Expert CDD – Gestionnaire de dossiers (niveau B) (h/f/x) pour la Direction Générale de l’Organisation Judiciaire
CONTENU DE LA FONCTION Raison d'être de la fonction
Traiter ou préparer sur le plan du contenu du dossier ou d’une ou plusieurs étapes consécutives du dossier, les dossiers d’inscription ou de réinscription au registre national des experts judiciaires et traducteurs - interprètes jurés, les dossiers de demande d’agrément ou de dispense de formation ou les dossiers de plainte et fournir un soutien administratif et logistique à la commission d’agrément
afin de
contribuer au bon fonctionnement du registre national des experts judiciaires et traducteurs-interprètes jurés et garantir un traitement des dossiers et une prise de décision en accord avec la réglementation en vigueur en la matière.
Finalité de la fonction
En tant que
gestionnaire de dossier
traiter de façon autonome la préparation et le suivi administratif des dossiers soumis à la chambre francophone de la commission d’agrément compétente pour les experts judiciaires, les traducteurs et interprètes jurés
afin de
permettre à la commission de formuler un avis circonstancié dans les dossiers qui lui sont soumis et au Ministre de la justice ou au fonctionnaire délégué par lui, de prendre une décision motivée dans ces dossiers
Exemples de tâches
• Exécuter les étapes prévues du dossier en suivant la réglementation ou la procédure déterminée
• Tenir à jour les outils de gestion (tableaux en Excel)
• Rédiger des propositions d’avis pour la commission
• Suivre la procédure à laquelle est soumis le dossier
• Vérifier si l'information dans le dossier est complète, correcte, consistante et cohérente, recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources et compléter les dossiers
• Surveiller et contrôler les données techniques et/ou financières des dossiers
• Déterminer la réglementation ou la procédure à laquelle est soumis le dossier
• Préparer les arrêtés ministériels
• Communiquer la décision du ministre aux intéressés
En tant que
gestionnaire de dossier
analyser les dossiers complexes relatifs aux plaintes ou aux demandes d’agrément de formation ou de dispense de formation et déterminer la procédure à suivre
afin de
disposer de tous les éléments en vue d’une décision administrative ou une soumission du dossier, pour discussion et avis, à la commission d’agrément
Exemples de tâches
• Analyser le dossier et la réglementation à appliquer
• Déterminer la procédure à laquelle doit être soumis le dossier
• Rédiger une proposition de décision
• Exécuter ou faire exécuter les décisions prises
En tant que
secrétaire de la commission d’agrément
Apporter un soutien administratif et organisationnel à la commission d’agrément pour la préparation des séances, la rédaction des PV d’audience et le suivi des avis émis
afin de
garantir sur le plan organisationnel que la commission d’agrément puisse exécuter ses missions conformément à la loi.
Exemples de tâches
• Elaborer un planning des réunions
• Préparer et organiser les réunions de la chambre francophone de la commission (Gérer l’agenda, envoyer les invitations ou convocations aux parties concernées, réserver la salle et mettre à disposition les fournitures nécessaires, préparer et mette à disposition les dossiers et autres documents destinés à la commission)
• assister aux réunions et en rédiger les procès-verbaux
• Rédiger les courriers nécessaires
• assurer le suivi des procès-verbaux et de tous les autres actes et décisions de la commission
En tant que
Soutien administratif
Apporter un soutien administratif et organisationnel aux supérieurs hiérarchiques pour la bonne gestion du registre
afin de
faciliter le travail du supérieur hiérarchique, la gestion et l’organisation du service et veiller à une utilisation correcte de l’application informatique
Exemples de tâches
• préparer divers documents (courriers électroniques, lettres, rapports, etc.) et les modifier et / ou les vérifier sur la base des directives applicables et des instructions spécifiques.
• Rédiger des courriers standards ou personnalisés pour le(s) supérieur(s) hiérarchique(s), fournir des travaux de dactylographie soignés (ex rédiger divers courrier destinés aux clients ou aux organismes formateurs)
• Etablir des lettres types et des lettres personnalisées pour le service
• Rédiger les PV des réunions
• assurer le suivi de l’utilisation de la base de données, vérifier son utilisation, analyser et corriger les erreurs d’utilisation
En tant que
personne de contact et d’accueil
Donner des renseignements et répondre à un large éventail de questions ou de plaintes des clients
internes ou externes concernant les dossiers appartenant à un des domaines de compétence du service du registre national des experts judiciaires et des traducteurs et interprètes jurés
afin de
leur fournir des informations complètes au sujet du dossier et de proposer une réponse adaptée à la question ou à la plainte.
Exemples de tâches
• Recevoir les questions ou les plaintes, en examiner la nature et recueillir des informations additionnelles
• Traiter les questions, les plaintes et les litiges en suivant les procédures ou règles établies
• Transmettre au supérieur hiérarchique les questions ou les plaintes qui requièrent une analyse de contenu approfondie pour déterminer la réponse adéquate
En tant que
gestionnaire de données et/ou de documentation
assurer le suivi administratif et le classement des dossiers de la compétence du service du registre national des experts judicaires et des traducteurs et interprètes jurés
afin de
mettre à la disposition du service des informations structurées nécessaires à la bonne gestion et au suivi des dossiers et autres documents, simplifier et de faciliter l’accès, l’utilisation et l’exploitation ultérieure des données, documents et informations
Exemples de tâches
• Ranger les dossiers et/ou les documents suivant les principes de la classification
• Ordonner des données et les classer dans les catégories de la banque de données papier et électronique
• Tenir à jour les fichiers comptables, documents justificatifs ou inventaire
• Analyser et contrôler les données introduites ou à introduire
• Utiliser les outils de gestion / Créer des rapports et des listes sur base des outils de gestion
• Veiller à l’accessibilité du classement (apporter des étiquettes, table des matières, …)
• Etablir et mettre à jour des manuels d’utilisateur En tant que
coordinateur
Surveiller l’exécution qualitative des tâches administratives ou opérationnelles afin de
garantir le bon déroulement des activités du service
Exemples de tâches
• Transmettre les instructions concrètes, les missions ou les responsabilités aux collaborateurs directs
• Résoudre les problèmes que les collaborateurs ne peuvent pas résoudre eux-mêmes
• Elaborer, (faire) exécuter et assurer le suivi du planning de travail par les collaborateurs
• Surveiller l’exécution correcte des tâches et veiller à la bonne application des procédures et règlements en vigueur
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui Quelle information Sous quelle forme Avec quelle fréquence
Clients demandes complexes Mails, courriers, base de
données, téléphones quotidien
Conseiller
Instructions, procédures, questions concrètes, informations et avis oraux et écrits
Notes structurées, directives
claires, informations orales, mails quotidien
Attaché Instructions, questions, informations et avis oraux et écrits, dossiers
Par contact personnel, téléphone,
courrier, e-mail, chaque jour Autres membres du
personnel Instructions, demandes simples Directives, questions ad hoc,
informations orales, mails quotidien Commission
agrément procédures, agenda, avis Mails mensuel
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui Quelle information Sous quelle forme Avec quelle fréquence Conseiller
Dossiers concrets, proposition de solution aux questions posées, réponses et avis écrits et oraux ; dossiers traités
Structurée, standardisée, Intranet, par téléphone, courrier, e-mail, contact personnel ; comme dossier
quotidien
Attaché questions, informations et avis oraux et écrits, dossiers traités
Par contact personnel, téléphone,
courrier, e-mail, comme dossier Chaque jour Autres membres
du personnel
Réponses ad hoc, état de la situation des dossiers
Problèmes concrets résolus, réponses
aux questions quotidien
Clients Réponses ad hoc, état de la situation des
dossiers, procédure, décisions, Mails, courriers, téléphones quotidien Commission
agrément
PROFIL
Etes-vous une personne qui :
• Analyse de manière ciblée les données et juge d'un œil critique l'information ?
• Traite et résout les problèmes de manière autonome, cherche des alternatives et met en œuvre les solutions ?
• Accompagne les autres, sert de modèle et les soutient dans leur fonctionnement quotidien ?
• Crée et améliore l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues ?
• Accompagne des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournit un service personnalisé et entretient des contacts constructifs ?
• Adopte une attitude souple face aux changements, et s'adapte aux circonstances changeantes et à des situations variées ?
• Planifie et gère de manière active son propre développement en fonction de ses possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances ?
• S'implique et démontre de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises ?
Avez-vous la connaissance et l’expérience :
• Loi du 10 avril 2014 modifiant diverses dispositions en vue d’établir un registre national des experts judiciaires et établissant un registre national des traducteurs, interprètes et traducteurs- interprètes jurés
•
Loi du 19 avril 2017 modifiant le Code d’instruction criminelle, le Code judiciaire et la loi du 10 avril 2014 modifiant diverses dispositions en vue d’établir un registre national des experts judiciaires et établissant un registre national des traducteurs, interprètes et traducteurs- interprètes jurés•
Loi du MAI 2019. - Loi portant dispositions diverses en matière d'information de la Justice, de modernisation du statut des juges consulaires et relativement à la banque des actes notariés (TITRE 6. - Modifications au registre national des experts judiciaires et au registre national des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés)•
Code judiciaire, deuxième partie du Code judiciaire, "Livre V. Des experts judiciaires et des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés.", articles 555/6 à 555/16.• Arrêté royal du 25 avril 2017 fixant le code de déontologie des experts judiciaires en application de l’article 991quater, 7°, du Code judiciaire
• Arrêté royal du 18 avril 2017 fixant le code de déontologie des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés désignés en application de la loi du 10 avril 2014 modifiant diverses dispositions en vue d’établir un registre national des experts judiciaires et établissant un registre national des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés
• Arrêté royal du 30 mars 2018 relatif aux formations juridiques visées à l’article 25 de la loi du 10 avril 2014 et visées à l’article 991 octies,2°, du Code judiciaire
• Arrêté ministériel du 15 JUIN 2018 accordant délégation de pouvoir en matière de registre national des experts judiciaires, des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés à certains agents du Service public fédéral Justice
• Arrêté royal du 23 septembre 2018 établissant la composition et le fonctionnement de la
commission d’agrément compétente pour les experts judiciaires, les traducteurs, les interprètes et les traducteurs-interprètes jurés et la contribution aux frais d’inscription
Atouts
• Une expérience significative dans le domaine administratif et juridique représente un atout qui pourrait être prépondérant en fonction du nombre de candidatures reçues.
• Connaissance du fonctionnement de l’organisation judiciaire
• Etre disponible immédiatement
• Connaissance du néerlandais EMPLOYEUR
Vous ferez partie du service casier judiciaire central de la Direction Générale de l’Organisation Judiciaire.
La Direction Générale Organisation Judiciaire faisant partie du SPF Justice fournit de manière active les connaissances et les informations stratégiques afin de préparer et de soutenir l'Ordre judiciaire dans son aspiration à concrétiser sa gestion autonome. La DGOJ fournit des concepts afin de réaliser dans tous les domaines tant la gestion autonome que la gestion commune des collèges et des comités de direction. La DGOJ modernise la gestion des frais de justice et le casier judiciaire.
La DGOJ est un prestataire de services privilégié de l'Ordre judiciaire. Elle est le secrétariat social pour tout ce qui a trait aux matières P&O. Elle est le support et l'expert logistiques dans les matières communes. Elle
participe à la gestion d'une agence des frais de justice. Elle apporte de l'expertise dans les matières gérées en commun. La DGOJ soutient le ministre dans l'élaboration et le suivi des contrats de gestion du ministre avec le Collège du siège et celui du ministère public.
OFFRE
Vous serez engagé en tant qu’Expert gestionnaire de dossier (NBI1) sur base d’un contrat à durée déterminée de 6 mois qui pourrait être prolongé.
Echelle de traitement NBI1 (minimum 17.274€ - maximum 24.696€ annuel brut, suivant l’ancienneté, à indexer).
Une expérience professionnelle pertinente peut être prise en compte pour l’ancienneté pécuniaire.
Pour plus d’informations: www.fedweb.be Avantages
• Minimum 26 jours de congé
• Transport en commun gratuit pour le trajet domicile - lieu de travail Possibilité d’une indemnité bicyclette
• Possibilité de suivre des formations
• Carte Fed+
• Assurance hospitalisation avantageuse
POSTULER
Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 1er janvier 2021 inclus.
Vous correspondez au profil et vous souhaitez postulez ?
Vous pouvez poser votre candidature en envoyant une lettre de motivation, votre CV et une copie de votre diplôme à hrm.bxl@just.fgov.be en mentionnant la référence « BGG2020007 - Expert gestionnaire de dossiers - DGOJ
Une expérience significative dans le domaine administratif et juridique représente un atout qui pourrait être prépondérant en fonction du nombre de candidatures reçues.
La description de fonction complète peut être obtenue sur simple demande à hrm.bxl@just.fgov.be
PROCEDURE DE SELECTION La procédure de sélection consiste en :
- Une présélection sur base du curriculum vitae peut avoir lieu si le nombre de candidatures est trop élevé.
- La concordance du profil du candidat avec les exigences spécifiques de la fonction ainsi que sa motivation, l'intérêt et l'affinité avec le domaine sera évaluée lors d’un entretien qui peut être précédé éventuellement d’une épreuve écrite
- Le minimum requis pour réussir cette sélection est de 60%.
- Les lauréats non recrutés seront repris dans une réserve de recrutement pour une durée d’un an.
- Lieu de la sélection: Bruxelles
DONNEES DE CONTACT
Plus d’info sur la fonction et la procédure de sélection ? Gilles GOFFIN, attaché en sélection
hrm.bxl@just.fgov.be
