Chapitre 4. Méthodologie
4.5 Variables regroupées selon leur unité d’analyse
4.6.4 Variables dont l’unité d’analyse est l’ensemble des pièces du dossier
(V.1-V.2) Conservation (V.7) Exploitabilité Accessibilité Matérielle Cognitive Lisibilité (V. 14) Identifiabilité (V. 11)
4.6.4 Variables dont l’unité d’analyse est l’ensemble des pièces du
dossier
Unité d’analyse
Variables et Questions de mesure
Pièce 5/14
1. Signes d’authenticité. Quels signes d’authenticité figurent dans les pièces du dossier?
2. Nature des pièces du dossier. Quelle est la nature des pièces du dossier? 7. État physique des pièces du dossier. Dans quel état physique sont les pièces du dossier?
11. Liens entre le titre du dossier et ses pièces. Quels liens existent entre le titre du dossier et ses pièces?
14. Mode(s) de lecture des pièces du dossier. Par quels mode(s) les pièces du dossier sont- elles lisibles?
Lien entre le cadre conceptuel et les variables reliées aux pièces du dossier comme unités d’analyse :
Authenticité Identité exclusive Statut des pièces du dossier
Afin d’établir la qualité du statut des pièces du dossier, nous proposons deux variables, soit les signes d’authenticité des pièces du dossier et la nature de ces pièces. Pour ce faire, la pièce est l’unité d’analyse.
Variable 1 Signes d’authenticité
Question 1. Quels signes d’authenticité figurent dans les pièces du dossier?
Niveau de qualité
Signes d’authenticité Niveau
attribué 5 Avec signature et autres signes d’authenticité
4 Avec signature et un des signes d’authenticité (un cachet, un en-tête ou un sceau)
3 Sans signature mais avec mention du signataire et autres signes d’authenticité
2 Sans signature ni mention du signataire mais avec un des signes d’authenticité qui indique un élément de contexte du document (date et lieu)
1 Sans signature et aucun signe d’authenticité
La source d’information est donc les pièces du dossier.
Le niveau de qualité choisi sera celui qui correspond au plus grand nombre de pièces au dossier. En cas de valeurs égales en nombre de pièces entre deux ou plusieurs niveaux, le niveau le plus élevé sera choisi, démontrant ainsi le plus haut niveau de qualité atteint pour la variable à l’étude.
Ce niveau de qualité varie selon que les pièces constitutives du dossier portent des signes d’authenticité, c'est-à-dire une signature, un cachet, un en-tête, un lieu, une date, un sceau le cas échéant, ou non. Le niveau 5 représente le niveau le plus élevé en termes de signes d’authenticité.
En conséquence, au niveau 5, nous plaçons les pièces d’archives qui ont une signature et d’autres signes d’authenticité. Comme le précise Pearce-Moses (2005), la signature identifie le créateur et confirme son lien avec le document signé. L’auteur explique : “the presence of a signature serves as a fundamental test for authenticity; the signature identifies the creator and establishes the relationship between the creator and the record”41. La signature indique également le consentement du signataire par rapport au
contenu du document signé. Quant aux autres signes d’authenticité, ils permettent de renseigner sur le contexte de la signature. Ainsi, la date et le lieu indiquent le contexte temporel et géographique de la signature alors que l’en-tête, le cachet et le sceau précisent le service et l’organisme créateur. La présence de plusieurs signes d’authenticité avec la signature augmente sa crédibilité et la confiance en son authenticité, parce que ces signes permettent, non seulement d’approfondir notre connaissance de la signature et du signataire, mais ils offrent également des informations sur l’identité de l’organisme créateur dont notamment ses coordonnées.
Quant au niveau 4, nous situons les pièces d’archives qui ont une signature et au moins un autre signe d’authenticité, soit un cachet, un en-tête ou un sceau qui confirme le statut du créateur. Ce niveau est inférieur par rapport au précédent parce que malgré la présence de la signature qui demeure toujours l’élément principal à l’appui de l’authenticité d’un document, il existe moins d’information sur le contexte de cette signature.
Au niveau 3, par contre nous situons les pièces d’archives qui ne portent pas de signature manuscrite, mais dont le créateur est mentionné et auxquelles s’ajoute un des signes d’authenticité soit un élément contextuel (lieu et date). Le niveau de qualité se dégrade étant donné l’absence du principal élément de l’authenticité qui est la signature et les signes d’authenticité qui la confirment, soit un cachet, un en-tête ou un sceau.
Ensuite, au niveau 2, nous retrouvons les pièces d’archives qui ne sont dotées que d’un seul signe d’authenticité autre que la signature. Le niveau de qualité est plus faible à cause, d’une part, de l’absence de la signature, élément essentiel de l’établissement de
de création de ce document.
Et enfin au niveau 1, nous situons les pièces d’archives qui ne contiennent ni signature ni autres signes d’authenticité.
Ce niveau représente le plus bas niveau de qualité parce qu’en l’absence de la signature et des signes d’authenticité qui pourraient éventuellement informer sur le contexte de création du document, l’authenticité de ce dernier ne peut être démontrée.
Variable 2 Nature des pièces du dossier
Question 2. Quelle est la nature des pièces du dossier?
Niveau
de qualité Nature des pièces du dossier Niveau attribué
5 Originale
4 Copie authentifiée
3 Copie
2 Brouillon
1 Difficile à identifier
Les pièces du dossier constituent la source d’information.
Le niveau de qualité choisi sera celui qui correspond au plus grand nombre de pièces au dossier. En cas de valeurs égales en nombre de pièces entre deux ou plusieurs niveaux, le niveau le plus élevé sera choisi, démontrant ainsi le plus haut niveau de qualité atteint pour la variable à l’étude.
Nous entendons par nature des pièces l’ensemble des caractéristiques observables et intrinsèques au document lui-même qui permettent de distinguer un original, une copie authentifiée, une copie et un brouillon.
L’original occupe le niveau le plus élevé du point de vue de la nature des pièces d’archives. Selon Duranti (1998, p. 165), “an original is the first complete and effective document, that is, an original must present the qualities of primitiveness, completeness and
d’archives d’être incontestables et incontestés.
La copie authentifiée se classe au niveau 4 puisque celle-ci a été reconnue fidèle à l’original - tout en n’étant pas l’original lui-même - par une instance habilitée à le faire. Pearce-Moses (2005) précise pour sa part que celle-ci représente “ a reproduction that has been officially certified, especially so that it may be admitted as evidence ”42. Nous entendons par authentification, “ [Authenticatition is] the process of verifying that a thing is what it purports to be, that it is acceptable as genuine or original ”43 Pearce-Moses (2005).
La copie se situe au niveau 3, lorsqu’il s’agit de la reproduction d’une pièce originale sans aucune authentification. Pearce-Moses (2005) confirme “because there is always some loss of quality when making a copy, originals have greater authenticity than copies. Hence originals are preferred over copies for evidence”44.
Le brouillon se situe à un niveau inférieur, car généralement ce format de document est informel, peu structuré, et rarement considéré dans la constitution de preuve. Pearce- Moses (2005) précise, “draft is nearly synonymous with text, although draft has the connotation that the work is not the final version. However, it is not uncommon to hear a finished document described as the final draft”45.
Lorsque la nature des pièces est difficile à déterminer, nous lui attribuons le niveau de qualité le plus faible.
PREUVE CRÉDIBLE Authenticité Intégrité du format
Conservation
Nous retrouvons ici, la deuxième variable de l’indicateur spécifique conservation, soit la variable état physique des pièces du dossier. La première variable étant la variable 6 qui porte sur les conditions de conservation dont la mesure est liée au fonds.
42http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=2271. Page consultée le 28 juillet 2010. 43http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=158. Page consultée le 28 juillet 2010. 44http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=265. Page consultée le 28 juillet 2010. 45http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=697. Page consultée le 28 juillet 2010.
Question 7. Dans quel état physique sont les pièces du dossier?
Niveau de qualité
État physique des pièces du dossier Niveau
attribué
5 Les pièces sont intactes
4 Les pièces sont restaurées
3 Les pièces sont détériorées mais sans perte d’information 2 Les pièces sont détériorées mais avec perte d’information 1 Les pièces sont complètement détériorées
Les pièces du dossier constituent la source d’information.
La mesure de cette variable se fera par l’observation des pièces du dossier. Le niveau de qualité choisi est celui qui s’applique au plus grand nombre de pièces d’un dossier. En cas de valeurs égales en nombre de pièces entre deux ou plusieurs niveaux parmi les cinq, le niveau de qualité le plus élevé sera choisi, démontrant ainsi le plus haut niveau de qualité atteint pour la variable à l’étude.
La variation des niveaux de qualité dans cette mesure dépend de l’intégrité des documents, c'est-à-dire leur inaltération et leur intégralité, c'est-à-dire l’entièreté de leur support et de leur contenu.
Au niveau 5, nous situons les pièces dont le support et le contenu sont en bonne condition tant pour la consultation que pour la reproduction ou la numérisation.
Au niveau 4, nous plaçons les pièces qui ont été restaurées à la suite d’une détérioration partielle, de façon à ce qu’elles redeviennent parfaitement lisibles. Le niveau de qualité est inférieur parce que l’état physique d’origine de ces pièces a été changé.
Le niveau 3 est attribué aux pièces qui, malgré le fait qu’elles soient partiellement détériorées, demeurent lisibles étant donné que leur dommage est mineur et n’implique pas de perte d’information.
Au niveau 2, nous plaçons les pièces qui, à cause de leur détérioration, ont perdu une partie de leur contenu.
détériorées et dont la dégradation de l’état physique entrave leur consultation et rend leur exploitabilité presque impossible.
EXPLOITABILITÉ Accessibilité
Cognitive Identifiabilité
L’étude des liens entre le titre du dossier et ses pièces se base sur le niveau de correspondance entre le titre et les pièces du dossier, c'est-à-dire le lien entre les éléments annoncés dans le titre du dossier et le contenu des pièces qui le constituent.
Variable 11 Liens entre le titre du dossier et ses pièces
Question 11. Quels liens existent entre le titre du dossier et ses pièces? Niveau
de qualité Lien entre le titre du dossier et ses pièces
Niveau attribué 5 Le titre du dossier correspond à toutes ses pièces
4 Le titre du dossier correspond à la majorité de ses pièces 3 Le titre du dossier ne correspond qu’à certaines de ses pièces 2 Aucun lien ne peut être établi entre le titre du dossier et ses pièces 1 Absence de titre
Le dossier et les pièces qu’il contient sont la source d’information pour la mesure de cette variable.
Au niveau 5, nous plaçons le dossier dont le titre correspond à toutes les pièces qui le composent.
Au niveau 4, nous situons les dossiers dont le titre est en lien avec la majorité des pièces qui les composent. Le niveau de qualité diminue parce que dans ce cas, le titre du dossier ne s’applique pas à l’ensemble des pièces.
Par ailleurs, le niveau 3 est consacré au dossier dont le titre est en lien partiel avec les pièces qui le composent puisque ce lien ne peut être établi qu’avec le contenu de certaines pièces.
avec les pièces. Le niveau de qualité diminue sensiblement parce que ce titre d’une part, ne permet pas un accès au contenu annoncé; d’autre part, il induit le chercheur en erreur.
Au plus bas niveau de qualité, nous situons le dossier qui n’a pas de titre. L’absence de titre sur un dossier en limite l’accès, ce qui réduit considérablement la possibilité de son utilisation.
EXPLOITABILITÉ Accessibilité
Matérielle Lisibilité
La lisibilité est un indicateur spécifique qui se mesure par la variable du ou de(s) modes de lecture des pièces du dossier.
Variable 14 Mode(s) de lecture des pièces du dossier
Question 14. Par quels modes les pièces du dossier sont-elles lisibles?
Les pièces du dossier constituent l’unité d’analyse.
Le niveau de qualité choisi, ici, sera celui qui correspond au plus grand nombre de pièces du dossier. En cas de valeurs égales en nombre de pièces entre deux ou plusieurs niveaux, le niveau qui sera considéré est celui le plus élevé parce que tout de même le
Niveau de
qualité Mode(s) de lecture des pièces du dossier Niveau attribué
5 Directement sans machine
4 Avec un appareillage fonctionnel et disponible
3 Avec un appareillage fonctionnel, mais qui n'est pas toujours
disponible
2 Avec un appareillage qui n’est pas toujours fonctionnel
du dossier.
Au niveau 5, nous situons les dossiers dont les pièces sont lisibles directement sans machine. La lecture est directe et n’est conditionnée par aucun appareillage. Ce mode de lecture direct et libre de tout intermédiaire matériel ou technique rend l’accès aux documents plus facile et plus rapide.
Au niveau 4, nous plaçons les dossiers dont les pièces sont lisibles avec un appareillage approprié, fonctionnel, disponible, et suffisant pour répondre aux demandes des usagers. Le niveau de qualité diminue ici, parce que le mode de lecture n’est pas direct.
Le niveau 3 est réservé aux dossiers dont les pièces sont lisibles avec un appareillage approprié et fonctionnel, mais qui n’est pas toujours disponible dans les locaux de consultation. L’insuffisance de l’appareillage destiné à la lecture des documents en ralentit l’accès.
Le niveau 2 est attribué aux dossiers dont les pièces sont difficilement lisibles à cause d’un appareillage qui n’est pas toujours fonctionnel. Ce niveau de qualité diminue à cause des problèmes techniques du matériel de lecture qui entravent l’accès au contenu des pièces du dossier.
Par contre, nous attribuons le niveau 1 de qualité, quand il n’y a aucun appareillage disponible pour lire les pièces constitutives du dossier. De la sorte, celles-ci deviennent inaccessibles.