Processo de definição da política de Responsabilidade Social de acordo com a NP

Tendo em conta a NP 4469.1:2008, a política de RS é concebida de acordo com a seguinte sequência de procedimentos que devem estar documentados (Figura 12):

Identificação de partes interessadas e das partes interessadas significativas No Capítulo 2, fez-se referência de que a norma NP 4469-1:2008 propõe que para a identificação das partes interessadas significativas (PISIG), deva ter em conta a escala, a natureza e a localização geográfica das actividades e produtos da organização. Adicionalmente, a identificação das PI deve ter em conta os critérios de vínculo, influência, proximidade, dependência e representação.

A NP 4469.1:2008 refere que a organização deve estabelecer um procedimento para avaliar a significância das PI, tendo em conta com os critérios apresentados na Tabela 2. Em resultado ficam identificadas as PISIG em relação às quais vão-se identificar os aspectos de RS.

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Figura 12. Esquema da formulação da política de RS (NP 4469.1:2008) Fonte: Elaboração própria.

Por outro lado, a organização deve assegurar que as PISIG sejam envolvidas através de programas específicos para o efeito, necessitando destes de serem avaliados em termos da sua eficácia (NP 4469-1:2008).

Identificação de aspectos de Responsabilidade Social e de aspectos de Responsabilidade Social significativos

Um aspecto de RS pode ser visto como um “elemento das relações, actividades e produtos de uma organização, que pode interagir com o ambiente, com o contexto económico e com o contexto social” (NP 4469.1:2008).

A norma faz referência à necessidade da organização possuir um ou mais procedimentos para identificar os aspectos de RS das actividades e produtos que pode controlar e aqueles que pode influenciar, devendo este procedimento ser realizado, em estreita colaboração e envolvimento com as PISIG (NP 4469-1/2008).

De seguida, para a identificação dos aspectos de RS significativos (ASPSIG), ou seja aqueles com impacte significativo, positivo ou negativo, sobre a responsabilidade social, a organização deve envolver as PISIG para que se determine este elemento

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fundamental da política de RS (NP 4469.1:2008). No Anexo III, apresenta-se o guia de orientação sobre os aspectos de RS baseado no Anexo C da NP 4469-1:2008.

Tabela 2 . Identificação das partes interessadas de uma organização

Critério Descrição

Vínculo As PI para com as quais a organização tem, ou poderá vir a ter no futuro, obrigações legais, financeiras ou operacionais na forma de regulamentos, contratos, políticas ou códigos de conduta.

Influência As PI que influenciem ou possam vir a influenciar a capacidade da organização em atingir os seus objectivos, independentemente das suas acções serem no sentido de facilitar ou de dificultar o seu desempenho.

Proximidade As PI internas e externas com as quais a organização interage mais, incluindo as PI das quais a organização depende nas operações do quotidiano e as PI que vivem na vizinhança das instalações da organização (permanentes ou temporárias).

Dependência As PI que estão directa ou indirectamente dependentes das actividades e produtos de uma organização em termos económicos ou financeiros ou em termos de infra-estrutura regional ou local e de satisfação de necessidades básicas. Deve atender-se ao grau de dependência das PI, sendo de considerar as PI que mais dependem da organização.

Representação As PI que através de disposições legais, estatutos, costumes ou cultura podem legitimamente reclamar e representar outros indivíduos. Estão aqui incluídos os representantes das PI sem voz (ex. meio ambiente e gerações futuras).

Fonte: NP 4469.1 (2008).

A norma refere que a listagem tem um carácter meramente indicativo e é da responsabilidade da organização a identificação da sua lista de aspectos de RS.

O passo seguinte é a identificação dos ASPSIG, ou seja aqueles com impacte significativo, positivo ou negativo sobre a RS. Neste âmbito, a organização deve envolver as PISIG para que se determine este outro elemento fundamental da política de RS (NP 4469.1:2008).

Identificação dos objectivos de Responsabilidade Social

Em resultado da identificação das PISIG e das ASPSIG, a organização através do estabelecimento de indicadores de desempenho da RS, vai estabelecer objectivos de RS a todos os níveis relevantes da organização. Estes objectivos devem resultar dos ASPSIG apuradas, dos pontos de vista das PISIG, relativo à situação económico-financeira da organização e deve obedecer ao princípio da melhoria continua. Os objectivos de RS vão se operacionalizar nos programas de RS (NP 4469.1:2008).

Identificação dos Programas de Responsabilidade Social

A organização para atingir os objectivos de RS vai então conceber programas de RS de curto, médio e longo prazo, ficando documentada a descrição das tarefas para

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cada objectivo assim como a identificação dos responsáveis de cada tarefa, dos meios, recursos e prazos necessários para atingir cada objectivo. Em cada ciclo de revisão do sistema de gestão, os objectivos e programas devem ser avaliados em termos da sua coerência com as actividades e produtos da organização (NP 4469.1:2008).

Política de Responsabilidade Social

A política de RS é assente no sistema de valores e princípios da organização, sendo subscrita e impulsionada pela liderança e é composta pelos objectivos de RS, pelos programas de RS, pelo planeamento para a sua execução, estabelecendo a ligação entre o ciclo de gestão estratégica e o ciclo de gestão operacional, visto que é o output do primeiro sendo depois concretizada pelo segundo (Sebes et al., 2010).

A política de RS deve ser adequada à natureza, à escala e aos impactes da organização em termos da RS, devendo cumprir os princípios da RSO, o compromisso de melhoria contínua, deve estar documentada, implementada, revista e actualizada, deve ser comunicada e entendida pelos colaboradores e estar disponível ao público (NP 4469.1:2008).

A política de RS, sendo o motor dos SGRS, pode ser avaliada pela percepção que as PI têm relativamente ao desempenho dos programas de RS em vigor, permitindo definir o nível do envolvimento e comunicação da organização e cada PI, monitorizar ASPSIG, objectivos de RS e indicadores de RS de forma a revê-los em cada ciclo de revisão ao sistema.

Indicadores de RS e revisão do SGRS

Os indicadores de RS, ao serem definidos numa fase inicial da concepção da política de RS, vão permitir a monitorização e a validação da execução da mesma, através da confirmação do atingir dos objectivos de RS através da implementação dos programas de RS (NP 4469.1:2008).

Pode-se assim medir a eficácia da política de RS, dos procedimentos e dos resultados de desempenho, em relação aos objectivos estabelecidos inicialmente, cabendo à liderança da entidade, a devida revisão do sistema de RS caso seja identificada desajustes ao adequado desempenho da política de RS.

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3.5.4. Gestão do relacionamento com as partes interessadas