Fiche 3 - Valorisation des ressources grâce aux outils marketing

Les outils marketing présentés dans cette fiche rassemblent à la fois des canaux (présence du personnel de la Bibliothèque de l’UNIGE aux évènements institutionnels : Welcome Days et leurs supports de communication (flyers, marques-pages, posters et autres matériels promotionnels imprimés. La valeur ajoutée de ces outils tient dans la multiplication des moyens de rendre visibles la Bibliothèque de l’UNIGE et ses ressources numériques au sein des espaces physiques.

Objectifs

• Elargir la visibilité des ressources documentaires numériques dans l'espace physique de la bibliothèque et en dehors ;

• Promouvoir l’offre numérique auprès des publics qui ne fréquentent pas les espaces de la bibliothèque ;

• Utiliser le canal des évènements institutionnels pour communiquer de manière ciblée avec les publics étudiants et enseignants.

Avantages Contraintes

• Dissémination facile de ces supports promotionnels dans les locaux de la bibliothèque et dans ceux de l’Université ;

• Compétences en interne à l’UNIGE pour la création de campagne d’affichage (service de communication) ;

• Possibilité de bénéficier d’un tarif préférentiel en passant par le Centre d’impressions de l’UNIGE (Division Bâtiments, logistique et sécurité) ;

• Compétences en interne pour le graphisme (Service de

communication) ;

• Modèles de publication de l’UNIGE à disposition168 ;

• «Matérialise» les ressources169.

• Implique quelques compétences en design et logiciels graphiques (Photoshop, InDesign, etc.) ; • Implique d’avoir un budget pour

l’impression des supports ; • Implique de trouver des

professionnels volontaires pour assister aux évènements institutionnels ;

• Implique d'avoir des

professionnels capables de faire le lien avec le service de

communication de l’UNIGE et qui comprennent leur environnement de travail.

Démarche pour créer des supports promotionnels

Avant

1. Demander l’autorisation à sa hiérarchie (et informer le CODIS et les autres sites, si nécessaire) de cette réflexion ;

2. Sélectionner les ressources à promouvoir selon les statistiques d’usage des ressources, enquêtes de satisfaction, retours directs, etc.)

3. Réfléchir aux risques d’échecs de l’action de promotion et mettre en œuvre des actions de mitigation (fiche-outils A) ;

4. Segmenter et cibler le public en fonction de l’adéquation de leurs besoins et des ressources prioritaires à promouvoir (fiches-outils A et B) ;

168 Guides disponibles sur les pages du Services de communication de l’UNIGE.

169 Dans le domaine du marketing des services, la «matérialisation» est considérée comme un outil indispensable à la bonne appréciation d’un service.

5. Sélectionner les canaux et supports promotionnels (flyer, brochure, poster/affiche, marque-page, bannière), définir le message à transmettre (fiche-outils C) et penser à utiliser la ligne éditoriale de la Bibliothèque de l’UNIGE170;

6. Réfléchir aux emplacements physiques et en ligne où apparaîtront ces supports promotionnels (fiche-outils C) ;

7. Définir les canaux qui serviront à la diffusion de l’information en ligne et physique (panneaux d’affichage, écrans plasmas, etc.) (fiche-outils C) ;

8. Au regard du calendrier académique mentionnant les évènements institutionnels, définir les meilleurs moments-clés pour conduire des actions ;

9. Formaliser par écrit le projet et répartir les tâches entre les personnes impliquées sur le site (rôles et responsabilités à chaque étape du projet) et hors (si besoin);

10. Informer et former les autres collaborateurs (et collègues des autres sites, si besoin) sur cette technologie de valorisation afin qu’ils puissent répondre aux questions des usagers (fiche-outils C : canaux externes et internes) ;

11. Contacter les différents services de l’UNIGE pour réaliser ces supports de communication et pour choisir les canaux de diffusion (fiche-outils C) ;

12. Définir 3 à 5 indicateurs pour mesurer l’impact de l’action sur l’utilisation des ressources (sondages, statistiques de consultation, etc.) ;

Après

13. Collecter et analyser les données pour mesurer si l’action a eu un impact (positif ou négatif) sur l’utilisation des ressources ;

14. Réaliser un bilan ;

15. Communiquer sur les résultats (interne – tous les collaborateurs et externe : le public cible).

Démarche pour valoriser les ressources à l’occasion des évènements institutionnels

Les évènements en question sont, prioritairement, les Welcome Days et les journées d’accueil des nouveaux collaborateurs. Il existe également d’autres évènements tels que les journées de l’enseignement et des évènements facultaires auxquels la bibliothèque doit participer.

Avant

1. Demander l’autorisation à sa hiérarchie (et informer le CODIS et les autres sites, si nécessaire) de cette réflexion ;

2. Consulter le calendrier universitaire pour choisir les évènements-clés auxquels la bibliothèque doit participer et pendant lesquels elle peut présenter ses ressources ; 3. Créer une équipe de projet et répartir les tâches entre les membres (rôle et

responsabilités);

4. Définir les objectifs de la journée (formaliser le projet par écrit et répartir les tâches entre les personnes impliquées sur le site (rôles et responsabilités) ;

5. Réfléchir aux risques d’échecs du projet et mettre en œuvre des actions de mitigation (fiche-outils A) ;

6. Informer les organisateurs et les autres divisions de l’UNIGE de la présence de la bibliothèque à ces évènements (Bureau Universitaire d'Information sociale (BUIS*), la Division de l’Information aux Etudiants (DIFE) ;

7. Sélectionner les types de ressources prioritaires à promouvoir et leur adéquation aux besoins et pratiques du public cible (fiche-outils B) ;

8. Définir les supports d’information et les messages qui seront transmis (fiche-outils A) ; 9. Sélectionner les supports promotionnels (flyers, brochures, posters/affiches,

marque-pages, bannières) et définir le message à transmettre;

10. Informer de votre présence à l’évènement via les canaux de communication adéquats – contacter le service de communication et profiter des canaux officiels de l’évènement (fiche-outils C) ;

11. Définir 3 à 5 indicateurs pour mesurer l’impact de l’action sur l’utilisation des ressources (sondages, statistiques de consultation, etc.) ;

Après

12. Collecter et analyser les données pour mesurer si l’action a eu un impact (positif ou négatif) sur l’utilisation des ressources par les usagers ;

13. Réaliser un bilan ;

14. Communiquer sur les résultats (interne – tous les collaborateurs et externe : le public cible).

Recommandations

1. Le cas échéant, nous préconisons d’augmenter la visibilité et l’impact des actions de promotion en utilisant de manière plus systématique les infrastructures (service de communication, service informatique, bureau des impressions, etc.) et canaux de communication de l’UNIGE ;

2. Le Service de communication de l’UNIGE n'étant pas toujours disponible pour la prise en charge des supports de communication, nous recommandons de développer cette expertise en interne, en offrant à certains collaborateurs des formations en design et en utilisation des logiciels de graphisme. Il faut aussi identifier en amont des prestataires externes (services d’impression papier, designer, etc.). Le cas échéant, il faut prévoir un budget en conséquence.

3. Le matériel promotionnel proposé gratuitement par les éditeurs scientifiques représente une source d’inspiration ou une solution de valorisation peu coûteuse, même si celui-ci est rarement personnalisable et peut «diluer» l’image de la bibliothèque. À titre d’exemple, l’éditeur Springer propose une gamme de produits promotionnels pour chaque type de ressource ou produit documentaire : http://www.springer.com/fr/librarians/librarian-tools

4. Nous recommandons à la bibliothèque de demander l’attribution d’espaces d’affichage au sein des locaux de l’Université. Cela lui permettra d’être plus indépendante pour des affichages ponctuels et de gagner du temps en supprimant le passage par les services de l’UNIGE ;

5. Dans le cas où la bibliothèque adopte la technologie des QR-codes, nous recommandons d’en ajouter aussi sur les supports promotionnels pour valoriser les ressources par un accès plus direct.

6.3.4 Fiche 4 - Valorisation des ressources numériques par le mentorat entre