RÈGLEMENT
DE L'ORDRE RÉGIONAL
DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS DE L'ESTRIE
8 JANVIER 2008
RÈGLEMENT DE L'ORDRE RÉGIONAL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS
DE L'ESTRIE
en vertu de la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8
1.00 DÉFINITIONS
Dans le présent règlement, à moins que le contexte n'indique un sens différent, on entend par : a) « Ordre » : l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, ordre professionnel
légalement constitué en vertu de la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8 et du Code des professions, L.R.Q., c. C-26 ;
b) « Ordre régional » : Ordre régional des infirmières et infirmiers de l'Estrie légalement constitué en vertu des articles 21 et 22 de la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8 ainsi que du paragraphe 5o de l'article 1 du Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins de la représentation au Conseil d’administration de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, (1996) 128 G.O. II, 1469 ;
c) « membre » ou « membre de l'Ordre régional » : tout-e infirmière ou infirmier ayant sa résidence principale dans le territoire de l’Ordre régional et étant inscrit-e au Tableau de l'Ordre, ou toute autre personne remplissant les conditions énumérées au paragraphe 2 de l’article 22.1 de la Loi sur les infirmières et les infirmiers ;
d) « officier » : membre du conseil de l’Ordre régional des infirmières et infirmiers de l’Estrie qui occupe l’une des fonctions suivantes : présidente, vice-présidente, trésorière ou secrétaire ;
e) « administratrice » : membre du conseil représentant l’Ordre régional au Conseil d’administration de l’Ordre ;
f) « conseillère » : membre du conseil qui partage les responsabilités de l’administration des affaires et des biens de l’Ordre régional ;
g) « déléguée » : membre de l’Ordre régional élue, représentant l’Ordre régional aux assemblées générales de l’Ordre.
1.01 Règles d'interprétation 1.01.1 Genre
Dans le présent règlement, le genre féminin comprend le genre masculin, à moins que le contexte n'indique le contraire.
1.01.2 Nombre
Dans le présent règlement, le nombre singulier s'étend à plusieurs personnes ou à plusieurs choses de mêmes espèces, chaque fois que le contexte se prête à cette extension.
1.01.3 Primauté de la loi
Sous réserve des dispositions du présent règlement, l'Ordre régional des infirmières et infirmiers de l'Estrie est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8 ainsi que par le Code des professions, L.R.Q., c. C-26.
Advenant qu'une disposition du présent règlement soit incompatible avec la Loi sur les infirmières et infirmiers ou avec un règlement du Conseil d’administration de l'Ordre, la Loi sur les infirmières et infirmiers ou le règlement du Conseil d’administration prévaut.
1.02 Constitution et nom de l'Ordre régional
Regroupant les infirmières et infirmiers inscrites-ts à l’Ordre régional dont le territoire est constitué en vertu de l'article 21 de la section VI de la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8 ainsi que du paragraphe 5 de l'article 1 du Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins de la représentation au Conseil d’administration de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, (1996) 128 G.O. II, 1469, l'Ordre régional ainsi formé est désigné sous le nom de «L'ORDRE RÉGIONAL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS DE L'ESTRIE» ou par l'abréviation «ORIIE».
1.03 Territoire de l'Ordre régional
Le territoire de l'Ordre régional est celui de la région 05, tel que spécifié au paragraphe 5 de l'article 2 du Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins de la représentation au Conseil d’administration de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, (1996) 128 G.O. II, 1469, et tel que décrit à la description et à la carte de délimitation apparaissant à l'annexe I du décret 2000-87 du 22 décembre 1987, concernant la révision des limites des régions administratives du Québec, et ses modifications subséquentes, en application de l'article 65 du Code des professions, L.R.Q., c. C-26.
1.04 Siège social
Le siège social de l'Ordre régional est situé dans le territoire de l’Ordre régional tel que décrit à l’article 1.03 du présent règlement, à un lieu déterminé par le conseil, et dont l'adresse est transmise aux membres de l'Ordre régional.
Advenant un changement d'adresse du siège social, la secrétaire de l'Ordre régional doit en aviser les membres par le moyen le plus approprié dans les quatre-vingt-dix (90) jours du changement.
1.05 Année financière
L'année financière de l'Ordre régional se termine le 31 mars.
2.00 CONSEIL DE L'ORDRE RÉGIONAL 2.01 Composition du conseil
L'Ordre régional est administré par un conseil de dix (10) membres élus par les membres de l'Ordre régional selon la procédure prévue au présent règlement.
2.02 Condition d'éligibilité
Est éligible au poste de membre du conseil, tout membre de l’Ordre régional.
2.03 Durée du mandat
Les membres du conseil sont élus pour un mandat de quatre (4) ans. Ils sont rééligibles.
2.04 Entrée en fonction
Les membres du conseil entrent en fonction à la clôture de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre qui suit immédiatement leur élection et le demeurent jusqu'à leur décès, démission, remplacement, radiation du Tableau de l'Ordre.
Un membre élu au conseil doit continuer de résider dans le territoire de l’Ordre régional durant toute la durée de son mandat. Il est considéré comme ayant démissionné à compter du moment où il cesse de répondre aux conditions énumérées à l'article 22.1 de la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8.
2.05 Remise des documents
Tout membre du conseil sortant de charge doit remettre au conseil, sur demande, les documents identifiés par l'Ordre régional dans le délai fixé par le conseil.
2.06 Élection du conseil
2.06.1 Les élections pour la moitié des postes au conseil seront tenues tous les deux ans au moins trente (30) jours avant la tenue de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec. Les membres occupant les postes non en élection assurent la continuité.
2.06.2 Chaque membre de l'Ordre régional a droit de vote pour les fins de l'élection des membres du conseil.
2.06.3 Lors d'une année d'élection, le conseil nomme un membre de l'Ordre régional comme présidente d'élection au plus tard deux (2) mois avant l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional.
La présidente d'élection doit s'adjoindre au moins deux (2) membres de l'Ordre régional afin de l'aider dans l'exercice de ses fonctions et d'agir à titre de scrutatrice. Le choix de ces scrutatrices doit être approuvé par résolution du conseil.
2.06.4 La présidente d'élection est chargée de l'application des procédures et des modalités de l'élection des membres du conseil, des officiers et des déléguées, ainsi que de leur déroulement selon les règles d'une saine démocratie.
2.06.5 La présidente d'élection et les scrutatrices prêtent le serment de discrétion.
2.06.6 Toute décision de la présidente d'élection portant sur l'application ou l'interprétation des procédures ou modalités de l'élection ou relative au déroulement de l'élection est finale et sans discussion.
Si la nature de sa décision est susceptible d'entraîner des dépenses importantes, le conseil doit être consulté.
2.06.7 Au moins trente (30) jours avant la tenue de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional de l'année électorale, la présidente d'élection transmet à chacun des membres de l'Ordre régional un AVIS D'ÉLECTION contenant au moins les éléments d'information suivants :
1. Le mandat de cinq (5) des dix (10) membres actuels du conseil prend fin à la clôture de la prochaine Assemblée générale annuelle de l'Ordre ;
2. Une élection au scrutin secret doit se tenir en conséquence, en vue de combler les postes vacants au conseil ;
3. La période de mise en candidature aux postes de membre du conseil est ouverte ; 4. La date limite de la réception au siège social de l'Ordre régional, des bulletins de
mise en candidature a été fixée au (date limite de la réception des bulletins de mise en candidature) ;
5. La reproduction complète des articles 2.06.8 à 2.06.10.
Un bulletin de mise en candidature est, par la même occasion, transmis à chacun des membres. Ce bulletin est analogue à celui reproduit à l'annexe A.
2.06.8 Proposition des candidates
Les candidates aux postes de membre du conseil sont proposées par un bulletin de mise en candidature signé par la candidate et par deux (2) autres membres de l’Ordre régional et remis à la présidente d'élection à une date fixée par cette dernière.
2.06.9 Délai de réception des mises en candidature au siège social
Tout bulletin de mise en candidature dûment complété et reçu au siège social de l’Ordre régional au plus tard à la date limite de la réception des bulletins de mise en candidature, est réputé remis à la présidente d'élection.
La présidente d'élection s'assure que tout bulletin de mise en candidature qu'elle reçoit a été dûment complété, à défaut de quoi elle doit aviser dès que possible le signataire, du rejet de sa candidature. Si les délais de mise en candidature ne sont pas expirés, les correctifs nécessaires peuvent être apportés sur le bulletin de mise en candidature.
Elle dresse la liste des candidates au fur et à mesure de la réception des bulletins de mise en candidature dûment complétés.
2.06.10 Nullité des bulletins de mise en candidature reçus après la date limite
Tout bulletin de mise en candidature reçu à l'adresse mentionnée après la date limite de réception est nul, même si la date estampillée par le service postal sur l'enveloppe d'expédition est à l'intérieur du délai fixé pour la réception des bulletins de mise en candidature.
Tout bulletin de mise en candidature peut être transmis à la présidente d'élection par télécopieur au plus tard à la date limite.
2.06.11 Élection par acclamation
Le jour suivant la date limite de la réception des bulletins de mise en candidature aux postes de membre du conseil à combler, s'il n'y a que cinq (5) bulletins de mise en candidature dûment complétés ou moins, la présidente d'élection déclare les candidates immédiatement élues. Elles n'entrent toutefois en fonction qu'à la clôture de
l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre.
La présidente d'élection doit en outre faire immédiatement rapport de cette élection par acclamation au conseil.
S'il y a moins de cinq (5) bulletins de mise en candidature dûment complétés, les postes ainsi vacants seront comblés parmi des membres de l'Ordre régional nommés par le conseil lors de sa première réunion suivant l'entrée en fonction des candidates élues.
Les personnes ainsi nommées sont considérées comme membres élus au conseil.
S'il y a plus de cinq (5) bulletins de mise en candidature dûment complétés, la présidente d'élection doit procéder à une élection selon le mode d'élection fixé par résolution du conseil, selon les articles 2.06.12 à 2.06.18 inclus du présent règlement.
2.06.12 Personnes habiles à voter
Seuls peuvent voter les membres de l'Ordre régional.
2.06.13 Tous les bulletins de vote destinés à servir à une élection doivent être analogues à l'exemplaire reproduit à l'annexe B.
Chaque bulletin contient, en marge du nom de chaque candidate, un espace carré réservé à l'exercice de droit de vote.
Il doit y être indiqué clairement le nombre maximum de personnes à élire au moyen de croix, de «X», de coches ou de traits que la votante peut y inscrire lors de l'exercice de son droit de vote.
2.06.14 Pour être valide, chaque bulletin de vote doit avoir été au préalable signé ou initialé par la présidente d'élection dans le coin inférieur droit.
2.06.15 Est nul :
Tout bulletin de vote ne contenant pas la signature de la présidente d'élection dans le coin inférieur droit ;
Tout bulletin de vote sur lequel il est inscrit plus de votes qu'il y a de postes à combler au conseil ;
Tout bulletin de vote sur lequel la volonté de la votante n'est pas clairement exprimée ;
2.06.16 Le membre exprime son vote en inscrivant une croix, un «X», une coche ou un trait sur le bulletin de vote dans un ou plusieurs carrés réservés à l'exercice du droit de vote, selon le nombre de postes à combler.
2.06.17 Pour l'élection tenue lors de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional : 1. Tous les membres de l'Ordre régional qui désirent se prévaloir de leur droit de vote
se rendent au lieu de l'Assemblée générale annuelle.
2. La présidente d'élection explique aux membres le déroulement de l'élection et les informe des particularités prévues au présent article.
3. La scrutatrice vérifie si le membre votant est membre de l’Ordre régional et lui remet un bulletin de vote conforme à l'exemplaire reproduit à l'annexe "B".
4. Chaque membre dépose son bulletin de vote dans une boîte de scrutin en présence d'une scrutatrice.
5. Les boîtes de scrutins sont scellées par la présidente d'élection en présence des scrutatrices et demeurent sous la responsabilité de la présidente d'élection jusqu'au dépouillement du vote.
6. Le dépouillement du vote se fait par la présidente d'élection, en présence des scrutatrices.
En cas d'égalité des voix, pour le dernier poste à remplir, un tirage au sort détermine laquelle des candidates est élue.
7. La présidente d'élection dresse immédiatement un rapport des résultats de l'élection et en informe l'assemblée générale.
Le résultat des élections contenu dans ce rapport est présenté par ordre alphabétique pour les candidates élues.
8. La présidente d'élection présente aux membres réunis en Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional les membres du conseil.
9. La présidente d'élection dépose un rapport de ses activités au conseil, après la tenue de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional.
2.06.18 Destruction des bulletins de vote
La présidente d'élection demande une résolution pour la destruction des bulletins de vote.
2.07 Réunion extraordinaire pour l'élection des officiers
Après l'élection et au moins trente (30) jours avant l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre, la présidente d'élection convoque à une réunion extraordinaire tous les membres élus, anciens et nouveaux, qui formeront à la clôture de ladite assemblée, le conseil, en vue de procéder à l'élection des officiers, en l’occurrence la présidente, la vice-présidente, la trésorière et la secrétaire.
Conformément aux modalités fixées par le conseil, l'élection de la présidente, de la vice- présidente, de la trésorière et de la secrétaire se fait par voie de mise en candidature et par vote secret et ce, pour chacun des postes parmi les membres convoqués.
La présidente, la vice-présidente, la trésorière et la secrétaire entrent en fonction, pour des mandats de deux (2) ans, à la clôture de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre qui suit immédiatement leur élection et le demeurent jusqu'à leur décès, démission, remplacement, radiation du Tableau de l'Ordre.
2.08 Élection de l'administratrice au Conseil d’administration de l'Ordre
2.08.1 Au cours de la réunion extraordinaire prévue à l'article 2.07, la présidente d'élection doit également procéder à l'élection de l'administratrice représentant l'Ordre régional au Conseil d’administration de l'Ordre.
2.08.2 Le nombre d'administratrices à élire au Conseil d’administration de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec par l'Ordre régional des infirmières et infirmiers de l'Estrie est fixé par le Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins de la représentation au Conseil d’administration de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, (1996) 128 G.O. II, 1469.
2.08.3 L'administratrice est élue par le conseil parmi ses membres et ceci à tous les deux (2) ans.
2.09 Vacance au sein du conseil
Toute vacance à un poste de membre du conseil peut être comblée par une nomination par vote majoritaire des membres du conseil. Le mandat de la personne ainsi élue se termine à l'expiration de celui de la personne qu'elle remplace.
Toute vacance à un poste d'officier du conseil est comblée au moyen d'une nomination par vote majoritaire des membres du conseil. Le mandat de l'officier ainsi élu se termine à la clôture de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre qui suit sa date d’entrée en fonction.
Ces membres sortant de charge sont rééligibles.
2.10 Absence au conseil
Un membre du conseil qui, au cours d'une même année financière, est absent à trois (3) réunions consécutives, est réputé avoir démissionné du conseil à la clôture de la troisième réunion et son poste devient vacant dès ce moment.
Le membre concerné doit avoir été avisé par la secrétaire du conseil de son statut de membre démissionnaire avant que le conseil ne procède à la nomination prévue à l'article 2.09. La secrétaire lui donnera la possibilité de justifier par écrit, dans les délais fixés par le conseil, les motifs de ses absences.
Les membres du conseil peuvent alors reconsidérer le statut du membre démissionnaire et, par résolution, le réintégrer au sein du conseil, à leur entière discrétion.
2.11 Nombre minimum de réunions
Le conseil doit se réunir au moins six (6) fois par année.
2.12 Quorum
Le quorum du conseil est formé de la majorité des membres. Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents.
Les membres présents sont tenus de voter, sauf motif de récusation jugé suffisant par la présidente.
Au cas d'égalité des voix, la présidente donne un vote prépondérant.
2.13 Réunions
Toute réunion ordinaire du conseil est convoquée par la présidente du conseil ou par la secrétaire à la demande de la présidente par avis de convocation transmis aux membres du conseil au moins quinze (15) jours avant la tenue de la réunion.
Toute réunion extraordinaire du conseil est convoquée par la présidente du conseil ou par la secrétaire à la demande de la présidente ou de trois autres membres du conseil par avis de convocation transmis aux membres du conseil au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue de la réunion. Cependant, si tous les membres du conseil y consentent, l’avis de convocation peut être transmis dans un délai plus court.
2.14 Procès-verbaux
Les procès-verbaux des réunions du conseil sont dressés par la secrétaire. Ils sont approuvés par le conseil, signés par la présidente et la secrétaire et déposés au registre des procès-verbaux de l'Ordre régional. Les procès-verbaux sont conservés au siège social de l'Ordre régional. La secrétaire en assure la garde.
2.15 Droit d'assistance aux réunions du conseil
Seuls les membres de l'Ordre régional ont le droit d'assister à une réunion du conseil, à moins que le conseil en décide autrement.
Sur décision du conseil, une période de questions peut être accordée à tout membre qui en fait la demande.
2.16 Sceau de l'Ordre régional
Le sceau de l'Ordre régional, dont l'empreinte inscrit les mots «Ordre régional des infirmières et infirmiers de l'Estrie» est conservé au siège social. La secrétaire en assure la garde et contrôle son utilisation.
2.17 Conservation des archives
Les documents appartenant à l'Ordre régional seront conservés pour une période d'au moins cinq (5) ans, sauf pour les procès-verbaux qui doivent demeurer aux archives.
Le conseil de l'Ordre régional décide de la disposition des documents périmés en conformité avec le calendrier de conservation des documents des ordres régionaux produit par le Service des archives de l'Ordre.
3.00 DEVOIRS ET POUVOIRS DU CONSEIL 3.01 Devoirs du conseil
Le conseil est chargé de l'administration générale des affaires de l'Ordre régional. Il veille à l'application du présent règlement ainsi que des dispositions du Code des professions, L.R.Q., c.
C-26, de la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q. c. I-8 et des règlements adoptés conformément à ces lois.
Il exerce tous les droits, pouvoirs et prérogatives de l'Ordre régional, à l'exception de ceux qui sont du ressort des membres de l'Ordre régional réunis en assemblée générale et de ceux qui relèvent du Conseil d’administration de l'Ordre.
3.02 Pouvoir réglementaire général du conseil
Le conseil peut adopter tout règlement concernant la conduite de ses affaires et l'administration de ses biens de même que sur toute matière d'intérêt général pour les membres de l'Ordre régional, à l'exception de celles qui sont de la compétence du Conseil d’administration de l'Ordre.
3.03 Pouvoirs spécifiques du conseil Le conseil doit, par résolution :
3.03.1 Fixer les modalités de l'élection des membres du conseil, des officiers et de l'administratrice représentant l’Ordre régional au Conseil d’administration de l'Ordre ainsi que de l'élection des déléguées aux assemblées générales de l'Ordre ;
3.03.2 Autoriser une personne à signer, en l'absence de la trésorière, les chèques, contrats ou autres documents engageant les fonds de l'Ordre régional ;
3.03.3 Désigner l'institution financière où les argents de l'Ordre régional sont déposés ;
3.03.4 Former les comités de l'Ordre régional, définir leur mandat, nommer les responsables, approuver s'il y a lieu le choix des autres membres, au besoin modifier ou abolir lesdits comités ;
3.03.5 Autoriser les allocations de dépense aux membres du conseil, des comités et groupes de travail de l'Ordre régional ;
3.03.6 Déterminer les objectifs et les priorités de l'Ordre régional pour la durée de son mandat ; 3.03.7 Combler toute vacance au conseil ;
3.03.8 Décider de l'embauche et de la rémunération du personnel salarié de l'Ordre régional ; 3.03.9 En cas d'arrêt du service postal le conseil, par résolution, décide du meilleur moyen
pour rejoindre les membres. Un tel moyen prévaut alors sur tout avis écrit exigé par quelque disposition du présent règlement ;
3.03.10 Élaborer des politiques et procédures nécessaires au bon fonctionnement de l'Ordre régional.
4.00 LES FONCTIONS ET PRÉROGATIVES PARTICULIÈRES DES MEMBRES DU CONSEIL 4.01 La présidente
4.01.1 Exerce un droit de surveillance générale sur les affaires de l'Ordre régional.
4.01.2 Préside les réunions du conseil, elle peut aussi présider l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional ainsi que les assemblées générales spéciales de l'Ordre régional.
4.01.3 Est responsable de l'administration des affaires de l'Ordre régional ainsi que de l'application des décisions du conseil et de celles des membres de l'Ordre régional réunis en assemblée générale.
4.01.4 Coordonne les travaux du conseil et en assure la continuité.
4.01.5 Donne un vote prépondérant en cas d'égalité des voix.
4.01.6 Est d'office membre de tous les comités et groupes de travail.
4.01.7 Représente officiellement l'Ordre régional.
4.01.8 Après approbation par le conseil, la présidente signe, conjointement avec la secrétaire, les procès-verbaux ainsi que tous les autres documents nécessitant une signature officielle des mandataires de l'Ordre régional pourvu que ces documents n'engagent pas les fonds de l'Ordre régional.
4.01.9 Après approbation par le conseil, la présidente signe, conjointement avec la trésorière ou, en l'absence de cette dernière, avec la personne autorisée par le conseil, les chèques, les contrats et les autres documents engageant les fonds de l'Ordre régional.
4.01.10 Détermine l'ordre du jour des réunions du conseil et des assemblées générales.
4.01.11 Produit, lors de l’Assemblée générale de l’Ordre régional, un rapport sur les activités et les états financiers de l’Ordre régional.
4.01.12 Siège au Conseil d’administration de l’Ordre.
4.02 La vice-présidente
4.02.1 Remplace la présidente lorsque celle-ci est incapable de remplir ses fonctions, absente ou malade.
4.02.2 Assiste la présidente dans toutes ses fonctions.
4.02.3 Assume tout autre tâche qui lui est assignée par la présidente et/ou le conseil.
4.02.4 A une fonction de conseillère auprès de la présidente.
4.03 La secrétaire
4.03.1 Prépare conjointement avec la présidente l'ordre du jour des réunions du conseil et des assemblées générales.
4.03.2 Expédie aux membres concernés l'avis de convocation pour les réunions du conseil, l'Assemblée générale annuelle et les assemblées spéciales avec l'ordre du jour dans les délais prévus au règlement.
4.03.3 Rédige et signe le procès-verbal de chaque réunion du conseil, de l'Assemblée générale annuelle et de chaque assemblée spéciale.
4.03.4 Signe, avec la présidente, les documents officiels de l'Ordre régional, à l’exception de ceux que doit signer la trésorière.
4.03.5 Fait parvenir à la secrétaire de l'Ordre :
1) dans les dix (10) jours suivant son adoption par le conseil : - toute modification dans les affaires de l’Ordre régional ;
- copie certifiée de tout règlement adopté ou modifié par le conseil ;
2) au moins trente (30) jours avant la tenue de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre :
- le nom de l'administratrice élue au Conseil d’administration ;
- les noms des membres élus au conseil de l’Ordre régional et leur rôle ; 3) dans les délais requis par l'Ordre :
- les noms des membres de l'Ordre régional délégués à l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre.
4.03.6 Assure la garde des archives de l'Ordre régional et en autorise la consultation. Elle préserve, cependant, le caractère confidentiel de certaines informations, s'il y a lieu.
4.03.7 Fait parvenir aux membres du conseil les procès-verbaux ainsi que toute documentation pertinente dans les quinze (15) jours avant une réunion du conseil.
4.03.8 Est chargée de l’application des procédures et des modalités de l’élection des déléguées de l’Ordre régional aux assemblées générales de l’OIIQ prévues à l’article 5.
4.03.9 Assure le lien entre le comité Jeunesse et le conseil de l’Ordre régional.
4.04 La trésorière
4.04.1 Dépose l'argent et autres valeurs de l'Ordre régional dans toute banque, caisse populaire ou société de fiducie déterminée par résolution du conseil.
4.04.2 Prépare les chèques, traites ou autres effets négociables pour acquitter les dépenses de l'Ordre régional.
4.04.3 Doit acquitter tout compte dans les meilleurs délais suivant la réception de l'état de compte.
4.04.4 Tient régulièrement les livres de comptabilité où sont inscrits les recettes et les déboursés de l'Ordre régional et conserve les pièces justificatives des paiements effectués.
4.04.5 Vérifie les recettes et les dépenses de l'Ordre régional, est dépositaire des livres comptables, est chargée des relations avec la firme comptable choisie à l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional.
4.04.6 Présente au conseil les rapports financiers périodiques et annuels.
4.04.7 Explique à l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional le rapport financier dûment vérifié par une firme comptable.
4.04.8 S'occupe des placements financiers selon les résolutions du conseil du Comité des finances.
4.04.9 Préside les comités des finances et fait part au conseil des recommandations du comité, de même que des objectifs poursuivis par le comité.
4.04.10 Signe conjointement avec la présidente les chèques, les contrats et tous documents qui engagent les fonds de l'Ordre régional.
4.04.11 Prépare au début de chaque année le budget de l'Ordre régional.
4.04.12 Contrôle l'application des politiques de remboursement avec le Comité des finances.
4.04.13 Prépare chaque année le rapport financier pour la vérification des livres.
4.04.14 Reçoit du Conseil d’administration de l'Ordre, via la présidente de l'Ordre régional, la quote-part attribuée à l'Ordre régional et la dépose dans les comptes de l'Ordre régional.
4.04.15 S'occupe de la vérification des états financiers par une firme comptable.
4.05 Les conseillères
4.05.1 Partagent les responsabilités de l'administration des affaires et des biens de l'Ordre régional.
4.05.2 Assument toute responsabilité qui leur sont assignée par la présidente du conseil ou le conseil de l'Ordre régional.
4.05.3 Chaque conseillère assume la responsabilité de différents secteurs d'activités qui lui sont assignés par le conseil.
4.05.4 Assurent la liaison entre le conseil et le ou les comités ou groupes de travail dont elles ont la responsabilité, s'il y a lieu.
4.05.5 Transmettent les objectifs et les orientations du conseil de l'Ordre régional dans ses sous régions et dans leur milieu de travail.
5.00 ÉLECTION DES DÉLÉGUÉES AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DE L'ORDRE 5.01 Éligibilité
Est éligible comme déléguée de l'Ordre régional aux assemblées générales de l'Ordre tout membre de l'Ordre régional.
5.02 Renseignements exigés lors d'un avis de convocation aux assemblées générales annuelles de l'Ordre régional
Au moins trente (30) jours avant l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional, la secrétaire joint une lettre à l'avis de convocation contenant :
a) une description du rôle de la déléguée de l'Ordre régional aux assemblées générales de l'Ordre ;
b) une invitation à poser sa candidature ;
c) un bulletin de mise en candidature. Ce bulletin est autant que possible conforme à celui reproduit à l'annexe C.
5.03 Conditions de mise en candidature
Le membre qui désire être déléguée doit transmettre par la poste ou par télécopieur son bulletin de mise en candidature dûment rempli et signé par deux autres membres afin que sa candidature soit reçue au siège social de l'Ordre régional dans le délai fixé par le conseil.
Tout bulletin de mise en candidature pour être déléguée aux assemblées générales de l'Ordre est déclaré nul s'il est reçu après le délai fixé et ce, malgré que la date estampillée par le service postal sur l'enveloppe adressée au siège social de l'Ordre régional puisse être à l'intérieur du délai fixé. Tout bulletin de mise en candidature peut être transmis par télécopieur au plus tard à la date limite.
5.04 Liste des candidatures
La présidente d’élection dresse une liste des candidatures au fur et à mesure qu'elle les reçoit.
5.05 Clôture de la période de mise en candidature
La période de mise en candidature se termine à la fin du délai fixé par le conseil.
5.06 Élection des déléguées par acclamation
Lors de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional, si le nombre de candidates apparaissant sur la liste dressée par la présidente d’élection est inférieur au nombre prévu par la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8, ces candidates sont déclarées élues par acclamation.
5.07 Élection des membres du conseil comme déléguées
Les membres du conseil qui déposent leur bulletin de mise en candidature dans le délai fixé sont nommés d'office comme déléguées.
5.08 Élection des déléguées
Si le nombre de candidates apparaissant sur la liste dressée par la présidente d’élection est supérieur au nombre prévu par la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8, l’assemblée générale doit alors procéder à une élection selon le mode retenu par résolution du conseil.
5.09 La déléguée élue lors de l'Assemblée générale de l'Ordre régional qui est dans l'impossibilité d'assurer sa présence à une Assemblée générale de l'Ordre doit produire son désistement, par écrit, à la secrétaire de l'Ordre régional dans les trente-cinq (35) jours précédant l'Assemblée générale de l'Ordre. Afin de combler le ou les postes de déléguée-s devenu-s vacant-s, il appartient au conseil de l’Ordre régional de nommer des déléguées remplaçantes selon les modalités prévues à l’article 5.10 du présent règlement.
5.10 Si le nombre de déléguées élues est inférieur au nombre prévu par la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8, le conseil peut combler ce nombre parmi les membres de l'Ordre régional.
Cette désignation a lieu lors d'une réunion du conseil qui doit se tenir au moins trente (30) jours avant l'Assemblée générale de l'Ordre.
Les personnes ainsi désignées sont considérées comme des déléguées élues aux assemblées générales de l'Ordre.
6.00 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES ET SPÉCIALES DE L'ORDRE RÉGIONAL 6.01 L'Assemblée générale annuelle et les assemblées générales spéciales de l'Ordre régional sont
tenues au temps et lieu déterminés par le conseil.
6.02 Un avis de convocation à l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional doit être expédié à chaque membre, à sa dernière adresse connue, au moins trente (30) jours avant la date prévue pour la tenue de l'assemblée.
6.03 Une assemblée générale spéciale de l'Ordre régional peut être convoquée en tout temps, sur avis d'au moins cinq (5) jours, par la présidente ou par trois (3) membres du conseil ou sur demande écrite d'au moins vingt-cinq (25) membres de l'Ordre régional.
6.04 L’avis de convocation aux assemblées générales annuelles et spéciales de l'Ordre régional doit indiquer la date, l'heure, l'endroit et la nature des affaires à discuter.
6.05 Le conseil peut, par résolution, édicter les règles de procédures supplémentaires qu’il juge nécessaires pour la bonne marche des délibérations des assemblées générales de l’Ordre régional. La présidente d’assemblée applique les règles prévues et le code Morin est utilisé comme guide de procédure pour les assemblées.
6.06 Au cours de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional, les membres élisent les vérificateurs chargés de vérifier les livres et les comptes de celui-ci, la présidente produit un rapport sur les activités et les états financiers de l'Ordre régional.
6.07 L’Assemblée générale annuelle de l’Ordre régional procède également à l’élection des membres du conseil à tous les deux ans, conformément à la procédure établie à l’article 2.06 du présent règlement.
6.08 L'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional procède également à l'élection des déléguées de l'Ordre régional aux assemblées générales de l'Ordre conformément à la procédure établie à l'article 5 du présent règlement.
6.09 Le quorum des assemblées générales de l'Ordre régional est fixé à dix (10) membres présents.
6.10 Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents.
6.11 Seuls les membres en règle peuvent participer aux délibérations et aux décisions de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional et de toute autre assemblée des membres de l'Ordre régional.
6.12 Lors de la tenue des assemblées générales et spéciales de l'Ordre régional, la présidente ou la secrétaire ou toute autre personne désignée par le conseil, pourra exiger la présentation de l'attestation de l'inscription au Tableau pour l'exercice du droit de vote.
7.00 LES COMITÉS DE L'ORDRE RÉGIONAL 7.01 Dispositions générales
7.01.1 Au sein des divers comités, le conseil doit s'assurer d'une représentation adéquate.
7.01.2 Les décisions des comités et des groupes de travail sont prises à la majorité simple des membres présents.
7.01.3 Chaque comité permanent doit rédiger un procès-verbal à chaque réunion et faire rapport de ses activités au conseil.
7.01.4 Chaque comité permanent doit présenter un rapport de ses activités à l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional.
7.01.5 Chaque comité ad hoc ou groupe de travail doit faire un rapport écrit de ses activités à la présidente du conseil à la fin de son mandat.
7.01.6 La responsable de chaque comité ou groupe de travail est nommée par résolution du conseil.
7.01.7 Les membres des comités ou groupes de travail peuvent inviter à leurs réunions toute personne dont la présence peut être utile au comité ou au groupe de travail.
7.01.8 Tout membre de l'Ordre régional peut faire partie des comités ou groupes de travail formés par le conseil.
7.01.9 Les comités et groupes de travail sont consultatifs et demeurent sous l'autorité du conseil auquel ils formulent des recommandations.
7.01.10 Après trois (3) absences dans la même année, tout membre d'un comité ou groupe de travail est susceptible d'être remplacé.
7.01.11 Le conseil fixe la durée du mandat des membres du comité qui ne peut excéder deux (2) ans. Tout mandat est renouvelable.
7.02 Le conseil forme les comités permanents suivants :
— Comité d’Élection ;
— Comité des Finances ;
— Comité de Soutien financier pour la formation et le perfectionnement ;
— Comité Jeunesse ;
— Comité de Formation ;
— Comité de la Journée internationale de l’infirmière ;
Le conseil peut en outre former tout autre comité qu'il jugera opportun.
7.03 Le conseil peut aussi former tout comité ad hoc qu'il juge nécessaire, pour le temps et avec le mandat déterminés par résolution.
7.04 Le conseil peut aussi favoriser les groupes de travail axés sur une activité ou un projet approuvé par le conseil, pour le temps et avec le mandat déterminés par résolution.
7.05 Comité d’Élection
7.05.1 Buts et fonctions :
a) préparer la liste des candidates mises en candidature ; b) assurer la responsabilité de la bonne marche de l'élection ; c) faire le décompte des votes ;
d) préparer le rapport des élections ;
e) présenter le rapport de la tenue du scrutin aux membres réunis en assemblée générale annuelle.
7.05.2 Le comité comprend trois (3) membres :
a) une présidente nommée par résolution du conseil ;
b) deux (2) membres nommés par résolution du conseil ; ceux-ci agiront comme scrutatrices ;
c) la présidente du comité peut au besoin s'adjoindre des scrutatrices supplémentaires ; d) les membres du comité et s'il y a lieu les scrutatrices supplémentaires ne doivent pas être candidates à aucun poste électif de l'élection où ils assument la présente fonction ;
e) tous les membres du comité sont tenus de respecter le caractère confidentiel des affaires du comité.
7.06 Comité des Finances 7.06.1 Buts et fonctions :
a) assurer une sage utilisation des fonds de l'Ordre régional ; b) recommander au conseil des politiques financières ; c) recommander au conseil les prévisions budgétaires ;
d) examiner les prévisions budgétaires et le coût de fonctionnement des comités ; e) recommander l'affectation de fonds à des projets particuliers ;
f) vérifier le coût de fonctionnement de l'Ordre régional.
7.06.2 Le comité comprend quatre (4) membres :
a) la trésorière de l'Ordre régional agit comme présidente de ce comité ; b) la présidente de l'Ordre régional ;
c) l'ex-présidente et l'ex-trésorière de l'Ordre régional, si possible, ou deux (2) autres membres ayant un goût et des habiletés pour la gestion financière.
7.07 Comité de Soutien financier pour la formation et le perfectionnement 7.07.1 Buts et fonctions :
a) établir des critères d'éligibilité pour l'obtention d'une aide financière pour fins d'études ou activités de perfectionnement devant être recommandés au conseil ;
b) recevoir les demandes d'aide financière ;
c) analyser les demandes, évaluer les ressources financières et vérifier l'éligibilité des candidates ;
d) faire la recommandation des candidates au conseil.
7.07.2 Le comité comprend cinq (5) membres :
a) trois (3) membres nommés par résolution du conseil ;
b) la présidente du comité est membre du conseil de l'Ordre régional ; c) la trésorière de l'Ordre régional siège d'office sur ce comité.
7.07.3 Le quorum des réunions est de trois (3) membres.
7.07.4 Tous les membres du comité sont tenus de respecter le caractère confidentiel des affaires du comité.
7.08 Comité Jeunesse
7.08.1 Buts et fonctions :
a) favoriser l’implication professionnelle des jeunes infirmières de la région afin d’augmenter le dynamisme et la motivation au sein de la profession ;
b) identifier les problématiques particulières aux jeunes infirmières de la région et créer ainsi une cohésion favorisant l’émergence de solutions novatrices ;
c) soutenir les jeunes infirmières de la région en identifiant des activités de soutien, ou en les orientant vers des ressources appropriées ;
d) agir comme agent de changement en favorisant l’implantation de moyens visant à solutionner les problématiques identifiées, en soutenant les initiatives et le développement de la pratique infirmière ;
e) informer le comité Jeunesse provincial des problématiques régionales et des initiatives particulières.
f) présenter un rapport annuel à l’Assemblée générale annuelle de l’Ordre régional.
7.08.2 Le comité comprend dix (10) membres, âgés de 18 à 30 ans : a) dix (10) membres nommés par résolution du conseil ; b) les membres choisissent entre eux la présidente ;
c) la durée du mandat est de deux (2) ans et les membres sont rééligibles.
7.08.3 Le quorum des réunions est de trois (3) membres.
7.08.4 À la demande des présidentes respectives du conseil de l’Ordre régional ou du comité Jeunesse, la présidente du comité Jeunesse peut être invitée à assister à une partie du conseil selon une rubrique à l’ordre du jour.
7.09 Comité de Formation 7.09.1 Buts et fonctions :
a) planifier et organiser des activités sociales et professionnelles rejoignant l’ensemble des membres de la région, quelque soient leur secteur de travail et leur niveau d’expérience ;
b) éveiller et soutenir l’intérêt des membres pour la mise à jour et l’apprentissage des nouvelles connaissances en soins infirmiers ;
c) favoriser le rehaussement de la qualité des soins et services dispensés dans tous les secteurs ;
d) favoriser les échanges sur des thèmes d’intérêt pour l’ensemble des membres de la région ;
e) encourager la diffusion des projets et approches novatrices en soins infirmiers.
7.09.2 Le comité comprend cinq (5) membres :
a) quatre (4) membres nommés par résolution du conseil ;
b) la présidente du comité est membre du conseil de l'Ordre régional.
7.09.3 Le quorum des réunions est de trois (3) membres.
7.10 Comité de la Journée internationale de l’infirmière 7.10.1 Buts et fonctions :
a) planifier et organiser une journée récréative pour souligner la Journée internationale de l’infirmière ;
b) étudier les dossiers, choisir et proposer au conseil une candidate régionale pour le prix Denise-Paul ;
c) faire connaître à l’ensemble des membres les réalisations particulières de la récipiendaire du prix Denise-Paul.
7.10.2 Le comité comprend trois (3) membres :
a) deux (2) membres nommés par résolution du conseil ;
b) la présidente du comité est membre du conseil de l'Ordre régional ;
c) la secrétaire du conseil de l’Ordre régional se joint au comité pour l’étude et la sélection de la candidate pour le prix Denise-Paul afin de faire le lien, s’il y a lieu, avec le comité ad hoc pour l’étude des candidatures pour l’Insigne du Mérite de l’OIIQ.
7.10.3 Le quorum des réunions est de deux (2) membres.
8.00 DISPOSITIONS FINANCIÈRES
8.01 Le rapport financier dûment vérifié par un comptable doit être remis aux membres au début de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional.
8.02 Les membres de l'Ordre régional réunis en assemblée générale annuelle approuvent par résolution les prévisions budgétaires présentées par le conseil.
9.00 DISPOSITION FINALE
Le présent règlement entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil et remplace tous les règlements de l'Ordre régional en vigueur avant cette date.
RÈGLEMENT ADOPTÉ PAR LE CONSEIL LE 8 janvier 2008.
ANNEXE « A »
ORDRE RÉGIONAL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS DE L'ESTRIE
BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE pour être membre au conseil de
l’Ordre régional des infirmières et infirmiers de l’Estrie
NOM ET PRÉNOM DE LA CANDIDATE : + NOM DE FAMILLE À LA NAISSANCE : NUMÉRO DU PERMIS D'EXERCICE :
ADRESSE : TÉL. (résidence) :
TÉL. (travail) :
FONCTION : LIEU DE TRAVAIL :
NOM DE DEUX MEMBRES PROPOSANT ET APPUYANT LA CANDIDATURE
1.NOM : NO DU PERMIS D'EXERCICE :
ADRESSE :
SIGNATURE :
2.NOM : NO DU PERMIS D'EXERCICE :
ADRESSE :
SIGNATURE :
Je __________________________ accepte librement de poser ma candidature à l'élection du conseil de l'Ordre régional des infirmières et infirmiers de l'Estrie. Si je suis élue, je m'engage à participer aux programmes d'activités de l'Ordre régional et à ceux de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec.
Et j'ai signé à ______________________, ce _____ième jour de __________________.
___________________________________________________________
(signature de la candidate)
Joindre votre curriculum vitae au présent bulletin de mise en candidature.
Ce bulletin doit être reçu au secrétariat de l’Ordre régional au plus tard le ________________ (date), à ________ (heure).
N.B. Tout bulletin de mise en candidature reçu à l’adresse mentionnée après la date limite de réception est nul, même si la date estampillée par le service postal sur l’enveloppe d’expédition est à l’intérieur du délai fixé pour la réception.
ANNEXE « B »
ORDRE RÉGIONAL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS DE L'ESTRIE
BULLETIN DE VOTE
Pour l’élection de _________ membres au conseil de l’Ordre régional (nombre)
Clôture du scrutin a lieu à _________ (heure), le ___________ (jour) ________________ (date)
_____________________________________________
Signature ou initiales de la présidente d'élection N.B. Le nombre maximum de croix, de "x", de
coches ou de traits que vous devez indiquer
est de __________. ______________________________
(nombre) Date
ANNEXE « C »
ORDRE RÉGIONAL DES INFIRMIÈRES ET INFIRMIERS DE L'ESTRIE
BULLETIN DE MISE EN CANDIDATURE
pour être membre déléguée aux assemblées générales de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
NOM ET PRÉNOM DE LA CANDIDATE : + NOM DE FAMILLE À LA NAISSANCE : NUMÉRO DU PERMIS D'EXERCICE :
ADRESSE : TÉL. (résidence) :
TÉL. (travail) : FONCTION :
LIEU DE TRAVAIL :
J'accepte d'être déléguée aux assemblées générales de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec.
____________________________________________________
Signature de la candidate
date : _____________________________________
NOM DE DEUX MEMBRES APPUYANT LA CANDIDATURE
1.NOM : NO DU PERMIS D'EXERCICE :
ADRESSE :
SIGNATURE :
2.NOM : NO DU PERMIS D'EXERCICE :
ADRESSE :
SIGNATURE :
Ce bulletin doit être reçu au secrétariat de l’Ordre régional au plus tard le _____________ (date), à _________ (heure).
N.B. Tout bulletin de mise en candidature reçu à l’adresse mentionnée après la date limite de réception est nul, même si la date estampillée par le service postal sur l’enveloppe d’expédition est à l’intérieur du délai fixé pour la réception.
Word : Règlement de l’ORIIE/Règlement de l’ORIIE/2008 8janvier.doc
1.00 DÉFINITIONS ... 1
2.00 CONSEIL DE L'ORDRE RÉGIONAL ... 2
3.00 DEVOIRS ET POUVOIRS DU CONSEIL ... 7
4.00 LES FONCTIONS ET PRÉROGATIVES PARTICULIÈRES DES MEMBRES DU CONSEIL ... 8
5.00 ÉLECTION DES DÉLÉGUÉES AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DE L'ORDRE... 10
6.00 ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES ET SPÉCIALES DE L'ORDRE RÉGIONAL ... 11
7.00 LES COMITÉS DE L'ORDRE RÉGIONAL ... 12
8.00 DISPOSITIONS FINANCIÈRES ... 15
9.00 DISPOSITION FINALE ... 16
ANNEXE "A" ... 17
ANNEXE "B" ... 18
ANNEXE "C" ... 19
Ordre régional des infirmières et infirmiers de l’Estrie (ORIIE) 375, rue Argyll
Sherbrooke (Québec) J1J 3H5
Téléphone : 819-346-6890 Télécopieur : 819-346-2077
Courrier électronique : oriie.csss-iugs@ssss.gouv.qc.ca
