INTERFACE DE PRODUCTION POP JOCONDE : MODE D ’ EMPLOI DE L ’ IMPORT Direction générale des patrimoines Service des musées de France

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Direction générale des patrimoines

Service des musées de France

INTERFACE DE PRODUCTION POP JOCONDE : MODE D’EMPLOI DE L’IMPORT

Mise en ligne : juillet 2019

Avant l'import-POP

L'import POP se fait à partir d'une sélection de notices et d'images, exportée par l'outil de gestion de collections du musée. En général, le produit de l'export créé est un dossier zippé.

1 – Organisation des dossiers d'export (cf détails Fiche premier import dans Joconde)

Créer un dossier (ex : Export_Joconde), sur le disque dur ou le serveur, qui contiendra des sous-dossiers datés des exports Joconde.

Ex : Export_Joconde_20190715_archeologie1, contenant l'export musée zippé, ainsi que tous les fichiers après avoir dézippé.

2 – Pour l'import POP, dans le sous-dossier de l'export concerné, créer un nouveau sous-dossier daté regroupant le fichier de notices .txt avec l'ensemble des fichiers images .jpg

Exemple : Export_Joconde (dossier)

Export_Joconde_20190715_archeologie1 (sous-dossier)

Import_POPJOC_20190715_archeologie1

(sous-sous-dossier)

fichier notices.txt fichiers images.jpg

autres fichiers de l'export (rapport,...) Accès à l'import-POP

Sur Internet, se connecter sur POP-Production : http://production.pop.culture.gouv.fr,

pour importer les données (notices et images).

A la page d'accueil POP, choisir le menu Import (en haut de l'écran)

Etape 1 : Sélection et dépôt des contenus à importer



Vérification de deux paramètres en bas de l'écran POP-Import 1/ encodage : 2 possibilités reconnues par le programme POP

- UTF 8 (nouveau format préconisé prenant l'ensemble des alphabets) pour les nouvelles versions des outils de gestions des musées.

- ISO-8859-1 (ancien encodage avec l'alphabet latin et d'Europe occidentale) pour les modules d'export Joconde ancienne version (version 6 Micromusée ou Actimuseo, etc.)

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2 2/ MUSEO : l'import POP indique l'identifiant du musée concerné, en rapport

avec le nom du producteur. Si le producteur gère plusieurs musées, il doit sélectionner l'identifiant du musée concerné par l'import.

Cliquer sur le nuage fléché , une fenêtre "Explorateur Windows" s'ouvre



Ouvrir le sous-dossier regroupant le contenu de notices .txt et images .jpg, ex : Import_POPJOC_20190715_archeologie1



Sélectionner tous les fichiers (notices .txt et images .jpg), puis cliquer sur le bouton en bas ouvrir. L'import-POP va aussitôt traiter les fichiers reçus.

Etape 2 : Contrôle et validation de l'import



Bilan du traitement opéré

Il indique le nombre de notices et d'anomalies identifiées par les contrôles de cohérence et lexicaux

Exemple Vous vous apprêtez à verser dans la base Joconde les fichiers suivants : joconde_test1.txt

Ces fichiers totalisent 2 notices, dont 0 sont illustrées. Parmi ces 2 notices:

0 sont des nouvelles notices (non créées précédemment)

0 sont des notices modifiées (par rapport aux précédents imports dans Joconde) 2 notices ne peuvent être importées car non conformes

0 notices présentent un avertissement non bloquant pour l'import

Il est indispensable de consulter le rapport d'anomalies pour chaque premier chargement d'un nouveau lot.

Cliquer sur le lien : Téléchargez le détail au format csv (UTF8),

Le rapport contient les anomalies lexicales et de cohérence (champs obligatoires : REF, INV, DOMN, MUSEO, STAT) dans un fichier nommé daté à la seconde près (ce qui le rend unique).

exemple => Importjoconde_20190625_13h19m11s.csv (csv => format tableur) Choisir un tableur (Excel ou Calc) pour lire le rapport d'anomalies

Type d'informations du rapport (organisation sur 4 colonnes) - 1ère colonne : Référence de la notice

- 2e colonne : N° inventaire de la notice

- 3e colonne : Etat => Création, Modification, Rejet de la notice Chacun des trois états se subdivise en :

 Erreur (grave, absence d'un champ obligatoire, ou d'une image),  Avertissement (non grave)

- 4e colonne : Explication de l'erreur ou comparaison des modifications apportées sur des notices modifiées.

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3 Exemple de rapport d'anomalies

Référence N° inventaire Etat Détails

511 0001930 56.17.1 Création

51100001930 Avertissement

Le champ AUTR avec la valeur HOGENBERG Frans n'est pas conforme avec le thesaurus

http://data.culture.fr/thesaurus/resource/ark:/67717/T513

51100001950 56.17.5 Création

51100001970 Modification

51100001990 Avertissement

Le champ AUTR avec la valeur HOGENBERG Frans n'est pas conforme avec le thesaurus

50170001926 55.1.2 Rejet

50170001926 55.1.2 Erreur Le champ DOMN ne doit pas être vide

50170001926 55.1.2 Erreur Image 0015051.jpg introuvable

50170001926 55.1.2 Avertissement

Le champ LIEUX avec la valeur Duisbourg n'est pas conforme avec le thesaurus

Etape 3 : Confirmation de l'import

En fonction du bilan et du rapport d'anomalies, on décide d'Annuler l'import ou de Confirmer l'import

Pourquoi Annuler l'import



si le nombre de notices traitées ne correspond pas au nombre de notices attendues : cela signifie qu'il y a des notices rejetées, souvent en raison de l'absence d'un champ obligatoire, ou d'une image attendue



si les anomalies identifiées nécessitent d'être corrigées dans la base du musée. Utiliser l'outil de gestion du musée pour corriger les notices erronées, puis réaliser un nouvel export Joconde, avant de relancer l'import POP-Joconde à partir de l'étape 1.

Pourquoi Confirmer l'import



si le nombre de notices traitées correspond bien au nombre de notices attendues



si les anomalies identifiées ne justifient plus de corrections.

Cliquer sur Confirmer l'import, le programme d'Import relance les contrôles et charge l'import notices-images. Le bilan du versement dans la base POP s'affiche à nouveau avec la possibilité de consulter les notices dans POP-Diffusion en cliquant sur le lien proposé.

Après l'import, il est important de s'assurer que les informations documentaires des notices sont correctement importées dans la base Joconde, voir fiche Aide à la recherche.