L'Ordre régional est administré par un conseil de dix (10) membres élus par les membres de l'Ordre régional selon la procédure prévue au présent règlement.
2.02 Condition d'éligibilité
Est éligible au poste de membre du conseil, tout membre de l’Ordre régional.
2.03 Durée du mandat
Les membres du conseil sont élus pour un mandat de quatre (4) ans. Ils sont rééligibles.
2.04 Entrée en fonction
Les membres du conseil entrent en fonction à la clôture de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre qui suit immédiatement leur élection et le demeurent jusqu'à leur décès, démission, remplacement, radiation du Tableau de l'Ordre.
Un membre élu au conseil doit continuer de résider dans le territoire de l’Ordre régional durant toute la durée de son mandat. Il est considéré comme ayant démissionné à compter du moment où il cesse de répondre aux conditions énumérées à l'article 22.1 de la Loi sur les infirmières et les infirmiers, L.R.Q., c. I-8.
2.05 Remise des documents
Tout membre du conseil sortant de charge doit remettre au conseil, sur demande, les documents identifiés par l'Ordre régional dans le délai fixé par le conseil.
2.06 Élection du conseil
2.06.1 Les élections pour la moitié des postes au conseil seront tenues tous les deux ans au moins trente (30) jours avant la tenue de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec. Les membres occupant les postes non en élection assurent la continuité.
2.06.2 Chaque membre de l'Ordre régional a droit de vote pour les fins de l'élection des membres du conseil.
2.06.3 Lors d'une année d'élection, le conseil nomme un membre de l'Ordre régional comme présidente d'élection au plus tard deux (2) mois avant l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional.
La présidente d'élection doit s'adjoindre au moins deux (2) membres de l'Ordre régional afin de l'aider dans l'exercice de ses fonctions et d'agir à titre de scrutatrice. Le choix de ces scrutatrices doit être approuvé par résolution du conseil.
2.06.4 La présidente d'élection est chargée de l'application des procédures et des modalités de l'élection des membres du conseil, des officiers et des déléguées, ainsi que de leur déroulement selon les règles d'une saine démocratie.
2.06.5 La présidente d'élection et les scrutatrices prêtent le serment de discrétion.
2.06.6 Toute décision de la présidente d'élection portant sur l'application ou l'interprétation des procédures ou modalités de l'élection ou relative au déroulement de l'élection est finale et sans discussion.
Si la nature de sa décision est susceptible d'entraîner des dépenses importantes, le conseil doit être consulté.
2.06.7 Au moins trente (30) jours avant la tenue de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional de l'année électorale, la présidente d'élection transmet à chacun des membres de l'Ordre régional un AVIS D'ÉLECTION contenant au moins les éléments d'information suivants :
1. Le mandat de cinq (5) des dix (10) membres actuels du conseil prend fin à la clôture de la prochaine Assemblée générale annuelle de l'Ordre ;
2. Une élection au scrutin secret doit se tenir en conséquence, en vue de combler les postes vacants au conseil ;
3. La période de mise en candidature aux postes de membre du conseil est ouverte ; 4. La date limite de la réception au siège social de l'Ordre régional, des bulletins de
mise en candidature a été fixée au (date limite de la réception des bulletins de mise en candidature) ;
5. La reproduction complète des articles 2.06.8 à 2.06.10.
Un bulletin de mise en candidature est, par la même occasion, transmis à chacun des membres. Ce bulletin est analogue à celui reproduit à l'annexe A.
2.06.8 Proposition des candidates
Les candidates aux postes de membre du conseil sont proposées par un bulletin de mise en candidature signé par la candidate et par deux (2) autres membres de l’Ordre régional et remis à la présidente d'élection à une date fixée par cette dernière.
2.06.9 Délai de réception des mises en candidature au siège social
Tout bulletin de mise en candidature dûment complété et reçu au siège social de l’Ordre régional au plus tard à la date limite de la réception des bulletins de mise en candidature, est réputé remis à la présidente d'élection.
La présidente d'élection s'assure que tout bulletin de mise en candidature qu'elle reçoit a été dûment complété, à défaut de quoi elle doit aviser dès que possible le signataire, du rejet de sa candidature. Si les délais de mise en candidature ne sont pas expirés, les correctifs nécessaires peuvent être apportés sur le bulletin de mise en candidature.
Elle dresse la liste des candidates au fur et à mesure de la réception des bulletins de mise en candidature dûment complétés.
2.06.10 Nullité des bulletins de mise en candidature reçus après la date limite
Tout bulletin de mise en candidature reçu à l'adresse mentionnée après la date limite de réception est nul, même si la date estampillée par le service postal sur l'enveloppe d'expédition est à l'intérieur du délai fixé pour la réception des bulletins de mise en candidature.
Tout bulletin de mise en candidature peut être transmis à la présidente d'élection par télécopieur au plus tard à la date limite.
2.06.11 Élection par acclamation
Le jour suivant la date limite de la réception des bulletins de mise en candidature aux postes de membre du conseil à combler, s'il n'y a que cinq (5) bulletins de mise en candidature dûment complétés ou moins, la présidente d'élection déclare les candidates immédiatement élues. Elles n'entrent toutefois en fonction qu'à la clôture de
l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre.
La présidente d'élection doit en outre faire immédiatement rapport de cette élection par acclamation au conseil.
S'il y a moins de cinq (5) bulletins de mise en candidature dûment complétés, les postes ainsi vacants seront comblés parmi des membres de l'Ordre régional nommés par le conseil lors de sa première réunion suivant l'entrée en fonction des candidates élues.
Les personnes ainsi nommées sont considérées comme membres élus au conseil.
S'il y a plus de cinq (5) bulletins de mise en candidature dûment complétés, la présidente d'élection doit procéder à une élection selon le mode d'élection fixé par résolution du conseil, selon les articles 2.06.12 à 2.06.18 inclus du présent règlement.
2.06.12 Personnes habiles à voter
Seuls peuvent voter les membres de l'Ordre régional.
2.06.13 Tous les bulletins de vote destinés à servir à une élection doivent être analogues à l'exemplaire reproduit à l'annexe B.
Chaque bulletin contient, en marge du nom de chaque candidate, un espace carré réservé à l'exercice de droit de vote.
Il doit y être indiqué clairement le nombre maximum de personnes à élire au moyen de croix, de «X», de coches ou de traits que la votante peut y inscrire lors de l'exercice de son droit de vote.
2.06.14 Pour être valide, chaque bulletin de vote doit avoir été au préalable signé ou initialé par la présidente d'élection dans le coin inférieur droit.
2.06.15 Est nul :
Tout bulletin de vote ne contenant pas la signature de la présidente d'élection dans le coin inférieur droit ;
Tout bulletin de vote sur lequel il est inscrit plus de votes qu'il y a de postes à combler au conseil ;
Tout bulletin de vote sur lequel la volonté de la votante n'est pas clairement exprimée ;
2.06.16 Le membre exprime son vote en inscrivant une croix, un «X», une coche ou un trait sur le bulletin de vote dans un ou plusieurs carrés réservés à l'exercice du droit de vote, selon le nombre de postes à combler.
2.06.17 Pour l'élection tenue lors de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional : 1. Tous les membres de l'Ordre régional qui désirent se prévaloir de leur droit de vote
se rendent au lieu de l'Assemblée générale annuelle.
2. La présidente d'élection explique aux membres le déroulement de l'élection et les informe des particularités prévues au présent article.
3. La scrutatrice vérifie si le membre votant est membre de l’Ordre régional et lui remet un bulletin de vote conforme à l'exemplaire reproduit à l'annexe "B".
4. Chaque membre dépose son bulletin de vote dans une boîte de scrutin en présence d'une scrutatrice.
5. Les boîtes de scrutins sont scellées par la présidente d'élection en présence des scrutatrices et demeurent sous la responsabilité de la présidente d'élection jusqu'au dépouillement du vote.
6. Le dépouillement du vote se fait par la présidente d'élection, en présence des scrutatrices.
En cas d'égalité des voix, pour le dernier poste à remplir, un tirage au sort détermine laquelle des candidates est élue.
7. La présidente d'élection dresse immédiatement un rapport des résultats de l'élection et en informe l'assemblée générale.
Le résultat des élections contenu dans ce rapport est présenté par ordre alphabétique pour les candidates élues.
8. La présidente d'élection présente aux membres réunis en Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional les membres du conseil.
9. La présidente d'élection dépose un rapport de ses activités au conseil, après la tenue de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre régional.
2.06.18 Destruction des bulletins de vote
La présidente d'élection demande une résolution pour la destruction des bulletins de vote.
2.07 Réunion extraordinaire pour l'élection des officiers
Après l'élection et au moins trente (30) jours avant l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre, la présidente d'élection convoque à une réunion extraordinaire tous les membres élus, anciens et nouveaux, qui formeront à la clôture de ladite assemblée, le conseil, en vue de procéder à l'élection des officiers, en l’occurrence la présidente, la vice-présidente, la trésorière et la secrétaire.
Conformément aux modalités fixées par le conseil, l'élection de la présidente, de la vice-présidente, de la trésorière et de la secrétaire se fait par voie de mise en candidature et par vote secret et ce, pour chacun des postes parmi les membres convoqués.
La présidente, la vice-présidente, la trésorière et la secrétaire entrent en fonction, pour des mandats de deux (2) ans, à la clôture de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre qui suit immédiatement leur élection et le demeurent jusqu'à leur décès, démission, remplacement, radiation du Tableau de l'Ordre.
2.08 Élection de l'administratrice au Conseil d’administration de l'Ordre
2.08.1 Au cours de la réunion extraordinaire prévue à l'article 2.07, la présidente d'élection doit également procéder à l'élection de l'administratrice représentant l'Ordre régional au Conseil d’administration de l'Ordre.
2.08.2 Le nombre d'administratrices à élire au Conseil d’administration de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec par l'Ordre régional des infirmières et infirmiers de l'Estrie est fixé par le Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins de la représentation au Conseil d’administration de l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, (1996) 128 G.O. II, 1469.
2.08.3 L'administratrice est élue par le conseil parmi ses membres et ceci à tous les deux (2) ans.
2.09 Vacance au sein du conseil
Toute vacance à un poste de membre du conseil peut être comblée par une nomination par vote majoritaire des membres du conseil. Le mandat de la personne ainsi élue se termine à l'expiration de celui de la personne qu'elle remplace.
Toute vacance à un poste d'officier du conseil est comblée au moyen d'une nomination par vote majoritaire des membres du conseil. Le mandat de l'officier ainsi élu se termine à la clôture de l'Assemblée générale annuelle de l'Ordre qui suit sa date d’entrée en fonction.
Ces membres sortant de charge sont rééligibles.
2.10 Absence au conseil
Un membre du conseil qui, au cours d'une même année financière, est absent à trois (3) réunions consécutives, est réputé avoir démissionné du conseil à la clôture de la troisième réunion et son poste devient vacant dès ce moment.
Le membre concerné doit avoir été avisé par la secrétaire du conseil de son statut de membre démissionnaire avant que le conseil ne procède à la nomination prévue à l'article 2.09. La secrétaire lui donnera la possibilité de justifier par écrit, dans les délais fixés par le conseil, les motifs de ses absences.
Les membres du conseil peuvent alors reconsidérer le statut du membre démissionnaire et, par résolution, le réintégrer au sein du conseil, à leur entière discrétion.
2.11 Nombre minimum de réunions
Le conseil doit se réunir au moins six (6) fois par année.
2.12 Quorum
Le quorum du conseil est formé de la majorité des membres. Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents.
Les membres présents sont tenus de voter, sauf motif de récusation jugé suffisant par la présidente.
Au cas d'égalité des voix, la présidente donne un vote prépondérant.
2.13 Réunions
Toute réunion ordinaire du conseil est convoquée par la présidente du conseil ou par la secrétaire à la demande de la présidente par avis de convocation transmis aux membres du conseil au moins quinze (15) jours avant la tenue de la réunion.
Toute réunion extraordinaire du conseil est convoquée par la présidente du conseil ou par la secrétaire à la demande de la présidente ou de trois autres membres du conseil par avis de convocation transmis aux membres du conseil au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue de la réunion. Cependant, si tous les membres du conseil y consentent, l’avis de convocation peut être transmis dans un délai plus court.
2.14 Procès-verbaux
Les procès-verbaux des réunions du conseil sont dressés par la secrétaire. Ils sont approuvés par le conseil, signés par la présidente et la secrétaire et déposés au registre des procès-verbaux de l'Ordre régional. Les procès-verbaux sont conservés au siège social de l'Ordre régional. La secrétaire en assure la garde.
2.15 Droit d'assistance aux réunions du conseil
Seuls les membres de l'Ordre régional ont le droit d'assister à une réunion du conseil, à moins que le conseil en décide autrement.
Sur décision du conseil, une période de questions peut être accordée à tout membre qui en fait la demande.
2.16 Sceau de l'Ordre régional
Le sceau de l'Ordre régional, dont l'empreinte inscrit les mots «Ordre régional des infirmières et infirmiers de l'Estrie» est conservé au siège social. La secrétaire en assure la garde et contrôle son utilisation.
2.17 Conservation des archives
Les documents appartenant à l'Ordre régional seront conservés pour une période d'au moins cinq (5) ans, sauf pour les procès-verbaux qui doivent demeurer aux archives.
Le conseil de l'Ordre régional décide de la disposition des documents périmés en conformité avec le calendrier de conservation des documents des ordres régionaux produit par le Service des archives de l'Ordre.
3.00 DEVOIRS ET POUVOIRS DU CONSEIL