Depuis le début des années 90, les entreprises adoptent davantage de solutions informatiques développées par des éditeurs externes remplaçant les applications informatiques développées sur mesure par leurs services informatiques. L’explosion du marché ERP en est la preuve.
[ELAMRANI R. (2003)]
Concept de progiciel intégré de gestion
Les Progiciels de Gestion Intégrés sont plus connus sous le terme d’ERP (Enterprise Resources Planning). Ils ont pour objectif de mettre en réseau, par une base de données unique, l'ensemble des données relatives aux fonctions de l'entreprise (comptabilité, gestion de la production, gestion des ressources humaines, communication, finance, marketing (…), et depuis peu la relation clients/fournisseurs). [GUNIA N. (2002)]
Pour être intégré, un progiciel de gestion doit remplir les conditions suivantes :
• Emaner d’un concepteur unique ;
• Garantir l’unicité de l’information par la disponibilité de l’intégralité de la structure de la base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement ;
• Reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules affectés ;
• Fournir des pistes d’audit basées sur la garantie d’une totale traçabilité des opérations de gestion ;
• Couvrir soit une fonction (filière) de gestion, soit la totalité du système d’information de l’entreprise.
Cette définition signifie notamment qu’un ERP est source d’une cohérence d’ensemble des données et des traitements de l’ensemble des domaines du SI couverts.
Contenu d’un ERP
Un ERP est constitué au minimum d’un ensemble de modules applicatifs travaillant en mode natif sur une base de données unique (au sens logique du terme).
Fonctionnellement, ces modules recouvrent typiquement :
· La gestion comptable et financière ;
· Le contrôle de gestion ;
· La gestion de production ;
· La gestion des achats et des stocks ;
· L’administration des ventes ;
Réflexion sur l’amélioration des performances RH en tenant compte de l’exigence qualité 82
· La logistique ;
· La paie et éventuellement les différentes fonctions RH.
L’apport des ERP en termes d’intégration de ces différentes fonctions a évidemment une contrepartie : ils contribuent à rendre rigides un certain nombre de fonctionnements.
Tendances actuelles
L’évolution en cours est un double basculement vers des segments porteurs, au sein du marché des progiciels :
• Le CRM, le SCM, les portails d’entreprises et les places virtuelles de marché atteindront chacun un CA de l’ordre de grandeur de celui des ERP ;
• Le marché des ERP pour les petites entreprises va connaître une croissance spectaculaire.
Les éditeurs ne pouvant pas assurer l’intégralité des besoins, encouragent des partenaires et alliés, à travailler dans leur orbite, selon leurs spécifications afin d’enrichir leurs offres par de multiples progiciels ou modules « compagnons ».
La verticalisation des ERP par secteurs, permet de raccourcir le cycle du paramétrage grâce à un « préparamétrage » des processus métiers, à des définitions des structures de données adaptées à chaque secteur, et à la présence de modules spécifiques pour certains secteurs.
Les outils d’accompagnement de l’ERP facilitant une implantation plus rapide.
L’approche objet permettant la structuration des implantations, notamment dans la phase cruciale de configuration. Elle permet aussi d’encapsuler des règles logiques applicatives dans un référentiel d’objets réutilisables (objets génériques, objets métiers).
L’arrivée des ERP orientés processus au lieu de l’orientation traditionnelle par fonctions.
La prise en compte du phénomène Internet (notamment commerce électronique), par exemple : SAP avec mySAP et People soft avec Commerce one.
Une meilleure prise en compte de la gestion des workflow et les fonctionnalités de travail collaboratif.
L’interopérabilité avec la GED (Gestion Electronique de Documents) et la prise en compte et la recherche de plusieurs centaines de milliers de documents internes ou externes – lettres, courriers électroniques, factures, fax, etc. Des éditeurs spécialisés en GED comme File Net permettent aujourd’hui d’obtenir une interopérabilité avec les grands ERP.
Bénéfices
Un progiciel intégré doit [GUNIA N. (2002)] :
· permettre une gestion effective de plusieurs domaines de l'entreprise, susceptibles d’autoriser une collaboration de processus ;
· permettre l'existence d'un référentiel unique de données : toutes les données sont dans une base de donnée ;
· permettre l'adaptation rapide aux règles de gestion ;
Réflexion sur l’amélioration des performances RH en tenant compte de l’exigence qualité 83
· permettre l'unicité d'administration du sous système applicatif ;
· permettre une uniformisation des interfaces homme/machine ;
· permettre l'existence d'outils de développement ou de personnalisation de compléments applicatifs.
Impacts d’un projet ERP
Un projet de mise en place d’un ERP aura des impacts qui se déclinent sur plusieurs axes [PWC (2004 C)] :
· Domaine « métier s » (processus) :
o Procéder à l’homogénéisation et à l’industrialisation de tous les processus est indispensable afin de pouvoir les implémenter dans un ERP et de les maîtriser tout au long de leur déroulement.
o Appliquer de nouvelles méthodes de travail fondées sur les processus standards proposées par le nouvel ERP.
o Les nouveaux métiers de l’entreprise doivent faire l’objet d’une étude détaillée, basée sur les modes de fonctionnement de l’ERP, et d’une validation formelle finale pour pouvoir les intégrer à l’ERP et les exploiter. Dans le cas contraire, les coûts et les délais du projet ne sont plus maîtrisés.
o Il faut définir l’ensemble des modes opératoires durant l’implémentation de la solution afin de permettre aux utilisateurs d’exploitation au mieux le nouveau système.
· Domaine « organisationnel » :
o Le nouveau système impacte le métier de nombreux utilisateurs.
o Le mode de fonctionnement de l’ERP nécessite l’ajustement des rôles et responsabilités de certaines personnes dans l’entreprise.
o De nouvelles compétences sont à développer ou à recruter
· Finances :
o L’envergure d’un projet ERP implique des investissements humains et financiers importants. Il faut mesurer le retour sur investissement du projet aiERP que le rapport coût d’implémentation versus gain obtenu.
· Applications :
o Plus le nombre de systèmes à remplacer est important plus la charge technique, fonctionnelle, organisationnelle et les risques associés est important. En effet, il faut s’assurer que le remplacement d’un module garanti le remplacement de toutes les fonctions qu’il procurait.
o Toute redondance d’information doit être éliminée afin de minimiser les informations contradictoires et permettre l’automatisation des tâches (ex. : éviter les saisies multiples)
o La « mentalité » des utilisateurs doit évoluer afin d’intégrer la « culture » du nouvel outil. Un ERP implique une très forte discipline dans le mode de fonctionnement. Toute erreur où non respect du mode opératoire peut impliquer le blocage d’un ou processus et peut impacter certaines fonctions de l’entreprise.
· Technique :
o L’entreprise doit installer et maintenir les nouvelles technologies qui sont mises en place (Internet, ERP, réseau, solutions mobiles etc.). La maîtrise de toutes ces couches technologiques doit être assurée.
o L’infrastructure technique est remise en cause afin d’intégrer les nouveaux outils.
o De nouvelles procédures d’exploitation, de maintenance, d’administration, de sauvegarde, de gestion de la sécurité sont à développer et mettre en œuvre.
Réflexion sur l’amélioration des performances RH en tenant compte de l’exigence qualité 84
· Données :
o La structure des données d’un ERP est spécifique au produit et diffère obligatoirement des données existantes. De multiples informations complémentaires sont à fournir pour le fonctionnement du nouveau système. Il est de ce fait nécessaire de procéder à de nouvelles conventions de nommage, des transcodifications entre les informations actuelles et les nouvelles structures, etc.
o Le nettoyage des données préalablement à leur intégration dans le nouveau système est une opération longue et délicate.
Figure 33.2.1. Synthèse des impacts, source : [PWC (2004 C)]
Enjeux des ERP
L’ERP tente d’importer dans l’entreprise une solution générique. Cette solution a besoin d’être configurée pour coller aux besoins réels. [SAADOUN M. (2000)]
Un des principaux avantages de la transition vers les ERP est la possibilité de gérer une grande quantité de données à travers un référentiel unique et partagé. L’information est saisie une et une seule fois et disponible totalement et immédiatement à tous les niveaux de l’entreprise. Audelà de ce significatif gain technique, la mise en place d’un ERP est une vraie opportunité pour faire évoluer l’organisation de l’entreprise. A cet égard, l’adoption d’un ERP constitue une intervention significative dans la vie organisationnelle de l’entreprise et il est considéré à ce titre comme un véritable agent et acteur du changement organisationnel.
[ELAMRANI R. (2003)]
Ce changement passe par la redéfinition des processus de l’entreprise et l’adaptation de son organisation au modèle de fonctionnement de l’ERP. Cependant, avant d’atteindre cette phase d’ingénierie, les dirigeants doivent déterminer les contours du projet en établissant une vision organisationnelle cible. Considérée comme fondamentale et même un facteur critique de succès d’un projet ERP. [EL AMRANI R. (2003)]
O Or rga g an ni is sa at ti io on n
Mé M ét ti ie er rs s
T
Te ec ch hn no ol lo og gi ie e
D Do on nn né ée es s F Fi in na an nc ce es s
Ap A pp pl li ic ca at ti io on n
Réflexion sur l’amélioration des performances RH en tenant compte de l’exigence qualité 85
L'impact d'un ERP sur les méthodes de travail est très important pour l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise : bien souvent, l'arrivée d'un ERP remet en cause les méthodes de travail. Le succès de l'intégration d'un ERP dépend de l'adhésion des acteurs qui sont amenés à l'utiliser. La communication interne relative au projet doit accompagner ce dernier dès son apparition, elle doit être transparente, claire et lisible pour l'ensemble des personnes concernées. [GUNIA N. (2002)]
La situation idéale est que l'information accompagne la formation qui, bien entendu, est indissociable du projet. Et plusieurs points, semblant favoriser la réussite du projet, se dégagent de manière incontournable [GUNIA N. (2002)] :
· Informer les futurs utilisateurs dès les premières étapes du projet est indispensable ;
· Ne pas masquer la nécessité d'un BPR ;
· Identifier les hommes clefs «Keyman » et leurs perspectives ultérieures ;
· Bien définir la méthode de diffusion de l'ERP ;
· Former les acteurs.
Deux grands types de difficultés peuvent être mis en exergue :
· Difficultés liées à la gestion du projet d'intégration de l'ERP ;
· Difficultés d'ordre sociologiques : faire face à la résistance aux changements, tenir compte de la multiplicité des attentes.
Réflexion sur l’amélioration des performances RH en tenant compte de l’exigence qualité 86