Organiser les messages électroniques

Pour optimiser le temps de connexion, Outlook Express offre un certain nombre de fonctionnalités pour rechercher des messages, classer automatiquement les messages entrants dans différents dossiers, stocker des messages sur un serveur de messagerie ou encore supprimer tous les messages d'un serveur de messagerie.

Pour toute information complémentaire, il faut se reporter aux rubriques suivantes :

 Ajouter, supprimer ou déplacer des dossiers

 Supprimer un message

 Rechercher des messages dans nos dossiers de messages

 Gérer les messages à l'aide de règles

 Déplacer ou copier un message vers un autre dossier

 Stocker des messages sur des serveurs de messagerie

4.2.2.1 Ajouter, supprimer ou déplacer des dossiers

L’internaute, au fur et à mesure des réceptions de courriel, voit les messages s’emmagasiner dans le dossier Boite de réception. Sans organisation interne, il peut retrouver un message en utilisant la fonction Rechercher.

S’organiser consiste à créer autant de sous-dossiers que nécessaires dans les boites de réception ou d’émission. Par la suite, il pourra automatiser le rangement des messages grâce aux règles de messagerie.

Pour créer un dossier (ou sous-dossier), il faut soit :

 par l’intermédiaire du volet Dossiers, sélectionner le nœud Dossiers locaux ou une boite donnée (ou un dossier d’un niveau inférieur), puis utiliser l’option Nouveau

dossier du menu contextuel ;

 par l’intermédiaire du menu Fichier / Nouveau / Dossier… ou Fichier / Dossier /

Nouveau.

Le sous-menu Dossier ci-dessus permet de supprimer, renommer ou déplacer un dossier, alors que le menu contextuel autorise seulement la suppression ou le renommage.

a) La souris, grâce au glisser-déposer, autorise toute manipulation de dossiers ou de messages d’un endroit vers un autre à l’intérieur du volet Dossiers.

b) La simple sélection du dossier permet de le supprimer à l’aide de la touche Suppr. c) Le menu contextuel permet de même toutes ces manipulations.

d) Nous ne pouvons supprimer ou renommer les dossiers Boîte de réception, Boîte

d'envoi, Éléments envoyés, Éléments supprimés et Brouillons.

4.2.2.2 Déplacer ou copier un message

La manipulation des messages est semblable à celle des fichiers dans l’explorateur du système d’exploitation.

Pour déplacer ou copier un message vers un autre dossier, l’internaute peut utiliser:

 Le menu de Outlook Express

a. Sélectionner le message à déplacer ou à copier dans la liste des messages. b. Dans le menu Edition, cliquer sur Déplacer vers un dossier ou Copier dans un

dossier et sélectionner le dossier de destination.  La souris

a. Un glisser-déplacer suffit pour le déplacer ;

b. Un glisser-déplacer plus l’appui de la touche Control est nécessaire pour copier le message.

4.2.2.3 Supprimer un message

La procédure de suppression reste aussi simple d’utilisation :

1. Sélectionner le message en question dans la liste des messages. 2. Cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d'outils.

Important

En appliquant cette procédure, le message n’est pas effectivement supprimé. Il est simplement déplacé depuis le dossier initial vers le dossier Eléments supprimés qui sert de corbeille intermédiaire.

Remarques

a) Pour récupérer un message supprimé, nous ouvrons le dossier Eléments supprimés et nous faisons glisser le message dans la boîte de réception ou dans un autre dossier. b) Si nous ne désirons pas que les messages soient enregistrés dans le dossier Eléments

supprimés lorsque nous quittons Outlook Express, nous ouvrons le menu Outils et

cliquons sur Options. Dans l'onglet Maintenance, nous activons la case à cocher Vider

les messages du dossier Eléments supprimés en quittant.

c) Pour vider manuellement les éléments supprimés, nous sélectionnons le dossier

Eléments supprimés. Dans le menu Edition, nous cliquons sur l’option Vider le dossier Eléments supprimés.

d) La procédure est légèrement différente dans le cas d’un compte IMAP ou HTTP. e) Dans le cas de messages regroupés par conversations, la suppression du message

apparent entraîne l’apparition d’une boite de dialogue pour nous demander s’il faut tout supprimer.

4.2.2.4 Rechercher des messages dans les dossiers

Pour rechercher un message, plusieurs solutions sont à la disposition de l’internaute :

1. Dans le menu Edition, pointer sur le sous-menu Rechercher et cliquer sur l’option

Message ;

2. Au-dessus du volet de pré-visualisation, cliquer sur le lien hypertexte Rechercher ; 3. Après avoir sélectionné le dossier de recherche, utiliser le menu contextuel.

La procédure a déjà été commentée dans la partie décrivant de manière sommaire l’interface du logiciel.

Outre la fonction de recherche, les fonctions de tri permettent aussi de plus rapidement trouver le message en question.

Nous pouvons donc trier les messages selon les colonnes affichées dans le volet de prévisualisation pour retrouver un message déterminé. Pour ce faire, nous cliquons sur le titre pertinent de la colonne (Objet, De ou Envoyé) pour réorganiser les messages en fonction. Par exemple, lorsque nous cliquons sur la colonne De, les messages sont classés dans l'ordre alphabétique des expéditeurs.

Pour inverser l’ordre de tri, il suffit de cliquer à nouveau sur le titre de colonne préalable. Au niveau d’une colonne, un tri est signalé actif par la présence d’une flèche derrière le titre de colonne.

4.2.2.5 Placer un indicateur dans un message de courrier ou de News

Dès que nous recevons un message, nous pouvons y placer un indicateur pour attirer notre attention sur ce dernier et y revenir plus tard.

 Dans le volet de prévisualisation, cliquer sur la colonne en regard du message

dans lequel nous voulons placer un indicateur,

o Une icône apparaît dans la colonne appropriée. ou…

 Dans le volet de prévisualisation, sélectionner le message sur lequel nous voulons placer un indicateur, puis cliquer sur le menu Message / Marquer le message.

Remarques

a) Nous pouvons trier tous les messages avec indicateur et les regrouper en cliquant sur l'icône drapeau dans l'en-tête de la colonne indicateur.

b) Nous supprimons l'indicateur d'un message en cliquant sur l'icône drapeau en regard du message en question ou repasser par le menu Message / Marquer le message. c) Nous pouvons définir une règle pour placer des indicateurs dans certains messages

lorsque nous les recevons.

4.2.2.6 Stocker des messages sur des serveurs de messagerie

Il est utile de stocker des messages sur un serveur si nous sommes amenés à lire notre courrier depuis plusieurs ordinateurs.

Nous pouvons stocker des messages sur un serveur POP3 en suivant la procédure suivante. 1. Dans le menu Outils, cliquer sur le sous-menu Comptes.

2. Sélectionner le compte de messagerie concerné et cliquer sur le bouton Propriétés. 3. Cliquer sur l'onglet Avancés et cocher la case Conserver une copie des messages sur le

serveur.

Si nous utilisons une messagerie HTTP comme Hotmail ou une messagerie IMAP, nos messages sont toujours conservés sur le serveur.