Le processus de facilitation

La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion.

Prendre une décision collective consiste à :

Poser le cadre : présenter la démarche que l’on va appliquer : expression des ressentis, expression – identification des enjeux concernant le sujet, propositions de solutions possibles (travail de recherche et créativité), positionnement du groupe par rapport à ces solutions ;

Recueil des ressentis : donner le temps aux participants pour mettre individuellement par écrit leur ressenti personnel concernant le sujet traité et exprimer leurs ressentis sans argumenter leurs positions et sans débat de la part du groupe ;

Identification des besoins : durant les expressions individuelles, l’animateur essaie, par questionnement des personnes, de faire exprimer les besoins de chacun par rapport au sujet traité (concernant les enjeux personnels et professionnels, concernant les enjeux individuels et collectifs), faire une synthèse de l’ensemble des besoins exprimés, et rappeler qu’ils sont tous légitimes ;

Elaboration de solutions : donner le temps aux participants pour mettre individuellement par écrit des pistes de solutions (les besoins élaborés doivent dans la mesure du possible respecter les besoins identifiés précédemment), collecter les idées sans discussion durant un premier temps, faire une synthèse des propositions (sont-elles convergentes ? divergentes ? compatibles ? regrouper celles qui se ressemblent, animer un débat sur l’ensemble des propositions et faire exprimer les arguments de chacun, faire régulièrement une synthèse des différentes solutions en cours d’élaboration, en rappelant les différents avantages et inconvénients exprimés par l’ensemble des participants, si une opposition perdure entre plusieurs options faire exprimer par chacun

les concessions qu’il est prêt à faire sur sa propre proposition et inversement ce dont il aurait besoin pour accepter une autre proposition ;

Faire un sondage pour recueillir le positionnement de chacun sur les différentes propositions élaborées (s’il y a unanimité sur l’une des propositions elle peut être validée, s’il y a presque unanimité évaluer si les personnes qui ne sont pas d’accord accepteraient de mettre en pratique l’option la plus représentée et ce dont ils auraient besoin pour l’accepter), si l’on est loin de l’unanimité (soit relancer une phase d’élaboration de solutions, soit mettre en place une décision unanime non uniforme), faire voter la proposition finale pour bien formaliser les choses.

Briggs et al (2003) soutiennent que pour atteindre un objectif dans un groupe, un modèle de processus de prise de décision doit être adopté. Ils identifient à ce jour sept classes de modèles prédéfinis :

Divergence (étendre à plusieurs concepts) ;

Convergence (se focaliser sur quelques concepts jugés importants au lieu de considérer tous les concepts) ;

Organisation (développer une meilleure compréhension des liens entre concepts) ;

Elaboration (exprimer les concepts de façon plus détaillée) ;

Synthétisation (exprimer les concepts de façon synthétique) ;

Evaluation (développer une meilleure compréhension de la valeur des concepts pour atteindre le but) ;

Obtention d’un consensus (obtenir des décideurs un meilleur accord sur le concept). Le processus de décision est souvent itératif ; certaines réunions de décision ne se terminent jamais. Mais au lieu de poursuivre un cycle continu, nous adoptons un processus de décision à trois phases : activités de pré-décision (pre-meeting), activités de décision (during

meeting) et activités de post-décision (post-meeting) [Bostrom 93]. Les activités de

facilitation sont ainsi supportées et réalisées avant (pré-décision), pendant (décision) et après la décision (post-décision).

3.6.1 Phase de Pré-Décision

Cette phase a pour objectif de planifier, de préparer et réunir les conditions de la session de prise de décision. Nous citons ci-dessous les principales tâches du facilitateur :

Préparer la salle de décision ;

Sélectionner et inviter des décideurs (participants) ;

Présenter et décrire le but de la réunion au groupe ;

Fixer le résultat et les thèmes à traiter ;

Collecter des points potentiels de l’ordre du jour ;

Clarifier le but et le résultat pour chaque point ;

Classer et ordonner les points selon leur difficulté ;

Planifier l’ordre du jour avant la réunion de groupe ;

Estimer la durée du temps approximative pour chaque point ;

Expliquer la démarche à suivre pour la prise de décision ;

3.6.2 Phase de Décision

Cette phase clé du processus de décision doit permettre au facilitateur d’amener le groupe de décision à proposer des options de solutions et de faire un choix. Elle comprend les tâches suivantes :

Revoir et obtenir un accord sur l'ordre du jour ;

Faire des suggestions ;

Garder le groupe concentré sur la tâche ;

Identifier des informations supplémentaires nécessaires ;

Réguler la cadence de la discussion ;

Garantir la participation de chacun ;

Défendre les participants des attaques personnelles ;

Traiter avec des personnes difficiles ;

Rester neutre et ne pas contribuer ou évaluer les idées ;

Préciser les étapes suivantes pour le groupe ;

Contrôler le temps, débuter et finir à temps.

3.6.3 Phase de Post-Décision

Dans cette phase, le facilitateur diffuse la solution obtenue par le groupe, l’intègre dans la mémoire de groupe dans une perspective de capitalisation de connaissances et dresse le rapport de la session de prise de décision. Parmi les principales tâches du facilitateur dans cette phase, nous citons :

Produire une mémoire de groupe pour les participants ;

Contrôler le suivi des étapes.

En résumé, nous pouvons énoncer les points importants suivants qui se posent comme conditions sine qua non à la réussite du processus de facilitation en prise de décision collective:

La préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention particulière à l’association des participants au choix des sujets à traiter ;

Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc. ;

La logistique des réunions est centrale pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité ;

L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que telle, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel ;

traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra y mettre du sien pour que tout se passe au mieux ;

Enfin, l'utilisation du consensus pour la prise de décision peut prendre plus de temps que le vote, mais les décisions sont plus vraisemblablement opérationnelles et prendront effet plus rapidement parce qu'elles ont été acceptées par tout le groupe.

Non seulement la facilitation assistée par la technologie est possible, mais aussi de telles techniques développent radicalement les capacités de facilitation et améliorent l'apprentissage de groupe. Les groupes colocalisés peuvent aussi tirer profit de l'emploi de ces techniques de travail coopératif en ligne.