André Porto Ancona Lopez (2011), não considera adequado atribuir nenhum dos níveis descritivos determinados pela teoria arquivística às coleções. O autor afirma que por constituírem conjuntos artificiais, não possuem natureza arquivística pela ausência de estrutura orgânica. Deste modo, pelas dificuldades de estabelecer um contexto de produção, recomenda- se os instrumentos direcionados aos conteúdos documentais, como o catálogo. Conforme Lopez (2009), geralmente na descrição unitária de fotografias adotadas por bibliotecas, considera-se o catálogo como seu instrumento comum, com uso de padrões AACR226, MARC27, Dublin Core, Thesaurus ou palavras-chave. Agrupam-se os registros fotográficos como uma única série (ou classe, ou até mesmo uma coleta), respeitando, na maioria das vezes, a origem de seu produtor.
Sobre a opção de uma organização em séries temáticas, a comunidade arquivística evita, devido ao polissemantismo da imagem, que gera ambiguidade ao definir assuntos para cada grupo fotográfico. Entretanto, não há uma restrição, caso sejam aplicadas categorias temáticas para ordenação da coleção que Kossoy (2014a, p.104-105) menciona como “inventário temático-iconográfico”, com base em temas levantados. Cita-se também, a recuperação de assuntos mediante vocabulário controlado de palavras-chave em banco de dados: “um vocabulário controlado de palavras-chave encontra utilidade definitiva para a recuperação de informações, quando se trata de constituir bancos de dados para diferentes aplicações e pesquisas”.
O autor sugere as categorias espacial, cultural e presencial, que relaciona as fotografias aos temas da organização levantados pela análise iconográfica, “elementos descritores de conteúdo das imagens” (KOSSOY, 2014a p.105), com informações vistas de modo físico.
26 Código de Catalogação Anglo-Americano, segunda edição revisada em 2002. A primeira versão foi publicada
em 1961, com o intuito de universalizar os padrões de descrição e catalogação. Disponível em: <http://www.febab.org.br/aacr2-2/>. Acesso: em 20 jun. 2018.
27 Machine Readable Cataloging. Padrão internacional para a descrição bibliográfica, que em português significa
“catalogação legível por computador”, criado pela Biblioteca do Congresso Americano (LC), em 1960. Disponível em: <http://www.dbd.puc-rio.br/MARC21/conteudo.html>. Acesso em: 20 jun. 2018.
Ambas as normas, ISAD (G) e NOBRADE, além da descrição de conjuntos de documentos arquivísticos, também contemplam a representação da coleção, equiparando-a no mesmo nível do fundo e recebendo sua mesma lógica estrutural de níveis inferiores representados pelo instrumento de pesquisa inventário.
Ruiz Rodríguez e Lara Navarra (1998) fazem o uso do nível seção para descrever conjuntos através de suas características físicas, o suporte. Como exemplo de descrição de níveis para documentos pessoais, os autores apresentam um caso de descrição de fotografias no arquivo de Melchor Fernández Almagro, através da norma ISAD (G), com a seguinte estrutura multinível: Fundo (Pessoa); Seção (Fotografia); Série (Familiar/Processo criativo); Subsérie (Monografias, artigos de Processo criativo). Percebe-se que o sentido de seção, não condiz com o conceito usado no Brasil28; pois foi considerado mais o formato documental, em detrimento do nível para estrutura organizacional.
Em retorno ao sentido de seção em alguns países de língua espanhola, também considera-se nesse nível agrupamentos documentais que seguem outras lógicas, que não à orgânica, como as seções documentais e as seções factícias. Jordán (1995), coloca as seções documentais como
subdivisiones del fondo al haber funcionado administrativamente con total independencia, incluso física requiere cada una de ellas un tratamiento documental separado como si de un fondo se tratara. En esos casos, esas seccioones de fondo exigen una organización y descripción intependiente de las aplicadas al fondo originario y a sua vez también están compuestas por secciones documentales (Jordán
(1995, p.210).
Como seções factícias, Jordán (1995, p.210) explica que compreendem agrupações de documentos formadas voluntariamente em arquivos, a partir de fundos, por propósitos de conservação ou instalação, com base no suporte ou grafia. Tendo-se a falta de sua ordem original, tem levado arquivistas de determinadas épocas a agrupar esses conjuntos com razões subjetivas e arbitrárias, em razão de um tema, com intuito de destacar grupos de mapas, planos, selos, etc.
Ruiz Rodríguez e Lara Navarra (1998) também tratam da função descritiva em sistemas informatizados para: relacionar imagem com o restante da documentação; registrar informações de acesso e conservação dos suportes (equipamentos, migração, processos da fotografia como fotoquímico e digital); inserção de hipertextos/links que relacionam os documentos a temas de
28 Conforme literatura brasileira (ARQUIVO NACIONAL, 2005; BRASIL, 2006), entende-se por “seção” uma
interesse (definidos a partir da análise documental para o controle de vocabulário, como descritores topográficos e onomásticos ou de sobrenomes).
Sobre sistemas de informação para a pesquisa de sobrenomes em estruturas complexas, como árvores genealógicas, Silva (2004, p.70) postula que o Sistema de Informação Familiar (SIF) remete relativamente a uma estrutura deste contexto. Ressalta-se que, um sistema informacional, principalmente relacionado a conjunturas históricas e sócio-econômicas, pode não atender satisfatoriamente o amplo sentido de família, dado “os contornos da organicidade subjacentes a qualquer família em todas as suas modalidades de adaptação sócio-económica, demográfica e jurídica (regime matrimonial) ao devir do processo histórico (estrutural e conjuntural) e civilizacional” (SILVA, 2004, p.70). Entretanto, Silva (2004, p.70), explica que o SIF busca a constituição de uma “combinação dinâmica do vector biológico da reprodução humana com a inserção sócio-económica do agregado familiar”.
Tecnicamente, o SIF tem como base uma relação “bio-social” de pessoas, através do permanente entrelaçamento de famílias, que tem origem na união conjugal (casamento), que Silva (2004, p.71) não deixa de enfatizar a pretensão de conciliar a interação geracional com o sentido das trajetórias individuais. A estrutura do SIF de Silva (2004), tem seu nível superior pelo nome da família, que subdivide em seções de gerações (subsistemas), que tem início com os casamentos que vão surgindo a partir dos integrantes de uma geração anterior com integrantes de subsistemas de outros SIF (família). O autor exemplifica o SIF (Figura 1):
Figura 1 - Esquema de gerações no sistema de informação familiar (SIF)
Fonte: (SILVA, 2004, p.71).
Sobre o SIF, Barral (2014) considera um modelo vantajoso para a agilidade na pesquisa, constatando sua eficiência em testes de estágio, ao compará-lo com a busca pela estrutura do arranjo arquivístico por função e atividade, apenas, sem outro índice. Barral (2014, p.226)
resume a estrutura do SIF: “o casal (marido/mulher) constitui a seção do modelo sistêmico, sendo as subsecções da organização as individuais, começando com o casamento, depois o homem, depois a mulher e por último os irmãos, sempre por ordem cronológica”. O quadro 28 demonstra a explicação de Barral (2014) sobre o SIF proposto por Silva (2004).
Quadro 28 - Sistema de Informação Familiar proposto por Silva (2004)
1- Sistema de informação: Família 1.1- Secção 1: Geração 1 1.1.1- Subsecção 1: Casal. 1.1.1.1- Fase da vida 1. 1.1.1.1.1- Série. 1.1.1.2- Fase da vida 2. 1.1.1.3- Fase da vida 3. 1.1.2- Subsecção 2: Marido. 1.1.3- Subsecção 3: Esposa. 1.1.4- Subsecção 4: Irmão. Fonte: (BARRAL, 2014, p.228).
Rodríguez (2002) levanta as questões que refletem o patrimônio, a fotografia de imprensa e os arquivos, ambos relacionados tecnologicamente pelo uso de metadados e a descrição codificada, elegendo-se como base de estudo os arquivos pessoais e os arquivos de imprensa. Como recomendação de normas descritivas, cita-se a ISAD (G) e ISAAR (CPF) para arquivos e ISBD para bibliotecas, adaptando-as na elaboração de instrumentos de pesquisa em aplicações tecnológicas, criando-se tabelas de equivalência e mantendo a padronização nesses sistemas. Portanto, apresenta-se como objetivo a criação de uma base de dados de acesso à internet através da codificação de informação descritiva (EAD – Encoded Archival Description) por meio de modelos de metadados e metalinguagens como SGML/XML.
Sobre a normalização de descrição arquivística, Malverdes (2015) aponta para o uso de termos de busca através do recurso “pontos de acesso”, oferecido pelos padrões internacionais ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH e ISDF, como meio de inserir informações chaves como “o autor ou produtor da fotografia, a estrutura do fundo ou da coleção a que pertence a imagem, ou qual instituição custodia a imagem” (MALVERDES, 2015, p.105). O autor acrescenta que a ISAD (G) proporciona um guia geral, preparando-se descritores que identificam e apresentam o contexto e conteúdo dos documentos promovendo-se a acessibilidade, independente da condição física do acervo.
Ao tratar do processo de descrição das unidades fotográficas pelo catálogo, Boadas, Casellas e Suquet (2001, p.117-8) recomendam elementos ou campos descritivos que consideram essenciais para a pesquisa: número de registro (identificação do acervo); tipo de ingresso (forma de entrada do acervo)29; data de ingresso; resolução de entrada (norma ou especificação institucional de aprovação oficial do ingresso); data da resolução de ingresso; resolução pendente (somente em caso de sistema informatizado de gestão de acervo, como maior agilidade no processo de aprovação de ingresso, adotando-se um número); número de expediente (número de trâmite/processo de aprovação de ingresso); quantidade de aquisição (valor do conjunto em caso de compra); procedência (designação e identificação de pessoa física ou jurídica que cedeu ou vendeu o acervo); descrição (resumo do conteúdo do conjunto, temas, cronologia entre outros aspectos); tipo de documento/unidade (aspectos físicos ou externos mais característicos, como suporte, formato, material, dimensão); direitos (relação de direitos autorais e condições sobre uso pela instituição custodiadora), considerando-se o direito patrimonial e não moral30; novo conjunto (designação de novo ingresso).
Conforme os autores, o cuidado com as questões autorais ocorre pelo estabelecimento legal sobre a propriedade intelectual, pois
el hecho de tener la propiedad de un bien no presupone su libre uso si este bien está sujeto a derechos de autor y no se es el posesor o no se dispone de la autorización correspondiente. Por este motivo, la transmisión de la titularidad de gestión ha de ir íntimamente ligada al uso del material dado o adquirido (BOADAS; CASELLAS;
SUQUET, 2001, p.69).
Sobre a transmissão de custódia e responsabilidades na aquisição, os autores colocam dois aspectos a serem acordados entre as partes:
1 – O transmissor deve ter a faculdade para atuar como doador e ou cedente em qualquer dos âmbitos e condições de entrega do acervo para uso da instituição de guarda;
2 - A transferência de titularidade/responsabilidade incorporada na cessão de direitos e ou autorização de uso sobre o material transferido deve explicar com exatidão os direitos e uso autorizados.
Conclui-se que as organizações temáticas à coleção cabem ao banco de imagens, mas ao atribuir uma estrutura que contextualize sua formação e custódia. Ainda que coleções não
29 Os autores Boadas, Casellas e Suquet (2001, p.69) citam quatro formas de aquisição de acervo: doação; cessão
temporal em regime de comodato; autorização de uso da obra do autor; cessão (aquisição dos direitos de exploração de obra do autor).
30 Formalização reconhecimento dos direitos no momento da aquisição do acervo pela instituição de preservação,
mediante documentação, reconhecendo-se a autoria a quem foi autor dos registros, mas os direitos patrimoniais à entidade que detem a custódia. (BOADAS; CASELLAS; SUQUET, 2001, p.118).
constituem-se de natureza arquivística, por misturar diferentes proveniências ou perder-se sua lógica de produção, permite-se o uso do inventário. Quando da inviabilidade de criar subdivisões nos conjuntos fotográficos artificiais, utiliza-se o catálogo apenas. Os padrões de descrição arquivísticos podem ser utilizados para representar as coleções, bem como o uso da informática à agilidade de busca de informações e documentos.
4.3 PESQUISA HISTÓRICA PARA A IDENTIFICAÇÃO E TRATAMENTO DO ACERVO