Le système de dossiers et de fichiers partagés à remplacer existe depuis l’année 2000. Il a été conçu pour gérer un hôpital dont l’effectif était largement moindre, l’organisation des services médicaux était alors moins complexe. Le groupe hospitalier n’a cessé de croître, le nombre de services et de spécialités aussi. D’ailleurs en 2006, l’hôpital Saint Joseph a fusionné avec deux autres hôpitaux, ce qui a complexifié cette organisation, l’infrastructure immobilière a été modifiée en conséquence (rénovation de certains bâtiments, construction de nouveaux bâtiments).
A ses débuts, le système de fichiers calquait l’organisation regroupée en directions et en pôles, les services intrinsèques à ces derniers étaient en grande partie figés. Il se trouve que l’évolution du management est partie d’une gestion statique des services vers une gestion dynamique. C’est-à-dire que pour des raisons stratégiques et pratiques, les services peuvent être amenés à changer de pôle ou de direction.
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Figure 14 : Organisation fonctionnelle dynamique
De plus, la dynamique touche aussi le personnel qui peut être aussi amené à changer de service, de pôle de direction. L’hôpital fait appel à du personnel vacataire et prestataire, celui-ci peut aussi migrer de service de pôle ou de direction. En plus, un personnel vacataire qui auparavant était dans un service peut revenir pour une autre mission dans un service différent.
Figure 15 : Illustration des migrations du personnel
Des informations sont partagées par les services pour leur travail sous forme de fichiers de différents types (Documents texte, images, sonores, feuilles de calcul,
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PDF…). Ceux-ci sont souvent édités par des applications bureautiques Microsoft, mais aussi par d’autres applications tierces.
Le contenu des documents peut être d’ordre : médical (anonyme)
informationnel de travail
La cible peut s’étendre à :
un pôle ou une direction : se rapporter à l’ensemble des membres du pôle ou de la direction.
un service : concerne tout le personnel du service en question.
un groupe : quelques membres d’un service ou provenant de différents services sont concernés.
l’institution : concerne tout le personnel de l’établissement (ex : protocole, règlements…).
Figure 16 : Les différents accès à l’information
Tous les éléments sont en place pour mettre en évidence la problématique qui rend nécessaire la réorganisation du système de documents partagés.
35 B. Problématique et solution
Nous sommes confrontés aux désagréments suivants :
difficultés de pouvoir garder une cohérence entre le nom officiel du service, du pôle ou de la direction et le nom de la ressource, s’il y a un changement de nom de ceux-ci, tout en impactant le moins de personnes possible.
dans le cas d’une restructuration, tout un service change d’entité, il est de mise que l’infrastructure technique suive le changement en étant le moins handicapant possible pour l’activité.
les contraintes de sécurité attachées à la gestion des droits sur du long terme existent. Les membres du personnel pouvant être amenés à changer de service, de pôle ou direction, donc ils ne sont plus censés accéder aux documents du service, pôle ou direction quitté. La question est comment s’assurer que cette règle sera respectée.
restauration des droits difficile en cas de problèmes techniques ou d’erreurs humaines.
difficulté d’identifier clairement les décideurs fonctionnels qui valident les demandes d’accès. Car sinon, n’importe qui peut réclamer au service informatique un accès auquel il n’a pas droit.
dans l’usage, comment mettre en évidence de la meilleure façon une information pour le personnel concerné. Le partage de fichiers n’est pas forcément la bonne solution.
La nouvelle structure technique s’harmonise avec la dynamique stratégique du groupe, et permet de palier à ces problèmes. Il m’a fallu réfléchir aux solutions et trouver les moyens adéquats pour les résoudre. J’expose dans le tableau qui suit la problématique, les solutions et les moyens à mettre en œuvre. Mais il n’aborde pas l’aspect technique des choses. Les contraintes, sont des faits que mes collaborateurs, administrateurs, support et moi-même avons subis, mais aussi déduites des retours des utilisateurs dont les besoins n’étaient pas correctement comblés dans des délais raisonnables.
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de satisfaire au mieux aux besoins de nos utilisateurs quant à l’usage du système de partage de fichiers (Uniformisation de la structure, facilitation des demandes)
Simplifier l’utilisation du système de partage de fichiers aux utilisateurs Réduire le temps d’intervention du support et de l’équipe technique Sécuriser de manière pérenne les données
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Le tableau ci-dessous énumère les contraintes qui ont généré le besoin de ce projet et les solutions que j’apporte.
Contraintes Solution Moyens
Maintenir la cohérence entre nom du service et nom de la ressource en réduisant le rayon d’impact
Rendre la gestion des ressources indépendantes des entités racines
(Fonctionnel) qui sont les pôles et les Directions : Dissociation du fonctionnel par rapport à la technique
Service géré de manière indépendante :
On ne lie plus les services aux pôles ou directions du point de vue ressources. Donc un changement de nom n’impactera que les membres du service et non tout le pôle ou direction.
Suivre aisément les migrations de services On ne lie plus les services aux pôles ou directions du point de vue ressources. En cas de migration la ressource ne change pas, donc il n’y a aucun impact.
Difficultés de gérer les accès aux dossiers
Proposer un modèle standard permettant quelques exceptions
Mise en place de 5 grandes familles immuables de dossiers pour un service : Encadrement, Commun, Projet, et quelques dossiers particuliers. La gestion des accès s’arrêtant au niveau de ces dossiers racines.
Assurer autant que possible la sécurité des accès Faire participer activement les cadres de service à la sécurité
En notifiant par mail et mensuellement les cadres de service désignés (les décideurs) par l’envoi d’une liste des accès en cours à leurs ressources (qui accède et comment : en consultation ou modification).
Pouvoir restaurer de façon cohérente les accès en cas d’erreurs techniques ou humaines
Générer une liste des accès régulièrement et
automatiquement
Générer mensuellement une liste d’accès, en plus de la sauvegarde des systèmes.
Reconnaître aisément les décideurs propriétaires d’une ressource
Informer les décideurs des demandes d’accès à leurs ressources
Permettre aux intervenants informatiques de pouvoir identifier rapidement le décideur pour obtenir son accord.
Présenter au mieux l’information à diffuser Diversifier la possibilité de publier l’information Donner la possibilité non seulement de pouvoir utiliser les dossiers partagés mais aussi d’autres supports en utilisant un outil de collaboration web
Le temps global nécessaire pour réaliser une demande d’accès pour un utilisateur
Appliquer toutes les
solutions précédentes Utiliser tous les moyens précédents
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Figure 17 : Situation sur le serveur de fichiers avant la réorganisation
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C. Formation des intervenants informatiques et du personnel