Dit jaar werden alleen de rekeningen van de VZW Neptunium en de Muziekacademie onderzocht door de dienst.
3.1.6. INTERN CONTROLE
De opdrachten van de dienst in dit domein zijn de volgende : - nazien van de kleine kassa’s
- nazien van de rekeningen voor de maaltijden, het toezicht en de studie van de schoolinstellingen
- nakijken van de invorderingsstaten 3.1.7. BUITENGEWONE FINANCIERING
De financiering van de buitengewone uitgaven van de gemeente verloopt als volgt : - nakijken van de bestelbonnen : nazien van de overeenstemming van de prijzen, … - inschrijving van de bestelbonnen in het boekhoudingsysteem
- nakijken van de facturen
- indienen van de leningsaanvragen - afsluiten van de leningen
De dienst is ook belast met het beheer van de schuld :
- verkrijgen van de nodige financieringsmiddelen nodig voor de uitbetaling van de facturen - planificatie van de investeringen op kort en lange termijn
- optimalisatie van de schuld
- nakijken van de stand van de rekeningen lening/thesaurie - opvolging van de leningsaanvragen
3.2. A
ANKOPENDe dienst neemt voornamelijk volgende opdrachten voor zijn rekening:
BESTELLINGEN
Opstellen van de bestelbons, na het nazien van de beschikbare kredieten, voor het geheel van de leveringen, ofwel bij de opdrachtnemers aangeduid ten gevolge van een procedure van openbare opdracht, ofwel op basis van een snelle analyse van de toegepaste prijzen op de markt, ofwel tenslotte op voorstel van de aanvragende diensten.
FACTUREN
Inschrijving in het boekhoudkundige systeem van de binnenkomende facturen, nazien en terugsturen van verkeerd opgestelde facturen.
CONSUMPTIE(niet vaste stoffen)
Coderen van de facturen (telefonie, gas, elektriciteit, stookolie voor verwarming), opsporen van eventuele afwijkingen van consumptie en informeren van de betrokkenen teneinde te verhelpen.
OPENBAREOPDRACHTEN
Gunnen van openbare opdrachten van leveringen en sommige opdrachten van diensten:
- Alle opdrachten voor gewone leveringen: materialen voor de dienst Infrastructuur, administratieve leveringen, onderhoudsproducten, didactisch materiaal, werkkledij, beheer van het park van multifunctionele kopieertoestellen, enz.
- Verschillende opdrachten voor de gewone diensten: medische controle van het personeel, schoonmaak en onderhoud van het SAC, onderhoud van de werkkledij, herstellen van het koetswerk van de gemeentevoertuigen, REPROBEL, opdracht voor leningen bestemt voor de financiering van de buitengewone begroting, pensioenfonds, opdrachten voor consultatie, enz.
- Terugkerende opdrachten op de buitengewone begroting: gereedschap, materiaal, meubilair, voertuigen enz…
- Opdrachten voor leveringen en diensten gefinancierd door toelagen (Grootstedenbeleid, Netheidscontract, Veiligheidscontract, Fonds Europese toppen, enz.)
De manière générale, le service a poursuivi l’effort d’amélioration de l’efficacité des procédures et des échanges avec les fournisseurs, notamment par la généralisation de l’usage des courriers électroniques pour l’envoi des cahiers des charges, la négociation, la réception des offres. En outre cette manière de faire permet de réduire certains frais, d’améliorer la sécurité des échanges et d’en réduire les délais.
De même, un effort particulier a été consenti à la vérification du respect des prix pratiqués par les adjudicataires.
Audit RICOH
Poursuivant l’effort de rationalisation du parc bureautique le service Equipement a fait procéder à un audit gratuit par la firme RICOH – avec laquelle la commune (y compris le CPAS) a conclu un contrat cadre de leasing d’un parc de copieurs multifonctions – visant à optimaliser le flux de production documentaire à l’Hôtel communal et au CSA.
L’audit s’est centré sur :
• l’analyse du parc existant (type et nombre d’appareils, localisation, coût d’utilisation) et des exigences fonctionnelles en termes de copies, impressions, fax et numérisation,
• la détermination d’un point d’équilibre entre épargne potentielle et gains de productivité
• la présentation d’un projet d’amélioration du flux de travail permettant à la fois de disposer de machines plus performantes tout en réduisant les coûts de fonctionnement Audit énergétique
Le service Equipement a finalisé le logiciel de comptabilité énergétique permettant :
• De suivre mois par mois l’évolution des consommations des différents bâtiments, de détecter rapidement les écarts de consommation et informer immédiatement les acteurs concernés (service techniques, fournisseurs, Etablissement scolaire, etc.) et d’interpréter le résultat des mesures d’économies d’énergie mise en œuvre (modification des courbes de chauffe, isolation, etc.)
• de convertir les consommations enregistrées en consommations normalisées (afin de lisser l’effet des variations climatiques d’une année à l’autre),
• de calculer les coûts réels et normalisés en tenant compte de l’évolution des prix unitaires des différents fluides et les comparer avec les coûts effectivement facturés ;
• de calculer les économies quantitatives et financières réelles ;
• de calculer les économies virtuelles à savoir « la dépense supplémentaire que l’on aurait du supporter si aucune action visant à économiser l’énergie n’avait été entreprise et ce en tenant compte de l’inflation du prix des fluides »
• de permettre un contrôle croisé entre les consommations relevées et celles facturées
• de tirer une synthèse pour l’ensemble des bâtiments, établir divers ratios (consommation, coût par m², etc.), extrapolations et prévisions
Résultats
La mise en œuvre de l’audit énergétique a permis de réaliser de substantielles économies quantitatives :
Hôtel communal et CSA
Coût réel Economie réelle Economie virtuelle 2003-2004 159.134 € 13.068 € 8,21 % 22.962 € 14,02 % 2004-2005 178.367 € -7.204 € -4,04 % 24.884 € 13,66 %
Total Ecoles
Coût réel Economie réelle Economie virtuelle nette (toutes les
écoles)
Economie virtuelle (seules les écoles ayant
fait des économies) 2003-2004 619.351 € -12.997 € -2,10 % 26.106 € 4,05 % 33.288 € 2004-2005 685.218 € -64.746 € -9,45 % 50.926 € 7,17 % 66.601 €
In het algemeen heeft de dienst de inspanning voortgezet voor de verbetering van de efficiëntie van de procedures en de uitwisselingen met de leveranciers, meer bepaalt door de veralgemening van het gebruik van elektronische briefwisseling voor het opsturen van de bijzonder bestekken, het negotiëren, de ontvangst van de offertes. Bovendien laat deze werkwijze toe om sommige kosten te beperken, de veiligheid van de uitwisselingen te verbeteren en de tijdspanne te verminderen.
Zo ook werd een bijzondere inspanning geleverd bij het nazien van het respecteren van de prijzen toegepast door de opdrachtnemers.
Audit RICOH
Om de inspanning voor het rationaliseren van het park van de kantoorautomatisering verder te zetten, heeft de dienst Uitrusting laten overgaan tot een gratis audit door de firma Ricoh – met wie de gemeente (en het OCMW inbegrepen) een kader leasingcontract heeft afgesloten van een park van multifunctionele kopieertoestellen – met het oog op de optimalisering van de flux van de documentaire productie in het gemeentehuis en het SAC.
Het audit is gericht op:
• De analysering van het bestaande park (type en aantal toestellen, lokalisering, gebruikskost) en de functionele noden in termen van kopieën, afdrukken, fax en digitalisering
• Het bepalen van een evenwichtspunt tussen potentiële besparing en productiviteitswinst
• Het voorstellen van een verbeteringsvoorstel van de werkflux wat toelaat om tegelijkertijd te beschikken over meer prestatie leverende toestellen door de werkingskost ervan te verminderen.
Energie audit
De dienst Uitrusting heeft een boekhoudkundig programma voor energie verfijnd, zijnde:
• Maand per maand de evolutie van het verbruik in de verschillende gebouwen, de snelle opsporing van afwijkingen van consumptie en de onmiddellijke mededeling aan de betrokken personen (technische diensten, leveranciers, schoolinrichting, enz.) en de interpretatie van het resultaat van de in voege zijnde maatregelen voor energiebesparingen (wijziging van de verwarmingscurven, isolatie, enz.) ;
• Het genoteerde verbruik om te zetten in genormaliseerd verbruik (teneinde het effect van de klimaatswijzigingen van het ene jaar op het andere te vervlakken);
• De reële en genormaliseerde kosten te berekenen rekening houdend met de evolutie van de eenheidsprijzen van de verschillende niet vaste stoffen en ze te vergelijken met de werkelijk gefactureerde kosten;
• De werkelijke kwantitatieve en financiële besparingen te berekenen;
• De virtuele besparingen te berekenen, te weten “de bijkomende uitgave die men zou moeten dragen indien geen enkele actie om energie te besparen, niet werd ondernomen en dit rekeninghoudend met de inflatie of de prijs van de niet vaste stoffen”
• Een controle toe te laten gekruist tussen het opgenomen verbruik en het gefactureerde verbruik;
• Een synthese te maken voor het geheel van de gebouwen, verschillende ratio op te stellen (verbruik, kost per m²), enz.), extrapolaties en vooruitzichten
Resultaten
Het tot stand brengen van de energie audit heeft toegelaten om substantiële kwantitatieve besparingen te realiseren:
Gemeentehuis en SAC
Reële kost Reële besparing Virtuele besparing 2003-2004 159.134 € 13.068 € 8,21 % 22.962 € 14,02 % 2004-2005 178.367 € -7.204 € -4,04 % 24.884 € 13,66 %
Totaal scholen
Reële kost Reële besparing Netto virtuele besparing (alle
scholen)
Virtuele besparing (alleen scholen die besparingen gedaan
hebben) 2003-2004 619.351 € -12.997 € -2,10 % 26.106 € 4,05 % 33.288 € 2004-2005 685.218 € -64.746 € -9,45 % 50.926 € 7,17 % 66.601 €
Tant l’Hôtel communal que le CSA ont réalisés des économies. Sur 16 groupes scolaires répertoriés : 11 ont fait des économies virtuelles les 2 années, 4 une des deux années et 1 n’a fait aucune économie durant 2 années.
Il est évident que, compte tenu de l’augmentation sensible des prix unitaires des fluides, les diminutions enregistrées des quantités consommées ne suffisent pas à compenser ladite hausse des prix. Paradoxalement, l’écart croissant entre l’économie réelle (négative) et l’économie virtuelle (positive), démontre l’intérêt de la poursuite de la démarche URE.
Le Collège a décidé de restituer à chaque école 1/3 des économies virtuelles réalisées individuellement (montant éventuellement corrigé en cas de travaux importants effectués dans le bâtiment concerné et ayant eu une influence significative sur la consommation d’énergie (nouvelle chaudière, pose de double vitrage, etc.-)) pour un montant total de 26.973 € à la condition que ces sommes soient affectées à des actions éco-citoyennes (achat de livres, jeux, matériel pédagogique, visites culturelles, animations, formations) et qu’une procédure de suivi et d’évaluation les actions entreprises par les écoles soit mise en œuvre.
Réorganisation du Magasin central
Plusieurs étapes ont été réalisées comme la centralisation des magasins communal, de l’Instruction publique, la centralisation des équipements de protection individuelle (EPI), des produits d’entretien, des fournitures de bureau, des fournitures scolaires, etc.
Depuis juillet 2006, le magasin central est installé dans ses locaux définitifs du CTR et un agent de niveau A a été affecté à la tête du service.
Les prochaines étapes seront l’incorporation des magasins Electricité, Chauffage et Bâtiments, la mise en place d’une gestion informatisée grâce au logiciel ATAL acquis par l’Administration et la définition d’un cadre du personnel.
Vérification des consommations de carburant
Un effort particulier a été fourni afin de mettre en œuvre un contrôle efficace des consommations de carburant du parc automobile et de l’usage qui est fait des cartes magnétiques permettant le remplissage dans les stations services.
Besparingen werden zowel in het gemeentehuis als in het SAC gerealiseerd. Op 16 geregistreerde schoolgroepen: 11 hebben virtuele besparingen gedaan in de 2 jaar, 4 een op de 2 jaar en 1 heeft geen besparingen gedaan over de 2 jaar.
Het is duidelijk dat, rekeninghoudend met de aanzienlijke stijging van de eenheidsprijzen van de niet vaste stoffen, de genoteerde verminderingen van de verbruikte hoeveelheden niet volstaan om de vermelde verhoging van de prijzen te compenseren. Paradoxaal toont de groeiende kloof tussen de reële besparing (negatief) en de virtuele besparing (positief) aan dat het interessant is om de poging tot rationeel energieverbruik verder te zetten.
Het College heeft besloten om aan iedere school 1/3 van de individuele virtuele besparingen terug te geven (bedrag eventueel verbeterd ingeval van belangrijke werken uitgevoerd in het betrokken gebouw en die een aanzienlijke invloed hadden op het energieverbruik (nieuwe ketel, plaatsen van dubbele beglazing, enz.) voor een totaal bedrag van 26.973 € op voorwaarde dat deze bedragen zouden gebruikt worden voor eco-burgerlijke acties (aankoop van boeken ,speelgoed, pedagogisch materiaal, culturele bezoeken, animaties, vormingen) en dat een procedure voor opvolging en evaluatie van de acties, ondernomen door de scholen, wordt opgestart.
Reorganisatie van het centrale magazijn
Veerschillende etappes werden gerealiseerd zoals de centralisering van de gemeentemagazijnen, van het Openbaar Onderwijs, de centralisering van de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM), de onderhoudsproducten, de bureelartikelen, de schoolbenodigdheden, enz.
Sinds juli 2006, is het centrale magazijn ondergebracht in zijn definitieve lokalen van het TCR en een agent van niveau A werd aan het hoofd van deze dienst benoemd.
De volgende etappes zullen het bijvoegen van de magazijnen Elektriciteit, Verwarming en Gebouwen, het op punt stellen van een geïnformatiseerd beheer dank zij het programma ATAL aangekocht door het Bestuur en het bepalen van een kader voor het personeel, zijn.
Nazien van het verbruik van brandstof
Een bijzondere inspanning werd geleverd teneinde tot een efficiënte controle te komen van het verbruik van brandstof van het wagenpark en voor het gebruik dat wordt gemaakt van de magnetische kaarten die het vullen in pompstations toelaten.