Comment puis-je enregistrer mes décomptes horaires?
Étape 1: Enregistrer votre feuille de temps sur une base hebdomadaire
Il y a 3 façons d’enregistrer votre feuille de temps, en fonction de voter régime de travail:
Manière 1: régime standard (travail en journée, pas de shift) Manière 2: régime standard et en shift en alternance
Manière 3: régime en shift exclusivement
Manière 1 (recommandée si vous travaillez dans un régime standard de jour)
▪ Cliquez sur l’icône Décompte horaire en haut de la page pour obtenir un aperçu de toutes vos feuilles de temps enregistrées
▪ Cliquez sur l’icône du filtre et définissez les critères de filtrage suivants : o Ressource: "utilisateur actuel"
o Période de temps: “semaine”
o Période de travail: choix entre jour ouvrable ou jour de semaine o Sélectionnez la date ou cochez "date actuelle"
o Mode de consultation: choix entre affichage simple et affichage sous forme d’arborescence
▪ Remplissez les jours de la semaine suivante en indiquant le nombre d'heures travaillées dans les cases correspondantes
o Double-cliquez sur une case pour ajouter (si
nécessaire) dans la fenêtre pop-up des informations supplémentaires relatives à ce jour.
Manière 2 (recommandée si vous combinez un régime standard de jour et de shifts)
▪ Cliquez sur l’icône Décompte horaire en haut de la page pour obtenir un aperçu de toutes vos feuilles de temps enregistrées
▪ Cliquez sur l’icône du filtre et définissez les critères de filtrage suivants : o Ressource: "utilisateur actuel"
o Période de temps: “semaine”
o Période de travail: choix entre jour ouvrable ou jour de semaine o Sélectionnez la date ou cochez "date actuelle"
o Mode de consultation: choix entre affichage simple et affichage sous forme d’arborescence
1) Encodage des heures en régime standard de jour = même que manière 1 (voir ci-dessus) Important: encodez les heures sur la première ligne/tâches (ligne avec nom du projet et les dates), et pas sur la ligne “shift”. Ne saisissez JAMAIS d’heure de START et STOP pour les jours en régime standard
2) Encodage des heures en shift
▪ Encodez les heures sur la deuxièmes ligne/tâche, (ligne shift). Saissez TOUJOURS une heure de START et de STOP, en double cliquant sur le champ de saisie
Manière 3 (recommandée si vous travaillez toujours en shift)
▪ Cliquez sur la flèche à côté de l'icône Feuille de temps en haut et sélectionnez "Calendrier"
▪ Cliquez sur l'icône du filtre et définissez les critères de filtrage suivants:
o Ressource: “utilisateur actuel”
o Période de temps: "Semaine” ou “mois”
o Période de travail: choix entre jour ouvrable ou jour de semaine o Échelle de jour: régler "0 à 24"
o Cochez la date actuelle pour aller directement à cette semaine
▪ Tracez une “barre” en cliquant sur votre heure de start et en la tirant jusqu’à votre heure de stop pour ajouter une nouvelle prestation. (Possibilité de copier/coller la “barre” sur les autres jours de la semaine avec clic droit). S’ouvre en suite une fenêtre:
o Ressource: sélectionnez votre nom
o Client: sélectionnez le client pour lequel vous enregistrez cette feuille de temps o Projet: sélectionnez le projet pour lequel vous enregistrez cette feuille de temps o Tâche: sélectionnez la tâche correcte
o Statut: “Ouvert”
Complétez les jours suivants de la semaine en dessinant une nouvelle barre OU en copiant et collant votre barre actuelle (bouton droit de la souris: copier)
o Double-cliquez sur une barre pour ajouter (si nécessaire) des informations supplémentaires relatives à ce jour dans la fenêtre pop-up
Situation spécifique: kilomètres
Enregistrez les kilomètres sur votre timesheet uniquement s'ils peuvent être facturés au client mais que vous ne devez pas être remboursé pour cela (par exemple, vous avez conduit votre voiture de société). Si le coût des kilomètres doit vous être remboursé, ne les enregistrez pas sur votre feuille de temps, mais présentez-les comme une dépense (voir manuel: Mes coûts).
Situation spécifique: stand-by et interventions pendant votre stand-by
Stand-by: double-cliquez sur le champ de saisie des heures prestées et cochez la case stand-by.
Dans la case notes externes vous spécifiez les jours de la semaine pour lesquels vous êtes en stand-by.
Ex: notes externes > “stand-by du lundi 2/3 au vendredi 6/3”.
Interventions pendant votre stand-by
Avez-vous effectué une intervention pendant votre période de stand-by? Enregistrez le nombre d'heures sur le même projet, mais sur la ligne de tâche "Standby intervention".
Situation spécifique: formation
Suivez-vous un cours de formation pendant les heures d'un projet (et pouvons-nous facturer ce temps au client comme temps travaillé)? Il suffit d'enregistrer ces heures comme du temps de travail sur votre feuille de temps. Vous suivez une formation en dehors des heures de votre projet?
Ajoutez une demande d'absence de type "formation" (voir manuel "Mes congés")
Vous ne savez pas dans quelle rubrique s'inscrit votre formation? Parlez-en à votre talent manager.
Étape 2: Au plus tard le dernier jour ouvrable du mois:
Confirmez vos heures saisies (statut = confirmé)
Vous ne pouvez plus effectuer de modifications pour ce mois.
Étape 3: Générez votre feuille de temps et faites-la signer par votre hiring manager Nous avons 2 situations différentes ici :
1. Vous travaillez uniquement avec une feuille de temps Pauwels (Ionbiz)
2. Vous devez également remplir une feuille de temps du client (p. ex. Fieldglass, Netive, etc)
En fonction de votre situation, suivez les étapes ci-dessous :
Situation 1 : Feuille de temps Pauwels
Attention: votre feuille de temps doit être confirmée avant que vous puissiez le générez.
▪ Cliquez sur la flèche à côté de l'icône Feuille de temps en haut et sélectionnez “Mon décompte horaire”
▪ Définissez les critères de filtrage suivants:
o Projet: sélectionnez le projet pour lequel vous souhaitez imprimer cette feuille de temps
Si vous avez différents projets actifs au même moment, faites attention de générer une feuille de temps par projet en sélectionnant le projet pour lequel vous souhaitez générer la feuille de temps et la tâche liée à ce projet.
o De - À: indiquez une date de début et de fin
o Langue: entrez la langue dans laquelle vous voulez générez votre feuille de temps o Insérer des valeurs nulles : "Valeurs nulles"
o Scinder par projet : "Oui"
o Inclure les congés: "Oui" (donc il est clair que vous étiez absent ces jours-là; uniquement pour les employés)
▪ Sélectionnez “générer” pour générer la feuille de temps
▪ Cliquez sur l'icône PDF pour générer votre feuille de temps et laissez votre hiring manager le signer (sur papier ou électroniquement)
Situation 2 : Feuille de temps du client
Générez un rapport de vos heures enregistrées, y compris l'approbation de votre hiring manager, à partir du système du client (consultez le manuel du système pour savoir comment faire). Vous n'avez pas besoin de le générer à partir de Ionbiz.
Étape 4:
Téléchargez votre feuille de temps dessinée vers Ionbiz*
▪ Cliquez sur Projets pour obtenir une vue d'ensemble de tous vos projets
▪ Cliquez sur le nom du projet pour l'ouvrir
o Note: notez qui est votre "superviseur" (voir plus loin)
▪ Dans votre projet → allez dans l'onglet "Pièces jointes"
o Nommez votre document en respectant la convention suivante:
› “AAAA-MM Nom Prénom" (date du mois d'exécution)
› Par exemple, le 1/06/2021, je télécharge mon timesheet de mai avec le nom "2021-05 Pauwels Bert"
› En cas de plusieurs feuilles de temps pendant 1 mois (ex : 1 feuille par semaine) vous nommés les feuille de temps de la manière suivante :
› "AAAA-MM Nom Prénom– 1er partie" (date du mois d'exécution)
› "AAAA-MM Nom Prénom–2ièmer partie" (date du mois d'exécution)
› Exemple : le 1/06/2021, je télécharge la première partie de mon timesheet de mai avec le nom "2021- 05 Pauwels Bert 1er partie". La deuxième partie de mon timesheet du mois de mai aura le nom "2021- 05 Pauwels Bert 2ième partie".
!! Respecter cette convention est essentiel pour garantir un traitement efficace de votre timesheet !!
o Cliquez sur "glisser le fichier ici ou télécharger" pour télécharger votre timesheet signée
▪ Enfin, allez dans l'onglet "Notes"
o Créez une nouvelle note pour communiquer à votre superviseur que vous avez téléchargé votre feuille de temps
o Marquez votre superviseur dans la case "@"
o Cliquez sur PUBLIER
o Votre superviseur recevra une notification pour traiter votre feuille de temps signée
Remarque: il est aussi possible de télécharger un courriel dans lequel votre hiring manager donne son accord pour les heures travaillées (en même temps que l'exportation de votre timesheet - voir l'étape 3).
Nous ne pouvons l'accepter que si le mail mentionne le nombre exact d'heures de la timesheet.
Par exemple:
o Votre courriel : "Cher responsable du recrutement, pouvez-vous approuver ma feuille de temps (ci- jointes) de juin pour les 160 heures travaillées?"
o La réponse du hiring manager: " Ci-joint mon approbation de votre feuille de temps de juin pour 160 heures travaillées ".
