Proposition de l’approche K 2 afé pour la construction de connaissances cibles

1. Objectif et principe de l’approche K²afé

Nous proposons de mettre en place l’approche K2afé pour créer des situations d’interactions conduisant à la construction de connaissances préalablement ciblées (Figure 35). Nous avons choisi de créer un format de réunion au cours de laquelle des participants vont échanger sur des sujets définis par l’approche K2afé.

Figure 35. Objectif de l’approche K2afé

Ainsi l’approche K2afé conduit à la confrontation des points de vue des participants lors d’une réunion, au sujet de questionnements précis. Ces questionnements sont choisis de façon à construire les connaissances cibles. Il est nécessaire de capter les points de vue initiaux de chaque participant, puis d’identifier les sujets les moins consensuels. L’objet, que nous appellerons par la suite document support, permet d’externaliser⁸⁷ ces points de vue.

2. Des étapes à suivre et des rôles à endosser

Nous proposons de suivre une procédure pour la réalisation de l’approche K2afé qui repose sur un enchainement de plusieurs étapes portées par des acteurs ayant différents rôles (voir Figure 36).

La mise en place de l’approche K²afé est déclenchée par un demandeur pour répondre à un manque de connaissances au sein d’une entreprise. Nous considérons que le demandeur est capable d’identifier les connaissances cibles afin de permettre à l’architecte d’adapter l’approche K2afé au souhait du demandeur. Pour cela, le demandeur a pu s’appuyer sur des outils, des méthodes88 ou sur le soutien d’experts. D’un point de vue pratique, il est aussi envisageable que l’architecte assiste le demandeur dans cette phase d’explication des

87 Nous reprenons ici la terminologie issue de Nonaka et al. [Nonaka et al. 2000].

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connaissances cibles. Cette collaboration doit aussi permettre au demandeur de choisir les participants à l’approche K2afé, et notamment de discuter du choix d’y inclure, ou non, un

expert.

L’architecte est donc chargé d’adapter l’approche K2afé aux besoins du demandeur, c’est-à-dire définir le document support selon les connaissances cibles. Ce document permettra à un

animateur de recueillir les points de vue des participants, et de construire le déroulé de la

réunion qu’il animera. Il est important que l’animateur ne soit pas un participant à la réunion, cependant ce rôle peut être cumulé avec celui d’architecte. Pendant cette réunion, une personne peut être chargée de veiller à garder une trace des échanges ou des thèmes abordés qui pourraient donner des pistes de travail futur. Il peut s’agir d’un participant à la réunion ou de quelqu’un d’extérieur mais il semble naturel que le demandeur se charge aussi de ce rôle.

Figure 36. Synthèse des étapes et des rôles de l’approche K2afé

Identification du contexte : L’architecte commence par identifier le contexte de l’entreprise. Il

s’agit de déterminer des éléments comme ses activités, son organisation, etc. Cela permet de préciser les connaissances cibles et également de choisir les participants à la situation. Ce choix est effectué conjointement avec le demandeur.

Définition du document support : Le document est défini pour engendrer des questionnements

liés aux connaissances cibles. Bien que fortement liée à l’expertise de l’architecte, la partie I.B.3 précise quelques règles à suivre pour cette étape.

Externalisation : Chaque participant à la situation complète le document support, cette phase

lui permet d’externaliser son point de vue personnel sur des sujets identiques. Ce point de vue est aussi complété par le niveau de certitude que chaque participant lui accorde. Il est important que l’animateur réalise cette étape individuellement, cela permet, par exemple, de s’affranchir des effets de groupe.

Construction du déroulement : La réunion va être animée selon un déroulé construit lors de

cette étape par l’animateur. Il résulte de la comparaison des documents individuels c’est pourquoi il est nécessaire d’identifier les degrés de désaccord pour chaque question. Il s’agit des désaccords sur le contenu des réponses mais également sur les niveaux de certitude. Ensuite,

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une sélection est réalisée parmi les points les moins consensuels pour limiter la réunion à une durée raisonnable⁸⁹ selon le contexte industriel.

Réunion collective : La réunion est animée par l’animateur selon le déroulé précédemment

construit. L’animateur doit faire en sorte que les thèmes identifiés soient évoqués. Il doit aussi distribuer la parole en veillant à ce que tous les participants puissent s’exprimer. Il dispose des réponses individuelles de chacun au document support pour éventuellement alimenter les échanges.

Suites à donner : Pendant la réunion, une personne est en charge de définir les suites à donner

à ces échanges. L’identification d’un point de désaccord récurrent, ou indépassable par les échanges, peut nécessiter des actions spécifiques : tenue d’une nouvelle réunion sur un thème plus précis, plan de formation sur certains points... Les échanges peuvent aussi se traduire sous forme de compte-rendu, de synthèses… Il est également pertinent d’identifier les participants qui pourraient avoir un intérêt à collaborer sur un point donné.

3. Composition d’une situation d’interaction

Une situation créée par l’approche K2afé se compose de la façon suivante : des participants sont regroupés autour d’un objet au sein d’un cadre (voir Figure 37). Ces trois éléments sont détaillés dans les paragraphes suivants.

Figure 37. Composition d'une situation

Le cadre : Nous avons déjà évoqué qu’il prend la forme d’une réunion dédiée, c’est-à-dire qu’il

s’agit d’utiliser du temps avec le seul objectif de l’approche K2afé. Tout comme le suggère Nonaka et al. ce « Ba » est un espace particulier : il est hors du temps, dans le sens où il n’est pas intégré aux activités usuelles des participants [Nonaka et al. 2000]. Ce cadre se doit de leur offrir aussi un espace de sécurité : pendant cette réunion, ils ne doivent pas avoir à craindre d’être évalués, et les rapports hiérarchiques ne doivent pas influencer leurs échanges.

Les participants : Une situation fait participer les personnes qui vont jouer un rôle dans la

construction des connaissances cibles. Il est également possible d’y inclure des personnes considérées comme apprenantes, c’est-à-dire non directement impliquées dans cette construction. Selon les connaissances que l’on souhaite construire ou les personnalités90 des participants, il peut être nécessaire qu’un participant soit identifié comme un porteur de

connaissances. L’activité de cet expert peut être limitée uniquement aux instants où il est

sollicité. Il apporte ainsi des éléments pour alimenter les interactions sans monopoliser la réunion avec une attitude de « formateur ». Le nombre de participants doit être limité afin de

89 Nous pensons que limiter une réunion à 1h30-2h est un objectif « raisonnable ».

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garantir à chacun un temps de parole suffisant. A titre indicatif nous estimons qu’un total de 10 participants, incluant l’animateur et l’expert, serait un maximum à respecter.

L’objet : Aussi appelé document support, joue un rôle déterminant dans notre approche car il

est responsable de la génération des échanges et convient donc d’être défini en respectant certaines conditions. Ce document permet d’engendrer des questionnements chez les participants et de recueillir leurs opinions. Il doit comporter suffisamment de questions pour alimenter la réunion : s’il en contient trop peu nous risquons d’être incapables d’identifier des sujets non consensuels. A l’inverse, s’il en contient trop, la phase d’externalisation risque d’être inutilement longue et les participants peuvent ressentir un sentiment de frustration si peu de points sont traités pendant la réunion. Nous estimons, toujours à titre indicatif, qu’une cinquantaine de questions est un nombre suffisant. Le document doit également être ouvert, c’est-à-dire ne pas trop contraindre les réponses. Il est important de pouvoir capter précisément le point de vue de chaque participant avec toutes ses nuances : les questions de type vrai/faux sont donc à proscrire. Dans le même esprit, il est demandé aux participants de préciser le degré de certitude qu’ils accordent à leurs réponses et éventuellement de justifier leur point de vue. Deux participants donnant la même réponse mais avec une certitude ou justification différente, est une information intéressante à connaitre. Il s’agit également d’un moyen d’obtenir les réponses d’un participant qui n’osera pas le faire sans nuancer son opinion. Nous pouvons donc capter les points de vue des participants sur des sujets où a priori ils ne sont pas experts. C’est pourquoi les questionnements engendrés par le document support peuvent dépasser le domaine de compétence de chaque participant.

C. Déclinaison de l’approche K2afé face au problème d’implication des acteurs en