'aide avec cette configuration, demandez à votre contact assistance désigné de soumettre une demande de service. Un représentant de l'assistance client SAP Ariba répondra à votre demande.
La section d 'en-tête du document de rapprochement de facture comprend les champs suivants :
● Paiements anticipés disponibles : montant du paiement anticipé disponible ajustable en fonction de la facture. Vous pouvez cliquer sur le lien Détails pour afficher les détails de tous les paiements anticipés associés.
● Paiements anticipés ajustés : montant du paiement anticipé ajusté en fonction de la facture. Vous pouvez cliquer sur le lien Modifier pour modifier les montants des paiements anticipés ajustés.
Un paiement anticipé associé à un article de ligne d'une commande ne peut pas être ajusté par rapport à un autre article de ligne de cette commande.
Procédure
1. Ouvrez le document de rapprochement de facture pour la facture reçue correspondant au bon de commande.
2. Cliquez sur Modifier pour apporter des modifications au document de rapprochement de facture.
3. Cliquez sur le lien Changer affiché en regard du montant Paiements anticipés ajustés.
La boîte de dialogue contextuelle Paiement anticipé s'ouvre. Elle affiche tous les paiements anticipés avec le statut Payé(e) qui sont créés pour les bons de commande associés à la facture.
4. Référez-vous à la valeur Montant actuel de la facture pour le bon de commande et à la valeur Montant disponible pour vérifier les paiements anticipés.
5. Pour chaque paiement anticipé, indiquez le montant à ajuster en fonction de la facture en cours dans le champ Montant à ajuster.
Remarque
Le montant à ajuster en fonction de la facture en cours ne doit pas dépasser le montant de la facture en cours ou le montant du paiement anticipé disponible.
6. Cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.
Résultats
Le montant total des paiements anticipés ajustés est affiché dans le champ Paiements anticipés ajustés. Ce montant ajusté figure dans les détails de la demande de paiement générée pour la facture. Le système ERP externe déduit ce montant du montant de la facture approuvée lors du traitement du paiement.
Remarque
Le montant total de la demande de paiement envoyée au système ERP correspond au montant total approuvé de la facture et non au montant total de la facture moins le paiement anticipé. Le système ERP traite la déduction lors du traitement du paiement. En outre, des demandes de paiement sur l'onglet Référence de la facture ne signifient pas que les paiements anticipés sont utilisés.