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Depuis le début des années 90, les entreprises adoptent davantage de solutions informatiques  développées par des éditeurs externes remplaçant les applications informatiques développées  sur  mesure  par  leurs  services  informatiques.  L’explosion  du  marché  ERP  en  est  la  preuve. 

[ELAMRANI R. (2003)] 

Concept de progiciel intégré de gestion 

Les  Progiciels  de  Gestion  Intégrés  sont  plus  connus  sous  le  terme  d’ERP  (Enterprise  Resources  Planning).  Ils  ont  pour  objectif  de  mettre  en  réseau,  par  une  base  de  données  unique,  l'ensemble  des  données  relatives  aux  fonctions  de  l'entreprise  (comptabilité,  gestion  de  la production, gestion des ressources  humaines, communication,  finance,  marketing (…),  et depuis peu la relation clients/fournisseurs). [GUNIA N. (2002)] 

Pour être intégré, un progiciel de gestion doit remplir les conditions suivantes : 

  Emaner d’un concepteur unique ; 

  Garantir l’unicité de l’information par la disponibilité de l’intégralité de la structure de  la base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement ; 

  Reposer  sur  une  mise  à  jour  en  temps  réel  des  informations  modifiées  dans  tous  les  modules affectés ; 

  Fournir des pistes d’audit basées sur la garantie d’une totale traçabilité des opérations  de gestion ; 

  Couvrir soit une fonction (filière) de gestion, soit la totalité du système d’information  de l’entreprise. 

Cette  définition  signifie  notamment  qu’un  ERP est  source  d’une  cohérence  d’ensemble  des  données et des traitements de l’ensemble des domaines du SI couverts. 

Contenu d’un ERP 

Un ERP est constitué au minimum d’un ensemble de modules applicatifs travaillant en mode  natif sur une base de données unique (au sens logique du terme). 

Fonctionnellement, ces modules recouvrent typiquement :

·  La gestion comptable et financière ;

·  Le contrôle de gestion ;

·  La gestion de production ;

·  La gestion des achats et des stocks ;

·  L’administration des ventes ;

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·  La logistique ;

·  La paie et éventuellement les différentes fonctions RH. 

L’apport  des  ERP  en  termes  d’intégration  de  ces  différentes  fonctions  a  évidemment  une  contre­partie : ils contribuent à rendre rigides un certain nombre de fonctionnements. 

Tendances actuelles 

L’évolution  en  cours  est  un  double  basculement  vers  des  segments  porteurs,  au  sein  du  marché des progiciels : 

  Le  CRM,  le  SCM,  les  portails  d’entreprises  et  les  places  virtuelles  de  marché  atteindront chacun un CA de l’ordre de grandeur de celui des ERP ; 

  Le  marché  des  ERP  pour  les  petites  entreprises  va  connaître  une  croissance  spectaculaire. 

Les  éditeurs  ne  pouvant  pas  assurer  l’intégralité  des  besoins,  encouragent  des  partenaires  et  alliés, à travailler dans leur orbite, selon leurs spécifications afin d’enrichir leurs offres par de  multiples progiciels ou modules « compagnons ». 

La verticalisation des ERP  par secteurs, permet de raccourcir le cycle du paramétrage grâce à  un  « pré­paramétrage »  des  processus  métiers,  à  des  définitions  des  structures  de  données  adaptées à chaque secteur, et à la présence de modules spécifiques pour certains secteurs. 

Les outils d’accompagnement de l’ERP facilitant une implantation plus rapide. 

L’approche  objet permettant  la  structuration  des  implantations,  notamment  dans  la  phase  cruciale  de  configuration.    Elle  permet  aussi  d’encapsuler  des  règles  logiques  applicatives  dans un référentiel d’objets réutilisables (objets génériques, objets métiers). 

L’arrivée des ERP orientés processus au lieu de l’orientation traditionnelle par fonctions. 

La  prise  en  compte  du  phénomène  Internet  (notamment  commerce  électronique),  par  exemple : SAP avec mySAP et People soft avec Commerce one. 

Une  meilleure  prise  en  compte  de  la  gestion  des  work­flow et  les  fonctionnalités  de  travail  collaboratif. 

L’interopérabilité avec la GED (Gestion Electronique de Documents) et la prise en compte et  la  recherche  de  plusieurs  centaines  de  milliers  de  documents  internes  ou  externes  –  lettres,  courriers  électroniques,  factures,  fax,  etc.  Des  éditeurs  spécialisés  en  GED  comme  File  Net  permettent aujourd’hui d’obtenir une interopérabilité avec les grands ERP. 

Bénéfices 

Un progiciel intégré doit [GUNIA N. (2002)] :

·  permettre  une  gestion  effective  de  plusieurs  domaines  de  l'entreprise,  susceptibles  d’autoriser une collaboration de processus ;

·  permettre l'existence d'un référentiel unique de données : toutes les données sont dans  une base de donnée ;

·  permettre l'adaptation rapide aux règles de gestion ;

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·  permettre l'unicité d'administration du sous système applicatif ;

·  permettre une uniformisation des interfaces homme/machine ;

·  permettre  l'existence  d'outils  de  développement  ou  de  personnalisation  de  compléments applicatifs. 

Impacts d’un projet ERP 

Un  projet  de  mise  en  place  d’un  ERP  aura  des  impacts  qui  se  déclinent  sur  plusieurs  axes [PWC (2004 C)] :

·  Domaine « métier s » (processus) : 

o  Procéder  à  l’homogénéisation  et  à  l’industrialisation  de  tous  les  processus  est  indispensable afin de pouvoir les implémenter dans un ERP et de les maîtriser tout  au long de leur déroulement. 

o  Appliquer  de  nouvelles  méthodes  de  travail  fondées  sur  les  processus  standards  proposées par le nouvel ERP. 

o  Les  nouveaux  métiers  de  l’entreprise  doivent  faire  l’objet  d’une  étude  détaillée,  basée  sur  les  modes  de  fonctionnement  de  l’ERP,  et  d’une  validation  formelle  finale pour pouvoir les intégrer à l’ERP et les exploiter. Dans le cas contraire, les  coûts et les délais du projet ne sont plus maîtrisés. 

o  Il  faut  définir  l’ensemble  des  modes  opératoires  durant    l’implémentation  de  la  solution  afin  de  permettre  aux  utilisateurs  d’exploitation  au  mieux  le  nouveau  système.

·  Domaine « organisationnel » : 

o  Le nouveau système impacte le métier de nombreux utilisateurs. 

o  Le  mode  de  fonctionnement  de  l’ERP  nécessite  l’ajustement  des  rôles  et  responsabilités de certaines personnes dans l’entreprise. 

o  De nouvelles compétences sont à développer ou à recruter

·  Finances : 

o  L’envergure d’un projet ERP  implique des  investissements  humains et  financiers  importants.  Il  faut  mesurer  le  retour  sur  investissement  du  projet  aiERP  que  le  rapport coût d’implémentation versus gain obtenu.

·  Applications : 

o  Plus  le  nombre  de  systèmes  à  remplacer  est  important  plus  la  charge  technique,  fonctionnelle,  organisationnelle  et  les  risques  associés  est  important.  En  effet,  il  faut s’assurer que le remplacement d’un module garanti le remplacement de toutes  les fonctions qu’il procurait. 

o  Toute  redondance  d’information  doit  être  éliminée  afin  de  minimiser  les  informations  contradictoires  et  permettre  l’automatisation  des  tâches  (ex.  :  éviter  les saisies multiples) 

o  La  « mentalité »  des  utilisateurs  doit  évoluer  afin  d’intégrer  la  « culture »  du  nouvel  outil.  Un  ERP  implique  une  très  forte  discipline  dans  le  mode  de  fonctionnement. Toute erreur où non respect du mode opératoire peut impliquer le  blocage d’un ou processus et peut impacter certaines fonctions de l’entreprise.

·  Technique : 

o  L’entreprise doit installer et maintenir les nouvelles technologies qui sont mises en  place  (Internet,  ERP,  réseau,  solutions  mobiles  etc.).  La  maîtrise  de  toutes  ces  couches technologiques doit être assurée. 

o  L’infrastructure technique est remise en cause afin d’intégrer les nouveaux outils. 

o  De  nouvelles  procédures  d’exploitation,  de  maintenance,  d’administration,  de  sauvegarde, de gestion de la sécurité sont à développer et mettre en œuvre.

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·  Données : 

o  La  structure  des  données  d’un  ERP  est  spécifique  au  produit  et  diffère  obligatoirement  des  données  existantes.  De  multiples  informations  complémentaires sont à fournir pour le fonctionnement du nouveau système. Il est  de  ce  fait  nécessaire  de  procéder  à  de  nouvelles  conventions  de  nommage,  des  transcodifications entre les informations actuelles et les nouvelles structures, etc. 

o  Le  nettoyage  des  données  préalablement  à  leur  intégration  dans  le  nouveau  système est une opération longue et délicate. 

Figure 33.2.1. Synthèse des impacts, source : [PWC (2004 C)] 

Enjeux des ERP 

L’ERP  tente  d’importer  dans  l’entreprise  une  solution  générique.  Cette  solution  a  besoin  d’être configurée pour coller aux besoins réels. [SAADOUN M. (2000)] 

Un  des  principaux  avantages  de  la  transition  vers  les  ERP  est  la  possibilité  de  gérer  une  grande quantité de données à travers un référentiel unique et partagé. L’information est saisie  une  et  une  seule  fois  et  disponible  totalement  et  immédiatement  à  tous  les  niveaux  de  l’entreprise. Au­delà de ce significatif gain technique, la mise en place d’un ERP est une vraie  opportunité  pour  faire  évoluer  l’organisation  de  l’entreprise.  A  cet  égard,  l’adoption  d’un  ERP constitue une intervention significative dans la vie organisationnelle de l’entreprise et il  est considéré à ce titre  comme un  véritable agent et acteur  du changement organisationnel. 

[EL­AMRANI R. (2003)] 

Ce changement passe par  la redéfinition des processus de  l’entreprise et  l’adaptation de son  organisation au modèle de fonctionnement de l’ERP. Cependant, avant d’atteindre cette phase  d’ingénierie, les dirigeants doivent déterminer les contours du projet en établissant une vision  organisationnelle  cible.  Considérée  comme  fondamentale  et  même  un  facteur  critique  de  succès d’un projet ERP. [EL AMRANI R. (2003)] 

Or rga an ni is sa at ti io on 

Mé ét ti ie er rs 

Te ec ch hn no ol lo og gi ie 

Do on nn né ée es  Fi in na an nc ce es 

Ap pp pl li ic ca at ti io on n

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L'impact  d'un  ERP  sur  les  méthodes  de  travail  est  très  important  pour  l'ensemble  des  collaborateurs de l'entreprise :  bien souvent, l'arrivée d'un ERP  remet en cause  les  méthodes  de  travail.  Le  succès  de  l'intégration  d'un  ERP  dépend  de  l'adhésion  des  acteurs  qui  sont  amenés à l'utiliser. La communication interne relative au projet doit accompagner ce dernier  dès son apparition, elle doit être transparente,  claire et lisible pour  l'ensemble des personnes  concernées. [GUNIA N. (2002)] 

La  situation  idéale  est  que  l'information  accompagne  la  formation  qui,  bien  entendu,  est  indissociable  du  projet.  Et  plusieurs  points,  semblant  favoriser  la  réussite  du  projet,  se  dégagent de manière incontournable [GUNIA N. (2002)] :

·  Informer les futurs utilisateurs dès les premières étapes du projet est indispensable ;

·  Ne pas masquer la nécessité d'un BPR ;

·  Identifier les hommes clefs «Keyman » et leurs perspectives ultérieures ;

·  Bien définir la méthode de diffusion de l'ERP ;

·  Former les acteurs. 

Deux grands types de difficultés peuvent être mis en exergue :

·  Difficultés liées à la gestion du projet d'intégration de l'ERP ;

·  Difficultés  d'ordre  sociologiques  :  faire  face  à  la  résistance  aux  changements,  tenir  compte de la multiplicité des attentes.

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III  Le CRM