OBJECTIFS ET FONCTIONNALITES DU SITE WEB

Selon les entretiens, l’analyse fonctionnelle et la littérature professionnelle, le partage des connaissances est indispensable pour éviter que chacun recherche de son côté les mêmes informations, qu’il s’agisse d’un spécialiste dans un domaine précis de la restauration, de matériel, de lieux de déstockage ou d’informations sur

40 Les boîtes de « Picket » contiennent le matériel nécessaire à utiliser en cas de catastrophe.

la préservation et la conservation. Un site web permet d’avoir une ressource commune, une sorte de répertoire d’informations utiles à la sauvegarde du patrimoine documentaire.

À partir de tous les éléments à notre disposition, nous avons identifié les principaux objectifs du site ainsi que les grandes fonctionnalités qu’il doit offrir pour les atteindre.

Donner accès aux informations contenues dans les plans en cas de catastrophe de façon structurée et organisée

Le plan en cas de catastrophe étant un document structuré et présentant les étapes à suivre chronologiquement lors d’un sinistre, il est important que les personnes amenées à intervenir en cas de sinistre puissent repérer facilement ce qu’elles doivent faire. Pour cela, les informations contenues dans les plans en cas de catastrophe sont organisées en respectant l’ordre prévu dans les versions papiers.

De plus, il faut prévoir un moyen permettant de repérer facilement la structure du plan en cas de catastrophe et d’identifier rapidement la page en cours de consultation afin de suivre chronologiquement les étapes du plan.

Puisque les institutions membres ont chacune leur propre plan en cas de catastrophe, il est indispensable de pouvoir à tout endroit identifier clairement de quel plan il s’agit.

Comme les plans d’urgence contiennent des données personnelles (numéros de téléphone privé et de portable) ainsi que les plans des collections à sauver en priorité, il est essentiel que ces informations soient protégées. Leur sécurité doit être garantie.

Les mises à jour du plan d’urgence, qui se font au moins deux fois par an et à chaque changement de personnel, doivent être facilitées. De plus, à chaque nouvelle version, les responsables de la mise à jour alertent l’ensemble du personnel, les responsables de la PBC et les différents services de pompiers.

Une catastrophe pouvant arriver n’importe quand, un accès constant et rapide aux plans d’urgence doit être prévu depuis de multiples endroits. Même si les

collaborateurs ont consulté le plan et se sont préparés à l’éventualité d’une catastrophe, il est utile lorsque celle-ci arrive de pouvoir accéder au plan.

Rassembler des informations utiles aux pratiques professionnelles concernant la sauvegarde du patrimoine documentaire

Pour répondre aux besoins en information des différents publics cibles, le site web doit permettre d’accéder à des informations pratiques concernant la sauvegarde du patrimoine documentaire. Les informations textuelles, insuffisantes dans certains cas, sont donc complétées par des illustrations. Ces informations doivent être facilement imprimées pour être consultées dans des endroits dépourvus d’ordinateurs.

Pour être utiles, ces informations doivent être pertinentes, actuelles et validées par des personnes compétentes dans le domaine concerné. Afin de permettre aux utilisateurs d’approfondir leurs connaissances, des références bibliographiques et webographiques complètent les informations pratiques. Elles doivent être également pertinentes, actuelles et validées.

Permettre la recherche d’informations contenues dans le site web

Pour faciliter leur accès, le site permet de rechercher des informations selon différents critères de recherche logiques et intuitifs déterminés lors de la conception. Il en est de même pour les coordonnées des personnes ou des fournisseurs à contacter en cas de sinistre. Ces différentes informations sont regroupées dans des annuaires concernant respectivement les personnels et les spécialistes en conservation et restauration offrant ainsi diverses possibilités de recherche en fonction des besoins des publics. Il est important que ces informations soient exactes et donc régulièrement mises à jour.

Rendre visible le COSADOCA et promouvoir ses activités

Le site offre un espace de communication facilement accessible à tout moment et à partir de multiples endroits. Le consortium peut ainsi présenter ses missions ainsi que ses activités. Puisque le site véhicule l’identité visuelle du consortium, il se doit de transmettre une image professionnelle et dynamique.

Pour favoriser l’échange entre professionnels, le site permettra de contacter le consortium. Il importe que l’adresse soit correcte et d’assurer le suivi des messages.

Finalement, le consortium a la volonté de sensibiliser tout visiteur à l’importance de la prévention des sinistres.

5 CONCEPTION

Sur la base de la réflexion menée sur les besoins des publics cibles et les grandes fonctionnalités du site, la conception consiste à répondre à « deux questions :

• quelles informations mettre en ligne ?

• et sous quelle forme ? »⁴¹

A ce stade du projet, nous avons identifié, dans un premier temps, quelles étaient les informations pertinentes à mettre en ligne pour répondre aux besoins des publics cibles. Certaines informations sont déjà existantes tandis que d’autres seront créées pour les besoins du site et rédigées en fonction des publics auxquelles elles s’adressent. Deuxièmement, il reste à concevoir l’organisation de ces informations afin de structurer et unifier ces données disparates pour constituer un site ayant une cohérence d’ensemble. Concrètement, ces deux réflexions se font parallèlement. Lors de la conception, il faut aussi réfléchir au graphisme du site qui a un impact non négligeable sur le visiteur, prévoir la structure d’une page et planifier la navigation.

Avant de présenter nos réflexions et nos choix quant au contenu et à l’organisation du site, nous rappelons brièvement tous les paramètres à prendre en compte lors de la création d’un site web.

41 LE GUELVOUIT, Arnaud. Comment concevoir un service web : de la théorie à la pratique. Paris : ADBS éditions, 1999. p.57