5. A LGEMENE D IENSTEN
5.3. V ERZEKERINGEN 1. A LGEMEEN
In de loop van dit jaar, heeft de dienst een nieuwe overheidsopdracht voor de verzekeringen van de gemeente opgestart onder de vorm van de algemene offerteaanvraag. Deze opdracht had zeer weinig succes bij de verzekeringsmaatschappijen buiten de historische verzekeraar van de gemeente.
Daarentegen, waren verschillende gemeenten geïnteresseerd in het bekomen van een copie van ons bijzonder bestek.
Deze opdracht was de gelegenheid om het beleid inzake verzekering van de gemeente te veranderen op het gebied van de arbeidsongevallen.
Sinds 1971 had de gemeente een beheersovereenkomst voor zijn definitieve ambtenaren gekozen. De gemeente droeg werkelijk de kosten voorvloeiend uit de arbeidsongevallen. Enkel het administratieve, medische en juridische beheer werd door onze verzekeringsmaatschappij verzekerd. De bijzonder leveringsvoorwaarden heeft de overdracht van dit risico naar een verzekeraar wegens financiële redenen voorzien. De studie die daaromtrent wordt verwezenlijkt, heeft het belang op de voorgrond gesteld om zo'n weg te kiezen. Deze opdracht zal ons door dezelfde gelegenheid de wenselijkheid bieden om de inhoud van het bestuur met de medewerking van onze verzekeraar bij te werken
Dit jaar heeft de dienst een administratief secretaris titularis van het diploma graduaat in verzekeringen aangeworven die het team zal versterken door aldus de dienst te verbeteren die aan het bestuur en ingezetenen wordt verleend. Deze nieuwe agent zal verzocht worden nieuwe pisten te onderzoeken om onze premies te verminderen.
De kosten van de autotak blijven door de verjonging van het autopark stijgen die de systematische dekking van de materiële schade tot gevolg heeft. Het aantal nieuwe voertuigen bedraagt 21. De jaarlijkse dekking van deze verschillende voertuigen komt op 12.726,99 € . De techniek van de winstdeelnemingen ingebouwd in onze “alle risico’s” contracten laat ons zoals ieder jaar toe onze premies met verschillende % te verminderen zonder evenwel de verzekeringsdekking te wijzigen.
5.3.2. PERSPECTIVES D’AVENIR
L’exercice suivant sera consacré à l’étude des accidents de roulage dans le but de diminuer les coûts de réparation et des primes d’assurance de cette branche d’assurance.
Les agents du service suivront une nouvelle formation dans le but d’améliorer encore et toujours l’efficacité du service.
5.3.3. LES SINISTRES
Comme d’habitude une partie du rapport est consacrée aux sinistres gérés par le service.
Les sinistres causés par les vols représentent toujours un mauvais risque pour la branche immobilière. Au cours de cette année de référence, cette infraction pénale représente près de 33 % de nos sinistres.
Nous avons connu une tragédie à la suite d’un sinistre « dégâts des eaux ». Un électricien de Sibelga a perdu la vie en réparant les dégâts occasionnés par la défectuosité d’un joint qui a entraîné un court-circuit d’une installation de Sibelga implantée dans une école communale.
Cet électricien a eu un geste maladroit en mettant sa main à un endroit sous tension. Cette maladresse lui fut fatale.
Les chiffres nous indiquent que l’état de la voie publique est un mauvais risque puisqu’il représente près de la moitié de nos dossiers en responsabilité civile.
5.4. A
RCHIVES5.4.1. MISSIONS DU SERVICE
• Conservation et préservation des archives communales
• Regroupement des archives en un lieu central (C.T.R.)
• Tri, classement et inventaires des documents
• Établissement d’un index pour permettre l’accès aux archives
• Aide aux services et aux particuliers
• Accueil du public
• Prêts de documents pour des expositions
• Rédaction de travaux et de publications sur Schaerbeek 5.4.2. ACTIVITES
Transferts et inventaires
• Transfert de toutes les archives des Travaux publics entreposées à la Mécanographie, rue Van Oost, vers le C.T.R. (334 caisses)
• Transfert de toutes les archives des Travaux publics entreposées rue Navez (cave et grenier - 80 caisses).
• Transfert d'archives du service Assurances (70 caisses)
• Transfert d'archives du service Expéditions (20m courants)
• Transfert d'archives du service Infrastructures (Gestion immobilière)
• Transfert de caisses du service Finances (57 caisses)
• Transfert d'archives de la cellule DSD (3 caisses)
• Transfert d'archives du service des Affaires juridiques (10 caisses)
• Transfert d'archives de la Société coopérative des locataires
• Tri, inventaire et classement des archives ainsi transférées (en cours).
Sont prévus la mise en caisses et le transfert vers le C.T.R. d'archives entreposées à l'hôtel communal:
• chaufferie (Achats, Police, Personnel et autres);
• grenier (Instruction publique, Grand Secrétariat).
Base de données
• Mise à jour de la structure de la base de données Access établie dans le courant de l'année 2004 - 2005, pour mieux la faire correspondre aux exigences du service.
• Encodage dans la base de données ainsi établie de 508 dossiers, qui contiennent 3475 fardes.
5.3.2. TOEKOMSTPERSPECTIEVEN
In de loop van het volgend dienstjaar zal aan de studie van de verkeersongevallen gewijd worden om herstellingskosten en de verzekeringspremies van deze verzekeringstak te verminderen.
De agenten van de dienst zullen een nieuwe opleiding volgen met als doel de doeltreffendheid van de dienst te verbeteren.
5.3.3. SCHADEGEVALLEN
Zoals gewoonlijk handelt een deel van dit verslag over de schagevallen beheerd door de dienst.
De schadegevallen die door vandalisme worden veroorzaakt vertegenwoordigen nog altijd een slecht risico voor de “onroerende tak”. In de loop van het referentiejaar vertegenwoordeigen deze strafrechtelijke overtredingen 33% van onze schadegevallen.
Een elektricien van Sibelga heeft het leven verloren door de schade te herstellen die door het gebrek van een verbindingsstuk wordt veroorzaakt, dat een kortsluiting van een installatie van Sibelga tot gevolg heeft gehad die in een gemeenteschool wordt gevestigd. Deze elektricien heeft een onhandig gebaar gehad door zijn hand aan een plaats onder spanning te zetten.
Deze onhandigheid was hem fataal.
De cijfers delen ons mede dat de staat van de openbare weg een slecht risico is aangezien het bijna de helft van onze dossiers in burgerlijke aansprakelijkheid vertegenwoordigen.
5.4. A
RCHIEVEN5.4.1. OPDRACHTEN VAN DE DIENST
• Bewaren en beschermen van de gemeentelijke archieven
• Groeperen van de archieven op een centrale plaats (C.T.R.)
• Sorteren, rangschikken en de inventaris opmaken van documenten
• Opstellen van een trefwoordenregister om de toegang tot de archieven mogelijk te maken
• Hulp aan diensten en particulieren
• Onthaal van het publiek
• Uitlenen van documenten voor tentoonstellingen
• Opstellen van werken en publicaties over Schaarbeek 5.4.2. ACTIVITEITEN
Overbrengingen en inventarissen
• Overbrenging van de archieven van de Openbare werken opgeborgen in de lokalen van de vroegere Automatiseringsdienst, gelegen Van Ooststraat naar het C.T.R. (334 dozen)
• Overbrenging van alle archieven van de dienst Openbare Werken opgeslagen Navezstraat (kelder en zolder – 80 dozen)
• Overbrenging van archieven van de dienst Verzekeringen (70 dozen)
• Overbrenging van archieven van de dienst Verzending (20 lopende meter)
• Overbrenging van archieven van de dienst Infrastructuren (Vastgoedbeheer)
• Overbrenging van dozen van de dienst Financiën (57 dozen)
• Overbrenging van archieven van de dienst (3 dozen)
• Overbrenging van archieven van de dienst Juridische Zaken (10 dozen)
• Overbrenging van archieven van de dienst DSO (3 dozen)
• Sorteren, inventariseren en rangschikking van de getransfereerde archieven (in uitvoering)
De overbrenging van de dozen opgeborgen in het gemeentehuis naar het C.T.R. wordt voorzien
• stookruimte (Aankopen, Politie, Personeel en andere)
• zolder (Openbaar onderwijs, Secretarie) Database
• Updaten van de structuur van de database Access opgemaakt in de loop van het dienstjaar 2004-2005 om het in overeenstemming te brengen met de vereisten van de dienst.
• Coderen van 508 dossiers in de database die samengesteld is uit 3.475 farden
Accueil du public
• Accueil de chercheurs dans le cadre de diverses études historiques menées par eux.
• Accueil d'étudiants en quête de documents historiques pour la rédaction de travaux effectués dans le cadre de leurs études.
• Aide à la recherche pour l'asbl Zumba, en vue de l'exposition "Portrait du quartier Princesse Elisabeth", qui s'est tenue les 27 mai et 30 juin 2006 (atelier "Archives", à la gare de Schaerbeek).
• Aide à la recherche pour la région de Bruxelles capitale (cabinet d'Emir Kir) pour une exposition intitulée "Onder één dak" et qui doit se tenir à la fin de cette année 2006 aux halles Saint-Géry.
• Collaboration avec les différents services communaux dans l'aide à la consultation de documents d'archives répertoriés et entretenus par le service Archives.
Participation à des publications
• Reproduction de documents iconographiques (plans) pour la publication d'une brochure consacrée à la place Colignon et ses alentours (publication effectuée par la Région de Bruxelles-Capitale dans le cadre de la collection Bruxelles, ville d'art et d'histoire).
5.4.3. ORGANISATION DU SERVICE Personnel
• Durant mon absence pour congé de maternité, du 20 décembre 2005 au 9 mai 2006, c'est mademoiselle Catherine Meyfroid qui m'a remplacée. L'organisation du service n'a donc pas été perturbée par mon absence prolongée. Mademoiselle Meyfroid a consciencieusement accompli son travail.
• Le 1er décembre dernier, Madame Liliane Mwitende a été engagée comme article 60 auprès du service Archives. Elle remplit extrêmement bien ses fonctions et convient tout à fait au poste. Son contrat s'achevant le 1er juin 2007, elle souhaite pouvoir poursuivre son activité professionnelle auprès du service, comme employée communale.
• Monsieur Eddy De Groef, collaborateur définitif de niveau C, a, quant à lui, effectué une demande de mutation du service le 26 juin dernier, en adressant un courrier en ce sens à Monsieur Marc Dero, Directeur. À ce jour, monsieur De Groef n'a pas encore introduit cette demande auprès des autorités communales compétentes.
Locaux
• Les locaux sont facilement accessibles à toute personne circulant dans le bâtiment et donc extérieure au service. En l'absence des membres du service, les documents restent sans surveillance. Cela soulève des questions de sécurité des documents entreposés. En l'occurrence, cette absence de surveillance des locaux a pour conséquence que des déprédations ont déjà pu être constatées.
• Le service Archives va bientôt perdre une grande partie de l'espace destiné au tri et à l'inventaire des archives nouvellement arrivées. En effet, l'installation de l'Imprimerie prévoit qu'environ les deux tiers du premier étage des Archives lui soient attribués. Dans la mesure où c'est au deuxième étage que sont entreposés la majeure partie des documents, les Archives risquent très rapidement de manquer de place. Serait-il dès lors possible d'attribuer le troisième étage au service?
• Les travaux en vue de l'installation de l'Imprimerie, ainsi que l'installation de cette dernière dans les locaux contigus risquent également de perturber la bonne organisation du service. Un rapport en ce sens a été adressé le 16 mai dernier au service Infrastructure.
• Les documents placés sous la responsabilité du service Archives sont précieux et utiles, et méritent, à ce titre, d'être conservés avec toute la sécurité voulue.
Inspection par les A.G.R.
• Le service a fait l'objet, le 24 juillet dernier, d'une inspection générale par monsieur Marc Libert, des Archives générales du Royaume.
• Dans l'ensemble, monsieur Libert s'est déclaré tout à fait satisfait du travail accompli depuis son dernier passage, en 2004. Il a néanmoins effectué une série de recommandations sur le mode de conservation des documents et la visibilité du service.
• Plusieurs des points soulevés avaient déjà été abordés dans le "Rapport général sur les archives" du 30 décembre 2005.
Onthaal van het publiek
• Onthaal van vorsers in het kader van verschillende historische studies die ze maken.
• Onthaal van studenten op zoek naar historische documenten voor het opstellen van werken in het kader van hun studies;
• Medewerking verlenen bij opzoekingen voor de vzw Zumba voor het organiseren van de tentoonstelling “Portrait de quartier Princesse Elisabeth” die op 27 mei en 3 juni 2006 werd gehouden (atelier “Archives” à la gare de Schaerbeek)
• Medewerking verlenen aan het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (Kabinet Emir Kir) voor een toonstelling “Onder één dak” die op het einde van 2006 in de Sint-Gorikshallen zal doorgaan
• Medewerking verlenen aan de verschillende gemeentediensten bij het raadplegen van gerepertorieerde en onderhouden archiefdocumenten door de dienst Archieven.
Medewerking aan publicaties
• Reproductie van iconografische documenten (plans) voor een publicatie gewijd aan het Colignonplein en zijn omgeving (publicatie uitgevoerd door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in het kader van de verzameling Brussel, stad van kunst en geschiedenis
5.4.3. ORGANISATIE VAN DE DIENST Personeel
• Tijdens de duur van de afwezigheid wegens moederschapverlof werd overgegaan tot de aanwerving van een vervanger.
• Een bijkomend personeelslid onder statuut artikel 60 werd met ingang van 1 december 2005 ter beschikking gesteld van de dienst.
Lokalen
• De lokalen zijn gemakkelijk toegankelijk voor alle personen vreemd aan de dienst die in het gebouw rondlopen. Bij afwezigheid van de personeelsleden van de dienst is er geen toezicht op de documenten. De veiligheid van de opgeborgen documenten komt in het gedrang. Bij gebrek aan toezicht van de lokalen heeft tot gevolg dat beschadigingen werden vastgesteld.
• De dienst Archieven gaat binnenkort een groot deel van de plaats bestemd voor het sorteren en de inventariseren van nieuwe archieven verliezen. De dienst Drukkerij zal ongeveer twee derden van de 1ste verdieping van de dienst Archieven toegewezen krijgen. In de mate dat het grootste deel van de archieven opgeborgen zijn op de 2de verdieping zal de dienst vlug met een plaatsgebrek te kampen hebben.
• De werken van de installatie van de dienst Drukkerij alsook zijn installatie in aanpalende lokalen zullen de goede organisatie van de dienst verstoren.
• De documenten die onder de verantwoordelijkheid van de dienst Archieven geplaatst worden zijn rijk en nodig, en hebben om die redenen, recht om bewaard te worden in alle nodige veiligheid
Inspectie door het Algemeen Rijksarchief
• Op 24 juli jl. maakte de dienst Archieven het voorwerp uit van een inspectie van het Algemeen Rijksarchief
• De inspecteur was in het algemeen tevreden over het geleverde werk sinds zijn laatste bezoek in 2003. Hij heeft evenwel een reeks aanbevelingen gegeven inzake de wijze van bewaring van de documenten en de zichtbaarheid van de dienst.
• Verschillende punten kwamen reeds ter sprake in het “Algemeen verslag over de archieven” van 30 december 2005.
5.4.4. BILAN DES ACQUIS
Archivage des documents de plusieurs services:
Secrétariat Personnel Population État civil Travaux publics Affaires juridiques Contentieux Instruction publique Propriétés communales Assurances
Finances Recettes
Taxes
CPAS
Classement et restauration de 1500 plans.
Établissement de 51 inventaires.
Encodage d'une partie des anciens inventaires dans la nouvelle base de données.
Encodage de tout nouveau dossier dans la nouvelle base de données.
Rédaction de 23 rapports.
Rédaction de 17 travaux ou publications.
5.5. I
MPRIMERIELe service de l’imprimerie a fait face à tous les travaux courants, tels que compte, budget, modifications budgétaires, rapport annuel, bulletins communaux, rapports et délibérations au Conseil communal et les imprimés divers (affiches, cartes d’invitation, programmes, fiches, registres, papier à lettres, cartes et enveloppes, etc...).
En outre, il s’est chargé de la reliure et du brochage des divers documents administratifs et registres pour compte des différents services communaux.
Tous les travaux d’impression sont réalisés au moyen de presse offset, de stencileuse ou de copieur.
Elle prend en charge la gérance d’un magasin de papier de plusieurs dizaines de tonnes ainsi que le stock papier copieur et le stock enveloppes pour l’ensemble de l’administration.
Elle gère également le département photocopies.