Renforcement des capacités en ressources humaines à tous les niveaux

L’une des réalisations attendues du Programme de transformation est « une dotation en personnel conforme aux besoins à tous les niveaux de

l’Organisation ». Les principaux axes de travail dans ce domaine sont le réalignement des ressources humaines au niveau du Bureau régional et des équipes d’appui interpays ; la formation d’initiation du personnel nouvellement recruté ; l’adoption de procédures de recrutement améliorées ; et le perfectionnement et l’apprentissage du personnel.

Réalignement des ressources humaines au niveau du Bureau régional et des équipes d’appui interpays : le processus de réalignement des ressources humaines a débuté en 2015 avec les groupes de responsabilité sectorielle du Bureau régional, y compris les équipes d’appui interpays. Avec l’appui d’un groupe de consultants – Dalberg –, les structures et fonctions existantes ont été passées en revue par rapport aux mandats, stratégies, priorités et plans programmatiques de l’OMS. De nouvelles structures adaptées aux besoins ont été conçues pour chacun des cinq groupes techniques et pour le groupe Administration générale. Des descriptions de poste ont ensuite été élaborées pour tous les postes recensés et classés par des consultants externes, qui ont ensuite mené un « processus de mise en correspondance » afin de comparer les postes actuels aux nouveaux postes proposés.

Les membres du personnel ont été affectés à de nouveaux postes, le cas échéant, ou pour ceux dont les postes ne correspondaient pas à la nouvelle structure, des mesures administratives pertinentes ont été prises (un processus a été lancé en vue d’une éventuelle réaffectation à un poste au sein de l’OMS

ou l’Organisation s’en est séparée). Le processus de recrutement a ensuite été engagé pour tous les postes vacants pour lesquels les financements étaient disponibles.

Les membres du personnel occupant des postes correspondant aux postes de la nouvelle structure ont donc été affectés à ces nouveaux postes.

Pour ceux dont les postes ne correspondaient à aucun poste de la nouvelle structure, des mesures administratives pertinentes ont été prises. Pour ceux qui remplissaient les critères de réaffectation, un processus a été engagé en vue de leur réaffectation éventuelle au sein de l’OMS au niveau local ou mondial, en fonction de leur catégorie. L’Organisation s’est séparée de ceux qui ne remplissaient pas les critères de réaffectation ou qui n’ont pas pu être réaffectés à l’issue du processus de réaffectation. Elle a proposé à ceux qui en remplissaient les critères la possibilité d’une résiliation d’engagement par accord mutuel comme solution de remplacement du processus de réaffectation. Enfin, des processus de recrutement ont été lancés pour tous les postes vacants pour lesquels les financements étaient disponibles.

À titre de soutien, les membres du personnel ont reçu régulièrement, tout au long du processus de restructuration, des points de la situation et des informations. Des services de conseil, parmi lesquels la gestion du stress, ont été fournis au Bureau régional et aux trois équipes d’appui interpays.

Des séances sur la transition de carrière ont été organisées pour soutenir le personnel touché par la restructuration.

Des flux de travail standard et des liens

hiérarchiques entre les équipes d’appui interpays et le Bureau régional ont été conçus afin d’améliorer la supervision et la coordination gestionnaires. Le processus adopté est le suivant : les responsables des équipes d’appui interpays soumettent des rapports et des demandes d’assistance technique au niveau des pays directement aux directeurs de leurs groupes de responsabilité sectorielle, qui se trouvent au centre du Bureau régional. En outre, les équipes d’appui interpays continuent d’apporter un appui et d’assurer une coordination sous-régionale depuis leurs trois bases, à savoir Harare, Libreville et Ouagadougou.

Procédures de recrutement améliorées : des

dans les meilleurs délais. Ces procédures englobent l’application de formules d’évaluation normalisées, dont des panels de sélection, des tests écrits, des entretiens, la vérification des antécédents et le recours à des agences de recrutement le cas échéant.

Des procédures accélérées de recrutement ont été mises en place et utilisés pour faire face au nombre élevé de postes vacants et pour mener des processus de recrutement aussi efficaces que possible sur le plan des coûts et des résultats. Le Secrétariat a déployé ces efforts afin d’assurer des recrutements rapides et opportuns tout en veillant embaucher les meilleurs candidats. Les procédures accélérées de recrutement sont également à utiliser pour mettre en œuvre les recommandations de l’examen fonctionnel qui a été lancé dans les 47 pays de la Région.

Les membres de panels ont suivi une formation sur l’évaluation basée sur les compétences afin de favoriser une évaluation juste et transparente lors de la sélection. Tous les membres de panels bénéficient en outre d’une séance d’information de la part d’un administrateur des ressources humaines avant leur participation à un panel afin de s’assurer qu’ils comprennent bien les fonctions et attributions, et visionnent la vidéo des Nations Unies sur les préjugés inconscients.

Le Secrétariat de l’OMS dans la Région africaine s’est efforcé d’assurer la parité hommes-femmes, en particulier dans les catégories des administrateurs et des cadres supérieurs. Une initiative a été lancée en avril 2017 dans le but d’attirer davantage de candidatures féminines qualifiées. Par ailleurs, le Bureau régional applique strictement la politique qui veut que figure au moins une candidature féminine qualifiée sur toutes les listes restreintes pour tous les postes dont la vacance a été annoncée, faute de quoi le responsable qui recrute est tenu de fournir une justification écrite valable, sinon l’avis de vacance de poste est publié à nouveau.

Suite à l’engagement pris par le Secrétariat de combler l’écart entre les hommes et les femmes, le nombre de femmes n’a cessé d’augmenter, notamment parmi les employés dans la catégorie des administrateurs et niveaux supérieurs. Entre décembre 2015 et décembre 2018, la proportion de membres du personnel de sexe féminin titulaires d’un engagement de longue durée est passée de 32,2 % à 33,2 %, tandis que celle des femmes

FIGURE 1. Évolution de la représentation féminine au sein de l’effectif de l’OMS dans la Région africaine

Source : Bureau régional de l’OMS pour l’Afrique 60 50 40 30 20 10

0 2015 2016 2017 2018

Engament à long terme 32,2 31,9 32.1 33,2

Engagement temporaire 14,8 15,4 19.6 21,3

32,2 32,1 33,2

31,9

14,8 19,6 21,3

15,4

Pourcentage (%) des femmes dans toutes les catégories par poste

2015 2016 2017 2018

Hommes 347 361 395 381

Femmes 123 128 146 154

347

123

361

128

395

146

381

154 600

500 400 300 200 100 0

Catégorie professionnelle - tous les types d’engagement

Une séance de formation spécifiquement dédiée à la parité hommes-femmes a été incluse dans le programme de formation à l’encadrement qui a été conçu puis lancé en 2018 à l’intention des représentants de l’OMS dans les pays. Dans le cadre de cette formation, chaque chef de bureau de pays détermine les stratégies concrètes qui peuvent être appliquées dans son bureau pour favoriser l’émancipation professionnelle des femmes, particulièrement en milieu de travail, le but étant d’améliorer la parité des hommes-femmes.

Le Bureau régional a également mené un processus de recrutement d’un nombre plus important de stagiaires, de volontaires des Nations Unies et de jeunes professionnels afin de leur permettre d’acquérir des capacités. Parti de seulement

10 stagiaires et d’aucun volontaire des Nations Unies ni jeune professionnel en 2015, le Bureau régional a recruté au total 70 stagiaires, volontaires des Nations Unies et jeunes professionnels en 2017 et 32 en 2018.

Programme d’initiation, de formation et

d’orientation des nouveaux membres du personnel : le programme d’orientation de la Région africaine a été lancé en mai 2017. Coordonné par le point focal de l’apprentissage du pays ou du groupe de responsabilité sectorielle, ce programme vise à garantir que tous les nouveaux membres du personnel soient dotés des outils et de l’éventail des connaissances requises pour s’acquitter efficacement de leurs fonctions. Les nouveaux membres du personnel sont intégrés et pris en charge dès leur premier jour de travail. Chaque membre du personnel est reçu par le point focal de l’apprentissage qui consacre les deux ou trois premiers jours à s’assurer que la personne nouvellement recrutée passe en revue toutes les informations et séances de briefing nécessaires avant de se mettre au travail.

Pendant ces sessions, la nouvelle recrue reçoit du matériel informatique, un bureau et un briefing médical et sécuritaire exhaustif pour s’assurer qu’elle est sécurité dans l’environnement de travail.

Les nouveaux membres du personnel sont également informées du Système électronique de gestion et de développement des services du personnel (PMDS), du système ilearn – la plateforme électronique d’autoapprentissage de l’OMS – et de la politique institutionnelle en matière de formation afin de s’assurer qu’elles suivent les quatre modules de

du personnel avaient participé au programme d’orientation.

Le programme régional d’initiation et de formation des nouveaux membres du personnel, qui

cible les membres du personnel de la catégorie professionnelle nouvellement recrutés sur le plan international et les administrateurs recrutés sur le plan national dans la Région, a été élaboré et mis en place au cours du dernier trimestre 2015.

En 2018, ce programme a été exécuté en français et en anglais en avril. Ces sessions permettent aux nouveaux membres du personnel d’avoir une connaissance globale de l’Organisation, de ses programmes et de ses structures. Le programme d’initiation comprend deux grands thèmes, à savoir

« Ce que nous faisons » et « Administration personnelle ». Toutes les fonctions d’appui participent directement au programme d’initiation par le biais de présentations et de discussions sur des sujets intéressant les nouveaux employés. Tous les groupes de responsabilité sectorielle participent à la conception du contenu et veillent à l’exhaustivité des informations et à leur pertinence pour les nouveaux membres du personnel. Ces sessions offrent également la possibilité de recueillir des idées sur les attentes du personnel, qui sont utilisées à des fins d’amélioration et d’innovation. En 2018, au total 21 membres du personnel ont participé à ces cours. Les prochaines sessions étaient prévues en avril 2019.

En juin 2018, l’OMS dans la Région africaine a lancé le processus de conception et d’élaboration d’un catalogue de formations obligatoires fondées sur les attributions de chaque fonction. Les nouveaux membres du personnel devraient disposer de 40 jours pour suivre les modules lorsque ceux-ci auront été lancés. Toutes ces formations seront entreprises et suivies par le biais du système d’apprentissage de l’Organisation baptisé ilearn.

Perfectionnement et apprentissage du personnel : en vue de renforcer les capacités et les performances du personnel, un réseau de points focaux régionaux pour l’apprentissage a été créé en décembre 2017.

Le rôle du point focal de l’apprentissage consiste principalement à orienter les nouveaux membres du personnel, à recenser les besoins en formation dans les groupes de responsabilité sectorielle, les programmes, les unités et les bureaux de pays, et à proposer un plan pour répondre aux besoins ainsi

de toutes les activités d’apprentissage au niveau des pays ou des groupes de responsabilité sectorielle dans ilearn et des actions de suivi au terme des formations obligatoires.

Le conseiller d’orientation professionnelle de l’équipe chargée des examens fonctionnels fournit des services de conseil et d’orientation aux membres du personnel au sein des bureaux de pays où le processus d’examen fonctionnel a été entrepris. En décembre 2018, trente-sept bureaux de pays avaient bénéficié des services du conseiller d’orientation professionnelle.

Destinée aux cadres supérieurs et aux chefs des bureaux de pays de l’OMS, l’Initiative sur les voies vers le leadership pour la transformation de la santé en Afrique a été lancée au second semestre 2018.

Ce programme vise à développer les capacités des cadres en matière de leadership organisationnel, personnel et d’équipe ; à améliorer leurs capacités de réflexion analytique et stratégique, et à leur permettre de mieux comprendre les défis complexes qui attendent les gestionnaires et dirigeants

aujourd’hui et dans l’avenir. Chaque parcours d’apprentissage comprend un certain nombre de séances, dont des autoévaluations telles que l’évaluation à 360° qui sert de préalable, un atelier en présentiel, plusieurs classes virtuelles dans lesquelles différentes théories apprises sont appliquées dans la pratique, un accompagnement individuel en matière d’encadrement et un projet d’apprentissage par l’action sur une période de trois à cinq mois.

Les modules à couvrir dans la formation sont les suivants : compréhension des principes concrets de gestion et de direction ; négociation de conversations difficiles et optimisation des performances de l’équipe ; formulation efficace d’une vision, alignement de cette stratégie sur le mandat de l’OMS et exécution des actions de manière claire et cohérente ; et stratégies de mobilisation des ressources. Le premier atelier en présentiel a été organisé en décembre 2018. Conçu et mis à l’essai dans la Région africaine de l’OMS, ce programme a été adopté par le Groupe de la politique mondiale de l’OMS – composé du Directeur général, de la Directrice générale adjointe et des Directeurs régionaux – en tant que programme d’encadrement des hauts responsables de l’OMS.

En décembre 2018, un appel à propositions a été lancé pour l’élaboration d’un programme

spécifiquement destiné au personnel d’appui des services généraux. L’objectif de ce programme est de renforcer leurs capacités afin que les services de ce personnel contribuent à la mise en œuvre des activités de l’OMS dans la Région africaine dans le contexte du Programme de transformation du Bureau régional de l’Afrique ; et le treizième programme général de travail de l’OMS sera plus efficace en ce qui concerne l’atteinte de l’objectif du triple milliard.

L’élaboration d’un nouveau système régional de récompenses pour les membres du personnel qui se sont distingués par des performances

exceptionnelles, notamment un prix spécifique pour les initiatives liées au Programme de transformation, a débuté en mai 2018. Elle a pour objectif d’accroître la motivation des membres du personnel et leur satisfaction à l’égard de leur travail et de veiller à la fidélisation du personnel. Ce nouveau système sera lancé en 2019.

En vue d’améliorer les interactions des membres du personnel dans ses divers rôles et responsabilités, une politique de journées portes ouvertes a été instaurée en 2017 pour permettre aux membres du personnel de visiter les différentes unités et d’exprimer leurs préoccupations et leurs besoins. De plus, l’unité Gestion des technologies de l’information (ITM) propose des séances

d’information sur divers sujets liés à l’informatique tous les jeudis et organise une clinique ouverte une fois par mois.