L’intention stratégique

As informações a seguir dizem respeito ao que consta no Apêndice D, de modo que uma gama de vantagens e benefícios são encontradas quando da adoção da gestão por processos pelas instituições públicas como: integração entre as unidades organizacionais; alinhamento entre tecnologia da informação e processos; prestação de serviço de melhor qualidade, que satisfaça às exigências dos clientes; melhoria contínua dos processos e dos serviços; e transparência das informações. Além da organização, os clientes (interno e externo), a alta administração, os servidores e a comunidade também são beneficiados com esse novo modelo de gestão. Os principais serviços da UnB consistem na oferta de ensino, pesquisa e extensão à sociedade, tendo como clientes internos: alunos; professores; e servidores técnico-administrativos; e externos: sociedade, instituições e órgãos de fomento.

Com base na análise dos documentos, foi possível identificar em apenas um documento – Plano de Desenvolvimento Institucional 2014-2017 (Doc1) – a relação entre a adoção da gestão por processo e suas vantagens. egundo esse relatório ( oc1, 2014, p,36) “a gestão por processos poderá melhorar substancialmente a eficiência, a eficácia e a efetividade da administração, reduzindo a burocracia e economizando recursos”. ode-se inferir, que as verbalizações do E2: “(...) se pensar e tentar fazer as coisas com menos desperdício, com menos burocracia, com mais celeridade. (...) é economia mesmo de tempo, de recursos e melhorias pensadas, melhorias eficientes...”; E6: “(...) entar um atendimento mais rápido para o público (...) é tentar atender mais rápido, uma coisa mais eficiente”; E8: (...) vai prestar o melhor serviço para a comunidade universitária, até mesmo para quem é de fora (...)diagnosticar a situação atual e, depois, em uma situação futura a gente vai poder fazer um diagnóstico mais interessante do que a comunidade acadêmica necessita e do que esses futuros profissionais vão precisar no mercado de trabalho”; 9: “(...) buscar uma melhoria na qualidade do gasto público (...) melhoria na qualidade do serviço que é prestado...”,

corroboram com a previsão do relatório, bem como Laurindo e Rotandaro(2006), Biazzi, Muscat e Biazzi(2011), Baldam, Valle e Rozenfeld (2014), Filho (2011), Cruz(2012), Dixon(2012),Gonçalves(2000),Hammer (2004), Manual BpmCbok (2013),e Jesus e Macieira (2014).

A gestão por processos surgiu da necessidade de se adotar um novo modelo de gestão que proporcione à UnB ter uma gestão mais flexível e eficiente, gerando um serviço de melhor qualidade no atendimento às necessidades do cidadão. Dessa forma, observa-se que o termo ‘poderá melhorar substancialmente a eficiência, a eficácia e a efetividade da administração’ acarreta em vários outros benefícios para a nstituição e seus envolvidos, pois é necessário analisar os desdobramentos desses termos e o que essa Instituição entende por isso. Diz-se que uma organização é eficiente quando atinge o resultado com o mínimo de perda de recursos durante o processo, fazendo melhor uso de dinheiro, mão-de-obra e material; é eficaz quando é objetiva e alcança seu planejamento inicial, sem se importar com os meios; e efetiva quando é capaz de produzir efeito. Portanto, quando se diz que a UnB possui uma gestão eficiente infere-se que essa tem por vantagem proporcionar serviços de qualidade, que correspondam aos anseios dos clientes.

Há de se lembrar que para o desenvolvimento da UnB, o alinhamento entre tecnologia da informação e processos é extremamente importante e vantajoso, pois sistemas integrados permitem comunicação ágil entre as areas e transparência nas informações. Resolver essa fragilidade em relação ao alinhamento é um dos benefícios da gestão por processos, conforme as verbalizações E1: “(...) principal vantagem imediatamente seria

resolver esse problema de alinhamento de TI e area de negócio em relação à sistemas corporativos...”; E3: “(...) A melhoria contínua é importante e até esse alinhamento entre a

gestão por processos e a TI”. Para Davenport (1994), por meio dos processos é possível o alinhamento entre pessoas, estratégia e tecnologia.

Por economia de recursos, conforme consta no PDI 2014-2017 (Doc1, 2014), infere- se vantagens como: eliminação de desperdícios; e redução de custos e melhoria nos processos. Para Cruz (2012), a medição de melhorias nos processos é um benefício pois facilita a gestão por processos. Para o Manual BPM CBOK (2013), essa medição possibilita a avaliação e redução dos custos. Para Baldam, Valle e Rozenfeld (2014), com a adoção dessa gestão tem- se a vantagem da eliminação de redundâncias e atividades duplicadas, permitindo limitar os desperdícios e prevenir a ocorrência de erros, melhorando o uso de recursos disponíveis. Esses benefícios são evidenciados em algumas verbalizações E2: “(...) se pensar e tentar

fazer as coisas com menos desperdício...”; 3:“(...) percebe fragilidades, pontos de

melhoria...”; E9: “(...) buscar uma melhoria na qualidade do gasto público...”.

O entendimento do fluxo dos processos, transparência das informações e a integração entre as unidades são vantagens destacadas em várias verbalizações, como E3: “(...) conhecer

o que faz. A universidade não conhece o que faz. (...) Do próprio conhecimento dos fluxos do processo e dessa maior integração entre as áreas e de introdução de pequenas melhorias (...) Possibilita transparência mesmo dos processos, não só para a comunidade interna mas, também, para a externa.” 4: (...) Do próprio conhecimento dos fluxos do processo e dessa

maior integração entre as áreas (...) clareza dos processos para maior organicidade e da publicização”; 5: “(...) demonstrar para os servidores todo o fluxo de processo, de maneira

simples e clara, ajudando na horizontalização...”; 7: “(...) todo mundo sabendo de como

funciona...”; 10: “(...) conhecimento de como a universidade funciona, independente de quem

forem os gestores e, com isto, executar os processos sempre em conformidade com as exigências legais”; e ratificadas na visão de aldam, Valle e ozenfeld (2014), Filho(2011), Cruz (2012), Manual BPM CBOK (2013), De Sordi (2012), e Paim et al. (2009).

Para esses autores, esses benefícios permitem uma visão integrada da organização, coordenando e integrando o trabalho entre as areas funcionais, estabelecendo responsabilidades, identificando subsídios necessários aos processos e transparência na prestação de informações. A integração entre as areas é de fundamental importância para que os processos estejam alinhados em prol da efetividade organizacional e na busca da vantagem competitiva para, assim, sobreviver nesse ambiente de mudanças e transformações.

Jesus e Macieira (2014) apresentam os propósitos de uma organização em adotar a gestão por processos que são extremamente semelhantes às vantagens apontadas. Subentende- se que a partir do momento em que o propósito é alcançado, passa a ser considerado um benefício obtido. Por exemplo, a partir do momento que a UnB tem como propósito a condução de tecnologia de informação integrada à processos e consegue atingir um resultado positivo, apresentará vários outros benefícios como: alinhamento entre a tecnologia de informação e processos; unidades organizacionais integradas, transparência das informações etc. Um propósito ou uma vantagem podem originar em vários outros.

Todos esses benefícios apontados permitem uma mudança na forma de agir e pensar a gestão por processos e sua adoção, possibilitando uma melhor compreensão da Instituição e das melhorias necessárias para a sobrevivência. É necessário que os envolvidos tenham conhecimento dessas vantagens, de forma que visualizem a importância da gestão por

processos e as melhorias internas e externas, por essa proporcionadas, que são capazes de mudar positivamente a forma de gestão da Instituição.

A Universidade de Brasília necessita de uma ampla divulgação em relação aos benefícios e vantagens na adoção da gestão por processos, tanto que, em todo material analisado, não foi evidenciado se houve algum benefício com essa adoção ou quais são as possíveis vantagens.

Os documentos da Universidade, bem como as entrevistas, retratam as falhas, oportunidades, objetivos estratégicos, pontos fortes e fracos, porém não há relatos associando o impacto que a gestão por processos poderá causar nessas deficiências. Os envolvidos na Instituição precisam deter esse conhecimento para que essa adoção tenha o apoio de todos e alcance os resultados almejados.