Organisation du carnet d'adresses

4.1.4.1 Modes d’affichage des contacts

Si notre carnet d'adresses est très rempli, nous pouvons l'organiser de telle façon que la localisation d'un contact ou d'un groupe devienne plus simple.

I. Pour classer les contacts en fonction de leur nom de famille, prénom ou adresse de courriel, cliquer sur le titre de la colonne correspondante au-dessus de la liste des noms.

II. Pour changer l'ordre alphabétique croissant ou décroissant de la colonne, (re)cliquer sur le titre de la colonne.

III. Pour changer l'ordre des colonnes, pointer sur le titre d'une colonne (Nom, Adresse

d'email, Téléphone personnel, etc.) et tout en maintenant le bouton gauche

enfoncé, déplacer la colonne vers la gauche ou la droite jusqu'à ce qu'elle soit placée à l'endroit souhaité, et enfin relâcher le bouton de la souris.

IV. Pour afficher la liste des groupes de courrier, cliquer sur le menu Affichage et vérifier que l'option Dossiers et groupes est sélectionnée.

4.1.4.2 Identité

Le paragraphe 4.4. Identités a déjà traité la question des identités gérées à partir de la fenêtre principale. Mais nous pouvons aussi créer des identités à partir du carnet d'adresses, seulement si nous l’ouvrons à partir du menu Démarrer de Windows.

Pour ouvrir le carnet d'adresses à partir du menu Démarrer, nous suivons le chemin

Programmes / Accessoires / Carnet d'adresses.

Seules les procédures Ajouter et Supprimer sont commentées.

a. Ajouter une nouvelle identité à partir du carnet d'adresses

1. Dans le menu Fichier / Changer d'identité, cliquer sur le bouton Gérer les identités. 2. Cliquer sur le bouton Nouveau et saisir le nom de la nouvelle identité.

3. Sélectionner l'option de demande de mot de passe et entrer un nouveau mot de passe si nous souhaitons inclure un mot de passe pour cette identité.

b. Supprimer une identité à partir du carnet d'adresses

1. Dans le menu Fichier / Changer d'identité, cliquer sur le bouton Gérer les identités. 2. Sélectionner une identité, et cliquer sur Supprimer.

La procédure de modification des paramètres d'identité à partir du carnet d'adresses est identique à celle déjà décrite dans le paragraphe 4.4.

4.1.4.3 Organiser les contacts par sous-dossiers

Nous pouvons ranger nos contacts dans un dossier principal ou bien les organiser en sous- dossiers. Les sous-dossiers étant classés par ordre alphabétique, nous ne pourrons pas les réorganiser.

Deux dossiers d'identité sont définis par défaut dans le carnet d'adresses : le dossier Contacts de l'identité principale et le dossier Contacts partagés qui permet de partager les contacts avec d'autres identités.

Aucun de ces deux dossiers ne peut être supprimé même si des dossiers réservés à des identités supplémentaires sont créés au fur et à mesure de la création des identités.

Si nous voulons partager certains contacts avec d'autres personnes qui utilisent également

Outlook Express, nous déplaçons les contacts vers le dossier Contacts partagés. Les autres

identités peuvent les voir en ouvrant le carnet d'adresses.

Si les dossiers ne s'affichent pas sur la gauche, la solution consiste à pointer sur le menu

Affichage et à sélectionner l’option Dossiers et groupes.

Pour toute information complémentaire, nous nous reportons aux rubriques suivantes :

 créer des sous-dossiers,

 partager des contacts,

 déplacer un contact ou un groupe.

a. Pour créer un sous-dossier

Dans le carnet d'adresses, il suffit de cliquer dans la barre d'outils sur le bouton Nouveau, puis sur l’option Nouveau dossier.

Remarque

Un nouveau dossier <Identité> est automatiquement créé lorsque nous créons une identité.

b. Pour partager des contacts

Un contact est rendu disponible pour une autre identité dès qu'il est placé dans le dossier

Contacts partagés. Nous pouvons directement créer un contact dans le dossier partagé ou

partager un contact déjà existant en le déplaçant dans le dossier Contacts partagés.

Remarques

Si nous déplaçons un contact vers le dossier Contacts partagés, il n'existe plus dans le dossier d'origine.

Nous pouvons copier les informations concernant le contact dans un de nos dossiers mais les modifications apportées le cas échéant ne seront pas visibles dans le dossier Contacts

partagés et vice versa.

c. Pour déplacer un contact ou un groupe

1. Dans la liste des contacts du carnet d'adresses, sélectionner le nom du contact ou du groupe que nous voulons déplacer.

2. Déplacer le contact ou le groupe de la liste située sur la droite vers le groupe ou le dossier voulu sur la gauche.

Remarques

 Les contacts déplacés vers un groupe sont ajoutés au groupe, laissant des doubles dans le fichier d'origine, mais un groupe ou un contact déplacé vers un dossier sont réellement déplacés.

 Les sous-dossiers ne peuvent être déplacés à l'intérieur de la liste des dossiers des identités.

4.1.4.4 Supprimer des contacts du carnet d'adresses

Nous pouvons facilement supprimer des contacts ou des groupes de contacts de notre carnet d'adresses. Pour toute information complémentaire, nous nous reportons aux rubriques suivantes :

 supprimer un seul contact,

 supprimer un contact dans un groupe,

 supprimer un groupe.

a. Pour supprimer un contact isolé

 Dans la liste des contacts, sélectionner le contact à supprimer

 Cliquer sur le bouton Supprimer dans la barre d'outils. Un message d’alerte demande de confirmer la suppression.

Le nom du contact est également supprimé de tous les groupes auxquels il appartient.

b. Pour supprimer un contact dans un groupe

1. Dans notre carnet d'adresses, double-cliquer sur le nom du groupe.

2. Dans la liste Membres du groupe, sélectionner le nom à supprimer puis cliquer sur le bouton Supprimer.

Le contact ne fait plus partie du groupe mais l'entrée individuelle correspondante existe toujours dans notre carnet d'adresses.

c. Pour supprimer un groupe du carnet d'adresses

 Dans notre carnet d'adresses, cliquer sur le nom du groupe dans la liste et sur le bouton

Supprimer dans la barre d'outils.

Cette action supprime le groupe mais conserve les entrées individuelles de tous les membres de ce groupe.

4.1.4.5 Imprimer les informations du carnet d'adresses

La fonction d’impression est restreinte dans ses possibilités. Elle se limite au contenu de l’onglet Résumé d’un contact donné.

1. Dans le carnet d'adresses, sélectionner le ou les contacts dont nous voulons imprimer les informations.

Il est possible de sélectionner une série de noms (touche MAJ), ou des noms individuellement (touche CTRL).

2. Cliquer sur le bouton Imprimer dans la barre d'outils. Dans la boîte de dialogue

Imprimer, sélectionner un style d'impression dans la zone Style d'impression :

o Pour imprimer toutes les informations disponibles concernant le(s) contact(s) répertoriés dans le carnet d'adresses, cliquer sur le bouton radio Mémo.

o Pour imprimer les informations de nature professionnelle (société et numéros de téléphone) concernant le(s) contact(s), cliquer sur le bouton Carte de visite. o Pour imprimer une liste de numéros de téléphone du ou des contacts

sélectionnés, cliquer sur le bouton radio Liste téléphonique.

Astuce

Nous pouvons personnaliser la taille ou le mode d'impression des pages du carnet d'adresses. Pour voir les options disponibles, nous cliquons sur le bouton Propriétés dans la boîte de dialogue d'impression.