Gestion de la logistique autour du DIE

i. Créer un comité pédagogique

Afin de créer ce diplôme, un membre de chacune des écoles vétérinaires s’est vu attribuer le rôle de responsable pédagogique du projet. Quatre enseignants chercheurs ainsi qu’un représentant de l’AFVP (Association Française des Vétérinaires Phytothérapeutes) ont pu collaborer afin de monter le dossier. Il s’agit de :

- Dr Yassine Mallem, Maitre de conférences en Pharmacologie et Toxicologie à Oniris (ancienne ENVN : Ecole Nationale Vétérinaire de Nantes),

- Dr Nathalie Priymenko, Maitre de Conférences en Nutrition - Alimentation et Botanique appliquée à l’ENVT (Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse),

- Dr Sébastien Perrot, Maitre de conférences en Pharmacie-Toxicologie à l’ENVA (Ecole Nationale Vétérinaire d’Alfort),

- Dr Caroline Prouillac, Maitre de conférences en Pharmacie-Toxicologie à VetAgroSup (ancienne ENVL : Ecole Nationale Vétérinaire de Lyon)

- Dr Patrick Conesa, vétérinaire praticien et président de l’AFVP.

Ce comité pédagogique a pour fonction de mettre en place le programme et de veiller à la notoriété, l’agrément et l’évaluation des intervenants. Ce comité délibère sur l’autorisation à suivre le DIE par les candidats, après examen de leur dossier. Il valide les évaluations des connaissances et attribue le diplôme d’école.

Dans chaque école, l’enseignant chercheur membre du comité pédagogique, coordonne la session se déroulant dans son établissement. Compte tenu de l’organisation annuelle dans un des quatre établissements, l’organisation est confiée à l’enseignant- chercheur correspondant de l’établissement organisateur. Il en sera le responsable pédagogique et le porteur du projet. Il travaillera en étroite collaboration avec la DEP (Direction des Etudes et de la Pédagogie) et le service de formation continue de l’école en question qui le soutiendra dans les démarches administratives à accomplir et la logistique à déployer.

141

ii. Présenter le DIE aux différentes instances

Il s’agit d’un diplôme dont les formalités sont organisées en interne dans chaque école. De façon générale, lors de la création d’un tel diplôme, il est demandé à ce qu’il soit présenté devant plusieurs conseils par les responsables pédagogiques de chaque école avant d’être validé. Le CEVE (Conseil de l’Enseignement et de la Vie Etudiante), instance consultative d’une école vétérinaire, est consulté sur les questions de formation continue et émet un avis. Il fait des propositions au CA (Conseil d'Administration) après avis du CE (Conseil des Enseignants). Le projet de création de diplôme lui est donc présenté.

Le CE est garant de la bonne organisation du contrôle et de la sanction des études. Consulté sur les projets de création ou de modification de diplômes, il doit émettre un avis sur le projet de DIE.

Enfin, le CA fixe les orientations générales de l’établissement. Il délibère sur les questions relatives au fonctionnement pédagogique, administratif et financier de l’établissement. Ce conseil est le dernier à être consulté pour un projet de création de formation continue.

Le diplôme étant destiné aux quatre écoles vétérinaires, il est en outre présenté au conseil des directeurs. Ainsi, les instances de toutes les écoles françaises connaissent l’organisation du projet.

Parfois, le CS (Conseil Scientifique) se réunit pour proposer au conseil d’administration les orientations à donner aux activités de recherche conduites dans l’établissement ou avec sa participation. De manière générale, il assure la liaison entre l’enseignement et la recherche. Lors de la présentation du diplôme inter-école en phytothérapie, le projet a été présenté devant ce conseil. Les projets de recherches autour de la phytothérapie étaient certainement à l’origine de cet intérêt pour le diplôme.

iii. Préparer la première session de formation

1. Logistique générale

Afin de gérer la logistique autour du DIE, plusieurs étapes sont à envisager. Ce travail sera mis en place par la collaboration entre le responsable pédagogique du DIE, le service de formation continue, la DEVE (Direction de l'Enseignement et de la Vie Etudiante) ou DEP (Direction de l’Enseignement et de la Pédagogie) ainsi que d’autres personnes des services de l’école en question (techniciens, secrétaires etc…). Le Tableau 22 est extrait de la note de travail concernant la création d’une nouvelle formation continue à l’ENVT et résume toutes les étapes qui sont nécessaires à la mise en place du DIE. En ce qui concerne les inscriptions

142 et les renseignements sur la formation, nous avons créé les documents correspondants (Annexe 20 et 21).

Tableau 22 : Etapes de logistique générale nécessaires à la mise en place du DIE de phytothérapie 2018 G e st ion d e s st a gi a ire s Inscriptions, renseignements

Inscriptions : Préparation des documents d’inscription, envoi, réception, accusé réception, enregistrement base de données, gestion des listes d’attente, relances

 Création d’un dossier d’inscription (Annexe 21)

Renseignements sur la formation : Téléphone, mail, fax, tarifs, dates, programme, modalités, places disponibles, modalités d’hébergement…et mise à jour du site internet de l’école.

 Création d’une plaquette informative (Annexe 20)

Gestion des conventions/contrats de

formation

Préparation des conventions/contrats de formation puis envoi, réception, signature, suivi, relances et renvoi des conventions signées.

Montage des dossiers de financement en collaboration avec OPCA**, FONGECIF*** ou autres financeurs de la formation continue.

Gestions des convocations

Envoi des convocations aux participants et/ou gestionnaires des ressources humaines par mail et/ou courrier + plan d’accès, hôtels, programmes

Gestion des recettes

Saisie dans le logiciel informatique de l’école, JEFYCO : - de la prestation vendue dans le catalogue,

- des clients,

- création des prestations et des factures.

Gestion présence et évaluation

- Préparation/mise en place des feuilles d’émargement - Préparation/distribution des feuilles d’évaluation de la

formation (version papier + version en ligne via logiciel SPHINX) Après la formation : préparer la restitution des évaluations aux responsables pédagogiques.

Gestion des attestations et diplômes

- Vérification du paiement de la formation + évaluation complétée

- Préparation du diplôme, signatures par responsable(s) pédagogique(s), Directeur, Président CA : envoi par recommandé avec accusé de réception

Gestion des crédits CFCects

- Gestion de la base de données des participants avec nombre de crédits obtenus (présence/exam validé/diplôme)

- Transmission au CFCV

- Eventuellement : envoi d’un document aux participants avec le nombre de crédits transmis

Logistique générale

- Réservation des salles (+ parfois matériel audiovisuel) - Prévenir accueil

- Préparation pauses café : Achat des fournitures à distance - Réception fourniture + rangement

- Mise en place des pauses café

143 G e st ion d e s int e rv e na nt s _{Avant la formation} Déplacements :

Validation du mode de déplacement, proposition d’horaire, hébergement => établir ordre de mission

Transmission ordres de mission au service déplacement. Polycopiés :

Demande si polycopié d’actualité ou nouvelle version Récolte des polycopiés

Transmission des poly à l’imprimeur Repas :

Réservation des repas des intervenants pendant la formation

Après la formation

Vacations :

Validation du programme et heures effectuées avec responsable pédagogique

Envoi des contrats de vacation (ou contrat de prestation de service) Récupérer contrats + pièces justificatives (RIB, attestation employeur) Etablir les états de vacation (fonctionnaires/non fonctionnaires)

Déplacements : finaliser le dossier avec justificatifs de paiement

** OPCA : Organismes Paritaires Collecteurs Agréés

***FONGECIF : Fonds de Gestion des Congés Individuels de Formation

2. Ressources pédagogiques

Une fois la logistique organisée, il faut constituer une base de ressource pédagogique. Pour cela, chaque école va devoir organiser une recherche d’intervenants pour les cours de