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Mode opératoire suivi dans le cadre de HAADI-Sud pour la mise en oeuvre de la maîtrise d’ouvrage communale
1. Les étapes du processus de maîtrise d’ouvrage
Le processus comprend trois phases principales subdivisées en huit sous-étapes : Phase 1 : Identification
⇒ Définition du cadre légal de collaboration (1)
- Clarifier, négocier et harmoniser les visions et stratégies sur les interventions ; - Discuter et s’accorder sur le contenu ;
- Signer la/les convention(s) de partenariat.
⇒ Planification des actions (2)
- Elaborer les termes de référence ; - Faire réaliser des études ou analyses ;
- Inventorier les besoins différenciés des villages par catégories socio-professionnelles et par sexe ;
- Définir les critères de choix des priorités ;
- Elaborer les plans d’action et de rapportage pour chaque tranche de façon concertée au niveau de chaque commune.
⇒ Analyser l’impact des actions prévues (3)
- Mobiliser toutes les parties concernées (hommes et femmes) à participer à l’analyse ;
- Identifier les effets positifs et négatifs de la réalisation des infrastructures sur les rapports hommes/femmes et sur l’environnement ;
- Formuler les mesures d’accompagnement.
Phase 2 : Réalisation
⇒ Formuler le projet (4)
- Recherche des informations techniques et financières ;
- Elaboration du/des dossier(s) d’appel d’offres (DAO) ou d’adjudication ;
- Prise en compte des mesures d’accompagnement identifiées dans les analyses .
⇒ Rechercher le financement (5)
- Mobiliser les ressources financières endogènes et / ou contribution en nature.
⇒ Exécuter le/les projet(s) (6) - Lancer et vendre les DAO ; - Identifier le maître d’œuvre ;
- Mettre en place la/les commissions techniques et d’évaluation des offres ;
- Envoyer les dossiers de financement de projets ou micro projets évalués par la commune, pour avis de non-objection à la représentation du bailleur ;
- Elaborer et signer le contrat avec l’entrepreneur / tâcherons ; - Suivre et évaluer l’exécution des travaux ;
- Payer les décomptes de l’entrepreneur ; - Réceptionner l’ouvrage.
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⇒ Evaluer le processus (7)
- S’assurer de l’élaboration et du respect des clauses du contrat, de la réalisation selon le planning et les normes techniques ;
- Rendre compte au comité de pilotage de chaque commune, à la représentation du bailleur et au comité de pilotage départemental ;
- Faciliter la justification des fonds et autres rapports au bailleur principal, ici au Fonds de Survie Belge (FSB) ;
- Rédiger le rapport d’évaluation.
Phase 3 : Exploitation
⇒ Exploiter l’ouvrage (8)
- Elaborer le plan d’entretien, de maintenance et de gestion avec un budget prévisionnel, les sources de financement, les tâches et les responsabilités ;
- Accompagner l’établissement des relations contractuelles de mise en place de modes de gestion des ouvrages qui cadrent avec les dispositions du contexte de la décentralisation de façon concertée avec l’ensemble des acteurs impliqués dans la maîtrise d’ouvrage communal ;
- Modes de suivi-évaluation ;
- Aider et suivre les bénéficiaires et les organisations à la base ou non, ayant en charge la gestion déléguée ou directe de l’exploitation des ouvrages.
2. Implication des acteurs dans la maîtrise d’ouvrage communale
N° Etapes Implication/Responsables
1 Sensibilisation des communautés, autorités, et tous autres
acteurs de la zone d’intervention ONG(s) d’intermédiation sociale, Chef d’arrondissement (CA)
2 Envoi des demandes de besoin pour la réalisation de
micro-projet(s) ou de micro-projet(s) dans les communes HAADI Sud CS/EHA (Comité de Suivi « Eau, Hygiène et Assainissement ») ou Groupe tout trouvé ou tout fait ou Institutions Publiques localisées dans la
commune, avec appui d’une ONG locale, CA 3 Point périodique des demandes de micro-projets ou projets
en instance dans les communes et analyse de la pertinence de leur éligibilité :
-Infrastructures d’eau potable
-Infrastructures d’assainissement ou barrières sanitaires
-Maître d’ouvrage, PROTOS, SNV, DDMEH ou le SHAB depuis l’identification du village ou quartier -Equipe d’Exécution de Projet (EEP),
Animateur/coordonnateurs des ONG, agent d’hygiène,
4 Sélection des demandes de micro-projets et projets à réaliser au cours de la tranche après analyse complémentaire
CEP/EEP, conseillers techniques au projet, DDMEH ou SHAB
5 Elaboration de dossier d’appel d’offres (pour entreprises et/ou tâcherons) et autres :
-Infrastructures publiques / privées d’assainissement ou barrières sanitaires.
-Infrastructures d’eau potable.
-La Commune avec appui de PROTOS / SNV, DDEHU, SHAB
-Bureau d’étude ayant réalisé l’étude de faisabilité et d’APD, PROTOS / SNV, Commune
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N° Etapes Implication/Responsables
6 Identification et sélection des entrepreneur(s) ou tâcheron(s)
-Infrastructures d’eau potable
-Infrastructures d’assainissement ou de santé environnementale
-Procès verbal de sélection de devis
-CEP/EEP, SNV-Dogbo, PROTOS-Cotonou, BE, DDMEH
-CEP/EEP ; animateur / coordonnateur ; Agent d’hygiène / SHAB, PROTOS / SNV, Technicien ou BE
-EEP
7 Mise en place du dossier de financement ONG au départ et commune en collaboration avec PROTOS / SNV
8 Envoi d’une copie des dossiers de financement à
PROTOS-Cotonou, CEP/EEP/Commune
9 -Examen des dossiers ;
-Vérification de la mise en place de la participation locale ; -Vérification du site (caractère non litigieux) ;
-Observation source et qualité des plans ;
-Observation de la motivation et justification sur le terrain ; -Vérification de la procédure d’Appel d’Offres
PROTOS-Cotonou
10 Demande avis de non-objection au financement du (micro)-projet.
Commune
11 Etude et réponse à la demande d’avis de non-objection au financement des dossiers reçus
PROTOS-Cotonou
12 Formation des ONG (transversale à toutes les activités d’IS) PROTOS-Cotonou et SNV 13 Formation des CSEHA - ou autres groupes - en gestion des
micro-projet(s) ou projet(s), en communication pour un
« Changement de Comportement en Hygiène, Assainissement et Santé » (CCC élargie au village) et en genre / EHA.
ONG(s) d’intermédiation sociale
14 Signature de contrat de financement et autres contrats entre
MdO et entreprise / tâcheron. MdO, entrepreneurs ou tâcherons, prestataires de services ; etc
15 Financement du micro-projet ou du projet. Mise à disposition des fonds.
PROTOS-Cotonou, Commune
16 Contrôle technique des chantiers :
-Infrastructures publiques / privées d’assainissement ou
barrières sanitaires -Techniciens consultants indépendants ou SHAB
pour les infrastructures ou barrières sanitaires
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N° Etapes Implication/Responsables
-Infrastructures d’eau potable -Bureau d’étude ayant réalisé l’étude de faisabilité et d’APD ou SDH
17 Supervision des chantiers ou contrôle du contrôle Commune / PROTOS / SNV, DDMEH, SHAB 18 Exécution du micro-projet ou projet CEP/EEP/Commune ; CS/EHA ou Groupe tout
trouvé ou tout fait ou Institutions Publiques localisées dans la commune ; entrepreneur(s) ou tâcheron(s).
19 Suivi de l’exécution du projet.
Gestion des contrats.
Commune, ONG locales, PROTOS / SNV, CEP, Technicien ou BE, CS/EHA, DDMEH, SHAB, DDEHU.
20 Suivi des formations intégrées à la réalisation des MP, des formations reçues dans le cadre de la communication pour un « Changement de Comportement en matière d’Eau, d’Hygiène et d’Assainissement (EHA) » et des activités pratiques ou de réinvestissement.
Coordonnateurs d’ONG locales, CSEHA, PROTOS-Cotonou, SNV, SHAB
21 Réceptions provisoire et définitive Commune, PROTOS / SNV, ONG, BE/contrôle, DDMEH, SHAB
22 Justification des Fonds Commune
23 Exploitation, entretien et maintenance Bénéficières / CS-EHA, Organisation avec attribut légal de gestion déléguée, Commune
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