La perception du document numérique par les archivistes

HAL Id: dumas-01688145

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Submitted on 19 Jan 2018

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archivistes

Clémence Sassenou

To cite this version:

Clémence Sassenou. La perception du document numérique par les archivistes. Sciences de l’information et de la communication. 2009. �dumas-01688145�

Master 2 d'Information Communication Documentation _{spécialité Gestion de l'Information} en Entreprise

Mémoirerelatif à la mission effectuée du1eravril2009au31juillet2009 au

seindes Archives_{départementalesd'Indre-et-Loire,41}rueMichaël-Faraday, Chambray-lès-Tours

La

_{perception du document}

numérique

par

les archivistes

Sousla Direction de :

Madame_{AgnieszkaTona,responsable universitaire} Madame_{Bérangère Fourquaux, responsable professionnelle}

Soutenule _17/09/2009

Université Charlesde _Gaulle,Lille 3 UFRIDIST

Résumé

indicatif

Les archivistes sont_{garants dela mémoire nationale, investis d'une mission qui}

impose des méthodes de travail scrupuleusement réglementées et établies. Les procédures d'inventaire, de classement, de description, d'indexation etde destruction

des documents d'archives sont encadrées et normalisées afin _{que les archives soient} accessibles au _{citoyen. L'arrivée du numérique a totalement changé la notion de}

documentetles _{pratiques quiluisontliées ; les habitudes detravaildes archivistesen}

sont donc modifiées. Nous allons voir _{quelles sont les difficultés posées par le} bouleversement de méthodes _{profondément ancrées et comment les archivistes}

s'adaptent à cenouvel environnement.

Mots

clés

Archives _{départementales ; numérisation ; série NUM ; archives électroniques ;} archives.

Remerciements

Je remercie M. Luc _{Forlivesi, le directeur des Archives départementales}

d'Indre-et-Loire, de m'avoirpermis defaire ce stage et de m'avoir intégrée dans de nombreux projets en cours, ce qui m'a permis d'avoir une vision globale du mode de fonctionnement duservice et, plus spécifiquement, de l'activité de numérisation.

Je tiens à remercier _{également Mme Bérangère Fourquaux, ma tutrice}

professionnelle, directriceadjointe des Archivesdépartementales d'Indre-et-Loire de

m'avoir _{accompagnée durant ce stage, d'avoir été disponible et à l'écoute de mes}

questionnements et d'avoir veillé à ce que ce stage se déroule dans les meilleures conditions _possibles.

Je remercie tout le _{personnel des archives de m'avoir accueillie et, plus}

particulièrement, Joël Pairis et Michaël Beigneux, les deux membres de l'atelier photographique que j'ai intégré, pour leur disponibilité et leur convivialité quotidienne.

Je remercie enfin Mme _{Agnieszka Tona, ma tutrice universitaire, pour sa} constanteattention etde m'avoir aidée à_{penser cemémoire, à questionner monsujet} de _{stagede façonà développerla problématiquequiseraabordée ici.}

Table

des

matières

Résuméindicatif ₃

Mots clés ₃

Remerciements 4

Table des matières ₅

Introduction 9

I.Définition du document 10

Document commeforme 11

1.1_{Support 11}

1.2_{Inscription 12}

Documentcommesigne ₁₅

Documentcommemédium ₁₉

II.Dudocument_{patrimonial traditionnel auxarchivesnumérisées 23}

(I)Archivesdépartementales d'Indre-et-Loire 25

i)État

des lieux 25

î.iOrganisationdes Archives départementales d'Indre-et-Loire 25

a) Hervé Lamy 26 b) Isabelle Chamblet 27 c) Nadine Norguet 28 d)AnneDebal-Morche 28 e) IsabelleGirard 29 f) CatherineLeclercq 30 g) Isabelle Renault 31 1.2L'atelier_{photographique 36}

a) _Organisation 36

b) Supportsde stockage etmatériel de numérisation 36

38

c) Procédures 40

d) Gestiondes documents numérisés parl'atelierphotographique41

2)Dysfonctionnements observés 43

2.iMatérielde numérisation ₄₃

ii.Conservation des données_{numériques 43}

2.20rganisation des donnéesnumériques surles espacesde stockage 43

2.3Diffusion des documentsnumériques 45

2.4Volatilité des données numériques 45

(Il)Pratiques d'autrescentres d'Archives départementales 46

1)Support destockage 46

2)Uniténumérique 49

3)Que classer en série Num? 54

4)Histoirepatrimoniale du documentd'archives 55

5)Diffusion des archives numérisées 57

III. Gestion des archives numérisées ₅₈

i)Analysedes besoins 59

3.1Gestion interne desreproductionsd'archivessur supportinformatique

(série Num) 59

Relevé des besoins 59

Développement du plan declassement 59

3.2 Gestion internedufondsphotographique 59

Relevé desbesoins 60

Gaia 61

e-Dip 62

FonctionCtrl+F ₆₄

2)Recherche de solutions durables 65

2.1 Gestion de la sérieNum ₆₅

(a) Plan de classement 65

i.Notice_{explicative 65}

ii.Cadre de classement de la série _{(reproductions d'archivessursupport}

informatique) 66

(b) Plan denommagedela sérieNum 71

i.Notice_{explicative 71}

ii.Plan de_{nommage 72}

(c)Sauvegarde surdes supportsinformatiques 77

i.Note_{méthodologique 77}

ii.Choix des_{supports de sauvegarde 77}

2.2 Gestiondu fonds_{photographique 84}

(a)

i.Métadonnées

Choix d'un outilpertinent 84

84

ii.Choix d'unoutil _{pertinent 86}

(b) Plan de

i.Mémento

nommage 90

90

ii.Déroulement de l'arborescence 90

(c)Sauvegarde surdes supportsinformatiques 92

(d) Délimitation de la fonction du photographe 92

Conclusion ₉₃

Ouvrage généralsurl'organisation des collectivités territoriales 95

Ouvragesgénéraux en archivistique 95

Ouvrages surla relation entrelesarchives etle numérique 95

Documentation _{scientifique 96}

Ressources enligne ₉₆

Annexes 97

Annexe1 : Tableaude concordance ₉₈

Annexe2 :tableauxdes_{caractéristiques techniques de numérisation 99}

Annexe 3 :tableauxderelève despannes oudysfonctionnements techniques 100

Annexe4 : tableaudenommage 101

Annexe 5 : extrait duguide d'utilisation de Pixvue 102

Décrire_{l'image 102}

Annexe6 : _{procédures de numérisation interne 103}

Procédure de numérisation_{interne/Scanner 103}

(1) Nommage 103

(2) Numérisation 103

(3) Ouverture dans Adobe Photoshop CS3 103

(4)Indexationetaffectation desmétadonnées 104

(5) Conservation 104

Procédure de numérisation_{interne/Prise devue 104}

(1) Prise devue 104

(2) Ouverturedans Adobe PhotoshopCS3 /Nommage 104

(3) Indexationetaffectation desmétadonnées 105

Introduction

La _{pratique archivistique est encadrée par des circulaires diffusées par La} Direction des Archives de France et sanctionnée _{par des formations spécifiques}

comme celle de l'École Nationale des Chartes et _{par les concours nationaux et}

territoriaux. Les archivistes ont _{acquis des méthodes de travail précises et}

réglementées qui sont profondément ancrées dans leur traitement quotidien de

l'archive et savalorisation. L'arrivée du _{numérique a totalement changé la notion de}

document et amène les archivistes à _{questionner leur mode de travail et plus}

largementla notion d'archives :

•qu'est-ce qu'un document numérique ?

•oùsesituel'unité_{numérique àcoter?}

•quelestle lienentrel'archive originale etsareproduction numérique?S'agit-il du mêmedocument?

Nous y répondrons afin d'établir dans un second temps des procédures

I. Définition du document1

La définition du document a _{toujours été floue et intuitive selon les individus et}

les domaines. Il est ainsi courant de _{parler de papier, d'image, de feuille, de fichier} pour le désigner sans qu'aucune de ces dénominations ne soit significative du

polymorphisme que nous évoquons. Ces confusions proviennent de l'usage qu'il est fait du document dans un contexte _{précis. Ainsi pouvons nous les assimiler à des}

pratiques du document mais non au document lui-même. Le document est

omniprésent dans notre société, dans n'importe quelle entreprise ou administration,

ce _quiacontribué àempêcher_touteréflexionpoussée_surla notion même_{car, comme}

tout _{objet courant, son utilisation ne nécessite pas sa définition. Ce flou remet en}

cause la notionde document et_{posede nombreux problèmes quetraitent lesSciences} de l'Information et de la Documentation mais reste _{ignoré par la sphère}

professionnelle, notamment dans le domaine archivistique. Il est alors fondamental

de revenir aux définitions _originales, de _{les questionner quitte à} les _{repenser, car en}

détachant le document d'archives de son _{support matériel, le numérique pose de}

nombreuses _{questions que nous envisageronsselontrois points devue :}

(1) document commeforme

(2) document commesigne

(3) documentcommemédium

1

ROGER_{T.PÉDAUQUE,version}3,8juillet2003,[en ligne] chttp: / /archivesic.ccsd.cnrs.fr/docs/oo/o6/2i/qq /PDF/sic

2009.

Documentcommeforme

Il _{s'agit d'entendre la notion de « forme » comme un contour car nous}

appréhendons ici les frontières du document en tant qu'objet de communication,

matérialisant un contrat de lecture tacite entre le _{producteur du document et son}

lecteur. Ce modèle _{explicatif est privilégié par exemple par les informaticiens qui}

traitent des documents structuréstandis _{queles chercheurs orientés « Web » parlent}

plus de ressources que de document, c'est à dire de ce qui est susceptible d'être exploité. La notion de ressource rappelle le côté « toile » d'Internet, chaque point étant _{repérable par son adresse et relié à d'autres points de la toile defaçon à ce que}

l'araignéepuisse s'ydéplaceren empruntantn'importe quel chemin.

Le document est un _{support sur lequel est fixé une trace interprétable par le}

lecteur et matérialisée _{par une inscription ; le support traditionnel estle papier et la}

tracel'écriture dont_{l'inscriptionpeut êtremanuscriteouimprimée.}

1.1_Support

Un _{support était défini en 1987 comme un support matériel2. Le fait est que le}

phénomène de numérisation est souvent assimilé à un processus de

« dématérialisation » car le _{support obtenu n'est plus manipulable ni stable comme}

peutl'être un support imprimé. Deplus, ilest sans cesse modifié entre le momentoù

l'auteur le diffuse et celui où les lecteurs le _{reçoivent. Le passage entre les formats}

DOC, HTMLet PDF estparexemplefacile et courant. Le numérique n'a-t-il alorspas

de_support?

Pour mieux _{comprendre cette notion de dématérialisation, nous pouvons}

envisager le document comme une unité physique et logique de traitement. L'unité

physique est celle du support matériel du document traditionnel, par exemple un

livre, et correspond à une unitélogique de_traitement : unlivre réunit un contenu lié

par une caractéristique commune comme un thème ou un auteur. Le numérique

quant à lui déconstruit la notion d'unité physique de traitement, un objet livre est

2

INTD-ER,Vocabulairede la documentation,SciencesetTechniques de l'Information, ADBS, Paris,

divisé en différents _{objets que sont}les _{pages, les images et} les caractères alors _qu'il n'y a pas véritablement d'évolution au niveau de l'unité logique de traitement :

lorsque nous lisons un livre, nous savons identifier une image ou une belle lettrine aussibien _{queletraitementsémantique d'un document numérisé saitreconnaître des}

objets de différentes natures au sein de la même structure globale. Il y a finalement deux niveaux identitaires :

- le document

numérique en tant qu'unité logique de traitement qui correspond

àl'unité_{logique d'un document traditionnel}

- le fichier

numérique en tant qu'unité physique de traitement représentant un espace sur un supportde stockage.

Le _{support numérique est donc difficilement identifiable d'un point de vue} matériel caril estlisible surl'écran de l'ordinateurmais est stockésur son _{disque dur}

et, s'il s'agit d'un document web, a été enregistré par fragments sur le routeur pour être acheminé. La définition _{originale du document comme forme propose}

d'interpréter le document en observant son support alors que nous avons vu que la notion de_{supportnes'applique pas au numérique maisneluiretireenrien saqualité}

de document. La notionde structure étant _{transposable du documenttraditionnel au} document_{numérique, nousla préférons à celle desupport.}

1.2 _Inscription

La notion _{d'inscription évolue avec la difficulté croissante d'isoler les unités}

logiques du document numérique qui comprends des données et des logiciels : le document _{numérique pourrait ici être interprété comme un programme composé} d'un_{logiciel lisant des données.}

Compte tenu des éléments que nous venons de développer, le document

numériquepeutêtre définicomme :

«unensemble de données_{organisées selon unestructurestableassociée à des} règles demiseenformepermettantunelisibilitépartagéeentresonconcepteur

etseslecteurs. »3

3 _ROGER

Cependant cette définition est encore susceptible d'évoluer compte tenu de la norme XML4 _{qui est recommandée dans la DTD EAD5, un document XML étant un}

ensemble de données structurées et mises en forme _{par une} feuille de style (XSL6).

Même si le document XML ne définit _{pas directement de style, la définition du}

document_{numériqueestmodifiée :}

«Document_numérique

- structures+ données deviendraitdocument

XML=données structurées +miseen_{forme »7}

Cette _{rupture entre forme et contenu rejoint les anciennes pratiques}

archivistiques qui avaient tendance à définir unesérie8 soitpar saforme9 soitpar son contenu10 , rupture qui n'est plus favorisée depuis la loi du 3janvier 1979, le support

du document n'étant _{pas discriminant dans la définition du document d'archives.}

Ainsi, la même activité peut produire des archives qui figurent sur des supports

physiques différents selon l'outil utilisé mais l'archiviste ne se laisserapas influencer

et archivera ce documentcomme un tout. Seule la conservation _{physique variera car}

les différents _{supports seront soumis à des contraintes physiques qui leur sont}

propres.

Il _{n'y donc pas lieu de distinguer la forme du contenu dans le cas d'une archive}

numérique puisque cela ne correspond pas à la logique globale de l'archiviste. Au

4

Siglepour «eXtensible Markeup Language».

5

Siglespour« Document TypeDéfinition»et« Encoded Archivai Description»,l'EADest uneDTD qui constituele standardd'encodage des instruments de recherche archivistiques basésurle langageXML.

6

Siglepour «eXtensible Stylesheet Language».

7 _ROGER

T.PÉDAUQUE,op.cit.

8

Unesérieestune « division_{primaired'an cadre de classement, généralementdésignéepar une}

lettreouplusieurs lettres de l'alphabet (...) quis_{erventà la cotation des articles qui lacomposent.}

(...)[Elle]correspond soit àunfonds, soit àunepartie du fondsouàunregroupementde fonds, soit

encoreàunetranche_{chronologique. »in ASSOCIATION DES ARCHIVISTESFRANÇAIS,Abrégé}

d'archivistique,Associationdes archivistesfrançais,Paris,2004.

9 _Par

exemple,la série AV regroupeles documentssonoresetaudiovisuels entrésparvoie extraordinaire.

10

Par_{exemple, la sérieScontientl'ensemble des archives décrivant lestravauxpublicsetles}

contraire dans une _perspective documentaire, il _peut être intéressant de _conserver à

part des chartes graphiques ou des mises en forme car elles peuvent servir de

modèles aux utilisateurs. Les archives ont vocation à fournir une trace de l'activité

humaine àun moment_{donné, faisant alors du documentnumérique patrimonialune}

unité intellectuelle indivisible résultant de choix _{caractéristiques de son producteur}

Document comme_signe

Nous nous intéresserons ici au sens du document c'est à dire à sa cohérence au

sein d'un réseau de _{significations et en même temps à sa reconnaissance par un} lecteur. Nous _{prendrons donc parfois en compte sa forme mais uniquement en tant} quesupportd'unsens.

Les _{spécialistes qui s'intéressent à cette catégorie sont moins dans l'exécution} queles domaines gravitantautour du pointdevue précédent :

«comme_{si,passantde la}forme_{ausigne, on se}rapprochait du_cœurd'un problème. »"

Puisque nous envisageons le contenu du document etlesens quelui accordera le

lecteur, nous nous voyons obligé d'intégrer une nouvelle notion de « prise de connaissance » préférable à celle d'« information _{» car} elle intègre la reconnaissance

d'un _{signe parl'utilisateur au sein d'un contexte qui lui est familier. Nous parlerons} par exemple de «Web sémantique » afin de mieuxcernerles échanges de documents

surla toile. Nous nous attachons donc à l'inscription _entant qu'empreinte matérielle

dusensplutôt qu'au _support.

Troisforces s'exercent surle sens du document:

- la création du document

(à travers le sens donné par l'auteur puis lors de

l'indexation)

-l'interprétation du document (à travers le sens que lui donne le lecteur en

l'interprétant)

- les

signes du document (dans la majorité des cas à travers l'organisation des

lettres de_{l'alphabet puis des phrases, des paragraphes etc.)}

La relation entre lecteur et document _{provient de l'interaction entre monde} documentaire et naturel et est_{indispensable àla compréhension du document parle} lecteur.Nous _{explicitonsl'idée sus-développée à l'aide du schéma suivant :}

11

Les archivistes ont _{toujours collecté des métadonnées sur les documents et leur}

origine12 afin de contextualiser le documentpour pouvoirle dater et l'indexerle plus précisément possible en vue de son exploitation future. Des langages documentaires

comme les thésaurus avaientété mis enplace _pournormaliserles pratiques mais _ont

été totalement remis en cause avec l'arrivée du _{numérique qui introduit le type} électronique du document, de nouvelles formes de langage et qui induit l'expansion

du Web. Lesinformaticiens ontcherché à isoler des unités_{logiques dans le document} afin de _{procéder à des traitements automatiques de l'information. Nous pouvons}

représenter l'évolutiondela définition du document dans les équations suivantes :

«Document- inscription _+sens

devientavecle_numérique

Document_{numérique = texteinformé +connaissances. »}

L'idée _{plus large est d'arriver à une toile d'araignée dont les points seraient liés} pardes langages documentaires queles spécialistes du « Web sémantique » appellent des « ontologies13_{» et} d'utiliser des métadonnées décrivant _en en-tête le _contenu du

document afin _{d'exploiter pleinement et efficacement le réseau. Dans le « Web}

sémantique », l'équation précédente se modifierait pour remplacer le terme de

connaissances_{par celui d'ontologies:}

«_Document=inscription _+sens

devientavecle_numérique

Document_{numérique =texteinformé +ontologies. »}

La décontextualisation _{pose un problème immédiat que la notion de toile ne} reflète _{pas. Prenons l'exemple de deux articles dans un journal sportif régional de} 1930 àmettre directement en relation d'une_partavec les avancées technologiques de

12

ROGER_{T.PÉDAUQUE,op.cit.}

13 _Vocabulaire

et,audelà,essenced'un domaine deconnaissances. Parrapportauthésaurus, les

conceptsdécritssontdécontextualiséset peuventainsiêtre représentés formellement puis utilisés par un programmeinformatique.

l'époque, notamment pour l'aviation, et, d'autre part, avec les événements d'actualité : un article sur l'éducation _sportive féminine dans _un journal

habituellement adressé à un _{public masculin est novateur en 1930. Nous en}

déduisons _{quele sens du document est à inscrire dans un contexte et que cet aspect}

nedoit _pas être oublié dans le traitement du document numérique. Cependant, il _est

difficile de_{jaugerle sens d'un document d'archives numérisé carla démultiplication}

des utilisateurs rend son _usage impalpable _et imprévisible, aussi divers _que les personnalités, l'intellectetle vécu dechacun des lecteurs.

Document commemédium

Le terme « médium » doit être _{compris comme un concept englobant toutes les} approches qui placent le document au sein d'un processus social. Deux types de spécialistes s'intéressent à cet angle de vue : les chercheurs en sciences humaines et sociales etles informaticiens.

Les archivistes ont ici une mission fondamentale _{qui est de garder en mémoire}

les documents_{produitsparles hommesaufil du temps.Afin d'identifier les agents du}

processus social documentaire, nous incluons la notion de légitimité dans la

définition du _{document, à savoir l'authentification de} sa production en termes

d'auteur, de lieuet d'époque. L'équation résumant le document commemédium est :

«Document-inscription+ légitimité»'4

Le fait est _{que la création du document est un processus social ainsi que sa} conservation : dans cette _{idée, un signe estun document s'il est diffusé au-delà d'un} cercle intimeets'il n'est_{paséphémère, s'ilnetombepasdansl'oubli. Par exemple, un}

livre _{peut être très populaire à une époque donnée puis ne plus être réédité. Il perd} alorssa légitimité_{et n'est}plus _{un document même si certains lepossèdent encore. Le}

documentest donclié au_{patrimoine collectif, s'il n'en fait plus partie, il n'estplus un}

document ; enprenant connaissance d'un document, un individu marque savolonté

d'appartenirau monde social. Exceptionnellement, certains documentssontrégis par des _{règles formelles qui limitent leur diffusion (comme les actes notariaux qui sont} communicables au-delà de 75 ans). L'équation précédente est donc incomplètecarla

condition de_{légitimitéest certesnécessairepour définir le documentcommemédium} mais _{n'est pas suffisante : elle ne prend pas en compte la nécessité de diffusion du}

signe dans le domainepublic àuninstant t.Nousproposonscette nouvelleéquation :

« Document=inscription₊ légitimité₊diffusion_{actuelle »}

L'échange de documents est transversal à toute organisation sociale pour deux

raisons :

14

- ledocument

garde latrace d'un individu àuninstant t (notion demémoire)

- le document

permetde diffuserunmêmecontenu àplusieurs destinataires

Ces deux _{aspects se retrouvent aussibien dans le monde professionnel que dans} les loisirs car le document est _{également le principal canal de transmission de la}

culture. Le _{numérique change la fonction traditionnelle d'un document : les registres}

d'état civil15 sont_{par exemple encoretenus sursupportimprimé mais sont numérisés}

afin d'être _{plus accessibles au public. La fonction documentaire se trouve alors} divisée : leregistre papierd'état civil_nerend plus _comptedel'aspect_{« consultation »,} uniquement del'aspect « enregistrementde données ».

Avec _{l'expansion du Web, le document numérique est de plus en plus présent.} Nousdevonsrevoir_{l'équation précédente :}

«document Web =publication _+aspectrepéré »'6

Le contenu du document _{numérique n'est plus le seul critère de fiabilité du} document Web etles_{problèmes posés parl'identité numérique conduisent à prendre}

en _{compte l'auteur ou le concepteur du document Web dans sa légitimité. D'autres} paramètres peuvent également permettre de noter la fiabilité du document Web : citation de ressources, liens vers des sites institutionnels, références propres au domaine _{d'étude, qualité du référencement, date d'actualisation etc... Un document}

numérique etun document Web sonttoujours le reflet de relations sociales mais sont construits _{par une procédure informatique dont le procédé d'analyse est identique}

puisqu'il s'agitjuste de prendre en compte les difficultés d'identification des auteurs

et de vérification des contenus _{propres au numérique dans notre réflexion. Il est par}

exemple envisageable de créer des procédures d'authentifïcation similaires aux méthodes traditionnelles commela_{signature électronique.}

Al'aide des trois entrées _{développées nous avons noté les différents croisements}

du document : un document est d'une _{part issu d'un phénomène de sociabilisation,}

15 _ROGER

T.PÉDAUQUE,op.cit.

16

c'est-à-dire _{qu'il provient d'un ou plusieurs expéditeurs à destination d'un ou}

plusieurslecteurs, et d'autre partinscrit surun support déterminé qui matérialiseun contrat de lecture et _{également témoin d'une représentation du monde, celle de son}

ou ses auteurs _{qui touche un public particulier. Le numérique intervient en deux}

phases :

- dans

un _{premier temps, la phase actuelle de numérisation qui impose de ne}

pas opposer un document papier et sa reproduction numérique. Pour les

centres d'archives il _{s'agit d'un point essentiel à creuser : quel est le lien entre}

un document d'archives etsa_{reproductionélectronique? Commentprendreen}

compteles caractéristiques numériques dans la conservation archivistique?

-dans un second _{temps, il faudra prendre en compte le format XML}

recommandé _{pour les archives électroniques qui permet de structurer les} documents et ainsi de mieux indexer et diffuser les documents _{numériques à}

travers_{l'usage des métadonnées.}

Il _{s'agit finalement de partir d'une théorie du document afin de mieuxcerner les}

évolutions et les _{conséquences du numérique et d'apprendre à gérer le document}

numérique. Pour la reproduction d'archives sur support informatique, la problématique est visible car elle pose directement la question de la nature de la

II. Du document

_{patrimonial traditionnel}

_aux

_archives

numérisées

Il nous a _{paru intéressant de partir de la définition du document pour} appréhender les enjeux du numérique pour les utilisateurs et les gestionnaires du

document ainsi _{que les remises en cause conséquentes. Nous nous concentrons à}

présent sur le document d'archives qui n'est pas défini exactement comme un document dans la mesure où tous les documents ne sont _{pas archivés. La définition}

suivante_{précise la notion d'archives :}

«l'ensemble des documentsquels_quesoientleur date, leurforme_{etleursupport}

matériel,produits ou reçuspartoutepersonnephysiqueou morale,etpar tout serviceou_{organismepublicouprivé,dans l'exercice de leur activité»17}

Il relève de la mission de l'archiviste de sélectionner les documents _{pertinents à}

archiverenfonction deleurdestinataire, lepublic.L'archive _estappréhendée _:

«danssatrace d'uneactivité, depreuveetde témoignage d'un acteoud'un

événement_{quel'onpeutlocaliseretdater, le documentnepeutêtre qualifié} d'archives.»'8

Nousallonsvoir commentle_{numérique estperçuparl'archiviste quiestamené à}

le _{prendre en compte dans sa méthode de travail dont les fondements matériels sont}

balayés.

Dans un _{premier temps, nous} étudierons l'organisation d'un service d'archives à

travers_{l'exemple des Archives départementales d'Indre-et-Loire etnous verronsainsi} comment travaillent les archivistes. Nous nous focaliserons sur les méthodes de

travail de l'atelier_{photographique chargé de la numérisation puis nous enpointerons} les éventuels _{dysfonctionnements afin decerner cequi devraêtre résolu.}

Dans un second _{temps, nous observerons les pratiques d'autres centres}

d'Archives _{départementales et les problèmes qu'elles rencontrent en nous appuyant}

sur leurs réponses à _{un message} diffusé le ₂₁ avril _{2009 sur}le forum de la Direction

17 _Loi

du 3janvier1979.

18

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES_{FRANÇAIS,Abrégé d'archivistique, Association des} archivistes_{français, Paris,2004.}

des Archives de France _{parBérangère Fourquaux afin de les inciter à nousfaire part}

de leur réflexion et de leurs avancées concernant leur _{projet de numérisation. De la}

même _{façon, nous tâcherons d'identifier les principaux points qui entravent une}

(I)Archives

départementales d'Indre-et-Loire

1)

État

deslieux

1.1 _{Organisationdes Archives départementales d'Indre-et-Loire}

Les Archives _{départementales d'Indre-et-Loire sont divisées en deux centres} d'archives :

• les Archives_{historiques19}

6, ruedes Ursulines 37000Tours

• les Archives _{contemporaines20}

41, rueMichaël-Faraday

37170 Chambray-lès-Tours

Compte tenu de leur éloignement, elles bénéficient chacune d'un responsable ; celas'illustre_{parla représentation graphique suivante :}

19 _Nous

l'abrégeronsparl'acronyme« CAHIL» signifiant«Centredes Archives Historiques

d'Indre-et-Loire». 20

Nous_{l'abrégeronsparl'acronyme «CACIL »signifiant«Centredes Archives Contemporaines}

Archive sdepartem enta les d'I ndre-et-Lo ire C H A M B R A Y L E S U R S T □ T 0 U R S

Nous décrivons _{ci-après les métiers des archivistes rencontrés, cette présentation}

n'est _{pasexhaustive, elle serareprise graphiquement en tenant compte de l'ensemble}

du_personnel.

a) HervéLamy

La mission d'Hervé _{Lamy est de développer un inventaire plus précis des} archives communales _{pour la période 1880-1940 sauf si des faits importants}

nécessitentun_{déplacement de ceslimites etselonun plan de classementqu'il définit.}

Cela _{permet de retrouver plus facilement les documents portant sur les communes}

notamment _{pour les tenants de la salle de lecture car ces documents sont} fréquemment demandés par les utilisateurs. Michaël Beigneux, de l'atelier

photographique,l'aideentraitantde petites communesde la même façon. Archives Communales

b) IsabelleChamblet

Fonds d'architectes

Les fonds d'architectes sont des fonds _{privés et par cela exceptionnels par} rapportà lafonction publique des Archives. Il n'y a aucune obligation de déposerces fonds ni de les conservers'ils ne semblent _{pas pertinents pour} la mémoire _nationale. Cependant, il est à noterque les fonds d'architectes sont rarementinintéressants. Ils

peuventêtre déposés detroisfaçons suivantes :

• pardon • pardépôt • parlegs

En cas de _{dépôt, le propriétaire dépose ses fonds mais en reste propriétaire. Il}

peutdoncles reprendrequand il le désire.

En cas de don, le propriétaire _est le Président du Conseil Général _et c'est _par conséquent à luique revientla prise dedécision concernantle fondsen question, tout

en tenant _{compte des éventuelles clauses déposées par l'architecte ou son} représentant légal. En Indre-et-Loire, on n'accepte usuellement que des dons saufsi

le _{dépôt, parfois long à traiter et lourd au niveau juridique, est prestigieux. Ce}

département a un fonds très riche dans ce domaine dû à la présence de lignées d'architectes en Indre-et-Loire qu'il _est possible de consulter _sur e-dip21. _Les

formulaires _{appelés masques de saisie ont été pensés afin d'éviter le maximum}

d'erreurs _{possibles dues aux accents, majuscules, tirets, etc... La base de données est} alimentée _{petit àpetit àpartirde l'indexation physiqueexistante.}

Dans une _{perspective de numérisation, les fonds d'architectes ne seraient}

sûrement _{pas concernés car il s'agit de fonds privés, distinction qu'il faut sans cesse}

garderen tête.

Logiciel de gestion électroniquede l'informationetdesdocumentsexistants,éditéparlafirmeDIP Systèmes.

c)Nadine Norguet

Gestion des_{périodiquesetde la sallede lecture}

Les Archives _{départementales récupèrent les éditions de journaux locaux}

comme La Nouvelle _{République et les archivent. L'inventaire se fait sur fiches car il} n'existe_{pas encore debasede données informatisée.}

d)AnneDebal-Morche

Action_{culturelle/Valorisation du patrimoine}

Des _{expositions du patrimoine sont régulièrement organisées ainsi que des} visites scolaires _{qui consistent à visiter le bâtiment et à travailler sur un thème}

proposé par le professeur. Pour ces manifestations, Anne Debal-Morche réunit

différents _{types de documents provenant de fonds différents (Bibliothèque}

municipale de Tours, autres centres d'archives, etc...). En interne, elle demande à

l'atelier _{photographique, de manière informelle car il n'y pas de trace écrite des} demandes _{formulées, de numériser certains documents afin qu'elle puisse les} réutiliser_{pourdifférents supports d'exposition. L'atelier photographiqueenregistrele} document _{numérique sur le disque dur des archives où le récupère Anne} Debal-Morche et surle _disque dur _{externe uniquement} accessible _depuis les _postes de Joël

Pairis et Michaël _{Beigneux. L'arborescence n'est pas toujours claire et parfois} redondante : certains fichiers _{pour une exposition peuvent par exemple être stockés}

dans le _{répertoire « 2009} » et dans le répertoire « manifestations » et aussi

temporairement dans le dossier personnel d'Anne Debal-Morche sur le serveur des

Archives.

Elle stocke _{plusieurs CD-ROMS qui correspondent à différentes sources et} contiennentdescontenusvariés :

• CD-ROMS envoyés

par des institutions extérieures sur demande d'Anne

Debal-Morche _{portant sur une manifestation en préparation et ne contenant}

• _{CD-ROMS récapitulatifs d'une manifestation et}

comprenant tous les

documents _{qui luisontrelatifs}

Nousavons _soulignéensemble les_{problèmes suivants :}

• redondance de certaines informations •

que faire des CD-ROMS de fonds extérieurs? Est-ce de la responsabilité des

archives de les conserver?

e) Isabelle Girard

Isabelle Girardest attachée de conservationdu_{patrimoineau CAHIL, elle s'est}

chargée des projets informatiques des archives durant plusieurs années. Le CAHIL

mène des _{opérations de numérisation depuis beaucoup pluslongtemps queleCACIL.} Par_{exemple,la série 6M quiportesurlesrecensementsde population de 1836 à 1930}

a été numérisée en _{2007-2008. N'ayant pas de logiciel permettant de faire le lien}

entre document _{numérique et document original, la cotation originale a été} conservée. _Maintenant,unmodule Gaia22_permet de faire celien.

Nous _{remarquons que le CAHIL a besoin de numérisations que lui fournit} l'atelier _{photographique pour des expositions ou pour leurs inventaires. Ils ont}

généralement besoin de deux versions : une en 300 dpi pour les publications et une

en ₇₂ dpi _{pour une édition} web. _{La pixellisation étant faible cela complique la} reproduction directe du documentparl'internaute.

Selon Isabelle _{Girard, ce n'est pas le rôle du CAHIL de conserver les fichiers}

numériques mais celui du CACIL. Elle garde tout même au coffre une petite caisse

avec des copies de _CD commandés à l'atelier _{photographique : il s'agit d'une}

conservation informelle. Il _{n'y a aucune tracedes commandes externes et il est alors}

impossible au niveau du CAHIL de déterminer s'il s'agit d'une commande qui a déjà été faite.

Acronymepour « GestionAutomatiséeetIntégrée des Archives»,logiciel éditéetdéveloppépar un groupede recherche à l'initiative des Archivesdépartementalesde Seine-et-Marne.

0 CatherineLeclercq

Série_{W,Administratrice de Gaia, Gestion dubudgetetdes plannings}

Cinq personnes gèrent la série W et à en charge un secteur : Martine Freval, Isabelle _{Renault, Jean-Michel Robinet, Anne-Jeanne Udron et Catherine Leclercq,}

quielle, estencharge :

• des sous-préfectures

• du_secteurJeunesse _etSports • de la_police

• duservice_{départemental d'incendie etde}

secours

• duservice_{départemental des anciens combattants}

• duservice_{départemental de l'architectureetd patrimoine} • du_centrede_{gestion delafonction publiqueterritoriale} • de TouraineHabitat

• de La Poste • des_préfectures

• du Conseil Général à _{l'exception des secteurs déjà couverts}

par ses collègues

(idem)

Chaque personne de cette équipe rédige des dossiers de service définis par

une charte de mise en _{page (documents types). Un dossier de service est} généralement composé :

• d'un tableau de _{gestion sauf s'il existe}

une circulaire nationale non obsolète traitant le fonds _{(il y} a un échange de tableaux de gestion entre les différents centres _d'archives)

• de la _{correspondance}

avecle service deversementdes archives

• des borderaux de_{versement (en se}

• des borderaux d'élimination _{portant nécessairement le visa de Bérangère}

Fourquaux car la destruction non visée d'archives engage la responsabilité

pénale de l'archiviste.

Le versement d'archives _{suppose la mise en place d'un réseau de}

correspondants avec les services externes ; depuis 2005, le préfet a créé des groupes

detravail afin de facilitercette démarche.

Il existe sous Gaia un module de _gestion des _travaux dans _lequel il _est envisageable de traiterles commandes de numérisation qu'il sera possible d'extraire

depuis Gaia en format PDF. Préalablement, il faut que les cotes soient entrées dans

Gaia.

g)Isabelle Renault

Communes/Fonds Arsicaud etKnecht

Isabelle Renault est en _{chargedes archives communales et, avecOlga Yardin23,}

de la miseen _{place dela base de données Images de Touraine. Les fonds Arsicaud et}

Knecht sont des fonds _{privés achetés par les Archives départementales aux familles} des_{photographestourangeaux quiont couvert près de50 ansd'histoire régionale. Le}

fonds Arsicaud est indexé à l'aide d'un ancien thésaurus _{iconographique élaboré par} Sandrine Cunnac et Isabelle Renault en _{1991 et progressivement} saisi dans la base

Gaia. Il faudra sans doute modifier certaines données lors du _{passage au nouveau}

thésaurus _{iconographique réalisé conjointement par Isabelle Renault et Olga Yardin}

en 2008. _Quant à lui,lefondsKnecht acquis _en2004 n'est_{pas encore}inventorié.

Nous avons décrit les différentes fonctions présentes _{au sein} des Archives contemporainesd'Indre-et-Loire dans les représentations graphiques suivantes :

23

Master

GIDE

2008-2009

Clémence

Sassenou

TRAITEMENT

SCIENTIFIQUE

DES

ARCHIVES

Archives

contempo

raines

(depuis

1940)

Archives

me

demes

(1800-1940)

Archives

communales

Bénmgère

Fcur*iuaux

B&vingàv

Fctifijuaux'

îsabeiieRenanit

Série

W

_Martine

Fréval

Catherine

Ledercq

Série

O

(administration,

communale)

Isabelle

Renault

Jean-Michel

Robinet

Hervé

Lamy

Série

P

Rohinet

Jean-Michel

Archives

communales

déposées

Lœferoq

_Catherine

Isabelle

Renault

Archives

privées

Documents

figurés

et

audiovisuels

Jean-M

tchal

Rohinet

Fcirqinsix

IzibeUeRenauk

Anne-Jeanne

Udron

Archives

d'architectes

Isabelle

Chamblet

Archives

d'entreprises

Lechraj

Catherine

en

et

personnes

d'en

charge

secteur

spécifique

Fonds

Arsicaud

etKnecht

Catherine

Leclercq

JoëlPairis

Master

GIDE

2008-2009

Clémence

Sassenou

SERVICES

TRANSVERSAUX

DES

ARCHIVES

Bibliothèque

Ser

rices

techniques

Mise

en

valeur

des

archives

D

dpkine

Pcjpin-Abrioux

LogicielGaia

Bérangàre

Fourquamç

Isabelle

Girard,

Catherine

Leclercq

Site

Internet,

transfert

de

supports

Luc

Fodivesi,

Berangère

Fourquaux,

Isabelle

Girard

Suivi

des

dossiers

de

restauration

_Catherine

Lecleicq

Rangement,

conditionnement,

des

réorganisation

matérielle

fends

Jean-Pierre

Pihouée

Laurent

Roy

Atelier

photographique

JoëlPairis

MichaelBeigieux

Reliure

Gérard

Thibault

Anne

Uebal-Morçke

Bulletins

munie

ipatrc

Nadine

Norguet

Périodiques

(après

1940)

Anne-Jeanne

Udron

Journal

Officiel

(après

1940)

Jean-Pierre

Pihouée

Actio

n

c

ulturelle

et

servie

e

éducatif

Patricia

Morisset

Exposition

l'rêt

iitt

liiK'iaiïK'iïH

Gérard

Master

GIDE

2008-2009

Clémence

Sassenou

SE

RYICES

ADMINISTRATIFS

D

ES

ARCHIVES

Secrétariat

Administrât»

n

générale

et

de;

cornmmucaMité

archives

Droits

de

n.

reproductio

Isabelle

Renault

Patricia

Morisset

Catherine

Leclercq

Régie

Master

GIDE

2008-2009

Clémence

Sassenou

SERVICES

DU

PUBLIC

Fonctionnement

de

le

salle

de

lecture

Zo

mmunication

aux

services

versants

Recherches

histo

tiques

et

administratives

D

dphine

PcvpirrAbricux

Registres

hypothécaires

Jean-Michel

Robinet

_de

_Dossiers

moulins

Anne-Jeanne

Udron

de

dossiers

_des

_Suivi

restauration

Catherine

Laiercq

d'étudiants

_Dossiers

Martine

Frétai

Nathalie

Roy

Dossiers

d'installations

classées

Nathalie

Roy

Autres

documents

dusecteur

_Personne

_en

_charj£

conoemé

Anne

DebaS-Mcrthe

Accueil

et

inscriptions

Personne

en

charge

en

salle

à

la

Aide

recherche

Tons

sont

en

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d'au.moins

une

permaxerce

Hervé

Lamy

sauf

et

Patricia

Morisset

(Delphine

à

Poupin-Ahriouxestdepermanence

la

de

lecture

salle

des

Archives

hhtoriques)

Réfèrent

_Nathalie

_Roy

État

civil

Nadine

Norguet

Nathalie

Roy

Matrices

cadastrales

MichaëlBeigretK

Autres

Peisonne

enchargedusecteur

concerné

Prêt

et

accueil

pour

les

micro

1.2L'atelier_{photographique}

a) Organisation

L'atelier _{photographique est composé de deux photographes, Michaël Beigneux}

etJoël _{Pairis, qui ontdeux activités de numérisation :}

-liéedes fonds entiersdéterminés

- liée à des commandes

ponctuelles d'organismes publics ou privés ou de

particuliers

D'autres fonds ont été ou vont être numérisés _{par des prestataires extérieurs}

mais _{actuellement, la tendance} est à l'internalisation de la numérisation car elle est

moins _{coûteuse, permet d'économiser des coûts de transport très élevés et s'effectue}

en continue (elle n'est _pas interrompue totalement _{pour une urgence et est} réalisée

par petites quantités, ce qui permet de ne pas priver la salle de lecture de tout un

fonds)24.

b) Supportsde stockageetmatériel de numérisation

Voiciuneliste du matériel àdisposition des_{photographes :}

Acquisition des données numériques

• _{Appareils photographiques}

: reflex numérique Fuji Finepix S3 Pro et compact

numérique NikonCoolpix

• Scannersà _plat

: scannerA44- HPetA4négatifs etpositifs Epson

Conservation des données_numériques

• _Disquedur

externe Memup Kwest279G0

• _{Bigdisk25(un à Chambray-lès-Tours}

etun à Tours)

24 _{Ministère de la Cultureetde la}

communication, Comitéde pilotage numérisation, Mission de la

rechercheetde la_{technologie,Écrire}uncahier des charges de numérisation du patrimoine,

février 2008.

25 _Serveur

• _Graveurdvd

Impression des images

• _Imprimante

Epson R2400 (couleur,formats deA4à A3)

• _Imprimante

HPLaserJetP2015DN

Il n'existe _{pas actuellement de plan de classement des documents numérisés ni} de _{règles de nommage spécifiques. Nous pouvons l'observer dans l'arborescence} suivante_{quinetientcomptequedes premiers niveauxde répertoires :}

Master

GIDE

2008-2009

G213

St

Pierre_des

d

112J59

sache

atlas

114J

ColonieMerttray

131

JfondsGeslin

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_autorisation

144J 161j

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Série Q

Clémence

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V

Série

C

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C190

c)Procédures

i. Procédure de numérisation d'un_{fondseninterne} Une_{procéduretypesedéroule de la façonsuivante :}

• _{analyse des besoins (choix de la base de données, des niveaux de}

description etc.)

• réunions de travail_entre les deux _centres d'archives

pourl'établissement d'un thésaurus commun

• _création d'un tableau de concordance _{entre les fonds}

originaux et leur reproduction numérique

• rédaction d'un cahier des_{charges techniques} • sélection d'un échantillon

type

• _tests de numérisation _sur l'échantillon afin d'établir un tableau de

numérisationenfonctiondes _{caractéristiques techniques du fonds}

il. Procédurede commande

Nous nousattachonsàdécrire la _{procédure de commande :}

-depuis lecentred'archives historiques àTours

• _en interne : envoi d'un mail _{et/ou d'un mot avec le document original par}

courrier

• du _public

: remplir le formulaire en ligne et le donner en salle de lecture ou bien_{l'envoyerparmail oucourrierauxArchives}

> le CAHIL envoie la commande à l'atelier _{photo par courrier avec le} document _original

> l'atelier_{photographiquerenvoie à l'utilisateur duservice la/lesphoto(s) sur}

CD-ROM- sauf s'il _{n'ya qu'une seule photo demandée parmail, l'opération}

est alors _{gratuite -et la facture de la prestation fournie par le centre} d'archives _{contemporaines àChambray-lès-Tours}

• _en interne : _{déplacement à} l'atelier photographique _avec le document à

numériser

• du _public

: remplir le formulaire en ligne et le donner en salle de lecture ou bien_{l'envoyerparmail oucourrier auxArchives}

> les _{photographes récupèrent la demande par mail ou vont chercher le} formulaire ausecrétariat

> ils renvoient à l'utilisateur du service _{la/les photo(s) sur CD- saufs'il n'ya}

qu'une seule photo demandée par mail, l'opération est alors gratuite -et la

facture de la _{prestation fournie par le centre d'archives contemporaines à}

Chambray-lès-Tours

Remarque : le tarif n'estpas le mêmepour unenumérisation ou une impression d'une _{copie numérique déjà existante, rien quepourcela, il est important de savoir} clairementce _{quia déjà été numérisé.}

d) Gestion des documentsnumérisésparl'atelier photographique

L'atelier_{photographique doit donc gérer deuxtypes de fonds :}

- des fondsliés àl'activité du service àdifférents niveaux

:

> l'activité du service d'action culturelle d'Anne Debal-Morche

(numérisations et redimensionnements de documents d'archives, création

d'affiches pourl'exposition,...)

> l'activité du service des Archives _{contemporaines26 (les photographes}

couvrent certains événements : _stages de formation, visites scolaires,

conférences mais aussiles_{dégâts des eauxdans lebâtimentparexemple)}

> l'activité du service _{photographique (nombre de commandes réalisées,} pourquel organismeetc...)

26

Ausensstrictdu terme,les archives deToursetdeChambray-lès-Toursneconstituentqu'un seul