VILLE DE LYON
(Direction des Assemblées)
2017/2761
Gestion des assemblées délibérantes - Dématérialisation des dossiers de séances Direction des Assemblées
Rapporteur : M. CORAZZOL Guy
SEANCE DU 16 JANVIER 2017
COMPTE RENDU AFFICHE LE : 18 JANVIER 2017
DATE DE CONVOCATION DU CONSEIL MUNICIPAL : 9 JANVIER 2017
NOMBRE DE CONSEILLERS MUNICIPAUX EN EXERCICE AU JOUR DE LA SEANCE : 73 RECU AU CONTRÔLE DE LEGALITE LE : 20 JANVIER 2017
DELIBERATION AFFICHEE LE : 25 JANVIER 2017
PRESIDENT : M. COLLOMB Gérard SECRETAIRE ELU : Mme HAJRI Mina
PRESENTS : M. COLLOMB, M. KEPENEKIAN, Mme BRUGNERA, M. SECHERESSE, Mme AIT MATEN, M. BRUMM, Mme GAY, M. CORAZZOL, Mme BOUZERDA, M. GIORDANO, Mme CONDEMINE, M.
CLAISSE, Mme DOGNIN-SAUZE, M. DURAND, Mme REYNAUD, M. LE FAOU, Mme RIVOIRE, Mme RABATEL, M. CUCHERAT, Mme BESSON, M. GRABER, M. DAVID, Mme NACHURY, M. FENECH, Mme LEVY, M. BLACHE, Mme BALAS, M. LAFOND, Mme ROUX de BEZIEUX, Mme SERVIEN, Mme BLEY, M. PHILIP, Mme CHEVALLIER, Mme ROLLAND-VANNINI, M. MALESKI, M. KISMOUNE, Mme PICOT, M. BRAILLARD, M. BERAT, M. TOURAINE, M. COULON, Mme FONDEUR, M. PELAEZ, M. LEVY, Mme HOBERT, Mme FAURIE-GAUTHIER, M. RUDIGOZ, Mme MANOUKIAN, M. JULIEN-LAFERRIERE, Mme HAJRI, Mme SANGOUARD, M. HAVARD, M. TETE, M. KIMELFELD, Mme PALOMINO, M. GEOURJON, Mme TAZDAIT, M. GUILLAND, Mme de LAVERNEE, M. ROYER, M. BROLIQUIER, Mme BAUGUIL, M.
HAMELIN, Mme PERRIN-GILBERT, Mme GRANJON, M. REMY, M. BOUDOT, Mme MADELEINE, Mme BAUME
ABSENTS EXCUSES ET DEPÔTS DE POUVOIRS : Mme FRIH (pouvoir à Mme HAJRI), Mme BERRA (pouvoir à Mme SANGOUARD), Mme BURILLON (pouvoir à Mme CONDEMINE), M. BERNARD (pouvoir à M. COULON)
ABSENTS NON EXCUSES :
2017/2761 GESTION DES ASSEMBLEES DELIBERANTES - DEMATERIALISATION DES DOSSIERS DE SEANCES (DIRECTION DES ASSEMBLÉES)
Le Conseil Municipal,
Vu le rapport en date du 5 janvier 2017 par lequel M. le Maire expose ce qui suit :
I - Définition du projet 1- Périmètre
Ce projet consiste à transmettre aux élus de la Ville de Lyon, les convocations et les dossiers de séances des commissions thématiques, Conseils d’arrondissement et du Conseil municipal de Lyon, par voie électronique.
2- Objectifs
Ce projet s’inscrit dans une démarche générale de modernisation de l’administration, de réduction des coûts et de développement durable (économiser a minima de l’ordre de 5,6 tonnes de papier par an) tout en cherchant à faciliter le travail quotidien des élus.
En outre, il nécessite de rechercher l’adhésion des élus et d’éviter la redondance des équipements. C’est pourquoi, lorsque l’élu dispose de matériel personnel ou mis à disposition par une autre collectivité, le dispositif de dématérialisation proposé par la Ville de Lyon est compatible avec ce matériel.
3- Cadre juridique
L’article L 2121-10 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) dispose que « Toute convocation est faite par le maire. Elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée. Elle est adressée par écrit, au domicile des conseillers municipaux ou, s'ils en font la demande, envoyée à une autre adresse ou transmise de manière dématérialisée. ».
En outre, aux termes de l’article L 2121-13-1 du CGCT : « […] Afin de permettre l'échange d'informations sur les affaires relevant de ses compétences, la commune peut, dans les conditions définies par son assemblée délibérante, mettre à disposition de ses membres élus, à titre individuel, les moyens informatiques et de télécommunications nécessaires. […] ».
Ces dispositions sont reprises à l’article 4 du Règlement intérieur du Conseil municipal adopté par délibération n° 2014-503 du 22 septembre 2014 qui prévoit les dispositions suivantes :
« […]
Toute convocation est faite par le maire.
La convocation est accompagnée de l’ordre du jour et des rapports y afférents.
Elle est adressée aux conseillers par écrit, sous quelque forme que ce soit, à leur domicile ou à l’adresse d’expédition spécifiée par écrit par le conseiller à la direction des assemblées.
Elle pourra être adressée par voie dématérialisée sous réserve de la politique d’équipement en moyens informatiques définie par le conseil municipal et de la mise en œuvre d’un dispositif électronique de convocation permettant la traçabilité des envois.
[…] »
Par ailleurs, conformément à l’article L 2511-10 CGCT, en l’absence de dispositions particulières, les règles de convocation fixées par ledit code pour le Conseil municipal s’appliquent aux Conseils d’arrondissement.
Enfin, les règles de convocation des commissions thématiques formées par le Conseil municipal sont fixées par l’article 32 du Règlement intérieur du Conseil municipal. Sauf cas d’urgence, les convocations sont adressées dans un délai de 4 jours francs, sans indication particulière de forme.
Ainsi, pour les conseillers qui en feront le choix, la convocation et le dossier de séance seront adressés par voie électronique. Afin de permettre cette dématérialisation, il importe donc de définir une politique d’équipement en moyens informatiques et de mettre en place un dispositif électronique de convocation permettant la traçabilité des envois.
La solution technique proposée permettra de s’entourer des garanties juridiques nécessaires en cas de contentieux amenant la collectivité à justifier des dates d’envoi des convocations et pièces attachées.
Le matériel mis à disposition restera propriété de la Ville de Lyon et devra être restitué en fin de mandat.
II - Construction de la solution technique 1- Principe de fonctionnement
L’outil proposé comprend 2 éléments principaux :
- un espace extranet dédié dans lequel les élus pourront accéder de manière sécurisée aux pièces de la séance en cours ainsi qu’à celles des séances précédentes. Ils pourront alors télécharger sur leur équipement informatique le dossier de séance complet ou les projets de délibérations en unitaire dans un format permettant un travail sur chacun des documents avec un maximum de souplesse ;
- un mail de convocation permettant de télécharger, notamment, le dossier de séance.
Nécessitant une connexion internet (wifi ou filaire), l’espace dédié aux élus est accessible à partir de n’importe quel accès internet.
2- Equipement des locaux
Pour ce qui concerne les locaux de la Ville de Lyon, des bornes wifi sont en cours d’installation dans la salle du Conseil municipal, les salles de commissions thématiques et les salles des Conseils d’arrondissement.
Un recensement des besoins a été fait en mairies d’arrondissement et en mairie centrale de manière à équiper en bornes wifi les salles accueillant les différentes instances ainsi que, le cas échéant, les salles de réunions préparatoires à celles-ci.
Concernant le Conseil municipal et les commissions thématiques, 3 salles de réunion et la salle du Conseil sont équipées.
3- Budget prévisionnel de l’opération
Sur 5 ans (durée moyenne d’amortissement d’un équipement), l’évaluation prévisionnelle des coûts est la suivante :
- le coût de fonctionnement en gestion papier est de 564 850 €,
- le coût d’investissement du projet est de 252 500 €, auquel s’ajoute un coût de fonctionnement non récurrent de 20 000 € (coût de formation/assistance au démarrage),
- le coût de fonctionnement en gestion dématérialisée est évalué à 300 100 € (coûts de fonctionnement récurrents).
L’outil informatique mis en œuvre est conçu pour pouvoir s’élargir à d’autres instances dont la gestion est actuellement effectuée sous format papier (ex. : commission d’appel d’offres, etc.). L’équipement informatique des élus va donc enclencher, en pratique, la dématérialisation d’autres supports, source d’économies supplémentaires en matière de reprographie et d’affranchissement.
III - Modalités de validation et de déploiement 1- Modalités de validation
Compte-tenu du budget prévisionnel du projet, cette évolution, qui repose sur le consentement individuel des élus, nécessite qu’une très large majorité d’entre eux se prononce en sa faveur.
En effet, compte-tenu du volume d’actes à gérer, il ne serait pas économe de maintenir, en parallèle et dans des proportions identiques, 2 modes opératoires concurrents : l’un dématérialisé, l’autre entièrement papier.
En fonction de l’équipement informatique dont les élus disposent d’ores et déjà, un matériel a été proposé selon le référentiel suivant :
- Adjoint ou Conseiller délégué central, Maire de la Ville ou Maire d’arrondissement, Adjoint d’arrondissement, non élu à la Métropole de Lyon : la Ville fournit un ultra book ;
Adjoint d’arrondissement, élu à la Métropole de Lyon n’étant ni Vice-président ni Conseiller délégué à la Métropole de Lyon : la Ville fournit un ultra book ;
- Conseiller municipal de la Ville de Lyon, Conseiller d’arrondissement, Conseiller délégué d’arrondissement, non élu à la Métropole de Lyon : la Ville fournit une tablette ;
- Conseiller municipal de la Ville de Lyon, Conseiller d’arrondissement, Conseiller délégué d’arrondissement, élu à la Métropole de Lyon : la Ville ne fournit pas de matériel dans la mesure où la Métropole a équipé l’élu.
Les élus qui font le choix d’utiliser leur matériel personnel (ou mis à leur disposition par une autre structure) ne sont pas équipés par la Ville de Lyon.
A titre indicatif, en date du 20 décembre 2016, le recensement des besoins en matériel a donné les résultats suivants :
Acceptent la
dématérialisation Refusent
Ne se prononcent
pas
Ultra book Ville de Lyon
Tablette Ville de
Lyon
Matériel Métropole
Matériel personnel
Taux de consentement
sur 221 élus
208 10 3 91 64 31 22 94,1 %
2- Modalités de déploiement
Sur la base d’une livraison de l’espace extranet dédié aux élus en avril 2017, le déploiement du matériel est programmé à l’horizon de septembre 2017.
Dans le souci de faciliter la prise en main de l’outil, une période de tuilage numérique / papier sera maintenue pour une durée réduite au strict nécessaire et n’excédant pas deux séances de Conseil municipal, commissions thématiques et Conseils d’arrondissement.
Vu ledit dossier ;
Vu l'avis du Conseil des 1er, 2e, 3e, 4e, 5e, 6e, 7e, 8e et 9e arrondissements ;
Ouï l'avis de la commission Finances, Commande Publique, Administration générale ;
DELIBERE
1- Sont approuvés :
a) le principe de dématérialisation des convocations, ordres du jour, rapports et autres éléments constitutifs des dossiers de séance afférents aux réunions du Conseil municipal, des commissions thématiques et des Conseils d’arrondissement, pour la durée du mandat en cours et pour les élus qui l’auront choisi.
b) l’équipement en tablettes ou en ultra book, selon les modalités précitées, des élus ayant accepté la dématérialisation et ayant opté pour ce type de matériel.
2- Réserve, pour les instances mentionnées au point 1, l’usage des flux papier aux élus n’ayant pas accepté de recevoir ces documents par voie électronique.
3- Il est rappelé que les équipements ainsi mis à disposition restent propriété de la Ville de Lyon et devront être restitués, par chaque utilisateur, à la fin de son mandat.
4- M. le Maire est autorisé à prendre toute mesure relative à l’exécution de la présente délibération.
(Et ont signé les membres présents) Pour extrait conforme,
Pour le Maire, l’Adjoint délégué, Guy CORAZZOL
