Bellotto (2006, p.130) conceitua a coleção como “documentos reunidos por razões científicas, artísticas, de entretenimento ou quaisquer outras que não as administrativas”. Para Boadas, Casellas e Suquet (2001) as coleções são:
conjuntos de documentos que resultan de la volunta o de las preferencias de una persona determinada. Por tanto se distinguen de los fondos porque su formación no resulta del ejercicio de una actividad regular, sino que son fruto de un proceso de creación inteleaual [...] conjuntos de documentos que se han formado según una lógica distinta a los fondos ya que resultan de la voluntad o de las preferencias de una persona determinada (BOADAS; CASELLAS; SUQUET 2001, p.115).
Malverdes (2015) apresenta alguns conceitos e características da coleção:
a) “[...] palavra de origem latina, collectione, que significa o conjunto de objetos da mesma natureza ou que possuem relação estabelecida através de escolhas individuais, feitas por um profissional ou um colecionador” (MALVERDES, 2015, p.90).
b) “[...] com uma lógica diferente da dos fundos, já que resultam da vontade ou preferências de uma pessoa em particular” (MALVERDES, 2015, p.91).
c) “Tanto a ISAD (G) quanto todos os autores do tema coincidem em destacar o caráter artificial das coleções, frente à natureza orgânica de um fundo que são reunidos por questões de conservação ou outro critério subjetivo” (MALVERDES, 2015, p.167). d) “Conjunto de documentos recolhidos por critérios subjetivos (um tema determinado, o critério de colecionista, etc.) e, portanto, não mantém uma estrutura orgânica e nem responde ao princípio da proveniência” (MALVERDES, 2015, p.167-168). e) “Coleção factícia: conjunto de documentos recolhidos de forma artificial por razões
de conservação ou devido ao seu especial interesse” (MALVERDES, 2015, p.168).
Malverdes (2015) também aborda conceitos e tratamento das coleções a partir de publicações técnicas, padrões de descrição e autores da área arquivística como: Heredia Herrera; Bardadillo Alonso; Boadas, Casellas e Suquet; Jenkinson; Sánchez Vigil et al; Lodolini; Schellenberg, entre outros. Cita-se alguns dos referenciais sobre a coleção:
a) Coleção, com base em Jenkinson (1947):
Para o arquivista inglês, um documento avulso dentro de um fundo documental não tem mais valor do que teria um único osso separado de um animal extinto e desconhecido. A maior qualidade do arquivo é justamente a inter-relação dos documentos e a ideia de coleção é praticamente uma posição antiarquivística (MALVERDES, 2015, p.90).
b) “Conjunto de documentos o de componentes documentales, de igual o distinta
procedencia, reunidos por motivos de conservación, por su especial interés o por cualquier otro critério subjetivo” (CNEDA, 2012, p.13 apud MALVERDES, 2015,
p.92).
c) “Material documental reunido por azar o por selección” (EJARQUE, 2000, p.96 apud MALVERDES, 2015, p.94).
d) “Las colecciones se han definido, incluso como 'antifondos', pusto que se
constituyen con indepedencia del principio de procedencia" (BARBADILLO
ALONSO, 2011, p.117, apud MALVERDES, 2015, p.167). e) Coleção:
Absolutamente diversa del archivo - antes bien antitética con respecto a este - es la “Colección”, formada por voluntad del selecionador o del coleccionista. Nada en común puede existir entre el archivo y la selección o colección, sea esta de libros (biblioteca), de cuadros (pinacoteca) o también de documentos sueltos, aun cuando estos últimos - a diferencia de los “manuscritos” - hayan sido puestos en existencia en el desarrollo de una
actividad práctica, jurídica, administrativa (LODOLINI, 1993, p.25 apud MALVERDES, 2015, p.90).
f) Coleção:
1. Generadas por la instituición que los custodia, a veces vinculadas a documentos de origem administrativo.
2. Reportajes encargados por la institución com el propósito de testimonar graficamente las atividades (empresariales, culturales, divulgativas, etc.). 3. Adquisiciones. Colecciones conseguidas generalmente por compra cuya característica es de interés para el centro.
4. Donaciones o cesiones. Este bloque es el más común em las instituiciones
y no responde necessariamente al interés de los centros sino al valor de la colección, de ahí la disparidade de documentos, em tipologia y contenidos, que se encuentran em bibliotecas, archivos, museos, fundaciones (SÁNCHEZ VIGIL et al, 2013b apud MALVERDES, 2015, p.63).
g) “Conjunto de documentos reunidos según critérios subjetivos (un tema
determinado, el critério del colecionista, etc) y que por lo tanto no conserva una estrutura orgânica ni responde al principio de procedencia” (HEREDIA
HERRERA, 2007, p. 116, apud MALVERDES, 2015, p.91).
Malverdes (2015, p.91-92) analisa, através de Heredia Herrera (2007), os conceitos de coleção documental e coleção/seção factícia. A primeira, em geral consiste em conjunto documental que não possui características arquivísticas, cuja origem não parte da gestão institucional, “mas da vontade individual de alguém” ou “agrupações documentais que se encontram nos arquivos, na maioria das vezes como produto de doação ou de compra” (MALVERDES, 2015, p.91); “formada por critérios subjetivos do colecionador” (MALVERDES, 2015, p.92). A segunda: “conjunto de documentos reunidos de forma factícia
por motivos de conservación o por su especial interés”. (HEREDIA HERRERA, 2007, p. 116
apud Malverdes, 2015, p.91). Compreendem-se as coleções ou seções factícias como:
agrupações documentais realizadas voluntariamente nos arquivos a partir de seus fundos por motivos de conservação ou instalação, determinados por seus suportes ou por sua grafia, em algum momento, realizadas pelo profissional responsável pelo acervo, foram transformadas em agrupamento de documentos para ressaltar sua importância ou atender a uma necessidade específica que não condiz com o arquivo (MALVERDES, 2015, p.91).
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) e a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) conceituam a coleção como “conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.52;
BRASIL, 2006, p.14). Entende-se por coleção “uma reunião artificial de documentos acumulados com base em alguma característica comum, sem atentar para a sua proveniência. Não confundir com um fundo arquivístico” (ICA, 2009, p.14).
Conforme Eastwood (2016), as coleções têm uma característica artificial de reunião, que coincide com um propósito ou objetivo de formação documental de várias proveniências: “documentos originais ou cópias destes reunidas a partir de fontes diversas e de acordo com os interesses do colecionador, ou seguindo um determinado tema ou, ainda, servindo a algum claro propósito histórico” (EASTWOOD, 2016, p.23). Michel Duchein (1986) faz uma comparação entre os fundos e as coleções artificiais: “the archival document, contrary to the object for
collection or the file for documentation made up of heterogeneous pieces of diverse origins, has therefore a raison to be only to the extent that it belongs to a he hole” (DUCHEIN, 1986, p.67).
Portanto, há um consenso entre os referenciais sobre o sentido de artificialidade ou subjetividade com que as coleções são formadas. Embora, a forma de tratamento gera divergências, no sentido que alguns autores reprovam a existência desses conjuntos não orgânicos em arquivos. No âmbito dos arquivos pessoais, pensa-se na possibilidade do próprio ato de colecionar certos documentos, constituir-se de uma série tipológica ligada a essa atividade, motivada por gosto pessoal, como a reunião dos selos, postais, entre outros. Nos museus, a formação de coleções ocorre em decorrência de atividades como a montagem de exposições ou mostras de longa e curta duração, como também de oficinas socioeducativas.
4 ORGANIZAÇÃO E ACESSO AOS DOCUMENTOS FOTOGRÁFICOS
Ao identificar o conjunto fotográfico como de natureza arquivística, no caso de massa documental acumulada, parte-se para a etapa do levantamento de informações que sejam suficientes para a estrutura do arranjo, como método de classificação dos documentos na fase permanente, cujo acesso dá-se por meio de instrumentos de pesquisa. Salienta-se, que um conjunto constituído apenas por fotografias, embora constate seu caráter orgânico, não represente o fundo do produtor. Caso constate a característica não orgânica do conjunto, como a ausência do respeito à proveniência, ou a ausência de séries que possam subsidiar o estabelecimento das atividades ou tipos documentais, recomenda-se organizar as fotografias com vistas ao melhor acesso à coleção, evitando-se estruturas ambíguas.