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Les archives des établissements d’enseignement
supérieur et de recherche. ”La Gazette des archives”, n°
231, année 2013-3
Antoine Blanchard
To cite this version:
Antoine Blanchard. Les archives des établissements d’enseignement supérieur et de recherche. ”La Gazette des archives”, n° 231, année 2013-3. 2014, �10.3917/rac.024.0675�. �hal-01276943�
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° 231,
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2013-3.
ANTOINE BLANCHARD
Ce récent numéro de la revue trimestrielle de l’Association des archivistes français (AAF), La Gazette des archives, se consacre entièrement aux archives des établissements d’enseignement supérieur et de recherche (ESR). Un volume qui comprend vingt-cinq articles signés d’archivistes ou responsables de services d’archives, qui présentent autant de retours d’expérience, et s’ouvre et se clôt sur deux articles des coordinateurs du numéro : Goulven Le Brech (Mission Archives de Sciences Po) et Charlotte Maday (Bureau des archives de l’université Paris Diderot). Sous leur plume, on comprend que les mutations institutionnelles de grande ampleur connues par l’ESR depuis les années 2000 – autonomisation et accroissement des responsabilités (loi Pécresse de 2007), investissements immobiliers et déménagements liés aux plans Campus, regroupements au sein des PRES… – ont provoqué le « baby-boom archivistique » de l’ESR. Pour C. Maday, la jeunesse des professionnels des archives dans ces établissements est un atout pour se fédérer au sein de l’AAF, échanger les bonnes pratiques, proposer des solutions toujours plus innovantes, etc. Trois cent quarante pages ne sont donc pas superflues pour faire un premier tour de la question.
Trois questionnements traversant les contributions réunies dans le numéro intéressent plus particulièrement les anthropologues de la connaissance : Comment travaillent les archivistes, qui sont eux-mêmes des travailleurs du savoir ? Que nous disent les archives de la production de l’information dans l’ESR ? Et qu’est-ce que le lecteur qui souhaite s’y plonger par lui-même doit savoir pour exploiter au mieux ce type d’archives ? Mon compte rendu portera sur ces trois aspects, en cherchant à produire une synthèse la plus représentative possible – le lecteur étant renvoyé au volume complet pour les détails. Je laisserai de côté les contributions portant sur la construction de bâtiments d’archives ou la gestion des risques et des sinistres.
676 Revue d’anthropologie des connaissances – 2014/3
COMMENT TRAVAILLENT
LES ARCHIVISTES ?
Concernant tout d’abord les conditions d’exercice du métier, il faut revenir sur la relative jeunesse de cette fonction archives dans l’ESR. Les droits et devoirs des établissements ont été profondément modifiés par les réformes des années 2000, avec en conséquence « une responsabilité accrue quant à la gestion et à la conservation de l’information produite et reçue » (p. 15). À nouvelles responsabilités administratives, nouveaux textes réglementaires, a fortiori dans un domaine professionnel fortement régulé comme nous le verrons par la suite. De fait, le rôle de l’archiviste comporte des constantes importantes d’un établissement à l’autre. Mais son travail s’adapte au statut de l’établissement (privé comme Sciences Po ou public), au rattachement hiérarchique de son service, à la prépondérance de l’activité d’enseignement ou de recherche, au volume d’arriérés et d’archives courantes, à l’éclatement géographique des locaux… comme en témoignent les nombreuses contributions.
Brossés à grands traits, les archivistes de l’ESR font penser à des Hercule, amenés à « résorber rapidement des masses considérables [d’archives], […] que l’autonomie des universités tend à […] faire augmenter de manière importante » (p. 20) – par exemple suite au transfert des dossiers des personnels depuis les tutelles vers les établissements, ou à l’augmentation du nombre d’étudiants. Ils doivent aussi récolter et traiter des archives dispersées sur un territoire de plus en plus vaste : ainsi, la fusion des universités strasbourgeoises a résulté en un ensemble de 110 bâtiments, répartis sur six campus au sein de la communauté urbaine de Strasbourg, plus trois antennes en Alsace (p. 41). Sans parler des établissements nationaux comme le CNRS. Les archivistes sont également amenés à traiter des situations d’urgence : à les lire, 22 mètres linéaires de cartons hérités de trois entités différentes et qui embarrassent un service ne semblent pas faire peur à l’archiviste, qui saura les « résorber rapidement » en menant les éliminations et les versements réglementaires (p. 42). En complément de ces besognes très matérielles, l’archiviste joue un rôle de conseil et d’audit grâce à des tableaux de gestion ou autres guides d’archivages. C’est le cas notamment au CNRS et à l’Inserm, où le « records’ management » recommande d’intervenir en amont du cycle de vie des documents (p. 155).
L’archiviste, comme tout travailleur du savoir, réalise aussi que son expertise « ne donne aucune compétence particulière pour le travail en groupe » a
fortiori quand la résistance au changement est grande : or la gestion des archives
courantes ne peut se concevoir sans une conduite du changement auprès des individus et des institutions (p. 33). Faisons le tour de ses autres compétences : maïeuticien pour élaborer des référentiels de tri et de conservation qui soient naturels pour les acteurs (p. 95) ; enquêteur pour repérer les documents à archiver et leur contexte de production (p. 95) ; pédagogue pour encadrer des projets d’étudiants de valorisation des archives (p. 123) ; « andragogue » (spécialiste de la formation des adultes) pour sensibiliser à l’archivage (p. 324) ;
informaticien ou au moins compétent en systèmes d’information pour assurer l’archivage électronique des documents (p. 281) ; chef de projet pour entraîner avec soi l’ensemble des services de l’établissement (p. 326) ; « “passeur” d’archives historiques, patrimoniales, mais vivantes » (p. 212) dans le cadre de projets de valorisation.
À propos de valorisation historique et patrimoniale, les anniversaires célébrés récemment dans les universités et les grandes écoles (dont les 40 ans de mai 1968 puis de la création en 1970 des treize établissements universitaires franciliens issus de l’université de Paris) ont permis aux archivistes d’exprimer leurs talents de passeurs grâce à des expositions ou des ouvrages. La communication est désormais reconnue comme une véritable mission de l’archiviste, aux côtés de la collecte, de la conservation et du classement (les « 4 C », p. 227). Elle permet aussi bien d’éveiller l’intérêt des chercheurs à des sources nouvelles, ouvrant ainsi des champs de recherche peu exploités, que d’alimenter leur propre travail de collecte et classement (p. 241). Et même quand elle relève du « bricolage » (p. 244), elle apporte un supplément de visibilité à un service souvent jeune ou mésestimé. Ce problème d’image, qui obère la capacité du service des archives à devenir un interlocuteur stratégique de la direction, peut se résoudre également par des recrutements pertinents : un ingénieur d’étude nommé responsable et un agent titulaire d’une licence pro en archivistique remplaçant un « simple » appariteur (p. 252). Enfin, il peut sortir de son image de « pilleur » en instaurant une relation de confiance par un projet annexe de type « collecte d’archives orales » (p. 131).
QUE NOUS DISENT LES ARCHIVES
DE LA PRODUCTION DE L’INFORMATION
DANS L’ESR ?
Après avoir évoqué le métier d’archiviste, il est temps d’entrer dans le contenu des archives et donc de l’information produite par l’ESR. Une première partie concerne les documents administratifs, des comptes rendus de réunions aux dossiers des personnels en passant par les documents comptables. Ainsi, l’agence comptable de l’université de Strasbourg produit une centaine de mètres linéaires de documents par an (p. 43). Autre exemple : le rectorat de Strasbourg a retourné environ 2 000 dossiers d’enseignants à la direction des ressources humaines de l’université suite au passage aux responsabilités et compétences élargies. La collecte de ces archives est obligatoire, avec la notion importante d’utilité administrative sur laquelle nous reviendrons.
La seconde partie des archives de l’ESR concerne les documents scientifiques, bien moins cadrés. D’une part, les archivistes sont souvent recrutés pour prendre en charge les archives des services centraux et administratifs, au détriment des archives produites par les composantes et unités de recherche.
678 Revue d’anthropologie des connaissances – 2014/3 Si, au CNRS et à l’Inserm, ils arrivent à répondre ponctuellement aux demandes d’archivage dans les laboratoires, ils manquent de temps pour développer une politique spécifique de collecte (p. 150). Une telle politique devrait intervenir en amont, dès la production des données et documents, en lien avec les chercheurs (p. 155). Les cahiers de laboratoire, qui permettent de retracer chaque recherche et d’en justifier l’origine et l’antériorité en cas de dispute autour des droits de propriété intellectuelle, relèvent typiquement d’une politique de collecte… mais pas seulement !
D’autre part, le statut de ces documents est ambigu : produits par les cher-cheurs dans l’exercice de leur activité, ils relèvent bien du périmètre des archives défini par le Code du patrimoine ; et pourtant, « les enseignants-chercheurs tendent à se considérer propriétaires des documents qu’ils produisent » (p. 124). D’ailleurs, le Code de l’éducation n’assure-t-il pas la pleine indépendance et l’entière liberté d’expression dans l’exercice des fonctions d’enseignement et des activités de recherche (p. 131) ? La problématique frontière entre archives publiques et archives « privées » des chercheurs est connue depuis longtemps, et souvent évoquée dans la littérature archivistique. Néanmoins, l’AAF milite pour une normalisation de ces archives, à travers notamment le « Référentiel de gestion des archives de la recherche » qu’elle a produit en 2012 (p. 142). Et deux contributions de la Gazette montrent comment des fonds de chercheurs peuvent être versés à une institution, après leur mort (cas de l’historien Fernand Braudel à l’EHESS, p. 194) ou de leur vivant (cas de l’africaniste et botaniste Jean Mouton à l’IRD, p. 209). Le traitement de ces archives « permet une réelle intimité » avec le chercheur et la rencontre humaine avec une pensée, une méthode, une écriture, des réalisations… semble merveilleusement enrichissante (p. 213) !
Mais on peut se demander à quoi ressemblerait une mémoire institutionnelle uniquement constituée de documents portant sur sa mission administrative ou scientifique. Comment représenter la vie d’une institution à partir de procès-verbaux, de documents comptables, de fiches d’inscription, de bulletins de notes ou de rapports de recherche (p. 119) ? D’où l’importance de collecter les autres traces des activités de l’ESR, comme les journaux ou les tracts des associations étudiantes (p. 119), des témoignages oraux (p. 123) ou les sites web des établissements : lors de la fusion des universités de Strasbourg, les sites des anciens établissements sont apparus comme des mines d’or sur le plan informationnel (p. 49).
QUE FAUT-IL SAVOIR POUR EXPLOITER
AU MIEUX LES ARCHIVES DE L’ESR ?
Enfin, l’ouvrage donne quelques clés de compréhension sur le fonctionnement des archives, pour exploiter au mieux ces fonds historiques. Ainsi, il aide à distinguer entre les archives courantes, qu’on ne qualifierait pas d’archives dans
le langage courant puisque ce sont les documents utilisés de manière habituelle et fréquente ; les archives intermédiaires à conserver temporairement pour des besoins administratifs ou juridiques ; et les archives définitives, qui ont été triées et sont conservées notamment pour la documentation historique de la recherche. Ces trois missions n’ont pas toujours été mises en place simultanément dans les établissements. Ainsi, pour des raisons historiques, l’École Polytechnique est aujourd’hui dotée de deux postes d’archivistes : l’un est chargé des archives courantes et intermédiaires de l’administration centrale, l’autre des archives historiques (p. 75).
Au fil des contributions, on entrevoit la complexité des règlements qui encadrent la collecte et le tri des archives de l’ESR. Nombre de ces instructions et circulaires sont disponibles sur le site des Archives de France, la première remontant à mai 1970 : http://www.archivesdefrance.culture. gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/education- enseignement-superieur-recherche/. On retiendra en particulier que les archives définitives de l’université ont vocation à être versées aux Archives départementales, même si c’est encore trop rarement respecté (p. 17) ; que la gestion des archives produites par les UMR doit revenir de préférence à la tutelle propriétaire des locaux hébergeant l’UMR (p. 136) ; que les établissements de recherche comme le CNRS, le Cnam, l’Ifremer, le Cnes… versent leurs fonds aux Archives nationales (p. 222), au sein du département Éducation-Culture-Affaires sociales (p. 219), tout comme les services centraux de l’État (cabinets et services ministériels, commissions) et les autorités administratives indépendantes comme l’AERES (p. 222). Sans compter les cas particuliers comme la Fondation Maison des Sciences de l’Homme qui possède un statut privé (p. 96).
Les chercheurs en tant que producteurs d’archives d’une part, les anthro-pologues de la connaissance en tant que spécialistes de la circulation des savoirs d’autre part, seront fort inspirés de consulter cet ouvrage. Il éclaire judicieusement un pan obscur et complexe de l’activité administrative des établissements d’enseignement supérieur et de recherche : l’archivage. Un sujet à ne pas laisser aux seuls archivistes !
Antoine BLANCHARD
Deuxième labo, 43 Bd Auguste Blanqui, 75013 Paris (France).
