Les enjeux financiers

Il est habituellement perçu dans ce domaine qu’un projet d’externalisation est générateur d'économies conséquentes. Elles sont fondamentalement réalisées à partir des bas échelons de rémunérations, des économies d’échelle et de la performance du tiers (Gilley et Rasheed, 2000).

Cependant, les plans d’externalisation qui aboutissent véritablement aux objectifs tracés, sont relativement rares du fait des coûts cachés non identifiés en amont. En effet, il est possible que ce soit des coûts de prospection et d’appréciation des prestataires, de négociation et de gestion des contrats, des coûts liés aux déplacements vers des sites ou de mise en œuvre de dispositif sécuritaire. Aussi, les offres de service types proposées ne correspondent pas généralement aux attentes concrètes de l’organisation. Il sera question, en effet, de recourir à des prestations à la carte, ce qui engendre des coûts additionnels. Sans oublier les coûts de rupture prématurée d’un contrat d’externalisation qui sont très substantiels (frais d’avocat, pénalités, etc.).

La ré-internalisation semble, par ailleurs, davantage courante en Europe puisque deux tiers (65

%) des contrats dépassant les vingt millions de £ (étude Compass Management Consulting, 2007) sont rompus prématurément. Ce phénomène résulterait fondamentalement de la rareté de l'atteinte des objectifs et des économies espérées (Frery et Law-Kheng, 2007). L’étude Compass¹⁸ avance, en outre, que généralement les coûts reculent de quinze pour-cent les dix-huit mois suivant le lancement du projet. Cependant, à échéance du contrat, les décaissements de l’organisation peuvent atteindre les trente, voire quarante-cinq pour-cent, de plus que si l'activité avait été produite en interne. Cet écart proviendrait des prestations hors contrat, sur estimées, qui servent à compenser les faibles prix commerciaux avancés dans le contrat pour remporter le marché.

18 Centre d'observation et de mesure des politiques d'action sociale

41 3.3.Les enjeux opérationnels

Les enjeux opérationnels renvoient aux impacts à court terme, il s'agit de :

 La détérioration de la qualité de service relative aux retards, dépassant ainsi les délais définis par le contrat, particulièrement quand le fournisseur décale la date de début des travaux. L'inexpérience du prestataire est un facteur qui pourrait être à l'origine de cette non-qualité. De même, ces obstacles peuvent trouver leur origine dans la perte de collaborateurs-clés et les entraves subies par le prestataire dans le cas d’une mise en place d’un nouveau team ;

 L'enjeu social : usuellement, les projets d’externalisation sont accompagnés de transfert d'employés, voire de débauches ou de reclassement. En effet, cela pourrait conduire vers un éclatement dû à l'altération de la solidarité et de la cohésion sociale ;

 Les employés maintenus dans l'organisation ne sont pas, en outre, à l'abri des conséquences engendrées par un projet d'externalisation. Il s'agit, principalement, de perturbations psychologiques liées à l'incertitude et à la crainte de perdre la stabilité de leurs emplois. C'est une situation de perception naturelle quand il s'agit d'une organisation peu hésitante à rechercher la minimisation des coûts dans une logique d'agence. Il est clair que cela implique une dissonance dans la vision des salariés et celle de l'organisation. Cela nécessite une démarche de communication appropriée. L'enjeu est alors de canaliser et de réduire la distorsion du lien social. Il s'agit de faire participer les salariés à la réflexion concernant le projet d'externalisation ; ce qui les conduit ainsi à avoir un sentiment d'appropriation de la démarche.

Les enjeux inhérents à l’externalisation requièrent une attention particulière à la conservation des compétences liées aux fonctions externalisées. Ce faisant, il sera nécessaire d'agir en mettant en place une structure de pilotage tout en gardant en interne un degré satisfaisant de compétences métier. De même, la filialisation constitue un mode de réduction des coûts de coordination, tout en gardant le contrôle et en limitant, de fait, les dérives financières.

Cependant, une relation mère-fille ne favorise pas la performance, telle qu'une relation client-fournisseur. Toutefois, la prise d'une participation conséquente dans la capitalisation des prestataires, par l'organisation « externalisatrice », constitue une forme de contrôle.

Après avoir abordé l'externalisation en tant que projet extrêmement délicat, nous voulons par la deuxième section revenir sur la prise de cette décision et de ses implications.

42 Section 2. Une décision stratégique

L'externalisation est un dispositif de transformation de fond du fait du transfert, souvent, ou du moins, voulu définitif, des activités externalisées. Cela requiert, des organisations, une démarche de rigueur en menant une réflexion sur le long et moyen terme. Car il s'agit de procéder à une décision stratégique optimale, vu l'envergure du contexte. Aussi, les partenariats public-privé, développés, complexifient le périmètre de l'organisation. Ceci est un contexte qui demande une délimitation du cœur de métier afin de procéder avec vigilance, sans compromettre le devenir de l'organisation.

1. Le cœur de métier dans un contexte d'externalisation : opter pour une vraie stratégie L'externalisation se définit par un abondant de l'exploitation d'une activité au profit d'un tiers.

Cette décision présume de prendre en compte le cœur de métier. Il s'agit d'intégrer à la stratégie globale de l'organisation la délimitation des activités dites stratégiques de celles dites périphériques, tout en prenant en compte l'ambiguïté des frontières qui peut apparaître. En effet, l'externalisation suppose un recentrage des investissements humains et matériels sur le cœur de métier. Cela représente les deux volets de la stratégie, à savoir : optimiser la périphérie de ses activités et se positionner sur un vecteur de développement. Mais qu'est-ce que le cœur de métier ?

La synergie qui résulte en combinant les actifs et en accumulant les compétences typiques de savoir-faire participe à faire ressortir, dans une organisation, un cœur de métier. La valorisation du métier est, en effet, fonction de l'association de ses composantes. Par ailleurs, la performance des opérations par la mise en œuvre et/ou la préservation d'équipements et de compétences de niveaux ne suffit pas à elle-même. Il est impératif pour les managers de remettre en question la délimitation de leurs métiers et de réévaluer les actifs nécessaires à l'exploitation afin d'optimiser leurs performances. Nous relevons, dès lors, que cœur de métier et externalisation sont intimement liés.

1.1. Une délimitation constamment dynamique

Délimiter idéalement le cœur de métier d'une organisation lambda ne semble pas possible dans le contexte actuel. Cela est caractérisé par un dynamisme imposé par l'environnement (Quélin, 2003). Il s'agit de l'existence d'organisations, parfaitement compétentes, à même d'offrir un maximum de qualité à un minimum de coûts. Ce qui pousse à remettre en cause la délimitation du métier en faisant face à un choix entre faire et faire faire.

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La tendance actuelle, pour l’organisation, est d'être davantage compétitive en se recentrant sur son cœur de métier. Cette spécialisation se fait au prix de l'externalisation de certaines activités pour recadrer ses ressources sur ce qui semble important. Aussi, il existe des opérations de partenariats qui viennent s'ajouter à la stratégie pour leurs vertus de réduction de risques. Il s'agit, en l'occurrence, de saisir des opportunités de performance disponibles chez des partenaires afin d'optimiser la flexibilité d'une part, et de mobiliser des compétences-clés d'autre part (Quélin, 2007).

La création du produit, le management de la marque, le marchéage et la relation-client ne paraissent pas sujets à être intégralement externalisés. Cependant, dans le contexte actuel d'évolution, il semble que de plus en plus l'externalisation touche des fonctions dites proche du cœur de métier. D’un côté, les fonctions « support » au sein de l'organisation répondent de moins en moins aux tendances d'efficacités et de performances. Elles sont, par conséquent, sujettes à être externalisées.

D'un autre côté, l’externalisation est consolidée par le contexte de la mondialisation. En l'occurrence, la délocalisation dans des pays à forte force ouvrière et faible poids salarial et fiscal. De même, le comportement moutonnier des organisations appuie cette tendance qu’est l'externalisation. Ne sera-t-il pas ainsi question d'évaporation de la valeur ajoutée ?

1.2. L'exode de la valeur ajoutée

Déterminer le cœur de métier et se recentrer sur la future valeur ajoutée requiert un comportement stratégique de moyen terme sur les objectifs de l'organisation. Il s'agit d'évaluer son avenir et de déterminer sa volonté de "devenir quoi ?". Divers secteurs sont sujets à un exode de la valeur ajoutée laquelle se voit fractionnée entre les différentes phases de confection du produit. Par exemple, la confection des produits semi-finis, entrant dans le processus de fabrication du produit final, génère une valeur ajoutée distincte de celle du produit destiné à la consommation. Il en est de même pour les services associés à une production lambda. Un constructeur automobile voit sa valeur ajoutée se dissiper entre les services de ventes et après ventes. Des décisions d'externalisations des fonctions stratégiques, voire de cœur de métiers sont également observables. Aussi, cela mène à un exode de la valeur ajoutée au profit des secteurs à pesantes composantes tertiaires. Dans ce cas, les organisations les plus pérennes sont celles qui supposent ce que sera demain. Par conséquent, une externalisation fondée sur le moyen terme pourrait être une mesure d'anticipation du futur.

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Par ailleurs, un projet d'externalisation représente un enjeu qui n'est pas sans risques, il doit être soumis à une démarche draconienne (Quélin, 2007). En premier lieu, il s'agit d'identifier les frontières de l'organisation, à savoir son cœur de métier. Ensuite, mettre en place les indicateurs chiffrés de comparaisons, relatifs aux fonctions à externaliser, afin de procéder à des analyses.

Enfin, concrétiser avec le partenaire choisi après, bien évidemment, avoir lancé un cahier des charges et une procédure de sélection de prestataires.

2. L’externalisation dite stratégique, vers un partenariat Win Win

Le choix entre mobiliser les ressources internes ou recourir aux compétences externes a depuis longtemps fait polémiquer. Tout au long de la croissance des organisations, des fonctions habituellement réalisées en interne se sont vues graduellement externalisées, voire totalement cédées.

Les années quatre-vingt-dix ont été une décennie d'expansion sans précédent de l'externalisation. Effectivement, les trente glorieuses se sont clôturées, hélas, par des politiques de diminution des coûts, de rationalisation, de performance, d'efficacité, d'efficience et de survie des entreprises, jusque-là dominée par la seule composante patrimoniale ou dite de portefeuille.

Aussi, la prise de conscience n'a pas tardé dans les organisations afin qu'elles réalisent qu'elles font face à des contraintes organisationnelles, de choix d'investissement et de performance.

C'est ici qu'émerge le phénomène d'une externalisation qui prend place, suite à une habituelle intégration perçue prématurément comme logique et spontanée. Il s'agit aujourd'hui d'une évolution stratégique répondant à un récit dominé par une vision de cœur de métier ou compétences clés (Quélin, 2007).

En outre, si l'externalisation répond à une décision stratégique, elle serait ainsi qualifiée de longtermiste. La nécessité de se pencher sur les liens contractuels à long terme est dès lors imposée.

2.1. La durabilité du lien contractuel

Les projets d'externalisation dits stratégiques se démarquent de ceux dits classiques suivant trois approches :

 l’externalisation observe davantage des activités vitales de par leurs tailles et leur rôle dans la génération de valeur ajoutée (logistique préférablement au transport, déploiement de softwares informatiques au lieu de stockage des données, R&D, etc.) ;

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 le transfert d'actifs matériels et immatériels vers le partenaire génère des coûts davantage signifiants ;

 les contrats d'externalisation engagent les prestataires à prendre davantage de responsabilité et de risques. La forme du lien entre l'organisation externalisatrice et le prestataire est en constante évolution ; cela pourrait tendre même vers un lien de coopération et de développement mutuel.

Ainsi, l’externalisation pourrait être définie comme étant l'acte de se décharger pour le compte d'un agent externe, d'une activité effectuée jusqu’ici à l’interne. Notre définition met donc bien en avant, deux amples caractéristiques du phénomène de l’externalisation stratégique :

 d’un côté, l’activité ou la fonction externalisée doit impérativement avoir été réalisée en interne pour pouvoir la qualifier d'externalisation ;

 d’un autre côté, l’externalisation est accompagnée généralement d’un transfert d'actifs matériels et/ou immatériels au profit du prestataire.

Si on prend en considération, les plus importantes contributions de la littérature, cette définition englobera quatre particularités, à savoir :

 l’externalisation pourrait répondre à une des définitions qui expliquent la raison du recours de l'organisation à un prestataire extérieur, afin de lui confier une activité jusque-là réalisée en interne ;

 elle se concrétise généralement accompagnée d’un transfert de ressources matérielles et/ou immatérielles ;

 l’externalisation s'inscrit dans une dimension temporelle, car elle intègre une logique de moyen terme dans sa démarche de céder une fonction à un prestataire externe ;

 elle s'inscrit dans un contexte de contrat.

2.2. Démarche d'externalisation requiert une transaction, une délégation et un contrôle

À partir de ce que nous avons évoqué, nous nous retrouvons face à une double problématique, celle de l'efficacité et celle de la délégation :

 la problématique de délégation s'inscrit dans un cadre d'agence. Il s'agit de capacité à contrôler les agissements du prestataire dans l'accomplissement de l'activité. Quels sont

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les instruments adaptés ? Et quel est le dosage nécessaire entre les sanctions les et corrections ?

 la problématique de l’efficacité, quant à elle, répond aux exigences du client :

 la prestation doit au minimum valoir la réalisation en interne de l'activité pour un moindre coût ;

 une génération de valeur à échéance (progrès technologique, benchmarking en suivant l'excellence disponible dans le secteur, progression de la prestation, etc.) ;

 un prestataire à la limite de l’efficience sur son marché, sa performance à terme impactera positivement celle du client.

L’externalisation intègre parfaitement les logiques de flexibilité (ajustement des ressources aux exigences de l'organisation qui procède à l'opération), de contrôle des moyens déployés par le prestataire et de son aptitude à provoquer une progression du service (Quélin, 2007). Aussi, l'externalisation est une démarche qui s'inscrit dans un dynamisme, du fait de la mutation profonde qu’elle manifeste, notamment lorsqu’elle implique un transfert d'actifs matériels et immatériels.

Il sera pertinent à ce stade de s'intéresser aux fonctions davantage favorisées pour un projet d'externalisation.

3. Les fonctions sujets à l’externalisation

Nous pouvons identifier trois importantes familles d'activités qui sont soumises à des démarches d’externalisation :

 les fonctions support « de base » ;

 les activités de production ;

 les fonctions support « complexes » qui intègrent la chaine de valeur.

L'externalisation des fonctions supports « de base », tout comme des activités de production, est essentiellement liée à la diminution des coûts. Les fonctions support « de base », telles que le gardiennage, le nettoyage, le jardinage ou encore la restauration, ont été depuis longtemps externalisées par beaucoup d'organisations. Le phénomène de l'externalisation des fonctions support de base a évolué graduellement étant donné que les coûts liés à une telle opération se voient corrigés par la réduction des coûts habituellement liés à l'exploitation en interne. L'intérêt de l'organisation étant clairement défini, elle recherche des réductions de coûts liés à des

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activités qui ne relèvent pas de son cœur de métier. L'objectif étant de ne pas impacter un ou des domaines d'activités stratégiques (DAS).

L’externalisation relative aux activités de production est liée à un réaménagement de la chaine de valeur. Elle oriente, par une stratégie, vers un réaménagement de fond de la chaine de valeur.

Ceci amène certains managers à favoriser l’internalisation de fonctions à forte contribution en valeur ajoutée (ingénierie, gestion de la marque, R&D, marketing, par exemple). Elle privilégie, d'un autre côté, l’externalisation de la production, au profit d'acteurs spécialisés aptes à dégager des économies d’échelle et des coûts moindres à l'échelle unité (Barthelemy, 1999).

Aujourd'hui, nous assistons à une externalisation d'une autre envergure. Hormis sa forme classique déjà évoquée, elle dépasse les limites qu'elle s'en est faite, pour atteindre les fonctions de support dites complexes de la chaine de valeur. Ainsi, elle englobe désormais des prestations stratégiques et déterminantes pour l'évolution de l'organisation et intègre une logique durable dans le temps. Il s'agit de fonctions de plus en plus proches du cœur de métier (R&D, RH, service après-vente, etc.) La littérature laisse apparaître davantage des externalisations de la sorte, ces dernières années.

Partant d'une optique de réduction de coûts, l'externalisation est devenue une nouvelle forme de gestion des ressources fondamentales. Elle passe, dès lors, de l'ordre tactique à la sphère stratégique de l'organisation (Quinn, 1992 ; Barthélemy, 1999).

Le processus décisionnel inhérent au projet d'externalisation mérite d'être appréhendé dans son fondement. Nous proposons dans ce qui suit de déconstruire la prise de cette décision.

4. La décision d’externaliser répond à six critères

Faire le choix d’externaliser répond aux questionnements de la direction de l'organisation entre faire ou faire faire, il s'agit de :

 déterminer les fonctions éventuellement sujettes à être externalisées ; et

 estimer que cette externalisation répond aux attentes formulées dans le cadre de résolution du problème.

Sous un angle de critères de décision, on peut en identifier deux qui sont habituellement inhérents aux coûts de production relatifs à une activité. Il s'agit d'économies d'échelle atteintes à l'interne et des procédés managériaux. La pertinence de ces critères est extrêmement importante. D'une part, les procédés managériaux sont "inefficients", ce qui motive un projet

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d'externalisation. Et d'autre part, les économies d'échelle sont insignifiantes par rapport au marché, ce qui encore une fois, favorise une décision d'externalisation.

De même, l'emboîtement de l'activité et le benchmarking de la performance locale représentent deux autres critères. Il s'agit d'une part d'observer la participation d'une fonction à l'avantage concurrentiel, généré par l'ensemble de l'organisation. Cela met l'accent sur la relation, la dépendance et le poids de l'intégration de l'activité à externaliser, vis-à-vis des fonctions de production, génératrices de valeur ajoutée (chaines de production, etc.).Ceci complexe le projet d'externalisation, en accentuant la difficulté de faire sortir ou extraire la fonction support (technologies d’information, logistique, transport ou R&D) de son environnement organisationnel. D'autre part, il est question d'efficacité et de performance de la fonction à externaliser, en comparaison avec celles des prestataires.

En outre, deux autres critères de décision intègrent expressément des facteurs relevés de la théorie des coûts de transaction et de la théorie de la ressource pour appréhender le phénomène de l'externalisation.

Le cinquième critère de décision est relatif à la multitude de ressources de l'organisation (humaines, technologiques et financières) mises à la disposition d'une somme limitée de compétences-clés. Ces ressources permettent-elles d'atteindre aisément un avantage concurrentiel et de le préserver ? Elles génèrent aussi de la valeur ajoutée pour le client. Par ailleurs, les fonctions que l'organisation ne maîtrise pas en matière de compétences devraient être externalisées même si elles ont historiquement fait partie intégrante de l'organisation. Le diagnostic suppose d'externaliser les fonctions qui ne sont pas à même de favoriser un avantage concurrentiel et représentent un faible degré de performance à comparer aux standards de marché. Cependant, plus les compétences sont identifiées en interne moins l'externalisation est appropriée.

Le sixième et dernier critère qui intègre la décision d'externalisation est inhérent aux coûts de transaction en relation avec la possibilité d'instabilité, d'inefficacité et de non-fiabilité du marché des prestataires. En effet, les coûts de l'externalisation risquent de dépasser la réalisation de l'activité en interne. Généralement, ces coûts sont désignés comme coûts bureaucratiques (Williamson, 1979). Il peut également être question de coûts cachés (Barthélemy, 2001). Pour ce dernier critère, nous faisons face à une mise en avant des fluctuations des coûts de transaction, dans le cadre d'une démarche d'externalisation. Cela appuie le fait que les coûts sont variablement incontrôlables lors d'une

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externalisation. Toutefois, il reste possible de réintégrer la fonction dans le cas d'une diminution

externalisation. Toutefois, il reste possible de réintégrer la fonction dans le cas d'une diminution