Organisation et planification

6.2.3.1 Finalisation du concept du concours

En premier lieu, le service D+A va devoir désigner une personne de référence pour gérer le projet, assumer le rôle de répondant et constituer un comité avec des collaborateurs de D+A, du moins dans un premier temps. Ensuite, il sera important de décider des modalités de participation et de répondre aux questions subséquentes :

• Quel(s) public(s) cible-t-on ? Prévoit-on plusieurs catégories de participants, de façon à s’adresser aux trois publics envisagés plus haut, ou s’adresse-t-on à un public en particulier, quitte à proposer une nouvelle édition du concours plus tard selon le succès obtenu ?

• Les archives mises à disposition s’articulent-elles autour d’un thème, d’une décennie ou d’un autre critère ?

• Laisse-t-on aux participants le choix de l’outil à utiliser pour modifier les archives ou en impose-t-on un ?

• Prévoit-on de diffuser des contributions obtenues après l’élection du vainqueur ? Si tel est le cas, cette clause doit être annoncée.

• Prévoit-on d’attester de la participation des concurrents (diplôme, attestation de participation, etc.) ?

• Quels sont les prix à mettre en jeu ? Il peut s’agir de produits dérivés de la RTS, comme ceux que commercialise la boutique RTS ou de journées découvertes de la RTS, par exemple.

Après s’être posé ces questions, il faudra sélectionner avec une attention toute particulière des extraits d’archives à mettre à disposition, puisque les droits liés doivent autoriser ce type d’exploitation. Puis, le cadre d’utilisation des archives et des contributions obtenues, à base de ces mêmes archives, doit être défini – éventuellement avec le service juridique de l’entreprise – et communiqué. Il est possible de concevoir une charte à l’intention des participants, pour qu’ils s’engagent à respecter le cadre d’utilisation des échantillons des fonds mis à disposition.

Une fois le projet mieux défini, il pourrait être intéressant de solliciter un panel de participants potentiels, afin de lui demander conseil et d’améliorer le concept.

Deux mois devraient être alloués à la réalisation de cette étape de définition du projet, car la recherche et la sélection des images doivent être réfléchies, le panel doit pouvoir être impliqué et D+A doit avoir le temps d’adapter le projet aux recommandations de ce dernier.

6.2.3.2 Implication de partenaires

Dans un second temps, lorsque le concept du projet sera défini, il sera nécessaire de contacter les éventuels partenaires ou parties prenantes à impliquer, comme des organisateurs de hack days, des écoles d’arts, des établissements scolaires ou encore des gymnases (« collège » ou « lycée », selon les cantons), afin de leur présenter le concours et de les inciter à faire participer leurs collaborateurs ou leurs étudiants. Un jury devra être constitué de façon à inclure des collaborateurs de la RTS, des experts compétents et peut-être aussi des représentants des institutions sollicitées. Le temps à consacrer à cette étape dépendra de la disponibilité et du temps de réaction des personnes contactées.

6.2.3.3 Étapes spécifiques selon les publics visés

Si le concours a lieu dans le cadre de hack days à l’intention d’étudiants préprofessionnels du domaine artistique ou informatique, la planification de l’événement sera à convenir avec les partenaires ou en fonction du calendrier de la RTS, si elle est seule organisatrice. Les modalités du concours pourraient aussi être discutées avec les écoles impliquées.

Ensuite, si le concours s’adresse aux établissements scolaires, il sera nécessaire de fixer la période de la compétition en accord avec ceux-ci, puisque leurs calendriers sont définis à l’avance.

Finalement, si le concours s’adresse au grand public et que la RTS est seule organisatrice, l’entreprise sera libre de décider du planning de la compétition.

6.2.3.4 Communication

Plus haut, nous avons évoqué les risques inhérents à l’organisation d’une telle compétition : parmi eux figurait le manque de garantie quant au nombre de participants, mais cette zone d’ombre peut être limitée en soignant tout particulier la communication. En effet, une fois les partenaires impliqués, le service D+A devra aussitôt faire appel à l’expertise et aux compétences des services Design et Promotion et Communication de la RTS pour construire un plan de communication autour du concours auprès du public ; celui-ci doit être en mesure de prendre connaissance de l’existence du concours, de lui attribuer une identité visuelle, d’identifier son organisateur, mais, surtout, d’en connaître le mode de participation. Impliquer d’autres services de la RTS permettra de renforcer leur lien et leur niveau de collaboration (cf. supra Tableau 3 : Analyse SWOT de la valorisation des archives du service).

En ce qui concerne les moyens de communication, je suggère d’avoir recours aux canaux traditionnels (annonces dans les médias régionaux, communiqué de presse, affiches, etc.), mais également aux canaux digitaux, comme le site Internet de la RTS ou les réseaux sociaux, de façon à induire une propagation de l’information. Par ailleurs, il sera aussi sans doute possible de solliciter les réseaux des éventuels partenaires du projet, comme les organisateurs de hack days, les établissements scolaires ou encore les gymnases.

Le plan de communication doit être lancé suffisamment tôt pour atteindre les publics visés et leur laisser le temps de réaliser leur contribution. Si le concours s’adresse aux établissement scolaires, gymnasiaux ou académiques, le plan de communication devrait être lancé en début d’année scolaire ou académique.

6.2.3.5 Mise en place du dispositif technique

Plus haut, nous nous interrogions sur le choix du logiciel à utiliser pour monter les archives. A mon sens, développer un outil dédié à cette tâche serait probablement trop onéreux pour la RTS, ce qui compromettrait la faisabilité du concours. Il serait donc plus judicieux de laisser ce choix aux participants qui, en plus, seraient plus à l’aise avec la technologie à utiliser, mais d’imposer le format de fichier à rendre pour son évaluation.

Toutefois, même si l’outil est laissé au libre choix des participants, D+A doit mettre en place le système avec lequel les concurrents remettront leur contribution à la compétition. L’envoi du montage par mail ne sera pas possible en raison de la taille des fichiers, mais il serait envisageable d’utiliser des applications de transferts de fichiers lourds, comme WeTransfer, ou de consacrer un espace du serveur, qui contient les archives brutes à destination des participants, au dépôt des créations.

6.2.3.6 Déroulement du concours

Au moment du lancement du concours, il faut que les archives sélectionnées soient accessibles depuis un serveur et que les concurrents s’engagent à respecter le cadre d’utilisation des documents. Une permanence devrait être organisée par le service D+A de façon à répondre à leurs éventuelles questions.

Afin que les concurrents aient le temps de prendre connaissance des archives à disposition, puis de concevoir leur contribution, tout en restant intéressés par le concours, ce dernier ne devrait pas être ouvert pendant plus de deux semaines.

Toutefois, si le concours s’inscrit dans le cadre de hack days adressés à des étudiants, les participants n’auront que quarante-huit heures pour délivrer leur projet.

6.2.3.7 Clôture du concours

Une fois la date butoir de dépôt des créations passée, D+A transmettra les contributions au jury du concours. Quelques jours devraient séparer la clôture du concours de l’annonce du vainqueur, pour que le jury puisse visionner les contributions et choisir les gagnants. Dans le cas de hack days, il serait important que les résultats soient annoncés très rapidement, de façon à ce que les participants soient encore sur le lieu du déroulement du concours.

Une remise des prix devra être organisée pour récompenser les finalistes. A cette occasion, une projection des meilleures contributions devrait être proposée. Si la compétition est ouverte à plusieurs catégories de participants et que ceux-ci sont nombreux (cf. supra Public cible), la remise des prix devra peut-être se faire en plusieurs temps.