PUBLICS CIBLES ET LEURS BESOINS

À partir des entretiens, nous avons identifié les publics cibles suivants :

• les membres du COSADOCA qui sont souvent les coordinateurs du sauvetage dans leur institution respective ainsi que leurs remplaçants ;

37 En annexe se trouvent les détails de cette analyse, mais l’essentiel est exposé ici.

38 Selon le cours sur l’Analyse fonctionnelle de M. Jean Michel suivi lors de notre formation à la HEG.

• les personnels des institutions amenés à intervenir en cas de sinistre ;

• les professionnels concernés par la sauvegarde du patrimoine documentaire (bibliothécaires, archivistes, restaurateurs, etc.) ;

• le grand public (y compris les médias).

Outre ces publics, le projet verra d’autres parties prenantes impliquées dans le COSADOCA et considérées plutôt comme des partenaires que des publics :

• la PBC, qui participera notamment aux journées de formation prochainement organisées par le COSADOCA et qui dispose d’équipements et de savoir-faire dans le domaine ;

• les différents services des pompiers, qui reçoivent un exemplaire des plans en cas de catastrophe.

Pour chaque public, nous avons identifié leurs besoins par rapport au site web.

Comme des publics différents peuvent avoir en commun un même besoin, certains se répètent dans la présentation suivante. Elle se concentre uniquement sur les besoins et il n’est pas question à ce stade du projet de proposer des solutions³⁹. Membres du COSADOCA, coordinateurs du sauvetage et remplaçants Avec le personnel de chaque institution membre du consortium, ils représentent le public le plus important puisque le site est réalisé à leur demande. Le premier besoin exprimé par les membres du COSADOCA reprend l’un des objectifs du consortium : mettre en commun des ressources et des savoirs pour sauvegarder le patrimoine documentaire des trois institutions. Dans leur pratique professionnelle, ils ont besoin d’accéder à tout moment à des informations pertinentes concernant la sauvegarde du patrimoine documentaire.

Un élément important, qui d’ailleurs est à l’origine de ce projet, est d’avoir à disposition sur le site web les plans d’urgence de chaque institution. Le projet d’avoir un seul plan commun, tel qu’il est prévu dans le règlement de

39 Voir : 5 Conception

fonctionnement du consortium, n’est actuellement pas à l’ordre du jour. Par conséquent, chaque institution doit identifier rapidement quel est son plan pour être le plus efficace possible en cas de sinistre. Puisque le plan de catastrophe est un document corrigé à chaque changement de personnel et entièrement révisé au moins deux fois par an, il est indispensable que sa mise à jour puisse être facilement réalisée. De plus, il n’est efficace que s’il est diffusé auprès de tout le personnel concerné.

En cas de sinistre, les institutions ont besoin de contacter rapidement leur propre personnel ainsi que des spécialistes en restauration et des fournisseurs de matériel indispensable pour faire face à un sinistre. Il est donc important de regrouper les adresses de ces personnes ainsi que d’en faciliter l’accès et la mise à jour.

Certaines informations contenues dans les plans d’urgence - les données personnelles et les plans des collections – doivent être sécurisées et n’être accessibles qu’à certains collaborateurs.

Le COSADOCA a besoin de faire connaître ses projets, de montrer concrètement ses actions et de véhiculer une image professionnelle et dynamique. En cas de sinistre, il est important pour le consortium de disposer d’un espace de communication qui lui permette de maîtriser les informations transmises à la presse.

La sauvegarde du patrimoine documentaire n’étant pas une priorité pour tout le monde, le consortium a un intérêt particulier à sensibiliser à la fois leur personnel respectif et le grand public aux risques encourus par le patrimoine documentaire et la nécessité de s’y préparer.

Personnels des institutions membres

Participant au sauvetage des collections en cas de sinistre et devant s’y préparer, les collaborateurs de chaque institution membre du consortium ont les mêmes besoins vis-à-vis du plan en cas de catastrophe que le public précédent : y accéder rapidement et distinguer clairement les plans en cas de catastrophe des différentes institutions. Ils ont également besoin de trouver facilement les adresses des personnes à contacter en cas de sinistre.

Dans leur pratique quotidienne, il leur est utile non seulement de disposer à tout moment d’informations pertinentes concernant la conservation du patrimoine documentaire, mais aussi de chercher des informations précises sur un aspect spécifique de la conservation et d’approfondir leurs connaissances.

Pour se préparer à réagir correctement en cas de sinistre, ils se tiennent au courant des activités et des formations organisées par le consortium.

Les professionnels

Les professionnels ont des besoins en information proches de ceux des personnels : accéder à des informations pertinentes concernant la sauvegarde du patrimoine documentaire ; disposer d’informations sur les plans en cas de catastrophe qui les aideront à élaborer et mettre en place leur propre plan ; trouver des adresses de spécialistes en conservation et restauration du patrimoine documentaire et de fournisseurs de matériel ; et échanger des informations avec leurs pairs.

Grand public

Toute personne intéressée par la sauvegarde du patrimoine documentaire est amenée à consulter le site pour connaître l’actualité dans ce domaine, être au courant des activités du consortium et trouver des informations générales sur le sujet.

Concernant les médias, en cas de sinistre, ils sont à la recherche d’informations fiables qu’ils pourront diffuser.

PBC et Services des pompiers

Comme nous l’avons précisé ci-dessus, ces deux types de public sont plutôt considérés comme des partenaires. Ils sont tous deux amenés à collaborer avec le COSADOCA que ce soit lors d’un sinistre ou d’exercices préparatoires pour les personnels des institutions membres. Les services de pompiers pourront, en cas de nécessité, vérifier un point de détail sur le plan d’urgence avant de partir en mission. Les membres de la PBC ont des besoins similaires à ceux des professionnels, surtout concernant la sécurité et la prévention des sinistres ainsi

que le sauvetage en tant que tel. Dans notre analyse, nous n’avons pas tenu compte de ces deux publics parce que les besoins des services de pompiers se limitent à la consultation des plans d’urgence et que ceux de la PBC sont similaires aux besoins des professionnels.